Prodotto e sviluppato da: MyPlan. Manuale Operativo. Relativa alla Ver. 1.0 di MyPlan. M.O. Ver Ultima stampa 19/02/2008. Ear Informatica s.a.s.

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1 Prodotto e sviluppato da: MyPlan Manuale Operativo Relativa alla Ver. 1.0 di MyPlan M.O. Ver. 1.0 Ultima stampa 19/02/2008 1

2 Sommario 1. Introduzione Anagrafica Aggiungi Varia Elimina Contatta Planning Nuova pianificazione Completamento Informazioni Telemarketing Parametri Codifica Tabelle Codifica qualità Codifica TMK Codifica esiti TMK Calendario Festività Funzionalità MyPlan Plus Attivazione Base Dati plus Acquisizione esterna Creazione base dati Configurazione MyPlan

3 1. Introduzione MyPlan è un applicativo studiato per la gestione della pianificazione di operazioni telemarketing. Utilizzando i semplici strumenti messi a disposizione dell'operatore, MyPlan permette di organizzare un planning giornaliero di tutti i contatti telefonici da effettuare. I parametri per la creazione dei planning, sono altamente personalizzabili, al fine di offrire uno strumento il più possibile flessibile e adattabile a tutte le esigenze. MyPlan permette, inoltre, di memorizzare tutti i dati relativi ad un contatto di telemarketing effettuato, consentendo poi l inserimento di commenti, le codifiche, le date ed il promemoria (tutti altamente personalizzabili). Grazie al modulo MyPlan+, la soluzione di Ear Informatica, consente: La selezione di una seconda base di dati (anche memorizzata su supporto esterno); Acquisizione di base di dati esterna fornita in output Telexra (estrazione dalla base di dati in file con formato.asc). 2. Anagrafica Questa sezione, si fa carico della gestione dei dati anagrafici dei soggetti. 2.1 Aggiungi La procedura aggiungi permette d' inserire un nuovo soggetto. Questa funzionalità, è disponibile solo per il database locale, e non per quello gestito dal modulo MyPlan+, eventualmente presente. Click sul tasto Aggiungi (Figura 1) Figura 1 3

4 Si aprirà la seguente finestra che permette l inserimento di tutti i dati anagrafici del soggetto e le relative informazioni. (Figura2) Figura 2 Si consiglia di inserire prima il cognome e il nome nel nominativo. Compilati i campi, click su OK e i dati saranno salvati. Onomastico E possibile selezionare la data di onomastico del soggetto. Click sul tasto onomastico.(figura 3) 4

5 Figura 3 Di default il programma prenderà il nome dal nominativo (che va scritto COGNOME NOME) ma è possibile modificarlo manualmente.(figura 4) Figura 4 Facendo un click su ok si da la conferma della scelta del nome. Si apre una schermata dove è possibile selezionare la data di onomastico nel caso ci siamo più onomastici per quel nome (Figura 5). Facendo un click su cancel si può impostare una data manualmente (Figura 6, e Figura 7). Figura 5 Figura 6 Figura 7 5

6 2.3 Varia La procedura varia, consente di cambiare i dati anagrafici e le informazioni del soggetto. Selezionare il soggetto dalla lista con un click. Successivamente click sul pulsante Varia (Figura 8) Figura 8 Si aprirà la finestra Anagrafica Cliente che permetterà la modifica delle informazioni de soggetto. Una volta modificate le informazioni, fare click su Ok e queste saranno aggiornate.(figura 9) Figura 2 Figura 9 6

7 2.4 Elimina La procedura elimina consente di eliminare un soggetto dalla lista. Selezionare il soggetto dalla lista con un click. Successivamente click sul pulsante Elimina (Figura 10) Figura 10 Comparirà una finestra che chiede la conferma. Click su Yes. (Figura 11) Figura 11 Il nominativo è stato cancellato. 7

8 2.5Contatta La procedura contatta permette di registrare i contatti con il soggetto. Selezionare il soggetto dalla lista con un click. Successivamente click sul pulsante Contatta (Figura 12) Figura 12 Si aprirà la finestra Completamento Informazioni Telemarketing che consente di inserire i contatti che si sono avuti con il cliente.(figura 13) Figura 13 I dati da inserire sono : Descrizione esito: dove va inserita una descrizione dell esito con il contatto del soggetto. 8

9 Codifica esito:dove va scelto l esito della chiamata codificato.(per inserire questi esiti codificati vedere Codifica Esiti Tmk ) Prossimo (Termina azione cliente Inoltro automatico - Da richiamare): dove si può specificare la prossima operazione da fare con il soggetto. 3. Planning clienti. La gestione del planning permette di pianificare le operazioni di telemarketing ai Nella lista Contatti pianificati c è la lista dei contatti pianificati con l operazione di Nuovo pianificazione. 3.1 Nuova pianificazione Click sul pulsante Nuova Pianificazione. (Figura 14) Figura 14 9

10 Si aprirà la finestra Tmk da Clienti la quale permetterà di specificare una serie di parametri per creare la pianificazione.(figura 15) Figura 15 Operazione TMK. E l operazione di telemarketing che si desidera scegliere per la pianificazione.(l operazione di telemarketing può essere inserita dal Codifica TMK ) Data assegnazione Contatti al giorno Max soggetti (Numero massimo di soggetti della selezione) Data inizio Sabato festivo Parcheggia se oltre Escludi se pianificato Data primo movimento Data ultimo movimento Per data ultimo contatto Nessun contatto Per data nascita Per sesso Per C.A.P. Tipologia soggetto Dealer Clienti Altro Per qualità soggetto (La qualità soggetto può essere inserita in Codifica Qualità ) 10

11 Una volta specificati tutti i parametri, si può procedere a registrare la pianificazione. E possibile fare un click sul pulsante Calcola che comunicherà quanti soggetti saranno interessati all operazione di marketing pianificato. Click sul pulsante Calcola.(Figura 16) Figura 16 Il messaggio comunica quanti soggetti saranno interessati.(figura 17) Figura 17 11

12 Adesso fare click sul pulsante Plan e salvare la pianificazione.(figura 18) Figura 18 Comparirà un messaggio di conferma. Click su Yes (Figura 19) Figura 19 12

13 3.2 Completamento Informazioni Telemarketing Per inserire le informazioni di completamento telemarketing si deve eseguire un doppio click sul contatto nella lista Contatti Pianificati.(Figura.20) Figura 20 Si aprirà la finestra Completamento informazioni telemarketing dove inserire le informazioni.(vedi Contatta ). 13

14 4. Parametri Codifica Tabelle 4.1.1Codifica qualità Permette di inserire la codifica della qualità che può assumere un soggetto, ovvero se un potenziale cliente, o meno. Click su Codifica Qualità.(Figura 21) Figura 21 Inserire Id e Descrizione.Scorrendo tra i campi con il tasto TAB 22). (Figura Figura 22 Una volta inseriti i dati sarà sufficiente uscire. 14

15 Figura 23 N.B.= Assicurasi di premere il tasto TAB assicurarsi il salvataggio. una volta scritto il campo per 4.2 Codifica TMK Click su Codifica TMK.(Figura 23) Figura 24 15

16 Inserire Id e Descrizione.Scorrendo tra i campi con il tasto TAB 24).(Figura Figura 25 Una volta inseriti i dati sarà sufficiente uscire. N.B.= Assicurasi di premere il tasto TAB assicurarsi il salvataggio. una volta scritto il campo per 4.3 Codifica esiti TMK Click su Codifica esiti TMK.(Figura 25) Figura 26 16

17 Inserire Codice e Descrizione.Scorrendo tra i campi con il tasto TAB.(Figura 26) Figura 27 Una volta inseriti i dati sarà sufficiente uscire. N.B.= Assicurasi di premere il tasto TAB assicurarsi il salvataggio. una volta scritto il campo per 4.4 Calendario Festività Click su Calendario Festività.(Figura 27) Figura 28 Inserire Mese/Giorno e Festività.Scorrendo tra i campi con il tasto TAB.(Figura 28) Esempio il 3 Maggio va inserito 0305 (in mese/giorno). 17

18 Figura 29 Una volta inseriti i dati sarà sufficiente uscire. N.B.= Assicurasi di premere TAB salvataggio. una volta scritto il campo per assicurarsi il 18

19 5. Funzionalità MyPlan Plus 5.1.1Attivazione Base Dati plus Questa funzione prevede di poter eseguire il cambio del database. Di default, il programma lavora sul database interno. Nel caso in cui si debba utilizzare il database plus, bisogna seguire questa procedura: Click su Attivazione Base dati Plus (Figura 29) Figura 30 Successivamente si aprirà questa schermata che chiederà la path del database plus.(figura 30) Figura 31 Selezionate l unità sulla quale è installato il database plus.(figura 31) 19

20 Figura 32 N.B.=Questo esempio segue l unità f: che è un flash disk. Ma può essere applicato a qualsiasi unità. E selezionate il seguente percorso: Doppi click su MyDataNew (Figura 32) Figura 33 Doppioclick su data (Figura 33) 20

21 Figura 34 Adesso si è nella path del database plus. Premete su OK (Figura 34) Figura 35 Apparirà il messaggio di conferma che confermerà l esito dell attivazione.(figura 35) Figura 36 Adesso potete operare sul database plus. 21

22 5.2 Acquisizione esterna La funzione di acquisizione esterna permette di importare i dati in file ASC nel database plus. NB = Questa funzione è permessa solo per il database plus. Click su Acquisizione esterna (Figura 36) Figura 37 Al click si aprirà questa schermata che introduce nella procedura di acquisizione esterna(figura 37) Figura 38 22

23 Click sul bottone che raffigura una cartella aperta.(cerchiato in rosso nell immagine sottostante)(figura 38) Figura 39 A questo punto si ricerca il file asc, procedere poi a selezionarlo.(figura 39) Figura 40 23

24 Una volta selezionato, click su apri (Figura 40) Figura 41 E successivamente click su ok.(figura 41) Figura 42 Adesso i dati saranno importati nel database plus. La procedura richiede qualche minuto, dipende dalla quantità di dati da importare. Una volta che la procedura sarà finita, un messaggio avvisa dello stato dell operazione: (Figura 42) Figura 43 24

25 Adesso i dati sono stati importati. 5.3 Creazione base dati La creazione base dati permette di creare un database plus. Click su Creazione Base Dati (Figura 43) Figura 44 Adesso il programma chiederà di scegliere dove verrà creato il database plus. Scegliere la destinazione attraverso questa interfaccia: (Figura 44) Figura 45 Questa procedura, mostra passo dopo passo,il processo d installazione della base dati su una flash disk. Selezionare, tra le unità, quella della flash disk.(in questo esempio sarà f: ). (Figura 45) 25

26 Figura 46 Sceglietela e premete su OK. (Figura 46) Figura 47 Nell interfaccia dei parametri apparirà una barra che indica lo stato dell operazione (Figura 47) Figura 48 26

27 Quando l operazione sarà terminata, un messaggio comparirà per avvisare sull esito dell operazione. (Figura 48) Figura 49 27

28 5.4.4Configurazione MyPlan Permette di specificare dei parametri di configurazione di MyPlan. Click su Configurazione MyPlan.(Figura 49) Figura 50 Azienda(Figura 50) Dove inserire le informazioni riguardanti l azienda. Figura 51 Moduli(Figura 46) 28

29 Dove trovare le informazioni e le specifiche inerenti ai moduli, e dove è possibile importare un file di attivazione. Figura 52 Settings (Figura 52) Dove sono presenti i settaggi per il Desktop Dinamico e per la Connessione db. Figura 53 29

30 EAR Informatica s.a.s. di Davide Amelio & C. Partita Iva Tel./Fax Inviare domande o segnalazioni, relative a questo manuale a Copyright Tutti i diritti riservati. 30

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