DOCUMENTO DI SINTESI ANALISI DEI RISCHI

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1 SOLCO MANTOVA CONSORZIO DI COOPERATIVE SOCIALI - SOCIETA' COOP A.R.L. DOCUMENTO DI SINTESI ANALISI DEI RISCHI RELATIVO AL MODELLO DI ORGANIZZAZIONE GESTIONE E CONTROLLO AI SENSI DEL D.LGS 231/01 Documento approvato dal Consiglio di Amministrazione di SOLCO MANTOVA nella riunione del 15/01/2015 Successive modifiche ed integrazioni Rev. N /03/2011 Rev. N /12/2014 Rev. n 02 15/01/2015 1

2 SOMMARIO: 1. Premessa La valutazione del rischio Analisi dei rischi per attività processo Esposizione al rischio di funzioni, attività e processi

3 1. Premessa Il consorzio SOLCO MANTOVA ha ritenuto conforme alle proprie politiche aziendali procedere all adozione di un Modello di organizzazione, gestione e controllo che risponda alle finalità e alle prescrizioni richieste dal Decreto Legislativo 231/2001. Il lavoro svolto all interno del consorzio, nell ambito del Progetto di implementazione di un Modello Organizzativo conforme a quanto previsto dal D.Lgs 231/01, si è articolato in più fasi: Fase 1: Valutazione (Assessment) Questa fase ha raggiunto lo scopo prefissato, grazie alla stretta cooperazione con le risorse interne al consorzio, di revisionare la mappatura della situazione dell azienda, necessaria alla revisione del Modello 231/01. A tal proposito sono state realizzate una serie di interviste alle risorse aziendali (persone identificate da SOLCO MANTOVA per la collaborazione al percorso di revisione del Modello), al fine di analizzare il modello e assetto organizzativo esistente con particolare focus su processi definiti e documentati, procedure, attività/servizi erogati, forme di controllo in vigore, nonché poteri di firma e poteri autorizzativi interni. L obiettivo è stato quello di individuare le aree/processi/attività che comunemente vengono definiti sensibili (cosiddette aree a rischio ) e le modalità attraverso cui possono essere commessi i reati previsti dal D.Lgs. 231/01. Le informazioni/dati e documenti acquisiti durante le interviste sono stati verbalizzati. Fase 2: Progettazione (To be e Gap Analysis) In questa fase si è identificato il modello organizzativo ed il sistema di controllo a tendere (To-Be), che rappresenta il modello ideale a cui SOLCO MANTOVA deve ispirarsi al fine di definire ancora meglio le modalità organizzative e di controllo. Sono stati identificati i protocolli operativi ottimali orientati a programmare la formazione e l attuazione delle decisioni in funzione della prevenzione dei reati. Il modello, infatti, non può considerarsi statico nella sua funzione e definitivo in questa seconda revisione. Il modello nelle sue parti principali Parte generale, Parte speciale e mappatura/analisi rischi, dovrà essere costantemente mantenuto e aggiornato secondo le modalità definite e ogni qualvolta si verifichino situazioni potenzialmente rischiose o cambiamenti significativi per l ente. Fase 3: Predisposizione del Modello Il Modello è stato predisposto sulla base dei risultati raggiunti nelle fasi precedenti e delle scelte di indirizzo della Direzione di SOLCO MANTOVA e degli organi decisionali interni. Il Modello risulta strutturato in una Parte Generale e una Parte Speciale. L analisi delle aree a rischio è stata preceduta dalla formazione di un team di valutazione composto da consulenti esterni e da personale interno. I consulenti hanno proceduto alla valutazione dei rischi attraverso incontri con il Direttore e Responsabili delle aree/funzioni aziendali. La fase di valutazione delle aree di rischio è stata posta in essere in conformità all art. 6, comma 2, lett.a D.lgs. 231/2001 che prevede esplicitamente che il Modello costruisca la cosiddetta mappatura dei rischi. In altri termini, è stata realizzata/revisionata un analisi approfondita dell attività del consorzio ed individuate conseguentemente le fasi operative o gestionali in grado di esporre l azienda al rischio di commissione di atti illeciti. Al fine di procedere ad una corretta valutazione delle aree di rischio, si è preliminarmente effettuata la mappatura dei macroprocessi aziendali attraverso una verifica, da parte dei consulenti, della Governance e dell assetto organizzativo, delle prassi aziendali presenti in azienda e della documentazione interna, costituita da: Statuto dell azienda; Organigramma aziendale, profili 3

4 Procedure e documentazione per il mantenimento dell accreditamento delle residenze per disabili; Procedure aziendali contenute nel Manuale Qualità; Contratti di lavoro (CCNL, codice disciplinare e altri documenti/testi normativi di riferimento per le caratteristiche dell azienda), esempi di contratti con fornitori, incarichi, ecc.. DPS (documento programmatico della sicurezza); DVR (Documento Valutazione dei Rischi Sicurezza sul Lavoro) e relativi documenti prodotti per l applicazione; Ultimo Bilancio approvato dell Ente; Etc. Le aree ed i relativi processi aziendali coinvolti, sono risultati i seguenti: Direzione (Direttore/Legale Rappresentante) Aree relative ai servizi: - Residenze disabili - Formazione e servizi Lavoro - Gestione servizi profughi - General contractor - Progetti a voucher - Certificazione disturbi apprendimento Amministrazione Responsabile Qualità Responsabile sicurezza Per ogni processo sono stati identificati uno o più responsabili e, ove presenti, persone in staff e collaboratori. Si sono evidenziati i soggetti aventi contatti con la pubblica amministrazione (Presidente, Direttore generale, direttori residenze, direttore ente di formazione e, per alcune funzioni più operative, anche personale sui servizi al lavoro). Si è provveduto ad individuare quei soggetti che all interno di SOLCO rappresentano, stante il rapporto di immedesimazione organica, la volontà dell ente in tutti i suoi rapporti esterni. Tali soggetti, insieme a coloro che esercitano, anche solo di fatto, la gestione e il controllo del consorzio stesso, risultano essere infatti i più esposti, in virtù del ruolo ricoperto, ai rischi che il modello organizzativo tende a prevenire (soggetti apicali). La determinazione delle figure apicali e l analisi della loro operatività ha rappresentato il punto di partenza per costruire la mappa di relazione tra aree aziendali, comportamenti a rischio, modalità di commissione del reato nei comportamenti a rischio e valutazione del rischio. 2. La valutazione del rischio Il modello di analisi utilizzato per la valutazione del rischio viene descritto brevemente. Il Rischio di Reato R i è calcolato secondo la seguente formula: R i = I i (x 1, x 2, x 3, x 4 ) * P i (y 1, y 2, y 3, y 4 ) * K i /K max * H i /H max dove: R i è il rischio correlato allo specifico processo/attività I i è l impatto presentato dal reato correlato allo specifico processo/attività P i è la probabilità di commissione del reato stesso 4

5 essendo X 1 = Valore delle operazioni X 2 = Interazione con P.A. X 3 = Rischiosità intrinseca X 4 = Rilevabilità Y 1 = Frequenza delle operazioni Y 2 = Dispersione territoriale Y 3 = Vincoli legislativi Y 4 = Eventi precedenti K i = Sanzione amministrativa i esimo reato K max = Sanzione amministrativa max prevista X i = Sanzione interdittiva i esimo reato X max = Sanzione interdittiva max prevista Per la valutazione quantitativa dei parametri sopra indicati sono stati utilizzati punteggi da 1 a 10 per ogni indicatore/impatto e per ogni indicatore/probabilità mediati dall attribuzione di un indice peso. Nell attribuzione dei valori e nella valutazione della potenzialità rischio reato nelle singole aree, si è tenuto conto anche delle attività di controllo interno già in essere (es.: l attivazione di un modello organizzativo pregresso, la presenza e l operatività di un OdV, ecc.). Per poter decidere i valori di soglia accettabili per le proprie aree aziendali e selezionare le aree giudicate a rischio, e relativamente alle quali intervenire, sono state preventivamente concordate con l Azienda le seguenti classi di rischio: RISCHIO ALTO VALORE >= 50 RISCHIO MEDIO VALORE 30 < V < 50 RISCHIO BASSO VALORE 10 < V < 30 RISCHIO TRASCURABILE VALORE V < 10 Dal documento di analisi dei rischi è risultato che SOLCO MANTOVA, nelle attività ordinarie, ha già implementato prassi e controlli tali da ridurne il rischio residuo, portandolo a livello medio basso. E risultato un rischio alto solo nelle seguenti attività: - gestione della fase di rendicontazione da parte dell amministrazione - gestione operativa delle attività formative e di servizi al lavoro Sono già previsti strumenti e protocolli di intervento per la riduzione del rischio attraverso la messa in opera di controlli incrociati. 3. Analisi dei rischi per attività processo Per un maggiore approfondimento dell attività di mappatura dei processi/singole fasi e analisi dei rischi, si rimanda alla Mappa dei rischi elaborata con supporto di un foglio di lavoro Microsoft Excel che costituisce allegato al Modello 231 e al presente documento. 5

6 4. Esposizione al rischio di funzioni, attività e processi La Mappa dei rischi allegata riepiloga tutti i processi/aree e funzioni esposte a rischio e la valutazione dell esposizione al rischio stesso. In relazione al sistema dei controlli già in essere si sono previste/indicate alcune azioni correttive o protocolli con lo scopo di mitigare e ulteriormente presidiare le aree ritenute a rischio e per cui è sempre prevista un attività di vigilanza da parte dell OdV incaricato. Sono suggeriti anche ulteriori livelli di controllo rispetto a quelli esistenti. Nello specifico per SOLCO MANTOVA le aree sensibili che maggiormente devono essere presidiate sono: Processi direzionali Gestione RSD Erogazione delle attività formative e dei servizi al lavoro Gestione servizio accoglienza cittadini stranieri Gestione del servizio di general contractor Gestione del processo amministrativo Gestione della Sicurezza sul Lavoro. In particolare, i processi di gestione delle RSD e di erogazione della Formazione e Servizi al Lavoro sono processi che necessitano di un adeguato monitoraggio in quanto pongono SOLCO MANTOVA in contatto con la pubblica amministrazione. La gestione di queste attività è, come già ribadito, oggetto di accreditamento secondo le norme regionali della Regione Lombardia. Il processo amministrativo è rilevante in quanto vengono gestite risorse finanziarie ed è fondamentale che tutti i flussi siano tracciati e trasparenti, in modo da allontanare l ipotesi di reato di ricettazione e riciclaggio e/o di creazione di fondi neri da utilizzare per pratiche corruttive. Per i processi di general contractor e di accoglienza cittadini stranieri SOLCO MANTOVA deve strutturare meglio controlli e monitoraggi. Per tutti gli altri processi si prevede comunque la vigilanza dell OdV ed in alcuni casi l adozione di alcuni specifici protocolli già indicati in mappa. Conti economici e patrimoniali L esame dell ultimo bilancio approvato non pone in evidenza aree sensibili che per consistenza o tipologia possano essere riconducibili a prassi strumentali alla commissione dei reati. Il bilancio è redatto nel rispetto delle vigenti disposizioni di legge e i principi generali osservati sono conformi al disposto dell art bis c.c. Livello di conformità (compliance) 231, attuali procedure e protocolli Si può affermare che il giudizio sul livello di compliance 231 delle procedure e dei protocolli già presenti nell ente è positivo, la maggior parte delle procedure sono formalizzate nel SGQ o nei meccanismi di accreditamento. La segregazione logica delle funzioni è garantita (chi autorizza è persona diversa da chi esegue e da chi effettua il controllo) e comunque ogni processo è presidiato e supervisionato dai responsabili di area e dal Direttore. La tracciabilità delle attività sensibili e strumentali è sempre presente: per le procedure formalizzate nel SGQ e nell accreditamento avviene tramite gli appositi moduli, le attività amministrative-contabili sono tracciate tramite appositi strumenti/programmi informatici. I rapporti con la PA sono formalizzati e tracciati, autorizzati dai diversi direttori che mantengono i rapporti con le pubbliche amministrazioni. QUESTA E L ULTIMA PAGINA DEL DOCUMENTO 6