Informatizzazione del Protocollo e dei Flussi documentali

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1 Informatizzazione del Protocollo e dei Flussi documentali Studio di fattibilità

2 Progetto Informatizzazione del Protocollo e dei Flussi documentali Studio di fattibilità Gruppo di lavoro: Antonello Cioffi - Linux System Manager e Security Consulting Angelo De Dominicis - Responsabile Ufficio Protocollo d Ateneo Francesca Grombone - Lan, Security, Web e Unix System Manager Giuliano Intrito - Data Base Administrator Relatore: Francesca Grombone

3 Indice Introduzione. 1 Descrizione dell'attuale gestione del protocollo.. 4 Esame dei flussi documentali.. 6 Infrastruttura di rete.. 7 Obiettivi del progetto.. 9 Numeri del progetto. 11 Requisiti del sistema Piattaforme confrontate Architettura applicativa software e hardware 19 Interventi organizzativi 20 Modello organizzativo 21 Criticità del progetto 22 Analisi costi/benefici 24 Valutazione economica 26 Piano operativo 28

4 La realizzazione o la revisione dei propri sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi, così come detta la vigente normativa, ha come obiettivi: il rendere maggiormente efficienti le singole amministrazioni attraverso l eliminazione dei registri cartacei, la diminuzione degli uffici di protocollo e la razionalizzazione dei flussi documentali, il migliorare la trasparenza dell azione amministrativa mediante strumenti che rendano possibile un effettivo esercizio del diritto di accesso allo stato dei procedimenti e ai relativi documenti da parte dei soggetti interessati. Ma l automazione di tale attività e, quindi, la realizzazione di una gestione completamente automatica dei flussi documentali e la conseguente attuazione di profonde innovazioni nelle modalità di lavoro delle amministrazioni, non avrebbe potuto essere attuata senza la grandissima diffusione dell'uso della posta elettronica, unita allo sviluppo di strumenti quali la firma digitale ed il protocollo elettronico, e l emanazione nel corso di questi ultimi anni, di leggi, norme e regolamenti tecnici che hanno posto l Italia all avanguardia per quanto riguarda l informatizzazione dei flussi documentali. Le possibili soluzioni per la produzione, la conservazione, la movimentazione e la gestione dei documenti sono molteplici: accanto alle tradizionali modalità di gestione dei documenti cartacei, soluzioni alternative utilizzano sistemi informatizzati per la gestione documentale che possono ricondursi a tre grandi famiglie di prodotti: EDM (Electronic Document Management), IDM (Integrated Document Management) e WFM (Workflow Management). Il presente progetto si inserisce in questo contesto e vuole fornire all Ateneo, un idoneo strumento per la gestione elettronica del protocollo, dei documenti, degli archivi e dei procedimenti in adempienza a quanto dettato dal Testo Unico in materia di documentazione amministrativa (D.P.R. 445/2000). Il progetto nasce dal mandato avuto da due strutture dell Ateneo: Centro di Calcolo Elettronico, centro di servizi informatici e telematici, ed Ufficio Protocollo dell Amministrazione Centrale, e dalle attività di ricerca e studio effettuate dal seguente gruppo di lavoro, all uopo formato: Antonello Cioffi - Linux System Manager e Security Consulting Angelo De Dominicis - Responsabile Ufficio Protocollo d Ateneo Francesca Grombone - Lan, Security, Web e Unix System Manager Giuliano Intrito - Data Base Administrator Atto preliminare è stata la ricerca di tutta la vigente normativa, comprensiva delle varie circolari e deliberazioni dell AIPA, in merito alla documentazione amministrativa ed alla conservazione dei documenti, nonché sulla loro validità, sia ai fini amministrativi sia a quelli probatori, nel caso venga adottata la conservazione con il supporto di memorizzazione ottica. Contesto normativo che viene fornito di regole tecniche dettate dall Autorità per l Informatica nella Pubblica Amministrazione ed opportuni strumenti operativi che possono essere identificati con il protocollo informatico ed il workflow management. Relatore: Francesca Grombone 1

5 L art. 50, del T.U. (D.P.R. 445/2000) detta al comma 1: Le pubbliche amministrazioni provvedono ad introdurre nei piani di sviluppo dei sistemi informativi automatizzati progetti per la realizzazione di sistemi di protocollo informatico in attuazione delle disposizioni del presente testo unico., al comma 2: Le pubbliche amministrazioni provvedono a realizzare o revisionare sistemi informativi finalizzati alla totale automazione delle fasi di produzione, gestione, diffusione ed utilizzazione dei propri dati, documenti, procedimenti ed atti in conformità alle disposizioni del presente testo unico. ed al comma 3: Le pubbliche amministrazioni provvedono entro il 1 gennaio 2004 a realizzare o revisionare sistemi informativi automatizzati finalizzati alla gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi in conformità alle disposizioni del presente testo unico ed alle disposizioni di legge sulla tutela della riservatezza dei dati personali, nonche' dell'articolo 15, comma 2, della legge 15 marzo 1997, n. 59 e dei relativi regolamenti di attuazione.. Ed ancora l art. 60, comma 1: le pubbliche amministrazioni che, mediante proprie applicazioni informatiche, accedono al sistema di gestione informatica dei documenti delle grandi aree organizzative omogenee adottano le modalità di interconnessione stabilite nell ambito delle norme e dei criteri tecnici emanati per la realizzazione della rete unitaria delle pubbliche amministrazioni. Infine, l art. 64: le pubbliche amministrazioni provvedono in ordine alla gestione dei procedimenti amministrativi mediante sistemi informativi automatizzati, valutando i relativi progetti in termini di rapporto tra costi e benefici, sulla base delle indicazioni fornite dall Autorità per l informatica nella pubblica amministrazione, i quali se redatti su supporti informatici devono essere registrati in modo da essere comunque identificabili il sistema dei flussi documentali include il sistema di gestione informatica dei documenti. Al di là degli obiettivi di incremento dell efficienza dell azione amministrativa grazie all uso di strumenti informatici, dall analisi della normativa risulta evidente che è obbligatorio per tutte le Pubbliche Amministrazioni dotarsi di opportuni strumenti informatici al fine di una gestione documentale integrata. Infatti, nel citato Testo Unico, partendo dal concetto generale di documento, individuando come tale ciò che viene redatto su supporto cartaceo a stampa o scrittura a mano o a macchina o con altri procedimenti meccanici, si è arrivati a trattare il documento informatico e la firma digitale, quali elementi essenziali per l'acquisizione di validità giuridica, in sostituzione di quello analogico su carta. Nasce così l esigenza di dotare anche l Università degli Studi di Napoli Parthenope di strumenti per la gestione di documenti, in qualsiasi forma essi vengano prodotti o ricevuti e, a tal fine, implementare sistemi informativi atti a dotare l Ateneo di un moderno sistema di gestione documentale. La gestione documentale riguarda tutte quelle procedure che governano l intero ciclo di vita di un documento dalla sua produzione e catalogazione, alla fruizione ed aggiornamento fino alla sua archiviazione e conservazione o distruzione, e le singole fasi del processo o meglio del flusso documentale, possono essere automatizzate in vario modo: in tutto, in parte o per niente. La gestione automatizzata di un flusso documentale implica il controllo dei processi document intensive, ossia con uso massiccio di informazioni, incluse in documenti, che vengono processate da applicativi mediante: inserimento in database, classificazione e aggregazione. Da quanto detto si rileva facilmente che è basilare l identificazione dei percorsi seguiti dai documenti e delle loro evoluzioni durante il ciclo di vita. Tali flussi, considerando quelli attuali e come essi dovranno essere integrati al fine dell'applicazione della normativa, possono essere così schematizzati: Relatore: Francesca Grombone 2

6 Ciclo di vita di un documento "in entrata" ricezione autenticazione assegnazione protocollazione fascicolazione comunicazione archiviazione Ciclo di vita di un documento "in uscita" composizione autenticazione assegnazione protocollazione trattazione comunicazione Ricezione: fase esistente in cui la documentazione "in entrata" viene acquisita dal servizio posta, che la smista tra le sedi e, nell ambito di ognuna, tra le varie Aree Organizzative Omogenee, AOO (strutture coinvolte: servizio posta dell'ateneo e le Portinerie delle sedi); Composizione: fase esistente in cui la documentazione "in uscita" viene creata dalle singole strutture, portata "alla firma" per la sua formale approvazione e quindi inviata all ufficio preposto per la successiva fase di inoltro (strutture coinvolte: ufficio e/o persona responsabile); Autenticazione: fase nuova in cui è accertata la validità di un documento mediante apposita procedura che prevede la verifica dell identità del mittente e dell integrità del documento o, in altri termini, "in entrata " viene controllata la validità della firma elettronica apposta dal mittente ed "in uscita" viene applicata un'opportuna valida firma elettronica tale che il destinatario possa controllarne la sua validità (strutture coinvolte: segreteria e responsabile AOO); Assegnazione: fase esistente in cui viene identificato l ufficio e/o la persona fisica mittente/destinatario del documento ed a cui si attribuisce la responsabilità dell intero procedimento (strutture coinvolte: segreteria e responsabile AOO); Protocollazione: fase esistente in cui l ufficio protocollo dell AOO assegnataria registra il documento e ne attesta formalmente la ricezione o la spedizione, l assegnazione e l esito (strutture coinvolte: ufficio protocollo); Fascicolazione: fase esistente in cui l'assegnatario colloca un documento all interno di un gruppo correlato i cui criteri di aggregazione variano a seconda delle esigenze dell'aoo, ma sono definibili a monte di qualsiasi procedimento (strutture coinvolte: ufficio responsabile); Trattazione: fase in parte esistente in cui è compreso l insieme delle attività amministrative che devono essere compiute per la ricezione e/o spedizione del documento, fase che può essere anche contestuale alla precedente (strutture coinvolte: ufficio e/o persona responsabile); Comunicazione: fase nuova con cui viene conclusa l attività del processo documentale e nella quale il risultato viene portato a conoscenza dell utente interessato via posta elettronica o via applicativo. In questa fase si procede alla confezione e spedizione del documento prodotto, garantendo l affidabilità di quanto trasmesso al destinatario che, a sua volta, dovrà autenticare quanto ricevuto (strutture coinvolte: ufficio responsabile e protocollo); Archiviazione: fase esistente in cui avviene lo spostamento fisico del documento in un ambiente specificatamente dedicato alla custodia ed al mantenimento di grandi quantità di atti, in genere, Relatore: Francesca Grombone 3

7 quando esso termina di essere necessario ai correnti procedimenti (strutture coinvolte: ufficio e/o persona responsabile). L'ordine delle fasi descritte non va considerato rigido ed immutabile in quanto dipende strettamente dall'organizzazione interna delle singole AOO: in alcuni casi, ad esempio, la fase di protocollazione può precedere quella dell'assegnazione o in altri potrebbe mancarne qualcuna, come nelle comunicazioni interne all'aoo dove non è necessaria la protocollazione e così via. Comunque, il requisito che il sistema completo ed integrato di gestione documentale deve necessariamente soddisfare è la garanzia della gestione dell intero sistema che prescinde dalle tecnologie utilizzate e che non significa a priori che tale governo deve avvenire sempre e comunque con l ausilio delle tecnologie informatiche. In tal senso, infatti, va vista la definizione del c.d. "nucleo minimo" di funzionalità, da implementare obbligatoriamente per il I gennaio L'applicazione di tecnologie informatiche ai processi di gestione documentale ed in particolare l'uso di prodotti di imaging/document e di workflow management, porta verso l'ottimizzazione e la razionalizzazione dei processi documentali in quanto tali tecnologie sono mirate a quei processi di reperimento, trasporto e distribuzione delle informazioni e favoriscono: la riduzione dei tempi di ricerca e fruizione delle informazioni mediante accessi contemporanei, la razionalizzazione dei processi grazie al trasporto e distribuzione contemporanea dei documenti, la standardizzazione delle informazioni, la gestione automatizzata del ciclo di vita dei documenti all interno delle singole AOO (archiviazione, ricerca, fruizione) ed il tracciamento delle revisioni. Fattore importante dell'uso di un sistema di Work Flow Management, inoltre, è la capacità di coordinare le attività dei singoli attori del flusso documentale ottenendo la massima efficienza dell'intero processo e la massima efficacia nell utilizzo delle risorse (strumenti e persone) coinvolte nelle singole attività. Ne consegue che l'imposizione normativa non vuole stravolgere le abitudini o i "modus operandi" delle singole amministrazioni, ma desidera eliminare attività ridondanti, sprechi e l uso incondizionato della carta. Per far ciò, occorre definire i requisiti di automazione del sistema documentale e scegliere, tra gli scenari possibili (nucleo minimo di gestione documentale, gestione documentale avanzata e collegamento delle gestioni automatizzate dei processi amministrativi), quello che meglio soddisfi le esigenze del nostro Ateneo secondo un'analisi dei processi da automatizzare, del grado di informatizzazione delle singole strutture e del rapporto costo/benefici. Descrizione dell'attuale gestione del protocollo L'Università degli Studi di Napoli "Parthenope, negli ultimi anni, è stata interessata da un ampio processo di trasformazione che ha portato la creazione di nuove entità quali le Facoltà di Ingegneria, Scienze Motorie e Giurisprudenza e la riorganizzazione/ridistribuzione generale delle competenze sul territorio grazie alla nascita di nuove sedi nell'area cittadina e nella provincia, processo ancora in atto grazie alla prossima partenza delle strutture dipartimentali. In tale contesto organizzativo, è stata effettuata un analisi volta alla individuazione delle AOO, intese in genere come insiemi di funzioni e strutture che operano su tematiche omogenee, che presentano esigenze di gestione della documentazione in modo coordinato ed unitario, definiti delle Unità Organizzative Responsabili (UOR) che usufruiscono, in modo omogeneo e coordinato, di comuni servizi per la gestione dei flussi documentali. In ambito universitario anche come entità dotate di organi di governo, gestione, consulenza o garanzia e, quindi, di autonomi poteri di spesa o di organizzazione. Esaminando l'organigramma della nostra Università si possono facilmente individuare 24 AOO, di cui ben 14 hanno sezioni e sottosezioni, e 27 UOR: Relatore: Francesca Grombone 4

8 Organigramma dell'università degli Studi di Napoli "Parthenope" (aggiornato al 30 novembre 2003) Amministrazione centrale Strutture didattiche Strutture di ricerca Strutture di servizi (Facoltà/Corsi di laurea di I e II livello) (Istituti/Dipartimenti) (interni ed esterni) Rettorato Direzione amministrativa Economia Diritto commerciale Biblioteca centrale Area tecnica Diritto della navigazione e lingue Presidenza Sede centrale Ufficio tecnico 1 Consiglio di facoltà Sezione lingue Sezione di Nola Sezione distaccata di Villa Doria Consiglio di corso di laurea Sezione navigazione Ufficio tecnico 2 Centro di calcolo elettronico Amministrazione e controllo Diritto pubblico Ufficio affari generali e esami di stato Economia aziendale Geodesia, topografia e idrografia Centro orientamento e tutorato Economia e commercio Sezione affari generali Logistica e trasporti Sezione geodesia Centro servizi d'ateneo per i rap- Sezione esami di stato dottori commercialisti Management delle imprese internaz. Sezione lingue porti tra facoltà e dipartimenti Sezione esami di stato ragionieri e periti ind. Management delle imprese turistiche Sezione consiglio degli studenti Stat.e inform.per la gest.delle imprese Matematica fisica e applicazioni Centro servizi d'ateneo per i rapporti con il territorio Ufficio economato, patrimonio e serv. generali Management Sezione matematica (in allestimento) Scienze economiche internazionali Sezione fisica Sezione economato e patrimonio Statistica per la gestione aziendale Centro servizi Villa Doria Sezione servizi generali Meteorologia e oceanografia Giurisprudenza Ufficio nucleo di valutazione Sezione conisma Ufficio legale ed organi collegiali Presidenza Napoli Sezione meteorologia Presidenza Nola Sezione oceanografia Sezione legale Consiglio di facoltà Stazione metereologica Sezione organi collegiali - C.d.A. Consiglio di corso di laurea Sezione organi collegiali - R.C. Navigazione "G. meon" Sezione organi collegiali - S.A. Scienze dell'amministrazione Statistica e matematica Scienze giuridiche Ufficio personale docente Sezione matematica Ufficio personale non docente Ingegneria Sezione statistica Ufficio prevenzione e sicurezza Ufficio protocollo, telex e fax Presidenza Studi aziendali Ufficio ragioneria e stipendi Consiglio di facoltà Consiglio di corso di laurea Sezione economia dei trasporti Sezione distaccata di Villa Doria Sezione geografia economica Sezione ragioneria Ingegneria dell'ambiente e del territorio Sezione qualità e controllo Sezione stipendi Ingegneria delle telecomunicazioni Sezione studi aziendali Ufficio segreteria studenti Ingegneria delle telecomunicazioni Studi economici Teoria e tecnica delle onde elettrom. Sportello distaccato di Nola Scienze e tecnologie Sportello distaccato di Torre Annunziata Presidenza Laboratorio RNTASU Consiglio di facoltà Consiglio di corso di laurea Informatica Meteorologia e Oceanografia Scienze ambientali Scienze nautiche Scienze motorie Presidenza Consiglio di facoltà Consiglio di corso di laurea S.I.C.S.I. Scienze motorie Scienze delle attiv.motorie prev.e adat. Segreteria scuola Consiglio scuola Indirizzo (Classi di abilitazione) Economico-giuridico (A017) Fisico-informatico-matematico (A048) Scienze motorie (A029-A030) Tecnologico (A042) Legenda: verde = AOO, verde chiaro = principali UOR, viola = macroaree, blu = sezioni, blu notte = sottosezioni. Relatore: Francesca Grombone 5

9 Il pregresso vede la presenza di sistemi di protocollo sufficientemente omogenei con un'unica modalità di gestione (manuale) e con flussi documentali articolati (ripetuti passaggi di documenti tra uffici e tra questi e i protocolli), basati tutti sull utilizzo del supporto cartaceo. Ogni "centro di spesa" ha un proprio protocollo, unico per il centro considerato; ma tale sistema apparentemente uniforme ha le proprie eccezioni: alcune strutture che per motivi essenzialmente logistici (diversa sede) hanno un proprio protocollo interno, come il Corso di laurea in Informatica, e strutture di nuova istituzione che, non possedendo ancora piena autonomia, si appoggiano ad altre strutture esistenti, come il Laboratorio RNTASU. Con la progressiva introduzione del protocollo elettronico e, soprattutto, grazie alla sua intrinseca caratteristica di annullare le distanze per il suo uso sulle infrastrutture di rete, non sussistendo più le loro motivazioni logistiche, tali situazioni anomale rientreranno automaticamente. In merito ad eventuali processi di normalizzazione e di omogeneizzazione dei flussi documentali in entrata ed in uscita, non si ravvisano particolari esigenze in quanto già la situazione pregressa è sufficientemente tale anche se ancora totalmente caratterizzata dall'utilizzo del documento cartaceo. Esame dei flussi documentali L attuale flusso documentale cartaceo in ingresso ed in uscita può essere così schematizzato: in entrata: la posta indirizzata all'università degli Studi di Napoli "Parthenope" viene ritirata presso l ufficio postale competente dal "servizio posta" che la consegna alla portineria della sede centrale che effettua un suo primo smistamento, suddividendola tra le varie sedi, e la consegna per le aree di propria pertinenza. La posta smistata, non di competenza della sede centrale, viene recapitata dal "servizio posta" presso la portineria della sede destinataria, la quale a sua volta provvede al successivo smistamento tra le varie aree ad essa afferenti; per la posta interna, lo smistamento e consegna sono effettuati dalle relative portinerie congiuntamente al "servizio posta" che provvede al recapito presso la giusta sede; la posta di pertinenza di ciascuna area viene ritirata e portata presso l ufficio di competenza che provvede alla assegnazione/protocollazione dei documenti, mediante timbratura degli stessi ossia apposizione del timbro con numero di protocollo e data di arrivo della corrispondenza, ad esclusione dell'amministrazione centrale dove la Direzione amministrativa, prima del loro invio all'ufficio protocollo, prende visione dei documenti e provvede alla loro assegnazione per competenza ai servizi/uffici; la posta protocollata viene quindi inviata agli assegnatari (altro ufficio o altro addetto dello stesso ufficio) per la trattazione amministrativa, i quali prendono in carico i documenti ricevuti, li classificano, espletano le attività ad essi correlate e li archiviano. in uscita: i singoli uffici o addetti delle aree provvedono alla lavorazione della pratica ed alla redazione del documento cartaceo quale atto amministrativo autonomo (decreti, ordini, comunicazioni e così via) o in risposta di altri atti amministrativi, alla sua vidimazione da parte del relativo responsabile ed alla sua classificazione; i documenti vidimati e classificati vengono poi inviati all'ufficio competente (in dipendenza dell'aoo, altro ufficio o altro addetto dello stesso ufficio) per la loro protocollazione, mediante apposizione manuale del numero di protocollo e del timbro con data di partenza della corrispondenza; la posta protocollata viene quindi consegnata all'ufficio postale competente dal "servizio posta" o direttamente da altro addetto della rispettiva AOO, per la spedizione al destinatario; Relatore: Francesca Grombone 6

10 per la posta interna, la spedizione e consegna sono effettuate sempre dal "servizio posta", ma congiuntamente alle portinerie delle sedi destinatarie. Il flusso descritto ha carattere generale e può presentare delle differenze che possono riguardare, ad esempio, la presenza o meno di una fase preliminare di supervisione della documentazione o il diverso grado di partecipazione dei singoli uffici al processo di protocollazione, ma ciò che accomuna i flussi di tutte le diverse AOO è l utilizzo esclusivo del supporto cartaceo ed il ricorso ai tradizionali mezzi di comunicazione: posta, corriere e simili; appare ancora non sufficientemente diffuso l uso della posta elettronica per le comunicazioni interne e/o a carattere istituzionale, soprattutto nell'ambito dell'amministrazione centrale dove si è rilevato anche l uso di protocolli interni non ufficiali che utilizzano numerazioni proprie (ufficio nucleo di valutazione). La tipologia dei documenti cartacei gestiti è eterogenea e rispecchia la molteplicità dei compiti svolti dall'ateneo: si va dall archiviazione delle pratiche studenti (carriere, esami, incentivi o esoneri, borse e così via) e del personale (valutazioni e procedure concorsuali, presenze, contratti, pratiche pensioni e così via) a quella della gestione contabile (ordini, fatture, mandati, pratiche rimborsi o missioni e così via) e amministrativa (verbali, ordini, decreti e simili). Tale documentazione è custodita in cartelline che costituiscono il corpo della pratica, poste all'interno di contenitori che raggruppano le pratiche aventi lo stesso oggetto o per annualità. Nelle cartelline si può trovare di tutto, dalla documentazione ufficiale regolarmente protocollata, a fotocopie della stessa, appunti manoscritti, gazzette e così via. La documentazione, in genere, presenta un sistema di classificazione che si riferisce alla singola esigenza di tenuta d archivio dell'ufficio competente, fattore che rende difficile il reperimento e, quindi, la fruibilità della documentazione ad unità esterne all'ufficio: non solo a persone esterne interessate al procedimento ed in applicazione dei principi di trasparenza amministrativa, ma anche ad uffici appartenenti alla stessa AOO e coinvolti nello stesso processo (in genere la soluzione è la duplicazione dei documenti, con successivi problematiche derivanti ad esempio da versioni differenti, oppure la produzione dell'originale in più copie, una per singolo ufficio coinvolto). L'attuale progetto costituisce l'occasione per realizzare importanti attività di ottimizzazione delle comunicazioni tra i vari uffici e di supporto ad essi come l'acquisizione, ove occorrente, delle attrezzature hardware necessarie (personal computer, stampanti e scanner) o l'ampliamento/miglioramento delle connessioni di rete. Ma per attuarlo nel modo migliore, occorrerà continuare in modo capillare il lavoro di comunicazione e sensibilizzazione, sulle nuove disposizioni normative in materia di protocollo e di gestione documentale, presso le varie unità organizzative con il coinvolgimento a vari livelli del personale amministrativo (direttori, funzionari, operatori) anche mediante corsi sull utilizzo dell applicazione software scelta per la gestione del protocollo elettronico e dei flussi documentali. Infrastruttura di rete Le infrastrutture telematiche sono divenute un mezzo indispensabile all espletamento delle funzioni e delle mansioni di ogni unità di personale afferente a qualsiasi struttura universitaria e di ricerca. La creazione e l offerta di nuovi servizi per l utenza, insieme allo sviluppo economico-tecnicoculturale ed alle collaborazioni tra vari enti, si svolgono ormai quasi esclusivamente per mezzo delle telecomunicazioni che divengono così un importantissimo fattore di produzione, indispensabile quanto i componenti dell impiantistica tradizionale. L Università degli Studi di Napoli Parthenope ha partecipato e partecipa a progetti che prevedono l acquisizione di apparati attivi e la messa in opera di impianti atti ad adeguare la nostra Relatore: Francesca Grombone 7

11 struttura telematica alle nuove tecnologie di trasmissione, nonché alle sinergie con il territorio in cui è dislocato il proprio bacino d utenza, privilegiando i collegamenti tra le sedi e gli apparati di convergenza. L'infrastruttura di rete dell'università degli Studi di Napoli "Parthenope", sebbene in continua evoluzione ed espansione, è attualmente dimensionata per le normali operatività delle singole sedi e delle loro necessità di interazione con la sede centrale, punto di connessione con il mondo esterno. L'uso di applicativi che richiedono uno scambio massivo di dati è attualmente da essa ampiamente supportato, grazie alla dislocazione periferica di sportelli di segreteria studenti. In vista delle esigenze di adeguamento ai carichi di traffico e di future espansioni d'uso degli esistenti applicativi di segreteria e ragioneria, sono già stati previsti ampliamenti dei collegamenti tra le sedi (alcuni in atto) e l'attivazione di un altro applicativo simile non dovrebbe comportare ulteriori modifiche. Schema di massima della rete d'ateneo LAN LOCALE Or.: Fast Ethernet Dorsali: Fast Ethernet Uscita: 10 Mbps Gigabit Ethernet LAN LOCALE Or.: Ethernet Dorsali: Fast Ethernet Uscita: 10 Mbps LAN LOCALE Or: Ethernet/Fast Ethernet Dorsali: Fast Ethernet 10 Mbps LAN LOCALE Or.: Fast Ethernet Uscita: 10 Mbps 2 Mbps in ampliamento a 2 Gbps 2 Mbps in ampliamento a 8 Mbps LAN LOCALE Or.: Fast Ethernet Uscita: 2 Mbps Gigabit Ethernet LAN LOCALE Or.: Fast Ethernet Dorsali: Giga Ethernet Uscita: 2 Mbps LAN LOCALE Or.: Fast Ethernet Uscita: 2 Mbps LAN LOCALE Or.: Fast Ethernet Uscita: 2 Mbps Nei collegamenti tra le sedi sono previste due tipologie, in dipendenza del traffico generato o generabile e della distanza dalla sede centrale: Ethernity che contempla una interconnessione MAN realizzata mediante linee dedicate a larga banda di 10 Mbps su fibra ottica, e Hyperway che prevede una interconnessione MAN di tipo HDSL a 2Mbps a consumo con la possibilità di passare a tariffe di tipo flat, se superata la soglia di convenienza per l Ateneo. Come si evince facilmente dal precedente schema di massima, le singole LAN locali sono in tecnologia Fast/Giga Ethernet, per quanto attiene l'infrastruttura di trasporto verticale o di dorsale, e Ethernet/Fast Ethernet nell'infrastruttura di trasporto orizzontale point-to-point in rame di categoria 5e o Relatore: Francesca Grombone 8

12 6. Gli apparati attivi contemplati, switch Cisco almeno di layer 3 e router, in vari modelli dipendenti dal loro posizionamento, e firewall sempre Cisco, assicurano un'ottima fruizione dei servizi di rete e la Quality of Service (QoS) necessaria per la gestione del Voice over IP (VoIP). Tra le attività già programmate, oltre agli ampliamenti in atto (portare da 2 a 8 Mbps l'ingresso delle sedi collegate mediante la tipologia Hyperway) ed in attuazione (portare da 2 Mbps a 2 Gbps il collegamento al GARR), è allo studio il passaggio della sede di Villa Doria su Ethernity e sta per avviarsi il completo adeguamento della rete locale di Via Acton alle nuove modalità e velocità trasmissive, fattore indispensabile per l'uso di qualsiasi applicativo di gestione informatica del protocollo e dei flussi documentali anche solo nell'ambito dell'amministrazione centrale. I servizi sono tutti centralizzati: dns, web, mail, ftp, proxy ed i vari application server (segreteria, ragioneria, biblioteca) sono tutti localizzati presso la sede di Via Acton, su server dedicati ad architettura server/client o stand-alone, quasi totalmente in ambiente unix (vari dialetti, compresi linux e bsd), e per la loro fruizione qualsiasi client necessita di ottenere un collegamento con la server farm posta presso la sede centrale. Per alcuni particolari servizi, come quello web o gli applicativi di segreteria e biblioteca (collegamenti per estrapolare statistiche e per ricerche bibliografiche nazionali), per assicurare la loro piena e costante fruibilità, sono stati posti in essere dei server replica; fattore che oltre alla ridistribuzione dei carichi, ha permesso anche un aumento della sicurezza degli accessi agli stessi server principali. Il piano di indirizzamento adottato prevede l'assegnazione di indirizzi privati fissi presso tutte le sedi, invariabilità che permette un migliore controllo delle trasmissioni e quindi una loro maggiore sicurezza congiuntamente a quella dei dati veicolati. In tale quadro globale, gli indirizzi di rete pubblici vengono usati solo a garanzia dell'uscita su Internet, via proxy, e quindi con un ulteriore filtro delle trasmissioni vietate dalla legge e dal GARR (pornografia, pedofilia, download di file musicali o filmati protetti dalle leggi sul copyright e similari), e per la fruizione dei servizi dall'esterno (la migrazione è ancora in atto; mancano le sedi più popolate di Via Medina e Via De Gasperi, mentre per quella di Via Acton è stata rinviata per il suo rifacimento). La sicurezza delle trasmissioni da intrusioni esterne viene assicurata da opportune ACL sul router di frontiera (che comprendono, già da diversi anni, misure anti-spamming e filtri per tutte le porte non offerenti servizi a valenza esterna e quelle notoriamente utilizzate da servizi di file sharing di file musicali o filmati protetti dalle leggi sul copyright, come napster, kaza, godzilla e similari; sono anche impostate regole di contenimento della banda ai livelli minimali di 64 Kbps, per quest'ultimi, in quanto alcuni prodotti si appoggiano alla porta 80 utilizzata dal servizio web che conseguentemente non è chiudibile) e dall'uso di un indirizzamento privato che, in quanto tale, non ha visibilità esterna. Gli esistenti database d'ateneo, tutti su base Oracle e applicativo in Java (ad esclusione di quello inerente il personale amministrativo e tecnico che è in ambiente Windows ed utilizza Access e VisualBasic), sono ulteriormente protetti da intrusioni interne grazie ad un apposito firewall applicativo. Ultimata la ristrutturazione che comprende il posizionamento di un secondo firewall, subito dopo lo switch di frontiera, a protezione dell'intera rete dall'esterno e delle server farm anche dall'interno, l'implementazione dei livelli di sicurezza potrà ritenersi più che soddisfacente. Obiettivi del progetto Il termine gestione documentale, come detto in precedenza, abbraccia l intero ciclo di vita del documento, dalla sua produzione fino alla sua conservazione e/o distruzione, e per ogni fase di tale Relatore: Francesca Grombone 9

13 percorso può essere utilizzata una soluzione informatica di gestione. La scelta del grado di automazione da implementare e quindi di cosa informatizzare e quale soluzione applicare, si basa sull'analisi dei processi da automatizzare, sul livello di informatizzazione presente e sul rapporto costi/benefici relativo alle soluzioni individuate. La realizzazione di un progetto di informatizzazione del protocollo e dei flussi documentali ha un carattere fortemente innovativo per qualsiasi amministrazione pubblica. Ne consegue che il giusto approccio, sia a livello di studio sia soprattutto a livello di attuazione, è quello di procedere per gradi, avendo cura di adottare soluzioni non proprietarie, modulari, scalabili e facilmente integrabili nel pregresso, anche in modo da non costituire un vincolo a successive implementazioni di ulteriori automazioni. Il sistema di protocollo da realizzare dovrà consentire la completa gestione informatica dei documenti oggetto di protocollazione e dei relativi flussi, nonché la costituzione di un repository documentale, in modo da giungere all eliminazione dei registri cartacei, e dovrà permettere la gestione unitaria dei sistemi di protocollo, gestione documentale e di workflow, ottenendo ove possibile economie di scala e almeno la diminuzione degli uffici di protocollo. Esso dovrà, inoltre, possedere caratteristiche di interoperabilità (D.P.R. 445/ Testo Unico sulla Documentazione Amministrativa, D.P.C.M 31/10/2000 recante le relative regole tecniche e circolare AIPA n. 28 del 7 maggio 2001), ossia nell ambito di una comunicazione tra differenti amministrazioni o tra differenti sistemi di protocollo della stessa amministrazione e quindi appartenenti a diverse AOO, al sistema ricevente è consentito di trattare automaticamente le informazioni trasmesse dal sistema mittente al fine di automatizzare le attività ed i processi amministrativi sottostanti. Tale caratteristica presuppone che siano prestabilite le modalità di comunicazione di base ossia quelle di trasmissione telematica dei documenti sulla rete, scelta espressa dalle regole tecniche di cui sopra che ha individuato nella posta elettronica il mezzo di comunicazione comune. Ne consegue che ogni AOO dovrà possedere, se non già provvista, di una casella istituzionale di posta elettronica da utilizzare per tutte le comunicazioni di carattere ufficiale. L'interoperabilità richiede anche l identificazione delle informazioni di archiviazione rilevanti ai fini della gestione documentale e la definizione delle modalità di codifica per la loro trasmissione. Sempre le predette regole tecniche stabiliscono, infatti, che ogni documento protocollato inviato via posta elettronica debba contenere anche tali informazioni riportate nella cosiddetta segnatura informatica (impronta del documento che attesta la sua conformità all'originale, firmata elettronicamente dal mittente) e codificate in formato XML. Ne consegue che il sistema di protocollo scelto dovrà essere in grado di generare tutte le strutture XML previste per la trasmissione di documenti e di utilizzare quelle previste per la ricezione dei documenti. L architettura di riferimento dovrà essere quella server/client utilizzata dalle applicazioni WEB a tre livelli: database, application e web server. I client utilizzati dovranno essere "leggeri" ed in grado di utilizzare meccanismi che riducono l'occupazione della banda (browser con appositi plug-in e/o uso di oggetti java). I servizi di interoperabilità dovranno utilizzare i protocolli SMTP e POP3 per la ricezione e l invio dei messaggi di posta elettronica, essere in grado di interpretare e generare file XML di segnatura da includere negli allegati di posta, nonché verificare e generare le firme digitali. Il sistema scelto dovrà essere in grado di utilizzare i dispositivi di firma ed i lettori di smart card forniti dal certificatore di riferimento (POSTEL per la firma elettronica del Rettore e del Direttore Amministrativo) e dovrà consentire l integrazione e lo scambio dati con gli altri sistemi presenti. Relatore: Francesca Grombone 10

14 Inoltre, pur riguardando l'intero aspetto amministrativo ed organizzativo dell'ateneo e proponendo una gestione innovativa dei suoi flussi documentali e delle attività di protocollazione, basata sull utilizzo delle tecnologie più avanzate ed incentrata quanto più possibile sul documento elettronico, la realtà riscontrabile vede ancora l utilizzo primario del supporto cartaceo ed il ricorso alle tradizionali modalità di trasmissione dei documenti. Realtà che porta a un necessario approccio graduale, per gestire in modo razionale il passaggio dal vecchio e consolidato modello lavorativo alle nuove modalità previste dall'uso degli strumenti informatici e facilitarne l accettazione da parte dell utenza. Da questo progetto dovrà svilupparsi un sistema informativo per la gestione del protocollo, dei documenti e dei procedimenti amministrativi che possa essere utilizzato da tutte le diverse realtà dell'ateneo: esso, infatti, sarà centralizzato dal punto di vista informatico, centralizzazione tecnicamente possibile visto il numero limitato di sedi implicate e la rete di connessione ben dimensionata tra di esse, ma distribuito dal punto di vista organizzativo in quanto la stessa normativa prevede un sistema unico per ogni AOO. Naturalmente, tale soluzione presenta dei rischi dovuti alla concentrazione del carico di lavoro e ad eventuali guasti, ma il procedere per step successivi e la previsione di un apparato iniziale sufficiente robusto, munito di array di dischi in tecnologia RAID di tipo 5 e unità di backup fisico (DAT o masterizzatore), permetterà una successiva analisi di verifica e la messa in atto di ulteriori misure quali la duplicazione dei server e il load balancing. La gestione centralizzata, tuttavia, è sicuramente preferibile, sia per motivazioni dettate dalle scarse conoscenze informatiche di gestione di servizi in aree amministrative sia per non complicare eccessivamente l'architettura dell'intero sistema. Il sistema informativo in progetto, sarà essenzialmente un applicazione di protocollo e di gestione dei documenti ed archiviazione degli stessi. Accanto alle funzioni specifiche per la registrazione dei documenti e la gestione degli archivi fisici ed informatici, tuttavia, il sistema offrirà alcune strutture e funzionalità base di supporto a workflow di tipo cooperativo. Sarà comunque sempre garantito l interfacciamento con appositi programmi di workflow che dovessero essere attivati in relazione agli specifici procedimenti amministrativi. Numeri del progetto Gli elementi dimensionali del presente progetto, i "numeri" che riguardano la quantità dei documenti trattati ed il numero delle AOO e quello dei loro utenti, sono necessari ad una valutazione dimensionale dell'hardware e del software necessario in prima istanza e della sua upgradabilità per il completamento della diffusione del progetto su tutte le AOO dell'ateneo. Tali valori rappresentano un patrimonio informativo in genere noto, anche se una valutazione accurata del numero dei documenti ricevuti e prodotti risulta difficile in quanto una parte dei documenti movimentati non viene protocollata. Tuttavia, considerando che, in media, ciascun documento è costituito da un paio di pagine e che circa la metà presentano allegati che hanno una dimensione variabile: si parte da un minimo di 2-3 pagine fino a circa 200, si può sufficientemente stimare il totale annuale delle pagine trattate dall'università degli Studi di Napoli "Parthenope" e da ogni sua singola AOO. Da un'indagine, svolta dal Responsabile dell'ufficio protocollo, telex e fax dell'amministrazione centrale del nostro Ateneo, sono risultati i dati di interesse del progetto riportati nella tabella che segue. Relatore: Francesca Grombone 11

15 Amministrazione centrale Facoltà di economia Università degli Studi di Napoli "Parthenope" (situazione al 31 luglio 2003 aggiornata secondo l'organico al 30 novembre 2003) AOO Ubicazione AOO/UOR Utenti interni Via Acton, Via Colombo, Via De Gasperi, Villa Doria, Nola, Torre Annunziata Via Acton, Via De Gasperi, Via Medina, Torre Annunziata Stime volume annuo documenti Facoltà di giurisprudenza Via Acton, Nola, Torre Annunziata Facoltà di ingegneria Via Acton Facoltà di scienze e tecnologie Via Acton, Via De Gasperi Facoltà di scienze motorie Via Acton, Via Medina SICSI Via Acton Istituto di diritto commerciale Via Medina Istituto di diritto della navigazione e lingue Via De Gasperi, Via Medina Istituto di diritto pubblico Via Medina Istituto di geodesia, topografia e idrografia Via De Gasperi Istituto di matematica, fisica e applicazioni Via De Gasperi Istituto di meteorologia e oceanografia Via Acton, Via De Gasperi Istituto di navigazione "G. meon" Via Acton Istituto di statistica e matematica Via De Gasperi, Via Medina Istituto di studi aziendali Via Acton, Via Medina Istituto di studi economici Via Medina Istituto di teoria e tecnica delle onde elettromagnetiche Via Acton Biblioteca centrale Via Acton, Nola Centro di calcolo elettronico Via Acton Centro orientamento e tutorato Via Acton Centro servizi d'ateneo per i rapporti tra facoltà e dipartimenti Centro servizi d'ateneo per i rapporti con il territorio Via Acton In allestimento Centro servizi "Villa Doria" Villa Doria AOO IN TOTALE 8 SEDI COINVOLTE 530 UTENTI INTERESSATI PAGINE/ANNO Relatore: Francesca Grombone 12

16 Requisiti del sistema I requisiti del sistema informativo che si andrà a porre in essere, sono essenzialmente quelli di permettere la registrazione del protocollo elettronico a norma di legge, consentire l interoperabilità con altri sistemi di protocollo, convertire la documentazione cartacea in forma digitale, gestire ed archiviare i documenti digitalizzati ed elettronici, controllare la documentazione e lo stato dei procedimenti amministrativi. Il sistema dovrà così adeguarsi ai differenti modelli organizzativi, prevedendo la possibilità di utilizzare in maniera indipendente le funzionalità di protocollazione, di document management e di workflow, essere a struttura modulare in modo da facilitare l'installazione e configurazione di nuove funzioni applicative da integrarsi successivamente alla piattaforma realizzata e soddisfare i seguenti requisiti, integrati tra loro e le cui funzionalità dovranno poter essere utilizzate anche in modo indipendente: gestione del protocollo, gestione dei documenti, gestione dei procedimenti. I requisiti minimi che il nuovo sistema dovrà soddisfare sono quelli presenti nella vigente normativa e riguardano principalmente la registrazione, segnatura e classificazione dei documenti, cui vanno aggiunti: l'interoperabilità del sistema di protocollo, la possibilità di riversare il registro su supporto non cancellabile, l'articolazione del sistema documentale (ossia deve separare l'area attiva, da quella di lavoro e/o di deposito) e l'unitarietà della sua gestione, l'integrazione tra gestione di documenti e fascicoli e quella dei procedimenti, il rispetto dei principi di trasparenza e facilità di accesso, nonché la scalabilità, robustezza, sicurezza, usabilità, alta capacità di memorizzazione e presentazione del sistema Web based che deve chiaramente supportare anche periferiche ottiche. L'interoperabilità dei sistemi di protocollo viene garantita dal rispetto delle regole tecniche, definite nel D.P.C.M. 31/10/2000 ed aggiornate e meglio specificate dall'aipa con proprie circolari, che possono essere così sintetizzate: 1. utilizzo della posta elettronica, ed in particolare dello standard SMTP come formato di trasporto e dello standard MIME per il formato dei messaggi contenenti documenti protocollati, 2. vincolo di corrispondenza tra un messaggio di posta elettronica inviato o ricevuto ed una singola registrazione di protocollo, 3. creazione per ogni AOO di una casella di posta elettronica istituzionale per la ricezione dei messaggi ufficiali da protocollare, 4. istituzione di un indice nazionale contenente i dati relativi alle amministrazioni ed alle AOO accessibile via LDAP, 5. assegnazione centralizzata dei codici identificativi delle amministrazioni, 6. assegnazione dei codici identificativi delle AOO da parte dell amministrazione a cui esse appartengono, 7. inclusione delle informazioni di protocollo in forma strutturata utilizzando lo standard XML nei messaggi di posta elettronica, 8. obbligo di includere in ogni messaggio protocollato un insieme minimo di informazioni di protocollo, 9. possibilità di estendere l insieme minimo di informazioni di protocollo secondo uno schema comune a tutte le amministrazioni, 10. generazione e/o utilizzo delle strutture XML da associare ai messaggi protocollati e interconnessione con strumenti di firma digitale. Secondo i dettami dell'aipa il messaggio protocollato ed inviato da una AOO mittente è una struttura composta dal documento informatico primario, comprensivo dei suoi n documenti informatici Relatore: Francesca Grombone 13

17 allegati, sottoscritto e provvisto di un'idonea segnatura informatica contenente informazioni archivistiche, sulla struttura del messaggio stesso e utilizzabili dalle AOO riceventi per il trattamento successivo. Nel processo della sua trasmissione, il sistema informatico della AOO mittente deve effettuare la verifica amministrativa della/e sottoscrizione/i e protocollare in uscita solo in caso di esito positivo; inoltre, deve formare un messaggio di posta elettronica che includa almeno un documento firmato digitalmente corrispondente al documento primario comprensivo di segnatura informatica. Il messaggio protocollato deve essere trasmesso dal sistema informatico mittente al sistema di posta elettronica che deve inviare il messaggio al sistema informatico ricevente, il quale a sua volta deve procedere alla sua protocollazione, utilizzando le informazioni contenute nella segnatura informatica ad esso associata, al conseguente trattamento presso le UOR della AOO ricevente e, se richiesto, inviare un messaggio di conferma di ricezione. Nel caso di anomalie deve poter essere generato ed inviato un messaggio di notifica di eccezione, alcuni eventi devono poter determinare un messaggio di aggiornamento, se richiesto dalla AOO mittente, e l eventuale annullamento a posteriori della protocollazione, deve essere seguito da una comunicazione alla AOO mittente. Il registro di protocollo informatico, ossia l elenco di tutte le operazioni di registrazione, annullamento di una registrazione e variazione di dati non modificabili e non assegnati automaticamente dal sistema, deve poter essere riversabile su supporto non cancellabile. Il procedimento deve poter essere effettuato nello stesso giorno oppure nel giorno successivo la richiesta e deve evidenziare gli estremi dell ultima operazione riversata, chiedere all operatore il giorno (data_input) le cui registrazioni devono essere riversate su tecnologia ottica, provvedere a creare un file contente tutte e solo le registrazioni del giorno indicato, escludendo quelle che sono già state riversate in una precedente sessione di lavoro, e registrare su log di sistema l'esito del riversamento. Il sistema documentale utilizzato dovrà essere unico e articolato, ossia deve permettere la separazione dell'area attiva, da quella di lavoro e/o di deposito, ma deve presentare unitarietà nella sua gestione. Ogni area-archivio deve avere caratteristiche e funzionalità specifiche, ma esse devono essere tra loro interconnesse e seguire un'unica logica gestionale. In particolare: l'area di lavoro è un archivio elettronico documentale strutturato, privato di ciascuna AOO, dove sono realizzate le classiche funzioni di gestione documentale, dove quindi possono essere catalogati ed archiviati i documenti prodotti dagli utenti dell'aoo che ancora non rivestono carattere ufficiale di documento classificato. Le funzionalità dell'area di lavoro possono ricondursi alle fasi di redazione, condivisione ed approvazione dei documenti prodotti internamente. Essa deve così permettere: l'acquisizione, inserimento e catalogazione di qualsiasi tipologia di nuovi documenti (integrazione con strumenti di office-automation, scanner, stampanti ed eventualmente fax); la ricerca e caricamento di documenti presenti nell archivio; l'organizzazione dei documenti in cartelle condivise o personali e la gestione delle revisioni successive; lo smistamento dei documenti all interno dell'aoo; la gestione di profili di sicurezza per ogni singolo documento o cartella; la classificazione dei documenti secondo il titolario dell'aoo; l'integrazione con funzionalità di posta elettronica; nonché il passaggio dei documenti all'area attiva con completamento delle attività di classificazione e fascicolazione, nel momento in cui essi assumono carattere di documento amministrativo ufficiale; l'area attiva è l'archivio elettronico attivo, funzionante, contenente i documenti ed i fascicoli correnti e necessari allo svolgimento delle attività dell'intera amministrazione, costituito dai documenti protocollati e da quelli prodotti internamente durante lo svolgimento di un procedimento che non necessitano di protocollazione. Le funzionalità minime richieste per tale area possono così sintetizzarsi: registrazione di protocollo secondo quanto previsto dalla normativa; archiviazione, classificazione e fascicolazione di tutti i documenti esterni e interni rilevanti ai fini delle attività istituzionali; gestione di differenti tipologie di fascicoli e del loro ciclo di vita; gestione di profili di sicurezza differenziati per ogni singolo documento; gestione del "titolario" d archivio e delle sue Relatore: Francesca Grombone 14

18 revisioni; ricerca, visualizzazione e trasmissione di fascicoli e documenti; report sulle attività di protocollazione e classificazione; passaggio dei documenti e dei fascicoli all'area di deposito; l'area di deposito è l'archivio elettronico, un repository documentale, contenente i documenti ed i fascicoli per i quali si è completato l iter burocratico, conservati ai fini di consultazione e documentazione dei procedimenti. Le funzionalità minime richieste per tale area sono: estrazione di fascicoli per scarto o trasferimento; riapertura di fascicoli e reinserimento nell'area attiva; ricerca e consultazione dei documenti archiviati. Per quanto attiene la gestione dei procedimenti, il sistema documentale dovrà fornire informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto e quelli formati in adozione dei provvedimenti finali. L azione amministrativa, inerente ad una certa pratica, consiste nella lavorazione del procedimento e si conclude con l emissione del provvedimento finale. La sua efficacia viene misurata con l aumento di efficienza dovuto alla gestione automatica dei procedimenti che presuppone un disegno di workflow che va calato nello specifico di ogni procedimento. A tal fine devono essere rispettati requisiti di integrazione tra la gestione dei documenti e dei fascicoli e la gestione dei procedimenti secondo cui, per la creazione di un procedimento, debba essere obbligatoriamente creato prima il fascicolo o più fascicoli collegati tra loro e riconducibili allo stesso procedimento. Quindi va individuato l insieme delle informazioni necessarie per il corretto svolgimento dell iter procedimentale e per le incombenze normative, stabilendo tipologie di riferimento comuni. Le singole istanze vanno poi create e registrare associando a ciascuna il corredo di informazioni della specifica tipologia di riferimento, fattore che dovrebbe consentire di disporre della data ultima per l emissione del provvedimento finale, del responsabile del procedimento, dei collegamenti alla documentazione in archivio, delle attività svolte e delle azioni necessarie per verificare il rispetto delle leggi vigenti. L'uso di strumenti informatici di workflow permette, da un lato, al dirigente di verificare il collegamento di un certo documento ad un fascicolo inserito in un procedimento amministrativo, di conoscere lo stato ed il termine ultimo di lavorazione o più in generale verificare i procedimenti di prossima scadenza, e dall'altro, al responsabile del procedimento di facilitare l espletamento del controllo della documentazione ed una produzione automatica di alcuni documenti necessari per il rispetto della vigente normativa. Il sistema scelto dovrà inoltre soddisfare i requisiti richiesti dall applicazione dei principi normativi in materia di diritto di accesso e trasparenza della documentazione amministrativa, nonché di tutela della privacy, principi basati sui concetti di efficienza, semplificazione e trasparenza dell azione amministrativa. I principali vincoli formali introdotti dalla vigente normativa, per ogni procedimento, riguardano: la chiusura del procedimento con l adozione di un giudizio espresso e motivato; l'indicazione del termine entro il quale il procedimento dovrà concludersi, termine che decorre dalla data di inizio del procedimento o di ricezione della istanza o, in mancanza, entro trenta giorni dall'avvio del procedimento stesso, termine sospeso in attesa di pareri esterni; l'indicazione del responsabile del procedimento, di ogni adempimento procedurale e dell adozione del provvedimento finale o, in mancanza, il responsabile è il dirigente dell'uor competente; la notifica ai soggetti interessati, destinatari del provvedimento finale o verso i quali possono prodursi effetti diretti o indiretti, dell avvio del procedimento e delle indicazioni sull'ufficio competente e responsabile del procedimento, oggetto del procedimento e ufficio dove prendere visione degli atti; il rendere disponibile agli interessati la documentazione prodotta, mediante esame ed estrazione di copia dei documenti amministrativi, previa richiesta motivata. I riflessi e gli impatti di quanto sintetizzato sul sistema informativo, con particolare riferimento alle tematiche di protocollo e di gestione documentale, sono: la costituzione di un database in cui sia catalogato e censito, secondo la vigente normativa, ogni tipo di procedimento che permetta la gestione del trattamento delle richieste di accesso agli atti amministrativi ed il controllo dei procedimenti; la costituzione di un repository documentale che faccia accedere in tempo reale agli atti amministrativi Relatore: Francesca Grombone 15

19 visualizzandone il contenuto ed ottenere, se richiesta, copia; il completo rispetto dei requisiti posti dalla legge mediante la piena realizzazione di un sistema informatico di protocollo e di gestione documentale; la necessità di regolamentare l accesso alle informazioni procedurali dei singoli atti amministrativi che compongono il procedimento stesso, mediante l'abilitazione dei soli soggetti che ne abbiano diritto per la tutela di situazioni giuridicamente rilevanti e/o i diretti interessati o cointeressati al procedimento amministrativo, attraverso l'uor competente che ha formato o detiene stabilmente l atto, abilitazione da regolamentare nel dettaglio tenendo ben presenti anche problemi di sicurezza nell accesso alle informazioni. Secondo la recente normativa sulla privacy, i diretti interessati o cointeressati al procedimento amministrativo possono avere informazioni sui propri dati personali in possesso di altri e richiederne la conoscenza dettagliata, l aggiornamento o l integrazione e la cancellazione o il blocco in caso di mancato rispetto della normativa. I merito alla conservazione di tali dati è fatto obbligo al loro responsabile di provvedere adeguatamente alla riduzione dei rischi di danneggiamento o di perdita degli stessi o accesso non autorizzato o trattamento illecito. Nel caso del nostro Ateneo, i database esistenti: personale, contabilità, stipendi, biblioteca, segreteria studenti, centro di servizi, contengono solo dati personali inerenti le unità afferenti alle singole strutture e gli studenti e non i c.d. "dati sensibili", informazioni riguardanti l origine razziale/etnica, le convinzioni religiose e filosofiche, le opinioni politiche, l adesione a partiti, sindacati, associazioni a carattere religioso, lo stato di salute e così via. Gli unici obblighi sono quindi: individuare uno o più Responsabili che garantiscano il rispetto del trattamento dei dati personali a norma di legge, rispettare gli obblighi sulla modalità di raccolta dei dati e assicurarne la qualità, rispondere alle richieste dell interessato (entro 5 giorni dalla formulazione ufficiale della richiesta) sull esistenza dei propri dati personali, comunicandoli, aggiornandoli, rettificandoli, cancellandoli e rendendoli anonimi se trattati impropriamente o se eccedono le finalità della raccolta e del successivo trattamento, assicurare la qualità e la sicurezza nel mantenimento dei dati. Il sistema di gestione documentale dovrà necessariamente tener conto da un lato delle esigenze di trasparenza e delle richieste di informazione pervenute, dall altro dovrà consentire la selezione ed il riconoscimento dei dati riservati e di quelli pubblici al fine di garantire la tutela ed il rispetto della privacy. Il sistema che si andrà a porre in essere deve essere scalabile ossia deve poter essere facilmente espanso nelle sue caratteristiche: funzionalità, numero di client, utenti, dati e immagini trattate. Deve essere robusto ossia dare garanzia di alta affidabilità contro i guasti, recuperando dove possibile l integrità del sistema ed in particolare esso dovrà permettere il recupero da errori di sistema e consentire l archiviazione di file di log sull attività del sistema. Deve possedere alta capacità di memorizzazione dei documenti ed ottimizzazione dei tempi di risposta anche mediante meccanismi di caching per la movimentazione di immagini e file tra vari supporti. Deve avere meccanismi di autenticazione delle utenze abilitate ad effettuare operazioni di lettura, scrittura e modifica dei dati, di autorizzazione alle ricerche e non deve trasmettere in chiaro su rete le informazioni relative all'identificazione dell'utente. La sua architettura deve essere flessibile al fine di consentire la creazione di repository documentali centralizzati e dipartimentali e la soluzione individuata deve rendere possibile la erogazione dei servizi da parte di un unico sistema a più AOO, permettere la creazione di gruppi, l'associazione di profili e gerarchie differenti, il logging di accesso alle informazioni, l'integrazione con applicativi e tecnologie in ambiente Web e la standardizzazione delle postazioni di lavoro, e garantire le funzionalità in architettura Web utilizzando tecnologie che demandino al server tutte le informazioni che richiedano potenzialità elaborative. Le interfacce grafiche, infine, devono essere user friendly ossia rappresentare in maniera chiara ed immediata i dati ed effettuare le operazioni in maniera semplice ed intuitiva. Relatore: Francesca Grombone 16

20 La sicurezza fisica dei documenti dovrà essere gestita sia effettuando backup periodici delle informazioni sia mediante l utilizzo di dischi ottici in modo da consentire la memorizzazione contemporanea degli oggetti su diversi supporti secondo tecnologia RAID. Piattaforme confrontate Distribuire un servizio da un ambiente di riferimento nella realtà del nostro Ateneo, si identifica con la possibilità di costituire, presso il Centro di Calcolo Elettronico, un architettura opportunamente dimensionata e manutenuta che accolga tutte le funzionalità necessarie per ospitare processi più o meno complessi in rispondenza alle necessità dei singoli dipartimenti e/o servizi. Il sistema che inizialmente interesserà la sola Amministrazione centrale, potrà essere gradualmente esteso alle altre AOO coinvolgendo il personale nelle operazioni di gestione del protocollo, archiviazione, classificazione e distribuzione dei documenti. Secondo le linee guida dettate dall'aipa, il sistema documentale da sviluppare dovrà avere un'architettura a più sottosistemi logici per garantire la scalabilità sia orizzontale che verticale del sistema stesso, architettura soddisfatta da un sistema modulare in cui i servizi del sistema sono in qualche modo interfacciati con altre applicazioni quali posta elettronica e firma digitale. Tali sottosistemi logici, infrastrutture necessarie alla realizzazione di applicazioni di gestione documentale, comprendono sostanzialmente: Web server, Application server, Database server e Repository, che possono essere aggregati tra loro in uno o più livelli fisici, e sono interfacciati, internamente o esternamente con la restante infrastruttura IT ed i suoi servizi e quella per il Document Management con particolare riferimento ai servizi per Workflow, Imaging e Document management. sono così individuate, in base ai requisiti tecnico funzionali richiesti, ma anche a seguito di valutazioni sull'affidabilità del fornitore, il numero di progetti in esercizio nella P.A. in genere e in ambito universitario in particolare, ed il posizionamento sul mercato, le seguenti piattaforme tecnologiche di riferimento: la suite Panagon, Titulus'97 e PAFlow. La suite Panagon è stata scelta quale piattaforma di riferimento, in quanto risultata tra le migliori sul mercato e quella più diffusa nelle Pubbliche Amministrazioni (Studi Consip sui maggiori competitors a livello internazionale di software per Content Management ). Essa offre un insieme completo di funzionalità per la gestione documentale in grado di sopperire ad ogni richiesta gestionale da parte dell'intera organizzazione. Questi servizi possono girare sia in ambiente Unix che Windows NT ed utilizzare vari database come ad esempio Oracle (Unix e NT) o SQL Server (NT). Attraverso i suoi componenti sono possibili estensioni verso funzionalità di Workflow di produzione e di Report Management. È una soluzione aperta e l aderenza a tutti gli standard permette di integrare la maggior parte dei prodotti selezionati creando così un architettura di riferimento altamente scalabile e performante. È composta da componenti client, servizi Web ospitati su Web Server e da back-ends specializzati per Document Imaging, Electronic Document Management, Workflow, Report Management ed attività di Publishing. L accesso avviene in modo naturale e comprende la completa gestione dei documenti cartacei, acquisiti via scanner o fax, e di quelli elettronici quali mail, word processor files, spreadsheets, html forms etc., attraverso una interfaccia semplice ed omogenea. Il Web Service si basa su Microsoft IIS o Netscape Enterprise Server ed utilizza pagine ASP demandando l intera operatività ai server e consentendo rapidi sviluppi applicativi e personalizzazioni. L'interfacciamento verso la base dati è realizzato attraverso le tecnologie Microsoft OLE DB e standard Relatore: Francesca Grombone 17

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