Un approccio semplificato al program management Roberto Gribaldo,PMP Ufficio Program Management Torino, 14 Ottobre 2004

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1 Un approccio semplificato al program management Roberto Gribaldo,PMP Ufficio Program Management Torino, 14 Ottobre

2 Reale Mutua Assicurazioni È la più grande società di assicurazioni italiana in forma di mutua Fondata nel 1828, vanta oltre 175 anni di attività È presente in tutta Italia con oltre 350 Agenzie e circa 50 ULD È sponsor ufficiale delle Olimpiadi Invernali di Torino 2006 È la società leader del Gruppo Reale Mutua e controlla altre 9 compagnie in Italia e in Europa 2

3 Partecipazioni di Reale Mutua Immobiliari e servizi Assicurative Bancarie REALE IMMOBILI IGAR S.A. (MADRID) ITALIANA ASSICURAZIONI LA PIEMONTESE ASSICURAZIONI BANCA REALE SAN PAOLO IMI IMMOBILIARE MIRASOLE SILEM LA PIEMONTESE VITA REM ASSICURAZIONI FINECOGROUP CASAMIA IMMOBILIARE IMMOBILIARE MONTEROSA S.r.l. EGIDA ASSICURAZIONI REALE SEGUROS GENERALES S.A. (MADRID) CASAMIA I.S.E. SERVIZI BLUE ASSISTANCE REALE VIDA S.A. (MADRID) REALE ASISTENCIA S.A. (MADRID) ISTITUTI CLINICI TORINESI V.R.G. DOMUS S.r.l. REM VIE S.A. (PARIGI) SARA ASSICURAZIONI TECHOSP SARA VITA UNIPOL C.B.A. VITA Situazione al 5 aprile 2004 GRUPPO REALE MUTUA COLLEGATE ALTRE PARTECIPAZIONI 3

4 Chi siamo in Europa - Gruppo Reale Mutua Attività assicurativa - cifre chiave (Italia+Europa/consolidato) ( mln) Premi diretti Riserve tecniche Investimenti , , ,7 Dipendenti Clienti (stima)

5 Chi siamo in Italia GRUPPO REALE MUTUA in Italia: È il 13 gruppo assicurativo nel 2003 per premi totali (lavoro diretto) È il 6 gruppo assicurativo nel 2003 per premi danni (lavoro diretto) conta circa 850 agenzie Fonte: elaborazione su dati ANIA 5

6 Agenda 1. LO SCENARIO GENERALE 2. L IMPOSTAZIONE 3. L ESECUZIONE 4. I RISULTATI 5. VANTAGGI 6. SVANTAGGI 7. LESSON LEARNED 8. I PROSSIMI PASSI 6

7 Lo scenario generale 1. Una grande iniziativa I.T. (> 3 anni), un forte investimento. 2. Una iniziativa che coinvolge trasversalmente molte aree aziendali e coinvolge la rete di vendita e fornitori esterni. 3. Una iniziativa già in fase avanzata di realizzazione. 4. Assenza di processi di program management. 5. Eterogeneità dei processi e metodi di project management applicati dagli attori coinvolti. 6. Presenza di elementi di criticità nel governo e controllo dei fattori chiave. 7

8 Lo scenario generale : le esigenze da soddisfare 1. Coordinamento e sincronizzazione delle attività delle varie Aree coinvolte in un ottica interfunzionale. 2. Potenziamento della comunicazione tra i vari attori coinvolti. 3. Estensione del perimetro dell iniziativa alle Compagnie del Gruppo. 4. Aumento del presidio sulle attività in corso. 5. Il quadro generale di alto livello,aggiornato tempestivamente. 6. Efficientamento delle possibilità di intervento sui fattori chiave. 7. Tracciatura e gestione tempestiva dei problemi. 8

9 Lo scenario generale : situazioni vincolanti 1. Team già operativi. 2. Responsabili funzionali responsabili delle attività di propria competenza nell ambito dell iniziativa ( matrice debole ). 3. Costi e Tempi già determinati. 4. Solo l I.T. con una propria logica di pianificazione a filiera. 9

10 Lo scenario generale : la risposta Le attività di programma non entrano nelle attività di gestione progetto, le quali procedono in accordo con le metodologie e il livello risolutivo che meglio si adattano alle esigenze delle singole aree realizzative, e che rimangono sotto il controllo esclusivo dei Project Manager/Responsabili Funzionali. La definizione di un processo di Program Management che si cala su una struttura organizzativa funzionale che lavora anche sul programma. (matrice debole) che si è sostanziata nel Program Control Book. 10

11 L impostazione : Program Control Book PROGRAM Charter CONTROL Chart Generale Requisiti di Business Ambito Vincoli e prerequisiti LOG LOG delle Issues LOG delle Azioni LOG delle Varianti WBS Plan Plan Lista delle Milestone Plan Piano di dettaglio Milestone Chart Org. Lista dei contatti Ruoli e responsabilità OBS SAL Punti d integrazione SAL Quality management plan Regole Risk management plan Communication management Plan Key Key Decision Program Management System Summary 11

12 L impostazione : W.B.S. Programma Ufficio 1 Ufficio 2 Vista Organizzativa Inizio Pianific. Esecuzione Chiusura Vista per fasi Attività 1 Attività 3 Attività 2... Principali deliverable di programma 12

13 L impostazione : milestone e punti d integrazione Individuazione di milestone significative a livello di programma. Individuazione dei punti di integrazione, intesi come fine di attività propedeutiche e condizionanti altre attività appartenenti ad altre aree funzionali. Milestone non pesate. 13

14 L impostazione : la baseline di programma numero milestones tempo CUMULATIVO A PIANO 14

15 L impostazione : Program Management System Summary Businness Program Management System Summary Initiating A1 Program Control Book Program Charter Program manager Planning A2 Program Control Book LOG Program manager Project manager Executing A3 Program Control Book SAL Program manager Project manager Controlling A4 Program Control Book Closing Program manager Project manager A5 Program manager Program Control Book 15

16 L esecuzione : Program Charter Compilazione e condivisione del Program Charter di ogni porzione omogenea di Programma Kickoff del Programma Avvio ed esercizio del controllo 16

17 L esecuzione :Control Chart Reporting Manutenzione Repository di Programma Comunicazione 17

18 L esecuzione : controllo della baseline di programma #numero milestones Momento di verifica 0 tempo CUMULATIVO A PIANO CUMULATIVO A CONSUNTIVO 18

19 Risultati ottenuti 1. Vista comune del programma da parte di tutti gli Attori. 2. Miglioramento qualitativo della comunicazione. 3. Sincronizzazione delle attività di enti diversi. 4. Raggiungimento degli obiettivi. 19

20 Vantaggi del modello adottato 1. Velocità di impostazione. 2. Semplicità di processo. 3. Facilità di applicazione. 4. Risorse limitate. 5. Strumenti Office. 20

21 Svantaggi del modello adottato 1. Complessa valutazione impatto del mancato raggiungimento di una milestone: perché non è pesata; perché non è considerato l avanzamento parziale. 2. Possibilità di fenomeni carsici. 21

22 Lesson learned 1. Si può entrare in campo a partita iniziata. 2. Un approccio semplice, strutturato ed organizzato come risposta alla complessità. 3. Una conferma della struttura organizzativa preesistente con l introduzione della funzione e dei processi di program management come fattore abilitante in termini di integrazione e controllo. 4. Le capacità relazionali del program manager come uno dei fattori chiave per l affermazione ed il successo del ruolo. 22

23 I Prossimi Passi Capitalizzare e istituzionalizzare l esperienza maturata : il coinvolgimento precoce della funzione di program management a supporto dei progetti I.T. di Reale Mutua; l estensione progressiva dei compiti della funzione fino a trasformarla nel PMO aziendale. 23

24 Un approccio semplificato al Program Management FINE 24

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