Fatturazione Elettronica Configurazione Procedure: A C C A T R E Pure Holding s.r.l. ACCATRE s.r.l Marcon (VE)

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1 FE Fatturazione Elettronica Configurazione Procedure: Protocollo Informatico Contabilità Finanziaria Fatturazione Versione del 26/03/2015 ACCATRE s.r.l. A C C A T R E s.r.l. Società unipersonale sottoposta a controllo e coordinamento da parte di Pure Holding s.r.l Marcon (VE) Via Lombardi, 14/6 tel fax Capitale Sociale ,00 i.v. C.F.e P.IVA reg. Imprese VE n mail: info@accatre.it - PEC: accatre@halleycert.it

2 Sommario PROTOCOLLO INFORMATICO DEFINIRE PEC PER COMUNICAZIONE CON LO SDI...3 PROTOCOLLO INFORMATICO ASSOCIAZIONE CODICE UNIVOCO AGLI UFFICI ABILITATI...3 PROTOCOLLO INFORMATICO ABILITAZIONE OPERATORI ALLA PROTOCOLLAZIONE AUTOMATICA...3 CONTABILITA FINANZIARIA CONFIGURAZIONE UFFICI FATTURAZIONE ELETTRONICA E PARAMETRI PROTOCOLLAZIONE...5 IVA-FATTURAZIONE CODIFICA UFFICI PER LE FATTURE DI VENDITA...7 ATTI AMMINISTRATIVI REGISTRAZIONE FIRMA DIGITALE PER I SOGGETTI AUTORIZZATI...8 Versioni minime necessarie: Protocollo Informatico: Contabilità Finanziaria: Le istruzioni dettagliate possono essere consultate nei banner della Contabilità Finanziaria: ACCEDERE ALLA PROCEDURA CONTABILITÀ FINANZIARIA; CLICCARE SU NOTE PRATICHE NELLA SEZIONE ULTIME DALLA PRODUZIONE (IN ALTO A SINISTRA); CLICCARE SU 1_FINANZIARIA VERSIONE 11.XX / FATTURE; CLICCARE SU: - Istruzioni_fatturaPA_con_protocollo (per i clienti in possesso della procedura Protocollo Informatico Halley) oppure - Istruzioni_fatturaPA_senza_protocollo (per i clienti che non sono in possesso della procedura Protocollo Informatico Halley) Class. Doc.: RISERVATO Clienti Accatre Pagina 2 di 9

3 PROTOCOLLO INFORMATICO DEFINIRE PEC PER COMUNICAZIONE CON LO SDI Funzione 4-Posta Elettronica 1-Casella di posta elettronica Per ogni pec abilitata alla ricezione della fattura elettronica è obbligatorio valorizzare il campo INDIRIZZO SDI: E l indirizzo di posta elettronica certificata del Sistema di Interscambio al quale l ufficio dell Ente invia le fatture elettroniche nel caso di canale trasmissivo PEC; (sdi01@pec.fatturapa.it) Ricordarsi che nel caso la casella non sia stata configurata come istituzionale è necessario abilitare la casella all utilizzo del personale preposto attraverso le opzioni ABILITA UFFICI e ABILITA OPERATORI. PROTOCOLLO INFORMATICO ASSOCIAZIONE CODICE UNIVOCO AGLI UFFICI ABILITATI Funzione 2-Protocollo 9-Uffici Per ogni ufficio abilitato alla ricezione delle fatture è necessario valorizzare il campo CODICE UNIVOCO, è la stessa informazione che l Ente ha inserito nel sito dell IPA per l inserimento del servizio Fatturazione elettronica. All interno della funzione ricercare gli uffici preposti alla ricezione delle fatture e compilare il campo CODICE UNIVOCO: è il codice univoco ufficio attribuito in fase di registrazione nell indice Pa, identifica l ufficio nell Ente al quale è destinata la fattura. Tale operazione và ripetuta per tutti gli uffici che sono stati attivati alla ricezione della fattura elettronica (la stringa è alfanumerica di 6 caratteri). PROTOCOLLO INFORMATICO ABILITAZIONE OPERATORI ALLA PROTOCOLLAZIONE AUTOMATICA E necessario abilitare gli operatori degli uffici destinatari di fatturazione elettronica alla protocollazione automatica delle mail PEC inviate/ricevute dal Sistema di Interscambio. Funzione 5-Utilità 12-Abilitazione protocollazione Nell'elenco "operatori" a sinistra, selezionare con un doppio clic ognuno degli operatori che devono poter protocollare dalle altre procedure; il nominativo deve essere trasferito nella lista di destra "operatori abilitati"; Class. Doc.: RISERVATO Clienti Accatre Pagina 3 di 9

4 cliccare sull'icona "Esci" (freccia). Class. Doc.: RISERVATO Clienti Accatre Pagina 4 di 9

5 CONTABILITA FINANZIARIA CONFIGURAZIONE UFFICI FATTURAZIONE ELETTRONICA E PARAMETRI PROTOCOLLAZIONE Funzione 8-Manutenzione 9-Codici della procedura 10-Uffici fatturazione elettronica Se è già presente un rigo verificare e completare con le informazioni mancanti, altrimenti aggiungere l ufficio o gli uffici riceventi delle fatture elettroniche. Class. Doc.: RISERVATO Clienti Accatre Pagina 5 di 9

6 Denominazione Codice univoco Codice paese Codice fiscale PEC ufficio PEC Sdi Denominazione dell ufficio di fatturazione elettronica (la descrizione è libera). E il codice univoco attribuito in fase di registrazione nel Indice PA che identifica l'ufficio nell Ente al quale è destinata la fattura. IT Rappresenta l identificativo fiscale del trasmittente e corrisponde al codice fiscale di persona giuridica (Ente) assegnato all'ufficio. Indirizzo di posta elettronica certificata utilizzata dal servizio di fatturazione elettronica. Il campo è obbligatorio e modificabile. E l indirizzo di PEC dell Amministrazione al quale il Sistema di Interscambio invia la fatture elettronica. (Se l ufficio si avvale di un intermediario l indirizzo di PEC sarà quello del soggetto intermediario che, per conto dell ufficio, gestisce le fatture elettroniche). E l indirizzo di posta elettronica certificata del Sistema di Interscambio al quale l ufficio dell Ente invia le fatture elettroniche nel caso di canale trasmissivo PEC (per esempio: sdi01@pec.fatturapa.it). PARAMETRI PROTOCOLLAZIONE: Codificare le informazioni necessarie per la protocollazione automatica e l invio/ricezione delle attraverso la procedura del protocollo informatico (area omogenea, casella e codici classificazione). Class. Doc.: RISERVATO Clienti Accatre Pagina 6 di 9

7 IVA-FATTURAZIONE CODIFICA UFFICI PER LE FATTURE DI VENDITA Funzione 6-Beneficiari e ritenute 2-Beneficiari 1-Gestione beneficiari Al fine dell emissione delle fatture di vendita è possibile codificare nel fornitore nella sezione FATTURAZIONE l inserimento del campo SPED.FATTURA (inserire FATT. ELETRONICA) e la codifica dell UFFICIO di FATTURAZIONE con il codice univoco ufficio. Gli stessi dati possono essere inserite nella scheda anagrafica del cliente direttamente in fase di emissione del documento di vendita, raggiungibile anche cliccando su Anagrafica cliente, Fatturazione. Class. Doc.: RISERVATO Clienti Accatre Pagina 7 di 9

8 ATTI AMMINISTRATIVI REGISTRAZIONE FIRMA DIGITALE PER I SOGGETTI AUTORIZZATI Funzione 14-Utilità 8-Gestione firme 2-Firme certificate Se l operatore è già presente nell elenco degli operatori abilitati non è necessaria alcuna operazione, altrimenti selezionare "aggiungi firma" e procedere alla compilazione delle informazioni richieste: INTESTATARIO: dipendente cui la firma è intestata. VALIDA DAL / AL: intervallo validità firma così come indicato dall'ente che l'ha rilasciata. REGISTRATA IL: data in cui la firma è stata registrata nel programma: viene messa automaticamente. RILASCIATO DA: ente che ha rilasciato la firma. (se nella lista non è presente l'ente interessato, lo si può inserire dalla procedura Dotazione Organica con funzione Dipendenti / Firme / Enti certificatori presente). In ogni caso quanto inserito in questo campo non incide sul funzionamento della firma stessa e può essere modificato/corretto in un momento successivo. SOFTWARE FIRMA e SOFTWARE VERIFICA: cliccare sull'icona di apertura lista e selezionare il programma eseguibile (.exe) che va utilizzato per apporre la firma digitale e il programma eseguibile per farne la verifica (di solito lo stesso). Il programma eseguibile va ricercato nel percorso dove è installato il software di firma (nella chiavetta oppure nel disco C: nel percorso dove è stato installato). Si consiglia di cercarlo prima con l'esplora risorse di windows: per essere sicuri di aver "trovato" il file giusto è sufficiente farci doppio clic, se parte il programma di firma il file è quello corretto, altrimenti no. In alcuni casi l'eseguibile si trova nel PC ma è comunque necessario inserire la chiave USB per procedere correttamente alla firma (seguire sempre le istruzioni del fornitore del programma di firma digitale). ESEMPIO DIKE: il file eseguibile si chiama 'dike.exe' e si trova nella cartella principale dove è installato il programma (di solito c:\programmi\ infocert\dike). ESEMPIO ARUBA:\il file eseguibile si chiama 'rubasign.exe' e si trova in c:\programmi\arfd\users\bin\arubasign. Class. Doc.: RISERVATO Clienti Accatre Pagina 8 di 9

9 Quando si è sicuri di aver individuato il file giusto indicarlo nel campo "software firma" e "software verifica". SOFTWARE NON SINCRONO e CONTROLLO FIRMATO CERTIFICATO = OPERATORE: si consiglia di NON spuntare il flag e verificare il funzionamento della firma in genere, è necessario che sia attivo il flag per la firma Aruba. Al termine dell'inserimento dei dati (o comunque dopo aver digitato freccia in basso) viene chiesta la conferma, se si risponde "Sì" i dati vengono definitivamente registrati. La firma risulta registrata e può essere utilizzata all'interno delle varie procedure. Class. Doc.: RISERVATO Clienti Accatre Pagina 9 di 9