Facoltà di GIURISPRUDENZA. - Titolo Project Work -

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1 Facoltà di GIURISPRUDENZA MASTER IN MANAGEMENT E FUNZIONI DI COORDINAMENTO DELLE PROFESSIONI SANITARIE - Titolo Project Work - Il sistema informativo dell'asl e la progettazione di un database per il dipartimento materno infantile" Anno accademico 2006/2007 Relatore: professore Donato Limone Candidato: Ketty Fasciolo matricola

2 INDICE Premessa...3 Introduzione...5 Nascita dell informatizzazione...7 Le fasi dei sistemi informativo...8 Le Macro aree Il sistema MEDTRAK e il sistema TRAKCARE Il sistema RIS/PACS Il sistema FIRST AID Il sistema LAB-TRAK Intranet aziendale e il sito web istituzionale Dipartimento materno Infantile Il database relazionale Progettazione del database e stato dell arte Criticità Conclusioni Bibliografia

3 Premessa Per capire come sia stato difficile informatizzare il territorio occupato dai vari presidi dell AUSL, descrivo in poche parole come sia strutturata la mia piccola regione. La Valle d Aosta è la più piccola regione italiana, situata ai confini nord-ovest della nazione; la sua morfologia è quasi completamente montuosa, infatti, in questa zona, sono situate le più alte vette del continente europeo e solo il 20% di esse si eleva al di sotto dei 1500 metri. Come si evince dal nome stesso, la mia regione si estende lungo una valle centrale, dove, al centro di essa, è situato il capoluogo Aosta; lungo questa vallata ne derivano numerose altre definite laterali. Dal punto di vista politico-amministrativo, la Valle d Aosta è stata la prima regione italiana ad ottenere lo status di regione autonoma; risale, infatti, al 1948, la concessione dello statuto speciale. La logica conseguenza che ne deriva è la grande potestà primaria che la regione gode in ambito legislativo e amministrativo. Questo potere si riflette anche in ambito sanitario, dove l Assessorato Regionale alla Sanità ed Assistenza Sociale è l unico referente per l AUSL. L'Azienda USL della Valle d Aosta, di seguito AUSL, nell'erogazione dei Servizi, è impegnata a raggiungere risultati gestionali attraverso sistemi finora usati dalle aziende private, senza però dimenticare la propria natura pubblica e quindi i principi etici che devono comunque caratterizzarne l'attività. Ogni Unità Sanitaria Locale è un Azienda pubblica che provvede ad assicurare ai cittadini del proprio territorio di competenza la generalità dei servizi sanitari. L'AUSL è dotata di personalità giuridica pubblica e di autonomia organizzativa, amministrativa, patrimoniale, contabile, gestionale e tecnica, come stabilito dai decreti legislativi n 502 del 1992 e n 517 del 1993 e dalla legge regionale n 24 del Tra le particolarità della Regione Autonoma della Valle d'aosta c'è anche quella di avere istituito una sola Unità Sanitaria Locale che copre tutto il territorio regionale. Il compito che la Regione le ha assegnato è quello di garantire adeguati e 3

4 uniformi livelli di assistenza ai cittadini valdostani, sia direttamente, attraverso le proprie strutture, sia acquisendoli da altri soggetti sanitari accreditati. L'AUSL assume, pertanto, il compito di assicurare l'offerta di servizi sanitari su tutto il territorio regionale comprendente 74 comuni ed un bacino di utenza di circa 118 mila residenti. Per quanto riguarda le attività di ricovero e cura, l'ausl può contare su un Presidio Ospedaliero articolato in tre strutture, tutte concentrate nel capoluogo regionale: Presidio di viale Ginevra (ex Mauriziano) con 295 posti letto e 31 in dayhospital; Presidio Beauregard con 141 posti letto e 9 in day-hospital; Sede di via Saint Martin de Corleans con 15 posti letto e 8 day-hospital; mentre, a livello territoriale, il comprensorio é stato suddiviso in 4 distretti che assicurano l'erogazione delle funzioni di tutela socio-sanitaria del cittadino e di garanzia dei livelli uniformi di assistenza numero 1 - Distretto Alta Valle con sede nel poliambulatorio di Morgex numero 2 Distretto di Aosta con sede nel poliambulatorio di Aosta numero 3 Distretto Media Valle con sede nel poliambulatorio di Chatillon numero 4 Distretto Bassa Valle con sede nel poliambulatorio di Donnas Sono organi dell'azienda Unità Sanitaria Locale il Direttore Generale ed il Collegio Sindacale. Il Direttore Generale é coadiuvato dal Direttore Amministrativo, dal Direttore Sanitario, dal Consiglio dei Sanitari e dal Collegio di Direzione ed é nominato dalla Giunta Regionale. In base alla legge regionale di riordino del servizio sanitario regionale (nr. 5/2000) l'ausl é articolata in quattro aree: territoriale distrettuale ospedaliera prevenzione tecnico - amministrativa 4

5 Introduzione Per svariati anni la trasformazione del mondo informatico è stata annunciata. Al giorno d oggi il mondo informatico, invece, è totalmente ad uso e consumo di tutti gli ambiti della nostra esistenza, senza le remore e le resistenze che ne avevano caratterizzato l avvio. L impatto delle tecniche digitali si preannuncia capace di modificare la stessa dimensione umana. Da una somministrazione dei primi anni, che potremmo definire omeopatica, e riservata agli adepti della nascente religione informatica, la medicina digitale viene ora iniettata a dosi crescenti verso il cuore della collettività. Merci, apparati produttivi, mezzi di comunicazione, sistemi di controllo, relazioni umane, armi sono stati stravolti dall avvento della digitalizzazione. L imponenza dei processi ha investito ogni individuo, sia esso alfabetizzato alle tecnologie informatiche, sia esso escluso, e lo ha trasformato da passivo elemento investito dal cambiamento, come nei primi anni di espansione, ad attore protagonista della sua accelerazione. Molto spesso è avvenuto inconsapevolmente e nei modi più disparati, come attraverso l acquisto ed il consumo di merci o informazioni che mantengono un apparente aspetto tradizionale, ma che, al loro interno, accumulano dosi crescenti di strumenti e funzioni digitalizzate. Non c è stato luogo nell agire umano che ne sia stato risparmiato, che risulti non contaminato o, per qualche motivo, esterno al processo di mutazione. Dal lavoro all intrattenimento, dalla casa agli oggetti di consumo tra i più svariati, dai processi formativi alle forme comunicative, fino alla stessa progettazione della vita, nulla sembra essere in grado di resistere all ubiquità tecnologica del digitale. Le cose, gli oggetti, il fare vengono trasformati, ripensati, investiti da un vento di mutamento in apparenza impalpabile, ma, in realtà, costante ed imponente, ormai anche nel breve periodo. Tutto ciò modifica incessantemente il quadro delle relazioni umane e la stessa percezione del movimento degli accadimenti lungo la scala del tempo, attraversando, componendo e ricomponendo le strutture sociali preesistenti. Le nuove tecnologie digitali non incidono solo sulla qualità delle informazioni disponibili, ma creano nuovi modelli di relazioni, di sistemi d aggregazione e di connessione, che incidono profondamente anche sul piano politico e sociale. 5

6 Che lo si riconosca o meno, che piaccia oppure no, la rivoluzione digitale ha ridisegnato la condizione umana e nulla, d ora in avanti, potrà essere come prima. Scartoffie e cartellette con scritture illeggibili stanno scomparendo anche dagli ospedali per lasciare posto a sistemi informatizzati in cui tutti i dati e le informazioni non richiedono più (o richiedono meno) di perdersi o essere lasciate all interpretazione delle varie risorse umane. 6

7 Nascita dell informatizzazione Come è noto, il riordino del Sistema Sanitario Nazionale degli anni 90 ha imposto la trasformazione degli enti sanitarie in aziende nella duplice forma di aziende di servizi al territorio e di azienda ospedaliera, entrambe dotate di personalità giuridica pubblica e fornite di ampia autonomia. Ad esse è affidata la gestione delle attività del S.S.N.. Fino alle riforme degli anni 90, che hanno profondamente modificato il modo di concepire gli enti che fanno parte dell Amministrazione Pubblica, il carattere di azienda come ordine strettamente economico di questi istituti, è sempre stato trascurato per lasciare spazio ad una concezione dell istituto pubblico come soggetto che assicura il rispetto delle norme e la legittimità degli atti e non come ente che produce ed eroga servizi. IL riconoscimento nell ambito della riforma del sistema sanitario della natura aziendale delle Aziende Sanitarie Locali e degli ospedali costituisce, quindi, un operazione tutt altro che banale se si considerano le modalità con cui l erogazione dei servizi sanitari era attuata in precedenza. L adozione del concetto di azienda sanitaria esprime la volontà di passare ad un sistema in cui l attenzione è focalizzata sui risultati conseguiti e sulle risorse consumate a tale scopo. Si vuole affermare con forza un modello di amministrazione aziendale, che consiste nell avere il potere di decidere autonomamente quali servizi erogare, come e quando erogarli, a quali condizioni renderli disponibili, con assai limitati controlli preventivi, salvo dover rispondere dei risultati. Con ciò si è abbandonato definitivamente il modello di amministrazione che regola per diritti (per atti), che si diffondeva su principi di rigida determinazione delle procedure e dei forti controlli formali preventivi, da cui nasceva inevitabilmente la deresponsabilizzazione degli organi di gestione sui risultati ottenuti. Il nuovo modello di amministrazione per risultati si fonda su principi opposti, che consistono nel riconoscimento di autonomia sui processi di gestione, autonomia che viene, però, guidata dal meccanismo di forte responsabilizzazione sulla quantità e sulla qualità di servizi prodotti ed erogati. Per le aziende sanitarie ciò può significare rompere il rigido controllo cui sono state sottoposte in temi di accesso dei fattori produttivi: in una concezione 7

8 aziendale esso deve pienamente rientrare nell autonomia gestionale così come ogni altra scelta deve avvenire a totale discrezione dell azienda, in coerenza con i suoi programmi e le sue attività. La necessità di governare questa evoluzione in modo efficace richiede che le aziende possano disporre di informazioni sempre più accurate, integrate e tempestive senza le quali appare ingestibile la complessità aziendale e dei processi che ne condizionano la rapida evoluzione. In tale contesto l introduzione di sistemi informativi e una loro visione aziendale hanno costituito un elemento ed un momento di forte cambiamento. L importanza dei sistemi informativi come leva strategica di cambiamento ha determinato la necessità di uscire, una volta per tutte, dall equivoco sistema informativo uguale tecnologia. Le nuove tecnologie, in particolare le tecnologie dell informazione, hanno costituito un grande potenziale di miglioramento sia della qualità aziendale sia della qualità dei servizi. Le fasi dei sistemi informativo Si definisce, generalmente, un sistema informativo, l insieme di persone, macchine, applicazioni software, procedure e dati, che permettono ad un organizzazione di disporre delle informazioni giuste al momento giusto. Il sistema informativo affonda sulla correlazione tra informazioni e decisioni e tra informazioni e controllo. Esso rappresenta l elemento connettivo essenziale perché l impresa possa porsi in relazione con l ambiente esterno e gestire di concerto le proprie relazioni intraaziendali. Il sistema informativo è un insieme ordinato di elementi che rilevano, elaborano, scambiano e archiviano dati con lo scopo di produrre e distribuire le informazioni nel momento e nel luogo adatto alle persone che in azienda ne hanno bisogno, utilizzando a tale scopo la tecnologia più appropriata e applicando logiche e metodi suggeriti, per le diverse classi dei fenomeni aziendali, dalle discipline di economia aziendale. Il concetto di sistema informativo non è necessariamente legato alla dotazione di supporti informatici, ma può fondarsi anche su modalità alternative di raccolta e 8

9 elaborazione dati. Tuttavia, il ruolo assunto dalla cosiddetta tecnologia dell informazione e della comunicazione nella progettazione dei sistemi informativi automatizzati è ormai divenuto imprescindibile in realtà aziendali che operano in contesti dalla crescente complessità. I dati sono l elemento unificante di un azienda; ne rappresentano i prodotti relativi all azienda stessa e lo stato del sistema ambiente. Quando questa mole di dati viene organizzata in una forma intelligibile ed utilizzabile per scopi conoscitivi, si crea l informazione. L informazione è, ormai, considerata, a tutti gli effetti, un patrimonio delle aziende, vero e proprio fattore produttivo, asset che ha assunto valore economico qualificabile e che necessita di una gestione non solo operativa e tattica, ma anche strategica. Il successo stesso di un organizzazione dipende dai dati raccolti e dalla conseguente informazione prodotta. Un sistema informativo deve provvedere alla raccolta e alla classificazione di tali informazioni da attuarsi con procedure integrate ed idonee, al fine di produrre, in tempo utile e ai giusti livelli, le sintesi necessarie per i processi decisionali, nonché per gestire e controllare l attività aziendale nel suo complesso. Ogni soggetto che operi nell impresa (a qualunque livello) necessita di input di natura informativa per poter scegliere il comportamento più adeguato tra le possibili alternative del proprio processo decisionale. Questo sistema diviene, dunque, lo strumento fondamentale e necessario per fornire ad ogni centro decisionale tali informazioni affinché l impresa venga amministrata con consapevolezza e piena conoscenza dei fatti. Il sistema informativo diviene un vero e proprio ponte informativo che collega il sistema impresa a tutto ciò che la circonda, quindi anche ai soggetti direttamente interessati (azionisti, clienti, dipendenti, fornitori, amministratori, eccetera) ed ai soggetti indirettamente interessati (collettività, organismi politico-amministrativi, sindacati, consumatori, eccetera). Per sistema si intende una pluralità di elementi materiali coordinati fra loro in modo da formare un complesso organico soggetto a date regole. Anche il sistema informativo, quindi, è costituito da un insieme di elementi interattivi che cooperano ed interagiscono fra loro. E mia intenzione, ora calare quanto precedentemente affermato nella realtà con la quale ho, quotidianamente, a che fare. 9

10 Il nascere di forti tensioni competitive ed il continuo modificarsi delle condizioni del quadro ambientale hanno imposto al management la possibilità di tenere sotto controllo in maniera integrata e particolareggiata, le globali e multidimensionali condizioni di svolgimento dell attività aziendale, attraverso l analisi ed il monitoraggio di un numero di variabili in progressiva crescita. Le strutture informative deputate a gestire tali dati e informazioni hanno dovuto essere abbastanza flessibili da consentire la soddisfazione delle varie richieste nei loro caratteri di dinamicità. Negli ultimi decenni si è assistito ad una crescita dei sistemi informativi computerizzati, dovuti, principalmente, al progresso tecnologico. Lo sviluppo dei sistemi informativi è una componente essenziale delle moderne aziende che sono sempre più al centro della generazione di conoscenza tramite informazioni. La prima fase è stata rappresentata dall introduzione di procedure automatizzate per la gestione dei dati. Il sistema informativo automatizzato è nato, infatti, con l avvento di applicazioni di natura applicativa i cui benefici sono evidenti alla luce dei volumi di dati trattati e della ripetitività delle procedure di elaborazione. Al primo nucleo di applicazioni se ne sono poi aggiunte altre di natura analoga, ma più complesse, quali, ad esempio, la gestione dei magazzini, che hanno costituito quell insieme di applicazione che, storicamente, ha rappresentato il risultato tangibile dell introduzione dei calcolatori e che è tuttora presente in tutti i sistemi informativi automatizzati. L introduzione dell information technology ha consentito, oltre ad un apprezzabile diminuzione dei costi, una migliore qualità e una certa trasferibilità dell informazione codificata, anche se a prezzo di una più elevata rigidità dell architettura informativa aziendale. In un secondo momento l azienda ha avvertito l esigenza di dotarsi di un supporto automatizzato in grado di produrre informazioni per management impegnato nella programmazione e nel controllo operativo delle attività e risorse aziendali. Ciò ha portato alla progettazione esterna di sistemi informativi aventi lo scopo di aggiornare con frequenza e continuità i quadri di controllo aziendali, che sono uno degli strumenti indispensabili per un efficace direzione aziendale. In un contesto gerarchico caratterizzato da un elevata parcellizzazione e sequenzialità, i cosiddetti sistemi informativi direzionali hanno supportato la programmazione e le analisi delle scelte di gestione delle diverse funzioni 10

11 aziendali attraverso la produzione di report (report di vendita, report per tipo di spese, report di produzione eccetera. ) Si è quindi provveduto a far realizzare applicazioni di contabilità generale, di controllo di gestione e sistemi di reporting sulle più significative attività aziendali. L insieme di queste procedure automatizzate, che tendono a fornire informazioni di tipo predeterminato e in modo routinario alla direzione, è appunto chiamato reporting direzionale e rappresenta una delle componenti del sistema informativo per il controllo direzionale. Tradizionalmente questi sistemi vengono chiamati management information system. La terza fase dell evoluzione dei sistemi informativi automatizzati ha previsto la progressiva crescita della capacità di offrire una risposta alle attività direzionali non formalizzate, attraverso sistemi di supporto alle decisioni non strutturate e non routinarie. Il sistema informativo automatizzato è da vedersi in questa fase come uno strumento addizionale a supporto del processo decisionale, che comunque non può prescindere dall esperienza e dall istinto del decisore. A differenza dei sistemi di reporting, i sistemi di supporto alle decisioni hanno richiesto, nella fase di progettazione, il fattivo coinvolgimento degli utenti finali delle informazioni e pertanto presuppongono che questi ultimi abbiano un livello di maturità e di consapevolezza adeguato. Le linee evolutive dei sistemi informativi automatizzati consentono di chiarire i presupposti di un ulteriore tendenza che ha caratterizzato in misura crescente la modellizzazione e la progettazione degli stessi sistemi rispetto alle caratteristiche funzionali, ossia la crescente attenzione alle problematiche di integrazione tra i diversi applicativi adottati in azienda. In linea generale, si può affermare che la progressiva estensione del ruolo dell informatica aziendale da mero supporto a singole attività operative a fonte informativa per le attività di controllo e pianificazione ha determinato varie modifiche nell architettura del sistema informativo aziendale. Tali modifiche sono così sintetizzabili: evoluzione verso un sistema a isole di informatizzazione, senza particolari opportunità e fabbisogni di dialoghi tra le diverse attività operative informatizzate; 11

12 evoluzione verso un sistema informativo tecnologicamente integrato, mediante la connessione delle diverse isole ; evoluzione verso un sistema informativo funzionalmente integrato, sino al livello estremo di integrazione funzionale nativa che caratterizza i software ERP (entreprise resource planning) di più recente concezione (es. medtrak ). Solo con i sistemi ERP l integrazione del sistema informativo aziendale diviene nativa, poiché il sistema nasce già integrato, sia sotto il profilo dell architettura informatica, sia sotto quello della progettazione logica: gli archivi sono unici, le procedure strettamente collegate tra loro, l aggiornamento degli archivi all interno del sistema è gestito in modo unitario e centralizzato. Il sistema integrato prevede il collegamento di tutte le funzionali gestionali in un unico sistema in grado di pianificare, gestire e organizzare tutte le attività dell azienda. L integrazione funzionale si definisce appunto come la possibilità di assicurare la reale coerenza dei sistemi informativi con le esigenze operative dell organizzazione. A tale scopo le singole applicazioni sono in grado di interagire attivamente, mediante l interscambio e l utilizzo di informazioni coerenti e l attivazione reciproca di funzionalità complesse. I moduli di un ERP sono funzionalmente integrati fra loro, ossia tengono conto di tutte le dipendenze logiche e di tutti gli scambi di dati che abitualmente sussistono tra le aree cui si riferiscono e condividono un comune ed unico database. Per esempio, quando nel modulo delle vendite è acquisito l ordine di un cliente, alcune informazioni sono trasmesse al modulo della produzione senza che vi siano altri interventi umani, affinché si possa tener conto immediatamente nei piani di produzione di quanto richiesto dal mercato. Dal modulo della produzione altre informazioni sono trasmesse, se necessario, al modulo degli approvvigionamenti che deve emettere i necessari ordini ai fornitori. L integrazione fra i vari moduli è garantita dall esistenza di un unico database per l intero sistema, in cui sono archiviati tutti i dati aziendali in modo necessariamente univoco e con alto grado di attendibilità. La disponibilità di un siffatto database rappresenta, senza dubbio, un presupposto essenziale ed un 12

13 fattore di successo rispetto all implementazione dei sistemi informativi direzionali. Le Macro aree I sistemi informativi dell azienda possono essere analizzati attraverso una preliminare scomposizione delle attività aziendali in macro aree alle quali tendono a corrispondere esigenze informative particolari, legate alle caratteristiche delle attività svolte e delle finalità perseguite da ciascuna area. Può, dunque, rilevarsi utile introdurre una distinzione tra le seguenti aree del sistema informativo aziendale, i cui contenuti saranno successivamente illustrati: area direzionale area ospedaliera area amministrativa area territoriale area delle relazioni esterne Sovente si vuole fare riferimento a ciascuna delle aree come ad uno specifico ed autonomo sistema informativo (per esempio il sistema informativo ospedaliero oppure il sistema informativo amministrativo), evidenziando in tal modo una piena autonomia di funzioni e contenuti specifici, ma sottolineando, nel contempo, un interconnessione con gli altri sistemi. In sintesi, per realizzare un efficiente sistema complesso delle informazioni, l azienda si è avvalsa della consulenza di una società informatica esterna per la costruzione di un sistema informativo unitario che produce informazioni disponibili e utilizzabili da tutte le componenti dell azienda stessa. I flussi informativi che alimentano l area direzionale sono generati: dall area amministrativa, con particolare riferimento alla rilevazione ed alla contabilizzazione nel sistema dei costi e dei ricavi aziendali; dall area sanitaria (area territoriale ed area ospedaliera), con riguardo essenzialmente a dati di attività; dall area relazioni esterne con riferimento, per esempio, a indicatori di soddisfazione espressi all utenza ed ai rapporti con le altre aziende e con l ente regionale. 13

14 Il sistema informativo direzionale rappresenta, infatti, un area del più complessivo sistema informativo automatizzato aziendale e, come tale, le molteplici interdipendenze con le altre aree richiedono un attenta riprogettazione dei flussi informativi aziendali nell ottica di una strettissima integrazione: tra l area direzionale e le altre aree sopra descritte; tra i moduli della base dati gestionali (area amministrativa, del territorio, ospedaliera) che devono garantire un elevata qualità del dato, in assenza della quale anche i sistemi direzionali più sofisticati non possono comunque il pieno conseguimento degli obiettivi. L area direzionale include i seguenti moduli a supporto dei processi di pianificazione, di budget, di revisione e di controllo degli scostamenti: moduli per il controllo di gestione; moduli a supporto del budget delle singole strutture complesse o semplici dell azienda nel suo complesso (in termini di risorse allocate personale, materiale, impianti, servizi e di attività, prestazioni, servizi erogati); moduli per la valutazione e pianificazione delle attività e per il controllo strategico (attività dell alta direzione fondata sulla base del sistema di reporting aziendale e del sistema aziendale di indicatori di sintesi relativi a tipologie di costi per prestazione, domanda di prestazioni, accessibilità ai servizi, risorse impiegate, attività svolte e risultati ottenuti, qualità). Si suole schematizzare il processo evolutivo dei sistemi informativi direzionali come una sequenza di fasi che hanno rispecchiato l evoluzione di tre fattorichiave così definibili: le tecnologie informatiche disponibili; gli approcci metodologici progressivamente consolidati in tema di controllo direzionali; le finalità ed il ruolo attribuiti in azienda a quest area del sistema informativo. Le fasi abitualmente distinte sono le seguenti: sviluppo dei sistemi per il reporting contabile; reporting di origine extracontabile; sistema di supporto al processo decisionale; applicazione di nuove tecnologie di intelligenza artificiale. 14

15 L attuale contesto del Sistema Sanitario Nazionale è caratterizzato da forte complessità strategica e organizzativa, dalla necessità sempre più evidente di governare le conoscenze e i fattori critici di gestione, relazioni intra e inter organizzative e di cogliere e rispondere al meglio alle richieste dell utenza. L area direzionale è parte integrante del sistema informativo aziendale ed ha l obiettivo di migliorare l efficacia e la produttività dei manager e dei professionisti clinici nel valutare in modo sistemico situazioni (aziendali e quadri clinici dei pazienti), politiche e decisionali alternative a livello manageriale e a livello clinico. Scopo dell area amministrativa del sistema informativo è quello di produrre informazioni significative per i destinatari, allo scopo di facilitare l attività amministrativa. Gli input sono dati grezzi, provenienti dai diversi sistemi operativi di magazzino, di gestione del personale, di controllo della produzione, eccetera. Sono indicazioni riguardanti le attività e le operazioni che avvengono all interno dell ambiente con cui questa interagisce. Queste vengono poi raccolte, classificate, registrate, elaborate, secondo il processo di conversione, al fine di produrre dei risultati, detti outputs, che rappresentano delle informazioni sintetiche o analitiche, a seconda del procedimento di interrogazione. Nel convertire i dati esistono meccanismi di controllo ad hoc, necessari per la verifica di coerenza formale e logica dei dati da inserire nel sistema informativo per elaborazione. In particolare, per quanto riguarda il sistema amministrativo, i principali processi oggetto di rilevazione sono quelli a carattere economico-finanziario associati alle singole transazioni operative, dalle quali vengono estrapolati i dati rilevanti. Essi, una volta eseguiti i controlli formali e logici, vengono inseriti nel sistema informativo, vengono classificati, elaborati e inseriti nei database per essere rilasciati per le successive interrogazioni, ovvero per redigere elaborati di sintesi, report, proiezioni e previsioni riguardo all andamento dell azienda. Tutte queste operazioni hanno prodotto, a loro volta, dati ed informazioni che sono andati ad integrare i database del sistema amministrativo, fornendo dei feed-back per la rettifica degli input iniziali. Il sistema amministrativo registra operazioni anche a carattere operativo, ma non codifica l intera transazione operativa (per esempio 15

16 la registrazione di una vendita). Cattura, invece, solo i singoli segmenti della transazione aventi valore economico, cioè quelli che modificano l entità e la composizione del capitale, con effetti diretti sul conto economico e sullo stato patrimoniale. I segmenti che vengono immagazzinati, vengono classificati come transazioni amministrative. Si tratta di un insieme di classi di operazioni che presentano caratteristiche comuni a molte aziende a prescindere dal contesto di riferimento, in quanto raggruppano le operazioni riferite agli acquisti, al magazzino, alla registrazione contabile, agli affari legali, alla gestione del personale, eccetera. Le transazioni amministrative vengono ordinate secondo determinati processi di rilevazione e di classificazione dati, definendo così il ciclo contabile. Nello scorso decennio, nell area ospedaliera e territoriale, il trattamento automatizzato dei dati si delineava come interesse proprio quasi del management e dei servizi di supporto, generalmente: per scopi operativi finalizzati alla gestione operativa o tecnica dei diversi reparti (per esempio la gestione dei posti letto), senza alcun significativo impatto sui processi diagnostici o terapeutici; per scopi di contabilizzazione dei costi e di pianificazione; per il controllo e la programmazione dell attività nel breve e nel medio tempo. Una delle principali leve del cambiamento pone l attenzione sulla centralità della relazione tra erogatore (inteso sia in termini di struttura sanitaria sia di medico) e paziente; ciò in quanto l ambiente in cui l azienda opera è molto dinamico e complesso, e impone l esigenza di governare e anticipare i bisogni dei pazienti, di analizzare i punti di forza e di debolezza del processo di diagnosi e cura per migliorarne l efficienza (per esempio, riducendo i tempi decisionali) e l efficacia (per esempio, migliorare la qualità percepita del servizio). Il prerequisito necessario per l adozione di decisioni razionali e, conseguentemente, per una gestione soddisfacente della relazione con i pazienti consiste nella disponibilità di informazioni efficaci non solo relative ai flussi amministrativi ad esso correlate (come la prenotazione degli esami), ma, soprattutto, quelli inerenti alla sua storia clinica. 16

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