LINEE GUIDA. per la redazione del RENDICONTO CONDOMINIALE. ANACI Associazione Nazionale Amministratori Condominiali e Immobliari

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1 LINEE GUIDA per la redazione del RENDICONTO CONDOMINIALE Ordine dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili del Tribunale di Napoli ANACI Associazione Nazionale Amministratori Condominiali e Immobliari a cura di Paolo Carrino Presidente Commissione Real Estate Ordine Dottori Commercialisti ed Esperti Contabili di Napoli 1

2 Premesse mancano riferimenti normativi precisi sul metodo di rilevazione delle operazioni contabili e tanto meno sul metodo di rendicontazione delle stesse semplice obbligo di rendicontazione l art.1130 c.c. ultimo cv si limita a prescrivere un semplice obbligo di rendicontazione a fine anno da parte dell amministratore, da sottoporre ad approvazione assembleare (art.1135 co.3). 2 CONSEGUENZA: anarchia di comportamento (benchè lecita) SOLUZIONE POSSIBILE: applicazione analogica 2

3 Applicazione analogica Norma Art.12 disp.legge in generale (Interpretazione della legge) Comma 1 Nell'applicare la legge non si può ad essa attribuire altro senso che quello fatto palese dal significato proprio delle parole secondo la connessione di esse, e dalla intenzione del legislatore. Comma 2 Se una controversia non può essere decisa con una precisa disposizione, si ha riguardo alle disposizioni che regolano casi simili o materie analoghe; se il caso rimane ancora dubbio, si decide secondo i principi generali dell'ordinamento giuridico dello Stato. 3 3

4 Applicazione analogica Principio (ratio) L analogia è un procedimento logico di carattere interpretativo, utilizzato nel diritto per ricavare una regola di giudizio al caso che non appaia espressamente disciplinato dalla legge, tramite l applicazione della norma prevista per un caso che appaia simile per ratio (analogia legis) Premessa necessaria al ricorso all analogia legis è il riscontro di una medesima giustificazione economico-giuridica (o ratio) a fondamento nei due casi: quello contemplato e quello non contemplato dalla legge. 4 È ciò che, già nel Digesto, si esprimeva attraverso il brocardo latino "ubi eadem legis ratio, ibi eadem legis dispositio" (Trad. "ove ricorre la medesima ratio legis, lì deve ricorrere la medesima disposizione"). 4

5 Dovere di rendiconto (condominio) ratio legis Art.1130 ultimo cv c.c. Egli, alla fine di ciascun anno, deve rendere il conto della sua gestione Art c.c. Può altresì essere revocato... se per due anni non ha reso il conto della sua gestione, ovvero se vi sono fondati sospetti di irregolarità Effetti normativi Diritto di controllo Ratio Esigenza di tutela dell amministrato 5 rispetto ai poteri/doveri dell amministratore 5

6 Applicazione analogica Dovere di rendiconto Art.1130 ultimo cv c.c. (condominio) Egli, alla fine di ciascun anno, deve rendere il conto della sua gestione Art c.c. (società) Gli amministratori devono redigere il bilancio di esercizio OSSERVAZIONI 1) stesso principio art.1713 (obbligo di rendiconto nel mandato) 2) bilancio e rendiconto sono sinonimi 6 3) il bilancio è un rendiconto 6

7 Applicazione analogica Diritto di controllo Art c.c. (società) I soci che non partecipano all'amministrazione hanno diritto di avere dagli amministratori notizie sullo svolgimento degli affari sociali e di consultare, anche tramite professionisti di loro fiducia, i libri sociali ed i documenti relativi all'amministrazione. Giurisprudenza consolidata (condominio)... ciascun comproprietario ha la facolta' di richiedere e di ottenere dall'amministratore del condominio l'esibizione dei documenti contabili in qualsiasi tempo e senza l'onere di specificare le ragioni della richiesta Cassazione civile sez. II, 26 agosto 1998, n

8 Applicazione analogica conseguenze in caso di violazione (sanzione) Art c.c. (condominio) Può altresì essere revocato... se per due anni non ha reso il conto della sua gestione, ovvero se vi sono fondati sospetti di irregolarità Art c.c. (società) L'azione di responsabilità contro gli amministratori è promossa da ciascun socio, il quale può altresì chiedere, in caso di gravi irregolarità nella gestione della società, che sia adottato provvedimento cautelare di revoca degli amministratori medesimi. 8 8

9 Elementi comuni (CONDOMINIO-SOCIETA ) conclusioni elementi comuni Dovere di rendere conto Esigenza di tutela dell amministrato Diritto di controllo Sanzioni per l amministratore opportuna l adozione di simili principi di rendicontazione necessità di adozione di medesimi principi contabili di base 9 9

10 Principio contabile n.1 Chiarezza (prima parte dell art c.c.) Chiarezza = Esporre con semplicità le voci che compongono il rendiconto, sia singolarmente che nell insieme nell interesse della collettività condominiale (anche a beneficio dello stesso amministratore) si rende necessario, fissare una struttura uniforme di impostazione contabile e rappresentazione del documento riassuntivo dell esercizio che deve: 1) osservare le comuni regole di tecnica contabile 2) consentirne la comprensione anche a coloro che non sono dotati di adeguate conoscenze di tecnica contabile 10 3) adattabile ad ogni dimensione gestionale 10

11 Principio contabile n.2 Rappresentazione veritiera e corretta (seconda parte dell art c.c.) Rappresentazione veritiera e corretta = Riportare con puntuale esattezza la situazione patrimoniale e finanziaria del Condominio l amministratore dovrebbe dotarsi di un minimo di conoscenze sul piano tecnico-contabile affinché in tutte le fasi di scritturazione si abbia la possibilità di: 1) riscontro in ogni momento 2) corretta riepilogazione nel rendiconto 11 3) certezza (nel tempo e nell importo) dei valori indicati 11

12 Principio contabile n.3 Competenza economica (art.2423bis 1 n.3 c.c.) Competenza = Riportare tutte le entrate e le spese di competenza dell anno indipendentemente dalla loro manifestazione finanziaria, ossia indipendentemente dalla data dell'incasso o del pagamento Giurisprudenza: orientata al principio di cassa, ma si contraddice (vedi slide successiva) ed elude il problema limitandosi a richiedere che il rendiconto sia intellegibile e redatto nel rispetto dei principi contabili, in materia di bilancio 12 Perchè adottare il principio di competenza: è più facile e preciso controllare l operato dell amministratore si ha una situazione condominiale, sì più articolata e complessa, ma anche più precisa e analitica. consente di avere una visione precisa dei costi nonché poter valutare variazioni in aumento o risparmi tra una gestione e l altra. si evita altresì di scaricare sui nuovi condòmini o inquilini eventuali spese di non loro competenza. 12

13 Principi contabili: Giurisprudenza esame di una sentenza significativa L'amministratore di condominio, nella tenuta della contabilità e nella redazione del bilancio, non è obbligato al rispetto rigoroso delle regole formali vigenti per le imprese, essendo sufficiente che egli si attenga, nella tenuta della contabilità, a principi di ordine e di correttezza e che, nel redigere il bilancio, appronti un documento chiaro e intelligibile, con corretta appostazione delle voci dell'attivo e del passivo, che siano corrispondenti e congrue rispetto alla documentazione relativa alle entrate e alle uscite. 13 (Cassazione civile Sentenza 28/04/2005, n. 8877) 13

14 Metodi di rilevazione contabile La partita semplice Prevede l annotazione del singolo evento finanziario in una lista composta da una serie di voci (praticamente una rubrica) sotto le quali viene annotata di volta in volta la nuova operazione. 14 VANTAGGI Non richiede particolari conoscenze di tecnica contabile (semplicità di annotazione) Un solo registro contabile (libro cassa) Limitato numero di rilevazioni (solo quelle finanziariamente rilevanti) INCONVENIENTI Assenza di collegamento tra una voce e l altra (nessuna possibilità di controllo incrociato) Inaffidabile nei conteggi (nessuna possibilità di quadratura) Inadeguato alla rendicontazione (non consente una visione sempre aggiornata della situazione economica e patrimoniale) 14

15 Metodi di rilevazione contabile La partita doppia Prevede l annotazione della singola operazione simultaneamente in conti diversi e in opposte sezioni (dare/avere), per importi complessivamente uguali. 15 VANTAGGI Affidabilità (perfetta quadratura) Possibilità di riscontro (controllo e autocontrollo) Corretta rendicontazione (riepilogazione dei valori contabilizzati) INCONVENIENTI Richiede conoscenze di ragioneria (necessaria formazione prof.le) Richiede l ausilio di un software (registrazioni complesse e numerose) 15

16 il Conto Consuntivo 16 si è scelto di applicare il principio di competenza, ovvero di riportare tutte le entrate e le spese di competenza dell anno indipendentemente dalla loro manifestazione finanziaria verrà pertanto determinato per differenza l effettivo conguaglio, intendendosi per tale la differenza fra quanto preventivato e quanto effettivamente speso, nel mentre eventuali morosità, correnti o pregresse, saranno esposte in un separato prospetto si è pensato di affiancare alla colonna delle spese consuntivate, per ciascuna categoria di costo, una colonna con le spese stimate a preventivo, allo scopo di evidenziare immediatamente non solo l entità del conguaglio ma soprattutto le voci di spesa che lo hanno generato. sono incluse le spese impreviste (straordinarie) di importi non rilevanti e tali da non richiedere un separato riparto; diversamente le spese straordinarie di importo rilevante (oggetto di apposita delibera o ratifica, con emissione di quote straordinarie), saranno oggetto di separata rendicontazione a schema libero i cui risultati confluiranno anch essi nello stato patrimoniale e nel rendiconto finanziario. Si riporta lo schema di Conto Consuntivo da seguire >>> 16

17 AMMINISTRAZIONE CONDOMINIO VIA... RENDICONTO CONSUNTIVO ANNO Elaborato n.1 di 5 CONTO CONSUNTIVO ANNO TABELLA A - Generale Assicurazione fabbricato Compenso amministratore Cancelleria/postali Manutenzioni e riparazioni... TOTALE TABELLA A Consuntivo (A) Preventivo (B) Conguaglio (A-B) % TABELLA B - Portierato 1 Stipendio portiere e sostituto 2 Oneri fiscali e previdenziali 3 Accantonamento per t.f.r TOTALE TABELLA B a seguire le altre tabelle... ALTRE (da ripartire con criteri diversi) 1 Riparazioni pluviali e fecali 2 Manutenzioni e riparazioni citofoni 3 Postali individuali TOTALE ALTRE Consuntivo (A) Consuntivo (A) Preventivo (B) Preventivo (B) Conguaglio (A-B) Conguaglio (A-B) % % IMPREVISTE (*) Consuntivo (A) 1 Spese... 2 Spese... TOTALE IMPREVISTE (*) spese senza separata imputazione da ripartire secondo legge. TOTALE GENERALE Preventivo (B) Conguaglio (A-B) 17 % 17

18 lo Stato Patrimoniale I valori da riportare nel prospetto sono quelli risultanti esattamente al termine del periodo oggetto di rendiconto; ciò evidentemente allo scopo di rispettare il principio di certezza dei valori iscritti in modo da poter avere evidenza della effettiva consistenza di cassa, facilitando allo stesso tempo il compito di quadratura dell amministratore, anche nel collegamento con i rendiconti successivi. Stesso principio vale per gli incassi delle quote condominiali: è necessario considerare credito anche una quota incassata successivamente alla chiusura del periodo amministrativo ancorché prima della presentazione del rendiconto, diversamente da quanto spesso accade nella prassi Si consiglia, per esigenze soprattutto di carattere fiscale, di considerare il periodo amministrativo coincidente con l anno solare. 18

19 lo Stato Patrimoniale 19 ATTIVO: oltre alla esistenza di cassa e di banca, devono essere dettagliatamente riportati tutti i crediti, distinguendo quelli sorti durante l anno da quelli relativi agli anni pregressi, suddividendoli in base all origine. Inoltre vanno evidenziati quelli oggetto di contenzioso, quelli per quote straordinarie, gli eventuali acconti a fornitori e acconti di spese legali a fronte di contenziosi non ancora definiti. PASSIVO: nei debiti vanno evidenziati quelli relativi a conguagli, quelli relativi a fornitori non pagati durante l anno, quelli sorti in anni pregressi (motivando nelle note le ragioni del mancato pagamento), i depositi cauzionali, i debiti tributari/previdenziali ed infine i fondi a qualsiasi titolo costituiti indicando la loro specifica destinazione e riferendo nelle note la fonte istitutiva dello stesso. Per il Fondo TFR è opportuno specificare se a copertura ci sia un accantonamento reale a mezzo polizza o libretto bancario. Si riporta lo schema di Stato Patrimoniale da seguire >>> 19

20 AMMINISTRAZIONE CONDOMINIO VIA... RENDICONTO CONSUNTIVO ANNO Elaborato n.2 di 5 STATO PATRIMONIALE AL 31/12/20... ATTIVITA' PASSIVITA' DESCRIZIONE IMPORTI DESCRIZIONE Crediti per quote ordinarie dell'anno Debiti v/fornitori (4) Crediti per quote ordinarie anni pregressi Debiti tributari Crediti per conguagli anni pregressi Debiti previdenziali Crediti per quote straordinarie Debiti per conguagli anni pregressi Crediti in contenzioso (1) Fitti attivi da ripartire (5) Acconti vertenze legali (1) Deposito cauzionale fitti attivi Fitti attivi da incassare (2) Deposito cauzionale fornitori Fornitori c/anticipi (3) Fondo T.F.R. dipendenti (6) Liquidità su c/c bancario/postale Fondo cassa (7) Liquidità in cassa TOTALE ATTIVITA' TOTALE PASSIVITA' Conguaglio anno corrente (8) Conguaglio anno corrente (9) TOTALE A PAREGGIO TOTALE A PAREGGIO NOTE (1) specificare per quale vertenza (2) specificare inquilino, periodo e motivazioni del mancato incasso (3) specificare il fornitore e il titolo della spesa (4) trattasi dei costi consuntivati da pagare al 31/12 - specificare eventuali importi riferiti ad anni pregressi (5) trattasi degli introiti da locazione immobili proprietà comune su cui deliberare la destinazione o riparto (6) al netto degli (eventuali) anticipi corrisposti - specificare se c'è accantonamento reale (es.libretto, assicurazione) (7) specificare destinazione (es. liquidità di cassa, spese straordinarie, etc.) e riferimento delibera istitutiva (8) conguaglio gestione corrente a debito dei condomini (= credito per il Condominio) (9) conguaglio gestione corrente a credito dei condomini (= debito per il Condominio) IMPORTI 20 20

21 la Situazione di Cassa Viene ricostruita tutta la movimentazione effettiva della cassa condominiale, vengono cioè riportati tutti gli incassi e gli esborsi effettivamente operati durante l anno, raggruppati per tipologia di movimentazione avendo in tal modo una perfetta coincidenza dei movimenti e dei saldi di c/c con le registrazioni di contabilità. Voci e importi dovranno trovare riscontro puntuale nel Conto Consuntivo e nello Stato Patrimoniale così da determinare la quadratura completa delle scritture contabili. Rappresenta dunque un importante documento di controllo. 21 Si riporta lo schema di Situazione di cassa da seguire >>> 21

22 AMMINISTRAZIONE CONDOMINIO VIA... RENDICONTO CONSUNTIVO ANNO Elaborato n.3 di 5 SITUAZIONE DI CASSA ANNO Quote condominiali ordinarie dell'anno Quote condominiali ordinarie anni pregr. Quote condominiali straordinarie dell'anno Quote condominiali straordinarie anni pregr. Quote condominiali conguaglio anno preced. Quote condominiali conguaglio anni pregr. Fitti attivi... ENTRATE DESCRIZIONE Esistenza c/c bancario al 01/01/20... Esistenza c/c postale al 01/01/20... Esistenza di cassa al 01/01/20... TOTALE ENTRATE NOTE (1)di cui... su c/c bancario (1)di cui... su c/c postale (1)di cui... in cassa (2)... (3)... (4)... (5)... IMPORTI USCITE DESCRIZIONE Spese consuntivate dell'anno effett. pagate Spese straordinarie effett. Pagate Pagamento debiti anni pregressi Riparto fitti anni pregressi Restituzione depositi cauzionali Anticipi/liquidazione t.f.r. dipendenti Utilizzo fondo cassa Anticipi a fornitori Anticipi vertenze legali Restituzione conguagli a credito condomini... TOTALE USCITE Liquiditàal 31/12/20... (1) TOTALE A PAREGGIO IMPORTI 22 22

23 il Riparto Consuntivo Le spese vengono ripartite secondo i criteri stabiliti dalla Legge, dal Regolamento (tabelle millesimali) e dall Assemblea Per ciascun condomino vengono riportati i millesimi di ciascuna tabella di ripartizione (o il coefficiente di ripartizione per le altre spese non riconducibili a nessuna tabella millesimale) e la relativa spesa attribuita. Viene poi riportato per ciascuna unità immobiliare il totale spesa, il confronto con il preventivo e l indicazione del relativo conseguente conguaglio, da intendersi per tale la differenza fra quanto previsto e quanto effettivamente speso, indipendentemente da eventuali morosità pregresse. 23 Si riporta lo schema di Rendiconto Consuntivo da seguire >>> 23

24 AMMINISTRAZIONE CONDOMINIO VIA... RENDICONTO CONSUNTIVO ANNO Elaborato n.4 di 5 RIPARTO CONSUNTIVO ANNO N. SC P INT NOME mm. TAB.A Generale Importi TAB.B Portierato mm. Importi TAB mm. Importi criterio Altre... Importi Straordinarie criterio Importi Totale Spese (A) Quote Emesse (B) Conguaglio (A B) 1 A T 1 2 A A A A A B T 1 8 B B B B B G S G S E T E T 77 TOTALI RIPARTITI TOTALI DA CONSUNTIVO ARROTOND. DA RIPARTO 24 24

25 il Prospetto dei Conti Individuali 25 Vengono riportate, per singolo condomino, tutte le somme dovute al Condominio Costituisce un vero e proprio estratto conto di fine anno. Alle eventuali morosità relative agli anni precedenti vengono aggiunte quelle sorte nell anno, nonché le somme dovute per il conguaglio finale (che non costituisce morosità) Il condomino ha un quadro completo della Sua situazione debitoria e il Condominio il dettaglio dei crediti nei confronti dei condomini. Si precisa che in tema di privacy il Garante (provv. 18/5/06) ha chiarito che Nel Condominio ciascun partecipante alle spese può conoscere le spese e gli inadempimenti altrui... Ai partecipanti alle spese va assicurata la trasparenza circa le spese o morosità degli altri partecipanti per cui ogni richiamo alla privacy è, in tal caso, fuori luogo. Si riporta lo schema di Prospetto Conti Individuali da seguire >>> 25

26 AMMINISTRAZIONE CONDOMINIO VIA... RENDICONTO CONSUNTIVO ANNO Elaborato n.5 di 5 PROSPETTO CONTI INDIVIDUALI AL 31/12 ANNO N. SC P INT NOME Quote non versate anno corrente Quote Ordinarie Quote Straordinarie Conguaglio Quote non versate anni pregressi Quote Ordinarie Quote Straordinarie Conguagli Altri crediti Risarcimenti Rimborsi TOTALE Complessivo dovuto 1 A T 1 2 A A A A A B T 1 8 B B B B B G S G S E T E T TOTALI 26

27 la Relazione sulla Gestione Ha la funzione di illustrare ed integrare i dati quantitativi già esposti in forma sintetica negli elaborati Non deve essere una esplicazione totale dei singoli dati, ma deve commentare quelli di maggior rilievo nonché quelli che hanno manifestato una sensibile variazione rispetto ai periodi precedenti. Occorre riferire al lettore sulle circostanze che hanno determinato accadimenti di particolare importanza nel corso della gestione ed i riflessi economico-patrimoniali attuali e futuri che ne conseguono. 27 Volendo tracciare una composizione della relazione, strutturata in capitoli espositivi che rappresentino le informazioni ritenute minime essenziali, si può considerare la seguente impostazione: 27

28 la Relazione sulla Gestione Premesse (criteri di formazione, criteri di valutazione delle poste, deroghe) 2. Fatti di rilievo verificatisi nel corso dell esercizio (problemi condominiali risolti e da risolvere, lavori in corso, eventi imprevisti) 3. Principali variazioni delle voci di spesa (illustrazione commentata, prospettive future, adeguamento del preventivo) 4. Principali variazioni delle voci dell attivo e del passivo (illustrazione commentata, prospettive future, ipotesi di stralcio/integrazione, composizione e impiego dei fondi di riserva) 5. Notizie sulle controversie giudiziarie in corso (elenco dei contenziosi, illustrazione delle motivazioni, stato del procedimento) 6. Notizie sul personale dipendente (sintesi delle mansioni, informazioni sui periodi di ferie, sostituzioni ed eventuali problematiche) 7. Notizie sui fornitori (elenco dei principali fornitori di beni e servizi, criteri di scelta e motivazione di eventuali sostituzioni) 8. Informazioni sui beni mobili e immobili (elenco, valore (se rilevante) e stato di conservazione delle attrezzature e degli impianti; uso e stato manutentivo e locativo degli immobili condominiali, delle parti comuni e delle aree a verde) 28

29 Conclusioni In assenza di un quadro normativo dedicato, le indicazioni fornite con il presente documento tentano di colmare un vuoto che resta tale nonostante la tanto attesa riforma peraltro non ancora (pare) definitiva. Le soluzioni prospettate sono frutto di una attenta e minuziosa disamina, sia sul piano tecnico che sul piano pratico, dell annosa e controversa questione riguardo le modalità di redazione del rendiconto condominiale I contenuti del rendiconto non devono pedissequamente comprendere tutti gli elaborati esaminati. In particolare Situazione di Cassa e Relazione sulle Gestione sono da considerare necessari soltanto nei condominii di una certa dimensione, (riteniamo possa individuarsi nelle gestioni che superano i 100/150 mila ) 29 un documento condiviso dalle associazioni di categoria e che pertanto andrebbe adottato da ogni buon amministratore che voglia essere tale: un auspicio nell interesse di tutti. 29

30 Fine Grazie della cortese attenzione dr. Paolo Carrino 30

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