La gestione del processo di compliance applicato ai servizi di investimento. - Roma, 12 novembre

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1 La gestione del processo di compliance applicato ai servizi di investimento - Roma, 12 novembre

2 2 Agenda Attività di Bancoposta Compliance in Bancoposta L applicazione ai servizi di investimento

3 Assetti organizzativi (1 di 2) 3 Istituzione Istituzione della della Divisione Divisione BancoPosta BancoPosta Emanazione del Emanazione del DPR DPR n. n. 1/2001 1/2001 che che conferisce conferisce a a Poste Poste Italiane Italiane l autorizzazione a svolgere l autorizzazione a svolgere servizi bancari e finanziari servizi bancari e finanziari Riassetto Riassetto organizzativo organizzativo di di BancoPosta come BancoPosta come Business Business Unit Unit e e istituzione istituzione delle delle funzioni funzioni di di controllo controllo secondo il modello secondo il modello bancario bancario Trasformazione di Trasformazione di Poste Poste Italiane Italiane da da Ente Pubblico Economico Ente Pubblico Economico in in Società Società per per Azioni Azioni Lancio del Lancio del Conto Conto BancoPosta BancoPosta Emanazione Emanazione delle delle Disposizioni di Vigilanza Disposizioni di Vigilanza della Banca d Italia della Banca d Italia per per BancoPosta BancoPosta

4 Assetti organizzativi (2 di 2) Risorse Umane e Organizzazione Alta Direzione Tecnologie dell Informazione Funzioni Corporate: centrali di governo, controllo, ed erogazione di servizi a supporto dei processi di business. Affari Legali Altre (es. Finanza, Acquisti, ecc) BancoPosta Altre (es. Servizi Postali, Filatelia, ecc) Mercato Privati Grandi Clienti e PA Compliance BP Funzioni di business focalizzate sull innovazione dei prodotti/servizi di competenza e sulla gestione di parte delle operatività connesse all'erogazione degli stessi Canali di accesso e di distribuzione responsabili dello sviluppo e gestione del front-end commerciale per i segmenti di mercato di competenza

5 Ricavi per prodotto/servizio 5 Ricavi Ricavi Totali Totali BP: BP: 5,0 5,0 mld mld ~ Uffici Postali ~ 26 mln di clienti, di cui ~ 12 milioni possessori di carte ~ 1 mln di correntisti online, con 15 mln di operazioni annue ~ 2,3 mln di clienti MIFID (possessori di almeno un prodotto tra titoli, polizze ramo III, fondi) Aggiornamento al

6 Servizi/prodotti di investimento 6 Servizi Servizi Consulenza in abbinamento ai servizi di ricezione e trasmissione ordini e collocamento: Collocamento di strumenti finanziari Distribuzione quote di organismi di investimento collettivo del risparmio Distribuzione di prodotti finanziari emessi da imprese di assicurazione Ricezione e trasmissione ordini su strumenti finanziari Prodotti Prodotti Titoli di Stato Titoli Obbligazionari Polizze Ramo III (index/unit linked) Fondi Comuni Azioni Certificates e Covered Warrant su TOL (in fase di avvio) Canali Canali Circa 1 mila UP TOL (in fase di avvio)

7 7 Agenda Attività di BancoPosta Compliance in BancoPosta L applicazione ai servizi di investimento

8 Il sistema dei controlli interni 8 Supervisione strategica, gestione e controllo Supervisione Organi Societari e Alta Direzione CdA Collegio Sindacale Alta Direzione Controlli di 3 Livello III Livello Attività di revisione interna svolta da funzione dedicata in BancoPosta e Internal Audit di Poste Italiane Controllo Interno Revisione interna Amm.ne e Controllo (Dir. Preposto) Tutela Aziendale Affari Legali Controlli di 2 Livello Compliance Risk Mgmt Amm. ne e Controllo II Livello Presidi nel continuo della gestione delle diverse tipologie di rischio con 2 funzioni (Compliance e RIsk Mgmt) dedicata a operatività bancaria e finanziaria Funzioni che erogano/supportano servizi di BP (MP, TI, F,..) Controlli di 1 Livello Process Owners nel perimetro BP (Op,...) I Livello controlli di linea accentrati e sul territorio Poste Italiane BancoPosta

9 Compliance in Bancoposta Processo (1 di 2) 9 Analisi normativa: allineamento costante all evoluzione normativa, interpretazione e declinazione del processo target Compliance risk assessment: analisi del livello di allineamento al target, identificazione e valutazione delle aree di potenziale esposizione al rischio, identificazione degli interventi correttivi Monitoraggio: svolgimento dei controlli di II livello di Compliance e dell effettiva implementazione degli interventi correttivi Valutazione di sintesi e action plan tenuto conto dell evoluzione del contesto di business e operativo Perimetro normativo focalizzato sulle aree a maggior impatto sul cliente (es. prestazione servizi di investimento) al fine di assicurare elevati standard di correttezza e trasparenza

10 Compliance in Bancoposta Processo (2 di 2) Analisi normativa Compliance risk assessment Monitoraggio Analista normativo Arricchimento legal inventory Verifica requisiti normativi e definizione dei presidi organizzativi e procedurali target L impatto delle norme applicabili sui processi e le procedure aziendali è valutato attraverso il confronto con i process owner Analista di processo/rischi Mappatura dei rischi Valutazione esposizione al rischio di non conformità Identificazione azioni correttive Sintesi e action plan Esecuzione controlli Controller

11 Compliance in Bancoposta Struttura 11 Antiriciclaggio Compliance Articolazione organizzativa per fase del processo di compliance 1 Compliance 2 Compliance 3 Normativa Procedure Servizi Finanziari Monitoraggio Compliance Specializzazione delle risorse (legali/normative, organizzative, audit) Competenze legali/normative Legale PI Competenze organizzative/ funzionali Operazioni BP Risorse Umane e Organizzazione PI Tecnologia delle Informazioni PI Competenze audit/risk mgmt Revisione Interna BP Controllo Interno PI Per singola fase del processo, attivazione di un canale costante di collaborazione con le altre funzioni al fine di minimizzare i costi e valorizzare le specifiche competenze Ricerca di azioni congiunte e/o coordinate verso le unità di business/commerciali Funzioni di business BP/Funzioni di gestione della Rete/Società Prodotto

12 Compliance in Bancoposta Sistema informativo target 12 Schema logico sistema informativo target Risk Assessment Quick Survey Analisi Normativa Interviste Mailing list Analisi documentale Issue Mgmt Legal Inventory Analisi rischi/processi Reporting Monitoraggio Servizi Investimento Esito Audit Registro reclami/adr Perdite operative Controlli La complessità aziendale e l ampiezza del perimetro di analisi richiedono necessariamente una piattaforma informatica dedicata integrata Alimentazione periodica della normativa Integrazione delle componenti di Legal Inventory e di Mappatura Processi Acquisizione e storicizzazione delle informazioni Fruibilità dei flussi informativi/report ai diversi livelli aziendali

13 Compliance in Bancoposta Attività in corso 13 Messa a regime applicativo/ processo integrato Start-up Formalizzazione mandato, processo, metodo, strumenti target Avvio attività Compliance Risk Assessment / Report di conformità e indirizzo azioni correttive Supporto allo sviluppo di interventi di adeguamento organizzativo/informatico Consolidamento Attivazione dei controlli di II livello sui servizi di investimento Gestione processo di compliance integrato su strumenti di office automation e parziale utilizzo degli applicativi target Coordinamento e monitoraggio progetti aziendali in materia di conformità (es. MiFID, Antiriciclaggio) Consulenza e pareri normativi nel continuo, valutazione ex ante introduzione nuovi prodotti/servizi Avvio implementazione del sistema informatico target a supporto del processo integrato di compliance Completamento implementazione del sistema informatico target Attivazione ulteriori report Studio per la realizzazione di un portale intranet per il senior management per rafforzare ulteriormente la diffusione delle informazioni e la consapevolezza del rischio (es. alert aggiornamenti normativi, principali pareri, TdB di sintesi)

14 1 Agenda Attività di BancoPosta Compliance in BancoPosta L applicazione ai servizi di investimento

15 Compliance Servizi di Investimento Modello 15 Strategie di business Validazione nuovi prodotti Sistema incentivante di Rete Incentivi Strategie e prodotti Compliance Servizi di Investimento Relazione con il cliente Classificazione clientela Profilazione della clientela Contrattualizzazione Informativa alla clientela Aree specifiche Modalità di erogazione dei servizi Conflitti di interesse Modelli e processo di erogazione Consulenza Market Abuse Operazioni Personali Procedure di Ricezione, Trasmissione Ordini (Best Execution) Procedura Reclami

16 Compliance Servizi di Investimento Analisi Normativa Esemplificativo 1 Analisi normativa ANALISI NORMATIVA VALUTAZIONE DI SINTESI E ACTION PLAN 1 COMPLIANCE RISK ASSESSMENT MONITORAGGIO Monitoraggio nel continuo delle fonti normative Classificazione dei requisiti normativi per argomenti/aree di analisi Mappatura sanzioni Concreta declinazione del requisito normativo attraverso la definizione del presidio organizzativo e procedurale target

17 Compliance Servizi di Investimento Risk Assessment Esemplificativo 2 Compliance Risk Assessment ANALISI NORMATIVA VALUTAZIONE DI SINTESI E ACTION PLAN 1 COMPLIANCE RISK ASSESSMENT MONITORAGGIO Identificazione del rischio di non conformità: associazione del requisito normativo ai processi aziendali Censimento degli attributi del rischio per valutazione su più viste logiche (es. normativa/ argomenti/ processo/unità organizzativa, prodotti)

18 Compliance Servizi di Investimento Risk Assessment 2 ANALISI NORMATIVA 1 COMPLIANCE RISK ASSESSMENT 2 18 Esemplificativo Compliance Risk Assessment VALUTAZIONE DI SINTESI E ACTION PLAN MONITORAGGIO 3 Valutazione qualitativa del rischio residuo di non conformità (impatto, livello di copertura rispetto al target) Analisi a carattere accentrato con ricerca di una costante interazione con i process owner (interviste, utilizzo di questionari, condivisione del giudizio) Formalizzazione dei criteri di analisi e utilizzo di check list di supporto per assicurare omogeneità e massima oggettività del giudizio Tracciabilità della documentazione a supporto

19 Compliance Servizi di Investimento Risk Assessment Esemplificativo 2 Compliance Risk Assessment ANALISI NORMATIVA VALUTAZIONE DI SINTESI E ACTION PLAN 1 COMPLIANCE RISK ASSESSMENT MONITORAGGIO Il processo di quick survey è gestito con workflow automatizzato ed è supportato dalle seguenti funzionalità: 1.Predisposizione questionario sulla base dei presidi target 2.Invio mail (anche periodica) a process owner con link web based per collegamento a questionario 3.Compilazione guidata per l utente.invio reminder per i questionari non ancora compilati 5.Analisi dei risultati e reportistica Quick survey come strumento di confronto agile e nel continuo con i process owner Contributo alla consapevolezza del rischio ai vari livelli aziendali

20 Compliance Servizi di Investimento Risk Assessment Esemplificativo 2 Compliance Risk Assessment ANALISI NORMATIVA VALUTAZIONE DI SINTESI E ACTION PLAN 1 COMPLIANCE RISK ASSESSMENT MONITORAGGIO La valutazione del rischio inerente è accompagnata dalla identificazione delle eventuali azioni correttive L Issue management (scadenziario, alert, mailing list) come strumento principale per indirizzare il rispetto dei piani di adeguamento

21 Compliance Servizi di Investimento Controlli (1 di 2) Esemplificativo 3 Controlli di conformità 21 Per la valutazione finale ciascun rischio, l assessment qualitativo è integrato nel continuo dalle evidenze dei controlli di II livello di compliance (positivo, adeguato con aree di miglioramento, insufficiente) Es. analisi settimanale andamento della profilatura della clientela (con invio alla funzioni di rete con massimo livello di dettaglio per attivazione delle azioni correttive) Mappatura dei controlli di II livello di Compliance con chiara identificazione dell esecutore (declinazione concreta degli accordi di servizio con funzione di revisione interna)

22 Compliance Servizi di Investimento Controlli (2 di 2) Esemplificativo Numero questionari compilati per mese Esiti profilazione per Esperienza e Conoscenza: Agosto 10 3 Controlli di conformità Numero questionati ripetuti per mese e tasso riprofilazione luglio agosto settembre 10,6% ,% luglio agosto settembre Andamento mensile 8,% 50% 5% 0% 35% 30% 25% 20% 15% 10% 5% 0% Frequenza Complessivo Filiale 1 Filiale 2 Frequenza ricompilazione questionari per mese Lug 10 Ago 10 Set 10 Totale periodo 2 8,1% 5,2% 5,8% 6,0% 3 1,6% 0,8% 1,2% 1,2% 0,5% 0,2% 0,5% 0,% 5 0,2% 0,1% 0,3% 0,2% >5 0,2% 0,1% 0,6% 0,% Totale 10,6% 6,% 8,% 8,2% Analisi nel continuo del comportamento operativo al fine di identificare e indirizzare le necessarie azioni correttive Ricorrenza risposte fornite in fase di profilazione: giugno 10 Ricorrenza risposte fornite: dettaglio per filiale giugno ,3% 120 questionario complessivo 3,7% domande holding period Andamento mensile 3,1% domande prop. Rischio FILIALE Tot questionari erogati % questionari completi % risposte holding period % risposte profilo di rischio % 53% 37% % 6% 67% % 20% 25% % 0% 12% % 15% 32%

23 Compliance Servizi di Investimento Valutazione (1 di 2) Esemplificativo Sintesi e Action Plan 1 ANALISI NORMATIVA VALUTAZIONE DI SINTESI E ACT ION PLAN COMPLIANCE RISK ASSESSMENT MONITORAGGIO La valutazione di sintesi a livello di singolo rischio è assegnato sulla base della combinazione tra l esposizione al rischio residuo determinata ex-ante e le evidenze del monitoraggio di II livello risultanti dai controlli ex-post

24 Compliance Servizi di Investimento Valutazione (2 di 2) Esemplificativo Sintesi e Action Plan 1 ANALISI NORMATIVA VALUTAZIONE DI SINTESI E ACT ION PLAN COMPLIANCE RISK ASSESSMENT MONITORAGGIO Tutela del consumatore Impatto Usura MiFID Trasparenza Privacy = Antiriciclaggio PSD Sistemi di pagamento Credito al consumo Aggregazione delle valutazioni dei singoli rischi sulle viste logiche di analisi (argomento, normativa, processo, unità organizzativa, prodotto) Operazioni Personali Market Abuse Giudizio finale esposizione rischio non conformità Strategie di business 5 Validazione nuovi prodotti Sistema incentivante di rete Incentivi Valutazione finale e reporting di sintesi verso Alta Direzione e con contenuti e livello di profondità articolato per tipologia del management destinatario Conflitti di interesse 0 Classificazione clientela Procedura Reclami Profilatura della clientela Procedure di Ricezione, Trasmissione Ordini (Best Modello e processo di erogazione della Consulenza Contrattualizzazione Informativa alla clientela

25 Compliance Servizi di Investimento Action Plan Esemplificativo Sintesi e Action Plan 1 ANALISI NORMATIVA VALUTAZIONE DI SINTESI E ACT ION PLAN COMPLIANCE RISK ASSESSMENT MONITORAGGIO Visione di sintesi, presidio e monitoraggio nel continuo degli interventi correttivi necessari alla riduzione dell esposizione del rischio di non conformità

26 La nostra esperienza: elementi chiave 26 Processo di compliance: articolato su tre dimensioni: scelte strategiche, assetti organizzativi e procedurali, comportamento operativo come risultato congiunto dell assessment ex-ante e delle evidenze dei controlli di II livello di compliance accentrato nel continuo con ricerca di una costante interazione con i process owner (rilevanza dei flussi informativi) Specializzazione delle risorse (articolazione organizzativa della Funzione per fase del processo di compliance) Costante attenzione nell indirizzare la soluzione delle anomalie riscontrate (es. spiccato ruolo di coordinamento nei progetti aziendali di adeguamento normativo) e nella verifica degli effetti delle azioni di mitigazione suggerite Coinvolgimento nei processi di innovazione e su tematiche di formazione ( prevenzione ) Importanza di una piattaforma informatica dedicata e integrata a supporto