ISTRUZIONI OPERATIVE N. 19

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1 ORGANISMO PAGATORE OCM Vino e Altri Aiuti Via Palestro, Roma Tel Fax Prot. N. DPMU Roma li ISTRUZIONI OPERATIVE N. 19 Agli ENTI CARITATIVI LORO SEDI Oggetto: Reg. (UE) n. 807/2010 e Reg. (UE) n. 1020/2012. Rimborso delle spese amministrative, di stoccaggio e di trasporto connesse con le forniture di prodotti alimentari agli indigenti nella Comunità. Programma Il Reg. (UE) 807/2010, relativo alle modalità d esecuzione delle forniture di prodotti alimentari provenienti dalle scorte d intervento a favore degli indigenti nell Unione, prevede che gli Enti caritativi incaricati della distribuzione dei prodotti possano ottenere il rimborso delle spese amministrative, delle spese di stoccaggio e delle spese di trasporto, nei limiti dei mezzi finanziari disponibili per l esecuzione del piano in ciascuno Stato Membro. Il Reg. (UE) n del 6 novembre 2012 ha stabilito che il pagamento dei rimborsi di tali spese debba avvenire entro il 15 ottobre 2013 e che, considerato che a quella data le attività a cui si riferiscono le spese non sono ancora concluse, è consentito il pagamento di anticipazioni a fronte dell assunzione da parte dell Ente Caritativo percepente la somma, di uno specifico impegno a restituirla laddove risultasse pagata in eccesso rispetto agli effettivi oneri sostenuti dall Ente Caritativo stesso. Pertanto, considerati i tempi necessari per l istruttoria e il pagamento materiale agli aventi diritto, il termine ultimo entro il quale gli Enti Caritativi debbono presentare all Organismo Pagatore Ag.E.A. le domande per ottenere i predetti rimborsi è stabilito al 30 settembre Si considereranno prodotte in tempo utile anche le domande spedite entro i termini succitati a mezzo raccomandata con avviso di ricevimento. Le domande presentate successivamente a tale data non sono accettate. (art. 4, par. 1 del Reg. (UE) n. 1020/2012). 1

2 1. Modalità di presentazione della domanda di rimborso Gli Enti Caritativi dovranno presentare all Organismo Pagatore AGEA una apposita domanda di pagamento (all. 1) con la quale: 1. chiedono il rimborso delle spese amministrative e/o di stoccaggio e/o di trasporto connesse con le forniture di prodotti alimentari agli indigenti, già sostenute dal 1 gennaio 2013 al 30 giugno 2013; 2. chiedono l anticipazione delle spese amministrative e/o di stoccaggio e/o di trasporto connesse con le forniture di prodotti alimentari agli indigenti che prevedono saranno sostenute dal 1 luglio 2013 al 31 dicembre 2013; 3. si impegnano a presentare, entro il 28 febbraio 2014, la rendicontazione delle spese amministrative e/o di stoccaggio e/o di trasporto connesse con le forniture di prodotti alimentari agli indigenti che saranno sostenute dal 1 luglio 2013 al 31 dicembre 2013; 4. si impegnano a restituire all Organismo Pagatore AGEA la parte di rimborso ricevuto, laddove risultasse pagato in eccesso rispetto agli effettivi oneri sostenuti dall Ente Caritativo stesso. La somma dei due importi (spese già sostenute + spese previste), pagabile per l esercizio 2013, non potrà superare il seguente tetto massimo per tipologia di spesa: 1. Spese di trasporto a. In caso di trasporti effettuati da terzi, il tetto massimo è il maggiore tra i seguenti importi: i. spese rendicontate ed approvate dall Organismo Pagatore AGEA per il programma 2012; ii. iii. proiezione al 31 dicembre 2013 delle spese dal 1 gennaio al 30 giugno 2013 rendicontate. Tale proiezione dovrà essere calcolata dividendo l importo delle spese di trasporto rendicontato con riferimento al periodo 1 gennaio - 30 giugno 2013, per la quantità di prodotti alimentari gestita a cui si riferisce e moltiplicando l importo così ottenuto per la quantità di prodotti alimentari che sarà gestita dal 1 luglio fino al 31 dicembre 2013; importo pari all 1% del valore degli prodotti alimentari che saranno trasportati nel

3 b. In caso di trasporti effettuati in proprio, il tetto massimo è il maggiore tra i seguenti importi: i. spese rendicontate ed approvate dall Organismo Pagatore AGEA per il programma 2012; ii. importo pari all 1% del valore degli prodotti alimentari che saranno trasportati nel Qualora ne ricorrano le condizioni, in fase di liquidazione della richiesta di rimborso, si potranno operare compensazioni a titolo di recupero di somme afferenti annualità pregresse. In ogni caso, se l ammontare complessivo delle spese di trasporto richieste dagli Enti Caritativi supera il valore di , verrà applicata una riduzione lineare alle spese di trasporto richieste da ciascun Ente Caritativo che consenta di rispettare il predetto tetto massimo collettivo. 2. Spese amministrative Importo pari all 1% del valore degli prodotti alimentari che saranno ricevuti nel Spese di stoccaggio Importo pari all 1% del valore degli prodotti alimentari che saranno ricevuti nel 2013 In ogni caso, gli Enti caritativi che intendono accedere al rimborso dovranno presentare la predetta domanda, allegandovi la rendicontazione delle spese amministrative e/o di stoccaggio e/o di trasporto connesse con le forniture di prodotti alimentari agli indigenti, già sostenute dal 1 gennaio 2013 al 30 giugno 2013, predisposta come specificato nei paragrafi successivi della presente circolare. In mancanza di tale allegato nulla sarà liquidato all Ente Caritativo per l intero esercizio La domanda dovrà altresì riportare in allegato: 1. una fotocopia integrale, fronte e retro, di un documento di identità del legale rappresentante, in corso di validità; 2. la dichiarazione sostitutiva della certificazione di iscrizione alla Camera di Commercio se l importo complessivo richiesto (spese amministrative + spese di stoccaggio + spese di trasporto) è superiore alla somma di ,00. (allegato 2). 2. Spese ammissibili al rimborso e modalità di rendicontazione SPESE AMMINISTRATIVE Nelle spese amministrative possono essere incluse le seguenti voci: I - spese riferite al personale in carico stabilmente e continuativamente, ovvero volontario, adibito alla tenuta della contabilità di magazzino e/o a guardiania; 3

4 II - spese di assicurazione per infortuni del personale volontario e contro furto e/o incendio; III - spese per fitto locali presso terzi per l istituzione di uffici amministrativi per la gestione della distribuzione dei prodotti; IV - spese telefoniche, di fax e postali per contatti con fornitori, trasportatori o destinatari dei prodotti, necessari alla predisposizione o all esecuzione dei piani di ricevimento e/o di distribuzione delle prodotti; V - spese per l energia elettrica, gas e acqua relative ai locali adibiti ad uffici amministrativi; VI - spese per l acquisto di materiale di cancelleria; VII - spese per l acquisto e/o la manutenzione di materiale informatico (con l esclusione dall acquisto di: P.C., Server, Stampanti o altro macchinario); VIII - spese amministrative per licenze, tasse, permessi e autorizzazioni connesse alla distribuzione dei prodotti CE; SPESE DI STOCCAGGIO Nelle spese di stoccaggio possono essere incluse le seguenti voci: I - spese riferite al personale in carico stabilmente e continuativamente, ovvero volontario, adibito al facchinaggio e/o a guardiania; II - spese di assicurazione per infortuni del personale volontario e contro furto e/o incendio; III - spese per fitto locali presso terzi per lo stoccaggio dei prodotti; IV - spese telefoniche, di fax e postali per contatti con fornitori, trasportatori o destinatari dei prodotti, necessari alla predisposizione o all esecuzione dei piani di ricevimento e/o di distribuzione delle prodotti; V - spese per l energia elettrica, gas e acqua relative ai locali adibiti a magazzino; VI - spese per pulizia, disinfestazioni, derattizzazioni o altro trattamento sanitario necessario alla buona conservazione dei prodotti; VII - spese per la manutenzione dei magazzini, celle frigo ed elevatori; VIII - spese amministrative per licenze, tasse, permessi e autorizzazioni connesse alla distribuzione dei prodotti CE; Sia per le spese amministrative che per quelle di stoccaggio, le spese riferite al personale volontario, saranno rimborsate conteggiando i relativi importi secondo quanto previsto dalla normativa sul trattamento di missione del personale civile dello Stato, sia per le spese di vitto che per quelle di rimborso chilometrico. 4

5 Quest ultimo dovrà essere riferito agli spostamenti effettuati con l uso del mezzo proprio, dal luogo di residenza al luogo di prestazione d opera, preventivamente autorizzato dal responsabile dell Ente caritativo. L Ente caritativo dovrà produrre la documentazione giustificativa delle spese sostenute per singola voce, costituita da fatture, ricevute, bollette e ogni altra documentazione di spesa debitamente quietanzate. Tale documentazione dovrà essere in originale, ovvero in copia autentica. In proposito si precisa che, ai sensi dell art. 19 del d. lgs. n. 445/2000, la conformità all originale dei documenti fiscali (fatture, ecc.) può essere attestata anche mediante dichiarazione sostitutiva di atto di notorietà. SPESE DI TRASPORTO Ai fini del rimborso saranno riconosciuti esclusivamente i trasporti alle Strutture presenti negli elenchi allegati alla domanda Gli Enti caritativi devono formulare la richiesta di rimborso di tali spese a seconda del tipo di trasporto scelto e, comunque, entro i limiti fissati al precedente capitolo 1: A) Trasporto effettuato tramite terzi. Sarà rimborsata la spesa fatturata dalla ditta di trasporto al netto dell IVA. Si deve allegare la seguente documentazione: - elenco riepilogativo degli attestati di consegna numerato, timbrato e sottoscritto dal legale rappresentante per singola pagina, con allegate le copie degli attestati di consegna alle Strutture caritative riportati nel predetto elenco. In alternativa quest ultimi possono essere inviati tramite scansione elettronica su Cd-rom - fattura emessa dal trasportatore (in originale o copia autentica, come sopra specificato) recante specifico riferimento agli attestati di consegna. B) Trasporto effettuato con mezzi propri e/o in uso gratuito. Si deve allegare la seguente documentazione: - un prospetto per ogni autoveicolo usato, predisposto sul modulo allegato 3, numerato, timbrato e sottoscritto dal legale rappresentante per singola pagina, riportante l elenco dei D.d.T.. Tali D.d.T., che devono essere redatti secondo il facsimile di cui all allegato 4, sostituiscono gli attestati di consegna alle Strutture caritative; - originale (o copia autentica) dei D.d.T. succitati, che devono essere suddivisi per autoveicolo e allegati ad ogni prospetto corrispondente. In alternativa quest ultimi possono essere inviati tramite scansione elettronica su Cd-rom. Per i trasporti di quantitativi uguali o inferiori a 1 tonnellata il rimborso sarà effettuato in funzione della distanza chilometrica percorsa, secondo quanto stabilito per classi di veicoli dall A.C.I. alla colonna 13 delle tabelle riepilogative (ultimo aggiornamento annuale); 5

6 Per i trasporti di quantitativi superiori a 1 tonnellata il rimborso sarà effettuato sulla base dell allegato II, di cui all art. 1, comma 8) del Reg. (UE) 687/2010 che modifica il Reg. (CE) n. 1580/07, tenuto conto della sostanziale identità della categoria di spesa da rimborsare. 3. Informativa sul trattamento dei dati personali ai sensi dell'art. 13 del d.lgs. n. 196 del 2003 Il D.Lgs. 30 giugno 2003, n. 196, "Codice in materia di protezione dei dati personali", prevede un sistema di garanzie a tutela dei trattamenti che vengono effettuati sui dati personali. Di seguito, pertanto, si illustra sinteticamente come verranno utilizzati i dati dichiarati e quali sono i diritti riconosciuti all'interessato. Finalità del trattamento I dati personali, che l'agenzia per le erogazioni in agricoltura (AGEA), - istituita con il Decreto Legislativo n. 165/99 e s.m.i, - richiede o già detiene per lo svolgimento delle proprie attività istituzionali, sono trattati per : a. finalità connesse e strumentali alla gestione ed elaborazione delle informazioni relative alla Sua Azienda, inclusa quindi la raccolta dati e l'inserimento nel Sistema Informativo Agricolo Nazionale (SIAN) per la costituzione o l'aggiornamento dell'anagrafe delle aziende e la presentazione di istanze per la richiesta di aiuti, erogazioni, contributi e premi; b. accertamenti amministrativi, accertamenti in loco e gestione del contenzioso; c. adempimento di disposizioni comunitarie e nazionali; d. obblighi di ogni altra natura comunque connessi alle finalità di cui ai precedenti punti, ivi incluse richieste di dati da parte di altre amministrazioni pubbliche ai sensi nella normativa vigente; e. gestione delle credenziali per assicurare l'accesso ai servizi del SIAN ed invio comunicazioni relative ai servizi istituzionali, anche mediante l'utilizzo di posta elettronica. I dati personali trattati sono raccolti direttamente attraverso il soggetto interessato oppure presso i soggetti delegati ad acquisire documentazione cartacea ed alla trasmissione dei dati in via telematica al SIAN. Modalità del trattamento I trattamenti dei dati personali vengono effettuati mediante elaborazioni elettroniche (o comunque automatizzate), ovvero mediante trattamenti manuali in modo tale da garantire la riservatezza e la sicurezza dei dati personali in relazione al procedimento amministrativo gestito. Ambito di comunicazione e diffusione dei dati personali Alcuni dati sono resi pubblici ai sensi delle vigenti disposizioni comunitarie e nazionali in materia di trasparenza. In particolare, i dati dei beneficiari degli stanziamenti dei Fondi europei FEAGA e FEASR con riferimento agli importi percepiti nell'esercizio finanziario dell'anno precedente debbono essere consultabili con semplici strumenti di ricerca sul 6

7 portale del SIAN a norma dei regolamenti CE 1290/2005 e CE 259/2008, e possono essere trattati da organismi di audit e di investigazione della Comunità Europea e degli Stati membri ai fini della tutela degli interessi finanziari della Comunità. I dati personali trattati nel SIAN possono essere comunicati, per lo svolgimento di funzioni istituzionali, ad altri soggetti pubblici (quali, ad esempio, Agenzia delle Entrate, Agenzia del Territorio, Organismi pagatori e Organismi di vigilanza, Ministero delle politiche agricole alimentari e forestali ed enti collegati, Regioni, Comuni, I.N.P.S., ecc.), ovvero alle istituzioni competenti dell'unione Europea ed alle Autorità Giudiziarie e di Pubblica Sicurezza, in adempimento a disposizioni comunitarie e nazionali. Gli stessi dati possono altresì essere comunicati a privati o enti pubblici economici qualora ciò sia previsto da disposizioni comunitarie o nazionali. La maggior parte dei dati richiesti nella modulistica predisposta per la Natura del presentazione di istanze di parte devono essere dichiarati obbligatoriamente e conferimento dei dati sono sottoposti anche a verifiche ed accertamenti mediante accessi a dati di personali trattati altre pubbliche amministrazioni. Tra le informazioni personali trattate rientrano dati di natura "sensibile" e "giudiziaria" ai sensi del D.Lgs. 196 del Titolare del trattamento è l'agenzia per le erogazioni in agricoltura (AGEA). Titolarità del trattamento Responsabili del trattamento Diritti dell'interessato La sede di AGEA è in Via Palestro, ROMA. Il sito web istituzionale dell'agenzia ha come indirizzo il seguente: I "titolari del trattamento" possono avvalersi di soggetti nominati "responsabili". Presso la sede dell'agea è disponibile l'elenco aggiornato dei Responsabili del Trattamento, fra i quali sono presenti, a titolo esemplificativo e non esaustivo, i Dirigenti responsabili degli Uffici di AGEA, la Soc. AGECONTROL S.p.A., la Soc. SIN S.r.l., le Regioni, i Centri di Assistenza Agricola riconosciuti. L'articolo 7 del Codice riconosce all'interessato numerosi diritti, quali: 1) ottenere la conferma dell'esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati e la loro comunicazione in forma intellegibile; 2) ottenere l'indicazione: a) dell'origine dei dati personali, b) delle finalità e modalità del trattamento, c) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l'ausilio di strumenti elettronici, d) degli estremi identificativi del Titolare, dei Responsabili e del rappresentante designato, e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di Responsabili o Incaricati; 3) ottenerne: 7

8 4. CONTROVERSIE a) l'aggiornamento, la rettifica ovvero, quando vi ha interesse, l'integrazione dei propri dati personali, b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati, c) l'attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato; 4) opporsi: a) per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta; b) al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale. L interessato potrà esercitare i diritti previsti dall art. 7 del Codice, tra cui la cancellazione, la rettifica e l integrazione, rivolgendosi al Titolare del trattamento mediante la casella di posta certificata con idonea comunicazione citando: Rif. Privacy. Titolare del trattamento dei dati è l Agea, con sede in Via Palestro n. 81, Roma; l elenco dei responsabili è disponibile presso la sede dell Agenzia. Per l esercizio dei diritti degli interessati, attesa la procedura indicata al precedente punto e) l indirizzo di posta elettronica è il seguente Per ogni controversia che dovesse insorgere tra le parti in ordine ai procedimenti amministrativi connessi all applicazione delle procedure di cui alla presente circolare il foro unico competente è quello di Roma. La presente Nota Circolare è pubblicata anche sul sito internet: ( Il Direttore del Settore (Dr. Pier Paolo Fraddosio) Allegati: 1. facsimile domanda rimborso spese; 2. dichiarazione sostitutiva di iscrizione alla Camera di Commercio; 3. prospetto per autoveicolo riportante l elenco dei D.d.T; 4. facsimile di D.d.T.. 8

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