Manuale Operativo OPEN DESK. Scrivania Virtuale COD. PRODOTTO D.9.3

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1 Manuale Operativo OPEN DESK Scrivania Virtuale COD. PRODOTTO D.9.3

2 Indice Prodotto... 3 Contesto... 3 Caratteristiche Funzionali... 3 Parametrizzazione... 4 Profilazione... 4 Descrizione Funzionalità... 5 Modulo Determinazioni: Descrizione Operatività

3 Prodotto Il prodotto Scrivania Virtuale Infogest è uno strumento per la gestione degli iter procedurali dei documenti interni alla macchina comunale. Con questo prodotto è possibile monitorare in qualsiasi momento lo stato e i tempi di evasione delle pratiche, le scadenze e la cronologia degli eventi. Inoltre effettua la conservazione digitale dei documenti permettendone la successiva ricerca indicizzata. Contesto E destinato fondamentalmente agli Uffici Comunali, tuttavia può essere adattato alle esigenze di qualsiasi ente che intenda automatizzare l iter delle pratiche interne. Caratteristiche Funzionali Il software realizza le funzionalità di Scrivania Virtuale e attraverso un unica interfaccia web, unico punto di accesso al sistema, è possibile quindi fruire delle seguenti funzionalità: Gestione Work Flow; Gestione Unità Organizzative; Conservazione Documentale; Interoperabilità; Archiviazione dei documenti su supporto informatico. L applicazione è stata sviluppata attraverso una integrazione e customizzazione di un CMS (Content Management System) OpenSource chiamato CContact. 3

4 Parametrizzazione Scrivania Virtuale è caratterizzata da una parametrizzazione spinta che consente di definire strutture dati e schemi di trattamento, tramite operazioni che richiedono minimi interventi da parte di sviluppatori software e forniscono soluzioni (moduli) il cui funzionamento è già collaudato. Questo modo di procedere fornisce agli ideatori delle iniziative uno schema generale astratto (meta-modello) in base al quale definire le caratteristiche dei processi operativi da predisporre. Questi principali aspetti fanno di Scrivania Virtuale un prodotto particolarmente flessibile ed adattabile alle più svariate tipologie di workflow della macchina comunale.. Le caratteristiche descritte vengono completate da: funzioni di visualizzazione dell iter di una pratica (pratica log) funzioni di consultazione e navigazione trasversale (cioè indipendente dal modulo in cui sono stati generati) dei contatti mediante chiavi di ricerca come ad esempio il Numero Pratica. funzioni di estrazione per la reportistica di controllo e per le statistiche funzioni di caricamento dei dati da fonti esterne sistemi di alerting su pratiche in scadenza inevase. Profilazione Per quanto riguarda la profilazione, Scrivania Virtuale consente di definire, nel rispetto delle policy comunali, i diritti con cui ogni singolo utente può accedere ai singoli moduli e alle funzionalità specifiche di ciascun modulo e permette la gestione utenze gerarchica, organizzata secondo la logica: 1. Comune 2. Organigramma 3. Unità organizzative 4. Utenti 4

5 La gestione degli accessi utente può avvenire mediante login e password o automatica in Single Sign On (autenticazione Windows). E presente la gestione parametrica e personalizzabile delle voci di menu così come la gestione del look&feel (colori e loghi) personalizzabile per utente e modulo. Scrivania Virtuale si basa su una logica modulare e pertanto è stato progettato per integrare facilmente moduli già esistenti. Il prodotto va considerato quindi come aperto ed in grado di assecondare le esigenze delle amministrazioni comunali nell ambito di soluzioni web di semplice distribuzione, facile manutenzione e largo utilizzo. e capace di integrarsi con i legacy presenti. Descrizione Funzionalità Accesso La procedura prevede una maschera di accesso dove è possibile inserire utente e password. Dopo aver digitato le credenziali si accede alla schermata principale: 5

6 Nella parte sinistra è presente un menù dove si accede ai moduli a cui l utente ha accesso (in questo caso l utente utente_protocollo ha accesso ai moduli Determinazioni e Delibere. Nella parte centrale c è il modulo con la lista delle pratiche e la possibilità di effettuare dei filtri. Per l operatività di ogni singolo modulo si rimanda ai manuali dei singoli moduli. 6

7 Modulo Determinazioni: Descrizione Operatività L'iter della determinazione o determina può coinvolgere diversi uffici del Comune: Commercio, Protocollo, Anagrafe, Tecnico (tutti abilitati ad inserire una determina), Ragioneria, Segreteria (non abilitati ad inserire la determina ma indispensabili in alcuni passaggi). Mostriamo adesso l'iter del documento determinazione o determina. Come abbiamo detto solo alcuni uffici sono abilitati all'inserimento della determina, facciamo il caso che sia l'utente dell'ufficio commercio ad inserire la determina cliccando sul comando inserisce determinazione 7

8 La prima scelta è relativa al Template, cioè il modello della determina che verrà composta. Scegliamo per semplicità il Template1 che è quello di default con il logo del comune in alto al centro e clicchiamo sul comando avanti. Viene proposta una maschera di inserimento dei primi dati della determina che andremo a compilare. 8

9 Quindi clicchiamo su avanti. 9

10 A questo punto è possibile inserire il corpo della determina eventuali allegati l'evidenza contabile del documento. Il corpo della determina è un documento word (con estensione.doc e non.docx) dal quale il sistema estrarrà il testo per predisporre la determina precompilata. Gli eventuali allegati sono quelli che saranno archiviati insieme alla determina L'evidenza economica serve perché nel caso di evidenza contabile il sistema coinvolgerà anche l'ufficio ragioneria. Per semplicità in questo manuale indicheremo che la determina non ha evidenza contabile. Dopo aver selezionato e caricato i documenti la maschera apparirà così: 10

11 A questo punto sarà possibile salvare, ritirare o andare avanti nell'iter della determina. Andiamo avanti cliccando sul comando avanti. Dopo il comando avanti il sistema ripropone la lista delle determinazioni che indicherà la determina appena creata nello stato di verifica uffici e in carico ad ufficio Segreteria come si evince dalla lista: Entriamo adesso come un utente dell'ufficio segreteria: L'utente dell'ufficio Segreteria cliccando sulla determina avrà a disposizione la seguente maschera: 11

12 Qui potrà visualizzare l'anteprima della determina ed inserire i dati relativi al Registro, numero e data Determina, oltre alle solite note. Dopo aver valorizzato questi campi i comandi a disposizione dell'utente dell'ufficio Segreteria sono: salva: per salvare i dati e rientrare in un secondo momento rinvia a proponente: per rinviare all'ufficio proponente la determina con un commento che ne motivi il rinvio. Invia a dirigente: per continuare l'iter della determina sottoponendo la determina alla firma del dirigente. Facciamo il caso che l'utente dell'ufficio Segreteria dà il comando di invio a dirigente. Il dirigente entrando in Scrivania Virtuale vedrà la determina a lui assegnata nello stato 30 in verifica Dirigente 12

13 Cliccando sulla determina visualizzerà la seguente schermata: dove sarà possibile visualizzare ancora l'anteprima della determina ed inserire ulteriori note. I comandi a disposizione del dirigente saranno: rinvia a segreteria : Rinvia la determina alla segreteria per ulteriori approfondimenti. 13

14 Consolida: rende la determina nello stato di consolidata e non sarà non più modificabile. Rientrando sulla determina il dirigente può leggere il codice Paper Token per la firma elettronica ed inserire il codice corrispondente: Il comando di invia a segreteria per pubblicazione manda la determina nello stato: 50 in attesa pubblicazione. Si osservi che in questo passaggio la procedura firma digitalmente la determina generando un file in allegato con estensione.p7m che è la determina firmata digitalmente dal dirigente. A questo punto la determina è in carico di nuovo all'ufficio Segreteria: 14

15 L'utente dell'ufficio segreteria entrando nella determina visualizzerà la seguente maschera: dove sarà possibile inserire la data della pubblicazione e i giorni Pubblicazione. L'unico comando disponibile sarà 15

16 pubblica: che porta la determina in uno stato di pubblicato che è lo status finale delle determinazioni e non sarà più modificabile. 16

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