B C sulla TUTELA della PRIVACY Manuale ad uso degli incaricati del trattamento dei dati personali

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1 ADALBERTO BIASIOTTI A B C sulla TUTELA della PRIVACY Manuale ad uso degli incaricati del trattamento dei dati personali Aggiornato con il D.Lgs. 196/2003 e s.m.i. e con la più recente giurisprudenza 1

2 A B C sulla TUTELA della PRIVACY Un introduzione alle leggi sulla protezione dei dati personali: Europa ed Italia... 4 Dalla Legge 675/1996 al Codice in materia di protezione dei dati personali Interessato, titolare, responsabile, incaricati di vario tipo, amministratori di sistema e Garante L informativa ed il consenso al trattamento dei dati personali Il diritto di accesso ed intervento sui dati personali Datori di lavoro e dati personali...45 Internet, posta elettronica e privacy...50 La notificazione al Garante La comunicazione, la diffusione, il trattamento all estero e la cessazione del trattamento di dati personali Le misure di sicurezza ed il coinvolgimento degli incaricati Gli impianti di videosorveglianza La privacy nel condominio I compiti del Garante e l attività ispettiva Colpe, illeciti e tutela Allegato B - Disciplinare tecnico in materia di misure minime di sicurezza (art. da 33 a 36 del Codice) INDICE 3

3 UN INTRODUZIONE ALLE LEGGI SULLA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI: EUROPA ED ITALIA In un insieme di individui, il dato personale identifica il soggetto considerato (per anagrafe, sesso, professione ecc.) come unico L Unione Europea ha emanato nel 1995 una direttiva nella quale si dà forza di legge ad un concetto che il buon senso aveva da tempo messo in luce: l esigenza di riservatezza e sicurezza nel trattamento dei dati personali, da parte di terzi. Infatti: ogni giorno vengono raccolti milioni di informazioni e dati che riguardano ognuno di noi. Questi dati vengono immessi in potenti sistemi di elaborazione che li aggregano, li separano e li estrapolano in vari modi, per le finalità più svariate. Vi è chi utilizza questi dati per inviare pubblicità per posta, chi li utilizza per effettuare ricerche di mercato, ma anche chi li usa per fini più o meno legittimi. Se poi pensiamo che tra questi dati vi possono essere informazioni particolari, come i dati inerenti la salute, le affiliazioni sindacali 4

4 A B C La Direttiva Europea è stata recepita in tutti i paesi membri e dall 8 gennaio 1997 anche in Italia con la pubblicazione della legge 675/96, seguita dal Codice in materia di trattamento di dati personali n. 196/2003. Il Codice prevede una serie di adempimenti a carico di tutti coloro che raccolgono e trattano questi dati, sia in forma automatizzata sia in forma manuale, ed individua una sorta di diritto di proprietà a favore dell interessato, cioè della persulla TUTELA della PRIVACY e partitiche, od i convincimenti religiosi (i cosiddetti dati sensibili), appare evidente la necessità di norme che tutelino: - la raccolta, - l elaborazione, - la diffusione, - la comunicazione a terzi di queste informazioni, - il trasferimento all estero e la distruzione, quando non più necessaria, dei dati stessi. INFORMAZIONI 5

5 sona cui i dati fanno riferimento, che deve poterne controllare l utilizzo. Il mancato rispetto delle prescrizioni del Codice prevede sanzioni di carattere penale e civile. La responsabilità del controllo sulla corretta applicazione del Codice è affidata ad un organo collegiale, formato da quattro membri, chiamato GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI DATI PERSONALI E DATI PARTICOLARI È considerato dato personale qualunque informazione relativa a persona fisica, persona giuridica, ente o associazione identificate o identificabili, anche indirettamente, mediante riferimento a qualsiasi altra informazione: tuttavia anche se un dato è disponibile su pubblici elenchi, non significa che esso possa essere liberamente utilizzato da chiunque. Nel dubbio, è meglio essere prudenti, considerando come personali le informazioni di qualsiasi natura inerenti specifiche persone od enti. 6

6 A B C sulla TUTELA della PRIVACY Il Codice inoltre introduce un ulteriore specificazione, nell ambito dei dati personali, introducendo la categoria dei dati particolari, nei quali rientrano i dati sensibili ed i dati attinenti alla storia giudiziaria del soggetto in causa. Trascurando la seconda categoria di dati particolari, merita estrema attenzione la categoria dei dati sensibili, che il Codice individua come dati afferenti alle convinzioni politiche e filosofiche dell interessato, dati afferenti alla salute, dati afferenti ad affiliazioni partitiche e sindacali e via dicendo. Questa categoria di dati viene più volte richiamata nei capitoli successivi, per il fatto che il Codice esige, nel trattamento e nella custodia di tali dati, l attuazione di cautele di alto livello, proprio perché un eventuale conoscenza di questi dati da parte di terzi potrebbe avere riflessi estremamente gravi sull interessato. Quando, in particolare, verranno esaminate le misure di sicurezza da adottare in fase di trattamento, si vedrà in dettaglio la sostanziale differenza nel numero e nella tipologia di precauzioni, che il Codice impone, e fin da adesso si richiama l attenzione del lettore su questo critico aspetto dell attività di trattamento. Il dato personale come patrimonio prezioso da tutelare 7

7 LA RACCOLTA DEI DATI PERSONALI In fase di raccolta di questi dati, è necessario: informare l interessato: - sull uso che ne verrà fatto, indicando la finalità della raccolta, la modalità, i limiti del trattamento; - sull eventuale comunicazione e diffusione di questi dati a terzi; - sui suoi diritti, che comprendono il diritto di accesso, rettifica, aggiornamento ed anche la cancellazione dei suoi dati; infine ottenere il suo consenso all utilizzo, comunque documentato ed in particolare scritto (per i soli dati sensibili). Naturalmente il Codice prevede una serie di eccezioni a questa rigorosa tutela. Ad esempio, se la raccolta dati è necessaria per soddisfare un contratto firmato dall interessato, il consenso non è necessario, in quanto lo si ritiene implicito. Parimenti, il consenso non è necessario per raccogliere dati acquisiti prima dell entrata in vigore della legge 675/96. Resta comunque valido il principio che, anche se in fase di raccolta potrebbe non essere necessario il consenso, è fatta salva la facoltà dell interessato di negare il consenso al successivo trattamento. È questo il tipico caso dell invio di sollecitazioni postali non richieste. 8

8 A B C sulla TUTELA della PRIVACY EUROPA ED ITALIA Una delle molte ragioni che hanno portato il legislatore italiano ad approvare questo Codice va ricercata nell armonizzazione della tutela dei dati personali, in tutta Europa, come premessa alla libera circolazione dei dati stessi. Merita di essere sottolineato il fatto che l approvazione di questo Codice fa sì che i dati personali di un qualunque interessato possano liberamente circolare in tutta Europa, od almeno in tutti quei paesi dove è in vigore un Codice similare. Questa libertà di circolazione è limitata per alcune categorie di dati, come quelli sensibili, di cui parleremo in seguito. Nei capitoli successivi vedremo come i concetti, qui introdotti in linea generale, vengono concretamente applicati e quali sono gli obblighi, numerosi, e le facilitazioni, certo non altrettanto numerose, che sono a disposizione di tutti coloro che trattano, per obbligo o per scelta, i dati personali. 9

9 DALLA LEGGE 675/1996 AL CODICE IN MATERIA DI PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI I principi generali sopra illustrati sono tratti dalle direttive europee e sono stati recepiti nelle legislazioni dei diversi paesi europei, con alcune differenze. Poiché, inoltre, il tema della protezione dei dati personali è in continua evoluzione, dalla data di pubblicazione della prima legge 675/96 sulla protezione dati personali ad oggi si sono succeduti numerosissimi provvedimenti legislativi e numerose interpretazioni, illustrate nei provvedimenti del Garante. Infine il parlamento ha autorizzato il governo ad emettere un decreto legislativo, sorta di testo unico sulla privacy, in grado di raccogliere ed armonizzare i provvedimenti emessi nell arco di sei anni. Questo documento, chiamato Codice in materia di protezione dei dati personali, è il decreto legislativo n. 196 del 30 giugno Esso ha apportato alcune significative innovazioni, rispetto ai dettati della legge 675/96. Diamo di seguito una sintetica illustrazione di queste innovazioni, dedicando un capitolo speciale ad un tema di particolare importanza, vale a dire le misure di sicurezza nel trattamento di dati personali, che vengono trattate in un apposito allegato al decreto legislativo stesso. 10

10 A B C sulla TUTELA della PRIVACY L ARTICOLAZIONE DEL CODICE Il testo unico in materia di protezione dei dati personali è ispirato all introduzione di nuove garanzie per i cittadini, alla razionalizzazione delle norme esistenti ed alla loro semplificazione. Il provvedimento, sulla base dell esperienza di 6 anni, riunisce in un unico contesto la Legge 675/1996 e gli altri decreti legislativi, regolamenti e codici deontologici che si sono succeduti in questi anni, e contiene anche importanti innovazioni, tenendo conto dei provvedimenti emessi dal Garante e della direttiva UE 2000/58 sulla riservatezza nelle comunicazioni elettroniche. Il Codice è diviso in tre parti: la prima dedicata alle disposizioni generali, riordinate in modo tale da trattare tutti gli adempimenti e le regole del trattamento, con riferimento ai settori pubblico e privato; la seconda è dedicata a specifici settori: questa sezione, oltre a disciplinare aspetti in parte inediti (informazione giuridica, notificazioni di atti giudiziari, dati sui comportamenti debitori), completa anche la disciplina, attesa da tempo, per il settore degli organismi sanitari e quella dei controlli sui lavoratori; 11

11 la terza parte affronta le tutele amministrative e giurisdizionali, con il consolidamento delle sanzioni amministrative e penali e con le disposizioni relative all Ufficio del Garante. Il Codice, che rappresenta il primo tentativo al mondo di conformare le innumerevoli disposizioni relative anche in via indiretta alla privacy, è entrato in vigore, quasi integralmente, il 1 gennaio In allegato al Codice vengono pubblicati i codici deontologici già approvati e viene proposto un disciplinare, che illustra le nuove misure minime di sicurezza in fase di trattamento dei dati personali, cui è dedicato un apposito capitolo. 12

12 A B C sulla TUTELA della PRIVACY INTERESSATO, TITOLARE, RESPONSABILE, INCARICATI DI VARIO TIPO, AMMINISTRATORI DI SISTEMA E GARANTE Il Codice ha individuato con accuratezza i personaggi, che sono direttamente coinvolti nel garantire ad ogni cittadino il rispetto della sua privacy, in fase di trattamento dei dati personali che lo riguardano. L INTERESSATO Si definisce interessato il cittadino o l entità, anche aziendale o persona giuridica, cui i dati personali si riferiscono. È significativo rilevare che in altre legislazioni, come ad esempio in quella britannica, l espressione equivalente utilizzata è data subject, vale a dire il soggetto dei dati. Questa espressione fa in un certo senso riferimento al fatto che vi è una sorta di proprietà o titolarità dei dati personali, da parte dell interessato cui essi si riferiscono. L individuazione di questo personaggio, nel quale può identificarsi qualsiasi persona fisica e giuridica, è forse l aspetto più innovativo di questo Codice, perché sino ad ora non si era mai codificato il fatto che ogni cittadino ha diritto di stabilire le regole, secondo le quali vengono trattati i suoi dati personali e, più in generale, le regole che governano il suo diritto alla privacy. 13

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