Consiglio nazionale del notariato, Studio /I; Codice civile, art. 2363; D.lgs. 17 gennaio 2003, n. 6 (Riforma societaria).

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1 Luogo di convocazione dell assemblea nelle società di capitali della Dott.ssa Roberta De Pirro L ADEMPIMENTO Il Consiglio nazionale del notariato, nello Studio n /I ha fatto il punto sul luogo di convocazione dell assemblea nelle società di capitali. Dopo aver rilevato le differenze previste per le S.p.A. e per le S.r.l., ha illustrato le principali criticità connesse alla previsione di clausole statutarie che consentono la convocazione assembleare fuori dalla sede sociale o la possibilità di prevedere la convocazione in videoconferenza. Riferimenti Il Consiglio Nazionale del Notariato nello Studio n /I ha fornito una serie di chiarimenti volti a facilitare l individuazione del luogo di convocazione dell assemblea dei soci in società di capitali. Attenzione Consiglio nazionale del notariato, Studio /I; Codice civile, art. 2363; D.lgs. 17 gennaio 2003, n. 6 (Riforma societaria). Con riferimento al luogo nel quale deve avvenire la convocazione dell assemblea dei soci, il legislatore ha previsto una regolamentazione differente per le S.p.A. e per le S.r.l. La nuova formulazione dell art. 2363, c.c., prevede che l assemblea dei soci di una S.p.A. è convocata, salvo diversa disposizione dello statuto, nel Comune dove la società ha sede. Il successivo articolo 2479-bis, c.c., mantenendo l originaria impostazione della disciplina ante riforma, prevede, invece, per le S.r.l. che - salvo diversa disposizione dell atto costitutivo - l assemblea si riunisce presso la sede sociale. Intervenendo in materia, la dottrina ha sottolineato come l intervento riformatore che ha interessato le società per azioni - seppur dettato da condivisibili esigenze di semplificazione - è rimasto comunque incompleto, dal momento che l indicazione del luogo di convocazione dovrà poi essere completata e integrata nel singolo avviso di convocazione con la specificazione, anche nel caso in cui l assemblea sia tenuta nel comune della sede, dell indirizzo completo. Tra l altro, con riferimento all avviso di convocazione dell assemblea di una S.p.A., l indicazione del solo comune non è stata ritenuta un informazione sufficiente ad assolvere alla funzione informativa prevista dall articolo 2366 c.c., il quale richiede che l avviso di convocazione debba contenere l indicazione del luogo di tenuta dell assemblea. Comunque, ove l assemblea si tenga nella sede sociale, sarà sufficiente indicare detto luogo. Convocazione presso la sede amministrativa Come rilevato dai notai, nello studio in parola, la Corte Costituzionale, nella pronuncia n del maggio 2005, ha affermato che l articolo 25 del D.lgs. n. 5/2003 non ha individuato un diverso criterio di competenza per il territorio, ma è intervenuto sul criterio già in uso, precisandone il significato, nel senso che ai fini del procedimento camerale per sede della società deve intendersi soltanto la sede legale, con esclusione della cosiddetta sede effettiva. La giurisprudenza ante-riforma, in assenza di una deroga statutaria all articolo 2363 c.c., riteneva inammissibile l indicazione di una sede amministrativa oltre a quella legale, in quanto ciò avrebbe comportato la previsione di due sedi e ciò in contrasto con la disposizione di legge, che esige l indicazione di una unica sede (legale ed amministrativa) della società, presso la quale possa riunirsi l assemblea in mancanza di una diversa previsione statutaria.

2 In senso contrario si è espressa la dottrina sia prima che dopo la riferita riforma. Anteriormente alla riforma, la dottrina ha sostenuto che la legge prescrive solo l indicazione della sede sociale, come luogo in cui si esplica l attività di direzione sociale e, quindi, se l atto costitutivo indica più luoghi in ciascuno dei quali si svolge una parte della predetta attività, detti luoghi, nel loro insieme costituiscono la sede sociale; pertanto, essi sono tutti idonei ad essere designati come luoghi per la riunione dell assemblea. In questo senso sembra orientato il legislatore fiscale, il quale - con l articolo 4 del D.P.R. n. 600/ nel prescrivere gli elementi della dichiarazione dei redditi delle persone giuridiche, dispone che sia indicata la sede legale o in mancanza la sede amministrativa, e, in tal modo, mostra di reputare la c.d. sede amministrativa come la sede della direzione amministrativa e perciò giuridicamente equivalente a quella legale. Di contro, la dottrina post-riforma ha affermato che non può inficiare la validità della delibera di convocazione dell assemblea la circostanza che l adunanza sia fissata nella sede amministrativa, qualora detta circostanza sia nota ai soci e, non sia ravvisabile un comportamento di mala fede degli amministratori al fine di scoraggiare il loro intervento in assemblea. Il nuovo testo dell art. 2363, c.c. e la disciplina ante riforma In base al nuovo dettato dell articolo 2363 del c.c., la convocazione dell adunanza dei soci di una S.p.A. in luogo diverso dalla sede sociale, ma comunque compreso nell ambito dello stesso Comune, non comporta un vizio della delibera assunta dall assemblea così convocata. La dottrina prevalente aveva ritenuto che il luogo di convocazione dell assemblea, pur dovendo coincidere con il Comune ove ha sede la società, nondimeno poteva essere diverso dallo stabile dove si trovavano gli uffici. Tale orientamento trovava fondamento nel concetto di sede sociale, il quale era da intensi in un duplice modo: come spazio materialmente occupato dalla persona giuridica; quale luogo in cui andava convocata l assemblea (salva diversa previsione dello statuto). Il legislatore della riforma ha in sostanza confermato l indirizzo prevalente che attribuisce un duplice significato al concetto di sede sociale e in tal modo si è superata quell interpretazione ante riforma che avrebbe costretto le società a dotarsi di un ufficio idoneo a contenere un assemblea numerosa, con conseguenti costi e soprattutto difficoltà di reperimento. Il riferimento all ambito territoriale comunale permette, infatti, agli amministratori di valutare quali possono essere gli locali idonei, a seconda dell affluenza prevista per ogni singola riunione. Il testo dell art bis, c.c. Il problema dell individuazione di un luogo di convocazione dell assemblea dei soci diverso dalla sede sociale è sorto anche con riferimento alle S.r.l. Le perplessità sull argomento derivano dalla circostanza che, in tema di società a responsabilità limitata, il legislatore, disciplinando la convocazione dei soci nell art bis c.c., ha previsto, al comma terzo, dello stesso articolo - diversamente da quanto dettato con riferimento alle società per azioni, che il luogo naturale ove si deve tenere la riunione (e quindi per la convocazione) dell assemblea è la sede sociale, facendo tuttavia salva una diversa disposizione dell atto costitutivo. Detta scelta legislativa sembra essere stata dettata dalla circostanza che al modello della S.r.l. si è soliti fare ricorso in presenza di una ristretta compagine sociale che come tale, quindi, può riunirsi presso i locali della propria sede. Mentre parte della dottrina ha identificato il luogo di convocazione dell assemblea dei soci di una S.r.l. esclusivamente alla sede della società, a parere di altra, invece, anche per la S.r.l. il luogo naturale per la convocazione sarebbe rappresentato dal territorio comunale ove è posta la sede sociale, e non dal luogo ove essa è materialmente posta.

3 Dunque, stante tale secondo orientamento espresso dalla dottrina, anche per la S.r.l. il concetto di sede legale coinciderebbe non con un luogo fisico predeterminato, ma con il territorio del Comune ove ha sede la società. Inoltre, anche per la S.r.l. la convocazione in luogo diverso da quello in cui è ubicata materialmente la sede sociale può giustificarsi - in analogia a quanto autorevolmente affermato in tema di società per azioni - in ragione della necessità di individuare un locale che possieda i requisiti per lo svolgimento dell assemblea, ovvero sia idoneo a consentire materialmente l accesso ai soci. La clausola statutaria che consente la convocazione fuori della sede sociale Tutto ciò detto, occorre ricordare che la riforma del diritto societario non è intervenuta sul problema relativo ai limiti dell autonomia statutaria nel derogare alla disposizione relativa al luogo di convocazione dell assemblea rispetto alla previsione legale che mentre nelle S.r.l. continua a far riferimento alla sede sociale, nella S.p.A. fa riferimento al territorio comunale nel quale essa si trova. Nel caso di S.p.A. lo statuto può prevedere delle deroghe alla regola generale, secondo la quale l assemblea dei soci deve essere convocata nel comune ove ha sede la società. Infatti, le clausole statutarie possono: indicare diversi luoghi di convocazione della stessa; restringere i luoghi ove l assemblea può essere convocata; prevedere luoghi di convocazione al di fuori del territorio nazionale. A tal riguardo, la giurisprudenza si era interrogata sul fatto se, prima della riforma, fosse lecita una clausola statutaria che consentisse la convocazione dell assemblea al di fuori della sede sociale, prevedendo che l assemblea della società potesse essere convocata genericamente anche fuori della sede sociale, rimettendo la scelta alla discrezionalità all organo amministrativo. Sul punto, la dottrina ha osservato che, dall analisi dell articolo 2363, c.c. emergerebbe che la sede sociale debba essere considerata uno spazio specifico e puntualmente individuato nell atto costitutivo, la cui alternativa deve pertanto essere uno spazio altrettanto specificamente determinato. Inoltre, la preventiva determinazione del luogo di riunione dell assemblea serve: sia per limitare il potere dell amministratore; sia per informare i soci delle località in cui possono essere convocati. Anche la giurisprudenza espressasi in materia sembrava ritenere inammissibile una clausola che genericamente che potesse prevedere la convocazione in luogo diverso dalla sede della società, in quanto ciò avrebbe potuto creare ai soci problemi di partecipazione all assemblea sia in relazione all eventuale eccessiva onerosità alla stessa connessa sia in riferimento al termine fissato di almeno otto giorni prima per la spedizione delle relative comunicazioni, non essendo tale termine suscettibile di garantire la presenza dei soci ad un assemblea convocata dagli amministratori in un qualsiasi luogo della terra a loro scelta. Più precisamente, la giurisprudenza aveva rilevato come una clausola del genere avesse potuto ledere il diritto dei soci di partecipare all assemblea e di conseguenza il loro diritto di voto, diritto di cui il socio veniva di fatto spogliato per le difficoltà di partecipare a sedute assembleari che, in ipotesi, gli amministratori avessero deciso di convocare nei punti più impensati e lontani nel mondo. A seguito della riforma del 2003, la prospettiva dottrinale sembra essere cambiata. Infatti sembra ormai consolidato l orientamento secondo il quale sarebbe sufficiente l indicazione del diverso ambito territoriale a garantire il buon funzionamento della società e la salvaguardia degli interessi dei soci ad essere messi in condizione di partecipare all assemblea e di essere informati, nonché di non sopportare eccesivi costi o difficoltà. Alle critiche riguardanti la legittimità della clausola statutaria che prevede la convocazione dell assemblea in un determinato luogo o Stato fuori dal territorio italiano si è obiettato, da un lato sostenendo che: gli amministratori agendo come arbitratori ex articolo 1349 c.c., nella loro attività di designazione del luogo di riunione sono tenuti ad agire con arbitrium boni viri;

4 solo ai soci deve riconoscersi il diritto di sindacare le scelte discrezionali degli amministratori ogni qual volta ledano il loro diritto di intervenire in assemblea. Al fine di garantire tale diritto del socio è, comunque, opportuno che lo statuto preveda le ragioni specifiche al verificarsi delle quali l assemblea possa essere convocata all estero, ragioni che devono essere documentabili dall organo amministrativo e oggettivamente accertabili, (i.e. nel caso in cui più della metà dei soci risiedano o siano domiciliati nello stato estero in cui si indice l assemblea). Sembra inoltre opportuno, nel caso di convocazione all estero, allungare statutariamente il termine previsto per la convocazione, in modo di permettere al socio di organizzare la propria presenza all assemblea. Inoltre, si dovrà cercare di prevedere nello statuto che sia predisposto, ove possibile, un collegamento con mezzi di telecomunicazione con la sede sociale, al fine di permettere al socio di partecipare all assemblea anche da luogo diverso. Infine, si dovrà statutariamente disporre, nel caso di assemblea straordinaria, che il relativo verbale debba comunque essere redatto nella forma di atto pubblico, secondo i principi del diritto internazionale privato, e depositato presso un notaio italiano (cfr. artt Legge 218/95 e art. 106, n.4, legge 89/13). Ulteriori considerazioni Nello studio n , il Consiglio nazionale del notariato ha valutato anche i seguenti aspetti. Il luogo di convocazione dell assemblea dove si trova il soggetto verbalizzante Perplessità interpretative hanno riguardato anche la possibilità di considerare luoghi di convocazione dell assemblea anche i siti con cui può essere previsto il collegamento audio/video degli intervenuti. La dottrina prevalente, però, sembra scartare questa ipotesi, ritenendo che il luogo di tenuta dell adunanza non possa essere diverso da quello in cui si trova il soggetto verbalizzante e/o il Presidente. Inoltre, sembra ancora prevalente l interpretazione secondo la quale il luogo di convocazione sarebbe sempre e comunque unico. La convocazione dell assemblea in luogo diverso dalla sede sociale e non indicato nella clausola statutaria Secondo la Suprema Corte la convocazione dei soci in un luogo diverso dalla sede sociale sarebbe consentita solo in caso di espressa e specifica clausola statutaria, nel contesto di una regolamentazione che tende a salvaguardare sia il diritto dei soci di partecipare all assemblea sia l esigenza dell organo amministrativo di reperire locali idonei a consentire il regolare e ordinato svolgimento dell assemblea. Pertanto, secondo parte della dottrina e della giurisprudenza, la riunione dell assemblea fuori dei luoghi statutariamente previsti comporta l impugnabilità (ex art. 2377, c.c.) della delibera, in quanto essa non sarebbe stata assunta in conformità all atto costitutivo. Del pari sarebbe impugnabile (ex art 2377, c.c.), la riunione avvenuta in luogo non compreso nella partizione territoriale indicata nello statuto. Sembra impugnabile ex articolo 2377, c.c., anche la deliberazione assunta dall assemblea presso la nuova sede sociale, qualora la deliberazione precedente che ne ha deciso il trasferimento non venga iscritta. Naturalmente, essendo l indicazione del luogo meramente strumentale alla informazione del socio, consentendo allo stesso di intervenire all assemblea, sembra che si debba considerare valida la deliberazione di un assemblea totalitaria tenutasi nonostante lo statuto prevedesse un diverso luogo di convocazione. Lo svolgimento della riunione in luogo diverso da quello previsto nell avviso di convocazione La giurisprudenza ha sempre sanzionato l ipotesi di assemblea tenutasi di fatto in un luogo diverso da quello indicato nell avviso di convocazione, in quanto ciò avrebbe potuto impedire a tutti i soci aventi diritto di partecipare e di concorrere alle deliberazioni assunte.

5 A seguito della riforma del 2003, alla riferita fattispecie pare vada ricondotta la nullità della delibera, anche se non mancano opinioni diverse che sembrerebbero optare per l annullabilità della stessa. Naturalmente, il vizio non rileva nell ipotesi di assemblea totalitaria, nella quale i soci si dichiarino sufficientemente informati, ove comunque la ratio della norma - finalizzata alla partecipazione del socio alla riunione assembleare - è in re ipsa rispettata, anche se formalmente violata. La dottrina e la giurisprudenza hanno ritenuto, inoltre, che se anche cause di forza maggiore rendono inagibile la sede scelta, sia prima che durante la riunione i lavori non possono svolgersi (o continuare) in una sede diversa, ma si deve provvedere ad una nuova convocazione. La riforma e l incidenza in materia di luogo della convocazione L articolo 2379, terzo comma, del c.c. precisa che la convocazione non è mancante e, quindi, la deliberazione non è nulla se consente a coloro che hanno diritto di intervenire di essere preventivamente avvertiti della convocazione e della data dell assemblea. Nella sostanza ciò significherebbe che un avviso di convocazione può essere irregolare per omessa indicazione, appunto del luogo (art. 2366, primo comma, c.c.); ma anche che detta irregolarità non è tale da poter cagionare la nullità della deliberazione, ove sia indicata la data di riunione e l avviso irregolare sia recapitato anteriormente a tale data. Secondo parte della dottrina, però sarebbe da estendere anche all omissione del luogo la sanzione di nullità, considerato che una convocazione senza indicazione del luogo non è una convocazione. Secondo altra dottrina, invece, qualora nell avviso di convocazione non venga indicato il luogo di convocazione dell assemblea, alla luce dei nuovi artt e 2379 c.c. le deliberazioni assunte saranno annullabili per irregolarità dell avviso e non nulle (o inesistenti) per mancanza della convocazione. Al contrario, dovrà essere considerata nulla la deliberazione adottata nel caso in cui nell avviso di convocazione l indicazione del luogo non sia mancante, ma errata con la conseguenza di ingannare il socio mettendolo nell impossibilità di partecipare all assemblea. Pubblicato sulla rivista Pratica fiscale e professionale n. 27 dell 8 luglio 2013

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