S O F T W A R E P E R C E N T R I C O N G R E S S I. Pag. 1 di 1

Transcript

1 S O F T W A R E P E R C E N T R I C O N G R E S S I Il software gestionale per i Centri Congressi Pag. 1 di 1

2 SOMMARIO SOMMARIO...2 INTRODUZIONE...3 MODULI DI SISTEMA...3 MODULO SALE...4 MODULO RECEPTION...4 MODULO PREVENTIVI...5 MODULO PERSONAGGI...5 MODULO EVENTI...5 MODULO OASI CONTABILITÁ...6 Pag. 2 di 7

3 INTRODUZIONE Il progetto prevede la personalizzazione della suite di moduli di Rete2000 e l implementazione di una serie di nuovi moduli tra loro completamente integrati che permetteranno di gestire tutte le attività quotidiane del Centro Congressi: la prenotazione di una sala, la gestione di un preventivo, la gestione di un evento, comprensivo della gestione di una prenotazione, la prenotazione di un albergo. Caratteristiche di Rete2000 Rete2000 è stato pensato e progettato per supportare un architettura completamente modulare ed è quindi predisposto per aggiungere in modo semplice nuovi moduli in funzione delle eventuali future esigenze del Cliente; su specifica richiesta è possibile inoltre personalizzare ciascun modulo per soddisfare in modo ottimale le diverse esigenze del Cliente stesso. L alta integrazione tra i diversi moduli permette di ottenere delle elevate sinergie e una forte integrità dei dati evitando duplicazioni e ridondanze. Rete2000, infatti, consente: un efficace miglioramento dell organizzazione interna e della gestione delle informazioni. l implementazione di un sistema in grado di garantire uno standard operativo. Rete2000 può essere integrato con diversi moduli per completare e soddisfare le diverse esigenze del Cliente: il server di Posta Elettronica ( ). il server Fax. il server SMS. gli strumenti di produttività individuale (Word, Excel,...). il centralino (ove questo lo supporti). le architetture VoIP. Rete2000 Conferences Center Il progetto Rete2000 Conferences Center è stato strutturato modularmente in modo tale da poter suddividere funzionalità e costi per una valutazione completa di tempi e modalità d implementazione. Moduli di Sistema I moduli di Sistema sono dei moduli di servizio necessari alla normale gestione di Rete2000; più specificatamente sono composti dai seguenti moduli: Desktop, che permette l accesso al sistema tramite la validazione delle credenziali di accesso e la selezione dei moduli cui si è abilitati. Configurazione Sistema, che permette di definire da parte degli utenti di tipo supervisore la configurazione completa del sistema a livello di: Parametri, Utenti, Struttura Organizzativa, Moduli e Diritti. Configurazione Utente, che permette di definire da parte di ogni utente i propri parametri caratteristici. Monitor, che permette di monitorare l utilizzo del sistema. In conformità al d.lg. n. 196 del 30 giugno 2003, tutti i moduli di Rete2000 supportano le nuove normative sulle misure minime di sicurezza per il trattamento dei dati personali. In linea con le specifiche dei sistemi qualità, ogni operazione effettuata viene automaticamente tracciata dal sistema tramite la registrazione di un log in modo tale da sapere sempre in qualsiasi momento chi ha fatto che cosa e quando. Pag. 3 di 7

4 Modulo Sale Il modulo Sale permette di gestire tutte le informazioni relative alle sale e alla loro occupazione e fornisce una completa ed efficiente soluzione operativa per: gestire la prenotazione di una qualsiasi sala, con la possibilità di specificarne lo stato (preventivo, opzionata, confermata,...). gestire la prenotazione globale del Centro Congressi. verificare la disponibilità e le dotazioni di ogni sala. analizzare statisticamente l'occupazione di ogni sala. predisporre il piano operativo per le pulizie e la preparazione delle sale. inviare delle segnalazioni automatiche ai responsabili di gestione. E anche possibile avere in linea una completa planimetria, che evidenzia per ogni sala: posizione planimetrica all'interno dello stabile, caratteristiche (numero di posti, telefono,...), materiale già predisposto (lavagna luminosa, proiettore,...), foto esplicativa. In linea con la legge 626, nella planimetria è anche possibile specificare l ubicazione di: Uscite di sicurezza, Estintori, Sale soccorso,..., fornendone a tutti gli utenti, la consultabilità in linea in tempo reale. La prenotazione delle sale sarà gestibile e consultabile anche in modalità Intranet. E prevista una sua integrazione diretta con il Modulo Preventivi, per la generazione automatica del calendario delle date a preventivo, e con Modulo Eventi. Modulo Reception Integrato con il modulo Sale, permette di avere uno o più punti informativi aggiornati in tempo reale sulla pianificazione giornaliera degli eventi che si terranno e sulla loro ubicazione. Nella versione estesa consente anche di visualizzare, contemporaneamente alle riunioni in programma, un filmato di presentazione del Centro Congressi. Oltre a migliorare notevolmente il livello dell immagine del Centro Congressi, permette di eliminare il punto informativo cartaceo e la sua manutenzione manuale (a ogni riunione è necessario predisporre un nuovo foglio). Monitor o TV con il Modulo Reception. Area di visualizzazione degli eventi giornalieri. Reception del Centro Congressi. Esempio di implementazione del Modulo Reception. Filmato di presentazione del Centro Congressi auto-dimensionato. Il layout del modulo sarà personalizzato in funzione delle Vs. richieste. Pag. 4 di 7

5 Modulo Preventivi Il modulo Preventivi permette di gestire un qualsiasi preventivo (inserimento, modifica, eliminazione), agganciandosi direttamente all anagrafica clienti e alla gestione sale. L integrazione al modulo sale è prevista a più livelli: anagrafica: descrizione della sala, n di posti, disposizione. prenotazione opzionale: con l indicazione per ogni sala delle date opzionate e, successivamente, confermate. Più specificatamente il modulo prevede per ogni preventivo la possibilità di: specificare il cliente di riferimento, selezionandolo dall anagrafica cliente o creandolo come nuovo, e la data di riferimento. inserire delle righe di dettaglio vuote. inserire come righe di dettaglio le sale opzionate, selezionandole dall anagrafica sale, i corrispondenti periodi temporali (ogni sala potrà essere opzionata per uno o più periodi temporali), l unità di misura, il costo a unità di misura, la quantità, l eventuale sconto percentuale o a forfait, delle note di riferimento. inserire come righe di dettaglio i materiali/attrezzature/servizi, selezionandoli da un apposita tabella, l unità di misura, il costo a unità di misura, la quantità, l eventuale sconto percentuale o a forfait, delle note di riferimento. specificare delle note a fine preventivo, eventualmente modificabili e memorizzabili. stampare il preventivo secondo un formato predefinito. La struttura del preventivo sarà mantenuta per macro argomenti di riferimento. Modulo Personaggi Il modulo Personaggi permette di gestire una completa scheda anagrafica contenente tutte le informazioni relative ai personaggi che hanno rapporti con il Centro Congressi in modalità multi indirizzo (a ogni personaggio è cioè possibile agganciare uno o più indirizzi di riferimento). Inoltre permette di specificare le informazioni di riferimento relative alla eventuale prenotazione dell hotel per il pernottamento, con le relative opzioni e tariffe; a tale proposito è prevista la gestione di una tabella specifica di definizione dell anagrafica hotel, contenente tutti i parametri di riferimento. Modulo Eventi Il modulo Eventi permette di gestire in modo semplice ed efficace qualsiasi tipo di evento organizzato dal Centro Congressi. Il modulo è strutturato per poter gestire per ogni evento quattro differenti attività, tra loro correlate ma funzionalmente distinte: definizione dei partecipanti, con possibilità di stampa della lettera e del badge di invito. check-in, con identificazione dei presenti tramite la lettura del codice del badge e l eventuale validazione automatica dell evento con il raggiungimento del numero legale di presenti (quorum). votazione (Rinnovo Giunta, Elezione Presidente,...), con la definizione delle modalità di votazione (definizione dei candidati, preferenze,...) e la possibilità di stampa su foglio A4 delle schede di votazione. spoglio elettronico veloce tramite l utilizzo di un dispositivo di lettura ottica, con la visualizzazione dei dati di spoglio in tempo reale e la possibilità di stampa della scheda riassuntiva della votazione. Per ogni evento è possibile gestire un numero illimitato di Votazioni e di Spogli elettronici. E prevista la possibilità d iscrizione on-line a un evento pubblicato in modalità Extranet, con l invio automatico o semi automatico della conferma di prenotazione tramite posta elettronica. Pag. 5 di 7

6 Modulo OASI Contabilità Il modulo Oasi rappresenta un completo sistema di contabilità gestionale che permette di svolgere in modo ottimale le normali attività di gestione amministrativa. La contabilità sta sempre di più assumendo un ruolo strategico nella moderna gestione di un Centro Congressi e troppo spesso ne viene sottovalutata l'importanza. Rete2000 offre una soluzione integrata difficilmente comparabile con le altre soluzioni presenti sul mercato per: completezza, integrazione, qualità. Tra le funzionalità principali fornite dal modulo possiamo citare: la contabilità generale e la contabilità IVA. La contabilità economico patrimoniale è il punto di arrivo di tutte attività svolte nel Centro Congressi. Le scritture di prima nota vengono alimentate dal ciclo attivo, dal ciclo passivo, dalla gestione effetti, dal modulo pagamenti automatici e dai cespiti; le singole registrazioni vengono pilotate da causali contabili che, impostando la scrittura contabile, permettono all'utente una facilità di utilizzo e un maggior controllo. La contabilità generale alimenta a sua volta la contabilità clienti/fornitori, il portafoglio effetti, il modulo pagamenti automatici (con la riconciliazione Banche), la contabilità professionisti, la tenuta dei registri IVA, la contabilità analitica, il modulo analisi di bilancio e permette la compilazione del bilancio CEE. La gestione della contabilità IVA comprende le stampe relative ai registri bollati i quali possono essere stampati sia in prova, che su bollato. Oltre alla liquidazione mensile si può ottenere il prospetto della dichiarazione periodica. la contabilità clienti - fornitori. Permette di effettuare operazioni di modifica, interrogazione e stampa di registrazioni di P.N. direttamente dal partitario Clienti/Fornitori. L'interrogazione scadenze clienti/fornitori per periodo consente di frazionarle nel tempo a intervalli costanti in modo tale da tenerne sotto controllo l'andamento; particolare importanza riveste la funzione "previsioni entrate/uscite", poiché permette di effettuare una proiezione futura dell'andamento finanziario (le nostre entrate/uscite partendo dalla liquidità dei conti bancari). il portafoglio effetti. Permette la gestione degli effetti generati dalla fatturazione tramite appositi "flag" presenti sulla modalità di pagamento. Una prima fase prevede una gestione flessibile dei dati inseriti dal momento che consente di effettuare aggiornamenti o annullamenti delle distinte con possibilità di simulazione (totali per Istituti di credito, limiti di importo per effetti da presentare ecc.). Segue poi la conferma della distinta e la creazione del supporto magnetico per lo scambio con gli Istituti di credito con possibilità di avere anche il supporto cartaceo. la contabilità professionisti. Consente la gestione dei compensi erogati ai professionisti e delle relative ritenute. Le ritenute gestite sono: Irpef (ritenuta d'acconto), IRAP, Contributo pensioni, Inail. la contabilità analitica. La contabilità analitica ha una struttura organizzata per destinazione, natura della spesa e commessa. Queste tre categorie sono a due livelli: Destinazione - centro di costo - centro elementare di costo, Natura conto - sottoconto e Commessa programma - progetto. Pag. 6 di 7

7 La contabilità analitica si può suddividere in due fasi: fase di budget. fase di consuntivazione. La fase di budget permette l'inserimento di dati a preventivo per: c o m m e s s a. centro di costo. n a t u r a. Il budget iniziale (proposto) può subire delle rettifiche mantenendo sempre, come riferimento, i dati iniziali. La fase di consuntivazione viene alimentata automaticamente da movimenti che provengono dalla contabilità generale, dai movimenti di magazzino e dai cespiti per quel che riguarda la parte degli ammortamenti. il pagamento automatico fornitori. Il modulo si articola su tre fasi principali: la prima fase prevede una gestione flessibile dei dati inseriti dal momento che consente di effettuare aggiornamenti o annullamenti delle distinte; la seconda fase offre l'importante vantaggio di poter contabilizzare le operazioni di pagamento su un conto transitorio, anziché movimentare subito i conti banca che verranno invece gestiti solo nella terza fase, cioè al ricevimento della contabile bancaria. Viene quindi garantita una situazione veritiera tra i nostri movimenti e quelli della banca che permette di effettuare una conciliazione con quest'ultima. La funzione pagamenti sospesi visualizza le distinte che sono state contabilizzate sul conto transitorio ma che attendono ancora la contabile della banca oppure quelle distinte che hanno già ricevuto la contabile ma in data successiva alla data da noi stabilita attraverso il campo "alla data". i cespiti. Comprende sia la gestione dei beni dell'azienda nei suoi riflessi contabili, fiscali e gestionali che l'inventario fisico degli stessi e la loro composizione. Opportune tabelle consentono la contabilizzazione automatica sia degli ammortamenti che delle minus/plusvalenze; l'ammortamento può essere calcolato con diversi metodi secondo i fini che si vogliono perseguire (bilancio civilistico, ripresa fiscale, ammortamento finanziario e più simulazioni gestionali). La gestione fiscale prevede sia l'ammortamento anticipato che accelerato, il calcolo della perdita fiscale, la normativa dei beni usati, le spese di manutenzione e riparazione e la possibilità di gestire le spese fiscalmente deducibili in più esercizi. la gestione automatica delle quote associative. Permette di gestire le quote associative con la possibilità di una integrazione diretta con il modulo Amministrazione per la generazione automatica dei movimenti necessari ad effettuare la fatturazione agli associati. E' possibile sviluppare tutta la fase del procedimento di fatturazione, dalla generazione dei movimenti in base al caricamento automatico oppure singolarmente, caricando direttamente il movimento che sarà successivamente fatturato. La fatturazione può essere emessa con modalità diverse: fatturazione libera con la quale è possibile emettere una fattura senza nessun riferimento a movimenti già caricati. fatture da movimenti che emette la fattura solo se collegata ad un movimento creato manualmente o in base all'estrazione dal modulo Amministrazione. fatturazione di massa che permette l'emissione di gruppi di documenti contemporaneamente. I movimenti contabili saranno generati automaticamente in contabilità generale e in contabilità analitica. Pag. 7 di 7