L'assistente amministrativo

Transcript

1 Modulo Orientamento al Lavoro Profili professionali Addetto amministrativo segretariale L'assistente amministrativo L Assistente amministrativo provvede ad eseguire determinate operazioni amministrative e contabili sotto la supervisione di un Responsabile. È la figura professionale più comune nell ambito delle attività aziendali. Infatti non esiste organizzazione, pubblica o privata, grande o piccola, di qualsiasi settore, che non sia costretta, per esigenze di gestione e per obbligo di legge, a tenere un sistema di registrazioni contabili relativo alle transazioni economiche effettuate nello svolgimento della propria attività. I compiti di un Assistente amministrativo dipendono dalle dimensioni dell azienda in cui è collocato. In piccole e medie imprese non ricopre solo mansioni inerenti l amministrazione contabile (che rappresentano il campo di applicazione principale per questa figura), ma svolge anche attività di segreteria: Competenze Questa figura deve avere una conoscenza approfondita dei principi che governano la contabilità generale, analitica e fiscale di impresa, del bilancio di esercizio e delle procedure di budgeting, anche utilizzando strumenti informatici. L Assistente amministrativo deve inoltre conoscere i flussi informativi aziendali, avere familiarità con il controllo di gestione, nonché possedere nozioni di economia e di organizzazione aziendale. La conoscenza di almeno una lingua straniera, preferibilmente l inglese, è altrettanto importante. Inoltre essere estremamente precisi nello svolgimento delle operazioni, saper coordinare le attività del personale subordinato ed avere predisposizione al lavoro di gruppo, sono tutte caratteristiche indispensabili per fare bene questo lavoro. Pagina 1 di 7

2 Formazione In genere è richiesto un diploma di maturità ad indirizzo informatico, contabile o amministrativo. Sempre più spesso, soprattutto nelle grandi imprese, è richiesta la laurea triennale in Economia e commercio ad indirizzo economico-aziendale. Carriera Dopo un notevole numero di anni di esperienza, l Assistente amministrativo, se laureato, può aspirare a diventare Responsabile della contabilità. Situazione di Lavoro L Assistente amministrativo opera alle dipendenze di un Responsabile della contabilità (vedi Scheda 2 in Opuscolo A-1 Amministrazione e finanza d impresa ) che, nelle piccole imprese, può essere lo stesso titolare. Nelle grandi organizzazioni il lavoro è svolto da più profili amministrativi (Addetto alla contabilità analitica, alla fatturazione, alla tesoreria, alle paghe e contributi, ecc.) e segue procedure standardizzate con uno scarso grado di autonomia. L Assistente amministrativo lavora anche in qualità di consulente per piccole e medie imprese, come libero professionista o all interno di studi professionali. L orario di lavoro è quello tipico d ufficio, dalle 6 alle 8 ore al giorno, per 5 o 6 giorni alla settimana, anche se non sono rari i contratti part-time. In ogni caso è necessaria la disponibilità al lavoro straordinario, ad esempio durante il periodo della chiusura dei bilanci o in occasione della presentazione di rendiconti periodici. L inquadramento nel CCNL colloca questa figura al III o IV livello, con una retribuzione iniziale di circa mila euro lordi annui, che può aumentare in base all esperienza e alla professionalità. Tendenze Occupazionali Si tratta di un ruolo molto diffuso per il quale si profila, nel prossimo futuro, una sostanziale stabilità. Le crescente domanda di controllo amministrativo viene infatti soddisfatta dalla sempre più estesa informatizzazione di molte delle attività svolte da questa figura. Nel ruolo di Assistente amministrativo la presenza delle donne è sempre più rilevante e questa tendenza sembra confermarsi anche nel medio-lungo periodo. Figure Professionali Prossime Questa figura professionale ha affinità con gli addetti alle attività amministrative comuni a tutti i settori del mercato del lavoro. In particolare, mansioni analoghe a quelle dell Assistente amministrativo sono svolte dagli Addetti alla contabilità analitica, dagli Assistenti alla fatturazione, dagli Addetti alla tesoreria, dagli Addetti alle paghe e contributi e dagli Assistenti alla redazione del bilancio (vedi Amministrazione e finanza d Impresa ). Pagina 2 di 7

3 Il centralinista Il Centralinista, all interno dell azienda, ha il compito di ascoltare le richieste di quanti telefonano, smistando le chiamate negli uffici più indicati a soddisfarle. Le sue mansioni prevedono anche funzioni segretariali e amministrative. Il Centralinista deve ben conoscere i nomi, le qualifiche e i ruoli di tutto il personale della struttura presso la quale lavora. I compiti richiesti a questa figura professionale sono: la gestione delle chiamate; la prima accoglienza degli eventuali clienti o utenti; la trascrizione in entrata e in uscita di annotazioni d ufficio; le attività di back office (rivolte all interno dell organizzazione); le attività di front office (rivolte ai clienti o agli utenti esterni). Competenze Le competenze del Centralinista si limitano alla conoscenza dell organigramma dell azienda, alla capacità di gestire i dati relativi all elenco telefonico del personale (spesso corredato da altre informazioni quali il ruolo, l area aziendale di appartenenza, l indirizzo, ecc.) e alla capacità di gestire piccole attività di back office (archiviazione dei documenti, gestione della corrispondenza, fotocopiatura e redazione di testi). Questa figura deve quindi saper utilizzare i software di Office Automation ed avere una buona dimestichezza con l uso del computer, soprattutto nelle organizzazioni molto grandi, presso le quali i centralini sono ormai tutti informatizzati. È infine indispensabile che il Centralinista abbia spiccate capacità comunicative e conosca la lingua inglese, in misura adeguata alle esigenze dell impresa per la quale lavora. Formazione Per intraprendere questa professione può essere sufficiente il possesso del titolo di scuola dell obbligo ma, soprattutto nel caso di aziende internazionali - nelle quali la conoscenza di almeno una lingua straniera risulta indispensabile - il diploma di scuola media superiore costituisce un elemento preferenziale. Tra i principali titoli di studio richiesti, oltre alla maturità linguistica, si Pagina 3 di 7

4 segnalano anche l attestato di formazione professionale ad indirizzo amministrativo-commerciale e i diplomi di ragioneria e di segretario d amministrazione. Per gli aspiranti centralinisti non vedenti le Regioni spesso organizzano specifici corsi di formazione, che offrono una qualifica valida per l iscrizione all apposito Albo. Nonostante la varietà dei compiti da svolgere, in linea di massima, sono le aziende stesse a provvedere alla formazione dei Centralinisti neoassunti. Carriera Dopo aver maturato una certa esperienza, questa figura può aspirare ad aumentare il carico di mansioni segretariali ed amministrative, lasciando gradualmente quelle di Centralinista. Situazione di Lavoro La maggior parte delle richieste per questa figura professionale proviene da aziende di piccole dimensioni: il 57% della domanda, infatti, nasce da imprese con meno di 10 dipendenti. Per ricoprire il ruolo di Centralinista non è ritenuta necessaria una precedente esperienza lavorativa. In media, chi copre un turno di mezza giornata guadagna fra gli 11 mila e i 13 mila euro lordi annui. Per chi lavora a tempo pieno, invece, la retribuzione parte da 16 mila euro e può arrivare a 20 mila euro lordi all anno. La Legge 29 marzo 1985, n. 113 ( Aggiornamento della disciplina del collocamento al lavoro e del rapporto di lavoro dei centralinisti non vedenti ) regola le modalità di assunzione per questo tipo di Centralinisti: in tutte le aziende sia pubbliche che private con più di una postazione al centralino, il 51% dei posti è riservato a persone non vedenti; tutti i datori di lavoro pubblici sono obbligati ad assumere al centralino un soggetto privo di vista. L Albo professionale nazionale dei Centralinisti telefonici non vedenti è articolato a livello regionale: le Direzioni regionali del lavoro provvedono ad iscrivervi i soggetti privi di vista abilitati, residenti nel proprio territorio. Per le province autonome di Trento e di Bolzano, l Albo professionale è istituito presso le rispettive Direzioni provinciali del lavoro. Tendenze Occupazionali Le prospettive occupazionali per questa figura professionale dovrebbero registrare una discreta crescita nel breve-medio periodo. Le possibilità di essere assunti come Centralinisti sono maggiori se si possiede una buona conoscenza degli strumenti informatici e se si conosce almeno una lingua straniera. Il profilo del Centralinista è caratterizzato da un elevato tasso di presenza femminile. Tale prevalenza è legata alle particolari condizioni e alle peculiari modalità di questa professione, come - ad esempio la flessibilità degli orari e la possibilità di lavorare part time. Pagina 4 di 7

5 Figure Professionali Prossime Il Centralinista ha diversi punti in comune con varie figure professionali: l Operatore di call center, l Operatore di customer service (vedi Telecomunicazioni ), l Operatore telefonico di telemarketing, l Operatore telefonico di telesoccorso, l Operatore di help desk, l Operatore telefonico addetto alle informazioni alla clientela e agli Uffici Relazioni con il Pubblico (vedi Attività Associative ) e l Operatore telefonico addetto alla gestione e all utilizzazione di banche dati. L'operatore data entry L Operatore data entry contribuisce ad assicurare un efficiente trattamento delle informazioni attraverso l inserimento di dati su supporti informatici. Nella gestione dei dati da parte delle imprese, si possono individuare due distinte fasi: l inserimento dei dati grezzi all interno del sistema e la successiva organizzazione ed estrazione delle informazioni dalla banca dati che le contiene. L Operatore data entry si occupa della prima di queste due fasi, utilizzando o il metodo tradizionale, che prevede l inserimento manuale dei dati ricavati da documenti cartacei, o usando - quando è possibile - tecnologie di lettura ottica dei documenti, che richiedono comunque una revisione manuale dei dati. L attività di inserimento dati può essere svolta anche online. Questa soluzione viene in genere adottata da aziende che preferiscono affidare all esterno la funzione di data entry. Il ricorso a questa modalità consente, soprattutto alle imprese di grandi dimensioni, la riduzione dei costi del personale, l ottimizzazione degli spazi aziendali e l utilizzazione delle risorse in attività più proficue e più mirate alla missione aziendale. Competenze Di solito all Operatore data entry sono richieste competenze tecniche, consistenti essenzialmente nella capacità di lavorare con i videoterminali, garantendo un accurato trattamento dei dati. Sono inoltre necessarie la conoscenza almeno elementare della lingua inglese e competenze informatiche, riferite in particolare all uso di database e fogli di calcolo. Questa figura professionale deve inoltre essere in grado di rispettare rigide scadenze, lavorando sotto stress per determinati periodi. Pagina 5 di 7

6 Formazione Per esercitare la professione di Operatore data entry sono necessari un diploma di maturità ad indirizzo informatico o contabile/amministrativo e, più raramente, nel caso di richiesta di inserimento dati di una certa complessità, un eventuale laurea in informatica o in statistica. È comunque necessario aggiornarsi costantemente sui nuovi programmi di inserimento dati. In questo campo, tuttavia, la formazione avviene soprattutto on the job. Carriera Una possibilità di carriera per questa figura, se laureata, consiste nel passare dall inserimento dei dati grezzi alla loro successiva organizzazione ed elaborazione, secondo le necessità dell azienda. Situazione di Lavoro L attività dell Operatore data entry, molto spesso assunto a tempo determinato, è associata all uso dei videoterminali. Pertanto il datore di lavoro e lo stesso Operatore devono rispettare le condizioni di sicurezza, definite in Italia dal Decreto legislativo n. 626/1994 e dal Decreto ministeriale n. 244/2000 sul corretto uso dei videoterminali: le aziende sono dunque tenute ad osservare tali requisiti sui luoghi di lavoro riguardanti l ambiente, l illuminazione, i tavoli, i sedili, il monitor e gli accessori vari. L Operatore data entry può essere infatti soggetto ai cosiddetti disturbi fisici da computer, sia oculari e visivi (bruciore, lacrimazione, secchezza, ammiccamento frequente, mal di testa, ecc.), che muscolo-scheletrici (tendinite, sindrome del tunnel carpale, artrosi cervicale, ecc.). Per prevenire i disturbi oculari e visivi, che sono i più diffusi, è necessario adottare una serie di accorgimenti, quali la riduzione della luce artificiale, un inclinazione del monitor tale da minimizzare i riflessi, la pulizia dello schermo, ecc. Per la prevenzione dei disturbi muscolo-scheletrici è invece necessario scegliere attrezzature che rispettino l ergonomia, adottare una posizione rilassata, effettuare pause brevi ma frequenti, regolare con cura la postazione di lavoro e la distanza dal videoterminale, ridurre i movimenti ripetitivi, ecc. La retribuzione di un Operatore data entry si aggira intorno ai mila euro lordi annui, che corrispondono allo stipendio di un impiegato inquadrato al IV o V livello del CCNL. Tendenze Occupazionali Nel prossimo futuro è prevedibile un aumento considerevole delle assunzioni da parte delle imprese per gli Operatori di inserimento dati. L Operatore data entry, come la maggior parte delle figure dell area informatica, è stato per lungo tempo un ruolo tipicamente maschile. Oggi, tuttavia, risulta essere nettamente di appannaggio delle Pagina 6 di 7

7 donne, dal momento che tale professione offre sempre più spesso contratti part-time. Non si prevedono modificazioni significative nel breve termine. Figure Professionali Prossime Le mansioni di data entry possono essere correlate a quelle di altre figure professionali, come ad esempio: gli Operatori di word processor, i Dattilografi, i Trascrittori. Gli Operatori di word processor e i Dattilografi di solito redigono e preparano rapporti, lettere e altro materiale testuale, utilizzando programmi di elaborazione testi o database; i Word processor, inoltre, hanno il compito di memorizzare, editare e correggere (o trasporre nei formati standard richiesti dall azienda) lettere, relazioni, tabelle statistiche, ecc. Ai Dattilografi possono essere affidati anche compiti che vanno al di là della sola battitura di testi; essi possono ad esempio occuparsi del riordino di materiali tratti da fonti diverse. Tutte queste figure, infine, svolgono spesso altre mansioni operative di tipo segretariale. Fonte: Pagina 7 di 7