CLS Citiemme Lotus Suite

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1 CLS Il pacchetto CLS v1.0 () è stato sviluppato da CITIEMME Informatica con tecnologia Lotus Notes 6.5 per andare incontro ad una serie di fabbisogni aziendali. E' composto da una serie di moduli alcuni dei quali coprono delle esigenze specifiche delle funzioni (gestione della qualità, ufficio tecnico, ufficio commerciale, ced), altri forniscono dei servizi trasversali a tutta l organizzazione. Sfruttando le caratteristiche native di Lotus Domino 6.5 (ACL, ruoli, campi author/reader) è stata posta particolare attenzione alla riservatezza dei dati ed al controllo degli accessi ai vari database. Inoltre grazie al sistema di replica di Lotus Notes/Domino volendo è possibile utilizzare tutti i database in modalità off-line cioè scollegati dal server centrale. I singoli moduli della Suite utilizzano una serie di database di anagrafica e gestione tabelle comuni (raggruppate nel modulo CLS-base). Il dettaglio dei moduli che compongono la suite è il seguente: Modulo CLS-base: Contiene le tabelle di configurazione ed i dati anagrafici necessari al funzionamento degli altri moduli della suite. Opzionalmente è disponibile anche un connettore ODBC per la sincronizzazione dei dati anagrafici con il sistema gestionale. Modulo CLS-doc: Mette a disposizione gli strumenti per gestire la documentazione aziendale con funzionalità particolari per quanto riguarda il ciclo di vita delle offerte. Il controllo della riservatezza dell'accesso ai dati è implementato tramite le funzionalità native di Lotus Domino.

2 Modulo CLS-servizi: In questo modulo sono raggruppati una serie di database realizzati per fornire dei servizi generali agli utenti aziendali (registrati in Lotus Notes). Grazie all'integrazione con la posta Notes è stato realizzato un sistema di notifica che realizza dei link veloci tra i messaggi di posta ed i documenti a cui si riferiscono. Sempre in questo modulo è disponibile un semplice ma efficace sistema di gestione delle Newsletter. Modulo CLS-workflow: Permette di implementare un sistema di approvazione (parametrico e configurabile) per informatizzare la procedura di codifica di nuovi clienti. In aggiunta è possibile gestire il ciclo di approvazione per la revisione degli anagrafici clienti ed il reperimento di informazioni commerciali. Anche in questo caso il workflow utilizza un sistema di notifiche strettamente integrato con la posta Lotus Notes. Modulo CLS-qualità: Questo database implementa le varie fasi di lavorazione dei documenti della qualità fino ad arrivare al rilascio della versione definitiva. La gestione dei vari file è integrata con i programmi MS Office (Word, Excel e PowerPoint). Modulo CLS-ced: Nell'ultimo modulo della suite sono stati raggruppate una serie di utility per l'archiviazione di informazioni tipicamente di competenza del CED. Inoltre è stato incluso un database per la gestione semplificata della documentazione (CLS-doc light).

3 CLS - base Modulo base Contiene le tabelle di configurazione ed i dati anagrafici necessari al funzionamento degli altri moduli della suite. Opzionalmente è disponibile anche un connettore ODBC per la sincronizzazione dei dati anagrafici con il sistema gestionale. CLS-base - Rubrica centrale: Si tratta di un elenco utenti/aziende derivato dalla Rubrica Notes, per la gestione centralizzata dei contatti e delle società (clienti, fornitori, ecc.) con cui l azienda ha rapporti. Estensione Rubrica Notes: Tramite le funzionalità standard di Domino (Directory Assistance) può essere gestita come estensione della rubrica centrale standard di Domino (che solitamente contiene solo gli utenti interni) in modo da poter utilizzare i contatti esterni nella spedizione delle mail.

4 CLS - base Anagrafici/contatti: La struttura degli anagrafici è costituita da una parte di dati di testata (tipicamente i dati dell azienda) e come dettaglio l insieme dei contatti dell azienda in questione. Per quanto riguarda i contatti individuali (esterni), è possibile scegliere se associarli ad un azienda oppure memorizzarli come utenti singoli. Strumenti aggiuntivi: Sui contatti e sulle aziende sono disponibili una serie di strumenti di gestione/navigazione. CLS-base - Rubrica dipendenti: Rubrica Notes per la gestione centralizzata dei dati relativi ai dipendenti. Tra le altre cose viene utilizzata come base anagrafica per una serie di funzionalità dei database del pacchetto CLS (Ferie & Permessi, ecc.).

5 CLS - base Mansionario, competenze e formazione: Oltre alle informazioni generiche dei dipendenti è prevista la gestione del curriculum vitae, del piano di formazione, del mansionario e delle competenze assegnate. CLS-base - Tabelle: Al fine di rendere il più possibile flessibile e configurabile il pacchetto, una serie di impostazioni e dati sono stati tabellati e raggruppati in un unico database centrale. In questo modo l'impostazione dei parametri può essere delegata ad utenti che, non necessariamente, hanno accesso a tutte le informazioni aziendali, in alcuni casi riservate, presenti negli altri database.

6 CLS - base CLS-base Connettore ODBC (modulo opzionale): In base alla struttura della rubrica centrale è possibile gestire la sincronizzazione (in maniera periodica oppure una tantum come importazione iniziale) con i corrispondenti anagrafici del sistema gestionale utilizzato in azienda. Per la sua natura la connessione ODBC è indipendente del particolare database utilizzato per i dati gestionali (pur di disporre degli opportuni driver).

7 CLS - doc Modulo doc CLS-doc Gestione documenti aziendali: Questo modulo permette di gestire i documenti in formato elettronico ed è stato pensato per coprire le diverse funzioni e le esigenze di tutte le componenti aziendali. Il database è idealmente diviso in tre sezioni: 1. Documenti 2. Offerte 3. Chiamate di assistenza Documenti: In questa sezione è possibile archiviare documenti secondo diverse tipologie definibili tramite apposite tabelle. Anche l accesso ai dati viene configurato in maniera tabellata direttamente dall utente (purchè opportunamente autorizzato) e si basa sulle funzionalità native di Lotus Domino. Tra le altre funzionalità è prevista la gestione della protocollazione (in uscita) per tipo documento, la possibilità di collegare due documenti tra loro (con una relazione padrefiglio) e di associare il documento ad un anagrafico (presente nella rubrica centrale).

8 CLS - doc Offerte In questa sezione viene gestita la documentazione legata alle offerte e la possibilità di mantenere una traccia delle diverse revisioni dell offerta in una visualizzazione unitaria e riepilogata.

9 CLS - doc Chiamate di assistenza: In questo blocco viene implementata una gestione semplificata delle chiamate di assistenza con la possibilità di registrarle, assegnarle ad altri utenti registrati e di agganciarle ad altri documenti presenti nel database (ad esempio offerte). Riservatezza dei dati: Tramite un sistema tabellato si definiscono gli utenti che possono accedere (e con quale titolo) alle varie categorie di documenti. La riservatezza dei dati e l'applicazione dei criteri di accesso definiti è garantita dagli strumenti nativi di Lotus Domino (ruoli, ACL e campi author/reader). Integrazione con la posta Notes E possibile attivare una funzionalità aggiuntiva sui database di posta Notes (tramite una piccola personalizzazione al modello standard) per salvare e protocollare le mail degli utenti in questo archivio centralizzato

10 CLS - doc

11 CLS - servizi Modulo servizi CLS-servizi Ferie e permessi Tramite questo database viene implementato un semplice ciclo di approvazione per gestire l autorizzazione delle richieste di ferie e permessi. Ciclo di approvazione: Quando il dipendente decide di sottomettere la richiesta di ferie al proprio responsabile (pulsante invia ) questi riceve una mail con il collegamento alla richiesta stessa e può decidere se accettarla o rifiutarla. Notifiche automatiche In seguito alla scelta del responsabile il sistema invia opportuna notifica al richiedente per avvisarlo dell evoluzione della richiesta stessa. Inoltre, in caso di approvazione, viene inviato (sempre in maniera automatica dal sistema) un messaggio di avviso sia al richiedente che all ufficio personale. CLS-servizi Promemoria attività: Tramite questo componente del pacchetto CLS viene gestita l assegnazione di attività agli utenti registrati in Notes.

12 CLS - servizi Per le varie attività (oltre all assegnatario) può essere definito il responsabile, un utente alternativo e la pianificazione (cioè la frequenza e la schedulazione con cui devono essere eseguite). Nell attività è inoltre disponibile una parte per memorizzare la descrizione dell attività da svolgere e le eventuali note che possono aiutare l utente a svolgere al meglio il compito che gli è stato assegnato. Sistema di notifica: Il sistema si occupa poi di mandare le opportune notifiche agli utenti interessati per ricordare le attività da svolgere e, in caso di mancato completamento, di avvisare il relativo responsabile.

13 CLS - servizi CLS-servizi Registro visitatori In questo database le persone preposte possono registrare in apposite schede le informazioni relative alle persone che entrano (come visitatori) in azienda. Tra l altro è possibile agganciare i dati di anagrafica (registrati nella rubrica centrale), l ingresso (ad es. principale, secondario, magazzino, ecc.) oltre, naturalmente, alla data e ora di ingresso ed uscita, al motivo della visita e la persona da incontrare. CLS-servizi Curriculum vitae Database per l archiviazione dei curriculum vitae ricevuti dall azienda per la selezione del personale. La potenzialità del modulo risiede nelle funzionalità di ricerca che Lotus Domino mette a disposizione, in maniera nativa su tutti i database (indicizzati), e che permettono di ritrovare schede realtive ai curriculum vitae in base ad uno qualunque dei dati memorizzati.

14 CLS - servizi CLS-servizi Newsletter: Questo strumento permette di gestire la distribuzione di articoli, comunicati ed altro materiale tramite il sistema delle newsletter. Dal momento che il database si trova fisicamente sul server Domino è possibile un controllo centralizzato della attività di rilascio, invio, ecc. della documentazione da spedire. Tra le altre cose gli utenti esterni possono registrarsi, iscriversi o cancellarsi dalle varie liste di distribuzione.

15 CLS - workflow Modulo workflow CLS-servizi - Richieste codifica/revisione anagrafici Questo database implementa un workflow (ciclo di approvazione) per la gestione della codifica di nuovi clienti, la revisione dei dati anagrafici e la gestione (tramite agenzie esterne) della richiesta di informazioni commerciali legate ai clienti stessi. Sistema di notifica: In tutta la gestione delle richieste si innesta un sistema di notifiche automatiche (configurabili per utente tramite una serie di parametri presenti sui relativi profili). Grazie a queste mail che informano gli utenti riguardo l'avanzamento delle richieste in cui sono coinvolti, è possibile ottimizzare i tempi di gestione del processo di approvazione. Gestione profili utente: Attraverso una serie di profili utente è possibile definire la tipologia di richieste che possono essere gestite da ognuno oltre che all'iter che tali

16 CLS - workflow richieste devono seguire per giungere alla conclusione.

17 CLS - qualità Modulo qualità CLS-qualità Manuale della qualità: Permette di gestire il ciclo di redazione per la pubblicazione in azienda della documentazione della qualità utilizzando gli strumenti di MS Office (ad es. Word, Excel e Powerpoint) in maniera integrata con il client Notes 6.5. Ruoli utente: Tramite l'opportuna impostazione dei ruoli di accesso al database è possibile implementare un ciclo di approvazione per il rilascio della documentazione del sistema qualità. Inoltre, sempre appoggiandosi al sistema dei ruoli (nativo di Lotus Domino), è possibile definire quali operazioni possono essere svolte sui documenti da parte degli utenti autorizzati all'accesso al database.

18 CLS - qualità

19 CLS - ced Modulo ced CLS-ced Archivio PC: Permette di gestire le schede degli host della rete locale. Con questo sistema è possibile tener traccia delle caratteristiche hardware e software e dei software installati risolvendo un tipico problema di gestione del parco macchine da parte degli addetti al ced. Traccia interventi: Come ulteriore livello di dettaglio è possibile tenere traccia degli interventi e delle problematiche relative ai PC ed agli altri dispositivi informatici utilizzati in azienda. In questo modo risulta più agevole individuare eventuali problemi ricorrenti su alcune macchine o tipologie di host.

20 CLS - ced CLS-ced Anagrafica disegni CAD: Database per la gestione dell anagrafica componenti e relative caratteristiche (dimensionali) salienti. Aggancio con disegni CAD: Tramite opportuna denominazione dei file del CAD ed impostazione delle directory in cui questi sono memorizzati, è possibile lanciare, direttamente dalla scheda Notes, l'apertura del corrispondente disegno con l'opportuno (se installato) software del CAD.

21 CLS - ced CLS-ced Archivio documenti ( CLS-doc light ): Con questo database è possibile raccogliere e catalogare (secondo argomento, categoria e soggetto) documenti riguardanti tematiche diverse. Ad ogni Documento è possibile allegare file di diverso formato. Rispetto al modulo CLS-Doc (più completo soprattutto dal punto di vista del controllo degli accessi e della riservatezza dei dati), questo realizza una gestione dei documenti più snella e semplificata (da cui il nome CLS-Doc light). Ricerca full-text : Come in tutti i database Notes (pur di attivare l'indicizzazione) è possibile sfruttare le potenti cartteristiche di ricerca full text che mette a disposizione il motore di Lotus Domino.

22 CLS - ced

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