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1 Spedizioni online Online integrate IMPORT EXPRESS ONLINE GUIDA ALL UTILIZZO importexpressonline.dhl.com Con IMPORT EXPRESS ONLINE può preparare e gestire le proprie spedizioni con sicurezza dei dettagli del codice e visibilità della spedizione. Import Express Online permette di coordinare le comunicazioni tra Importatori e Mittenti - dovunque Vi troviate, direttamente via Internet. Inoltre, dà agli Importatori il pieno controllo delle proprie importazioni permettendo allo stesso tempo ai Mittenti di preparare e gestire le spedizioni. Vantaggi: Prepara le Sue spedizioni in importazione con pochi click, comprese le istruzioni per il Mittente, la Lettera di Vettura, la Fattura Doganale e le prenotazioni dei ritiri; Mantiene riservate il Suo codice cliente Import Express, le istruzioni sulle spedizioni vengono inviate ai Suoi fornitori mantenendo riservate le informazioni sul codice cliente; ottimizza le comunicazioni e la visibilità perché tutti i numeri di spedizione ed i dati ad essi relativi sono facilmente accessibili da parte di tutte le parti coinvolte; Effettua il controllo sullo stato di consegna delle spedizioni in qualsiasi momento del processo di importazione; Riduce il lavoro manuale grazie ad un processo completamente automatizzato; Prepara e gestisce le spedizioni online 24 ore su 24 e 7 giorni su 7.

2 ACCESSO E REGISTRAZIONE Con Import Express Online, non ci sono programmi da installare e l uso del programma è completamente gratuito. DHL s Import Express Online richiede solamente che l Importatore possegga un codice cliente Import Express; il Mittente non necessita di un codice cliente per registarsi ed usare il programma. Sito DHL (selezioni la Sua Nazione) Acceda a DHL Import Express Online tramite il link diretto OPPURE importexpressonline.dhl.com tramite il Sito DHL della Sua Nazione (lo può trovare su Se è già registrato, inserisca il Suo indirizzo mail e la password. Suggerimento Clicca sul pulsante sotto i campi di login e password affinché il sistema precompili il campo della login con il Suo indirizzo mail. INIZIO Collegamento Se Lei è un Importatore ed è la prima volta che usa questo tool, ha bisogno di registrarsi prima di accedere al programma. Clicchi su Registrati ora. Verifichi di essere in possesso del codice cliente Import Express. Suggerimento Registrazione Come Importatore, potrà aggiungere vari codici Import Express durante questa registrazione oppure anche prossimamente aggiornando il proprio profilo. Se Lei è un Mittente, potrà registrarsi e conservare il profilo in Import Express Online, senza che Le venga richiesto l inserimento di un codice cliente DHL.

3 IMPORTATORE PREPARARE ISTRUZIONI DI SPEDIZIONE: DETTAGLI INDIRIZZO Dettagli Indirizzo L importatore può preparare le istruzioni della spedizione e girarla al proprio Mittente Oppure Completare la spedizione al posto del Mittente. L Importatore autorizza il Mittente con un istruzione per singola spedizione (che permette al Mittente di spedire al Destinatario usando il codice Import Express dell Importatore una volta sola) oppure può creare un autorizzazione continuativa (che permette al Mittente di spedire al Destinatario usando il codice Import Express in qualunque momento). Acceda e salvi l indirizzo di Mittente e Destinatario, fornisca i dettagli necessari a creare le istruzioni della spedizione, riveda le informazioni inserite e ricerchi le spedizioni. Trova Mittente o Destinatario 1A: Per preparare rapidamente le istruzioni della spedizione, scelga gli appropriati Mittente e Destinatario dal menu a tendina Spedizione da/spedizione a e quindi clicchi su Avanti per procedere OPPURE Se non ha già Mittente o Destinatario inseriti o deve aggiungerne di nuovi, clicchi su Aprire Rubrica o su Creare Nuovo Mittente sui link sotto il campo Spedizione da. Creare Documenti per l Utente 1B: Per creare documenti per l Utente, selezionare la lingua del Mittente dal menu a tendina corrispondente ed autorizzare il Mittente ad aggiornare le informazioni sull indirizzo di ritiro. Se è un nuovo indirizzo, cliccare sul pulsante per salvarlo direttamente in Rubrica. Nota Se il pulsante per autorizzare il Mittente a modificare le informazioni sul ritiro non è selezionato, i campi relativi non saranno modificabili dal Mittente.

4 PREPARARE ISTRUZIONI DI SPEDIZIONE: DETTAGLI DI SPEDIZIONE Dettagli di Spedizione 2A: La pagina Dettagli della Spedizione permette all Importatore di: Inserire un messaggio per il Mittente (es: articoli da ordinare, ecc.); Allegare un file; Scegliere di addebitare gli oneri doganali ad un altro codice cliente, se necessario. Usi il menu a tendina per selezionare il codice appropriato; Indicare se si desidera ricevere notifiche via mail (e la frequenza di esse) oppure programmare di ricevere una mail in caso il Mittente non prepari la spedizione entro un certo periodo di tempo prestabilito. Dettagli di Spedizione (preparare la spedizione al posto del Mittente) 2B: In aggiunta al punto 2A di cui sopra, se sta preparando una spedizione al posto del Mittente, l Importatore può: Selezionare un tipo di imballaggio, inserire colli, peso e la descrizione del contenuto, stabilire se la spedizione è soggetta a dazio ( Non-Documento o Documento ) e decidere se creare una fattura commerciale; Scegliere un prodotto dalle opzioni mostrate; l applicazione mostrerà solo i prodotti disponibili secondo i dati inseriti dall Importatore; Se il prodotto selezionato non fosse disponibile al momento della spedizione, bisogna indicare la preferenza per l opzione più veloce o meno costosa. Nota La data di consegna prevista è basata sul fatto che la spedizione sia pronta subito e, pertanto, può variare a seconda di quando partirà tale spedizione.

5 PREPARARE LE ISTRUZIONI DI SPEDIZIONE: REVISIONE ED INOLTRO DELLE ISTRUZIONI Revisione Dettagli di Spedizione 3A: Import Express Online dà l opportunità all Importatore di rivedere tutte le informazioni inserite prima di inviarle al Mittente. Scelga se autorizzare un Mittente a processare una singola istruzione di spedizione o se creare un autorizzazione continuativa affinchè il Mittente usi il Suo codice Import Express in qualunque momento. Selezioni il pulsante per permettere al Mittente di vedere le tariffe. Suggerimento Per effettuare modifiche, cliccare su Indietro o Cancellare, in fondo alla pagina. Cliccare su Inoltra Istruzioni per inviare le istruzioni di spedizione via mail al Mittente.

6 GESTIONE AUTORIZZAZIONI 3B: Crei le autorizzazioni continuative per I Suoi Mittenti e conservi il loro storico tramite la funzione Gestione Autorizzazioni. Inserire i dettagli di Mittente e Destinatario selezionandoli dai rispettivi menu a tendina per gli ultimi contatti usati oppure usando il link Apri Rubrica per cercare tra tutti i Mittenti/Destinatari già salvati; per inserire i dettagli di un nuovo Mittente/Destinatario cliccare su Crea nuovo Mittente/Destinatario. Cliccare sul codice cliente a cui addebitare la spedizione. Controllare l indirizzo e ricontrollare i dettagli del codice su cui addebitare eventuali oneri. Cliccare su Concedi Autorizzazione Continuativa in fondo alla pagina. Un link permetterà al Mittente di accedere direttamente a Import Express Online. Suggerimento Il Mittente riceverà una mail con l autorizzazione continuativa concessa dall Importatore. Questa mail contiene l indirizzo mail dell Importatore, un link diretto per accedere al programma nonché le chiavi d accesso da usare. STORICO E RICERCA SPEDIZIONI Storico e Ricerca Spedizioni 4: Per vedere e controllare le Sue spedizioni, clicchi su Storico/Ricerca. Clicchi sulle intestazioni delle colonne per ordinare i dati secondo le opzioni (es: nome mittente, indirizzo mail, numero lettera di vettura, ecc.). OPPURE Ricerchi una spedizione completata cliccando sul link Ricerca nella colonna Stato. Nel caso, può anche aggiornare, autorizzare, cancellare o preparare nuove istruzioni di spedizione.

7 ALTRI LINK E SCHERMATE PER L IMPORTATORE Il Mio Profilo La schermata Il Mio Profilo contiene le informazioni inserite durante la registrazione. E possibile ricontrollare o aggiornare i dati in ogni momento. Il link Help nella barra di navigazione permette di sapere come usare certe funzionalità nelle varie schermate. La schermata Rubrica è un ottimo modo per salvare tutte le informazioni su Mittenti e Destinatari. Per creare un nuovo Mittente/Destinatario, clicchi sul pulsante apposito e compili le informazioni obbligatorie. Rubrica Per importare/esportare le Rubriche, usi i rispettivi pulsanti in fondo alla schermata. Selezionare la rubrica che si desidera importare/esportare (quella dei Mittenti e quella dei Destinatari). Indicare se il file da importare/esportare ha intestazioni, quindi allegare il file e cliccare su Inizia importazione/ esportazione. Abbini il nome dei campi di Import Express Online con quelli del file in.csv che deve essere importato/esportato. Clicchi sul pulsante Importa/Esporta. Riceverà una mail di conferma.

8 MITTENTI Entri, salvi le informazioni sugli indirizzi di Mittente e Destinatario e fornisca importanti dettagli per creare le istruzioni di spedizione, ricontrollare le informazioni inserite e controllare le spedizioni. I Mittenti possono accedere ad Import Express Online Attraverso la mail inviata dall Importatore oppure Usando il link diretto importexpressonline.dhl.com con le chiavi d accesso all applicazione già in possesso. URL-Link Pagina Iniziale 1: I Mittenti possono accedere ad Import Express Online in uno dei seguenti modi: Attraverso il link contenuto nella mail inviata dall Importatore. OPPURE Usando il link diretto importexpressonline.dhl.com Nota Collegandosi per la prima volta ad Import Express Online usando l indirizzo e la password temporanea indicata sulla mail di notifica, al Mittente verrà richiesto di selezionare una nuova password che sarà valida per tutte le future spedizioni effettuate con questo tool. Direct-Link Pagina Iniziale Ai Mittenti già registrati verrà mostrata una pagina iniziale divisa in due sezioni: Preparazione Nuove Spedizioni: i Mittenti preparano una richiesta di spedizione per il proprietario del codice cliente; la spedizione sarà addebitata al proprietario del codice solo dopo che quest ultimo l avrà autorizzata. Gestione Spedizioni: mostra le istruzioni di spedizione ricevute dall Importatore.

9 RICHIESTA DI SPEDIZIONE: RIEPILOGO DELLA SPEDIZIONE Riassunto della Spedizione 2: Quando accede al programma tramite il link presente nella mail inviata dall Importatore, il Mittente vedrà un riepilogo delle istruzioni della spedizione inviate dall Importatore. Cliccare su Accetta per accettare la richiesta dell Importatore così come scritta. OPPURE Se vuole accettare la spedizione ma modificare le informazioni sul ritiro, clicchi su Modifica indirizzo ritiro e accetta. OPPURE Se vuole rifiutare la spedizione, scriva un messaggio nel campo Ragione del rifiuto e poi clicchi su Rifiuta. Nota RICHIESTA DI SPEDIZIONE: OPZIONI DELLA SPEDIZIONE Il pulsante Modifica indirizzo ritiro sarà disponibile solo se l Importatore avrà autorizzato in precedenza il Mittente ad aggiornare tali informazioni. Dettagli della Spedizione 3A: Una volta che la richiesta è stata accettata, inserisca ulteriori informazioni come il tipo di imballaggio, il numero di colli, il peso totale, la descrizione del contenuto, ecc. Se l Importatore ha già preparato i dettagli della spedizione al posto del Mittente, quest ultimo dovrà verificarli e, se necessario, potrà modificarli. 3B: Usi il menu a tendina Ritiro per indicare l operazione richiesta. Istruzioni ulteriori possono essere segnalate nel campo Istruzioni Speciali. Gli orari di ritiro possono essere indicati in anticipo, a seconda della Nazione. Suggerimenti Import Express Online aiuta il Mittente a decidere se la spedizione è soggetta a dogana o no (per le spedizioni extra-ue). Basta cliccare sul link Aiutami a decidere, situato sulla destra nel campo Stato della Spedizione. Ai Mittenti statunitensi con spedizioni soggette a dogana sarà richiesto di inserire un valido ITN o un esenzione FTR da un menu a tendina.

10 Informazioni Doganali 4: Selezionare Fattura Commerciale o Fattura Proforma dal menu a tendina Tipo Fattura, a seconda del tipo di beni che si intende spedire. Indicare il tipo di esportazione dal menu a tendina. Inserire le informazioni sul prodotto compilando i campi e cliccare su Aggiungi. Ripetere questa operazione finché tutte le informazioni sui prodotti non saranno state inserite. Suggerimenti Le informazioni opzionali sulla schermata della fattura includono il numero di fattura, le condizioni di trasporto, ecc. Possono essere inserite molteplici informazioni sui prodotti. Basta semplicemente compilare i campi della nazione d origine della merce, la quantità, l unità di misura ed il costo unitario; quindi, cliccare su Aggiungi per includere il prodotto nella lista. Una volta completata la fattura con tutte le informazioni, è possibile aggiungere questa fattura ai templates selezionando il pulsante in basso ed assegnando un nome al nuovo template di fattura. Opzioni sul Servizio 5: La schermata Opzioni di Servizio visualizza tutti i prodotti e servizi disponibili secondo l origine, la destinazione ed i dettagli della spedizione inserita. Inoltre, mostrerà l ultimo orario possibile di ritiro. Se un Importatore sceglie di autorizzare un Mittente a vedere le tariffe della spedizione, queste verranno mostrate di fianco ad ogni prodotto. Selezioni il prodotto DHL che meglio incontra le Sue necessità. Se l Importatore ha già selezionato un prodotto, controlli la Sua disponibilità e prosegua alla schermata Conferma Spedizione.

11 RICHIESTA DI SPEDIZIONE: CONFERMA SPEDIZIONE Conferma Spedizione 6: Dalla schermata Conferma Spedizione, si possono modificare i dati già inseriti cliccando sul pulsante Indietro. Una volta verificati i dettagli, bisogna accettare i Termini e Condizioni di Trasporto. Cliccare su Conferma Spedizione per continuare. Suggerimento L istruzione della spedizione può essere annullata cliccando su Cancella in qualsiasi momento. RICHIESTA DI SPEDIZIONE: STAMPA DOCUMENTI DI LAVORO Stampa Documenti di Lavoro 7: Selezionare l opzione di stampa ed il numero di copie che si devono stampare. Cliccare su Anteprima di Stampa per vedere i documenti da stampare (Riepilogo della spedizione, lettera di vettura, fattura) e successivamente cliccare su Stampa.

12 SPEDIZIONI DA AUTORIZZARE I Mittenti possono preparare ed inviare una richiesta di spedizione all Importatore. L Importatore dovrà autorizzare ciò affinché il Mittente possa processare la spedizione. I costi di trasporto saranno addebitati al codice cliente dell Importatore. Istruzioni della Spedizione 1A Mittente: Il Mittente accede ad Import Express Online. Selezionare un Destinatario dalla Rubrica. Inserire i dettagli della spedizione e selezionare un Importatore dal menu a tendina (se non è stata stabilita precedentemente una relazione tra Importatore e Mittente, il Mittente dovrà inserire l indirizzo mail dell Importatore). Selezionare un prodotto. Richiedere l approvazione. Viene inviata una mail di notifica all Importatore. Dettagli Mittente/Destinatario 1B - Importatore: L Importatore riceve la mail di notifica e si collega ad Import Express Online. Vedere la richiesta di spedizione. Se necessario, aggiornare il messaggio al Mittente e le informazioni di fatturazione. Approvare o rifiutare la richiesta. Viene inviata una mail di notifica al Mittente. 1C Mittente: Il Mittente riceve la mail di notifica e si collega ad Import Express Online. Visiona il messaggio aggiornato dall Importatore. Stampa i documenti di lavoro della spedizione e fissa il ritiro.

13 Organizzazione ritiro Se non ha un ritiro fisso giornaliero, può semplicemente richiedere un ritiro usando la schermata Organizzazione del ritiro. Più spedizioni possono essere ritirate in un unica volta. Richiesta/Revisione Autorizzazioni Ha a disposizione un elenco di tutte le autorizzazioni continuative concesse dagli Importatori. Autorizzazione Continuativa Può richiedere un Autorizzazione Continuativa da un Importatore per poter inviare spedizioni regolarmente. Inserire l indirizzo mail dell Importatore. Selezionare un Destinatario. Seguire lo stesso processo di perparazione della spedizione.

14 ALTRE SCHERMATE E LINK DEL MITTENTE Il Mio Profilo La schermata Il Mio profilo contiene le informazioni inserite dall Importatore. Il Mittente può visionarle o aggiornarle in ogni momento. Per fare ciò, deve semplicemente inserire l informazione e cliccare su Conferma. Domande sull uso di una particolare schermata possono ricevere risposta sul link Help nella barra di navigazione. Suggerimento Ulteriori suggerimenti si possono trovare cliccando nei vari link Help posizionati sulla destra di alcuni campi. Templates di Fattura Commerciale/Proforma Una volta completata la fattura con tutte le informazioni, è possibile aggiungere questa fattura ai templates selezionando il pulsante in basso ed assegnando un nome al nuovo template di fattura. Rubrica La Rubrica conserva tutte le Sue informazioni dei Destinatari, permettendole così di preparare le spedizioni senza inserire continuatamente le stesse informazioni. Usi il campo Find per cercare i Suoi contatti per nome oppure li controlli usando il menu a tendina Contenuto nella colonna.

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