Dematerializzazione Processi e Trasparenza

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1 Dematerializzazione Processi e Trasparenza Dalla creazione alla conservazione dei documenti informatici Filippo Antoni Marco Nanni martedì 12 maggio 2015

2 Chi Siamo Siamo tra i principali produttori di software e servizi ICT in Italia Operiamo nel mercato ICT dal 1969 Punti di forza: Oltre 300 clienti Fidelizzazione dei Clienti e dei Collaboratori Affidabilità Ampia offerta di servizi e soluzioni Partnership Le aziende: Finmatica Data Processing ADS Systematica HMO Sedi: Bologna Catania Legnano Catanzaro

3 Vision e mission Innovare i processi delle organizzazioni liberandoli dai vincoli del percorso basato sulla carta Progettare e realizzare soluzioni tecnologicamente all avanguardia che semplificano i processi e introducono innovazioni radicali nel modo di lavorare

4 Panoramica

5 PA senza carta: obiettivi e obblighi La dematerializzazione è una opportunità di riorganizzazione dei processi in un ottica di maggiore efficienza interna e per offrire un miglior servizio al cittadino. I principali obiettivi del processo di dematerializzazione sono la riduzione della spesa ed il miglioramento della produttività e dei servizi offerti al cittadino.

6 Dematerializzazione carta e spazi dedicati all archiviazione ( man on work ) utilizzo tecnologie Open Source (open office, tomcat) RECUPERO PRODUTTIVITÀ Gestione Processi RISPARMIO riduzione tempi monitoraggio delle performances NEI COSTI

7 RECUPERO PRODUTTIVITÀ Gestione Processi riduzione tempi monitoraggio delle performances snellimento della burocrazia ridefinizione dei processi in una logica di maggiore efficienza

8 TRASPARENZA Semplificazione dialogo tra PA e cittadini/imprese: reperire informazioni con semplicità e migliorare la trasparenza

9 Conflitto Analogico Digitale Nella Pubblica Amministrazione l organizzazione del lavoro è ispirata prevalentemente ad una logica di processo cartaceo. La tecnologia è un fattore di accelerazione della produttività ma costituisce solo un fattore abilitante. La dematerializzazione nasce dalla produzione di originali digitali e dalla necessità di rivedere i processi interni all amministrazione e di interscambio di documenti con l esterno (altre amministrazioni, cittadini, imprese).

10 Gestione Documentazione Passiva Il primo passo della dematerializzazione è certamente rappresentato dalla Gestione della Documentazione Passiva. Tale obiettivo di raggiunge gestendo il maggior numero di canali di ingresso di documenti informatici: portale, PEC, integrazione degli applicativi che producono documenti con un repository documentale. L innesco della pratica in formato elettronico e l introduzione del nuovo CAD (Codice Amministrazione Digitale) obbligano non solo l Ente, ma anche il Cittadino, Professionista e l Impresa a ripensare le modalità di lavoro, sia dal punto di vista metodologico che informatico.

11 La documentazione attiva: strumenti e regole condivise La documentazione attiva è, per definizione, tutto ciò che viene prodotto dall Ente, sia in formato digitale, che analogico. Per procedere progressivamente al consolidamento di un archivio digitale occorre attuare delle scelte e condividere al proprio interno delle nuove regole di gestione. I processi interni di produzione di atti e documenti devono essere ridefiniti e finalizzati ad una gestione di documenti nativamente informatici (fasi di redazione, vidima e firma).

12 Documenti digitali Configuratore di Processi Identità digitale (Struttura Organizzativa) Task List (Scrivania Virtuale) Firma Digitale e PEC Dall analogico al digitale

13 Processi di Dematerializzazione Illustriamo ora i processi già attivati e le evoluzioni che stiamo analizzando con i nostri clienti. Come non partire con la nostra esperienza in termini di FATTURAZIONE ELETTRONICA?

14 esterno Certificazioni fornitori Durc, Antimafia, interno Sister Contratti Ordini al fornitore Protocollo Sistema di interscambio Fatturazione Elettronica Smistamento Fatture Conservazione Sostitutiva Liquidazioni Distinta/Atto Contabilità Tesoriere Mandati

15 Ciclo Passivo Protocollo Protocollazione Smistamento all Ufficio Competente Sistema di Interscambio Framework J-Suite Ricezione Fattura Restituzione/Esito Repository J-DMS Restituzione Esito Contabilità Registrazione J-Cons Unica attività manuale Riversamento documenti Conservazione Sostitutiva

16 Ciclo Passivo import fatture da SDI

17 Ciclo Passivo registrazione fattura

18 Fatturazione elettronica casi di successo Fattori di successo Essere rispettosi dell infrastruttura HW e SW dell Ente Essere rispettosi dell organizzazione dell Ente: ruoli e processi in essere Comprendere gli obiettivi e le priorità di ciascun Ente Vantaggi della ns soluzione di Fatturazione Elettronica Completa automazione del processo Visione d insieme di tutta la filiera dei documenti Adattamento al contesto Casi di successo 40 Aziende Ospedaliere tra cui: San Gerardo (Monza), Poma (MN), Galliera (GE), Careggi (FI), Sant Orsola (BO), 100 Enti locali, tra cui: Pisa, Grosseto, Belluno, San Donato M., 30 Amministrazioni Provinciali, tra cui: Firenze, Modena, Lecco, Supporto delle Intermediazioni Regionali: Lombardia, Emilia Romagna, Toscana, Campania,

19 Liquidazione delle fatture La fatturazione elettronica non modifica l iter di liquidazione Le fatture tradizionali (cartacee) seguono un iter manuale: Timbro e numerazione Registrazione in contabilità Smistamento agli uffici periferici Richiesta di pareri/visti agli uffici competenti Redazione della distinta/atto di liquidazione Firma dell atto/determina di liquidazione Emissione mandato Pagamento Cosa fare con le fatture elettroniche? Le stampiamo?

20 Strumenti elenco attività: scrivania virtuale J-Worklist (scrivania virtuale) strumento di aggregazione di tutte le attività in carico ad un utente/gruppo. Concettualmente è simile ad un client di posta elettronica ma propone attività di qualsiasi tipo: Atti amministrativi / redazione atti, firma digitale, pareri, visti, allegati, etc. Documenti contabili / dati contabili di impegno/liquidazione, mandati, quietanze, etc. Area personale / iter approvativi missioni trasferte, autorizzazioni, liquidazioni, etc. Pratiche Protocollate /smistamento corrispondenza, assegnazione, presa in carico.

21 Strumenti - Sistema Documentale Sistema documentale verticale, pensato esplicitamente per le esigenze della PA, che si candida per essere il repository unico di tutti i documenti dell Ente: ricerche full-text estensibili alle gerarchie documentali gestione documenti firmati digitalmente: funzioni di sbustamento automatico, controllo delle firme, accesso e verifica online delle CRL di tutte le Certification Authority ITA copia conforme dei documenti firmati digitalmente integrità documentale: generazione automatica delle impronte in formato SHA-512, verifica automatica delle impronte, ecc. gestione OCR: analisi dei campi blob con generazione automatica del testo verifica stato conservazione

22 Procedimenti Amministrativi L uso combinato di questi strumenti (Struttura Organizzativa, Workflow, Sistema Documentale, Firma Digitale) permette la gestione di tutti i processi amministrativi che prevedono l intervento asincrono di più attori: iter di approvazione di una determina: proposta / redazione / firma dirigente / visti / pareri / esecutività / messa in conservazione iter di registrazione/approvazione/liquidazione di una fattura iter di gestione missioni e trasferte La definizione degli iter, documenti e struttura è parametrica.

23 Gestione Atti Amministrativi OBIETTIVO Eliminazione movimenti documenti cartacei Revisione dei processi finalizzata a specializzare i flussi di adozione degli atti in modalità totalmente informatica Processi definiti in fase di configurazione e completamente guidati dalla redazione alla conservazione Organizzazione del flusso degli atti dirigenziali sfruttando le caratteristiche funzionali della firma digitale Redazione documenti tramite Open Office / Libre Office

24 Liquidazione delle fatture elettroniche OBIETTIVO Dematerializzare l intero iter di liquidazione Gestione di un processo completo che prevede: Redazione dell atto di liquidazione con associazione delle fatture elettroniche e automatica produzione della distinta Apposizione della firma digitale da parte del responsabile di area/settore Validazione Ufficio Ragioneria OK A PROCEDERE : notifica ai componenti UO proponente e predisposizione dei mandati RE INOLTRO AD UO : modifica o l annullamento atto di liquidazione

25 Processi Determine Provincia di Treviso Funzionario Annullamento Proposta Redattore Dirigente Adozione e Firma Digitale Analisi dei processi Processo di lavoro Attori del processo Responsabilità e competenze Dirigente UO per controllo Visto Istruzione Visto (UO Gestione del Bilancio, Impegni e Pagamenti) Gestione Visto Contabile Annullamento Determina Dirigente UO per Firma Digitale Visto Esecutività Determina Pubblicazione su Albo On Line

26 Gestione Determine con Spesa Inserimento Disposizioni Finanziarie

27 Processi Determine Comune di Modena Controllo Segreteria Settore Validazione Capo Servizio Validazione Resp. Generale Annullamento Proposta Redattore Dirigente Settore Adozione e Firma Digitale Pubblicaz. Albo On Line e Amm. Trasparente Annullamento Determina Dirigente UO Ragioneria per Firma Digitale Visto Istruzione Visto Contablie (UO Ragioneria) Uo Spesa / Uo Entrata / Uo Bilancio Uo Spesa Esecutività Determina Sistema di Protocollo

28 Dematerializzazione Comune di Casalecchio di Reno Produzione documenti nativamente digitali Riorganizzazione dei processi Adozione di strumenti e regole condivise Coordinamento delle attività di passaggio dall archivio analogico a quello digitale

29 Dematerializzazione Provincia di Piacenza Gestione Documentazione Passiva Acquisizione Ottica Registrazione del documento Apposizione dell identificativo univoco per la scansione (bar code) Scansione massiva dei documenti (con automatica associazione dell immagine alla registrazione)

30 Processi Flussi Documentali Comune di Firenze Creazione del protocollo unico (da 16 a 1) Change management Definizione di regole, processi e linguaggio condiviso Definizione della competenza sui documenti

31 Trasparenza La Casa di Vetro Comune di San Donato Milanese Link a portale Comune di San Donato

32 Fascicolo dinamico dei documenti contabili La fatturazione elettronica non è solo un obbligo di legge ma anche un opportunità per dematerializzare ed organizzare l intero ciclo dei documenti contabili. Il sistema documentale J-DMS che si candida per essere il repository di tutto l Ente. Permette l aggregazione dei documenti (in viste logiche) e la creazione di fascicoli virtuali riferiti a: Pratiche Fornitori Fatture Liquidazioni Contratti ecc.

33 Certificazioni dei fornitori Gestisce le certificazioni richieste per ciascun fornitore: DURC, CC.I.AA, Legge Disabili, Casellario Giudiziale, Cancelleria fallimentare, Agenzia Entrate, AVCP, GAP, Antimafia, Controllo delle scadenze Richieste di rinnovo a: Inps, Provincia, Regione, Agenzia Entrate, Tribunale, Prefettura Predisposto per configurazioni Multi-Ente Casi di Successo ASL di Reggio, Modena e Parma

34 Contratti Contesto Normativo DL 179/2012 afferma: Il contratto è stipulato, a pena di nullità, con atto pubblico notarile informatico, ovvero, in modalità elettronica La soluzione di gestione Contratti prevede La firma digitale dell Ufficiale Rogante La firma grafometrica per i contraenti La trasmissione telematica all Agenzia delle Entrate tramite SISTER Pubblicazione sul portale Trasparenza per ANAC (Autorità Nazionale AntiCorruzione) Casi di successo Provincia di Parma, Casalecchio, Rivoli, Gallarate,

35 Fatturazione Elettronica Abbina automaticamente la fattura all ordine Smista la fattura all ufficio Competente Iter di gestione degli Ordini ai Fornitori Contabilità Emette l ordine al fornitore indicando: l Identificativo dell Impegno o dell Ordine le informazioni da inserire in fattura: CodiceUfficio, RiferimentoAmministrazione, Eventuali documenti da allegare Dirigente Riceve l ordine tramite scrivania virtuale Firma l ordine Protocollo Protocolla il documento Invia l Ordine al Fornitore tramite PEC Smista la ricevuta all ufficio competente

36 Altri documenti contabili Fatture Elettroniche Vengono scaricate da SDI Atti/Determine di liquidazione Vengono prodotti dalla segreteria/contabilità e possono coinvolgere più fatture Mandati Vengono acquisiti in automatico dai flussi del tesoriere assieme agli esiti di pagamento Vengono abbinati alle fatture e/o al fornitore

37 Fascicolo dinamico dei documenti contabili Ogni Sistema (Contabilità, Protocollo, Segreteria, ) immette nel documentale i propri documenti Sistema Tipologie documentali Gestione contratti Contratti Contabilità Ordini, fatture tradizionali, distinte di liquidazione Sistema di interscambio Fatture elettroniche ed esiti di trasmissione Segreteria Determine di liquidazione, visti, pareri Atti di liquidazione Atti di liquidazione, visti, pareri Tesoriere Ordinativiti, mandati, esiti Il sistema documentale aggrega questi documenti in viste dinamiche mirate a disposizione anche dei singoli verticali.

38 Fascicolo dinamico dei documenti contabili Esempio documenti di competenza di un fornitore

39 Conservazione Sostitutiva La conservazione sostitutiva è la procedura informatica, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico. Il processo di conservazione dei documenti informatici avviene attraverso la memorizzazione in supporti idonei (anche non ottici) e si esaurisce con l apposizione del riferimento temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione che attesta il corretto svolgimento del processo.

40 Soluzione ADS

41 Soluzione Applicativa Amministratore della Conservazione definizione del sistema di conservazione in uso / definizione dei parametri di accesso al sistema di conservazione / definizione dei metadati da inviare / definizione dei riferimenti temporali. Sistema Documentale memorizzazione delle informazioni di avvenuta conservazione e dei log relativi al processo. Modulo Applicativo Rende disponibile ricerche specifiche per la selezione dei documenti da inviare in conservazione e la configurazione predefinita dei metadati e dei riferimenti temporali specifici per le tipologie di documenti gestiti.

42 Query per invio documenti in conservazione

43 Amministratore Regole di Conservazione

44 Modulo Applicativo Specifico Definizione set di metadati da inviare in conservazione in riferimento alla specifica tipologia documentaria. Atti Dirigenziali Anno Tipo registro Numero Data adozione Oggetto Data pubblicazione Data esecutività Unita proponente Firmatario Anno e numero di protocollo (se esistenti) Classificazione (opzionale) Fascicolo (opzionale)

45 Via del Lavoro, Bologna tel fax gruppofinmatica

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