Manuale Archimede versione 3.1 luglio 2013

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1 Manuale Archimede versione 3.1 luglio 2013

2 INDICE INTRODUZIONE pag. Indice alfabetico 3 Benvenuto 4 Contatti 5 Licenza d uso 6 A chi è utile Archimede? 7 pag. Caratteristiche tecniche 8 Terminologia 10 Installazione 13 Operazioni iniziali 15 UTILIZZO DI ARCHIMEDE pag. Menù principale 17 Pulsanti CERCA 19 Pulsanti comuni 22 Help online 25 Archivi 27 Identità Ente 29 Definizione Bilancio 30 Anagrafica Unica 35 Scelta bilancio corrente 36 Tesseramento <modulo> 37 Contabilità <modulo> 40 Elementi di ragioneria 50 Manifestazioni/Progetti 51 pag. Gestione prenotazioni 52 Gestione Iva L.398/91 53 Protocollo <modulo> 54 Digitalizzazione <modulo> 61 Gestione delle immagini 65 Documenti & Procedure <modulo> 68 Comunicazioni <modulo> 69 Sagra <modulo> 76 Utilità 80 Servizi accessori 82 Domande frequenti 84 Note di rilascio 85 ii

3 INDICE ALFABETICO A A CHI E UTILE ARCHIMEDE?... 7 ANAGRAFICA UNICA ARCHIVI ( TABELLE ) B BENVENUTO... 4 C CARATTERISTICHE TECNICHE... 8 COMUNICAZIONI <modulo> CONTABILITA <modulo> CONTATTI... 5 D DEFINIZIONE BILANCIO DIGITALIZZAZIONE DOCUMENTI<modulo> 61 DOCUMENTI & PROCEDURE <modulo> DOMANDE FREQUENTI E ELEMENTI DI RAGIONERIA G GESTIONE DELLE IMMAGINI GESTIONE DELLE PRENOTAZIONI GESTIONE IVA L.398/ H HELP ONLINE I IDENTITA ENTE INSTALLAZIONE L LICENZA D USO... 6 M MANIFESTAZIONI-PROGETTI MENU PRINCIPALE N NOTE DI RILASCIO O OPERAZIONI INIZIALI P PROTOCOLLO della CORRISPONDENZA <modulo> PULSANTI CERCA PULSANTI COMUNI S SAGRA <modulo> SCELTA BILANCIO CORRENTE SERVIZI ACCESSORI T TERMINOLOGIA TESSERAMENTO <modulo> U UTILITA <modulo> iii

4 BENVENUTO Archimede è un programma di proprietà dell'unpli (Unione Nazionale Pro Loco d'italia), progettato con l'utilizzo delle tecnologie software più avanzate in ambiente Microsoft Windows specificamente per le esigenze delle Pro Loco, dei Consorzi, dei Bacini, dei Comitati provinciali e dei Comitati Regionali. Archimede implementa la gestione dei seguenti servizi: 1. Tesseramento soci, stampa libro soci, statistiche tesseramento. 2. Movimentazione contabile semplificata, stampa bilancio generale e/o di una singola manifestazione. 3. Protocollazione della corrispondenza ricevuta, protocollazione automatica della corrispondenza in uscita, ricerca sofisticata e veloce dei protocolli, stampa del registro di protocollo. 4. Scansione ed archiviazione digitale dei documenti, ricerca sofisticata e veloce dei documenti, stampa dei documenti digitalizzati. 5. Invio comunicazioni di massa, ossia di lettere circolari : via posta elettronica oppure via SMS oppure stampa su carta per invio con posta tradizionale. 6. Documenti&Procedure: iter da seguire nei casi specifici di richieste o comunicazioni ad altri enti: una serie di istruzioni su "cosa fare in caso di" con stampa delle lettera appropriata, attingendo i dati dal database di Archimede. 7. Gestione della sagra, preparazione dei menu', acquisizione rapida delle ordinazioni, stampa della ricevuta e della comanda, statistiche post-sagra. 4

5 CONTATTI Assistenza Le richieste di assistenza, vanno fatte inviando un messaggio al seguente indirizzo Il programma Archimede 2.1 è disponibile in download sul seguente sito: Per ottenere l'accesso all'area DOWNLOAD è necessario prima registrarsi, poi ricevere nella propria casella le credenziali di accesso e quindi collegarsi. Autori Italo Armenti - ingegnere informatico, interfaccia internet Giuseppe Picciano - programmatore-analista senior - scrittura del programma in VisualBasic Michelino Armenti - analista senior -, responsabile del progetto, macroanalisi e stesura di questo manuale. 5

6 LICENZA D USO L'Utilizzatore e' responsabile della scelta, dell'installazione e dell' uso di questa procedura software, di seguito chiamata programma Archimede, che contiene materiale oggetto di diritti esclusivi dell UNPLI (Unione Nazionale Pro Loco d Italia). L'uso del programma e' subordinato alla concessione della licenza d'uso da parte dell Unpli; ogni licenza d uso è valida per un solo computer. L Unpli si riserva il diritto di adeguare il programma all'evolversi della normativa e di migliorarne le prestazioni senza doverne dare comunicazione agli utilizzatori; si riserva inoltre il diritto di conservare o meno tutte le funzionalità presenti nella versione precedente. L Unpli non e' responsabile di qualsiasi danno possa derivare all'utilizzatore od a terzi, a qualsiasi titolo, in seguito all'uso od al mancato uso del programma Archimede. L Unpli non assume alcuna obbligazione e non presta alcuna garanzia. Per qualsiasi controversia è competente il Foro di Roma. 6

7 A tutti coloro che vogliono: A CHI E UTILE ARCHIMEDE? condividere facilmente e velocemente le informazioni all'interno della Pro Loco, attraverso un comune supporto di memorizzazione. inviare velocemente informazioni all'esterno della Pro Loco, con le comunicazione di massa via oppure via SMS oppure posta tradizionale; evitare i picchi di lavoro in occasione di preparazione bilanci, di resoconti di manifestazioni, di preparazione elenco soci, ecc.; evitare errori formali, errori di lettura/scrittura, errori di trascrizione, smarrimento di informazioni; utilizzare servizi innovativi; avere uno strumento standard di scambio informazioni con le altre Pro Loco e con le strutture Unpli; Archimede non stravolge l organizzazione dell'ufficio, ma aiuta a svolgere meglio il proprio lavoro Cosa fà Archimede 1-GESTIONE SOCI tesseramento, elenchi, statistiche 5-COMUNICAZIONI di MASSA invio comunicazioni di massa via , via SMS, cartaceo 2-CONTABILITA' registrazione movimenti, bilanci, regime iva L.398/91 3-PROTOCOLLO della CORRISPONDEN- ZA protocollazione e ricerca rapida 4-DIGITALIZZAZIONE DOCUMENTI archiviazione ottica dei documenti 6-DOCUMENTI e PROCEDURE come e a chi comunicare per... 7-GESTIONE SAGRA menù, ordinazioni, statistiche 7

8 CARATTERISTICHE TECNICHE Sicurezza dei dati Per ottemperare alla normativa sulla sicurezza dei dati personali e per fornire ad ogni utilizzatore del computer un proprio profilo operativo, l accesso ad Archimede è controllato con nome-utente e password. Strutturazione dei dati Ogni bilancio è logicamente separato dagli altri ed ha proprie voci. E possibile avere nel database più bilanci aperti o chiusi, ma è permesso sceglierne uno solo come bilancio corrente su cui lavorare. Questo meccanismo permette di aprire sin dal primo giorno dell anno solare il nuovo bilancio, mentre quello dell anno precedente è ancora aperto per le rettifiche. Con la funzione Scelta bilancio corrente si attiverà di volta in volta, il bilancio su cui lavorare. Una volta approvato dall Assemblea dei soci, il bilancio può essere definito come chiuso (opzione presente nella Definizione bilancio ); su un bilancio chiuso viene disattivata la possibilità di aggiungere altri movimenti oppure di variare quelli esistenti; rimane attiva la sola possibilità di stampe o visualizzazioni. Questo meccanismo riguarda solo il modulo Contabilità ed il modulo Tesseramento. Multiente Sullo stesso computer è possibile gestire più Enti, ognuno in un Ambienti di lavoro separati; ogni ambiente di lavoro contiene il database di uno specifico Ente. Questo permette di gestire sullo stesso computer piu Enti; ad esempio, la Pro Loco ed il Comitato Unpli. Operatività estesa Oltre all uso del mouse, è possibile utilizzare alcuni tasti presenti sulla tastiera del computer: Invio conferma del codice ESC rinuncia all operazione e torna al menù precedente F3 F4 attiva la ricerca del codice relativo al campo attiva la gestione della tabella correlata (riguarda le tabelle secondarie) 8

9 Rete locale Archimede è già predisposto per il funzionamento in rete, ossia la possibilità di avere un unico database gestito da uno specifico computer, potendo lavorare sullo stesso database anche da altri computer facenti parte della stessa rete. Anagrafica unica (Archivi anagrafiche) Archimede gestisce una Anagrafica unica, in cui sono presenti i dati anagrafici dei soci, dei dirigenti, dei clienti, dei fornitori, degli Enti, ecc., ossia di tutti coloro che instaurano un rapporto a qualsiasi titolo con il nostro Ente; Assistenza tecnica. L'assistenza tecnica viene fornita attraverso la posta elettronica, utilizzando il modulo appositamente preparato, ossia inviando un messaggio al seguente indirizzo mail: archimede.unpli@gmail.com Il Centro assistenza risponde via o via telefono. Teleassistenza. La teleassistenza permette al Centro assistenza di collegare al computer bisognoso di assistenza (assistito), il proprio mouse, la propria tastiera ed il proprio monitor via rete internet. E auspicabile avere a disposizione una connessione ADSL. Durante la fase di teleassistenza il computer assistito continua a svolgere tutte le sue funzioni, oltre che essere connesso al monitor, al mouse ed alla tastiera del Centro assistenza. L'intervento viene quindi svolto in modo totalmente trasparente al proprietario del computer assistito. La teleassistenza può essere avviata esclusivamente per iniziativa del proprietario del computer, dopo aver concordato l'orario con il Centro assistenza, che a sua volta si predispone per accettare ed esaudire la richiesta di teleassistenza.. 9

10 TERMINOLOGIA finestra del Menù principale barra del titolo barra del menù barra delle funzioni barra inferiore barra del titolo barra del menù contiene il nome della finestra ( Archimede + la versione) oltre ad altre informazioni. contiene il menù a tendina da cui si attiva qualsiasi modulo e qualsiasi funzione, alcune delle quali sono attivabili anche mediante i pulsanti della barra delle funzioni. barra delle funzioni contiene i pulsanti per la scelta delle funzioni più frequentemente utilizzate. barra inferiore contiene i pulsanti per l attivazione dei servizi ausiliari. Quando si richiede assistenza tecnica è indispensabile fornire il contenuto della barra del titolo. 10

11 Alcuni termini tecnici utilizzati nel manuale CAMPO sottoinsieme del record: esempio: il record del file 'anagrafica unica', è composto da più campi: cognome-nome, indirizzo, data di nascita, cap, ecc. ; variare un record equivale a variare uno o più campi e viceversa. RECORD informazione elementare, es: una anagrafica, un movimento contabile, un protocollo, ecc.; un insieme di record logicamente correlati costituisce un FILE, esempio: l insieme di record anagrafici formano il FILE Anagrafica Unica, un FILE facente parte di un DATABASE viene chiamato anche TABELLA; Un record viene inserito una sola volta, può essere variato più volte, viene cancellato una sola volta. FILE l unità minima gestita dal sistema operativo; un insieme di record omogenei; le caratteristiche dei file vengono definiti in fase di progetto. Un file può contenere un programma, un archivio o una tabella Esempi: l Anagrafica Unica, una lettera, una foto, ecc. DATABASE l insieme dei file gestiti da un programma specifico facenti parte di una determinata procedura PROCEDURA insieme di programmi correlati tra di loro, che costituiscono un applicativo per computer ; spesso la procedura è chiamata semplicemente programma. Archimede e' una procedura informatica ossia un programma. 11

12 PROGRAMMA insieme di istruzioni per il computer; tecnicamente un programma è contenuto in un file con estensione.exe Esempio: il file MainMenu.exe contiene il programma che gestisce il Menù Principale. VIDEATA o FINESTRA rappresentazione sul monitor del computer delle informazioni e delle scelte operative previste. BILANCIO INPUT OUTPUT esercizio contabile che va dal 1 gennaio al 31 dicembre di ogni anno. i dati immessi nel computer attraverso la tastiera, il mouse, lo scanner. i dati restituiti dal computer dopo una elaborazione. Archimede restituisce i dati in 4 forme diverse: - Anteprima sul monitor - Stampa su carta - Invio ad un foglio di calcolo (file con estensione.xls) - Invio ad un gestore testi (file con estensione.rtf) 12

13 INSTALLAZIONE Per l installazione, il programma Archimede viene fornito in un unico file chiamato 'InstallArchimedeXX.exe' dove XX indica la versione del programma stesso. Sono state emesse le seguenti versioni: data vers. descrizione nome del file di installazione gen installazione completa InstallArchimede10.exe mar aggiornamento InstallArchimede11.exe lug aggiornamento InstallArchimede12.exe ott aggiornamento InstallArchimede13.exe mar aggiornamento InstallArchimede20.exe lug aggiornamento InstallArchimede21.exe lug installazione completa InstallArchimede21-Install.exe feb aggiornamento InstallArchimede30.exe feb installazione completa InstallArchimede30-Install.exe set aggiornamento InstallArchimede31.exe Differenza fra le versioni di installazione e quelle di aggiornamento La versione di installazione esegui le funzioni seguenti: cancella Archimede se già installato nel computer, crea sul disco fisso lo spazio dedicato ad Archimede, crea nel menù di windows e sul desktop il richiamo di Archimede, predispone il database vuoto, con solo il bilancio 2013 già configurato. La versione di aggiornamento Aggiorna solamente Archimede, conservando il database preesistente. N.B. E' obbligatorio installare tutti gli aggiornamenti in stretta sequenza di versione, altrimenti la nuova versione non viene attivata. Esempio: se si esegue l installazione della vers. 3.1 e la versione già residente sul computer è diversa da Archimede 3.0, l'aggiornamento 3.1 sebbene installato correttamente non entra in funzione. La versione di Archimede (X.Y) in uso è evidenziata nella finestra del menù principale in alto a sinistra: Archimede X.Y. 13

14 Durante la fase di installazione vengono proposte dal programma alcune domande tecniche e contestualmente le risposte possibili. Una delle risposte possibili viene evidenziata in quanto è quella suggerita dal programma stesso. Si consiglia di scegliere sempre la risposta suggerita dal programma. Non volendo utilizzare il mouse, si può utilizzare il tasto Invio della tastiera, operazione che sceglie appunto, la risposta suggerita dal programma (chiamata anche risposta di default). 14

15 OPERAZIONI INIZIALI ( da eseguire solo dopo la prima installazione della procedura ) Prima di poter utilizzare proficuamente i servizi di Archimede (escluso la gestione della sagra, che non abbisogna di questa fase), è necessario svolgere alcune a- zioni preparatorie inserendo alcune informazioni di base e scegliendo alcuni parametri fondamentali per il buon funzionamento della procedura. Si consiglia di eseguire le operazioni nell'ordine in cui sono qui esposte. Dal menu' principale selezionare: 1) Parametri&Archivi / Anagrafica unica Inserire l anagrafica di ognuno dei componenti del Comitato Direttivo, del Consiglio dei Revisori dei Conti e del Consiglio dei Probiviri. 2) Parametri&Archivi / Identita' Ente Inserire i dati anagrafici del proprio Ente e le cariche sociali L' indicazione delle cariche sociali e' indispensabile per il funzionamento del modulo Comunicazioni e del modulo Documenti&Procedure. La chiave da indicare per l Identità Ente è composta dalla data di elezione del Comitato Direttivo. 3) Parametri&Archivi / Definizione Bilancio Il bilancio 2013 è già definito; verificare ed eventualmente variare le opzioni proposte. Se si intende lavorare con il bilancio 2013, non bisogna svolgere altre azioni e termina qui la fase delle Operazioni iniziali. Se viceversa si intende lavorare su un diverso bilancio, ad esempio il 2014, bisogna procedere con il pulsante 15

16 4) Parametri&Archivi / Definizione Bilancio aprire il bilancio interessato e procedere con il pulsante Lo Stato Patrimoniale Iniziale del primo bilancio gestito con Archimede, necessita dell'inserimento manuale dei dati provenienti dal Bilancio Patrimoniale Finale dell anno precedente. Dal secondo bilancio in poi, lo Stato Patrimoniale Iniziale verrà generato automaticamente da Archimede attingendo i dati dallo Stato Patrimoniale Finale del bilancio precedente. 16

17 MENU PRINCIPALE finestra di accesso al programma La prima finestra che si presenta all'avvio è quella di Identificazione Utente, che controlla l'apertura del programma; passaggio necessario per il rispetto dell'obbligo legale della riservatezza dei dati riferiti a persone fisiche. Per il campo 'Utente' è indifferente digitare in maiuscolo o minuscolo, mentre per il campo 'Password' è necessario rispettare il maiuscolo ed il minuscolo. finestra del menù principale 17

18 18 Parametri & Archivi Tesseramento Contabilità Protocollo Comunicazioni Utilità Sagra Documenti& Procedure Copia database Ripristino database Aggiornamento automatico Piatti (pietanze) Ordinazioni Sagre e Menù Statistiche e Riepiloghi Parametri comunicazioni Invio postale Invio SMS Invio Stampa Registro protocollo Revisionericerca documenti Protocollazione Revisionericerca documenti Digitalizzazione documenti Movimentazione contabile Revisione movimenti Tesseramento Revisione tesseramenti Elenco tesserati Stampa bilancio Riepilogo tesseramenti Stampa schede voci Storico tesseramenti Stampa elenco movimenti Manifestazione / progetto Anagrafica Unica Elenco anagrafiche Scelta bilancio corrente Uscita Definizione Bilancio Identità Ente Stampa elenco fatture Definizione bilancio Definizione nuovo bilancio Gestione voci di bilancio Allineamento Stato Patrimoniale Iniziale Gestione Stato Patrimoniale Iniziale Digitalizzazione

19 PULSANTI CERCA Ad ogni campo contenente un codice di qualsiasi finestra, e' abbinato un pulsante RICERCA. Il pulsante RICERCA apre una seconda finestra che contiene una serie di funzioni specializzate per la ricercare i record dell'archivio in gestione. Esistono tre tipi di tasti per attivare la funzione RICERCA : F3 I primi 2 sono pulsanti grafici, il terzo F3 è un pulsante presente sulla tastiera; la pressione di uno di loro apre la finestra RICERCA connessa al campo in cui è posizionato il cursore se si utilizza il tasto F3. I tasti funzione della finestra RICERCA: Conferma restituisce al campo chiamante il codice del record corrente (ESC) Uscita abbandono della ricerca Informazione da Ricercare L informazione verrà ricercata nella colonna selezionata 19

20 Modalità di ricerca (assume 3 significati) ricerca a partire dal primo carattere a sinistra esempio: 'ro' per trovare roma, rovigo, rosa ricerca in qualsiasi posizione esempio: 'ro' per trovare roma, carovana, carro ricerca a partire dal primo carattere a destra esempio: 'ro' per trovare vetro, umbro, caro Ordinamento (crescente/decrescente) attiva l ordinamento in senso crescente e viceversa Lock Ricerca Blocca il risultato dell'ultima ricerca: le ricerche successive avverranno solo nell'ambito del risultato bloccato Unlock Ricerca Elimina il blocco della ricerca Visualizza tutto Normalmente il risultato della ricerca appena avviato mostra solo i primi 100 records che soddisfano le condizioni di ricerca, questo tasto mostra tutti i records presenti nell'archivio. Alla sinistra del tasto compare il numero di records visualizzati. La limitazione iniziale a 100 records e' fatta solo per velocizzare l'operazione di ricerca. Blocca Conserva le condizioni di ricerca per la prossima chiamata della funzione CERCA 20

21 Seleziona colonna successiva il cui nome e' evidenziato con sfondo giallo Attiva/disattiva la ricerca in modalità Jolly La ricerca viene fatta di norma solo nel campo o nella colonna scelta, questo pulsante allarga la ricerca a tutti i campi ossia a tutte le colonne dell'archivio. Ricerca "OVUNQUE nella tabella. Esportazione Dati Selezionati Il risultato della ricerca viene trasferito in un file con estensione.xls (ad esempio per Microsoft Excel 21

22 PULSANTI COMUNI I pulsanti comuni sono quelli presenti in tutte le finestre di Archimede (tranne la finestra di RICERCA). Sotto alcuni di essi e' indicato il pulsante della tastiera che svolge la stessa funzione (ESC, F2, ecc.). (ESC) Uscita Abbandono della finestra e ritorno al menù precedente. Help online richiama la finestra di help online, che contiene istruzioni relative alla finestra chiamante. Per maggiori informazioni vedi il capitolo Help online. Conferma Conferma dei dati e aggiornamento del database. (F2) Modalità di funzionamento (Variazione/ Visualizzazione Permette di passare dalla modalità "modifica" alla modalità "visualizzazione". Le finestre si aprono in genere in modalità "modifica" Cancellazione Cancella il record corrente, verra' chiesta conferma dell'operazione. Storia del record Visualizza la storia del record corrente: I campi che hanno subito variazioni si colorano di giallo, cliccandovi sopra si ottiene l'elenco delle variazioni,il codice dell operatore che le ha apportate e la data della variazione. 22

23 (F5) Lock Informazioni Attribuisce la proprietà del record corrrente all utente corrente. (F5) Unlock Informazioni Rende indipendente il record corrente: qualsiasi altro utente puo' attribuirsene la proprietà. Utente Proprietario Nome del gruppo di utenti proprietario del record. Visualizza i permessi concessi al proprio ed agli altri gruppi di utenti. solo il proprietario può modificare i permessi di accesso al proprio gruppo. (F4) Gestione Tabella Associata Apre la finestra per la gestione della tabella a cui fà riferimento il campo. E' attivo solo sui campi che contengono un codice. Vedi il capitolo 'I pulsanti RICERCA' 23

24 (F8) Pag Pagina Successiva Nei documenti multipagina permette di passare alla pagina successiva (F7) Pag Pagina Precedente Nei documenti multipagina permette di tornare alla pagina precedente. Numero Pagina Indica il numero della pagina corrente Anteprima Visualizza l'anteprima della stampa Stampa la finestra Stampa l'hardcopy (la foto della finestra) Attiva la Calcolatrice Acquisizione Immagine Attiva l' acquisizione di immagine da scanner o da fotocamera. Visualizza/modifica immagine permette la visualizzazione delle eventuale immagine collegata al documento ed alla sostituzione della stessa. Attiva Duplicazione Informazione Attiva la duplicazione del record corrente. (vedi tasto successivo) Conferma Duplicazione Informazione (vedi tasto precedente) Conferma la duplicazione del record, dopo aver scelto una nuova chiave di accesso. 24

25 HELP ONLINE Il tasto Help online,presente in tutte le finestre di Archimede, apre una finestra ausiliaria che contiene istruzioni relative alla finestra chiamante. A differenza di questo manuale che offre una descrizione generale del programma e delle sue funzioni, l Help online offre una descrizione specifica relativa ai singoli campi della finestra chiamante. E possibile ai fini documentativi, stampare la finestra di Help online con o senza la foto della finestra chiamante. Questa funzione ovviamente non sostituisce il manuale, ma lo integra solamente. Ogni finestra di Archimede ha una finestra di Help online. Esempio: finestra chiamante tasto Help online ---^ 25

26 finestra chiamata La barra inferiore della finestra di Help online (finestra chiamata) contiene vari tasti descritti nel capitolo apposito. Il tasto che permette di inserire la foto della finestra chiamante in testa alla finestra chiamata è il seguente: Il tasto che ne permette la stampa è il seguente: 26

27 ARCHIVI ( TABELLE ) Gli archivi o tabelle costituiscono il database di Archimede e si dividono in 2 tipologie, in base alla caratteristica del codice di accesso. Il codice di accesso è univoco e permette l accesso al record. Esistono 2 tipi di codici di accesso: - numerico - alfanumerico tipo numerico In fase di creazione di un nuovo record, il relativo codice di accesso numerico viene digitato dall'operatore oppure richiesto al programma, mediante il tasto che si trova alla destra del campo stesso. Appartengono a questa categoria: Manifestazione-progetto, Anagrafica unica, ecc. tipo alfanumerico Il codice di accesso alfanumerico puo' essere definito solo dall'utilizzatore. Appartengono a questa categoria: Voci di bilancio, Tipo di consegna, ecc., Dal punto di vista logico gli archivi ( o tabelle) si possono considerare di 2 tipi: - archivi principali ( quelli che contengono le informazioni fondamentali); - archivi minori (quelli che contengono informazioni ausiliarie agli archivi principali). La differenza fra i 2 tipi consiste nel modo di gestione: agli archivi principali si accede mediante una scelta del menu' principale, mentre agli archivi minori si accede mediante il tasto F4 della tastiera oppure mediante il pulsante, entrambi attivi solo quando il cursore si trova appunto in un campo contenente un codice di archivio minore. 27

28 Gli archivi principali sono: Identità ente Voci di bilancio Anagrafiche Manifestazioni-progetti Movimenti contabili Protocollo di corrispondenza Documenti digitalizzati. Esempi di tabelle minori e loro utilizzo: tipo nell'anagrafica unica, sesso nell'anagrafica unica, tipo nella Digitalizzazione Documenti, consegna nella Protocollazione. 28

29 IDENTITA ENTE L identità Ente è la scheda anagrafica della vostra Pro Loco ossia del vostro Ente. La chiave di accesso è di tipo alfanumerico, va fornita dall operatore; ed in particolare è costituita dalla data di elezione degli organi direttivi. La scelta della data di elezione come chiave di accesso all anagrafica della Pro Loco, permette di aggiungere la composizione dei nuovi organi direttivi, senza bisogno di cancellare quelli vecchi. Ma non solo, conserva in sostanza i dati storici della Pro Loco. Il Nome Ente verrà riportato sull intestazione delle stampe. L' indicazione delle cariche sociali e' indispensabile per il funzionamento dei moduli Comunicazioni e Documenti&Procedure. Per tutti i motivi enunciati, si consiglia di compilare l Identità Ente prima di utilizzare uno qualsiasi dei moduli che compongono Archimede. 29

30 DEFINIZIONE BILANCIO Il termine bilancio è riferito alla redazione del bilancio annuale. Prima di poter svolgere qualsiasi operazione contabile (tesseramento, entrate, uscite, ecc. ) è necessario realizzare quanto descritto. E evidente che questa fase si svolge una sola volta all anno. In questa fase è possibile stabilire criteri di gestione del bilancio diversi da quelli dell anno precedente o di qualsiasi altro bilancio. Gestione di Manifestazioni/Progetti L attivazione di questa opzione permette di: poter definire una Manifestazione-progetto; in fase di immissione dei movimenti contabili permette di associare agli stessi il codice della Manifestazione-progetto; rende disponibile la stampa del bilancio della Manifestazione-progetto (un sottoinsieme del bilancio generale). Esempio: quando si riceve un finanziamento da un ente pubblico per una determinata manifestazione, oppure si svolge un servizio per conto di un ente pubblico, si ha poi l'obbligo di documentare l'impiego dei fondi ricevuti presentando appunto un bilancio della manifestazione. E possibile definire più Manifestazioni-progetti per ogni bilancio. Ogni manifestazione-progetto è collegata ad uno specifico bilancio, anche le manifestazioni ricorrenti e con le caratteristiche identiche vanno comunque definite bilancio per bilancio. Gestione del bilancio commerciale Archimede permette di ottenere la stampa del bilancio commerciale e di conseguenza la stampa di quello istituzionale, intendendo per bilancio commerciale quello che contempla le sole attività commerciali. L attivazione di questa opzione permette di: associare l attributo di movimento di tipo commerciale ai movimenti contabili ; rende disponibile la stampa del bilancio di tipo commerciale e la stampa di quello di tipo istituzionale. 30

31 I movimenti senza l attributo di movimento di tipo commerciale vengono considerati movimenti di tipo istituzionale. E sempre attiva la possibilità di stampare il bilancio generale che comprende indistintamente tutti i movimenti; N.B. La 'Gestione del bilancio commerciale' può essere definita anche per una singola Manifestazione-progetto, in quel caso il meccanismo viene attivato solo per quella Manifestazione-progetto. Ovviamente questa opzione è preminente rispetto alla scelta fatta nell ambito della Manifestazione-progetto. Gestione Iva secondo la L. 398/91 L attivazione di questa opzione permette di: etichettare come 'movimenti con iva' i movimenti relativi alle fatture emesse verso clienti, operazione utile per il calcolo dell'iva secondo la normativa stabilita dalla Legge 398 del 1991; attivare la stampa di un elenco dei movimenti con iva, obbligatoria come documento contabile e necessaria per il calcolo dell' Iva da versare. 'Bilancio chiuso' Un bilancio chiuso non può essere scelto ( Scelta bilancio corrente) e quindi è impossibile variarne i movimenti contabili o le voci di bilancio, le uniche funzioni che rimangono attive sono le stampe. Ragionevolmente un bilancio viene 'chiuso', dopo che è stato approvato dall organo competente. Disattivando questa opzione si rende il bilancio nuovamente modificabile. 31

32 Esistono poi 4 tasti-funzione che attivano altrettante sottoservizi nella Definizione del bilancio (per una facile comprensione si consiglia di avere sottocchio la stampa completa di un bilancio qualsiasi, anche di un bilancio vuoto (come quello del 2013 che viene installato insieme ad Archimede) Le voci di bilancio (in termine contabile il piano dei conti ) compongono la struttura fondamentale del bilancio. Si tratta di un archivio di tipo alfanumerico, dove il codice voce può essere solamente definito dall operatore. Sono organizzate con una struttura ad albero, ove il codice assegnato ad ogni singola voce, né determina la posizione gerarchica all interno dell albero : Il livello appena al di sotto della punta dell albero presenta 3 sezioni immutabili, ogni sezione è composta da conti in numero variabile, ogni conto è composto da sottoconti in numero variabile. Mentre le sezioni sono predefinite sia come numero che come codice, il numero dei conti per ogni sezione può variare dal codice 00 al codice 99, così come il numero di sottoconti per ogni conto può variare dal codice 00 al codice 99. I movimenti contabili faranno sempre riferimento al livello più basso cioè ai sottoconti, i conti e le sezioni svolgono il solo compito di raggruppamento e di totalizzazione. Al livello più elevato, appena sotto la punta dell albero, sono presenti le tre sezioni predefinite e non modificabili: EC conto economico, PA stato patrimoniale attivo, PP stato patrimoniale passivo I 2 livelli inferiori (conti e sottoconti) sono modificabili dall operatore. Poiché il codice assegnato ad ogni singola voce né determina la posizione gerarchica, si consiglia la massima attenzione nella manipolazione dell archivio delle Voci di Bilancio. 32

33 ALBERO DELLE VOCI DI BILANCIO (PIANO DEI CONTI) VOCI DI BILANCIO EC conti economici PA stato patrimonio attivo PP stato patrimonio passivo EC10 proventi EC20 oneri PA20 immobilizzazioni PP10 patrimonio netto EC1002 contributi privati EC1003 quote associative EC2001 spese di personale EC2003 spese per servizi PA2001 valore di acquisto PA2002 fondo ammortamento PP1001 fondo di riserva PP1003 risultato bilancio corrente 33

34 Permette la preparazione e la definizione di un nuovo bilancio, che può essere solo successivo al bilancio più recente; in questa fase vengono duplicate le voci di bilancio dal vecchio al nuovo e viene preparato lo Stato Patrimoniale Iniziale del nuovo bilancio attingendo i saldi dallo Stato Patrimoniale Finale del vecchio.. E anche possibile definire un bilancio precedente al bilancio più vecchio, in questo caso vengono solo duplicate le voci di bilancio. Esiste quindi la possibilità di inserire in Archimede i bilanci già chiusi relativi agli anni passati, per conservarli nel database di Archimede e poterli eventualmente ristampare; in questo caso si suggerisce di inserire anche le vecchie Identità della Pro Loco. Lo SPI (Stato Patrimoniale Iniziale) viene generato di norma durante la fase di definizione del nuovo bilancio. Poichè il bilancio dell anno vecchio è soggetto a modifiche di assestamento durante i primi mesi del nuovo anno, cioè dopo l'apertura del nuovo, anche lo SPI (che deriva dal bilancio precedente, ossia dallo Stato Patrimoniale Finale del bilancio precedente), è soggetto a modifiche. Questa funzione ricalcola lo S.P.I. del nuovo bilancio attingendo i dati dal bilancio dell'anno precedente. Permette di variare manualmente lo SPI creato da una delle due precedenti funzioni; oppure permette di inserire i dati dello SPI del primo bilancio gestito con Archimede. La variazione avviene manualmente voce per voce. 34

35 ANAGRAFICA UNICA L'Anagrafica Unica è l'archivio principale della procedura, interfacciato da tutti i moduli funzionali che compongono Archimede tranne il modulo Sagra. Ogni soggetto, che sia una persona fisica oppure un Ente oppure una societa', deve innanzitutto essere codificato nell'anagrafica Unica, prima di poter essere utilizzato in un qualsiasi modulo di Archimede. Anagrafica unica Unica stà appunto ad indicare che si tratta dell'unico archivio contenente dati anagrafici; questa scelta elimina il rischio dei doppioni e dà la certezza dei dati anagrafici. Solo al momento del richiamo di una anagrafica in uno o più dei moduli funzionali, la stessa assume una o piu' qualifiche: socio, cliente, fornitore, dirigente, ecc. L Anagrafica contiene molti dati e si mostra in modo diverso a seconda del tipo (persona fisica, ente, struttura Unpli, ecc. ); il tipo infatti, e' il primo campo richiesto dopo il codice. Elenco anagrafiche per ottenere un elenco parziale o totale delle anagrafiche contenute nell'archivio Anagrafica Unica. 35

36 SCELTA BILANCIO CORRENTE Poiché Archimede è in grado di gestire contemporaneamente più bilanci, i modulo Tesseramento e Contabilità fanno riferimento all ultimo bilancio scelto, che per controllo visivo viene mostrato in tutte le finestre appartenenti ad ognuno dei 2 moduli citati. L unica funzione della Contabilità, che non fa riferimento al bilancio scelto, e che chiede direttamente il bilancio su cui agire, è la Stampa bilancio. Questa funzione non permette di scegliere un bilancio chiuso (vedi Definizione bilancio). 36

37 TESSERAMENTO <modulo> Questo modulo provvede alla gestione dei soci, oltre che all'acquisizione dei dati di tesseramento (codice anagrafico del socio, data tesseramento, importo, numero di tessera consegnata, modalità di pagamento). Provvede inoltre, in modo automatico, al trasferimento dei dati verso il modulo di contabilità, creando automaticamente un movimento di entrata nel sottoconto di Cassa o nel sottoconto di Banca. Poiché Archimede è destinato sia alle Pro Loco che alle altre strutture Unpli (Bacini, Consorzi, Comitati provinciali, Comitati regionali, Sede nazionale), la Gestione soci permette la selezione dei dati e l'ordinamento ad ogni livello della struttura. E' evidente che ogni Ente potrà ottenere in uscita solo i dati corrispondenti al proprio livello ed ai livelli inferiori (ossia solo i dati inseriti nel computer). Tesseramento Per tesserare un socio è necessario che i dati anagrafici dello stesso siano presenti nell'anagrafica Unica, così come per qualsiasi soggetto che abbia rapporti con l'ente. Il tesseramento genera automaticamente il relativo movimento contabile di entrata di cassa o di banca. 37

38 Revisione tesseramento Visualizza gli ultimi tesseramenti effettuati. Permette inoltre di selezionare uno o più record mediante l utilizzo di uno o più criteri di selezione. Per attivare la modifica del record voluto è necessario il doppio click nella corrispondente casella di sinistra. Una volta attuata e confermata la modifica si torna a questo elenco. Stesso procedimento in caso di eliminazione del record. Per visualizzare gli effetti della modifica è necessario utilizzare il tasto 38

39 Elenco tesserati Permette la stampa del Libro dei Soci, che e' un documento con rilevanza fiscale ( le quote di tesseramento sono esentasse ). L'ordinamento può avvenire per Cognome-nome oppure per Numero-tessera. Oltre alla possibilità di ottenere l'elenco totale o parziale dei tesseramenti, è anche possibile richiedere l'elenco dei tesserati in un determinato periodo. Riepilogo tesseramenti Il riepilogo dei tesseramenti contempla solo il numero delle quote incassate a fronte di altrettanti tesseramenti. Con la possibilità di selezionare un determinato periodo; Anche questa stampa mostra i dati ordinati a livello di Italia/Regione/Provincia. Storico tesseramenti Contempla il periodo che và dal 2008 (anno di nascita di Archimede) fino al In prossimità del 2020 il periodo verrà certamente adeguato. Esso mostra la storia dei tesseramenti di ogni socio, evidenziando gli anni in cui è stato tesserato ed il relativo n di tessera. 39

40 CONTABILITA <modulo> Questo modulo permette le seguenti operazioni: 1. registrazione dei movimenti contabili (primo inserimento), 2. revisione dei movimenti contabili inseriti (modifica o cancellazione), 3. stampa del bilancio completo, 4. stampa del bilancio di una manifestazione, 5. stampa elenco fatture emesse per il calcolo dell'iva secondo la L.398/91, 6. stampa elenco dei movimenti (brogliaccio di prima nota), 7. stampa dei movimenti relativi ad una determinata voce del bilancio, 8. stampa dei movimenti relativi ad un determinato soggetto. E' possibile ottenere la stampa di vari tipi di bilancio: 1) bilancio completo, 2) bilancio di una manifestazione, 3) bilancio commerciale completo oppure di una manifestazione, 4) bilancio istituzionale completo oppure di una manifestazione, 5) bilancio parziale relativo ad un determinato periodo dell anno. 40

41 Inserimento dei movimenti contabili (Contabilità movimentazione contabile) L inserimento dei movimenti contabili è la funzione fondamentale per la preparazione del bilancio annuale; Esistono tre tipologie di movimenti contabili. - movimenti di ENTRATA - movimenti di USCITA - movimenti ALTRO I primi due tipi riguardano la banca o la cassa, mentre il terzo tipo (movimento ALTRO) permette di inserire tutti gli altri tipi di movimenti non classificabili come entrata o come uscita. In questa videata, a secondo delle scelte fatte nella fase di definizione del bilancio, compare o meno la richiesta del codice Manifestazione-Progetto. Dopo aver scelto il tipo di movimento compare la videata richiesta: 41

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43 L ultimo campo richiesto, Data Scadenza, permette di attivare una segnalazione relativa al movimento nello Scadenziario; può essere utilizzato per le scadenze di pagamento delle bollette e delle fatture. 43

44 Se è stata attivata la Gestione Iva secondo la Legge n 398 del 1991 (vedi Definiizone Bilancio) e la Voce di Bilancio ha l automatismo di provento soggetto ad I- va, nella finestra compaiono altri 3 campi necessari per la stampa dell Elenco fatture emesse e corrispettivi: N.Fattura, % iva, Importo Iva. La casella Importo deve sempre contenere il totale del documento, ossia della fattura in questo caso. Da notare che non esiste alcun campo che contenga l imponibile, per cui il programma non effettua nessun calcolo, né alcuna verifica totale del documento. 44

45 Revisione movimenti Per visualizzazione/modifica/cancellazione dei movimenti contabili inseriti. Vengono immediatamente presentati i 300 movimenti contabili più recenti in ordine decrescente di data (prima il più recente), ma se il movimento o i movimenti cercati non è tra questi, è possibile attivare la ricerca mirata agendo sui criteri di selezione. Alla pari dell Inserimento movimenti, anche la Revisione movimenti agisce sul bilancio scelto con la funzione Scelta bilancio corrente. Per aprire in modifica un movimento, è necessario il doppio click sulla casella vuota alla sinistra della riga contenente il movimento. Al termine della modifica, la cui finestra è identica a quella dell Inserimento, si torna a questa finestra. Per visualizzare l effetto delle modifiche appena effettuate bisogna premere il tasto 45

46 Stampa del bilancio E' possibile stampare il bilancio sotto varie forme: bilancio completo bilancio di una Manifestazione-progetto; bilancio dell'anno intero oppure di un determinato periodo; bilancio commerciale; bilancio istituzionale ; bilancio sintetico, stampa solo le voci di conto (senza il dettaglio delle voci delle voci di sottoconto); bilancio ridotto, stampa solo i sottoconti movimentati; Questa funzione è l unica fra le funzioni contabili e le funzioni si tesseramento, che richiede anche il bilancio su cui agire, e non si basa come tutte le altre funzioni sulla scelta del bilancio corrente. Questa possibilità permette di stampare anche un bilancio chiuso, mentre tutte le altre funzioni contabili e di tesseramento non possono agire sui bilanci chiusi. 46

47 Stampa Schede Voce di bil. e/o Soggetto Considera solo le voci di livello più basso, ossia i sottoconti, è anche possibile stampare con un colpo solo tutti i sottoconti di un determinato conto, poiché nella finestra viene richiesto un range di sottoconti da stampare (dal... al); laddove non si indica alcun sottoconto, il campo dal assume il valore del sottoconto con codice più basso in assoluto, così come se non si indica alcun valore nel campo al, lo stesso assume il valore del sottoconto con il codice più alto. Mentre il bilancio permette la visione d'insieme della gestione contabile evidenziando solo il totale di ogni sottoconto, di ogni conto e di ogni sezione, la Scheda Voce di bilancio permette la visione dettagliata dei movimenti contabili riguardanti ogni voce di bilancio di livello sottoconto. Allo stesso modo la scheda di un soggetto, evidenzia i movimenti fra l'ente ed il soggetto (fornitore, cliente, socio, ecc.). 47

48 Elenco Movimenti Contabili) Per la stampa del brogliaccio di contabilità. Il brogliaccio è una lista nuda e cruda dei movimenti contabili, è utile per un controllo dettagliato dei movimenti nell ambito di un bilancio. Vengono evidenziati in dettaglio tutti i movimenti contabili in ordine di data, l unica selezione presente riguarda il bilancio ed il periodo, nell ambito del bilancio, da considerare. Se non si indica nulla nel campo dal, esso assume il valore della data più vecchia; se non si indica nulla nel campo al esso assume il valore della data più recente. Classificazione dei movimenti: ME movimento di entrata MU movimento di uscita MA movimento di altro tipo TE quota di tesseramento 48

49 Elenco fatture emesse e corrispettivi Questa stampa viene prodotta solo se si è scelto di gestire la contabilità secondo la L. 398/91nella Definizione del bilancio e si son registrati i movimenti contabili interessando una voce di bilancio avente l automatismo IV movimento soggetto a Iva. Produce l elenco delle fatture emesse nel periodo scelto, elenco necessario per il calcolo dell' Iva da versare mediante il modulo F24. Questa stampa è poi da conservare come documento di rilevanza fiscale. 49

50 ELEMENTI DI RAGIONERIA Residui attivi e passivi Si definiscono residui attivi tutte le somme accertate e non riscosse nel corso dell'esercizio. I residui attivi devono essere conservati nel conto dei residui fino all'atto della riscossione delle somme relative o fino a quando non si dichiari l'inesigibilità, insussistenza o prescrizione di dette somme. La cancellazione dei residui attivi può avvenire solo tramite una deliberazione del Consiglio Direttivo, da adottarsi prima dell'approvazione del rendiconto gestionale. Si definiscono residui passivi le spese impegnate e non pagate entro la fine dell'esercizio. I residui passivi vengono conservati nel conto dei residui fino all'avvenuto pagamento o fino a che non se ne dimostri l'insussistenza o prescrizione. La cancellazione dei residui passivi, totale o parziale, può avvenire solo previa apposita delibera del Consiglio Direttivo, da adottarsi prima dell'approvazione del rendiconto, e previo riaccertamento dei debiti per verificarne la reale o meno sussistenza delle ragioni che avevano determinato la registrazione contabile. Ovviamente i residui attivi fanno parte dello Stato Patrimoniale Attivo, mentre i Residui passivi fanno parte della Stato Patrimoniale Passivo. I Residui attivi e passivi sono utilizzati nella contabilità degli Enti pubblici, mentre nella contabilità degli Enti privati sono utilizzati i Ratei e risconti, descritti nella pagina successiva. 50

51 MANIFESTAZIONI-PROGETTI Per poter definire una Manifestazione-Progetto, è necessario che nella Definizione bilancio sia attiva l'opzione Gestione Manifestazioni-Progetti. Archimede è in grado di gestire il bilancio di una singola manifestazione-progetto oltre che il bilancio generale; il bilancio di una Manifestazione-Progetto è ovviamente un sottoinsieme del bilancio generale; In seguito alla scelta fatta in Definizione Bilancio di voler gestire anche il bilancio di una o più Manifestazioni-Progetti, nella fase di Inserimento movimenti contabili si avrà la possibilità di dichiarare il codice della eventuale Manifestazione- Progetto a cui il movimento appartiene. In questo caso il movimento confluisce sia nel bilancio generale che nel bilancio della Manifestazione-Progetto, viceversa se non si indica alcun codice di Manifestazione-Progetto il movimento confluisce solo nel bilancio generale. Gestione attività commerciale Questa opzione attiva la possibilità di ottenere per la Manifestazione-Progetto oltre che il bilancio completo, anche il bilancio commerciale e/o il bilancio istituzionale. Nella fase di inserimento dei movimenti contabili si avrà la possibilità di dichiarare il tipo di movimento (commerciale o istituzionale) della Manifestazione- Progetto a cui il movimento appartiene. Da notare che questa opzione è presente anche nella Definizione bilancio, nel qual caso essa riguarda tutti i movimenti ed è priorità rispetto alla scelta fatta per una o più Manifestazione-Progetto. Gli altri campi: località, periodo, programma, sono indispensabili per il modulo Documenti&Procedure. Vedere il capitolo successivo -Gestione delle prenotazioni. 51

52 GESTIONE DELLE PRENOTAZIONI Alla finestra principale della Manifestazione-Progetto è associata una seconda finestra per la gestione delle prenotazioni. Classici esempi di prenotazioni sono le gite turistiche, gli spettacoli in ambienti con posti numerati e d assegnati, ecc. Il passaggio da una finestra all altra e viceversa, è realizzato con 2 tasti funzione presenti sulla barra inferiore: per passare alla finestra successiva per tornare alla finestra precedente Per la stampa delle prenotazioni effettuate si utilizzano i seguenti tasti funzione, anch essi presenti sulla barra inferiore: per l anteprima di stampa per la stampa 52

53 GESTIONE IVA L.398/91 Per attivare la gestione Iva secondo la Legge 398/91 è necessario: 1 - fare l'apposita scelta in Parametri&Archivi / Definizione bilancio 2 - individuare la voce di bilancio collegata alle fatture emesse, ed aggiungervi l'automatismo "IV" (proventi soggetti ad iva). Durante la registrazione dei movimenti che utilizzano una voce di bilancio con automatismo 'IV' attivato, vengono richieste tre ulteriori informazioni: - n fattura, - aliquota iva, - imponibile iva. N.B. Nel campo 'Importo' va sempre indicato il totale fattura. Il programma non effettua alcun controllo di merito sul calcolo dell'iva, è compito dell'operatore inserire i dati esatti. La funzione di menù Contabilità / Stampa fatture emesse e corrispettivi produce l'elenco delle fatture emesse nel periodo richiesto, documento di rilevanza fiscale e base di calcolo dell'iva da versare trimestralmente col modello F24. 53

54 PROTOCOLLO della CORRISPONDENZA <modulo> Il modulo Protocollo si occupa della catalogazione e della archiviazione digitale della corrispondenza inviata e ricevuta. Ad ogni documento protocollato viene assegnato un numero di protocollo. La numerazione è unica ed è continua negli anni,non è quindi previsto alcun azzeramento del numeratore del protocollo ad inizio anno. Ad ogni corrispondenza protocollata, oltre ai riferimenti di tipo descrittivo della corrispondenza stessa, può essere associato anche il documento stesso, sotto forma di immagine (ottenuta con la scansione del documento), oppure sotto forma di testo (ottenuto con un qualsiasi gestore di testi). In particolare, l'immagine viene completamente gestita e memorizzata da Archimede nel proprio database, mentre il testo rimane memorizzato fuori dal database di Archimede, che ne conserva solamente il nome ed il percorso di accesso. Le informazioni associate alla corrispondenza in ENTRATA sono: 1 - n protocollo 2 - data di protocollazione 3 - mittente 4 - tipo di consegna 5 - oggetto 6. nome del file contenente il testo 7 immagine ; mentre quelle associate alla corrispondenza in USCITA sono: 1 - n protocollo 2 - data di protocollazione 3 destinatario 4 - tipo di consegna 5 autore 6. nome del file contenente il testo 7 oggetto 8 - ulteriori destinatari 9 immagine. I dati anagrafici di tutte le figure richiamate (mittente, destinatario, corrispondente, autore) devono ovviamente essere presenti nell'anagrafica Unica. 54

55 Protocollazione Questa funzione permette l inserimento nel database di Archimede dei protocolli di entrata e di quelli di uscita; è sostanzialmente la fase primaria della gestione del Protocollo della corrispondenza. La prima videata che si presenta richiede la data di protocollazione ed il tipo di protocollo da inserire (di Entrata o di Uscita) Viene proposta la data del giorno, che può essere variata. Seguono le 2 videate successive, specifiche a seconda che la richiesta riguardi un protocollo di Entrata o un protocollo di Uscita. La finestra della corrispondenza in USCITA contiene 2 campi in più rispetto a quella della corrispondenza in ENTRATA : l Autore del documento, che è normalmente una persona interna all Ente, ed Altri destinatari, qualora la corrispondenza sia inviata a più di un destinatario. 55

56 Nella barra inferiore di entrambe le finestre è presente il pulsante che attiva la scannerizzazione del documento da protocollare:. La scannerizzazione è descritta nel capitolo Gestione delle immagini. 56

57 Revisione-ricerca protocolli La revisione-ricerca dei protocolli presenti nel database permette il ritrovamento del protocollo desiderato e la sua visualizzazione, permette inoltre la variazione o la eliminazione del protocollo visualizzato. Alla prima apertura della finestra vengono mostrati i 300 protocolli più recenti in ordine inverso di data, ossia dal più recente; la limitazione a soli 300 record è suggerita solo dalla necessità di avere un tempo di risposta accettabile, laddove esiste un archivio protocollo piuttosto grande. Utilizzando uno o più criteri di selezione si può individuare velocemente il protocollo o i protocolli voluti. I criteri di selezione previsti sono i seguenti: - Tipo (Entrata, Uscita), - Periodo dal al, per limitare la ricerca ad un determinato periodo, - Autore del documento in uscita, - Tipo di consegna del documento (fax, , raccomandata, ecc.), - Oggetto: una stringa di caratteri, - Corrispondente (mittente o destinatari), a seconda del Tipo. Dopo aver indicato nuovi criteri di selezione, è necessario premere il pulsante:, per attivare la ricerca e visualizzarne il risultato. 57

58 Una volta che il protocollo desiderato è visibile nella finestra di Revisione/ricerca protocolli, per visualizzarlo in dettaglio oppure per variarlo o eliminarlo è necessario un doppio click dopo aver posizionato il cursore nella prima colonna della riga contenente il protocollo stesso. Dopo la selezione del protocollo vengono mostrati in una nuova finestra tutti i campi dello stesso, questa nuova finestra è utile per la sola visualizzazione oppure può essere utilizzata per variare uno o più campi o altro ancora, per cancellare l intero record del protocollo. Alla conferma di questa finiestra di nome Revisione Protocollo, si torna alla finestra di Revisione-ricerca Protocolli, dove per visualizzare la nuova situazione del protocollo modificato o eliminato, è necessario premere il pulsante: finestra di modifica o di cancellazione di un protocollo di Uscita 58

59 finestra di modifica o di cancellazione di un protocollo di Entrata Il pulsante presente nella barra inferiore permette di visualizzare l immagine collegata al protocollo, ma anche la sostituzione della stessa immagine con una nuova, mediante il modulo Gestione Immagini, a cui si rimanda. 59

60 Lista protocollo Questa funzione permette la stampa del classico Registro di protocollo, laddove si ritenga necessario averlo anche su supporto cartaceo. Ovviamente utilizzando Archimede, e' assolutamente superfluo questa stampa del registro, in quanto tutti i dati rimangono memorizzati nel database e per fare ricerche e successive consultazioni sia dei numeri di protocollo che dei relativi documenti provvede direttamente in modo drasticamente più veloce e più efficiente. Per beneficiare appieno di Archimede rimane l onere di eseguire le Copie degli archivi regolarmente e sistematicamente, utilizzando almeno 2 supporti di memoria esterna che vengono utilizzati in modo alternativi ( vedi Utilità/Copie Archivi). In questo modo, in un dato momento, avremo il database memorizzata sull hard disk, una copia dello stesso database memorizzata sul supporto di memoria e- sterna n 1 ed una copia del database della sessione precedente di lavoro, sul supporto di memoria esterna n 2. I classici supporti di memoria esterna sono la penna Usb oppure il DVD. 60

61 DIGITALIZZAZIONE DOCUMENTI<modulo> La digitalizzazione dei documenti permette di fotografare i documenti cartacei e di memorizzarli nel database di Archimede, mediante l'ausilio dello scanner. A differenza del modulo Protocollo, questo permette la gestione elettronica di tutti gli altri documento diversi dalla corrispondenza inviata e ricevuta. La funzionalità e lo scopo finale, nonché l operatività, rimangono identici al Protocollo. La digitalizzazione dei documenti persegue i seguenti vantaggi: - ricerca elettronica dei documenti con evidenti vantaggi in termini di tempo e di accuratezza della ricerca. - eliminazione degli archivi cartacei, laddove c'e' carenza di spazio fisico; o quantomeno possibilità di conservazione dei documenti in luoghi diversi dalle sede, avendone bisogno solo in casi eccezionali; - rimane la possibilità di poter ottenere in qualsiasi momento una copia su carta dei documenti digitalizzati. E' evidente che il maggior beneficio nell uso di questo modulo, si ottiene nella fase di ricerca, essa infatti permette la selezione in quattro modi diversi: 1. in un periodo di tempo definito (compreso fra 2 date). 2. per tipo di documento (ricevuta di pagamento, verbali assemblee, ecc.). 3. utilizzando una o più parole del campo Oggetto. 4. utilizzando il corrispondente o chi ha rilasciato il documento. I quattro criteri di ricerca posso essere utilizzati singolarmente oppure insieme, in qualsiasi modo combinati. Esempio: ricerca delle ricevute di pagamento di un determinato corrispondente in un determinato periodo. 61

62 Digitalizzazione documenti Questa è la funzione principale che permette l inserimento nel database di Archimede di qualsiasi documento, che si presenti indifferentemente in forma cartacea o in forma elettronica; è sostanzialmente la funzione primaria del modulo Digitalizzazione. La videata che si presenta propone, oltre che il numero sequenziale assegnato in automatico, la data del giorno che è modificabile Nella barra inferiore della finestra è presente il pulsante che attiva la eventuale scannerizzazione del documento da digitalizzare:. La fase di scannerizzazione vera e propria è descritta nel capitolo Gestione delle immagini. 62

63 Revisione-ricerca documenti La revisione-ricerca dei documenti presenti nel database permette il ritrovamento del documento desiderato e la sua visualizzazione, permette inoltre la variazione o la eliminazione dello stesso. Alla prima apertura della finestra vengono mostrati i 300 documenti più recenti in ordine inverso di data, ossia dal più recente al meno recente; la limitazione a soli 300 record è suggerita dalla necessità di avere un tempo di risposta accettabile, laddove esiste un archivio di documenti piuttosto grande. Indicando uno o più criteri di selezione si può individuare velocemente il documento o i documenti voluti. I criteri di selezione previsti sono i seguenti: - Tipo documento (contratto, foto, verbale assemblea, ricevuta di pagamento), - Periodo dal al, per limitare la ricerca ad un determinato periodo, - Oggetto: una stringa di caratteri, - Corrispondente, se esiste. Dopo aver indicato nuovi criteri di selezione, è necessario premere il pulsante:, per attivare la ricerca e visualizzarne il risultato. Una volta che il documento desiderato è visibile nella finestra di Revisionericerca documenti, per visualizzarlo in dettaglio o eventualmente per variarlo o 63

64 eliminarlo, è necessario un doppio click dopo aver posizionato il cursore nella prima colonna della riga contenente il documento stesso. Nella finestra Revisione documenti vengono mostrati tutti i campi del documento precedentemente selezionato, è inoltre possibile effettuare variazioni di uno o più campi o cancellare l intero documento utilizzando l apposito pulsante presente nella barra inferiore. Dopo la conferma di questa finestra si torna alla precedente finestra di Revisione-ricerca documenti, dove per visualizzare la nuova situazione del documento modificato o la sua scomparsa perché eliminato, è necessario premere il pulsante: La presenza nella barra inferiore del pulsante significa che esiste una immagine collegata al documento; questo stesso tasto permette la visualiz-zazione dell immagine, ma anche la sostituzione della stessa con una nuova immagine, mediante il modulo Gestione Immagini, a cui si rimanda. La presenza invece del pulsante (sostanzialmente simile al precedente, ma con sfondo bianco anziché gialli), significa che al documento non è associata alcuna immagine e con l uso di questo tasto si può attivare la Gestione immagini per associarvi una immagine. 64

65 GESTIONE DELLE IMMAGINI Il servizio di Gestione delle immagini viene avviato dal modulo Protocollo (Protocollazione della corrispondenza in entrata e in uscita) e dal modulo Digitalizzazione (Archiviazione ottica dei documenti cartacei), attraverso un apposito pulsante presente nella barra inferiore delle relative finestre. Il pulsante che provvede all apertura della finestra Immagine assume 2 aspetti, che segnalano la presenza di 2 situazioni operative diverse: Con sfondo grigio, significa che NON esiste un immagine collegata al protocollo o al documento in gestione Con sfondo giallo, significa che esiste già un immagine collegata al protocollo o al documento in gestione. In conclusione il tasto con sfondo grigio attiva la prima acquisizione dell immagine, mentre quello con sfondo giallo permette di sostituire l immagine già esistente, ossia di eliminarla o semplicemente visualizzarla. 65

66 finestra della Gestione Immagini La prima volta che si utilizza la Gestione immagini bisogna selezionare e settare lo scanner collegato al computer, con le funzioni presenti nella barra del menù: File / Seleziona scanner e File / Preferenze scanner. Prima di queste operazioni, lo scanner deve essere stato installato e deve esserne stata verificata la funzionalità secondo le istruzioni fornite dal fornitore. La barra del menù della finestra Immagine: Oltre che la scelta ed il settaggio dello scanner,permette di visualizzare l immagine in diversi modi, nonché aggiungere annotazioni sull immagine stessa. 66

67 La barra inferiore della finestra Immagine contiene i seguenti tasti funzione: per avviare l'acquisizione dell immagine da scanner per variare la visualizzazione dell'immagine per stampare l'immagine ( non utilizzato) per scorrere le pagine avanti e indietro per uscire dalla finestra Immagine Allorchè la finestra Immagine visualizza l' immagine appena scannerizzata, significa che la stessa è stata già consegnata ad Archimede che quindi provvederà ad archiviarla nel database alla conferma della finestra che ha richiamato la finestra Immagine. N.B. La dimensione del file contenente l'immagine memorizzata nel computer e quindi la occupazione di spazio sul disco fisso, è tanto più elevata quanto più e- levata e' la qualità ( risoluzione ) dell'immagine stessa. 67

68 DOCUMENTI & PROCEDURE <modulo> Questo modulo svolge funzioni varie: stampa (secondo il meccanismo di stampa unione ) documenti vari costituiti da una parte fissa già presente e da una parte variabile che viene digitata di volta in volta; costituisce una guida delle azioni da svolgere per la preparazione di richieste e di comunicazioni, secondo il principio del "cosa fare in caso di". Risponde in sostanza a quesiti di questo tipo: a chi chiedere e sotto quale forma, l autorizzazione per effettuare una lotteria? a chi e come comunicare l'elezione del nuovo direttivo del mio Ente? a chi e come chiedere l autorizzazione per una manifestazione sul suolo pubblico? Non è quindi un gestore di testi (come ad esempio Microsoft Word), ma realizza quella funzione dei gestori di testo avanzati, che in termine tecnico viene chiamato "stampa unione", ossia prepara e stampa una lettera fondendo la parte fissa (il testo già predisposto), con la parte variabile ( i destinatari), attinta dal database. Il risultato è inizialmente visibile sul monitor e può solo essere inviato alla stampante, non può essere modificato. 68

69 COMUNICAZIONI <modulo> Questo modulo permette l'invio di comunicazioni di massa a mezzo: (posta elettronica) SMS (Short Message System) postale (documento cartaceo). Indicando singolarmente i destinatari oppure attingendoli in modo massivo dall Anagrafica Unica e protocollando automaticamente ogni messaggio inviato. Per l'invio postale è necessario disporre di una stampante collegata al computer. Per l'invio oppure SMS è necessario disporre del collegamento ad internet. Mentre l'invio di è in genere gratuito in quanto servizio compreso nel canone di accesso a internet, l'invio di SMS è un servizio a pagamento offerto da alcuni fornitori di servizi internet. Per poter inviare SMS è quindi necessario appoggiarsi ad un fornitore del servizio secondo un semplice meccanismo: ci si registra sul sito del fornitore, si acquista del credito (come avviene per i telefoni cellulari), si affidano al fornitore i messaggi da inviare, il fornitore provvede alla consegna scalandone il costo dal credito acquistato e fornisce il monitoraggio delle spedizioni e delle consegne effettuate. Il fornitore scelto per Archimede e' la Società R&D Communication Srl di Montorio Verona, con cui è stato concordato un listino riservato all UNPLI, scontato del 18% rispetto ai normali prezzi di listino. 69

70 Invio , SMS, postale Le 3 finestre di invio sono identiche, tranne piccole differenze. I destinatari possono essere prelevati singolarmente dall Anagrafica Unica digitandone il codice nel campo apposito, oppure possono essere scelti per gruppi utilizzando uno dei tasti funzione dedicati parte superiore comune alle 3 finestre di invio. inserisce fra i destinatari tutti i nomi dei componenti il Consiglio direttivo, così come specificato nella funzione Parametri&Archivi / Identità Ente. inserisce fra i destinatari i nomi dei soci (modulo Tesseramento) dell anno indicato nel primo campo oppure i nomi dei soci tesserati in entrambi gli anni indicati nei due campi. Questa seconda scelta è utile per convocare i soci votanti nelle assemblee (tesserati nell anno in corso e nell anno precedente). inserisce fra i destinatari tutte le anagrafiche aventi il campo Tipo soggetto uguale a quello indicato. La classificazione dei tipo soggetto prevede: AF associazione CP comitato provinciale CR comitato regionale CU circolo Unpli EN ente pubblico PF persona fisica PL pro loco 70

71 SC SP società di capitali società di persone scelta di secondo livello, che seleziona anche sul campo Provincia di residenza. E associabile solo alle due scelte di primo livello: ai soci anno: ed ai Tipo sogg:. 71

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73 Altre informazioni. Oggetto interessa solo l'invio , per l'invio postale l'oggetto va digitato direttamente nel campo Testo. N. destinatari indica il numero di destinatari inseriti. Caratteri digitati contatore dei caratteri digitati nel campo Testo; (anche lo spazio conta come un carattere). Crt disponibili (max 160) interessa solo l'invio SMS caratteri ancora disponibili per completare un SMS, che puo' contenere massimo 160 caratteri. Nel caso di messaggio superiore a 160 caratteri esso viene spezzato in due o piu' SMS fino a completare l'invio dell'intero Testo. Qualità del mess. Protocollazione Autore Testo interessa solo l'invio SMSe riguarda i tempi di consegna. per inserire automaticamente il messaggio inviato nel protocollo di Posta in uscita. informazione necessaria per la protocollazione. in questo campo viene digitato il testo del messaggio da inviare. Nel caso di invio postale bisogna digitare anche la riga oggetto: "Oggetto: xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx". funzione che permette di visualizzare il credito residuo in n di sms a credito. 73

74 Parametri comunicazioni Poiché l invio di nonché di SMS utilizza la rete internet, rete esterna al nostro computer, Archimede ha bisogno di conoscere le informazioni indispensabili per l accesso ai servizi esterni internet. Al contrario l invio postale non necessita di questi parametri. Predisposizione all'invio di SMS 1) Registrarsi al sito del fornitore del servizio SMS utilizzando la funzione: Comunicazioni/Parametri comunicazioni/ questa funzione apre la pagina web del fornitore R&D, dove effettuare la registrazione. Completata la registrazione, si riceve una contenente i dati di accesso al servizio SMS, ossia Username e Password; dati che vanno inseriti nei rispettivi campi di Archimede con la funzione: Comunicazioni/Parametri comunicazioni/parametri SMS; completata questa fase è possibile procedere con l'acquisto di credito SMS. 2) Acquisto di credito SMS: utilizzando la funzione: Comunicazioni/Parametri comunicazioni/, si apre la pagina web del fornitore che presenta fra le varie scelte il negozio online, dove è appunto possibile acquistare credito SMS: sono disponibili tagli diversi di acquisto e sistemi diversi di pagamento. 3) Altri parametri per l invio di SMS. Posizione Browser internet: questo campo indica ad Archimede la posizione ed il navigatore da utilizzare; nel nostro caso è indicato Microsoft Explorer. Mittente: il contenuto di questo campo sarà mostrato come mittente dei nostri SMS; è possibile indicare un nome composto da massimo 11 caratteri oppure indicare un numero di lunghezza massima 16. Qualità del messaggio (verrà proposto in fase di invio SMS): esistono 3 scelte per questo campo: internazionale alta qualità 74

75 alta qualità con notifica. il primo è il livello più basso Qualità del messaggio internazionale Gateway BEST EFFORT, il che vuol dire che l'sms non è tracciabile (la notifica di ricezione non è disponibile), si possono verificare dispersioni minime per invii massicci, e la consegna è di norma garantita in pochi secondi ma è soggetta all intensità del traffico sulle rotte. Quindi in periodi di elevato traffico sulla rete globale si possono avere ritardi di ricezione di alcuni minuti. alta qualità alta qualità con notifica I Gateway di Alta Qualità e Alta Qualità con Notifica sono Gateway certificati, il che vuol dire che si ha la notifica di ricezione dell'sms. Con il Gateway di Alta Qualità con Notifica tale informazione è disponibile anche all'utente finale. Per entrambi questi due Gateway è possibile personalizzare il mittente dell'sms, in rispetto dello standard GSM. Il mittente può essere numerico di massimo 16 cifre, oppure alfanumerico di massimo 11 caratteri. Non è un servizio BEST EFFORT, e quindi la consegna è di norma garantita in pochi istanti dall'invio. Le ricevute di ritorno per gli invii in Alta qualità con notifica sono accessibili con la funzione Comunicazioni / Parametri comunicazioni /. Completato l inserimento di tutti i parametri, è possibile inviare messaggi con la funzione: Comunicazioni/Invio SMS. Per monitorare le spedizioni SMS, verificare il credito residuo, o gestire la propria anagrafica, si utilizza la stessa funzione utilizzata per l'acquisto di credito SMS: Comunicazioni/Parametri comunicazioni/servizi ausiliari SMS. Predisposizione all invio di Inserire i parametri per l invio di con la funzione: Comunicazioni/Parametri comunicazioni; I parametri sono quelli comunicati dal fornitore della casella . Server di Posta in Uscita (SMTP) (esempi: mail.tin.it, mail.gmail.com), Mittente: (nome della propria casella ) Username e Password 75

76 SAGRA <modulo> Questo modulo permette l'acquisizione e la stampa degli ordini in doppia copia: una per il cameriere e l'altra come ricevuta per il cliente. Con una qualsiasi stampante a getto di inchiostro oppure laser, la stampa avviene in su un foglio A4 in orizzontale, che va diviso a meta': una parte al cameriere senza prezzi e l'altra al cliente con tutti i conteggi. Oltre alla gestione dell'ordine ed alla sua stampa, gestisce la definizione dei piatti ed il loro prezzo, la definizione della sagra e del suo menu' ed infine il riepilogo dei dati di ogni sagra. Il modulo Sagra è totalmente indipendente dal resto della procedura e non condivide alcuna informazione con gli altri moduli. Questa scelta permette una facile e veloce installazione di Archimede per l utilizzo del solo modulo Sagra, utilizzo che di solito avviene fuori dalla sede della Pro Loco, spesso su un computer diverso da quello della sede. Il modulo <Sagra> è composta da 4 scelte funzionali, che si presentano nello stesso ordine logico che caratterizza la fasi di una sagra: Piatti (pietanze) Sagre e menù Ordinazioni Statistiche e riepiloghi per definire (inserire/variare/eliminare) la descrizione dei piatti (pietanze) e relativo prezzo; ogni piatto è fine a se stesso, viene legato ad una sagra solo quando e' richiamato nel menu' della stessa. Un piatto, quindi, puo' essere presente in uno o piu' menu'. per definire (inserire/variare/eliminare) la sagra ed il relativo menù e per stampare il menù da esporre in pubblico; per acquisire gli ordini e stampare la ricevuta per il cliente e la comanda per il cameriere; per ottenere le seguenti informazioni: totale ordinazioni, in dettaglio e per piatto totale piatti in quantità e ricavo, incidenza dei singoli piatti sul totale ordinazioni. 76

77 Nell'organizzazione logica della sagra avremo: 1) la fase preparatoria: funzioni "Piatti (pietanze)" e "Sagre e menù" 77