Si precisa che la piattaforma e-dk è nativamente integrata con la procedura di tesoreria dell attuale banca tesoriera.

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1 Oggetto Servizio di Conservazione Sostitutiva. Il presente documento costituisce allegato al prodotto di offerta sul mercato elettronico della Pubblica Amministrazione (MEPA) al prodotto di RA Computer EDK-MEPA Premessa Per conservazione sostitutiva si intende quel processo che permette di conservare documenti elettronici in maniera che non si deteriorino e che, di conseguenza, risultino disponibili nel tempo nella loro integrità e autenticità. Il processo garantisce il valore legale e fiscale e può essere applicato a molteplici tipologie di documenti. La soluzione è conforme con quanto previsto dalla Delibera del Cnipa n.11/2004 e, più in generale, dai decreti e disposizioni in materia e gestisce, secondo le opportune distinzioni, i documenti digitali o analogici (unici o non unici). In tal senso, la soluzione può essere applicata sia a documenti già disponibili in formato elettronico sia a documenti in formato cartaceo per i quali si procede alla trasformazione in formato elettronico (dematerializzazione). RA Computer eroga il servizio di Conservazione Sostitutiva a Norma attraverso la piattaforma E-Document Keeper (e-dk) installata nella server farm della capogruppo SIA S.p.A.. E-DK copre tutte le fasi del processo di conservazione sostitutiva dei documenti, così come viene definito dalla normativa di riferimento ed è dotato delle opportune interfacce per collegare i sistemi alimentanti e i supporti fisici di conservazione dei documenti. Si precisa che la piattaforma e-dk è nativamente integrata con la procedura di tesoreria dell attuale banca tesoriera. 2. Oggetto e componenti della fornitura Oggetto della presente è il rinnovo del servizio di Conservazione Sostitutiva per le seguenti tipologie documentali: Fatture attive Fatture passive Delibere Determinazioni dirigenziali Ordinativo Informatico Locale (mandati e reversali) Cedolini paga Contratti Digitali Documento Generico. Il servizio prevede la fornitura di un visualizzatore degli Ordinativi Informatici (OIL), La fornitura di 1 (un) GB di spazio di conservazione. Il servizio di responsabilità della Conservazione per tutta la durata contrattuale.

2 3. Conservazione sostitutiva e-document Keeper (EDK) è la soluzione in servizio che copre tutte le fasi del processo di conservazione sostitutiva dei documenti, così come viene definito dalla normativa di riferimento ed è dotato delle opportune interfacce per collegare i sistemi alimentanti e i supporti fisici di conservazione dei documenti. RA Computer si propone come Responsabile del procedimento di Conservazione Sostitutiva in outsourcing per conto del cliente finale, grazie alla disponibilità di soluzioni tecnologiche estremamente affidabili ed alla competenza delle proprie risorse sul tema della gestione documentale e della Conservazione. Architettura della soluzione Nel presente capitolo viene introdotta la soluzione tecnologica utilizzata per la conservazione sostitutiva, descrivendone l architettura logica e tecnologica. La soluzione di Conservazione sostitutiva si basa sulle seguenti due macro componenti: E-Document Keeper: è la componente applicativa che rende disponibile l insieme delle componenti funzionali a supporto del processo di conservazione a norma, riversamento ed esibizione dei documenti; Il supporto di memorizzazione: rappresenta il sistema fisico su cui vengono conservati nel tempo i documenti sottoposti al processo di conservazione sostitutiva. L applicazione E-Document Keeper si interfaccia con varie tipologie di attori esterni: Sistemi alimentanti in consultazione; questi sistemi saranno in grado di: o alimentare automaticamente il sistema di conservazione di documenti da sottoporre al processo di conservazione; o consultare documenti preventivamente sottoposti a conservazione a norma; Supporto di memorizzazione: rappresenta il sottosistema su cui vengono fisicamente memorizzati tutti i documenti sottoposti a processo di conservazione; Dispositivo HSM per la firma massiva dei documenti qualora previsti dal workflow di conservazione; Utenti: è l insieme degli utenti che accedono al sistema di conservazione in forza di una credenziale di accesso e di un ruolo e quindi un profilo funzionale a cui sono associati. Il sistemi informativo del cliente potrà integrare il sistema di conservazione di RA Computer tramite l utilizzo delle interfacce standard di tipo WebServices o stream HTTPS. Il Sistema di memorizzazione è interfacciato per mezzo di uno specifico strato applicativo che fa uso di API proprietarie del sistema di memorizzazione. Questo permette una totale indipendenza tra il la componente applicativa EDK e il Supporto di memorizzazione, consentendo quindi di ipotizzare una possibile migrazione e/o integrazione nell ambito della soluzione complessiva di differenti sistemi fisici di memorizzazione. Accesso e sicurezza Viene garantita la cifratura dei dati a livello di canale mediante l'utilizzo del certificato SSL (Secure Socket Layer) a 256 Bit. Le funzioni di firma digitale sono utilizzate per la firma e l archiviazione dei documenti veicolati dal sistema che verranno di volta in volta concordati. Il sistema prevede la possibilità di un differenti workflow per la firma di tale diversificata documentazione. La firma propedeutica alla conservazione verrà apposta tramite dispositivo di firma massiva di tipo HSM. Le funzioni di marcatura temporale certificata sono utilizzate per l archiviazione a norma; si prevede di utilizzare il servizio di TSA di ACTALIS.

3 Presentazione Architettura tecnologica Il prodotto è stato sviluppato interamente con tecnologia J2EE e implementa una architettura aperta a logiche di integrazione customizzabili in funzione delle diverse tipologie di flussi documentali, del livello di integrazione con i sistemi alimentanti, dei diversi strumenti di archiviazione fisica e dei diversi DBMS utilizzati dal cliente. Connettori Sistemi esterni Web pages MVC Presentation Logic Application Interface Web Services Messages Queues File Transfer Integrazione SOAP JTA RMI/JRMP Business Logic Integration Logic Elaborazione JMX Hibernate JDBC Data & Document Management Dati J2ee environment L accesso al data base avviene attraverso il livello denominato dati ; l accesso al data base è ad oggetti la mappatura tra il modello relazionale dei dati nel DB e l accesso ad oggetti da parte delle componenti software è realizzata tramite Hibernate/JTA. Il livello di elaborazione è suddiviso in due componenti logiche: la business logic, che sviluppa le funzioni applicative, la integration logic che si incarica di realizzare le logiche di l integrazione della piattaforma con i sistemi esterni. Il livello di elaborazione è realizzato utilizzando tecnologie che garantiscono robustezza, scalabilità e distribuibilità. L integrità e la consistenza delle transazioni applicative è garantita attraverso l impiego dell architettura JTA Java Transaction API che permette di gestire anche transazioni distribuite sui dati e verso applicazioni esterne integrate con il sistema. Il livello presentazione segue il paradigma MVC implementato con la tecnologia Jboss Seam. Il livello integrazione si incarica di esporre le interfaccia della piattaforma verso l esterno e realizza quindi la application interface. Sono previste interfaccia basate su web services, su https (strems). Tutte le interfaccia della piattaforma sono realizzate seguendo pienamente gli standard WSDL, SOAP e MIME per i web services, e fanno uso di schemi XSD per lo scambio di dati con sistemi esterni, siano essi provider o consumatori. Da un punto di vista applicativo, la soluzione è basata su prodotti software di mercato e open source quali Jboss, Tomcat e Apache. Fa uso di DBMS basato su Oracle (11.i) e può essere ospitata indifferentemente su sistemi basati su piattaforme Linux, Windows o altre in grado di ospitare i software sopra citati. La soluzione descritta permette di soddisfare requisiti di scalabilità e affidabilità:

4 la scalabilità è garantita dalla possibilità di attivare nuove istanze applicative nell ambito dello stesso hardware fornito o, se necessario, aggiungendo sistemi HW e le relative nuove istanze applicative l affidabilità e la relativa assenza di punti di failure viene garantita dalla possibilità di configurazione in cluster delle istanze applicative, attuata per mezzo di meccanismi nativi offerti dall application server Jboss Tutte le funzioni applicative che realizzano i processi conservazione sono state realizzate ad hoc da RA Computer. RA Computer ha quindi il pieno controllo della soluzione ed è in grado di effettuare personalizzazioni, arricchimenti funzionali e integrazioni garantendo la massima efficienza ed efficacia. Il pieno controllo della soluzione consente anche a RA Computer di raggiungere elevati livelli qualitativi nello svolgimento delle attività di manutenzione adeguativa, migliorativa e correttiva, garantendo livelli di servizio adeguati alla criticità ed alla rilevanza del progetto. Il supporto di memorizzazione e-dk è nativamente integrato con il sistema Centera di EMC 2 per mezzo di una specifica interfaccia che fa uso di API proprietarie del sistema stesso. Centera utilizza un nuovo paradigma nell accesso ai dati conosciuto come Content Addressing. Invece dell approccio classico basato sulla posizione del dato, Centera presenta al programma di archiviazione uno schema di indirizzamento flat. Quando un oggetto viene memorizzato per la prima volta, l applicazione riceve una ricevuta (o "claim check") che è derivata univocamente dal contenuto dell oggetto stesso. Accessi successivi ai dati vengono compiuti semplicemente restituendo la ricevuta, che identifica univocamente l oggetto, al repository e l oggetto richiesto viene così restituito a chi ne ha fatto domanda. Content addressing semplifica moltissimo i task per la gestione quando sono in gioco moltissimi oggetti e centinaia di Terabytes in crescita esponenziale. L utilizzo del Centera quale sistema di archiviazione consente: Autenticazione del Contenuto: qualsiasi oggetto presentato al sistema è memorizzato in modo tale da essere immodificabile ed autenticato, cosa che è trasparente all applicazione utente. Non-cancellazione: Data objects non possono essere cancellati prima che sia concluso il loro retention period. Replica Efficiente: Centera usa un indirizzo univoco derivato dal contenuto per assicurare che solo una copia del contenuto è memorizzata. Questo aspetto può ridurre in maniera significativa il quantitativo di informazioni memorizzate. Facilità di gestione: la tecnologia Centera semplifica enormemente il system planning e la gestione di centinaia di Terabytes di contenuti. Non vi sono tipologie RAID da scegliere, LUN da costruire o file system da creare, le applicazioni cliente sono esenti dalla complessa gestione delle tradizionali topologie di storage. Scalabilità senza Riconfigurazione: Centera, basato su tecnologia cosiddetta RAIN (Redundant Arrays of Independent Nodes) è disegnato per essere altamente scalabile (dai terabytes ai petabytes). Retention period Il sistema di gestione del Centera consente di usufruire delle seguenti funzionalità: Retention Classes: semplifica il processo di assegnazione dei periodi di retention consentendo la creazione di classi con caratteristiche di retention prefissate che possono accomunare più data object. Audited Delete: consente di cancellare i contenuti anche prima della scadenza del retention period e solo attraverso un canale controllato (Auditato). Default Retention Period: questa funzionalità consente all amministratore del Centera di specificare un Default Retention Period che venga assegnato al Data Object quando l applicazione non ne assegni uno. Electronic shredding: permette di cancellare i record elettronici dei dati che non sono più necessari sia per motivi legali o di regolamento (in accordo con DoD Standard 7). Ciò avviene facendo passare una sequenza binaria ( , ) sul disco fisico. Tale funzionalità assicura che i dati non possano più essere recuperati neanche attraverso l utilizzo di disk scanner. Min/Max Retention: consente di definire il valore Minimo e Massimo del periodo di retention da utilizzare nell archiviazione dei dati nel Centera.

5 Descrizione delle infrastrutture di erogazione L applicazione viene erogata in logica ASP dalle infrastrutture tecnologiche che RA Computer ha specificatamente predisposto all interno della server farm di riferimento. Questo capitolo descrive l architettura fisica e logica della infrastruttura di erogazione ed in particolare degli ambienti di sviluppo, test e produzione. Gli ambienti sopra citati si appoggiano a una infrastruttura pre-esistente opportunamente personalizzata sulla base dei requisiti del Cliente che garantisce assoluti livelli di sicurezza, stabilità e scalabilità. L utilizzo di una infrastruttura preesistente garantisce alcuni vantaggi significativi, tra cui si evidenziano l azzeramento dei rischi di avviamento, il dimensionamento ottimale e la scalabilità della piattaforma e infine, una maggiore sicurezza generale in quanto la stessa infrastruttura eroga già servizi analoghi su cui tematiche di sicurezza similari sono già state affrontate e risolte. La piattaforma verrà erogata sulla infrastruttura tecnologica rappresentata nella figura seguente: Sianet.NG Application Server e - IS DK Cluster Database Centera Sistema di Storage (SAN) La componente di Web Server e Application Server per tutti gli ambienti, (con esclusione dell ambiente di sviluppo), è ospitata su ambienti server ridondati. Questa soluzione permette il più completo isolamento tra le partizioni, la massima affidabilità e disponibilità derivata dalla configurazione in cluster e la massima scalabilità, derivata dal fatto di poter salire nel numero di CPU dedicate e di memoria disponibile. La componente dati (sia in produzione che in test) è realizzata su due macchine distinte in cluster, in cui ogni nodo ospita uno o più raggruppamenti logici di database tra quelli previsti dalle applicazioni. La gestione dei dati (database RDBMS e dati applicativi) su tutte le componenti previste per l infrastruttura utilizza una storage area network che ospita i dischi dove sono memorizzati i dati del servizio con un sistema ridondato e una SAN consolidata che permette una definizione di concetti di zoning, una connessione dei server di produzione in modalità dual path e una alta affidabilità in condizioni di path failure. Il Sottosistema di Storage utilizzato è basato su un dual controller ed è in grado di offrire altissima affidabilità, gestibilità ed estendibilità senza interruzione del servizio. La componente di gestione documentale per mezzo della quale vengono erogate tutte le funzionalità applicative inerenti la gestione dei documenti correlati ai processi di Business della piattaforma è realizzata per mezzo di un apposito strato applicativo che si appoggia a una storage area network disponibile nella infrastruttura e della componente tecnologica Centera di EMC2 per quanto concerne lo storage dei documenti sottoposti a conservazione sostitutiva. La connettività tra i dispositivi di switching ottici e lo Storage nonché dei server è assicurato in alta affidabilità tramite doppio link garantendo inoltre l indirizzamento delle risorse storage in qualsiasi condizione di disservizio da parte di un intero switch. La connessione di futuri nuovi server può avvenire in condizioni di totale esercizio in virtù della tipologia d interconnessione SAN adottata.

6 Con l implementazione della Storage Area Network, il backup è stato centralizzato condividendo un unica libreria di backup attraverso un numero opportuno di switch (dipendente dal numero di server connessi e dal numero di drives della libreria), e può essere effettuato dai sistemi collegati alla SAN e via rete da tutti gli altri sistemi. L infrastruttura utilizzata per effettuare i backup si appoggia su apparecchiature centralizzate e ridondate e di un sito distinto per l archiviazione e la ritenzione storica. Gestione e controllo dell infrastruttura L infrastruttura tecnologica sia in termini di software che di hardware viene costantemente gestita e controllata da un opportuno sistema di monitoraggio centralizzato che verifica e registra lo stato e la disponibilità del servizio dei seguenti layer tecnologici: Layer 01: Hardware di Sistema Layer 02: Infrastruttura di Rete Layer 03: Sistema Operativo e Componenti di Software di Base Integrate Layer 04: Database Relazionale Layer 05: Middleware Layer 06: Software Applicativo e di Ambiente. Il sistema di monitoraggio svolge le seguenti principali attività: descrive la schedulazione dei job con i relativi messaggi di tutte le componenti del servizio e le operazioni che si devono svolgere per controllare l accessibilità del sito e la gestione del servizio consente di monitorare le condizioni hardware dei server avvia la procedura per eseguire il back-up scrive messaggi di log. Computer room L infrastruttura logistica a supporto dell'esercizio del sistema è costituita da aree tecnologicamente attrezzate per l'installazione e la gestione di sistemi informatici. Le suddette aree garantiscono un eccellente livello di continuità e sicurezza fisica determinato dai seguenti fattori: climatizzazione ambientale adeguata alla tecnologia installata e disponibilità garantita da impianti centrali e periferici completamente ridondati; controllo accessi multi livello; rilevazione incendi; predisposizione elettrica dedicata e contabilizzata per le utenze installate; servizi di vigilanza applicati allo stabile e di controllo diretto delle zone a rischio attraverso TVCC; possibilità di accesso alla sala 24h x 365gg da parte del personale autorizzato. Livelli di servizio Il sistema centrale sarà operativo 24 ore al giorno x 7 giorni alla settimana per 365 giorni all anno e il livello di servizio garantito è del 95% calcolato sulla base della disponibilità del sistema dalle 9.00 alle nei giorni lavorativi del calendario italiano. I livelli di funzionamento del sistema saranno costantemente controllati tramite sistemi automatici di monitoring che prevedono la notifica in tempo reale di eventuali malfunzionamenti e degradazioni del livello di servizio. Il servizio di presidio sistemistico è assicurato dalla presenza di tecnici specializzati dalle ore alle ore nei giorni che vanno dal lunedì al venerdì. Il livello di servizio raggiunto viene calcolato mensilmente, esprimendo in termini percentuali il rapporto tra la durata effettiva di erogazione del Servizio nel Periodo di osservazione (espressa in minuti) e la durata prevista per il medesimo periodo sulla base dell orario Target (espressa in minuti). Non rientrano nel calcolo del livello di servizio le indisponibilità di collegamento concordate tra le Parti, ovvero quelle determinate da causa di forza maggiore.

7 4. Decorrenza e durata Il servizio decorre dalla data dell ordine e dura 24 mesi. 5. Workflow Il presente capitolo illustra i passi che l utente dovrà effettuare per postare in conservazione i documenti. 1. Upload documento L utente provvede a caricare il documento singolarmente oppure in modalità massiva, realizzando un file.zip contenente l elenco documenti ed una distinta in formato XML, secondo l esempio scaricabile direttamente dal menù di caricamento. 2. Firma del documento a) Nessuna: il documento è caricato già firmato. b) Massiva detached: il documento è caricato non firmato e successivamente l utente li firma utilizzando la funzionalità del sistema ed una smart card connessa al proprio client. Nel caso a) l attività non è svolta in questa fase e il workflow passa al punto successivo. Nota operativa: la scelta della modalità di firma implica che per ogni tipologia di documento standard si creino due modelli identici, che differiscono solo per la gestione della firma. Questo implica che, eventuali modifiche alla tipologia documentale, debbano essere riportate su entrambe le versioni. 3. Creazione del lotto La creazione del lotto avviene automaticamente ogni mese (il primo del mese) in casi particolari il giorno può essere personalizzato a livello di combinazione cliente/tipo documento. 4. Firma del lotto La firma del lotto è automatica, segue immediatamente la creazione del lotto ed è quella del Responsabile della conservazione. 5. Timestamps da apporre al lotto La marcatura temporale del lotto avviene in automatico subito dopo la firma del lotto. 6. Modalità di conservazione del lotto Il passaggio in conservazione avviene in automatico, dopo il completamento delle fasi precedenti. 6. Recesso Non è previsto il recesso in corso d anno. Il Cliente ha la facoltà di non utilizzare il servizio ma RA Computer non sarà tenuta in nessun caso alla restituzione di tutta o di parte della quota annuale versata dal Cliente ad inizio anno. 7. Precisazioni La piattaforma e-dk electronic Document Keeper oggetto del servizio è predisposta per un utilizzo manuale da parte degli utenti accreditati. E pertanto esclusa dalla presente offerta ogni forma di interfaccia con i sistemi gestionali del cliente. Con l adesione alla presente offerta il Cliente acquista pro tempore lo spazio di conservazione e ne rimane proprietario fintanto che mantiene attivo il servizio a fronte del pagamento del canone annuo.

8 Al raggiungimento del 80% di occupazione dello spazio disco acquistato RA Computer provvederà ad informare il cliente per procedere all acquisto di ulteriore spazio al prezzo da concordarsi. Non sono previste attività di progetto, installazione, consulenza o formazione presso le sedi del Cliente. Eventuali attività di configurazione delle postazioni di lavoro (configurazione dei lettori di smart card, software di base, ) saranno a carico del personale addetto dell Ente o, eventualmente venissero richieste a RA Computer, quotate a parte. Tutte le comunicazioni contrattuali tra RA Computer e il Cliente devono essere scambiate per iscritto via Fax o posta elettronica (PEC) con i riferimenti che verranno indicati all atto di attivazione del servizio. 8. Condizioni generali di fornitura Informazioni a maggior tutela del Cliente RA Computer, nel quadro dell attuazione delle previsioni del Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231, ha elaborato i principi generali di gestione, vigilanza e controllo cui i modelli di organizzazione devono ispirarsi, disciplinando altresì casi e comportamenti specifici, allo scopo di prevenire la violazione dei principi di legalità, trasparenza, correttezza e lealtà da parte dei soggetti in posizione apicale e dei propri dipendenti e collaboratori. Nell ambito delle attività di cui al precedente comma, RA Computer ha adottato il Codice etico, disponibile in consultazione anche via web all indirizzo che rappresenta l enunciazione dei valori aziendali, nonché dei diritti, dei doveri e delle responsabilità di RA Computer stessa rispetto a tutti i soggetti con cui entra il relazione per il conseguimento del proprio oggetto sociale. Il Codice etico fissa inoltre standard di riferimento e norme di condotta che devono orientare i comportamenti e le attività di coloro che operano nell ambito di RA Computer, siano essi Amministratori, Sindaci, dipendenti e dei suoi collaboratori esterni. Privacy e protezione dei dati personali Le attività di trattamento di dati personali che RA eseguirà nella prestazione del Servizio ai sensi del presente Contratto saranno di norma limitate ai dati del Cliente il cui trattamento sia strettamente necessario agli adempimenti contrattuali nonché contabili ovvero imposti dalla legge in relazione alla sottoscrizione e gestione del presente Contratto ed all esecuzione delle attività funzionalmente collegate alla prestazione dei Servizi. Nei casi in cui l esecuzione delle attività funzionalmente collegate all erogazione del Servizio comporti l esecuzione, da parte di RA, di operazioni di trattamento di dati personali diversi dai dati del Cliente e che il Cliente, per qualsiasi ragione, tratta rendendoli accessibili a RA ai sensi del Decreto Legislativo 30 giugno 2003, n. 196 (il Codice Privacy ), le Parti riconoscono e garantiscono reciprocamente che tutte le operazioni di trattamento dati effettuate in esecuzione del presente contratto saranno eseguite in conformità al Codice Privacy ed alla normativa vigente in materia di protezione dei dati personali. 9. Esclusioni E escluso tutto quanto non espressamente indicato nella presente e nei documenti allegati, in particolare sono esclusi: Personalizzazioni del sistema di conservazione sostitutiva Stefano Baudino Responsabile Commerciale PA e Imprese RA Computer S.p.A. - SIA Group