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1 Master per Funzioni di Coordinamento delle Professioni Sanitarie Programmazione e Controllo dei Processi e Impatto Organizzativo delle Tecnologie nelle Aziende Sanitarie e Socio Sanitarie Sistemi Informativi: Processi e Gestione delle Informazioni Giulia Pozzi gpozzi@liuc.it Giacomo Buonanno gbuonanno@liuc.it 11/09/ Obiettivo del Documento Introdurre i sistemi informativi e al loro luogo all interno dell organizzazione sanitaria Comprendere la necessità di avere un focus sui processi all interno dell organizzazione sanitaria Capire come la tecnologia influisce sui processi all interno dell organizzazione sanitaria 11/09/

2 Contenuti del Documento Il Sistema Informativo: Basi Concettuali Il Ruolo dell ICT nell organizzazione Innovazione dei Processi attraverso l IT in Medicina Healthcare Technologies Cosa Vuol Dire Acquistare IT Strategie di Sourcingdei Sistemi Informativi Analisi dei Costi 11/09/ Contenuti del Documento Il Sistema Informativo: Basi Concettuali Introduzione Il Sistema Informativo: Definizione Il Sistema Informativo nel Contesto Organizzativo Il Sistema Organizzativo e il Cambiamento Organizzativo Il Ruolo dell ICT nell organizzazione Innovazione dei Processi attraverso l IT in Medicina Healthcare Technologies Cosa Vuol Dire Acquistare IT Strategie di Sourcingdei Sistemi Informativi Analisi dei Costi 11/09/

3 Introduzione OBIETTIVO: la Cura del Malato La GESTIONE dell INFORMIONE è necessaria per raggiungere tale obiettivo L informazione è uno strumento strategico Le ICT modificano il modo di lavorare e vivere attraverso nuove soluzioni 11/09/ Il Sistema Informativo: Definizione I SISTEMI INFORMATIVI sono SISTEMI FORMALI, SOCIO-TECNICI e ORGANIZZATIVI atti a RACCOGLIERE, ELABORARE, ARCHIVIARE e DISTRIBUIRE INFORMIONI (Piccoli, 2008) 11/09/

4 Il Sistema Informativo nel Contesto Organizzativo AMBIENTE ESTERNO ORGANIZZIONE Strategia Cultura Infrastruttura IT Sistema Informativo Risultati finanziari Effetti sulle persone Future opportunità e limitazioni 11/09/ Il Sistema Informativo e il Cambiamento Organizzativo Adozione diffusa di IT da parte delle organizzazioni L introduzione di IT comporta cambiamenti organizzativi 1 Livello di Cambiamento: Automatizzare E.g. Controllo saldo credito telefonico 11/09/

5 Il Sistema Informativo e il Cambiamento Organizzativo Adozione diffusa di IT da parte delle organizzazioni L introduzione di IT comporta cambiamenti organizzativi 2 Livello di Cambiamento: Informare E.g. Airline check in kiosk 11/09/ Il Sistema Informativo e il Cambiamento Organizzativo Adozione diffusa di IT da parte delle organizzazioni L introduzione di IT comporta cambiamenti organizzativi 3 Livello di Cambiamento: Trasformare 11/09/

6 Contenuti del Documento Il Sistema Informativo: Basi Concettuali Il Ruolo dell ICT nell organizzazione Il Ruolo del SI nell Organizzazione La Rappresentazione Gerarchica La Rappresentazione per Funzioni La Rappresentazione per Processi o La Gestione Ospedaliera o La Gestione Generale di aziende sanitarie locali o enti territoriali o Il Percorso del Paziente Innovazione dei Processi attraverso l IT in Medicina Healthcare Technologies Cosa Vuol Dire Acquistare IT Strategie di Sourcing dei Sistemi Informativi Analisi dei Costi 11/09/ Il Ruolo del Sistema Informativo nell Organizzazione Sistema Informativo Impatta Coinvolge Organizzazione Capire come le organizzazioni sono classificatee organizzate Districarsi nella struttura Affrontare i cambiamenti organizzativiquando occorrono Spesso dovuti a introduzione di IT 11/09/

7 La Rappresentazione Gerarchica 1 Pianificazione Strategica Scelta degli obiettivi aziendali Scelta delle risorse per il conseguimento degli obiettivi Definizione delle politiche di comportamento 2 Programmazione e Controllo Programmazione delle risorse Controllo sul conseguimento degli obiettivi programmati 3 Attività Operative Conduzione a regime delle attività aziendali 11/09/ La Rappresentazione Gerarchica 2 PIANIFICIONE STRATEGICA 1 PROGRAMMIONE E CONTROLLO ATTIVITA OPERATIVE 11/09/2013 Fonte:

8 La Rappresentazione Gerarchica Attività Specifiche Tipologie Attività Direzionali Attività Amministrative/ Gestionali (di supporto) Attività Sanitarie Attività di direzione e pianificazione Attività amministrative, gestionali, tecnico/manutentive e atte a garantire il funzionamento degli apparati di gestione e il supporto alle attività di direzione e coordinamento Attività per la produzione e erogazione diretta delle prestazioni sanitarie. Attività per la produzione e erogazione di refertie immagini a supporto delle prestazioni sanitarie. Attività di assegnazione degli obiettivi, definizione delle politiche aziendali, assegnazione del budget di spesa annuale Attività di acquisto ed acquisizione di risorse umane, di produzione degli atti deliberativi, di acquisizione dei dati di reporting, di contabilizzazione e controllo della spesa Attività diagnostiche, terapeutiche e riabilitative specifiche per patologia. Attività per l accoglienza, l orientamento, il management e la dimissione del paziente. Unità Operative Interessate Direzione generale, direzione sanitaria, direzione amministrativa Back office, uffici di staff, servizio economico finanziario, servizio tecnico Reparti di degenza, servizi diagnostici (laboratorio, radiologia), unità ambulatoriali, servizi territoriali, front office (CUP, accoglienza) Clienti Interni Interni Esterni 11/09/ La Rappresentazione Gerarchica 1 Attività Ruoli Coinvolti Requisiti Informativi Sistemi Informatici Attività Direzionali Alta direzione Informazioni esterne Dati prospettici stimati e approssimati Informazioni anche non omogenee tra loro Esigenze informative su dati interni non prevedibili né ripetitive Executive Information System (EIS) Alcuni Esempi 2 Attività Amministrative/ Gestionali (di supporto) Direzione funzionale o di divisione Informazioni esterne Dati omogenei e congruenti tra loro Dati sintetici o arrotondati Dati consuntivi Elaborazioni ripetitive e coerenti nel tempo Esigenza di segnalare in tempo utile le eccezioni e accedere su richiesta a informazioni non pervenute Management Information System (MIS) HIS 3 Attività Sanitarie Personale esecutivo Dati esatti Dati analitici Esigenze informative in tempo reale Electronic Data Processing (EDP) RIS PACS 11/09/

9 La Rappresentazione per Funzioni 11/09/2013 Fonte: 17 La Rappresentazione per Funzioni 11/09/

10 La Rappresentazione per Funzioni Finanza CRM Budget Controllo Gestione Magazzino 11/09/ La Rappresentazione per Funzioni RAPPRESENTIONE PER FUNZIONE Esigenze di perfezionamento delle competenze mediche Alta specializzazione e frammentazione delle attività RAPPRESENTIONE GERARCHICA Struttura tradizionale delle organizzazioni sanitarie è di tipo gerarchico-funzionale Per rispondere alle esigenze del paziente si ha bisogno di un processo integrato in cui le attivitàsiano coordinate, senza però che vengano perse le conoscenze specialistiche 11/09/

11 La Rappresentazione per Processi PROCESSO: sequenza strutturata di attività/azioni intesa come un insieme coordinato di operazioni omogenee per scopo, per raggiungere un output (prodotto/servizio) L azienda sociosanitaria basa il suo funzionamento su processi produttivi, considerati come insieme di operazioni con vari livelli di interdipendenza, che utilizzano risorse per produrre output in grado di soddisfare una domanda 11/09/ La Rappresentazione per Processi L organizzazione funzionale genera effetti regno o di funzione, causa di sovrastruttura gestionale e mancanza di responsabilità sugli spazi interfunzionali dove risiede il maggior potenziale di miglioramento Barriera Interfunzionale Input Funzione 3 Output Processo L azienda genera valore attraverso i processi e non mediante le funzioni 11/09/

12 La Rappresentazione per Processi Pone l attenzione della gestione sull output specifico dell organizzazione sanitaria (la gestione di un problema di salute) e sulle modalità con le quali si genera, piuttosto che, come tradizionalmente avviene, sugli output (eterogenei e parziali) di un articolazione organizzativa (Dipartimento, Unità operativa o Centro di costo) Offre la possibilità di identificare la responsabilità di processo, o di segmento dello stesso, in alternativa o congiuntamente alle classiche responsabilità di struttura. Consente di sviluppare capacità di analisi dei fenomeni gestionali in un ottica di tipo trasversale, superando le barriere poste dagli assetti organizzativi e istituzionali per garantire, in estrema sintesi, il miglior risultato possibile al paziente in una logica di con nuità delle cure. Consente, attraverso la rilevazione di fenomeni specifici, di analizzare le modalità con le quali è gestito l oggetto fondamentale di riferimento dell Azienda sanitaria: il paziente 11/09/ La Rappresentazione per Processi La Gestione Ospedaliera Processi Primari Attività cliniche svolte per risolvere il problema di salute del paziente Pronto soccorso Accoglienza (prenotazione visite e accettazione) Diagnosi (individuazione stati patologici) Cura (finalizzata a riportare il paziente nelle condizioni di salute antecedenti alla patologia) Riabilitazione Dimissione Processi di Supporto Attività diagnostiche e gestionali, necessarie per il buon svolgimento dei processi primari Servizi generali (energia, elaborazione dati, pulizia) Manutenzione (di impianti sanitari/generali, manutenzione civile) Servizi alberghieri (gestione delle camere, della mensa, ) Gestione del patrimonio/acquisto Gestione del personale Gestione della qualità Asset Management 11/09/2013 Fonte: Vignati, Bruno. Organizzazione per Processi in Sanità. Franco Angeli

13 La Rappresentazione per Processi La Gestione Ospedaliera Processi Primari - Attività cliniche svolte per risolvere il problema di salute del paziente RICOVERO Il paziente, nell arco di alcune ore (day hospital) o alcuni giorni (degenza ordinaria), riceve la diagnosi, la terapia e la riabilitazione rispetto al proprio problema di salute PRONTO SOCCORSO Il paziente, nell arco di alcuni minuti (emergenza) o alcuni ore (urgenza), riceve la diagnosi e la terapia rispetto al proprio problema di salute AMBULATORIO Il paziente, nell arco di una programmazione ben definita, riceve la diagnosi e la terapia rispetto al proprio problema di salute SALA OPERATORIA Il paziente, nell ambito di una degenza (day hospital/ordinaria ), di una prestazione di pronto soccorso o ambulatoriale, riceve la diagnosi e la terapia rispetto al proprio problema di salute Sotto-processi SALA PARTO La madre e il nascituro, nell ambito di una degenza ordinaria, ricevono il monitoraggio, la diagnosi e la terapia rispetto al loro stato di salute 11/09/2013 Fonte: Vignati, Bruno. Organizzazione per Processi in Sanità. Franco Angeli La Rappresentazione per Processi La Gestione Ospedaliera Processi di Supporto -Attività diagnostiche e gestionali, necessarie per il buon svolgimento dei processi primari SANITARI Prestazione di medicina di laboratorio Prestazione di diagnostica per Immagini Prestazione di produzione e somministrazione di emocomponenti Gestione delle apparecchiature biomediche Gestione dei farmaci Gestione della protezione da agenti fisici MIGLIORAMENTO della QUALITA Monitoraggio della soddisfazione del paziente Monitoraggio del miglioramento dei processi sanitari Progettazione di un nuovo servizio sanitario MANAGERIALI Pianificazione strategica Budgeting Comunicazione Formazione Gestione delle Risorse Umane Gestione degli acquisti 11/09/2013 Fonte: Vignati, Bruno. Organizzazione per Processi in Sanità. Franco Angeli

14 La Rappresentazione per Processi La Gestione Generale di Aziende Sanitarie Locali o Enti Territoriali Processi Primari Attività cliniche svolte per risolvere il problema di salute del paziente Prevenzione (prevenire i fattori negativi per la salute o l incolumità fisica dei cittadini) Gestione del contatto con il cliente (rilascio autorizzazioni, pareri, certificazioni) Assistenza socio-sanitaria (sul territorio) Processi di Supporto Attività diagnostiche e gestionali, necessarie per il buon svolgimento dei processi primari Gestione delle convenzioni Pianificazione operativa Approvvigionamenti generici Gestione farmacia e materiale sanitario Gestione del personale sanitario Gestione del personale amministrativo Amministrazione e controllo 11/09/2013 Fonte: Vignati, Bruno. Organizzazione per Processi in Sanità. Franco Angeli La Rappresentazione per Processi Il Percorso del Paziente Fig. 6: Il percorso del paziente Pazienti Protocolli Linee guida PROCESSI PCM 1 PCM 2 PCM 3 Patient Management Cathegories PROCESSI Protocolli Linee guida Ammissione Triage Diagnosi Terapia Valutazione Riabilitazione Dimissione interdipendenze Prodotto finale (G. Serpelloni 2001) 11/09/2013 Fonte: G. Serpelloni, E. Simeoni, M. Gomma. La Definizione e la Rappresentazione dei Processi: Principi di 28 Business ProcessReengineering(BPR). 14

15 La Rappresentazione per Processi Il Percorso del Paziente Il PERCORSO del PIENTE è il tragitto all interno dell azienda/unità organizzativa che il paziente affetto da una data patologia esegue durante le attività di diagnosi, cura e riabilitazione. Esistono diversi percorsi in base alle patologie da affrontare, che vengono formalizzati in opportuni protocolli, linee guida e quant altro necessario a definire e standardizzare non solo la sequenza delle azioni, ma anche le singole operazioni tecnico scientifiche (somministrazione dei farmaci, prefazione di particolari e complessi esami diagnostici). Il paziente viene a contatto con diversi processi che, in base alle esigenze di diagnosi e cura, erogano una serie di prestazioni. Un approccio innovativo è quello di definire l organizzazione sanitaria sulla base dei percorsi dei vari gruppi di pazienti, determinati sulla base delle loro patologie, dell ambiente di erogazione (servizi di urgenza, ambulatori, reparti di degenza ordinaria o di day hospital) 11/09/2013 Fonte: G. Serpelloni, E. Simeoni, M. Gomma. La Definizione e la Rappresentazione dei Processi: Principi di 29 Business ProcessReengineering(BPR). Contenuti del Documento Il Sistema Informativo: Basi Concettuali Il Ruolo dell ICT nell organizzazione Innovazione dei Processi attraverso l IT in Medicina Uno Strumento di Miglioramento Businness Process Reengineering ICT in Business Process Reengineering Un Esempio: l RFId Healthcare Technologies Cosa Vuol Dire Acquistare IT Strategie di Sourcing dei Sistemi Informativi Analisi dei Costi 11/09/

16 Uno Strumento di Miglioramento Adozione della gestione per processi in sanità Studio dei Processi Affrontare temi quali: La gestione del paziente/cliente L integrazione dei comportamenti organizzativi del personale Il livello qualitativo delle prestazioni sanitarie, alberghiere e di amministrazione Miglioramento continuo dei risultati e della qualità Diagnosi della situazione attuale Riprogettazione vera e propria Recupero della centralità del paziente/cliente 11/09/ Uno Strumento di Miglioramento Adozione della gestione per processi in sanità Miglioramento continuo dei risultati e della qualità Recupero della centralità del paziente/cliente Diagnosi dei Processi Riprogettazione Mantenimento Analisi Processo Business Process Reengineering Daily Routine Work Valutazione Scelta modalità intervento 11/09/

17 Business Process Reengineering Business ProcessReengineering: riprogettazione radicale dei processi aziendali al fine di ottenere forti miglioramenti della loro performance Definizione del posizionamento competitivo aziendale Individuazione dei processi determinanti e loro target Progettazione della vision ideale del nuovo processo Descrizione del nuovo flusso di processo IN SANITÀ Obiettivi: Miglioramento della qualità del servizio del 45% Riduzione dei reclami dei pazienti del 70% La riduzione dei costi di gestione del 30% Individuazione dei processi (primari e di supporto) e relativi KPI Miglioramento del 30% della soddisfazione dei pazienti/clienti Riduzione del 30% della degenza media Progettazione del nuovo processo in relazione ai KPI stabiliti nella fase precedente Pianificazione del nuovo processo 11/09/ Business Process Reengineering 5 Confronto flussi ed individuazione dei delta Individuazione delle differenze tra processo attuale e desiderato. Le differenze possono guardare il layout, le dotazioni tecnologiche, know how tecnico professionale e organizzativo 6 7 Descrizione delle configurazioni di passaggio Definizione del piano di azione IN SANITÀ Se il processo ideale a cui tendere è cosi lontano dall esistente si devono prevedere configurazioni intermedie di passaggio da realizzarsi nel breve/medio termine. Definizione di che cosa si deve fare? Chi ne è il responsabile? A quanto corrisponde la richiesta di risorse? Quando deve essere fatto? Come deve essere fatto? Definizione del piano Gantt 8 Realizzazione del programma di Bpr Avvio della realizzazione 11/09/

18 ICT in Business Process Reengineering ICT è un catalizzatore Business Process Reengineering L innovazione tecnologica consente alle aziende di ripensare vecchi processi Dal momento che le organizzazioni e tecnologia evolvono nel tempo, i processi tradizionali di business possono diventare obsoleti e devono essere rivalutati. L interazione tra nuove tecnologie e il redesigndei processi può portare a notevoli miglioramenti 11/09/ Un Esempio: l RFId Un Supporto per la Tracciabilità delle Sacche di Sangue Business Process Reengineering PROCESSO TRASFUSIONALE AS -IS RFId Tracciabilità, Qualità, Efficienza Trasparenza, Soluzione dei rischi PROCESSO TRASFUSIONALE TO -BE 11/09/

19 Un Esempio: l RFId Sintesi del Flusso Operativo AS-IS TRASFUSIONALE ID donatore Ndonazione Ndonatore Stampa Codici a barra Sacca di sangue Provette Documenti analisi Sistema Informatico Registro donatori Accettazione Donatore Donazione Lavorazione Accettazione Paziente Richiesta Trasfusionale Assegnazione Emocomponente ID paziente Richiesta trasfusionale Provette paziente ID paziente Sacca/paziente REPARTO Cross match elettronico Richiesta trasfusionale Sacca Provette paziente Provette sacca Validazione e Etichettatura Stoccaggio Trasfusione Chiusura Trasfusione 37 Un Esempio: l RFId Sintesi del Flusso Operativo TO-BE TRASFUSIONALE ID donatore Tesserino (codice CAI) N donazione (CDM) Stampa Codici a barre Etichette RFId Provette Codice operatore SIMT Codice frazionamento Riconoscimento RFId per lavorazione Documenti analisi Sistema Informatico Codice CDM RFId = Codice CDM barre = Codice Emocomponente Accettazione Donatore Donazione Lavorazione Validazione e Etichettatura Accettazione Paziente Richiesta Trasfusionale Assegnazione Emocomponente Trasfusione Cross match elettronico Richiesta trasfusionale Sacca Provette paziente ID paziente Bracciale codice a barra Autorizzazione tramite palmare REPARTO Codice EPC = Codice CDM + Codice Emocomponente Stoccaggio Chiusura Trasfusione 11/09/

20 Un Esempio: l RFId Tecnologia e Sistema Informativo a supporto del Servizio Trasfusionale BARCODE RFId+ BARCODE + PALMARE FULL TRACE SI: RHESUS soluzione informatica creata per i servizi di Medicina Trasfusionale, banche di Sangue, Servizi di Emodinamica e laboratori di Immunologia 11/09/2013 SI: EmoNet, sw INSIEL, gestionale per donatori e pazienti. Emoteca Virtuale. In uso presso le aziende ospedaliere regionali AREU. 39 Un Esempio: l RFId Rischio Clinico Gestione Cartelle Cliniche elettroniche Gestione della somministrazione del farmaco Associazione madre e neonato Identificazione del paziente Gestione dei campioni biologici Asset Tracking Rintracciabilità apparecchiature mobili, attrezzature di supporto Gestione della strumentistica Gestione lavanderia e pulizia letti Gestione magazzino protesi Manutenzione programmata di apparecchiature elettromedicali Gestione carrelli pasto Controllo ingressi a mani libere Gestione dei rifiuti ospedalieri 11/09/

21 Contenuti del Documento Il Sistema Informativo: Basi Concettuali Il Ruolo dell ICT nell organizzazione Innovazione dei Processi attraverso l IT in Medicina Healthcare Technologies Quantified Self Medicina Partecipativa Health Social Network Wireless Medicine Dal Blog Electronic Patient Record (EPR) Sistemi Informativi e EPR Cosa Vuol Dire Acquistare IT Strategie di Sourcing dei Sistemi Informativi Analisi dei Costi 11/09/ Quantified Self Self-trackinghealthdata: Monitoraggio continuo dei propri dati di salute 1 2 7su 10 persone adulte negli Stati Uniti dichiarano di tenere traccia dei propri indicatori sanitari 60% delle persone adulte negli Stati Uniti dichiara di tenere traccia del peso, della propria dieta e degli esercizi di routine 3 1/3 delle persone adulte negli Stati Uniti tiene monitorati indicatori di salute quali pressione del sangue, zuccheri, mal di testa e altri indicatori nel sonno 4 Quasi la metà (49%) di quelli che dichiarano di tenere traccia di questi indicatori dicono di farlo nella loro testa 11/09/

22 Quantified Self 11/09/ Medicina Partecipativa Whatthe hellisa twitter???? 11/09/

23 Medicina Partecipativa Modello di assistenza sanitaria cooperativa che mira a raggiungere un coinvolgimento attivo da parte dei pazienti, operatori sanitari, e altri professionisti su tutte le questioni relative alla salute di un individuo. Medicina partecipativa è un approccio etico alla cura che contiene anche la promessa di migliorare i risultati, ridurre gli errori medici, aumentare la soddisfazione del paziente e migliorare il costo delle cure. Guidare i pazienti e gli operatori sanitari Guidare le pratiche professionali di salute Favorire la collaborazione reciproca tra i pazienti, gli operatori sanitari, gli operatori sanitari e gli altri 11/09/ Health Social Network Accesso agli esami clinici Monitoraggio del Quantified-Self Sessione di Q&A Supporto emotivo Condivisione dell informazione 11/09/

24 Wireless Medicine Alzheimer Sensori Wireless possono monitorare i segni vitali del paziente, cosi come la sua posizione, le sue attività, il suo peso Asma Sensori wireless possono monitorare il respiro, possono usare la tecnologia come strumento preventivo per gli attacchi Cancro al seno Le donne possono utilizzare dispositivi ad ultrasuoni a casa e possono inviare lo scanner al dottore, non dovendosi più presentare in ospedale per la mammografia Depressione Sensori wireless possono modificare complicazioni, varie attività del paziente e la comunicazione 11/09/ Wireless Medicine 5 Diabete Sensori Wireless possono monitorare gli zuccheri nel sangue e l emoglobina 6 7 Battiti cardiaci Sensori wireless possono monitorare la pressione cardiaca, il peso e la pressione sanguinea Obesità I sensori wireless possono monitorare il peso e le calorie in/out e le attività 8 Disordini nel sonno I sensori wireless possono monitore ogni fase del sonno e la qualità 11/09/

25 Dal Blog La Terapia Genica in Italia, tra HIV e Staminali. Di Elena Gammella Nanotecnologia e Medicina: Nuova Applicazioni per Terapie che si Attivano nel Momento del Bisogno. E non si vedono. Di Elena Gammella applicazioni-per-terapie-che-si-attivano-nel-momento-del-bisogno-e-non-si-vedono/#more- 582 Bioprinting e Stampanti 3D: Quando gli Organi si Potranno Stampare. Di Elena Gammella 11/09/ Electronic Patient Record (EPR) Dati disponibili su monitor Accesso alle immagini Generazione di allarmi Database Biblioteca Descrizioni di esami e risultati Database Cartelle Cliniche Messaggistica e posta Gestione dei flussi interna 11/09/2013 lavorativi 50 25

26 Sistemi Informativi e EPR HIS -Hospital Information System PACS -Picture Archiving and Communication System RIS - Radiology Information System EPR -Electronic Patient Record 11/09/ Contenuti del Documento Il Sistema Informativo: Basi Concettuali Il Ruolo dell ICT nell organizzazione Innovazione dei Processi attraverso l IT in Medicina Healthcare Technologies Cosa Vuol Dire Acquistare IT Cosa Acquisto Quando Compro IT Che Competenze Bisogna Avere per Comprare IT Trend delle Strutture Organizzative degli Acquisti IT Strategie di Sourcing dei Sistemi Informativi Analisi dei Costi 11/09/

27 Cosa Acquisto Quando Compro IT L IT è sempre meno un «oggetto» Lo sviluppo di logiche SaaS e Cloud spostano gli acquisti verso una dimensione di servizio L IT non è una commodity L acquisizione di un servizio IT porta con sé precise problematiche Come verificare la qualità del servizio erogato? Cosa e come misuro? Chi deve misurare? Quali i rischi della misura? Come gli acquisti possono essere coinvolti nel processo di selezione e contrattazione? Come gestire contratti definiti dai vendor estremamente complessi e spesso ricchi di aspetti tecnici? Come definire correttamente un capitolato per un servizio IT, quali metriche, quali best practice? Che Competenze Bisogna Avere per Comprare IT Peculiarità degli acquisti IT Se l IT è fattore produttivo L IT è un prodotto complesso e richiede competenze specifiche Nella trattativa il vendor gode di un chiaro vantaggio dato da una palese asimmetria informativa: chi meglio di lui conosce il prodotto? Il Procurement IT è ambito di elezione per la creazione di team interfunzionali Strategia vs Operatività Le Sfide degli acquisti IT Ridurre il costo delle transazioni spesso su base budgetaria o in base alle transazioni di periodi precedenti Migliorare l efficacia nell acquisto considerando i possibili prodotti sostitutivi e costantemente essere in grado di cogliere le opportunità di mercato Operare con partner affidabili Rispondere rapidamente alle richieste non pianificate e alle contingenze 27

28 Trend delle Strutture Organizzative degli Acquisti IT Integrazione degli Acquisti IT vicino all IT Acquisti IT all interno di una entità giuridica deputata alla gestione dell IT di Gruppo. Specializzare la Funzione Acquisti IT mutuando risorse direttamente dall IT Pratica diffusa in molti settori Coadiuvata da politiche di Category Management Prevede sempre più spesso la creazione di team misti con una posizione prevalente delle persone provenienti dalla direzione sistemi Creare all interno della funzione sistemi informativi una unità VendorManagemet a cui fare afferire gli acquisti IT qualora la competenza negoziale rimanga allocata alla funzione acquisti Contenuti del Documento Il Sistema Informativo: Basi Concettuali Il Ruolo dell ICT nell organizzazione Innovazione dei Processi attraverso l IT in Medicina Healthcare Technologies Cosa Vuol Dire Acquistare IT Strategie di Sourcing dei Sistemi Informativi Outsourcing: definizione Motivazioni per l Outsourcing IS Outsourcing e IT Procurement Rischi dell Outsourcing Risparmi: Obiettivi dell Outsourcing Analisi dei Costi 11/09/

29 Outsourcing: Definizione Affidamento a terzi di attività precedentemente svolte all interno dell azienda Le attività affidate in outsourcing spesso riguardano lo sviluppo e/o l esercizio e/o la manutenzione del Sistema Informativo (infrastruttura tecnologica + procedure + dati) L outsourcing del SI implica la modifica della struttura e dei compiti della funzione responsabile dei Sistemi Informativi in azienda 11/09/2013 Sistemi Informativi Strategie di Sourcing 57 Motivazioni per l Outsourcing Considerazioni di ordine economico Riduzione dei costi annuali Smobilizzo di investimenti consistenti Passaggio ad un regime di costi variabili Considerazioni di ordine strategico e organizzativo Concentrazione sul core business Difficoltà nell utilizzo delle nuove tecnologie Considerazioni di tipo operativo Maggiore flessibilità nel contratto con i fornitori rispetto alla struttura interna Scelta del livello più opportuno del rapporto prezzo/prestazioni dei servizi con possibilità di modificarlo dinamicamente 11/09/2013 Sistemi Informativi Strategie di Sourcing 58 29

30 IS Outsourcing e IT Procurement IS Outsourcing Focus: il SI dell organizzazione si contrappongono attività svolte all esterno vs attività svolte all interno dell organizzazione IT Procurement Focus: i beni/servizi acquisiti Si sottolineano o le caratteristiche di tali beni/servizi o la loro necessità rispetto al SIA esistente o la loro adeguatezza rispetto ai fabbisogni informativi 11/09/2013 Sistemi Informativi Strategie di Sourcing 59 Rischi dell Outsourcing Rischi di ordine economico Riduzione del potere contrattuale nei confronti dei fornitori del servizio Rischi di ordine strategico e organizzativo Perdita di controllo di una variabile critica per il successo del proprio core business Difficoltà nel perseguimento di strategie di differenziazione legate alla variabile informativa Demotivazione e smobilitazione della struttura interna responsabile sistemi informativi Rischi di tipo operativo Perdita di controllo del processo produttivo del servizio e della gestione delle informazioni Rigidità del fornitore rispetto alle clausole contrattuali Difficoltà di operare in modo dinamico sui processi di gestione delle informazioni 11/09/2013 Sistemi Informativi Strategie di Sourcing 60 30

31 Risparmi: Obiettivi dell Outsourcing Riduzione dei costi Nuove forme di organizzazione Eliminazione di centri di costo interni Aumento dell efficienza e della qualità dei servizi Aggiornamento tecnologico Semplificazione delle attività di acquisizione 11/09/2013 Sistemi Informativi Strategie di Sourcing 6 1 Contenuti del Documento Il Sistema Informativo: Basi Concettuali Il Ruolo dell ICT nell organizzazione Innovazione dei Processi attraverso l IT in Medicina Healthcare Technologies Cosa Vuol Dire Acquistare IT Strategie di Sourcing dei Sistemi Informativi Analisi dei Costi Analisi dei Costi TCO: Immobilizzazioni TCO: Sviluppo del Software e Personale TCO: Costi per la Gestione Corrente Total Benefit of Ownership 11/09/