Archiviazione digitale per SAP con DocuWare

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1 Connect to SAP bis 6.1 Product Info Archiviazione digitale per SAP con DocuWare Connect to SAP collega DocuWare attraverso un interfaccia certificata con il modulo SAP ArchiveLink incorporato in SAP NetWeaver. Sono supportati tutti i tipi di documento e strategie di archiviazione SAP nonché l archiviazione di dati SAP. Connect to SAP garantisce la perfetta integrazione di SAP e dell efficiente sistema di gestione dei documenti DocuWare. I documenti che accompagnano il processo aziendale sono disponibili in qualsiasi momento con un semplice clic del mouse e vengono memorizzati in modo assolutamente affidabile. Ventajas principales Architettura del prodotto L installazione di Connect to SAP è integrata nell installazione di DocuWare e può essere eseguita in modo semplice e rapido con pochi clic del mouse. Il modulo si avvale della flessibilità dell architettura DocuWare e funziona in modo autonomo immediatamente dopo l installazione senza la necessità di applicazioni esterne o di ulteriori implementazioni. Per configurare un raccoglitore DocuWare per l acquisizione di documenti da SAP è sufficiente un impostazione nell installazione centrale di DocuWare Administration. In questo modo viene configurato anche Server SAP HTTP e Trasferimento codice a barre SAP. Per la memorizzazione e la gestione dei documenti è possibile utilizzare tutti i prodotti database supportati da DocuWare (MSSQL, MySQL e Oracle). Accesso ai documenti senza SAP Búsqueda directa de documentos de SAP Integración de los procesos y objetos empresariales Protección de datos gracias al concepto de autorizaciones de SAP Ogni client DocuWare che dispone delle autorizzazioni necessarie può accedere ai documenti e ai dati da SAP. Gli attributi aggiuntivi semplificano la ricerca. In DocuWare Administration è possibile anche creare raccoglitori autonomi su CD/DVD con documenti critici SAP. In questo modo, l utente di un determinato PC può eseguire una ricerca in un raccoglitore direttamente dal CD/DVD senza la necessità di installare il software. L accesso con il browser Web attraverso Internet/Intranet è facilmente configurabile. 1

2 Scenari tipici La collaborazione tra DocuWare e SAP riguarda sia documenti in entrata che documenti creati in SAP. Nelle seguenti strategie di archiviazione (scenari di archiviazione) il prodotto Connect supporta SAP per l archiviazione dei documenti: Documenti in entrata, scenario principale ( archiviazione differita con codice a barre ) 1. L etichetta con il codice a barre viene applicata al documento (ad esempio in una fattura in entrata). 2. La verifica della fattura e la registrazione del documento commerciale vengono eseguite in SAP. 3. SAP crea l oggetto business e acquisisce il codice a barre. 4. Il documento viene sottoposto a scansione, viene riconosciuto il codice a barre e il documento viene archiviato in DocuWare. 5. DocuWare passa a SAP la tabella con il codice a barre e il DocID. 6. SAP individua il documento contabile e lo associa al documento DocuWare corrispondente tramite il codice a barre. 7. L utente può accedere in qualsiasi momento direttamente dall oggetto business al documento DocuWare corrispondente. La soluzione supporta naturalmente anche l archiviazione anticipata. In questo caso, l utente esegue innanzitutto la scansione della fattura in entrata e la archivia in DocuWare con il codice a barre come voce di indice. In seguito la fattura viene verificata e registrata in SAP e viene creato un oggetto business. L oggetto business viene associato al documento archiviato in DocuWare tramite la tabella dei codici a barre. SAP Business Workflow Connect to SAP supporta inoltre l archiviazione per l acquisizione differita tramite Business Workflow. In questo caso, viene caricato un documento scansionato e viene fornito a DocuWare il DocID SAP. L utente crea il business workflow e durante il processo i diversi revisori accedono al documento archiviato in DocuWare tramite il DocID SAP. Documenti in uscita 1. La registrazione e l oggetto business, quale un ordine, vengono creati in SAP. 2. L ordine viene stampato su supporto fisico e contemporaneamente viene archiviato da ArchiveLink tramite una stampante virtuale nel raccoglitore DocuWare con un DocID SAP specifico. 3. Durante la revisione di un oggetto business, il DocID specifico consente di accedere in SAP al documento corrispondente archiviato in DocuWare. Liste di stampa e archiviazione di dati SAP Connect to SAP supporta inoltre l archiviazione di liste di stampa con collegamenti ipertestuali nonché di dati per l archiviazione di dati SAP (dati REO). Realizzazione tecnica Componente OLE Il componente OLE consente la scansione, la visualizzazione e la stampa nonché l archiviazione di 2

3 documenti. Il menu di scansione DocuWare viene visualizzato direttamente dall interfaccia SAP e consente di eseguire la scansione dei documenti sul PC locale. Il visualizzatore DocuWare viene gestito da SAP attraverso l automazione OLE per consentire la visualizzazione di documenti dell applicazione SAP nel visualizzatore DocuWare. Server SAP HTTP e connessioni tra SAP e HTTP Creazione di una connessione tra SAP e HTTP in DocuWare Administration per la connessione a un Content Repository SAP I due componenti Server SAP HTTP e Trasferimento codice a barre SAP si basano su ArchiveLink 4.5. ArchiveLink può essere utilizzato dal CMS (Content Management Service) KPro con l interfaccia HTTP Content Server in esso contenuta. Server SAP HTTP comunica con i Content Repository di ArchiveLink. SAP utilizza Server SAP HTTP per archiviare i documenti in DocuWare e richiederne la visualizzazione. A ogni Content Repository viene assegnata una destinazione di comunicazione chiaramente definita. Per consentire a più Server SAP HTTP di comunicare, se necessario, con Content Repository omonimi (ad esempio sistema di test e sistema produttivo), vengono create in DocuWare Administration connessioni tra SAP e HTTP associate sempre a un Content Repository SAP specifico. Le Assegnazione di una connessione tra SAP e HTTP a un raccoglitore che supporta SAP connessioni tra SAP e HTTP costituiscono l elemento di connessione tra Server SAP HTTP e Content Repository SAP. Server SAP HTTP può comunicare con i server DocuWare attraverso le tecnologie di protezione di Windows (Kerberos, NTML, Negotiate) o tramite SSL. 3

4 Trasferimento codice a barre SAP e connessioni remote SAP DocuWare fornisce a SAP le tabelle con i codici a barre dei documenti archiviati. Le tabelle contengono sia i codici a barre che i DocID dei documenti correnti. In questo modo, gli oggetti business SAP vengono associati ai documenti DocuWare ed è quindi possibile accedere da SAP ai documenti archiviati in DocuWare. La tabella dei codici a barre viene creata tramite un flusso di lavoro predefinito che controlla DocuWare Workflow Server. Il trasferimento viene eseguito attraverso una connessione remota SAP che collega Workflow Server con un Content Repository di un sistema SAP. Durante la creazione del flusso di lavoro predefinito viene selezionata una connessione remota SAP che collega DocuWare con un Content Repository. È possibile impostare dei filtri in modo che la tabella acquisisca solo i codici a barre di determinati documenti. Le voci di indice dei documenti di cui sono stati acquisiti i codici a barre possono essere impostate automaticamente sul valore desiderato alla fine del processo. Creazione di una connessione di flusso di lavoro SAP per il trasferimento del codice a barre Livello raccoglitore I raccoglitori nei quali vengono archiviati documenti da SAP devono supportare SAP. A tale scopo è sufficiente attivare una casella di controllo in DocuWare Administration. Per i raccoglitori che supportano SAP vengono creati automaticamente campi specifici nel database. Un campo memorizza il DocID del documento SAP corrente che viene creato anche per il DocID del documento DocuWare. Il collegamento tra l oggetto business in SAP e il documento in DocuWare viene effettuato tramite il DocID SAP. DocuWare crea il DocID SAP e lo passa a SAP (scenario Documenti in entrata ) o Procedura guidata per la configurazione di un flusso di lavoro di Trasferimento codice a barre SAP con la selezione dell origine viceversa: l ID documento SAP viene creato da SAP e viene passato a DocuWare (scenario Archiviazione per l acquisizione differita tramite Business Workflow e documenti in uscita). 4

5 Integrazione di parole indice Per consentire la ricerca dei documenti creati in SAP e archiviati in DocuWare indipendentemente da SAP e in base a criteri diversi, sono disponibili in DocuWare funzioni specifiche. Poiché dopo l archiviazione in DocuWare non sono disponibili criteri di indicizzazione per una ricerca significativa, è necessario inserire nel raccoglitore i criteri di indicizzazione i quali vengono estratti dai database SAP. A tale scopo vengono creati programmi ABAP specifici che leggono i criteri di indicizzazione e li passano a DocuWare. Nel caso, ad esempio, di fatture di fornitori, il programma ABAP individua l ID del documento, la data della fattura, l importo della fattura e il conto di accredito e cerca il nome del fornitore corrispondente nel conto fornitori. I dati individuati vengono scritti dal programma in un file di consegna. Il modulo aggiuntivo DocuWare Autoindex legge il file e immette i dati come parole indice addizionali dell ID del documento corrente (Matchcode) nel database del raccoglitore DocuWare. L installazione centrale di DocuWare Administration acquisisce la configurazione e l esecuzione da DocuWare Autoindex. Comunicazione dei componenti Connect to SAP con SAP ArchiveLink 5

6 Requisiti per l utilizzo e Panoramica delle funzioni Requisiti per l utilizzo Configurazione e personalizzazione di SAP e dell interfaccia ArchiveLink Server SAP HTTP: Win2000 SP4, Win XP Prof. SP1, Win 2003 Server SP1; non è necessario un sistema operativo server; server o workstation, 512 MB di RAM, consigliato 1 GB Interfaccia SAP ArchiveLink versione 4.5 e successive SAP R/3 versione 4.5B e successive, con componenti OLE versione 4.6C e successive Licenza di sistema e licenza sito DocuWare 5 o un numero di licenze di rete complete corrispondente agli utenti SAP specifici che devono disporre dell accesso a DocuWare Per il riconoscimento del codice a barre: DocuWare RECOGNITION Per l integrazione delle parole chiave: DocuWare Autoindex e il programma ABAP per l estrazione dei dati I requisiti di sistema di DocuWare 5 e dei moduli aggiuntivi DocuWare RECOGNITION e Autoindex eventualmente utilizzati sono indicati nelle relative schede dati. Panoramica delle funzioni Archiviazione e associazione di documenti a oggetti business Supporto di scenari standard del codice a barre SAP per documenti in entrata Integrazione di documenti archiviati in scenari di flusso di lavoro business SAP Archiviazione e visualizzazione di liste di stampa Archiviazione e visualizzazione di file del raccoglitore provenienti dall archiviazione di dati SAP Acquisizione di documenti da SAP Funzionalità completa di ArchiveLink versione 4.5 Utilizzo della funzionalità di caching DocuWare Archiviazione di documenti in formato originale This document can also be found here: For more information please visit our website at: 6

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