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1 APPLICAZIONE DEL SISTEMA F.E.D.I. OBIETTIVO Dematerializzazione dei processi amministrativi con la Fatturazione Elettronica. Motivazioni diverse, legate alla non consolidata interpretazione della normativa di riferimento sulla Fatturazione Elettronica (FE) e all oggettiva difficoltà della normativa sulla (CS), hanno finora limitato l adozione della fattura elettronica. Il progetto FEDI mette a disposizione delle Imprese Private e le Pubbliche Amministrazioni un sistema incentrato su una metodologia sicura per gestire le fatture elettroniche e gli strumenti software per attuarla. GLOSSARIO CS = come da normativa FE = Fattura Elettronica come da normativa = File Fattura Elettronica in formato PDF UBL.XML = File Fattura Elettronica in codifica UBL (gestito ai fini dell interoperabilità Fornitore Cliente).P7M = File Fattura Elettronica in formato PDF con firma digitale (costituisce il documento digitale ai fini della conservazione sostitutiva) = File Protocollo FEDI per la classificazione della Fattura Elettronica ATTORI Gli attori interessati alla soluzione proposta dal progetto FEDI, sono: A = Impresa Privata e Pubblica Amministrazione tenuta alla CS delle FE B = Conservatore, la nuova figura professionale prevista dalla CS C = Produttore Software che adotta FEDI nelle proprie procedure di gestione STRUMENTI Gli strumenti software del progetto FEDI: FEDI-1 = Modulo software Gestione documenti FEDI-2 = Modulo software Invio ai destinatari = Modulo software FEDI-4 = Modulo software Ricezione documenti FEDI-A = Sistema gestionale di Emissione Fatture adattato al progetto FEDI = Sistema gestionale di adattato al progetto FEDI FEDI-C = Sistema gestionale di Contabilità Amministrativa adattato al progetto FEDI FEDI-D = Documentazione per l implementazione dei software gestionali Questi strumenti, realizzati dalle Aziende partner sul progetto (INF.OR. srl, Byte Elaborazioni srl, Flexline srl, Infoitalia srl, Tetrasoft srl), sono naturalmente collaudati sugli applicativi gestionali e sui sistemi di conservazione sostitutiva distribuiti dalle stesse. La Regione Toscana rende disponibili, secondo le modalità previste per i progetti a Riuso, i moduli software FEDI 1, 2, 3 e 4 e la documentazione rivolta ai Produttori Software (FEDI-D) per l implementazione dei propri applicativi gestionali per adattarli al progetto FEDI. 1

2 APPLICAZIONE (A) Impresa Privata e Pubblica Amministrazione tenuta alla CS delle FE Emissione: Le Imprese Private e le Pubbliche Amministrazioni, per le fatture emesse, utilizzano i moduli: FEDI-A Emissione Fatture per: > emettere le FE e, se adeguatamente implementato, anche Classifica.XML e UBL.XML FEDI-1 Gestione documenti per: > scansionare le proprie fatture in formato cartaceo (1) > classificare le FE (2) ai fini della loro trasmissione ai destinatari e dell invio alla CS > applicare la firma digitale alle FE (3) FEDI-2 Invio ai destinatari per: > inviare le FE ai destinatari tramite o Protocollo InterPro o PEC come da parametri (4) per: > inviare tramite web-service le FE (5) al Conservatore per: > importare, indicizzare e gestire la CS delle FE (6) N.B.: L impresa, se utilizzatrice di software Emissione Fatture non adattato a FEDI, potrà posizionare le (generate dal proprio software o tramite un software PDF-Printer) nella cartella F-Documenti-Predisposti a disposizione del Modulo FEDI-1, evitando la scansione delle proprie fatture. (1) Genera (se non già prodotta in formato PDF) (2) Genera (in assenza di software adattato al progetto FEDI) (3) Genera.P7M (4) Invia in allegato e/o.p7m e/o UBL.XML (se da inviare) (5) Invia in allegato +.P7M (6) Legge parametri da e preleva.p7m FEDI-A Emissione Fatture FEDI-1 Gestione documenti FEDI-2 Invio ai destinatari 2

3 Ricezione: Le Imprese Private e le Pubbliche Amministrazioni, per le fatture ricevute, utilizzano i moduli: FEDI-4 Ricezione documenti per: > ricevere, tramite Protocollo InterPro o Posta Elettronica, le FE emesse da un sistema conforme FEDI (1) FEDI-C Contabilità Amministrativa per: > registrare contabilmente le fatture ricevute; le FE emesse da un sistema conforme FEDI permettono la proposizione automatica e guidata dei dati (2) > classificare le FE (3) ai fini dell invio alla CS FEDI-1 Gestione documenti per: > scansionare le fatture ricevute in formato cartaceo (4) > completare la classificazione delle FE (5) ai fini dell invio alla CS > applicare la firma digitale alle FE (6) per: > inviare tramite web-service le FE (7) al Conservatore per: > importare, indicizzare e gestire la CS delle FE (8) N.B.: le FE ricevute (o quelle in formato PDF risultanti dalla scansione di documenti cartacei) sono depositate nella cartella C-Documenti-da-registrare per avviare il processo della loro gestione. (1) Una implementazione al sistema di protocollo, o uno specifico modulo messo a sistema, riconosce le FE; se emesse da un sistema conforme FEDI, ne acquisisce gli allegati.p7m ed eventualmente UBL.XML e li deposita nella cartella C-Documenti-daregistrare. (2) Provvede all acquisizione guidata da UBL.XML, nel sistema contabile, ed alla numerazione progressiva della fattura ricevuta. (3) Genera (partendo dalle informazioni della registrazione contabile) (4) Genera (se non ricevuto) (5) Permette la verifica, il completamento o l immissione diretta delle informazioni incluse su dalla fase di registrazione contabile. (6) Genera.P7M (7) Invia +.P7M al sistema di CS (8) Acquisisce.P7M al sistema di conservazione leggendone i parametri di classificazione su FEDI-4 Ricezione documenti FEDI-C Contabilità Amministrativa FEDI-1 Gestione documenti 3

4 (B) Conservatore, la nuova figura professionale prevista dalla CS; I Conservatori, per le FE inviate dal cliente (Impresa Privata e Pubblica Amministrazione), utilizzano i moduli: per: > ricevere, tramite web-service, dai clienti (Impresa Private e PA) le FE (1) soggette alla CS per: > importare, indicizzare e gestire la CS delle FE (2) (1) Riceve in allegato +.P7M (2) Legge parametri da e preleva.p7m (C) Produttore Software che adotta FEDI nelle proprie procedure di gestione. I Produttori Software utilizzano la documentazione FEDI-D per implementare il loro software: Emissione Fatture realizzando il software FEDI-A; l azione consiste in (per FE emesse): > generare le FE (1) in una cartella di sistema (2) realizzando il software ; l azione consiste in (per FE emesse e ricevute): > prelevare le FE (3) da cartelle di sistema (4)(5) > registrare e indicizzare i dati di classificazione nel sistema (6) > trasferire le FE (7) nel sistema Contabilità Amministrativa realizzando il software FEDI-C; l azione consiste in (per FE ricevute): > prelevare le FE (8) da una cartella di sistema (9) > registrare nel software i dati fiscali di acquisto delle FE (10) > attribuire i parametri per la CS (11) (1) Genera + e UBL.XML (2) Cartella F-Documenti-Predisposti (usata da FEDI-1) (3) Preleva +.P7M (4) Cartella F-Documenti-in-conservazione (usata da FEDI-2) (5) Cartella C-Documenti-in-conservazione (usata da FEDI-1) (6) Legge parametri da (7) Muove.P7M (8) Preleva e/o.p7m e/o UBL.XML (9) Cartella C-Documenti-da-registrare (usata da FEDI-4) (10) Legge dati da UBL.XML (se presente) (11) Genera 4

5 FEDI-A Emissione Fatture UBL.XML Cartella F-Documenti-Predisposti Cartelle F-Documenti-in-conservazione C-Documenti-in-conservazione.P7M Sistema di.p7m Cartella C-Documenti-da-registrare FEDI-C Contabilità Amministrativa e/o UBL.XML e/o.p7m 5

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