DOCUMENTO ORGANIZZATIVO e dei PROCESSI del SERVIZIO INFERMIERISTICO CTO

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1 e dei PROCESSI del SERVIZIO Rev. 1 Pag. 1 di 6 1 Mission e Vision Il presente documento ha lo scopo di definire la struttura organizzativa, funzioni e responsabilità del Servizio Infermieristico del Presidio CTO (SI) dell Azienda Ospedaliera Istituti Clinici di Perfezionamento (ICP). La Struttura recepisce la Mission aziendale ed i contenuti del Codice Etico: accogliere il paziente come persona nella sua integrità e costruire per lui e con lui un percorso di cura adatto alle sue esigenze di salute, creando valore pubblico. Nello specifico fa riferimento al DOP della Direzione Infermieristica Tecnico Riabilitativa Aziendale (DITRA) ICP-DITRA-DOP-001 (in revisione). Il SI è una struttura che indirizza, dirige, organizza, coordina e valuta il personale infermieristico e gli operatori di supporto operanti in tutti i settori organizzativi del Presidio CTO, in conformità alla pianificazione strategica e coerentemente agli obiettivi aziendali. Assicura il processo di integrazione e coordinamento funzionale tra gli obiettivi della dirigenza e l attività corrente degli operatori dell area sanitaria non medica. Concorre al raggiungimento degli obiettivi della DITRA e della Direzione aziendale. Organizza e supervisiona la gestione del personale dei profili professionali ad esso afferenti al fine di garantire un ottimizzazione delle risorse disponibili preservando i livelli di assistenza previsti; si attiva per favorire un integrazione positiva e soddisfacente dei professionisti nelle Strutture di assegnazione, riconoscendo nella condizione di benessere professionale uno stato legittimo e determinante per una migliore performance. Identifica strumenti di integrazione basati sulla evidence based practice, ne promuove la diffusione, ne verifica i livelli di applicazione e le ricadute organizzative/assistenziali; garantisce altresì l allocazione delle risorse umane in relazione alle competenze possedute, ai modelli organizzativi e al livello di performance richiesto. 2 Organizzazione della struttura Il SI opera nell ambito delle proprie competenze definite dalla Direzione Generale d Azienda nel Piano Organizzativo e Funzionale Aziendale e sulla base degli indirizzi del Direttore Sanitario e del Dirigente DITRA. Dal Direttore Sanitario Aziendale dipendono due linee gerarchiche e funzionali ben precise: la dirigenza medica e sanitaria e la dirigenza delle professioni sanitarie, pertanto il SI dipende gerarchicamente dal Dirigente del DITRA e funzionalmente dal Direttore Sanitario di Presidio. Il SI, nelle sue articolazioni organizzative, interagisce con tutte le strutture organizzative aziendali e di presidio previste dal Piano di Organizzazione e Funzionamento Aziendale. Tale integrazione deve riconoscere, come presupposto, il rispetto dei ruoli e delle responsabilità identificate per le diverse posizioni aziendali e favorire l espressione e la valorizzazione delle specifiche competenze professionali. I responsabili dei livelli direzionali e gestionali del SI garantiscono sinergie e processi collaborativi con i corrispondenti dirigenti dell area medica, amministrativa e tecnica allo scopo di rendere ottimale il grado di condivisione degli obiettivi aziendali, dipartimentali, area definiti annualmente dalla Direzione Aziendale. Data Descrizione Redatto Verificato Approvato Dr.ssa P Coscia Dr.ssa Dr.ssa Adeguamento secondo nuovo format (RPS CTO) 29/05/12 P.Coscia P.Coscia aziendale Drssa C Baccilieri (RPS CTO) (RPS CTO) (R DITRA) Il presente documento in formato cartaceo è da considerarsi fuori controllo, salvo la presenza di firma di approvazione.

2 Rev. 1 Pag. 2 di RESPONSABILE DEL SERVIZIO INFERMIERISTICO Funzioni Dipende gerarchicamente dal Direttore del DITRA e funzionalmente dal Direttore Sanitario di Presidio Collabora con la Direzione Sanitaria di Presidio al fine di formulare proposte per la programmazione, organizzazione, valutazione delle attività e delle risorse ad esse connesse, per quanto di competenza. Contribuisce all attuazione delle linee adottate a livello Aziendale e di Presidio per ciò che riguarda la gestione delle risorse. Formula linee guida riguardanti la mobilità del personale all interno di Struttura. Promuove lo sviluppo di nuovi modelli organizzativi. E responsabile delle valutazioni e del fabbisogno complessivo del personale infermieristico, e di supporto all assistenza. Partecipa alla negoziazione del budget annuale delle Strutture Assegna il personale infermieristico e di supporto all assistenza ai Coordinatori di Struttura. Contribuisce alla definizione di procedure, protocolli e percorsi assistenziali e vigilare sulla loro applicazione nel contesto operativo di competenza, in collaborazione coi coordinatori delle Unità Organizzative E responsabile diretto dei Referenti Area (RA), del personale sanitario ed amministrativo operanti nel SI, dei Coordinatori di Struttura oltre che della gestione del personale infermieristico e di supporto all assistenza, del Presidio. Favorisce lo sviluppo di relazioni funzionali con i Servizi Infermieristici degli altri Presidi Autorizza i turni mensili informatizzati redatti dai coordinatori. Gestisce gli studenti in tirocinio formativo Gestisce il personale in outsourcing 2.2 REFERENTE INFERMIERISTICO DI AREA ( RA ) Funzioni Dipende gerarchicamente dal Responsabile del SI Attua la gestione organizzativa complessiva di tutto il personale infermieristico e di supporto assegnato all area di competenza garantendo i requisiti minimi previsti per l accreditamento istituzionale; Valuta, sulla base delle caratteristiche del personale assegnato, i carichi di lavoro anche in ordine a particolari condizioni contingenti: ferie, ore straordinarie, aspettative, limitazioni legate a particolari condizioni psico-fisiche, turni agevolati per motivate esigenze familiari, ecc. e propone gli opportuni correttivi organizzativi; Collabora con i Coordinatori di Area e i Direttori di U.O. al raggiungimento degli obiettivi aziendali e professionali Favorisce il passaggio delle informazioni/direttive aziendali all interno delle Unità Operative di Area attraverso una stretta collaborazione con i Coordinatori delle UU.OO. Supporta i Coordinatori, in collaborazione con il Direttore di U.O. in presenza di problematiche organizzative e gestionali; Dirige i Coordinatori Infermieristici e provvede alla loro valutazione, in collaborazione con il Referente Infermieristico del Presidio Propone nuove modalità organizzative nell erogazione dell assistenza infermieristica finalizzate al miglioramento del rapporto costo/beneficio e in relazione agli aspetti concernenti l aumento dell efficienza gestionale e dell efficacia Supervisiona i protocolli del sistema qualità per gli aspetti riguardanti l assistenza infermieristica di Area;

3 Rev. 1 Pag. 3 di 6 Partecipa alla negoziazione del budget annuale di Area Monitorizza periodicamente ore straordinarie e ferie residue Propone l adeguamento del personale in base al fabbisogno identificato Collabora con il Responsabile SI nell implementazione e nel miglioramento del Sistema Qualità; Propone e attiva iniziative di aggiornamento professionale del personale di Area 2.3 COLLABORATORE DELLA SEGRETERIA DEL SI FUNZIONI Rappresenta il punto di contatto tra il SI e il personale del comparto afferente. Gestione corrispondenza (in entrata ed in uscita, richieste permessi, dimissioni ecc.); Aggiornamento organico di Presidio Registrazione e controllo richieste di trasferimento/mobilità interna Rendicontazione prestazioni aggiuntive e turni aggiuntivi Trasmissione del consuntivo ore personale in outsourcing Pubblicazione documenti qualità sul sito aziendale Collabora: nella gestione delle attività amministrative in accordo con la SC Gestione Risorse Umane aziendale; nell organizzazione delle riunioni e degli incontri di lavoro; nella gestione percorso neoassunto (assegnazione dell unità operativa, scheda informativa per neoassunti da compilare a suo carico, compilazione e consegna modulo richiesta per l assegnazione delle divise e per l eventuale richiesta del convitto, comunicazione all ufficio personale della destinazione del neoassunto con relativo profilo orario. Consegna e archiviazione schede di valutazione neoassunto ) nella gestione delle assenze nei reparti di degenza finalizzata al mantenimento dei livelli minimi assistenziali; nella gestione della continuità assistenziale (turni informatizzati) nella gestione degli studenti in tirocinio informativo nella gestione del personale in outsourcing nell organizzazione degli eventi formativi aziendali 2.4 DESCRIZIONE ATTIVITA DI STRUTTURA Le attività del SI CTO sono schematizzate nel modulo DITRA-SI-CTO-MS-001 Macroprocesso SI CTO (in revisione) 3 GESTIONE RISORSE 3.1 Coordinatore Infermieristico (Ci ) Di Struttura Dipende gerarchicamente dal Responsabile del SI ed ha relazioni funzionali con il Direttore di Struttura e con la segreteria del SI. Responsabilità gestionali: Gestisce la programmazione, l inserimento e la valutazione del personale nella Struttura di competenza; Pianifica e gestisce la continuità del servizio e redige i turni mensili informatizzati del personale Collabora con il Direttore di Struttura per la gestione corrente della stessa;

4 Rev. 1 Pag. 4 di 6 Gestisce il periodo di inserimento neoassunto/neotrasferito; redige tempestivamente le valutazioni intermedia e finale Presidia la corretta tenuta e verifica di certificazioni, registrazioni e documentazioni di carattere assistenziale, tecnico-sanitario, organizzativo e gestionale; Elabora ed aggiorna i piani di lavoro e ne verifica l applicazione; Effettua la valutazione annuale del personale a lui assegnato e compila le relative job description Promuove l elaborazione, coinvolgendo l équipe assistenziale, di procedure e protocolli e verifica il raggiungimento dei relativi standard di risultato e ne cura l implementazione; Partecipa attivamente alla negoziazione del budget della Struttura di assegnazione. Responsabilità in materia di Qualità: Valuta la qualità del servizio offerto da aziende esterne nell ambito della propria Struttura; Garantisce la presenza quali-quantitativa del materiale, dei presidi e degli strumenti necessari all assistenza e alle attività tecnico-sanitarie nell U.O.; Valuta l efficacia delle attrezzature esistenti e sollecita le migliorie necessarie; Da attuazione ai piani finalizzati al miglioramento della qualità delle prestazioni in linea con gli indirizzi aziendali; Valuta e controlla l osservanza di tutte le norme a tutela dell ambiente e del personale; Promuove, sviluppa e valorizza la pratica attuazione di precauzioni e di provvedimenti di ordine igienico-sanitario, in particolare, in relazione al controllo delle infezioni ospedaliere; Controlla le attività inerenti alla produzione e smaltimento dei rifiuti sanitari non pericolosi (assimilabili agli urbani, non a rischio infettivo), pericolosi a rischio infettivo (che richiedono particolari modalità di smaltimento); Effettua controlli e supervisioni delle attività di pulizia e sanificazione quotidiana e servizi accessori, integrato da lavori periodici di risanamento previsti dal capitolato speciale per garantire il necessario grado di igiene all interno della propria Struttura; Segnala disservizi/non conformità relative ai servizi in appalto (ristorazione, pulizia ecc.) Diffonde la cultura della qualità all interno della propria Struttura. Responsabilità in materia di Formazione del personale: Raccoglie e valuta le richieste di aggiornamento e formazione del personale della Struttura; Partecipa alla formulazione di proposte di formazione ed aggiornamento in merito a progetti e programmi della Struttura; Collabora alla valutazione dell insegnamento clinico dei corsi di laurea delle professioni sanitarie nell ambito della Struttura Collabora alla pianificazione del tirocinio previsto nel corso del personale di supporto; Segnala tempestivamente ai tutor problemi di carattere organizzativo e/o formativo. Inoltre il Coordinatore di Struttura: Costituisce riferimento culturale e relazionale per il personale che coordina; E collettore e diffusore delle informazioni sia verso l interno sia verso l esterno della Struttura; Collabora allo sviluppo dei progetti Personale direttamente gestito e coordinato Sono gestiti dai Ci gli operatori sanitari appartenenti a: Professione infermieristica ; Arti ausiliarie delle professioni sanitarie (infermiere generico); Personale di supporto (operatori socio-sanitari, operatori tecnici addetti all assistenza, ausiliari specializzati) Si fa riferimento, per gli ambiti di responsabilità, ai profili professionali ratificati dalla normativa vigente, ai percorsi formativi e là dove esistenti ai codici deontologici.

5 Rev. 1 Pag. 5 di Personale in outsourcing In alcune Unità Operative è inserito il personale ausiliario in outsourcing. I Coordinatori infermieristici supervisionano la corretta applicazione del capitolato vigente per quanto concerne l erogazione e la rendicontazione della prestazione Assistente di tirocinio delle sedi di tirocinio dei corsi di laurea Dipende gerarchicamente dal Coordinatore di Struttura sede di tirocinio. Ha relazioni funzionali con i tutor dei Corsi di Laurea, con i Referenti/Coordinatori didattici dei Corsi di Laurea e con il Responsabile della Formazione di Base e Complementare allo scopo di applicare il processo di insegnamento/apprendimento clinico attraverso l affiancamento dello studente. Responsabilità: collabora con il tutor riguardo la coerenza del percorso all interno della struttura sede di tirocinio dello studente con l impostazione pedagogico-didattica presente presso la sede del Corso; individua e applica percorsi e metodi didattici appropriati per ogni studente; collabora con i tutor ad elaborare e revisionare costantemente gli obiettivi di tirocinio; collabora alla accoglienza, valutazione intermedia e finale dello studente; è referente, per le attività di insegnamento clinico presso l Unità Organizzativa sede di tirocinio Risorse Tecnologiche 4 ORGANIZZAZIONE DEL SISTEMA QUALITÀ Il SI fa riferimento alla Vision aziendale, partecipa alla definizione del sistema di qualità aziendale e alla realizzazione dei percorsi di certificazione e di accreditamento all eccellenza secondo gli standard Joint Commission International allo scopo di migliorare la qualità dell assistenza, la performance dei professionisti e la soddisfazione del cliente interno ed esterno. 4.1 Responsabilità Il Sistema gestione qualità (SGQ) del SI costituisce un sistema con indipendenza operativa ma armonizzato per quanto attiene agli obiettivi, alle strategie e alle politiche, con il SGQ aziendale. La gestione dei documenti è regolata dalla procedura aziendale. Il RAQ: aggiorna l elenco dei documenti interni ed esterni; è responsabile dell archivio cartaceo dei documenti della qualità; informa il coordinatore sull emissione di nuovi documenti o revisioni; aggiorna i documenti di competenza sul sito aziendale; I documenti di origine esterna applicabili al SI sono elencati nel modulo ICP-MA-015. Le comunicazioni all interno del SI e sue parti avvengono generalmente tramite verbali (di incontri, riunioni, ecc.), mail e consegna, ove necessario, di documentazione cartacea.

6 Rev. 1 Pag. 6 di Riesame direzionale Il riesame annuale del SI viene condotto, di massima, entro il mese di marzo, al riesame direzionale prendono parte: 1) il Responsabile del SI; 2) i RA; 3) il RAQ; 4) il personale di segreteria. La relazione del SI comprende: gli esiti delle verifiche ispettive interne; le non conformità rinvenute e gestite nel periodo; le azioni correttive e preventive; i piani di miglioramento attivati nel periodo; gli indicatori; la customer. Per i dati inerenti la formazione e l aggiornamento si fa riferimento alla struttura Formazione Aziendale. Per i dati della customer satisfaction delle persone assistite si fa riferimento alla struttura URP. 4.3 Non conformità Per la gestione delle NC si applica la procedura aziendale ICP-PrA Azioni di miglioramento Il miglioramento del sistema di gestione della qualità viene gestito secondo la procedura ICP-PrA-005 e può scaturire sia in sede di riesame sia in occasione della rilevazione di obiettivi intervenuti tra un riesame e l altro. 4.5 Verifiche ispettive interne Il processo di gestione delle verifiche ispettive all interno del SI è regolato dalla procedura aziendale ICP-PrA-00I Gestione audit interni. 5. ALLEGATI All.1 Organigramma SI CTO All.2 Funzionigramma SI-CTO