Prot. ENIT/DCPSCCP n. 723 Roma, 28 marzo 2012

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1 Prot. ENIT/DCPSCCP n. 723 Roma, 28 marzo 2012 Spett.li Assessorati al Turismo e Agenzie Turistiche Regionali: - Dott. Giuseppe DI FABRIZIO Abruzzo Promozione Turismo - Dott. Giampiero PERRI APT Basilicata - Dott. Giuseppe SCOPELLITI Presidente ed Assessore al Turismo Regione Calabria - Dott. Giuseppe DE MITA Vicepresidente ed Assessore al Turismo e Beni Culturali Regione Campania - Dott.ssa Liviana Zanetti Presidente APT Servizi Emilia Romagna - Dott. Edi SOMMARIVA Agenzia per lo sviluppo del turismo Turismo Friuli Venezia Giulia - Ing. Stefano ZAPPALA Assessore al turismo e marketing del Made in Lazio Regione Lazio - Dott.ssa Ersilia MAFFEO Direttore ATLAZIO Agenzia Regionale per la Promozione Turistica di Roma e del Lazio - Dott. Enisio FRANZOSI Agenzia regionale Promozione Turistica In Liguria

2 - Dott. Stefano MAULLU Assessore al Commercio, Turismo e Servizi Regione Lombardia - Dott.ssa Serenella MORODER Assessore al Turismo Regione Marche - Dott. Franco Giorgio MARINELLI Assessore alle Attività Produttive, Turismo, Demanio Marittimo Regione Molise - Dott. Alberto CIRIO Assessore all istruzione, sport, turismo e opere post-olimpiche Regione Piemonte - Prof.ssa Silvia GODELLI Assessore al Mediterraneo, Cultura e Turismo Regione Puglia - Dott. Luigi CRISPONI Assessore al Turismo, Artigianato e Commercio Regione Sardegna - On. Daniele TRANCHIDA Assessore regionale al turismo, allo sport e allo spettacolo Regione Sicilia - Dott. Stefano GIOVANNELLI Direttore Agenzia di Promozione Economica della Toscana - Dott. Maurizio ROSSINI Direttore Marketing Trentino Marketing S.p.A. - Dott. Stefano CIMICCHI Amministratore Unico APT Umbria - Dott. Aurelio MARGUERETTAZ Assessore al Turismo, Sport, Commercio e Trasporti Regione Valle d Aosta

3 - Dott. Marino FINOZZI Assessore al Turismo e Commercio Estero Regione Veneto - Dott. Tiziano MELLARINI Assessore all Agricoltura e Turismo Provincia Autonoma di Trento - Dott. Hans BERGER Assessore al Turismo, Agricoltura, Foreste e Promozione Provincia Autonoma di Bolzano - FEDERCONGRESSI E p.c. - ENIT Agenzia Nazionale del Turismo Direzione di Area Estera di Francoforte LL.SS. Oggetto: Manifestazione IMEX Francoforte sul Meno, 22/24 maggio Si porta a conoscenza delle Istituzioni regionali in indirizzo che Convention Bureau Italia, in collaborazione con ENIT-Agenzia Nazionale del Turismo, curerà la partecipazione della collettiva italiana alla prossima edizione dell IMEX di Francoforte (22-24 maggio 2012). Lo stand Convention Bureau Italia sarà situato in posizione centrale, occuperà una superficie di 352 mq e, come di consueto, sarà aperto sui quattro lati. Grazie al contributo che anche quest anno, in via del tutto eccezionale, Convention Bureau Italia ha deciso di destinare a questo importante appuntamento di settore, nonostante l incremento dei costi complessivi per l organizzazione della partecipazione italiana si è riusciti a contenere in 4.800,00 (+ IVA 21%) la quota per ciascuna postazione di lavoro. E offerta la possibilità di condividere il tavolo di lavoro con altro espositore, purché appartenente alla stessa categoria congressuale e/o interessato a promuovere la stessa destinazione. In tal caso il costo del tavolo sarà pari a 6.000,00 (+ IVA 21%) da ripartire tra i due soggetti partecipanti. Come di consueto, la partecipazione alla manifestazione è riservata alle seguenti categorie di espositori : Convention Bureau e club di prodotto Centri congressi/aree espositive Catene alberghiere

4 Hotel congressuali e dimore storiche PCO, DMC e Professionisti Servizi congressuali e Tecnologie (v. allegato Requisiti qualitativi di base dell offerta congressuale, scaricabile anche dal sito percorso: Appuntamenti ENIT - Turismo congressuale - MICE oppure Sarà cura delle singole Regioni verificare la sussistenza dei requisiti di qualità dei propri accreditati. Ogni espositore, anche in caso di postazione condivisa, disporrà di una propria agenda di appuntamenti prefissati (Appointment Diary) ed avrà la possibilità di presentare la propria struttura a gruppi di hosted buyers, accuratamente selezionati dall Ente Fiera, secondo un calendario preventivamente concordato (Group Appointment System). Nella quota di partecipazione sono inoltre compresi i seguenti servizi: - Iscrizione al catalogo cartaceo e al catalogo virtuale della manifestazione (con possibilità di inserire logo, company profile, immagini e brochure della struttura/destinazione) - Assistenza dello staff Convention Bureau Italia e ENIT Roma prima della manifestazione - Assistenza dello staff Convention Bureau Italia e ENIT Francoforte durante e dopo la manifestazione - Partecipazione al Briefing sul settore MICE tedesco all apertura della manifestazione - Servizio welcome desk-info point con hostess dedicate e personale Convention Bureau Italia e ENIT per accoglienza dei buyers, somministrazione di questionario e indirizzamento ai partners - Attività di promozione e marketing dell'offerta congressuale italiana presente - Rilancio invito ai buyers per richiesta appuntamenti con espositori - Predisposizione catalogo espositori italiani e distribuzione ai buyers - Conferenza stampa Convention Bureau Italia con visibilità ai partner nella cartellina stampa (una pagina con foto e testo di presentazione) - Visibilità dell offerta mice italiana attraverso gli strumenti di comunicazione messi a disposizione dall Ente Fiera - Caffetteria e finger food per operatori e buyers durante tutta la manifestazione - Attività di follow-up (diffusione delle informazioni relative ai buyers che visitano lo stand, questionari di gradimento dei partecipanti, azioni specifiche per il coinvolgimento dei buyers nel mercato tedesco). MODALITA DI PARTECIPAZIONE Le richieste di accreditamento (modulo A in allegato) dovranno essere trasmesse entro e non oltre il 6 APRILE p.v. a ENIT-Agenzia Nazionale del Turismo mice@enit.it e p.c. alla regione di appartenenza. Entro il 13 APRILE 2012 la regione competente, dopo aver verificato la sussistenza dei requisiti di qualità, dovrà trasmettere a ENIT un riepilogo delle richieste di accredito (modulo B allegato alla presente).

5 Le domande pervenute fuori dai termini previsti verranno accettate solo ed esclusivamente nel caso in cui vi sia ancora disponibilità di posti. Qualora il numero delle richieste superasse il numero dei tavoli disponibili, verrà data priorità in base alla data ed ora di arrivo della richiesta stessa. TERMINI E MODALITA DI PAGAMENTO I soggetti che, a seguito di attestazione regionale, saranno ammessi alla manifestazione, riceveranno comunicazione dalla Direzione Centrale Promozione, Supporto alla Commercializzazione e Club di Prodotto - ENIT. L importo relativo alla quota di partecipazione dovrà essere versato entro il termine che sarà comunicato loro tramite bonifico su c/c bancario intestato a: Convention Bureau Spa IBAN IT77X Causale IMEX 2012 Copia della ricevuta del versamento dovrà essere inoltrata a Convention Bureau Italia manifestazioni@conventionbureau-italia.it (referente dott. Jacopo Grossi - tel ). Eventuali rinunce dovranno essere comunicate dall impresa rinunciante mediante lettera raccomandata con ricevuta di ritorno, anticipata via fax (n ), da inviarsi a ENIT entro 5 giorni lavorativi dalla data della comunicazione dell avvenuta ammissione alla manifestazione. ATTENZIONE - Le disdette, comunicate dopo il predetto termine, comporteranno il pagamento integrale della quota di partecipazione. I dati indicati nella modulistica di accredito ad IMEX sono quelli che verranno utilizzati per l attribuzione degli spazi, per ogni forma di comunicazione fra gli organizzatori ed i soggetti accreditati e per tutte le iniziative promo-pubblicitarie (nominativo nella postazione, segnaletica dello stand, cartellonistica dello stand, brochure, promozioni, ecc.). Si raccomanda, pertanto, la massima cura nella compilazione. Gli organizzatori declinano ogni responsabilità causata dall errata compilazione dei moduli da parte degli operatori. Non saranno accettate modifiche a tali dati essenziali posteriori all accredito. N.B. Al fine di garantire il rispetto da parte di tutti delle norme di partecipazione, si ricorda in particolare che: Possono avere propri rappresentanti, pubblicizzarsi nello stand Italia ed esporre materiale promozionale solo le società/le forme aggregate il cui accredito e stato accettato; Nello stand si può commercializzare esclusivamente il prodotto per cui ci si è accreditati, ed i prodotti di settore da commercializzare devono essere esclusivamente legati al territorio italiano; E fatto divieto agli espositori di condividere (o cedere) il proprio modulo con (ad) altro soggetto che non risulti essere regolarmente accreditato e di cui non sia stato formalmente accertato il possesso dei requisiti qualitativi di base allegati alla presente circolare; Uno stesso modulo espositivo può essere condiviso al massimo da due operatori, purché

6 appartenenti alla stessa tipologia e/o territorio e regolarmente accreditati; I nominativi delle persone presenti, con indicazione dell indirizzo , del recapito telefonico e del relativo ruolo ricoperto, dovranno essere comunicati nei tempi richiesti alla Direzione Centrale Promozione, Supporto alla Commercializzazione e Club di Prodotto - ENIT mail: mice@enit.it. Pertanto, si invitano le Regioni a verificare, oltre al possesso dei requisiti di qualità dei singoli operatori, il rispetto da parte degli stessi delle disposizioni sopra citate. I soggetti partecipanti dovranno inoltre: - fornire agli organizzatori, preventivamente alla fiera, le informazioni sulla propria offerta al fine di attivare le azioni di promo-commercializzazione; - controllare le proprie agende on-line e presentarsi in fiera muniti della stampa della propria agenda degli appuntamenti; - rispettare l assegnazione degli spazi disposta e collaborare fattivamente per la buona riuscita dell evento; - garantire, per tutta la durata della manifestazione, e in particolare per tutti gli orari in cui risultino appuntamenti prefissati, la presenza presso la postazione di personale adeguatamente preparato dal punto di vista professionale e con conoscenza almeno della lingua inglese (l eventuale mancanza di adeguato presidio della postazione verrà segnalata per iscritto e il ripetersi di più episodi potrà costituire causa di non ammissione ad ulteriori iniziative). Per qualsiasi richiesta di informazioni sarà possibile contattare: Diana Tenderini tel diana.tenderini@conventionbureau-italia.it Tullia Esposito tel mice@enit.it Le Istituzioni in indirizzo sono pregate di dare massima divulgazione all iniziativa in oggetto tra gli operatori dell offerta turistica nazionale operanti nel settore congressuale, al fine di consentire una veloce raccolta delle adesioni alla manifestazione in oggetto. Si ringrazia della collaborazione e si inviano i più cordiali saluti. Allegati: 1. Requisiti qualitativi di base dell offerta congressuale 2. Modulo A - operatori 3. Modulo B - regioni