Il progetto BABEL. come costruire e sviluppare un sistema di gestione documentale. ForumPA 25 Maggio 2016
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- Linda Vecchi
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1 Il progetto BABEL come costruire e sviluppare un sistema di gestione documentale ForumPA 25 Maggio 2016
2 LE MOTIVAZIONI BABEL è un sistema integrato per la gestione dell archivio corrente, sviluppato dall Azienda USL di Bologna e in uso da 3 anni. Tutti i documenti prodotti con BABEL sono firmati digitalmente e completamente dematerializzati. I documenti in ingresso, protocollati, vengono veicolati nell organizzazione in forma digitalizzata. Gli obiettivi del progetto sono stati: Dematerializzare i processi documentali amministrativi in un sistema integrato; Creare un archivio corrente costituito da fascicoli digitali, anche ibridi (i documenti cartacei sono presenti come metadati e copie digitali di originali analogici) Semplificare e rendere trasparenti i processi attraverso una partecipazione diffusa e una crescita delle competenze; Gestire i problemi legati al documento informatico, in modo da garantire nel modo più efficace le sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità. BABEL è un sistema di gestione documentale (archivio corrente), separato fisicamente ma non concettualmente dal sistema di conservazione (archivio di deposito e storico). Archivio corrente cartaceo Archivio deposito cartaceo Archivio storico cartaceo PRODUTTORE ARCHIVIO CORRENTE CONSERVATORE CONSERVAZIONE ANTICIPATA SISTEMA DI GESTIONE DOCUMENTALE CONSERVAZIONE A LUNGO TERMINE
3 LE MOTIVAZIONI
4 Soluzione BABEL Servizi terzi Organigramma Informatico Gestione Incarichi Gestione Personale RUBRICHE Protocollo SCRIVANIA VIRTUALE SINGLE SIGN ON Flussi integrati Determine Delibere Personale altri PEC ( ) FIRMA Archivio Corrente Interfacce utente / gestore eventi Moduli di servizio Moduli applicativi Obiettivi Integrazione ParER Matrice delle Responsabilità Sistema di autenticazione GEDI GESTIONE DOCUMENTALE INFORMATIZZATA CONSERVAZIONE anticipata CONSERVAZIONE a lungo termine Strumenti a supporto
5 SCRIVANIA - Elenco attività - Punto di avvio dei sistemi integrati - Rubriche - Firma digitale Soluzione BABEL
6 Soluzione BABEL SCRIVANIA - Elenco attività - Punto di avvio dei sistemi integrati - Rubriche - Firma digitale GESTIONE PEC - Protocollazione - fascicolazione - gestione errori, per aumentare la capacità di intervento - gestione ricevute, associate al messaggio inviato - profilazione accessi
7 Soluzione BABEL GEDI Sistema di gestione dei documenti informatici, organizzato in fascicoli digitali - contiene documenti formali (record), oggetto di registrazione o repertoriazione - contiene documenti informali (document), di lavoro - è integrato con il sistema di conservazione (anticipata) - è aperto all alimentazione da applicativi terzi di produzione verticale
8 Le applicazioni per la gestione dei flussi documentali accompagnano il documento in tutte le sue fasi, dalla formazione allo smistamento, in modo da accrescere la qualità dei metadati raccolti Soluzione BABEL
9 L interfaccia è stata concepita con il preciso scopo di essere amichevole e di immediata comprensione: tutti gli attori del documento hanno immediata visione dei dati e della rappresentazione finale del documento Soluzione BABEL
10 Il vero punto di forza dei flussi è lo smistamento dei documenti: è pervasivo, potenzialmente può coinvolgere tutti i dipendenti. Copre un processo di lavoro solitamente eseguito fuori sistema Soluzione BABEL
11 Percorso Progettuale Fase 2 dal 2014 in corso progetto evolutivo BAM (BABEL Amministrazione Digitale) Fase 1 dal 2010 al 2013 progetto e avvio
12 Percorso Progettuale La metodologia di sviluppo è di tipo AGILE SCRUM, basata su periodi operativi di durata breve e fissa. Garantisce efficace controllo sull andamento del progetto e rapida adattabilità. Direzione Aziendale Analisi Sistema Informativo Metropolitano Definizione requisiti e specifiche Analisi di processo Gestione referenti interni Integrazioni Affari Generali e Legali Definizione requisiti e specifiche Analisi di processo Gestione referenti interni Finalizzazione del software Definizione delle specifiche Consulenti esterni sviluppo, manutenzione e assistenza Test e confronto realizzazione Le competenze e le professionalità coinvolte hanno garantito il completo presidio del processo di realizzazione. Criticità Tempo (53 incontri in meno di 6 mesi) Rischio di non definire mai un punto di chiusura dell analisi dei requisiti Vantaggi Senso di partecipazione Gestione del cambiamento Valorizzazione del valore e delle competenze del personale Aderenza dei requisiti alle reali esigenze
13 Percorso Progettuale Analisi e revisione dei regolamenti aziendali in tema di gestione documentale 2013 Avvio BABEL Analisi sul titolario in uso 2012 Confronto con il network di progetto Integrazione del Titolario con il Massimario di selezione e scarto Linee guida fascicolo (digitale, cartaceo, ibrido) Mappatura procedimenti Piano di fascicolazione 2013 avvio nuovo titolario
14 Evoluzione BABEL Dal 2015 è partito il progetto di estensione di BABEL ad altre 6 aziende sanitarie della regione (procedura di riuso). Ogni Azienda aderente ha replicato la struttura di progetto sperimentata in AUSLBO AUSL di Bologna coordina l estensione e le attività di supporto, sviluppo e implementazione. Azienda Dipendenti Data avvio Utilizzatori Documenti registrati 2016 AUSL BO (AVEC) giugno protocollo, determine, delibere AOSP BO (AVEC) giugno (stimata) AOSP FE (AVEC) marzo 2016 AUSL Imola (AVEC) gennaio protocollo, determine, delibere 130 determine, delibere Ist. Ort. Rizzoli (AVEC) luglio (stimata) AUSL FE (AVEC) gennaio (stimata) AUSL Parma ottobre (stimata) protocollo, determine, delibere 370 determine, delibere
15 Evoluzione BABEL 1 Il prossimo obiettivo condiviso tra le 2 Il progetto continua con: diverse aziende riguarda La gestione dei procedimenti e il l interscambio dei flussi documentali portale trasparenza la condivisione dei fascicoli. il versamento del fascicolo chiuso in Nell analisi sono stati coinvolti il ParER e la Soprintendenza Archivistica conservazione e l integrazione con il massimario l unificazione dei titolari e dei massimari tra le aziende AVEC
16 Numeri e conclusioni Il sistema è utilizzato da 3 aziende sanitarie, a gennaio 2017 sarà utilizzato da 7 aziende per circa 5500 utenti La media giornaliera delle chiamate aperte all assistenza è molto bassa, nonostante altre 2 aziende siano già in fase di formazione e prossime all avvio Tecnologie software open source L infrastruttura hardware è di 4 server fisici (1 cluster per db e 1 cluster per vm) per l Ausl di Bologna, 2vm su lepida per le aziende aderenti al progetto Lo storage dell Ausl di Bologna è pari 3 Terabyte con un ritmo di crescita di di 2gb al giorno GEDI della sola AUSL BO contiene 3,5 milioni di file Ogni giorno sono avviati in media 600 flussi di smistamento ( l anno) Gli accessi contemporanei sono circa 300. BABEL continua ad essere un progetto partecipato e condiviso E questo è l aspetto a cui più teniamo, senza di esso l innovazione non sarebbe possibile!
17 Se non vi fosse una Torre di Babele bisognerebbe inventarla Karl Popper Grazie dell attenzione babel
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