UNIONE DEI COMUNI AMIATA VAL D ORCIA DELIBERAZIONE CONFERENZA SINDACI ORGANO ESECUTIVO

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1 UNIONE DEI COMUNI AMIATA VAL D ORCIA DELIBERAZIONE CONFERENZA SINDACI ORGANO ESECUTIVO N. 52 del 05/04/2012 OGGETTO: Progetto Protocollo Informatico, Gestione Atti amministrativi e SUAP. Affidamento incarico alla Società Maggioli Ufficio Responsabile/Istruttore : Sara Montiani L anno duemiladodici addì 05 del mese di aprile alle ore 09 e 00 minuti, nella Sede dell Unione dei Comuni Amiata Val d Orcia in Piancastagnaio Via Grossetana 209, previa notifica degli inviti personali avvenuta nei modi e termini di legge e l'osservanza di tutte le formalità prescritte dalle vigenti leggi e disposizioni statutarie, sono stati convocati a seduta i componenti la Conferenza dei Sindaci Organo esecutivo: Proceduto all appello nominale risultano : PRESENTE ASSENTE 1 RAPPUOLI Roberto Presidente X 2 AVANZATI Lorenzo Vicepresidente X 3 AGNORELLI Fabrizio Assessore X 4 MAGRINI Massimo Assessore X 5 SAVELLI Fabio Assessore X TOTALE 3 2 Assiste il Segretario Generale Dott. Daniele VISCONTI Assume la Presidenza Roberto Rappuoli nella sua qualità di Presidente e constatata la legalità dell adunanza dichiara aperta la seduta e pone in discussione la pratica segnata all Ordine del Giorno f.to Il Segretario Pag. 1/ 5 f.to Il Presidente

2 LA CONFERENZA DEI SINDACI PREMESSO CHE la Comunità Montana Amiata Val d Orcia ed i Comuni di Abbadia San Salvatore, Castiglione d Orcia, Montalcino, Piancastagnaio, Pienza, Radicofani, San Quirico D Orcia, in data 28 Settembre 2007, hanno approvato, con specifici atti, la convenzione per il servizio denominato Gestione in forma associata dei Servizi Telematici ed Informatici. Società dell Informazione e della Conoscenza e hanno delegato le funzioni relative al suddetto servizio alla Comunità Montana Amiata Val d Orcia; CHE il 12 di Ottobre 2011 nella sede della Comunità Montana Amiata Val d Orcia, è stato sottoscritto l Atto costitutivo dell Unione dei Comuni dell Amiata Val d Orcia che ha proceduto con l insediamento degli organi in data 18 Novembre 2011; VISTO il Decreto del Presidente della Giunta Regionale n. 236 del Estinzione della comunità montana "Amiata Val d'orcia". Successione nei beni e nei rapporti e subentro nell'esercizio delle funzioni ai sensi della legge regionale 26 giugno 2008, n. 37 ; EVIDENZIATO CHE ai sensi dell art. 68 comma 1 della L.R. 27 dicembre 2011, n. 68 a decorrere dalla data di estinzione della Comunità Montana, l Unione dei Comuni succede nei beni e in tutti rapporti attivi e passivi della comunità montana estinta; l unione, fino al definitivo riordino delle funzioni, subentra, altresì, ad ogni effetto, nell esercizio delle funzioni o dei compiti conferiti o assegnati alla comunità montana allo stesso titolo per il quale sono esercitati dalla comunità montana sulla base della legge regionale vigente al momento dell estinzione ed esclusivamente per il territorio già di competenza della comunità montana estinta, quantunque all unione partecipino parte dei comuni della comunità montana estinta, compresi le funzioni e i servizi che la legge regionale prevede siano esercitati dalla comunità montana, sullo stesso ambito territoriale o su un territorio diverso, sulla base di deliberazioni del Consiglio regionale o di atti convenzionali con i comuni ; CONSIDERATO CHE, negli ultimi anni la Pubblica Amministrazione è stata caratterizzata da un vero e proprio processo di rinnovamento, finalizzato a creare una Pubblica Amministrazione sempre più digitale e sburocratizzata, basato sul presupposto che la digitalizzazione dell azione amministrativa sia una vera e propria funzione di governo e che l utilizzo delle nuove tecnologie debba avvenire nel contesto di una riorganizzazione dei processi e delle strutture in modo da sfruttare al meglio le potenzialità dei nuovi strumenti; CHE, in particolare, importanti disposizioni normative sono state dettate in materia di protocollo informatico e fascicolo elettronico, firme elettroniche, validità e conservazione dei documenti informatici, semplificazione dei rapporti con i cittadini e con le imprese, utilizzo della posta elettronica certificata, trasparenza, accesso ai servizi in rete, istanze alle pubbliche amministrazioni, sicurezza digitale e scambio di dati; CHE la gestione delle informazioni, dei documenti, dei processi e dei procedimenti amministrativi relativi alla gestione del Protocollo informatico e dei flussi documentali rappresenta una fase essenziale per dare attuazione a quanto previsto dalle leggi di riforma della pubblica amministrazione (L. 142/90, L. 241/90, Leggi Bassanini, D.P.R. 445/2000 Testo Unico della Documentazione amministrativa, Codice dell Amministrazione Digitale), in particolare per quanto riguarda i temi dell efficienza, dell efficacia e della trasparenza dell azione amministrativa; CHE il 7 Settembre 2010 è stato emanato il DPR n. 160/2010 Nuovo Regolamento per la semplificazione ed il riordino della disciplina dello Sportello Unico Attività Produttive, il quale: individua il SUAP quale unico punto di accesso territoriale per tutti i procedimenti che abbiano ad oggetto l esercizio di attività produttive e di prestazione di servizi, e quelli relativi alle azioni di localizzazione, realizzazione, trasformazione, ristrutturazione o riconversione, ampliamento o trasferimento, nonché cessazione o riattivazione delle suddette attività, ivi compresi quelli di cui al decreto legislativo 26 marzo 2010, n. 59, che ha recepito la Direttiva Servizi; stabilisce che le domande, le dichiarazioni, le segnalazioni e le comunicazioni concernenti le attività e i relativi elaborati tecnici e allegati sono presentati, esclusivamente in modalità telematica, al SUAP del comune competente per il territorio ed è il SUAP che provvede all inoltro telematico della f.to Il Segretario Pag. 2/ 5 f.to Il Presidente

3 documentazione alle altre amministrazioni che intervengono nel procedimento, le quali adottano modalità telematiche di ricevimento e di trasmissione. Il SUAP assicura al richiedente una risposta telematica unica e tempestiva; CHE a partire dal 29 Marzo 2011 il SUAP Amiata Val d Orcia opera esclusivamente in via telematica; CHE tale procedura comporta che tutte le pratiche vengano firmate digitalmente dall utente e trasmesse allo SUAP esclusivamente per posta elettronica certificata; CHE per l Ufficio SUAP è quindi indispensabile disporre di un programma di gestione delle pratiche, che consenta di monitorare le varie fasi del percorso di una pratica prima del rilascio della concessione o dell autorizzazione; TENUTO CONTO CHE, a partire dal , il programma PA-FLOW sviluppato dalla Provincia di Prato per la gestione del protocollo informatico sfruttando le tecnologie Open Source, è stato attivato presso la Comunità Montana Amiata Val d Orcia; VISTA la deliberazione della Giunta esecutiva n. 107 del che approva la Convenzione tra la Comunità Montana dell Amiata Val d Orcia e la Comunità Montana del Casentino, soggetto capofila per il progetto PA- FLOW, la Comunità Montana dell Amiata Grossetano, la Comunità Montana Colline Metallifere, la Comunità Montana Lunigiana e la Comunità Montana Val di Bisenzio; VISTA la deliberazione della Giunta esecutiva n. 55 del che approva il Protocollo d Intesa tra la Comunità Montana Amiata Val d Orcia e il Comune di Padova per il riuso di software di protocollo informatico e gestione documentale Pa-Doc, software elaborato dal Comune di Padova che sviluppa e implementa tutte le componenti che sono risultate deficitarie in PA-FLOW e che quindi tale software si configura come un aggiornamento del quello della Provincia di Prato; VERIFICATO CHE il software di protocollo informatico attualmente in uso presenta alcune carenze funzionali che rendono difficoltoso il processo di protocollazione; CHE per l Ente è indispensabile avere un totale e uniforme controllo di tutti i cicli di creazione, acquisizione, gestione, condivisione, scambio ed archiviazione dei dati, delle informazioni, dei documenti, garantendo al contempo sicurezza, autenticità, archiviazione, conservazione e salvaguardia dei dati in conformità alla normativa di riferimento; CHE il software Pa-Doc non dispone di un sistema integrato per il protocollo informatico, la gestione delle delibere e determinazioni e, inoltre per la gestione dei procedimenti dello Sportello Unico Attività Produttive; CHE avendo interpellato l Unione dei Comuni del Casentino e il Comune di Padova sull eventuale aggiornamento del software Pa-Doc non è stato possibile ancora definire la tempistica e le modalità di tale aggiornamento che comunque prevederà una integrazione nel software solo tra protocollo informatico e gestione delibere e determinazioni, senza includere i procedimenti SUAP; VISTO il Progetto Protocollo Informatico, gestione atti amministrativi e SUAP presentato all Unione dei Comuni Amiata Val d Orcia dal Gruppo Maggioli, con sede legale in Santarcangelo di Romagna Via del Carpino n. 8 P.IVA , allegato al presente atto per farne parte integrante e sostanziale; CONSIDERATO CHE l offerta prevede i seguenti costi: Fornitura delle licenze del sistema di back office e front office (come specificato al puto 7.1 dell offerta Maggioli allegata all atto presente) Servizi di parametrizzazione, formazione e assistenza all avviamento (come specificato al punto 7.3 dell offerta Maggioli allegata all atto presente) Totale 6.900,00 (IVA inclusa) ,00 (IVA inclusa) ,00 (IVA inclusa) f.to Il Segretario Pag. 3/ 5 f.to Il Presidente

4 CHE i canoni di manutenzione per Assistenza software e Assistenza telefonica per l anno 2012 sono compresi in offerta, mentre a partire a partire dal 1 gennaio 2013 il costo è pari a 2.950,00 oltre IVA; VISTO CHE la Società Maggioli propone il seguente costo delle licenze per i comuni di Abbadia San Salvatore, Castiglione d Orcia, Piancastagnaio, Pienza, Radicofani e San Quirico d Orcia: Area Protocollo (Iride-PRW Protocollo, Iride-Ai Acquisizione Immagini, Iride-Interpro Interoperabilità e Toscana Compliance, Iride-Scan Expres Scansione Documentale Massiva) 1.850,00 (IVA inclusa) per installazione 1 gg/u, per parametrizzazione 2 gg/uu, per formazione 2 gg/u; Area atti amministrativi (Iride-Dew Gestione Atti Amministrativi, Iride-Fd Firma Digitale) 2.000,00 (IVA inclusa) per installazione 1 gg/u, per parametrizzazione 2 gg/uu, per formazione 4 gg/u; specificando che il costo per singola giornata è di 600,00 oltre IVA; VISTA la proposta di deliberazione della Responsabile del servizio Dott.ssa Sara Montiani, allegata al solo originale e parzialmente sopra riportata; VISTO lo Statuto dell Unione dei Comuni ed il regolamento per il funzionamento del Consiglio/Giunta; ACQUISITI ai sensi dell articolo 49, comma 1, del D.Lgs n. 267 i pareri di regolarità tecnica e di regolarità contabile che risultano allegati al solo originale nel fascicolo; con apposita votazione espressa per alzata di mano con il seguente esito: UNANIMITA DELIBERA DI APPROVARE il Progetto Protocollo Informatico, gestione atti amministrativi e SUAP allegato al presente atto per farne parte integrante e sostanziale; DI AFFIDARE l incarico alla società Maggioli, con sede legale in Santarcangelo di Romagna Via del Carpino n. 8 P.IVA ; DI DARE ATTO che la spesa complessiva di ,00 sarà imputata, con specifico atto della Responsabile del Servizio, al Bil. Es. Fin. 2012; DI COMUNICARE all Unione dei Comuni del Casentino e al Comune di Padova di dismettere l utilizzo del software di protocollo informatico e gestione documentale Pa-Doc; DI DARE MANDATO alla Responsabile della Gestione Associata di procedere alla adozione degli atti e delle attività necessarie per la realizzazione del progetto; DI TRASMETTERE l offerta dei costi delle licenze ai Comuni associati ed acquisire le loro eventuali adesioni; DI DARE ATTO che gli allegati sono conservati nel fascicolo originale. LA CONFERENZA DEI SINDACI Successivamente con apposita separata votazione espressa per alzata di mano con il seguente esito: UNANIMITA DELIBERA Di dichiarare il presente atto, con apposita votazione, immediatamente eseguibile, ai sensi dell art. 134, comma 4 del D. Lgs. 267/2000. f.to Il Segretario Pag. 4/ 5 f.to Il Presidente

5 Il presente verbale viene letto, approvato e sottoscritto. Daniele Visconti f.to IL PRESIDENTE Roberto Rappuoli CERTIFICATO DI PUBBLICAZIONE Il sottoscritto Segretario attesta che copia della presente deliberazione è stata pubblicata nel sito web ai sensi e per gli effetti previsti dell art. 32 della L. 69/2009 dal e vi rimarrà per quindici giorni consecutivi in applicazione dell art. 124 D.Lgs. 267/2000. Lì La presente deliberazione è divenuta esecutiva il giorno: [ ] per intervenuta dichiarazione di immediata esecutività; [ ] per intervenuta pubblicazione con le modalità dell art. 32 della L. 69/2009 per 10 giorni consecutivi in applicazione dell art. 134 D.Lgs. 267/2000. ANNOTAZIONI E COMUNICAZIONI E stata comunicata con lettera prot. in data ai Signori capigruppo (art. 125 D. Lgs. N 267/2000 T.U.E.L.) Copia conforme all originale, in carta libera per uso amministrativo. Lì Il Segretario f.to Il Segretario Pag. 5/ 5 f.to Il Presidente