Concorso Premiamo i risultati DOCUMENTO DI PARTECIPAZIONE

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1 Ministero per la pubblica amministrazione e l innovazione Concorso Premiamo i risultati DOCUMENTO DI PARTECIPAZIONE - 1 -

2 PREMESSA Il documento di partecipazione ha come oggetto la progettazione esecutiva del piano di miglioramento gestionale presentato sinteticamente in fase di candidatura. Esso va predisposto, dalle amministrazioni ammesse alla seconda fase del concorso, seguendo le indicazioni contenute nel presente formulario strutturato in domande aperte, domande con alternative di risposta e istruzioni per la compilazione. Il formulario deve essere compilato con cura in ogni sua parte e corredato della firma del responsabile della candidatura. Nel caso di dubbi interpretativi si suggerisce di rivolgersi all help desk del concorso per chiarimenti. Il documento risultante non dovrà superare nel suo complesso (compresa la copertina) le 20 pagine e non dovrà essere allegata alcuna documentazione aggiuntiva. La trasmissione del documento di partecipazione va effettuata esclusivamente: in formato PDF entro e non oltre le ore 24 del giorno 19 Novembre 2008 con inoltro all indirizzo di posta: La valutazione del documento, per l ammissione alla fase successiva, riguarderà nuovamente la coerenza con gli obiettivi del concorso e la presenza di tutti gli elementi richiesti necessari a valutare la fattibilità operativa degli interventi di miglioramento da realizzare

3 PIANO DI MIGLIORAMENTO GESTIONALE (amministrazione/ufficio) Provincia di Venezia Settore Informatica Firma del responsabile della candidatura Dirigente del settore Informatica dott.ssa Franca Sallustio - 3 -

4 PRIMA SEZIONE ANAGRAFICA Denominazione del Piano Autorizzazioni Trasporti Eccezionali - Una sfida nell integrazione dei servizi on line Responsabile: Cognome: Sallustio Telefono: Nome: Franca Ruolo: Dirigente Referente: Cognome: Sallustio Telefono: Nome: Franca Ruolo: Dirigente Durata dell intervento in mesi : 8,5 Periodo di realizzazione: da 01/02/2009 a 15/10/2009 Eventuali Risorse destinate, escluse le retribuzioni del personale coinvolto 1 : Ammontare complessivo: (per licenze sw, sviluppo applicativo, convegno) di cui: - a carico dell Amministrazione/ufficio: (PEG 2008, Bilancio triennale ) - a carico di altre Fonti (indicare quali).. Non sono previste risorse 1 Vanno indicate solo le risorse finanziarie effettivamente disponibili e/o già stanziate in bilancio - 4 -

5 SECONDA SEZIONE SCENARIO DI RIFERIMENTO 1 ORIGINE DEL PIANO 1.1. L intervento è riconducibile alle strategie politiche e/o di gestione espresse in: (sono possibili più risposte) documenti di programmazione generale dell amministrazione (es. Peg, Direttiva annuale, altra documentazione, ecc.) piani di miglioramento/programmi settoriali è un iniziativa autonoma del proponente altro (specificare) 1.2. La decisione di intervenire sull ambito scelto deriva da: (sono possibili più risposte) autovalutazione sullo stato dell organizzazione effettuata con l utilizzo di metodologie appropriate (es: modelli Caf, Efqm, gruppi di qualità, ecc.) risultati di indagini di customer satisfaction analisi dei reclami raccolti in modo sistematico specifica indagine realizzata da personale interno specifica indagine realizzata da consulenti indicazioni di uno degli organi interni di valutazione e/o di audit richiesta del vertice (politico o amministrativo) altro (specificare) numerose richieste da parte dell utenza 1.3. Il piano è connesso con altre attività di miglioramento: sì, già realizzate sì, in corso sì, già programmate NO Se sì, specificare sinteticamente l oggetto degli interventi Gestione on-line interventi di manutenzione del patrimonio scolastico e gestione centralizzata sistema di stampa digitale. Attività formativa sul territorio a cittadini ed enti pubblici mirata alla riduzione del divario digitale e all uso degli strumenti informatici e web (dal 1999 ad oggi). Potenziamento sportelli al pubblico. Attività di formazione alle aziende e ai soggetti coinvolti nella reingegnerizzazione delle procedure amministrative della Provincia Motivo prevalente dell intervento: (una sola risposta) carenza di un servizio/processo esigenza di rispondere a nuove domande di altri uffici/servizi esigenza di rispondere a nuove domande di utenti o stakeholder esigenza di ridurre i costi esigenza di migliorare il clima organizzativo altro (specificare) : Semplificare l accesso al servizio e l iter amministrativo

6 1.5. Definizione del problema Illustrare il problema che l intervento intende affrontare. La descrizione deve in particolare evidenziare a quali bisogni l intervento vuole dare risposta sia dal punto di vista dei portatori di interesse implicati, che dell amministrazione/ufficio. Problema: circa 2000 aziende inoltrano ogni anno alla Provincia via posta ordinaria 4000 domande di autorizzazione ai trasporti eccezionali; ogni domanda è corredata di almeno 10 documenti cartacei oltre a 2 marche da bollo e ai bollettini postali dei vari versamenti. Tutte le richieste devono essere evase generando ulteriore volume di documenti cartacei. Il 40% di queste domande deve essere nel frattempo reinoltrato via fax ai Comuni/Province per il relativo nulla osta che, a loro volta lo restituiranno con modalità analoghe. Bisogni per i portatori di interessi (le aziende di trasp. eccezionali italiane e straniere): Inoltrare facilmente la domanda in modo guidato e senza vincoli logistici e di orario, pagare con carta di credito oltre che con bollettino postale, ottenere prescrizioni e autorizzazioni presso le proprie sedi in tempi rapidi, poter assolvere al bollo in modalità alternativa, conoscere lo stato dell iter della pratica. Bisogni per l Amministrazione (Provincia e Comuni): ridurre i volumi cartacei, semplificare l accesso al servizio, semplificare l iter amministrativo, ridurre i tempi, migliorare la fase di accertamento delle entrate relative al servizio, virtualizzare i valori bollati, ridurre gli errori nelle istanze attraverso un processo guidato, avere disponibilità di consultazione di una banca dati aggiornata delle autorizzazioni. 2 ELABORAZIONE DEL PIANO 2.1. La progettazione ha coinvolto: (sono possibili più risposte) utenti (interni/esterni) del servizio/processo di lavoro su cui si interviene altri portatori di interesse responsabili del settore/dei settori su cui si interviene personale del settore/dei settori su cui si interviene personale che sarà impegnato a realizzare l intervento altro.. Specificare come è stato garantito tale coinvolgimento: Con riunioni periodiche convocate dall ufficio Informatica, soggetto impegnato a realizzare l intervento, in cui le diverse fasi della reingegnerizzazione del procedimento - dalla fattibilità all attuazione progettuale - trovavano una verifica tra i soggetti coinvolti. Per gli endoprocedimenti fra enti pubblici, si sono organizzate, invece, apposite conferenze di servizi. Le categorie sono state sentite puntualmente in base alle esigenze dei soggetti da esse rappresentati In fase di progettazione ci si è avvalsi dei seguenti elementi di analisi del problema (indicatori di criticità): (sono possibili più risposte) dati di indagine sugli utenti o stakeholder (specificare quali): dati di funzionamento (specificare quali): Volumi di documenti cartacei: fogli/anno in uscita e fogli/anno in entrata. Volumi comunicazioni via fax: fogli/anno in uscita e fogli/anno in entrata. Percentuale di errore sulla correttezza dell istanza: 20%. Tempi di rilascio di una autorizzazione: 20/25 giorni

7 Tempi di presentazione istanza: 4 ore. Volumi di protocolli manuali: 9.000/anno su circa /anno dell Ente (circa 10%). Pagamenti postali di difficile verifica Altro (specificare) - 7 -

8 TERZA SEZIONE CARATTERISTICHE DELL INTERVENTO 1 GLI OBIETTIVI 1.1 Con l intervento si punta ad un miglioramento principalmente nell area: (scegliere l area di interesse prevalente e indicare minimo una risposta nell area scelta) del contesto: integrare le amministrazioni valorizzare la comunità rinnovare il rapporto centro/periferia del problema: cogliere le esigenze degli utenti interpretare la missione analizzare la situazione, definire obiettivi della soluzione: coinvolgere il personale utilizzare tecnologie e metodi gestire le risorse economiche del risultato: controllare i risultati valutare gli effetti consolidare e diffondere le buone pratiche 1.2 L intervento si basa prioritariamente su: (una sola risposta) innovazione nelle modalità di applicazione di norme di legge ottimizzazione nell uso delle risorse umane e/o materiali per ottenere maggiore efficienza (es. risparmi) gestione innovativa di funzioni per valorizzare le risorse umane, per responsabilizzare i ruoli direttivi, per sviluppare una cultura organizzativa orientata ai risultati, ecc. modifica dei processi organizzativi per migliorare la gestione modifica dei ruoli per migliorare il benessere del personale modifica delle modalità di erogazione dei servizi e della relazione con i clienti altro (specificare) - 8 -

9 1.3 Descrivere gli obiettivi Obiettivi generali (finalità cui mira globalmente il piano) La Provincia di Venezia ha approvato un progetto generale che prevede la revisione di procedimenti che, reignegnerizzati, consentano di gestire telematicamente iter burocraticamente complessi, ma semanticamente semplici. Su questa linea, il presente piano intende innovare e migliorare la gestione tecnico-amministrativa relativa al procedimento di rilascio delle autorizzazioni ai trasporti eccezionali, specificatamente normato e a carico delle Province. Si vuole implementare una procedura telematica che utilizzi il web e gli strumenti informatici tecnologicamente evoluti, consentiti e previsti dal Codice dell Amministrazione Digitale, coinvolgendo mediante momenti informativi e formativi i vari attori presenti sul territorio. In particolare si intende realizzare una procedura che consenta alle tre principali tipologie di utenti del procedimento, Provincia, Comuni, Aziende di trasporti, di gestire via web, ognuno per le proprie competenze, le varie fasi dell iter di richiesta/prescrizioni e pareri/autorizzazione ai trasporti eccezionali. Obiettivi specifici (obiettivi operativi in cui è possibile scomporre l obiettivo generale, anche in relazione alle diverse fasi di realizzazione previste, compresa la descrizione delle realizzazioni previste) 1) Semplificare l'accesso ai servizi alle aziende di trasporto italiane e straniere creare una procedura web, semplice da usare, per la gestione dei trasporti eccezionali con relativi profili di utenza: azienda, ufficio provinciale, comuni, enti vari, ulteriormente dettagliati secondo la tipologia e il livello di responsabilità ricoperto dall utente. gestire con un efficiente sistema di work-flow management i successivi passi dell iter delle pratiche rendendo disponibile ad ogni tipologia di utente la parte di procedimento di propria competenza. 2) Ridurre l attività istruttoria amministrativa interna e tra i vari enti; creare un percorso informatico predefinito (work flow) sia per l utente azienda, sia per quello della Provincia che per quello dei Comuni in grado di guidare lo stesso nelle varie fasi del procedimento condividendo i dati inseriti dai vari attori. Creare un repository di tutte le pratiche ed un sistema di archiviazione ottica sostitutiva (già integrato con il sistema di protocollazione informatica dell Ente) che ne garantisca l integrità nel tempo. 3) Ridurre i tempi di istruttoria, acquisizione pareri e rilascio autorizzazione con l ottica anche di rendere disponibile la soluzione sviluppata alle altre Province; progettare le funzionalità tecniche dell applicativo secondo i principi della portabilità informatica (riuso); coinvolgere l utenza (aziende, Province, Comuni) formandola all uso dell applicativo. 4) Ridurre i tempi di presentazione delle istanze per le aziende, migliorando trasparenza, partecipazione e tracciamento. progettare un buon sistema di reportistica e di database standardizzando le fasi del procedimento: stati di avanzamento pratica step del work flow management. 5) Riutilizzare per i diversi servizi provinciali i moduli informatici implementati per i trasporti eccezionali: sistema di pagamento on-line, protocollazione automatica, firma digitale, bollo virtuale. progettare le funzionalità tecniche dell applicativo secondo la logica del riutilizzo e dell esportabilità: creare un prototipo replicabile nelle sue parti standard (pagamenti, integrazioni, firme, ecc.). 6) Monitorare i flussi di pagamento e delle entrate del servizio

10 1.4 Descrivere i risultati attesi Descrivere i cambiamenti/impatti attesi sui destinatari intermedi e finali dell intervento come conseguenza del raggiungimento degli obiettivi del piano di miglioramento Cambiamenti/Impatti Diverso utilizzo degli strumenti per accedere e utilizzare il servizio: aver completamente rivisto l iter del servizio in un ottica che semplifichi al massimo tempi, costi e al contempo consenta un controllo dettagliato sulla domanda di trasporto eccezionale, comporterà una diversa modalità di lavoro nell uso degli strumenti: niente più carta e penna ma istruttorie su documenti elettronici e pareri delle altre PA acquisiti per via telematica. Cambierà anche il tipo di attività svolta, meno orientata al caricamento dei dati a vantaggio di una maggiore attività di accertamento e verifica di quanto dichiarato nelle domande, al fine di assicurare a tutti la sicurezza sulle strade durante questi trasporti. Si aprirà anche la possibilità di attivare su questo fronte progetti di telelavoro. Risultati attesi Offrire un servizio per la gestione interamente on line dei trasporti eccezionali disponibile oltre l usuale orario d ufficio Ridurre drasticamente l uso di carta Ridurre drasticamente la spesa di materiale di consumo, spese postali, spese telefoniche Ridurre gli errori nella presentazione delle istanze mediante procedura guidata Ridurre i tempi di presentazione dell istanza Ridurre i tempi di istruttoria e rilascio dell autorizzazione (Provincia) Ridurre i tempi di istruttoria endoprocedimentale (Comuni e altri Enti) Verificare puntualmente le entrate relative ai pagamenti Tracciare puntualmente l iter complessivo della pratica Avere sempre disponibile il repository del sistema trasporti Garantire l integrità del repository del sistema trasporti 1.5 Descrivere il prodotto finale dell intervento Descrivere cosa si intende realizzare per raggiungere i risultati attesi. Si intende implementare la procedura web dei trasporti eccezionali integrando i moduli software già sviluppati (sistema di pagamento on-line, protocollazione automatica, firma digitale, bollo virtuale) con il codice software necessario a definire i passi procedurali dell iter burocratico/amministrativo del servizio. Si utilizzerà un prodotto di work flow management, delle librerie di firma open source su piattaforma Java e un sistema di autenticazione centralizzato di tipo single sign on (SSO). Particolare cura verrà dedicata all accessibilitàusabilità e agli standard del W3C nella progettazione dell interfaccia utente. L applicazione risiederà sui server della Provincia di Venezia e beneficerà dell ambiente di rete dell Ente (politiche di back up, politiche di sicurezza, sistemi di protezione perimetrale, antivirus ecc). Si richiederà apposita autorizzazione all uso del bollo virtuale all Agenzia delle Entrate di Venezia (già preventivamente sentita per ottenere, intanto, un informale parere favorevole). Si sottoscriverà apposita convenzione con la tesoreria della Provincia per la gestione dei pagamenti on-line e dei flussi finanziari. Si provvederà ad implementare il Titolario dell Ente predisponendolo alla protocollazione automatica delle pratiche dei Trasporti Eccezionali. Si svilupperà un dettagliato piano di formazione che coinvolgerà le varie tipologie di utenza dell applicazione e gli eventuali altri Enti interessati all acquisizione della soluzione (Altre Province, Veneto Strade, Autorità portuale di Venezia)

11 Si effettuerà il monitoraggio dei risultati attesi attraverso sia un sistema software di reportistica integrato con la procedura web sia attraverso segnalazioni dell utenza diretta e delle categorie di settore. Tutto il processo descritto sarà accompagnato da autoformazione degli operatori all uso di diversi strumenti e metodi di gestione della tematica, allo scopo saranno predisposte guide operative, help on line e video on demand. Sarà organizzata adeguata campagna di informazione all utenza tramite portale provinciale web ( e i media locali

12 2 LE ATTIVITA PREVISTE 2.1. Descrivere le attività, articolate in fasi, con indicazione degli output attesi e dei relativi indicatori di realizzazione per ciascuna attività Fasi Attività Output attesi Indicatori di realizzazione Analisi e Il gruppo di lavoro, ognuno per la propria professionalità, individuerà le Documento di analisi Presenza di tutti i progettazione di specifiche progettuali di dettaglio: funzionalità, interfaccia utente, iter, soggetti del gruppo; n. dettaglio report, stampe, linguaggio e piattaforma di programmazione, database, anagrafiche e dizionari, sistema di autenticazione. Lo stesso stilerà poi uno specifico documento di analisi riguardante lo sviluppo del software, lo schema del database, il flusso informatico della pratica, l integrazione dei moduli riusabili, l implementazione del sistema e dell architettura web, la fase di test e collaudo. 3 sedute di progettazione partecipata realizzate; Documento di analisi realizzato entro 30gg Realizzazione del software applicativo I tecnici informatici svilupperanno il codice necessario per realizzare l applicativo web per la gestione dei trasporti eccezionali secondo quanto contenuto nell analisi di dettaglio. Prima versione dell applicativo Sviluppo sw entro 30gg Integrazione sw dei moduli già sviluppati Sviluppo sistema di verifica dei pagamenti e sistema statistico Sviluppo sistema di reportistica Presentazione ad un gruppo di aziende di trasporti eccezionali e I tecnici informatici integreranno nell applicativo i moduli già sviluppati e relativi alla protocollazione automatica dei documenti (in questo caso delle istanze e delle autorizzazioni) integrata con il software già in uso per la gestione del protocollo informatico, i pagamenti on line con carta di credito o tramite bollettino postale, la firma digitale, l autenticazione single sign-on. In collaborazione con l ufficio Ragioneria saranno sviluppati e implementati i moduli per la gestione del flusso finanziario di entrata (pagamenti) e il modulo di report statistici del servizio. I tecnici informatici completeranno la prima versione dell applicativo con report e stampe standard e personalizzabili Saranno invitate le maggiori aziende di trasporti e verrà loro mostrato l applicativo, con particolare attenzione all utenza (profilo) Aziende. Si raccoglieranno le eventuali richieste migliorative Prima versione integrata dell applicativo Prima versione completa dell applicativo (eccetto reportistica) Integrazioni sw entro 5gg Integrazioni sw entro 10gg Prima versione completa Integrazioni sw entro dell applicativo 5gg Documento osservazioni Presenza di almeno 5 Aziende; rispetto dei tempi (1 giornata)

13 raccolta osservazioni delle Presentazione ad un gruppo di Comuni e Province pilota e raccolta delle osservazioni Richiesta autorizzazione bollo virtuale all Agenzia delle Entrate Saranno invitati alcuni comuni della Provincia di Venezia e verrà loro mostrato l applicativo, con particolare attenzione all utenza (profilo) Comuni. Si raccoglieranno le eventuali richieste migliorative. Si chiederà all Agenzia delle Entrate l autorizzazione all emissione del bollo virtuale. Ottenuta l autorizzazione saranno adeguati i report autorizzativi secondo le indicazioni/prescrizioni contenute nella stessa. Documento osservazioni Presenza di almeno 3 Comuni e 2 Province; rispetto dei tempi (1 giornata) Autorizzazione e Report di stampa rispetto dei tempi Verifica ed eventuale implementazione delle richieste dell utenza Il gruppo di lavoro vaglierà le eventuali richieste e/o osservazioni migliorative dell applicativo espresse dalle Aziende, dai Comuni e dalle Province. Si procederà all implementazione di quelle ritenute più utili e tecnicamente praticabili. Documento di audit Seconda versione dell applicativo Presenza di tutti i soggetti del gruppo; n. 1 sedute di verifica richieste (1 giornata) Sviluppo sw entro 8gg Avvio in test del sistema con alcune Aziende e alcuni Comuni/Province Verifica esito test del sistema Presentazione pubblica e conferenza stampa Il nuovo sistema sarà reso disponibile a un gruppo ristretto di Aziende, Comuni e Province (utenti pilota) al fine di testare le funzionalità complessive, ottimizzare la configurazione, verificare e consolidare all interno dei diversi settori (informatica, viabilità e ragioneria) il nuovo procedimento e le operazioni connesse nonché verificare che i primi risultati (output) siano completi e conformi agli obiettivi iniziali Il gruppo di lavoro valuterà la necessità e/o l opportunità di implementare ulteriori modifiche al sistema sulla base della sperimentazione effettuata con gli utenti pilota. Sarà predisposta adeguata campagna di informazione all utenza tramite portale provinciale web ( e i media locali. Sarà inoltre organizzata una presentazione pubblica del nuovo servizio e del relativo sistema di sviluppo basata: - sull opportunità della revisione dei procedimenti amministrativi in Avvio sperimentale del sistema Versione finale dell applicativo Presentazione pubblica e conferenza stampa Coinvolgimento almeno n. 5 aziende, 3 comuni, 2 province. Sistema in fase di test per circa 30gg Presenza di tutti i soggetti del gruppo; n. 1 incontri Implementazione finale entro 8gg n. 2 giornate di preparazione materiali ed inviti; n. 1 giornata di presentazione

14 Formazione utenti Avvio definitivo Monitoraggio Promozione riuso Conduzione progetto al un ottica di maggiore efficienza, riduzione dei tempi e dei costi; - sulla possibilità di sviluppare sistemi in cui l utente finale è il baricentro (enti meno autoreferenziali); - sul riuso e sulle nuove tecnologie nei procedimenti amministrativi. In apertura sarà organizzata apposita conferenza stampa con giornali e TV locali. Vista la assoluta semplicità di utilizzo dell applicativo, la formazione avverrà sia con strumenti di autoformazione quali: guide operative, help on line e video on demand sia attraverso supporto telefonico diretto da parte dell ufficio informatica per gli aspetti tecnici e da parte dell ufficio viabilità per quelli amministrativi. Il servizio sarà reso disponibile a tutte le Aziende di trasporto, Associazioni di categoria e Agenzie specializzate in trasporti nonché a tutti gli Enti locali e società pubbliche coinvolte nel processo autorizzativo del servizio. Assegnazione codici di accesso (login e password) al sistema. In questa fase saranno monitorati e/o verificati: - il flusso dei pagamenti e in particolare quelli fatti in c.c.p. mediante i dati trasmessi da Poste Italiane - i tempi medi per l esecuzione delle diverse fasi del procedimento e il tempo complessivo per il rilascio delle autorizzazioni (chiusura del procedimento) - la soddisfazione degli utenti (ustode satisfaction): Aziende, Comuni e Province, con particolare riferimento alle loro osservazioni/richieste. - gli elementi di criticità del sistema informatico, attraverso l analisi dei log di sistema, dei log di backup, dei log del sito web, dei log dei servizi web (pagamenti, protocollo, firma) Saranno invitate le Province del Veneto e verrà loro mostrato l applicativo, con particolare attenzione alla possibilità di riusare la soluzione previe necessarie personalizzazioni. Si raccoglieranno le eventuali richieste migliorative. I vertici decisionali dell Ente coinvolti nel progetto si occuperanno delle verifiche e dei controlli caratterizzanti la conduzione del progetto come meglio specificato al punto 5 Guide e video Inserimento nello sportello on line di servizi ( Documenti di monitoraggio e Questionario di CS Sviluppo guide e video entro 15gg Rilascio codici entro 10gg Primo report entro 30gg Raccolta questionari entro 30gg Esito Presenza delle 7 Province del Veneto (1 giornata) Progetto correttamente gestito Ruolo attivo Per l intera durata del progetto

15 2.2 Definire il livello di miglioramento atteso per ciascun risultato previsto Risultati attesi (vedi domanda 1.4) Offrire un servizio per la gestione interamente on line dei trasporti eccezionali disponibile oltre l usuale orario d ufficio Ridurre drasticamente l uso di carta Ridurre drasticamente la spesa di materiale di consumo, spese postali, spese telefoniche Ridurre gli errori nella presentazione delle istanze mediante procedura guidata Ridurre i tempi di presentazione dell istanza Ridurre i tempi di istruttoria e rilascio dell autorizzazione (Provincia) Ridurre i tempi di istruttoria endoprocedimentale (Comuni e altri Enti) Verificare puntualmente le entrate relative ai pagamenti Tracciare puntualmente l iter complessivo della pratica Avere sempre disponibile il repository del sistema trasporti Garantire l integrità del repository del sistema trasporti Indicatore (descrizione e unità di misura) h/g di disponibilità del servizio 24/360 Target % riduzione n. fogli/anno Riduzione del 60% % riduzione spese/anno Riduzione del 60% % errore/totale delle istanze presentate Ore gg gg 2% % pagamenti verificati/totale 100% pagamenti % errore/totale delle pratiche < 1% 0,3 ore (=20 minuti) Rilascio in max 13 gg Istruttoria in max 10 gg N back up 1 incrementale giornaliero 1 completo settimanale N archiviazioni ottiche 12 all anno sostitutive/anno 3 LE RISORSE UMANE COINVOLTE 3.1. Indicare se è prevista la costituzione di un gruppo di lavoro per la elaborazione e realizzazione del piano Si No 3.2 Se si, indicare: N. componenti del gruppo di lavoro 8 (2 dirigenti, 2 funzionari, 6 operatori) Caratteristiche del gruppo di lavoro Ruolo Compiti Gg/impegno Dirigenti Analisi della fattibilità tecnica ed 10 economica, interfaccia con l Amministrazione, rapporti esterni con l utenza e con altri soggetti

16 (banche, Agenzia entrate, ecc) e con altri enti pubblici (comuni pilota, Province) Funzionari Analisi funzionale e pianificazione attività, controllo delle fasi progettuali e dei costi, supporto tecnicoamministrativo. Stesura documenti di fase. Altro personale Analisi di dettaglio, sviluppo e implementazione procedure, rapporto operativo con l utenza interna ed esterna Indicare l eventuale apporto di altri soggetti (personale di altri uffici dell amministrazione (specificare numero, ruolo e funzioni) n. 1 funzionario dell ufficio Ragioneria per approvare gli aspetti progettuali relativi alle procedure di entrata mediante gestione dei flussi telematici provenienti da Poste Italiane e da circuiti telematici. Rendicontazione flussi incassi con Agenzia delle Entrate

17 4 LE PARTNERSHIP E LE COLLABORAZIONI 4.1. Indicare tipologia e modalità di collaborazione di eventuali partnership (altre amministrazioni, altri soggetti) Non si intende formalizzate partnership o collaborazioni con altri enti, tuttavia la procedura sarà sviluppata secondo un percorso di partecipazione e condivisione con aziende, comuni, province, come già specificato nelle fasi progettuali. 4.2 Indicare se sono previste consulenze e quali sono le attività che saranno garantite dalla consulenza Non sono previste consulenze. 5 DIREZIONE E VALUTAZIONE 5.1. Indicare le modalità previste per il presidio dell intervento e il raccordo con i vertici dell ufficio/amministrazione Per il presidio dell intervento si prevedono riunioni periodiche e, dove necessario, report informativi ai vari interlocutori sulle diverse fasi del progetto e sullo stato di avanzamento dello stesso in termini temporali e di giudizio. Nell ambito del più ampio progetto già menzionato al paragrafo 1.3 e deliberato dall Amministrazione nel 2005, la dirigenza coinvolta si farà carico di relazionare alla Giunta e di formalizzare i cambiamenti organizzativi necessari alla realizzazione e al completamento del progetto Descrivere le modalità di coordinamento delle attività Il progetto è governato dal Settore Informatica della Provincia di Venezia. Ad oggi sono già state fatte le riunioni con il settore della Viabilità e condivise le fasi progettuali. Il coordinamento si svolgerà verificando all occorrenza il rispetto delle specifiche. Ogni fase si concluderà con un momento formale in cui l utenza accetterà la realizzazione dell applicativo secondo quanto previsto nello stato di avanzamento. Il dirigente dell Informatica gestirà le relazioni e gli accordi con i soggetti esterni necessari all implementazione dei moduli riusabili: Comuni, Province, banche, altri fornitori di software, Agenzia delle Entrate. Il dirigente della Viabilità convocherà le altre Province per proporre e supportare la replicazione e la personalizzazione della soluzione

18 5.3 Descrivere le modalità previste per seguire l andamento delle attività nel corso della realizzazione e verificare gli eventuali scostamenti rispetto ai risultati attesi. Il progetto sarà sviluppato con personale dell Ente, pertanto le attività nel corso della realizzazione saranno seguite quotidianamente dal Dirigente nell ambito delle molteplici attività d ufficio. Periodicamente, poi, saranno organizzate riunioni in cui il gruppo di lavoro, compresi i vertici decisionali, analizzerà i report di fase e apporterà eventuali cambiamenti al cronoprogramma al fine di garantire il rispetto dei tempi di progetto e il raggiungimento dei risultati fissati. In caso vengano riscontrati scostamenti rispetto al cronoprogramma, si analizzeranno le motivazioni e, se del caso, lo stesso verrà ritoccato e le fasi ridefinite. 5.4 Descrivere le modalità di comunicazione (interna ed, eventualmente, esterna) previste per far conoscere l intervento e i suoi esiti La comunicazione interna sarà svolta dal gruppo di lavoro attraverso riunioni e/o comunicazioni a seconda dei casi e delle necessità. In particolare si utilizzeranno, in base alle diverse fasi, i seguenti strumenti di comunicazione: Riunioni dei vertici Info alla Giunta Posta elettronica Intranet aziendale Aggiornamento PEG News sul portale provinciale Banca dati Forum (eventualmente al momento del coinvolgimento delle altre Province) Mentre la comunicazione esterna (Aziende, Comuni, Province, altri Enti) sarà garantita con comunicazioni dirette per la definizione di specifiche esigenze e attraverso una conferenza stampa, media locali e il portale web della Provincia per la presentazione del progetto e delle sue caratteristiche di riuso e di progettazione innovativa e non autoreferenziale. In particolare, nell organizzare una adeguata campagna di comunicazione si terrà conto di: cosa si comunica l iniziativa di informatizzare il procedimento di autorizzazione ai trasporti eccezionali, le funzioni/servizi offerti, gli orari di disponibilità del servizio, le tariffe i tempi, i servizi a valore aggiunto (es: pagamenti o-line) e di come si comunica Comunicati stampa Conferenza stampa Manifesti illustrativi Depliant Portale provinciale Mailing list Notiziario della Provincia Cartellonistica SMS (eventuale)

19 6 FATTORI CRITICI DI SUCCESSO 6.1 Descrivere i fattori critici di successo dell intervento e cioè i principali problemi che si ritiene si dovranno affrontare per ottenere i risultati attesi Difficoltà/diffidenza da parte delle Aziende all utilizzo dei nuovi strumenti informatici; in particolare i sistemi di pagamento on line e la firma digitale. A tal proposito si ritiene che, soprattutto l attività di supporto tecnico e assistenza telefonica che i settori informatica e viabilità garantiranno nel progetto, consentirà di superare queste inevitabili difficoltà iniziali; Ritrosia al cambiamento: il procedimento amministrativo di rilascio delle autorizzazioni sarà profondamente modificato nelle sue fasi e nei tempi: alcune operazioni dovranno essere eseguite solo con mezzi informatici (non più fax), l inoltro dell istanza e ritiro dell autorizzazione non avverrà più a mezzo posta o con corrieri, ecc. Difficoltà a operare nel nuovo sistema da parte del personale del settore viabilità: l eliminazione della carta all interno del progetto richiede anche che l attività istruttoria delle istanze non avvenga più su documenti cartacei ma sui corrispondenti elettronici e quindi a video. Si tratta di una difficoltà legata a una diversa modalità operativa e di lavoro, rispetto a quella tradizionale, che sarà certamente superata dopo la fase di test iniziale. Difficoltà ad ottenere autorizzazione dall Agenzia delle Entrate ad agire come sostituti d imposta in relazione al valore bollato. 7 ARTICOLAZIONE TEMPORALE DEL PIANO 7.1 Inserire il Gannt relativo alla tempistica del piano

20 ID Nome attività Durata 1 Autorizzazioni Trasporti Eccezionali - Una sfida vinta nell integrazione dei servizi on line 182 g Autorizzazioni Trasporti Eccezionali - Una sfida nell integrazione dei servizi on line febbraio marzo aprile maggio giugno luglio agosto settembre ottobre 9/0126/0102/0209/0216/0223/0202/0309/0316/0323/0330/0306/0413/0420/0427/0404/0511/0518/0525/0501/0608/0615/0622/0629/0606/0713/0720/0727/0703/0810/0817/0824/0831/0807/0914/0921/0928/0905/1012/1019/10 2 Conduzione progetto 182 g 3 Richiesta autorizzazione bollo virtuale all Agenzia delle Entrate 90 g 4 Analisi e progettazione di dettaglio 30 g 5 Realizzazione del software applicativo 30 g 6 Integrazione sw dei moduli già sviluppati 5 g 7 Sviluppo sistema di verifica dei pagamenti e sistema statistico 10 g 8 Sviluppo sistema di reportistica 5 g 9 Presentazione ad un gruppo di aziende di trasporti eccezionali e raccolta delle osservazioni 1 g 10 Presentazione ad un gruppo di Comuni e Province pilota e raccolta delle osservazioni 1 g 11 Verifica ed eventuale implementazione delle richieste dell utenza 8 g 12 Avvio in test del sistema con alcune Aziende e alcuni Comuni/Province 30 g 13 Verifica esito test del sistema 8 g 14 Presentazione pubblica e conferenza stampa 1 g 15 Formazione utenti 15 g 16 Avvio definitivo 10 g 17 Monitoraggio 30 g 18 Promozione al riuso 1 g Progetto: Gantt Concorso Data: mar 18/11/08 Attività Divisione Avanzamento Cardine Riepilogo Riepilogo progetto Attività esterne Cardine esterno Scadenza 1 /1

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