COMUNE DI PAGANI Provincia di Salerno

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1 COMUNE DI PAGANI Prvincia di Salern Reglament per la registrazine e la tenuta dei dcumenti nnché per il funzinament dell U.O. Affari generali e servizi ausiliari- Prtcll ( apprvat cn deliberazine cmmissariale n.17 del )

2 INDICE NORME GENERALI NORME DI DETTAGLIO Art. 1: Elementi di garanzia e di infrmazine dei dcumenti; Art. 2: Originale e minuta del dcument; Art. 3: Elementi della registrazine di prtcll; Art. 4: Elementi bbligatri della registrazine di prtcll; Art. 5: Natura giuridica del registr di prtcll; Art. 6: Dcumenti interni; Art. 7: Spedizine del dcument in partenza; Art. 8: Ricezine della crrispndenza; Art. 9: Ritir e cnsegna psta all uffici pstale; Art. 10: Affrancatura crrispndenza in partenza; Art. 11: Cnteggi spedizine crrispndenza; Art. 12: Us della psta elettrnica; Art. 13: Errnea assegnazine di cmpetenza; Art. 14: Prtcll urgente; Art. 15: Prtcll d emergenza. Appendice Allegat 1 - LINEE GUIDA PER LA CREAZIONE E L AGGIORNAMENTO DELLE ANAGRAFICHE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO

3 REGOLE DI ORGANIZZAZIONE E FUNZIONAMENTO U.O. AFFARI GENERALI E SERVIZI AUSILIARI - PROTOCOLLO Chiunque nell ambit dell Amministrazine e per ragini di uffici riceva, invii cmunque detenga un dcument, deve sttprl a registrazine di prtcll infrmatic. ORARI DI APERTURA E CHIUSURA PER L UTENZA INTERNA ED ESTERNA: Lunedì, mercledì e venerdì: dalle re 09:00 alle re 12:30; Martedì e givedì: dalle re 09:00 alle re 12:30 ; Martedì e givedì: dalle re 16:15 alle re 18:30. (cme da dispsizine Sindacale del 22/07/2002 cncernente gli rari di apertura e chiusura degli uffici cmunali) NORME GENERALI I. E vietat l access all U.O. Affari Generali e Servizi Ausiliari Prtcll alle persne nn addette alle attività dell uffici se nn nell rari di ritir e cnsegna della crrispndenza. II. III. IV. Tutti i dipendenti del servizi prtcll adempin all inter prcedura relativa alla prtcllazine, cmpresa la scansine e usan e custdiscn cn cura i beni di cui dispngn per ragini d uffici, avend cura della manutenzine rdinaria degli scanner e delle etichettatrici in dtazine. I dipendenti del servizi prtcll, inquadrati nella categria B, adempin a quant dispst al punt II. cmpatibilmente cn le attribuzini di cui agli articli 8 e 9 del presente reglament; Al fine di cnsentire il reglare svlgiment delle perazini di prtcll la crrispndenza deve essere cnferita all U. O. Prtcll entr le re 10:30 del girn di spedizine, pprtunamente cnfezinata ed in busta aperta, al fine di cnsentirne la prtcllazine. V. La crrispndenza pervenuta ltre tale rari verrà spedita il girn successiv. Resta a cura degli addetti alla prtcllazine la verifica della data di invi riprtata sulla dcumentazine in uscita che dvrà essere sempre indicata sul dcument e in nessun cas dvrà crrispndere ad una data antecedente a quella della trasmissine all U.O. Prtcll.

4 VI. Nell iptesi di psta raccmandata inviata cntempraneamente a numersi destinatari è cmpit dell uffici inviante predisprre le distinte e le ricevute da inltrare all Uffici Pstale. NORME DI DETTAGLIO I dcumenti trattati dall uffici prtcll si distingun in dcumenti in arriv, dcumenti in partenza e dcumenti interni. ART. 1 ELEMENTI DI GARANZIA E DI INFORMAZIONE DEI DOCUMENTI 1. I dcumenti prdtti, indipendentemente dal supprt sul quale sn scritti, devn riprtare, pprtunamente evidenziate, le seguenti infrmazini: a) stemma del Cmune e la dicitura Cmune di Pagani - Prvincia di Salern, b) struttura di riferiment cn l eventuale articlazine nella unità rganizzativa respnsabile (area, settre, uffici, servizi); c) indirizz cmplet (via, numer, c. a. p., città, prvincia, numer di telefn); d) indirizz di psta elettrnica; e) data cmpleta (lug, girn, mese, ann); f) numer degli allegati ed eventuale descrizine; g) numer di riscntr di riferiment ad un eventuale numer di prtcll precedente; h) ggett del dcument; i) sigla del respnsabile del prcediment amministrativ cn relativa firma sigla autgrafa infrmatica (digitale). ART. 2 ORIGINALE E MINUTA DEL DOCUMENTO 1. Ogni dcument cartace in partenza intern deve essere redatt in riginale e in minuta. 2. Per riginale si intende la redazine definitiva del dcument, perfetta e autentica negli elementi sstanziali e frmali (carta intestata, firma, etc.). 3. Per minuta si intende l riginale del dcument cnservat agli atti, ciè nel fascicl relativ all affare al prcediment amministrativ trattat, in mancanza i dipendenti addetti al servizi prtcll nn prcedn a frnire ftcpia dell riginale; 4. Sia l riginale che la minuta sn crredati di firma autgrafa ed è spedit il sl riginale nn riprtante l anntazine minuta ; 5. Qualra i destinatari sian più di un, sn redatti tanti riginali quanti sn i destinatari; 6. Nell iptesi in cui i destinatari sn più di un e l uffici che ha prdtt il dcument nn ha prvvedut a redigere il necessari numer di riginali, i dipendenti del servizi prtcll restituiscn il dcument all uffici di prvenienza.

5 ART. 3 ELEMENTI DELLA REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO 1. La registrazine di prtcll cntiene elementi bbligatri ed elementi accessri. 2. La registrazine degli elementi bbligatri del prtcll è rilevante sul pian giuridic in quant cntiene le indicazini fndamentali per l univca, certa, efficace ed immediata identificazine dei dcumenti. 3. La registrazine degli elementi accessri del prtcll è rilevante sul pian rganizzativ e gestinale. ART. 4 ELEMENTI OBBLIGATORI DELLA REGISTRAZIONE A PROTOCOLLO 1. Gli elementi bbligatri della registrazine a prtcll, rilevanti sul pian giuridicprbatri, sn i seguenti: a) numer prgressiv di prtcll del dcument, generat autmaticamente dal sistema e registrat in frma nn mdificabile; b) data di registrazine di prtcll assegnata autmaticamente dal sistema e registrata in frma nn mdificabile; c) mittente per i dcumenti ricevuti, destinatari per i dcumenti spediti, registrati in frma nn mdificabile, cn indicazine del cgnme e nme ppure della ragine sciale, seguiti dal lug di residenza della sede; inltre per i dcumenti ricevuti, il lr numer di prtcll e data; d) ggett del dcument, registrat in frma nn mdificabile; e) uffici assegnatari per i dcumenti in arriv, uffici che ha prdtt il dcument per quelli in partenza ; f) l imprnta del dcument infrmatic, se trasmess per via telematica, cstituita dalla sequenza di simbli binari in grad di identificare univcamente il cntenut, registrata in frma nn mdificabile. 2. Il numer prgressiv di prtcll è un numer rdinabile cstituit da almen tt cifre numeriche. La numerazine è rinnvata gni ann slare. 3. Qualra i destinatari sian più di due, la registrazine a prtcll ptrà riprtare il destinatari prim nminat ed il numer degli ulteriri destinatari. In cas di petizini dcumenti simili, il mittente è indicat cn il nme del prim firmatari e della dicitura più altri. 4. Qualra un dcument pervenut interessi piu uffici, l stess viene cnsegnat in riginale a quell che ha la cmpetenza primaria, anche in rdine temprale, e in cpia agli altri. 5. L ggett deve essere indicat in md tale da rendere il dcument distinguibile da altri e che permetta l individuazine della specifica pratica a cui si riferisce di cui ne cstituisce il presuppst per la creazine. ART. 5 NATURA GIURIDICA DEL REGISTRO DI PROTOCOLLO 1. Il registr di prtcll è un att pubblic riginari che fa fede della tempestività e dell effettiv riceviment e spedizine di un dcument, indipendentemente dalla reglarità del dcument stess, ed è idne a prdurre effetti giuridici. 2. Il registr di prtcll è sggett alle frme di pubblicità e di tutela di situazini giuridicamente rilevanti previste dalla nrmativa vigente. 3. Il registr di prtcll, unic per tutt l ente, si apre il 1 gennai e si chiude il 31 dicembre di gni ann.

6 ART. 6 DOCUMENTI INTERNI 1. I dcumenti interni sn quelli scambiati tra uffici dell Ente. Essi si distingun in: a) dcumenti infrmali di preminente carattere infrmativ - cmunicativ; b) dcumenti di preminente carattere giuridic - prbatri. 2. I dcumenti interni infrmali di preminente carattere infrmativ sn di nrma memrie infrmali, appunti, relazini, brevi cmunicazini di rilevanza meramente infrmativa, dispsizini rganizzative interne scambiate tra uffici. 3. I dcumenti interni di preminente carattere giuridic - prbatri sn quelli redatti al fine di dcumentare fatti inerenti all attività svlta e alla reglarità delle azini amministrative qualsiasi altr dcument dal quale pssn nascere diritti, dveri legittime aspettative nei cnfrnti di terzi. 4. I dcumenti interni devn essere sempre prtcllati. ART. 7 SPEDIZIONE DEL DOCUMENTO IN PARTERNZA 1. Ogni dcument in partenza deve trattare un unic argment, indicat chiaramente a cura dell autre nell spazi riservat all ggett. 2. Le firme e le sigle necessarie alla redazine e alla perfezine giuridica del dcument in partenza vann appste prima della sua prtcllazine. 3. La cnfezine (busta, plic simili) del dcument in partenza deve riprtare l uffici cui afferisce il respnsabile del prcediment amministrativ. 4. La trasmissine e la spedizine del dcument in partenza e di quell intern devn essere effettuate entr il medesim girn lavrativ a cura del respnsabile del prcediment. 5. Sull riginale e sulla minuta del dcument da spedire, deve essere indicat il tip di spedizine. Qualra manchi tale indicazine il dcument é spedit per psta rdinaria. ART. 8 RICEZIONE DELLA CORRISPONDENZA 1. Le unità perative assegnate all U.O. Affari Generali e Servizi Ausiliari Prtcll inquadrati nel prfil esecutre amministrativ, categria B, prvvedn all accettazine della crrispndenza in entrata a girni alterni a rtazine, secnd accrd intern interpersnale. 2. In cas di mancat accrd, cn dispsizine, il respnsabile dell A. O. O. Affari Generali ed istituzinali definisce la turnazine. 3. Dell avvenuta cnsegna viene dat att mediante l appsizine del timbr recante la data e l ra di arriv. Il dcument successivamente viene passat all Uffici Prtcll che prvvede alla registrazine mediante il sistema infrmatic (mdul infrmatic HYper-Sic Pr-Net), nnché alla trasmissine all uffici cmpetente.

7 4. Le lettere, i plichi e i telegrammi pervenuti all Uffici prtcll vengn aperte sl dal persnale afferente all U.O. 5. La crrispndenza in arriv va aperta di nrma nel medesim girn lavrativ di ricezine e cntestualmente prtcllata. 6. La crrispndenza nn viene aperta slamente nei seguenti casi: a) buste plichi riprtanti l indicazine fferta, gara d appalt, preventiv diciture similari da cui si evinca la partecipazine ad una gara; in quest cas la crrispndenza viene prtcllata e il timbr di arriv e il numer e la data di prtcll vengn appsti direttamente sulla busta che in quest cas cstituisce parte integrante e sstanziale dell istanza; sulla busta vann anche appste la data e l ra di arriv di ritir e la firma leggibile di chi l ha ricevuta ritirata; b) crrispndenza riprtante la dicitura riservata. In tale cas la crrispndenza è prtcllata esclusivamente dal dipendente del servizi prtcll autrizzat dall Amministratre di Sistema tramite appsita passwrd necessaria per accedere all appsita sezine pr.net; ART. 9 RITIRO E CONSEGNA POSTA ALL UFFICIO POSTALE 1. GIi addetti al supprt ai servizi generali ( persnale addett al servizi di prtineria) assicuran la cnsegna della crrispndenza press gli uffici pstali entr le re 12,30 di gni girn lavrativ. 2. Il riceviment della crrispndenza raccmandata rdinaria e di atti giudiziari da parte dei dipendenti addetti al servizi prtcll, inquadrati nella categria B, cmprta anche: riscntr distinte; firma delle cartline di ritrn; firma delle distinte. ART. 10 AFFRANCATURA CORRISPONDENZA IN PARTENZA 1. L uffici per la tenuta del prtcll prvvede alle perazini di spedizine della crrispndenza in partenza cmprensive di: affrancature ed eventuale pesatura, ricezine e verifica delle distinte di raccmandate cmpilate dagli uffici. 2. Al fine di cnsentire il reglare svlgiment delle perazini di cui al cmma precedente, la crrispndenza in partenza deve essere cnsegnata all uffici per la tenuta del prtcll entr le re 10:30 pprtunamente cnfezinata. ART. 11 CONTEGGI SPEDIZIONE CORRISPONDENZA 1. L uffici per la tenuta del prtcll prvvede ad effettuare i cnteggi relativi alle spese per la psta in partenza nel md che segue: a) cnteggi girnalier delle spese per l affrancatura e calcl sald residu; b) cmpilazine mdell da inviare all uffici pstale cn distinzine: - psta rdinaria; - stampe in città e furi città; - raccmandate; - ntifiche a mezz psta. c) indicazine del relativ numer cmplessiv di atti e della spesa crrispndente; d)cnteggi mensile e cmpilazine mdell delle spese cmplessive e del depsit residu.

8 ART.12 USO DELLA POSTA ELETTRONICA 1. Al fine di velcizzare l scambi di infrmazini tra uffici, cn enti pubblici e privati e cittadini, nnché per la funzinale gestine dei prcedimenti amministrativi, dell access e della partecipazine agli stessi, gli uffici fann us della psta elettrnica istituzinale e della PEC. 2. La psta ricevuta tramite pec mail che necessita di essere prtcllata, deve in gni cas essere trasmessa all indirizz dell uffici prtcll generale del cmune per la reglare registrazine. 3. Il dcument pervenut trasmess mediante psta elettrnica viene trattat in md cnfrme alle tecniche ed alla nrmativa vigente. 4. E giuridicamente rilevante la crrispndenza pervenuta inviata per psta elettrnica all Uffici per la tenuta del prtcll: prtcll@cmunedipagani.legalmai.it ART. 13 ERRONEA ASSEGNAZIONE DI COMPETENZA 1. Nel cas in cui un Settre riceva un dcument riginale relativ a materie estranee alla prpria specifica cmpetenza, ppure, a causa di un disguid di un errre, un dcument indirizzat ad altri, deve prntamente recapitare il dcument all U.O. Affari Generali e Servizi Ausiliari - Prtcll che prvvede ad attribuire una nuva assegnazine di cmpetenza ed a crreggere l'assegnazine errata sulla registrazine di prtcll. I rilievi in rdine alla psta in arriv in partenza (assegnazini errate incmplete) devn avvenire entr la mattina successiva a quella di cnsegna. ART. 14 PROTOCOLLO URGENTE 1. La richiesta di prtcllare urgentemente un dcument deve essere relativa ad una necessità indifferibile e di tip strardinari; 2. Sl in quest cas l uffici prtcll si attiva garantend la prtcllazine del dcument in un breve lass di temp. Tale prcedura é sservata sia per prtclli su dcumenti in arriv che in partenza, specificand che nn sn anticipati prtclli su cpie in qualsiasi md fatte pervenire all uffici prtcll; 3. Quand si presenti la necessità di prtcllare un numer cnsistente di dcumenti deve esserne data cmunicazine all uffici prtcll cn almen tre girni di anticip nde cncrdare tempi e mdi di prtcllazine e spedizine. 4. Nel cas di psta in uscita recante la dicitura urgente, è cnsentit prcedere in derga all rari previst nel paragraf Nrme generali.

9 ART. 15 PROTOCOLLO DI EMERGENZA 1. E istituit, in relazine al dispst dell art. 63 del T. U. apprvat dal D.P.R. 28/12/2000 n. 445, il Registr di prtcll cartace di emergenza per la prtcllazine manuale quand nn sia pssibile, per cause tecniche, fare us della prcedura infrmatica. 2. Il registr delle emergenze, prima dell us, deve essere vidimat dal respnsabile del servizi che prvvede alla numerazine dei fgli. 3. Prima di iniziare la registrazine, di vlta in vlta, deve essere anntata la causa che ha determinat l emergenza. Nel prtcll di emergenza è assegnata la numerazine prgressiva del prtcll infrmatic. 4. Cessata l emergenza, dp aver annullat gli spazi eventualmente liberi, a fnd pagina, è anntata la chiusura delle registrazini e tutte le registrazini fatte sn trasferite nel sistema infrmatic. ART.16 NORME DI RINVIO, ABROGAZIONE ED ENTRATA IN VIGORE 1. Per tutt quant nn disciplinat nel presente reglament, si applican le nrme di legge e di reglament vigenti attinenti alla materia. 2. Si intendn abrgate tutte le nrme di reglament vigenti in cntrast cn quant ivi stabilit. 3. Il presente reglament entra in vigre trascrsi 30 girni dalla pubblicazine all Alb Pretri n line.

10 APPENDICE - ALLEGATO 1 LINEE GUIDA PER LA CREAZIONE E L AGGIORNAMENTO DELLE ANAGRAFICHE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO Al mment dell immissine dei dati del mittente del destinatari si raccmanda innanzitutt di cnsultare sempre cn attenzine la banca dati del sftware dal mment che numersi nminativi sn già inseriti e, in quest cas, è sufficiente selezinarli dalla lista. Nel cas in cui il nminativ cercat nn sia già presente nella lista è necessari inserirl rispettand le seguenti regle: NOMI DI PERSONA FISICA L inseriment dei nmi di persna fisica viene fatt scrivend prima il cgnme e pi il nme. I titli di crtesia (Sig., Sig.ra., Gent.ma, Ill.m etc.) di nrificenza (Dtt., Prf., Avv. etc.) vann messi. Esempi: VERDI GIUSEPPE nn GIUSEPPE VERDI nn GIUSEPPE DOTT. VERDI nn DOTT. GIUSEPPE VERDI NOMI DI PERSONA GIURIDICA (ENTI E UFFICI) I nmi degli enti e dei lr settri e uffici vann scritti cmpleti e per estes, senza abbreviazini e strpiature. Nel cas in cui il nme di un ente nell us cmune venga individuat attravers il su acrnim (vver la sigla ricavata dell iniziale di gni parla che ne cmpne il nme), la denminazine va riprtata sempre cmpleta e per estes, cn l aggiunta dell acrnim nn puntat dp un trattin precedut e seguit da un spazi. Esempi: CONSORZIO SALERNITANO TRASPORTI PUBBLICI CSTP nn CSTP nn C.S.T.P. nn C S T P Quand un ente ha più settri sezini uffici, va scritt cmplet e per estes (cmpresa la sigla se è in us), cn l aggiunta della denminazine del settre sezine uffici dp un trattin precedut e seguit da un spazi. Esempi: CENTRO NAZIONALE RICERCHE CNR BOLOGNA nn CENTRO NAZ. RIC. nn C.N.R. nn CNR BOLOGNA Anche il nme del settre ( sezine uffici) va scritt cmplet e per estes senza l us di abbreviazini incmprensibili Esempi: REGIONE CAMPANIA DIREZIONE LAVORI PUBBLICI SEZIONE AMBIENTE nn REGIONE CAMPANIA DIREZ. LL. PP. SEZ. AMB nn SEZIONE AMBIENTE C/O REG. CAMP. LL. PP.

11 NOMI DI DITTE, ASSOCIAZIONI, STUDI LEGALI Le DITTE (individuali, scietà, cperative etc.) e le ASSOCIAZIONI utilizzan mdalità diverse per scrivere la lr denminazine la ragine sciale nella carta intestata. In quest cas è preferibile riprtare il nminativ csì cm è. La tiplgia della scietà (srl, spa, sas etc), invece, va scritta sempre nn puntata, indipendentemente da cme la riprta la carta intestata della ditta stessa e va psta sempre dp il nme della ditta assciazine. Esempi: EDIL COSTRUZIONI SRL nn EDIL COSTRUZIONI S.R.L. Laddve la denminazine scietà assciazine cstituisce parte integrante del nme stess dell assciazine ditta, tale denminazine nn va staccata e messa dp il trattin (cme fsse una ragine sciale) ma resta cme parte integrante del nminativ. Esempi: SOCIETA GIUSEPPE VERDI nn GIUSEPPE VERDI SOCIETA nn GIUSEPPE VERDI SOCIETA Esempi: ASSOCIAZIONE IL CHICCO DI GRANO ONLUS nn IL CHICCO DI GRANO ASSOCIAZIONE ONLUS Cme si è dett in precedenza per gli enti, anche alcune scietà assciazini individuate attravers il lr acrnim (vver la sigla ricavata dall iniziale di gni parla che ne cmpne il nme). Anche in quest cas la lr denminazine va riprtata sempre cmpleta e per estes, cn l aggiunta dell acrnim nn puntat dp un trattin precedut e seguit da spazi. Esempi: SOCIETA ITALIANA AUTORI EDITORI SIAE nn S.I.A.E. Esempi: ASSOCIAZIONE VOLONTARI ITALIANI SANGUE AVIS nn ASS. A.V.I.S. I nmi degli STUDI (di architetti, di gemetri, di ingegneri, di avvcati) vann riprtati secnd le seguenti indicazini, ricrdand che i titli di studi delle single persne (Dtt., Avv., Gem., Ing.) vann sempre messi: Esempi: STUDIO LEGALE LUDOVICO LEONE nn AVV. LUDOVICO LEONE nn STUDIO AVV. L. LEONE nn AVV. LUDOVICO LEONE STUDIO LEGALE