ANTIRICICLAGGIO PER PROFESSIONISTI

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1 ANTIRICICLAGGIO PER PROFESSIONISTI MANUALE UTENTE Il Sole 24 ORE s.p.a. Pag. 1

2 Questa edizione è stata chiusa in redazione il 13 dicembre Il Sole 24 ORE S.p.A. Sede legale: via Monte Rosa, Milano Per informazioni: Servizio clienti Tel 02/ Fax 02/ Tutti i diritti sono riservati. E' vietata la riproduzione anche parziale e con qualsiasi strumento. I testi, il programma e l'elaborazione dei testi, anche se curati con scrupolosa attenzione, non possono comportare specifiche responsabilità per involontari errori, inesattezze o uso scorretto del programma stesso; pertanto l'utente è tenuto a controllare l'esattezza e la completezza del materiale utilizzato. L'Editore non si assume alcuna responsabilità per danni diretti o indiretti causati dall'errata installazione o dall'utilizzo non corretto del programma o dei supporti informatici. Marchi o nomi riprodotti Ms-Windows, Ms-Dos ed il logo Ms-Windows sono marchi registrati della Microsoft Corporation. Altri marchi o nomi prodotti sono marchi depositati o registrati dai rispettivi proprietari e sono unicamente citati al fine di indicare la compatibilità o l incompatibilità con questo software. Il Sole 24 ORE s.p.a. Pag. 2

3 Sommario VIALIBERA ANTIRICICLAGGIO PER PROFESSIONISTI... 4 Il Sistema ViaLibera... 5 Caratteristiche del Sistema ViaLibera... 6 I Servizi ViaLibera... 6 Assistenza Tecnica... 7 ELEMENTI FONDAMENTALI... 8 Requisiti di sistema... 8 Installazione del programma... 8 Installazione monoutente (stand-alone)... 9 Installazione rete Aggiornamenti del programma Avvio del programma Gestione Utenti Gestione degli archivi Copia di sicurezza degli archivi Ripristino degli archivi FLUSSO OPERATIVO UTILIZZO DEL PROGRAMMA Impostazione della data contabile Scarico dei dati in archivio unico Anagrafiche Anagrafica dello Studio Anagrafica delle Persone Fisiche Anagrafica Persone Giuridiche Importazione delle Anagrafiche da altri prodotti Ricerca / Modifica Anagrafiche L Archivio Unico Informatico (A.U.I.) e l Archivio Transitorio Inserimento prestazioni nell Archivio Transitorio Gestione delle operazioni frazionate Comando Collega frazionate Rettifica delle prestazioni Cancellazione prestazioni dall Archivio Transitorio Cancellazione prestazioni dall Archivio Unico Interrogazione prestazioni Transitorio Interrogazione prestazioni Archivio Unico Stampa dell Archivio Transitorio Stampa dell Archivio Unico Stampa Ricerche Avanzate Gestione delle segnalazioni delle operazioni sospette Nuova segnalazione sospetta da operazione presente in AUI Nuova segnalazione sospetta Segnalazione sostitutiva Lettera di trasmissione della segnalazione Segnalazione al Ministero dell Economia e delle Finanze Ricerca delle segnalazioni Gestione dei documenti Consigli per l utilizzo della funzione Parametri operazioni frazionate RICHIESTA DI ASSISTENZA VIA FAX Il Sole 24 ORE s.p.a. Pag. 3

4 VIALIBERA ANTIRICICLAGGIO PER PROFESSIONISTI Con il Decreto 141/06 (pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 82 del 7 aprile 2006), la normativa antiriciclaggio è stata estesa ai liberi professionisti e alle società di revisione. I nuovi obblighi sono, in sintesi: Identificazione dei clienti; Registrazione e conservazione per 10 anni dei dati nell Archivio Unico Informatico; Segnalazione delle operazioni sospette all Ufficio Italiano Cambi; Segnalazione al Ministero dell Economia e delle Finanze delle violazioni dell art. 1 della Legge Antiriciclaggio; Istituzione delle misure di controllo interno e organizzazione di un adeguata formazione ai dipendenti e ai collaboratori, per prevenire e impedire operazioni di riciclaggio. I nuovi obblighi decorrono dal 22 aprile 2006: relativamente ai rapporti professionali che si instaurano a decorrere da tale data. Per gli incarichi professionali conferiti prima del 22 aprile non è necessario provvedere all immediata registrazione: in questo caso se decorsi 12 mesi da tale data il rapporto è ancora in essere, il professionista deve procedere all identificazione del cliente, entro quest ultimo termine. In caso di inadempimento da parte dei professionisti è previsto un articolato sistema di sanzioni amministrative pecuniarie, salvo che non si configurino reati più gravi. ViaLibera Antiriciclaggio per Professionisti è la nuova soluzione software del Sole 24 ORE per gestire tutti gli adempimenti previsti per i professionisti in materia di antiriciclaggio ai sensi del D.M. 141/2006: dall identificazione dei clienti, alla registrazione delle operazioni nell Archivio Unico Informatico, alla segnalazione delle operazioni sospette. Principali funzionalità: Anagrafiche clienti / soggetti coinvolti Gestione operazioni singole e frazionate Gestione registrazioni nell archivio unico informatico (in modo transitorio e definitivo) Completo sistema di interrogazione delle registrazioni presenti nell archivio unico informatico Stampe di controllo e reportistica Gestione documenti previsti dall Ufficio Italiano Cambi per segnalazione operazioni sospette Integrazione con ViaLibera Gestione Contabile ViaLibera Antiriciclaggio è integrato con il software Gestione Contabile, con la possibilità di importare automaticamente le informazioni anagrafiche da riportare nell Archivio Unico Informatico. Il Sole 24 ORE s.p.a. Pag. 4

5 Il Sistema ViaLibera Il Sistema ViaLibera è la soluzione studiata da "Il Sole 24 ORE" per soddisfare le esigenze di ogni studio commercialista o professionale. La sua caratteristica fondamentale è la modularità. Infatti l architettura del sistema si basa sulla connessione, trasparente all utente, di moduli software dedicati alla gestione di una specifica attività: contabilità ordinaria, contabilità semplificata, contabilità dei professionisti, cespiti, redazione del bilancio, dichiarazione dei redditi. La modularità garantisce la massima flessibilità del sistema e soprattutto, la disponibilità di uno strumento di lavoro che essendo specializzato fornisce una serie di funzionalità che vanno al di là delle semplici attività di contabilizzazione. Ciascun modulo o soluzione software, funzionante in modo del tutto indipendente, offre guide consulenziali, funzioni di analisi, utilizzo di dati e procedure extra contabili e altre caratteristiche tipiche di prodotti editoriali studiati appositamente per fornire strumenti di lavoro pratici, aggiornati, semplici, immediati da utilizzare e che aiutino a superare le rigidità dei grossi sistemi gestionali integrati. Inoltre, ogni singola soluzione garantisce sempre la possibilità di integrarsi con altri sistemi diversi da ViaLibera. Il Sistema ViaLibera permette ad ogni commercialista di potersi dotare di tutti o di alcuni degli strumenti che lo costituiscono e soprattutto, nel momento che più ritiene opportuno. Infatti, ogni modulo è sempre aggiornato con l evolversi degli altri e quindi, l indipendenza garantisce l approfondimento funzionale, l integrazione e la completezza del sistema. Il Sistema ViaLibera comprende i seguenti prodotti: 1. ViaLibera Gestione Contabile E il software dedicato alla gestione delle contabilità: Contabilità Ordinaria, la Contabilità Semplificata e la Contabilità dei Professionisti. 2. ViaLibera Bilanci E la famiglia delle soluzioni dedicate alla redazione dei bilanci consuntivi e all elaborazione di piani economico-finanziari a breve o lungo termine. Questa comprende: - Bilancio Europeo - Bilancio Consolidato - Bilancio Cooperative - Calcolo Imposte Differite e Anticipate 3. ViaLibera Dichiarazioni Fiscali E la famiglia delle soluzioni dedicate alla predisposizione delle dichiarazioni fiscali secondo le ultime disposizioni legislative. Questa comprende: - IVA - Modello ICI - Unico Persone Fisiche + ICI - Unico Società di Persone + ICI - Unico Società di Capitali + ICI - Unico Enti non commerciali + ICI - Unico Consolidato Nazionale e Mondiale - Consolidato e Trasparenza - Deleghe di pagamento - Studi di settore - Certificazione dei compensi - Modello Archiviatore dichiarazioni Il Sole 24 ORE s.p.a. Pag. 5

6 Il sistema di integrazione tra i vari prodotti si basa su una tecnica di scambio dati che l utente attiva attraverso le opportune procedure di EXPORT/IMPORT attivabili nelle apposite voci di menu presenti nei prodotti da cui bisogna esportare e in quelli in cui bisogna importare. 4. ViaLibera Gestione Studio E un prodotto pensato appositamente per risolvere le problematiche tipiche degli studi professionali, dalla gestione del cliente, con le relative prestazioni, alla stampa delle fatture. 5. ViaLibera Gestione Privacy E il software per la gestione degli adempimenti previsti dal D.Lgs. 196/2003 c.d. Nuovo codice della Privacy. Il prodotto permette di progettare ed organizzare le attività di gestione degli archivi di dati personali al fine di garantire l adozione delle misure minime previste dal codice. Il programma mette a disposizione la gestione e la personalizzazione di tutta la modulistica necessaria fra cui il Documento Programmatico della Sicurezza (DPS). 6. ViaLibera Controllo Contabile E' il nuovo strumento gestionale del Sistema ViaLibera che, attraverso una metodologia di lavoro chiara, puntuale e professionale, guida il Sindaco o il Revisore nell'adempimento dell'attività di controllo contabile secondo quanto previsto dai nuovi artt bis 2409 septies del Codice Civile. Caratteristiche del Sistema ViaLibera Il Sistema ViaLibera è un sistema moderno realizzato direttamente per l ambiente Windows per sfruttarne tutte le sue potenzialità sia in termini di interfaccia sia in termini di integrazione con gli altri strumenti come quelli compresi in Office. Ogni soluzione software, infatti, presenta le sue maschere in modalità grafica, le stampe sono tutte laser, menu, icone, tooltip, help in linea consentono un semplice ed immediato uso dei programmi secondo gli standard operativi Microsoft. In particolare, ViaLibera Dichiarazioni Fiscali sono tuttora sul mercato gli unici prodotti che permettono la redazione di una dichiarazione fiscale inserendo i relativi dati direttamente nella riproduzione elettronica del modello ufficiale. I prodotti sono tutti semplici da installare e seguendo lo standard Microsoft Windows non richiedono nessuna conoscenza informatica. I Servizi ViaLibera Il Sistema ViaLibera è arricchito da comprende un ampia gamma di servizi di comunicazione, formazione e assistenza, che permettono di supportare il cliente in tutte le fasi di utilizzo dei software, grazie alla disponibilità delle moderne tecnologie. I Servizi a disposizione del cliente sono i seguenti: ViaLibera E-News E la newsletter gratuita con tutte le novità, gli approfondimenti normativi, i chiarimenti ministeriali, le ripercussioni che le novità normative producono sui software e preziose informazioni pratiche sull utilizzo dei software ViaLibera. ViaLibera Majordomo Con questo servizio il Cliente potrà essere informato via posta elettronica sulla disponibilità in tempo reale di aggiornamenti dei software ViaLibera con la possibilità di scaricarli immediatamente dal sito Internet ViaLibera SMS ViaLibera SMS, il servizio di aggiornamento, fondamentale durante i periodi caldi delle dichiarazioni fiscali, che segnala in tempo reale, direttamente sul cellulare, la spedizione dei Il Sole 24 ORE s.p.a. Pag. 6

7 software ViaLibera e la disponibilità degli aggiornamenti on line, consentendo di scaricarli immediatamente. Il Sito Internet All indirizzo è consultabile sul nuovo e arricchito sito Internet un intero archivio di Casi risolti ad aggiornamento continuo riguardanti le varie funzionalità e operatività dei software ViaLibera. Inoltre, sono disponibili gli aggiornamenti dei programmi e le ultime novità unitamente ad informazioni di servizio ed istruzioni operative finalizzate ad evitare lunghe telefonate e ad avere risposta ai quesiti più comuni con maggiore tempestività. Il Servizio di Assistenza Software Gli operatori del Servizio di Assistenza Software ViaLibera supportano il cliente nella soluzione di dubbi o problemi di carattere tecnico, commerciale e operativo, con la massima professionalità e competenza. Inoltre, con l'ausilio delle moderne tecnologie, il cliente potrà disporre: - dell'invio automatico dei fax esplicativi di tutti i casi pratici maggiormente diffusi e complessi; - della comunicazione vocale di tutte le ultimissime novità legate ai programmi; - di tutte le informazioni in tempo reale, sui rilasci dei software. Per conoscere come contattare l assistenza software si consulti il paragrafo dedicato all argomento. Per usufruire di questi Servizi è necessario che il Cliente si sia registrato sul sito ViaLibera e abbia indicato l indirizzo di posta elettronica e numero di cellulare. Per avere informazioni sulle modalità di registrazione si consiglia di consultare la relativa documentazione pubblicata sul sito ViaLibera. Assistenza Tecnica Il Sole 24 ORE mette a disposizione degli utilizzatori del programma un supporto tecnico operativo dalle 9 alle 13 e dalle 14 alle 18 dal Lunedì al Venerdì, esclusi i giorni festivi e di chiusura per ferie della società. Si può contattare l assistenza telefonicamente, via fax o via TELEFONO: FAX: assistenza.software@clienti.ilsole24ore.com Per una più chiara e agevole assistenza si consiglia di raccogliere una serie di informazioni da fornire telefonicamente all operatore: - le caratteristiche del personal computer e del sistema operativo, - il messaggio d errore, - la circostanza in cui avviene. Qualora la richiesta formulata dal Cliente richieda delle verifiche, il Cliente verrà chiamato a mezzo telefono e/o fax entro i tre giorni lavorativi successivi all'avvenuta richiesta. Il Servizio di Assistenza verrà fornito per l intera permanenza del Software in catalogo, fino ai sei mesi successivi l uscita del prodotto dal catalogo, a condizione che i quesiti posti siano strettamente inerenti il Software. Il Servizio di Assistenza è relativo al solo Software, con esclusione pertanto delle problematiche hardware e dell assistenza relativa ad altri prodotti software non di proprietà de Il Sole 24 ORE installati sull elaboratore del Cliente. Per una più chiara e agevole assistenza si consiglia di compilare la scheda di richiesta assistenza via fax. Il Sole 24 ORE s.p.a. Pag. 7

8 ELEMENTI FONDAMENTALI Requisiti di sistema Prima di procedere all installazione del programma è necessario verificare che il personal computer su cui si desidera lavorare soddisfi i requisiti hardware e software richiesti. Requisiti Hardware: - PC con processore 32bit Intel Pentium / AMD 800 Mhz - Hard Disk: 250 MB liberi (esclusi archivi gestiti) - Ram 256Mb - Scheda Video: SVGA (risoluzione 800x600) - Lettore CD-Rom compatibile ISO Mouse - Stampante laser supportata da Windows PostScript o PCL5 con almeno 1 MB Ram - Collegamento Internet (per gli aggiornamenti) - In caso di utilizzo in rete locale si raccomanda una velocità ad almeno 100Mb/s. Requisiti Software: - Microsoft Windows 2000, Server 2003, XP (Service Pack 2) - Microsoft Internet Explorer Microsoft Word 8.0, 2000, 2003 e XP Il software può essere utilizzato in modo indipendente oppure in modo integrato con gli altri software del Sistema ViaLibera. Installazione del programma ViaLibera Antiriciclaggio per Professionisti è stato realizzato per funzionare nelle seguenti modalità Monoutenza - Monoarchivio, consente di gestire l Archivio Unico Informatico di un solo professionista o di un solo studio associato e può essere installata su una sola postazione di lavoro. Multiutenza - Multiarchivio, consente di gestire l Archivio Unico Informatico di più professionisti o di più studi associati e può essere installata in rete fino a 10 postazioni di lavoro. Nel caso di installazioni in rete si consiglia una configurazione d uso che prevede : 1 personal computer dedicato al deposito archivi (server) con sistema operativo di tipo Server come ad esempio Windows NT 2000 server o Windows 2003 Server ed 1 o più postazioni di lavoro con il programma installato. Il protocollo di comunicazione per la configurazione della rete può essere: Netbeui, TCP/IP, IPX/Spx (consigliato TCP/IP). ViaLibera Antiriciclaggio per Professionisti prevede due tipologie di installazione: a) monoutente (stand-alone) b) multiutente - con server dedicato - con server non dedicato Il Sole 24 ORE s.p.a. Pag. 8

9 Installazione monoutente (stand-alone) Nel caso di una installazione stand-alone ovvero solo su un PC, per procedere all installazione: 1. Attivare il pulsante Avvio e il comando Esegui: il programma visualizzerà una finestra di dialogo in cui digitare il comando di installazione; 2. Nella casella Apri digitare D:\SetupMONO.exe o, in alternativa a d:, la lettera che identifica il lettore di cd-rom; 3. Cliccare con il mouse sul pulsante OK 4. Seguire le istruzioni di installazione indicate nelle prossime immagini Appena avviata, l installazione presenta la finestra di Benvenuto. Al termine, premere Avanti. La maschera successiva, propone la licenza di distribuzione, premere Avanti Il Sole 24 ORE s.p.a. Pag. 9

10 Completare le Informazioni di registrazione e premere Avanti Selezionare il percorso in cui installare il programma e gli archivi e premere Avanti Il percorso proposto è C:\programmi\SOLEARP. Si suggerisce di confermare questa impostazione. Nel caso in cui si desideri installare il programma in una posizione diversa utilizzare il pulsante Sfoglia per selezionare un altro percorso valido. All interno della cartella selezionata saranno posizionati tutti i file del programma e la sottocartella contenenti gli archivi. Indicare se si vuole procedere al backup di eventuali file sostituiti dal processo di installazione. Per questo tipo di installazione si consiglia di scegliere Si e premere Avanti. Il Sole 24 ORE s.p.a. Pag. 10

11 Nel caso di risposta affermativa verrà chiesto di selezionare la directory di backup. Il programma propone la directory C:\Programmi\SOLEARP\BACKUP: Selezionare o creare un gruppo di programmi da aggiungere al menu. Avvio di Windows in cui aggiungere le icone di ViaLibera Antiriciclaggio per Professionisti e premere Avanti. Nella maschera successiva premere Avanti per avviare l installazione. Il Sole 24 ORE s.p.a. Pag. 11

12 La prima parte dell installazione riguarda il Database Microsoft MSDE. Il database viene installato nei seguenti casi: - non è presente alcuna installazione del prodotto MSDE. - è presente una installazione del prodotto MSDE, ma utilizzata da altri programmi, infatti in questo caso viene installata una istanza di MSDE dedicata ai prodotti ViaLibera. Al termine dell installazione del Database il programma di installazione procederà al riavvio automatico della macchina. Al riavvio del PC dovrà essere presente nella barra delle applicazioni l icona del database MSDE Il Sole 24 ORE s.p.a. Pag. 12

13 L installazione di ViaLibera Antiriciclaggio per Professionisti riparte automaticamente posizionandosi sulla prima pagina (nel caso in cui non ripartisse automaticamente, rieseguire la procedura secondo quanto già descritto all inizio del paragrafo) ed è necessario ripercorrere i passi sopra descritti per procedere all installazione della seconda parte del pacchetto, ovvero il modulo applicativo di ViaLibera Antiriciclaggio per Professionisti. Terminata l installazione locale verrà creata una cartella di programmi chiamata Il Sole 24 ORE VIALIBERA ANTIRICICLAGGIO PER PROFESSIONISTI e verranno inseriti i seguenti collegamenti: - ViaLibera Antiriciclaggio per Professionisti - ViaLibera Antiriciclaggio per Professionisti - Leggimi - ViaLibera Antiriciclaggio per Professionisti - Disinstallazione Se la cartella del gruppo programmi è già presente verrà aggiornata con i nuovi collegamenti. Installazione rete Per questo tipo di installazione è indispensabile che tutti i PC identifichino con la stessa lettera il disco su cui vengono messi gli archivi. Nonostante la semplicità di questa operazione, è consigliabile venga effettuato direttamente dal tecnico che gestisce la rete, al fine di evitare l insorgere di problemi nella mappatura di rete. 1) Con server dedicato Questa modalità di installazione prevede l utilizzo di un Server esclusivamente per i dati, mentre l applicativo verrà installato su altre postazioni utilizzate come postazioni di lavoro. In questo caso deve essere effettuata sul PC Server solo l installazione di rete Server e su ciascuna postazione di lavoro deve essere effettuata solo l installazione di rete Client. 2) Con server non dedicato Questa modalità prevede l installazione su una rete in cui il PC Server voglia essere utilizzato anche come postazione di lavoro. In questo caso deve essere effettuata sul PC Server prima l installazione di rete Server, poi l installazione di rete Client, mentre su ciascuna postazione di lavoro deve essere effettuata solo l installazione di rete Client. Installazione di rete: Server 1. Attivare il pulsante Avvio e il comando Esegui: il programma visualizzerà una finestra di dialogo in cui digitare il comando di installazione; 2. Nella casella Apri digitare D:\SetupRETE.exe o, in alternativa a d:, la lettera che identifica il lettore di cd-rom; 3. Cliccare con il mouse sul pulsante OK 4. Seguire le istruzioni di installazione indicate nelle prossime immagini. Appena avviata l installazione presenta la finestra di Benvenuto. Al termine premere Avanti. Il Sole 24 ORE s.p.a. Pag. 13

14 La maschera successiva, propone la licenza di distribuzione, premere Avanti Selezionare Installazione di rete server e premere Avanti. Il Sole 24 ORE s.p.a. Pag. 14

15 Completare le informazioni di registrazione e premere Avanti Selezionare il percorso in cui installare gli archivi e i file necessari per l installazione Server e premere Avanti Questo percorso dovrà essere raggiungibile da tutte le postazioni. Il Sole 24 ORE s.p.a. Pag. 15

16 Indicare se si vuole procedere al backup di eventuali file sostituiti dal processo di installazione server. Per questo tipo di installazione si consiglia di scegliere No e premere Avanti Nella maschera successiva premere Avanti per avviare l installazione. Il Sole 24 ORE s.p.a. Pag. 16

17 La prima parte dell installazione riguarda il Database Microsoft MSDE. Il database viene installato nei seguenti casi: - non è presente alcuna installazione del prodotto MSDE. - è presente una installazione del prodotto MSDE, ma utilizzata da altri programmi, infatti in questo caso viene installata una istanza di MSDE dedicata ai prodotti ViaLibera. Al termine dell installazione del Database la macchina dovrà essere riavviata. Al riavvio del PC dovrà essere presente nella barra delle applicazioni l icona del database MSDE Il Sole 24 ORE s.p.a. Pag. 17

18 L installazione di ViaLibera Antiriciclaggio per Professionisti riparte automaticamente posizionandosi sulla prima pagina (Se non ripartisse automaticamente va rilanciato manualmente) ed è necessario ripercorrere i passi sopra descritti per procedere all installazione della seconda parte del pacchetto, ovvero il modulo applicativo Server di ViaLibera Antiriciclaggio per Professionisti. Dopo aver eseguito l installazione del lato server è necessario eseguire l installazione locale su ogni postazione di lavoro, seguendo le immagini sotto riportate. L installazione server seguita dall installazione locale deve essere effettuata anche nel caso in cui si desideri, inizialmente, installare una sola postazione. Prima di procedere con l installazione locale su altre postazioni è opportuno condividere il percorso in cui sono stati appena installati gli archivi. Condivisione di una cartella Di seguito sono riportate le istruzioni di come condividere una cartella nel caso di Sistema Operativo Windows Per condividere una cartella o un unità con altri Utenti: 1) Aprire Esplora risorse, quindi creare una nuova cartella all interno della quale saranno memorizzati gli archivi di ViaLibera Antiriciclaggio per Professionisti. 2) Aprire Esplora risorse, quindi individuare la cartella o l unità che si desidera condividere. Il Sole 24 ORE s.p.a. Pag. 18

19 3) Fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella o l unità, quindi scegliere Condivisione. 4) Nella scheda Condivisione scegliere Condividi la cartella. 5) Per modificare il nome della cartella o dell unità condivisa, digitare un nuovo nome nella casella Nome condivisione. Il nuovo nome verrà visualizzato quando l utente si connetterà a questa cartella o unità condivisa. Il nome reale della cartella o dell unità non verrà modificato. Inserire ad esempio SOLEARP Installazione di rete: Client Prima di procedere con l installazione di rete client è necessario connettere la cartella che contiene i dati. Si riportano di seguito le istruzioni di come connettere una cartella nel caso di Sistema Operativo Windows Per connettere una lettera di unità a un computer o una cartella in rete: 1) Aprire Esplora risorse. 2) Scegliere Connetti unità di rete dal menu Strumenti. Il Sole 24 ORE s.p.a. Pag. 19

20 3) Dalla casella Unità selezionare la lettera di unità da connettere, o mappare, alla risorsa condivisa. 4) Nella casella di testo Cartella digitare il nome del server e della condivisione della risorsa, seguendo la sintassi \\nomeserver\solearp. In alternativa, scegliere il pulsante Sfoglia per cercare la risorsa. Nella prima maschera selezionare Installazione di rete Client e premere Avanti Nella maschera successiva completare le informazioni di registrazione e premere Avanti Il Sole 24 ORE s.p.a. Pag. 20

21 Selezionare il percorso in cui installare il programma e premere Avanti. Il percorso proposto è C:\programmi\SOLEARP. Si suggerisce di confermare questa impostazione. Nel caso in cui si desideri installare il programma in una posizione diversa utilizzare il pulsante Sfoglia per selezionare un altro percorso valido e locale al computer. Selezionare il percorso in cui sono presenti gli archivi (quello indicato durante l installazione Server) e premere Avanti Il Sole 24 ORE s.p.a. Pag. 21

22 Indicare se si vuole procedere al backup di eventuali file sostituiti dal processo di installazione server. Per questo tipo di installazione si consiglia di scegliere Si e premere Avanti Selezionare o creare un gruppo di programmi da aggiungere al menu Avvio di Windows in cui aggiungere le icone di ViaLibera Controllo Contabile e premere Avanti. Premere Avanti per installare il modulo locale. Il Sole 24 ORE s.p.a. Pag. 22

23 Terminata l installazione locale verrà creata una cartella di programmi chiamata Il Sole 24 ORE VIALIBERA ANTIRICICLAGGIO PER PROFESSIONISTI e verranno inserite le seguenti icone: - Disinstallazione - Leggimi - Manuale Utente - ViaLibera Antiriciclaggio per Professionisti Se la cartella del gruppo programmi è già presente verrà aggiornata con le nuove icone. Aggiornamenti del programma Gli aggiornamenti di ViaLibera Antiriciclaggio per Professionisti sono disponibili all'indirizzo: Unitamente ai files dell aggiornamento saranno fornite le istruzioni operative necessarie per la corretta installazione. Avvio del programma ViaLibera Antiriciclaggio per Professionisti viene lanciato premendo Avvio - Programmi - Il Sole 24 ORE - ViaLibera Antiriciclaggio per Professionisti - ViaLibera Antiriciclaggio per Professionisti. Gestione Utenti Al primo avvio del programma l Utente VIALIBERA con password VIALIBERA è l unico utente disponibile all interno della procedura. Questo utente è definito in automatico come amministratore. Il Sole 24 ORE s.p.a. Pag. 23

24 L Utente amministratore è l unico che può accedere alla funzione Gestione Utenti (voce di menu Utility") ed è abilitato ad effettuare le seguenti operazioni: - creazione degli utenti - eliminazione degli utenti - modifica degli utenti esistenti Per ogni studio presente l Amministratore deve procedere alla creazione dei diversi utenti: questi avranno accesso all archivio ma non alla funzione di Gestione Utenti. Per creare un nuovo utente è necessario premere il tasto Nuovo presente nella maschera ed inserire nei relativi campi la login, la descrizione e la password. Nella sezione Profili l amministratore deve selezionare Utente e premere il pulsante Aggiungi. Nella sezione Profili associati all Utente verrà visualizzata la qualifica dell Utente inserito. Mediante il tasto Rimuovi è possibile modificare la qualifica. Premendo Salva il programma memorizza i dati inseriti. Solo l utente VIALIBERA può avere la qualifica di Amministratore ed essa non può essere modificata. E possibile definire solo un utente come Amministratore. Ogni utente ha accesso solo allo studio all interno del quale è stato inserito il proprio nominativo, mentre l Amministratore VIALIBERA può accedere a tutti gli studi creati. Per modificare i dati relativi ad un utente è necessario selezionare il relativo nominativo all interno del menu a tendina associato al campo Utenti, premere il pulsante Modifica ed effettuare tutte le modifiche necessarie. Il Sole 24 ORE s.p.a. Pag. 24

25 E possibile eliminare un utente inserito premendo il pulsante Elimina dopo aver selezionato il nominativo all interno del menu a tendina associato al campo Utenti. Gestione degli archivi È buona norma eseguire periodicamente le copie degli archivi presenti. Questo perché può accadere che le informazioni contenute negli archivi delle aziende diventino inaccessibili per differenti motivi, come può essere un guasto in ambiente di rete o un disco fisso danneggiato, e così via. Si accede alla maschera per la copia di sicurezza e per il ripristino degli archivi dalla maschera di Elenco Studi, premendo il tasto Backup/Restore. Copia di sicurezza degli archivi Per effettuare una copia di sicurezza l Utente deve selezionare la voce Backup, selezionare lo studio dall elenco che appare e premere il bottone Backup. E possibile selezionare uno o più studi di cui si è deciso di effettuare una copia di sicurezza. Il Sole 24 ORE s.p.a. Pag. 25

26 Il programma crea per ogni studio un file nominato con il codice studio, la data e l'ora di creazione ed estensione (.bak). Tutte le copie di sicurezza vengono automaticamente salvate nella cartella DB_BACKUP presente nella cartella di installazione del SERVER (nel caso di installazione CLIENT/SERVER del prodotto) oppure presente nella cartella di installazione del prodotto (nel caso di installazione LOCALE). Attenzione: per consentire una corretto recupero dei dati, è necessario evitare di collocare i file (.bak) in altre cartelle del pc. Ripristino degli archivi La funzione consente di recuperare i dati presenti in una copia di sicurezza. Cliccando sulla voce Restore riportata sulla parte alta della maschera, appare la sezione che consente di selezionare il file da ripristinare. E' possibile ripristinare un singolo file alla volta. Cliccando sul bottone Seleziona, è possibile raggiungere la cartella DB_BACKUP e, esclusivamente all'interno di essa, selezionare il file che si vuole ripristinare. Attenzione: per un corretto ripristino dei dati, i file di estensione (.bak) devono essere selezionati esclusivamente dalla cartella DB_BACKUP. Per effettuare il ripristino è sufficiente cliccare il bottone Restore presente nella maschera. Il Sole 24 ORE s.p.a. Pag. 26

27 FLUSSO OPERATIVO In questo paragrafo sono raccolte in modo sintetico le informazioni di base sul ciclo tipico delle attività, dopo la creazione di un nuovo archivio. Per tutti i dettagli su ogni funzione si rimanda ai paragrafi successivi. 1) Impostazione data contabile All apertura dell archivio è necessario specificare la data contabile che il programma utilizzerà per registrare le operazioni della giornata nell Archivio Unico. E fondamentale accertare che all inizio di ogni giornata di lavoro sia stata impostata la corretta data contabile. 2) Compilazione anagrafica studio (solo al primo accesso) La prima volta che si accede ad un nuovo archivio viene richiesto di compilare l anagrafica dello studio, specificando la tipologia dello studio (professionista o studio professionale) e compilando la scheda di ogni professionista (nel caso di studio associato/società di professionisti/società di revisione). 3) Identificazione dei clienti Ai fini dell identificazione del cliente è necessario compilare la relativa anagrafica attraverso i comandi Anagrafica Persone Fisiche oppure Anagrafica Persone Giuridiche. 4) Inserimento prestazioni professionali nell Archivio Transitorio Dopo aver provveduto all identificazione è necessario utilizzare il comando Archivio Unico Inserimento prestazione per caricare nell Archivio Transitorio le prestazioni professionali che l operatore ritiene necessario annotare. 5) Scarico delle prestazioni nell Archivio Unico Informatico Alla fine della giornata di lavoro è necessario lanciare la procedura di Scarico in Archivio Unico che automaticamente si occuperà di analizzare le operazioni inserite nel Transitorio, trasferendo in AUI solo le operazioni meritevoli di essere registrate definitivamente. E fondamentale procedere allo scarico in AUI prima di procedere con una nuova giornata di lavoro: in assenza di scarico in AUI il programma provvede infatti a registrare le operazioni con la medesima data contabile del giorno precedente. 6) Nuova giornata di lavoro: impostazione nuova data contabile All inizio di una nuova giornata di lavoro è necessario procedere ad impostare la data contabile aggiornata. Impostazione data contabile Prima operazione della giornata Identificazione clienti Inserimento prestazioni in Archivio Transitorio Ultima operazione della giornata Scarico in archivio Unico Il Sole 24 ORE s.p.a. Pag. 27

28 UTILIZZO DEL PROGRAMMA All accesso il programma visualizza la maschera di Elenco Studi che costituisce il cruscotto di accesso agli archivi gestiti dal software. In questa maschera è possibile creare un nuovo studio (pulsante Nuovo studio ), aprire uno studio (pulsante Apri studio ) ed eliminare uno studio (pulsante Elimina studio ). Attenzione Nella versione monoarchivio e monoutenza non è possibile creare più di un archivio unico. Impostazione della data contabile La funzione Imposta data contabile (voce di menu Esegui ) consente di definire - all inizio della giornata di lavoro la data di registrazione che il software utilizzerà per le prestazioni inserite nella giornata stessa. E di fondamentale importanza che l operatore imposti correttamente questa data all inizio di ogni giornata di lavoro: il sistema utilizzerà questa data per la registrazione delle operazioni nell Archivio Unico Informatico. Attenzione In particolare, se la data contabile impostata è relativa ad una data precedente rispetto a quella che l utente intende utilizzare, è necessario lanciare la funzione Scarico in Archivio Unico e rientrare nell archivio dello Studio. In questo modo il programma consentirà di aggiornare la data contabile. Il Sole 24 ORE s.p.a. Pag. 28

29 Scarico dei dati in archivio unico La funzione Scarico in Archivio Unico deve essere utilizzata alla fine di ogni giornata di lavoro per scaricare le operazioni dall archivio transitorio all Archivio Unico Informatico. Attenzione Utilizzare questa funzione solo a fine giornata, quando si è certi di aver esaurito le registrazioni da inserire con la data impostata. A seguito dello scarico in AUI sarà infatti possibile inserire nuove registrazioni solo con data contabile successiva. Nel caso in cui sia necessario uscire temporaneamente dal programma in presenza di altre operazioni da inserire con la data di registrazione impostata, è possibile uscire con il comando Esegui Esci, senza lanciare la procedura Scarico in Archivio Unico. In questo modo, infatti, sarà possibile rientrare nel programma successivamente continuando a caricare le registrazioni senza dover aggiornare la data contabile. Attenzione E fondamentale procedere allo scarico in AUI prima di procedere con una nuova giornata di lavoro: in assenza di scarico in AUI il programma provvede infatti a registrare le operazioni con la medesima data contabile del giorno precedente. Attenzione Nel caso di utilizzo del programma in rete è possibile effettuare l operazione di scarico in Archivio Unico solo se è collegato un unico Utente. Nel momento in cui l ultimo utente collegato attiva l operazione di scarico, il programma porterà in Archivio unico tutte le registrazioni inserite da lui e da tutti quegli utenti che si sono collegati ed hanno tentato di effettuare lo scarico. Se necessario, è possibile disabilitare tale controllo premendo il pulsante Sblocca Utente presente nella maschera dell elenco studi: il programma consentirà così di effettuare l operazione di scarico a tutti gli Utenti. Anagrafiche Il menu Anagrafiche accoglie: Anagrafica dello Studio Anagrafica dei clienti Persone Fisiche Anagrafica dei clienti Persone Giuridiche Anagrafica dello Studio La maschera di Anagrafica Studio Professionisti, consente di inserire i dati anagrafici relativi al soggetto obbligato alla tenuta dell Archivio Unico Informatico. Il contenuto dei campi Codice e Denominazione viene ereditato dalla maschera di inserimento Elenco Studi. Nel caso di professionisti singoli si consiglia di precisare meglio il contenuto dei campi Cognome e Nome. Il campo Tipo Studio consente di selezionare se il soggetto obbligato alla tenuta dell A.U.I. è rappresentato da un singolo professionista oppure si tratta di uno studio associato. La tipologia Studio associato deve essere selezionata anche nel caso in cui l archivio sia riferito a società di professionisti o società di revisione. Nel caso di Studio associato oltre alla sezione Dati studio sarà necessario compilare la sezione Dati professionista per ogni professionista associato (o per ogni socio della società). Il Sole 24 ORE s.p.a. Pag. 29

30 Il campo Tipo Professionista, consente di inserire la tipologia di professionista: avvocato, consulente del lavoro, dottore commercialista, notaio, ragioniere/perito commerciale, revisore contabile, società di revisione. Nel caso di società di revisione sarà necessario indicare Società di Revisione nel campo Tipo Professionista nella scheda di ogni socio inserita nella sezione Dati Professionista. L opzione Archivio Presso terzi permette di identificare che l Archivio Unico Informatico non è gestito direttamente dal singolo professionista ma è stata affidata a terzi (ad esempio altri professionisti o società di revisione, associazioni di categoria, centri di servizio). L opzione Abilita tutte le prestazioni consente di visualizzare, nella maschera di inserimento delle operazioni nell A.U.I., l elenco di tutte le prestazioni previste dall Allegato A del provvedimento UIC del 24 febbraio 2006, senza filtrarle per tipologia di professionista. Se non strettamente necessario si consiglia di mantenere disabilitata questa opzione. Attenzione: Attraverso il tasto funzione F4 digitato nel campo Comune di Nascita, farà apparire automaticamente la lista dei Comuni presenti in archivio. Se il Comune di nascita non è presente nella lista, il campo consentirà comunque l inserimento del dato richiesto. In questo caso, la funzione di calcolo automatico del codice fiscale sarà disabilitata. Una volta completato l inserimento dei dati nella maschera Dati Studio è necessario premere il tasto Salva. La sezione Dati Professionista, consente di inserire i dati anagrafici relativi ai professionisti associati allo Studio. Attraverso il bottone Aggiungi, i dati relativi al professionista appena inseriti vengono salvati, attraverso il bottone Pulisci Campi, la maschera viene predisposta per l inserimento di un nuovo professionista. Il tasto F4 permette di accedere alla tabella associata ai campi comune di nascita e di residenza. Il Sole 24 ORE s.p.a. Pag. 30

31 Anagrafica delle Persone Fisiche La maschera di Anagrafica delle Persone Fisiche consente l inserimento delle informazioni anagrafiche dei clienti identificati dallo Studio ai sensi della normativa antiriciclaggio. Le informazioni anagrafiche sono suddivise per tipologia. La prima sezione consente l inserimento dei dati Anagrafici, il campo codice fiscale può essere calcolato in automatico attraverso il bottone F4 previa compilazione dei campi interessati. In Il Sole 24 ORE s.p.a. Pag. 31

32 particolare i campi Data Identificazione, Tipo Identificazione e Professionista permettono di specificare quando, come e quale/i professionista/i abbia/no identificato il cliente. Il campo Forma giuridica deve essere compilato solo nel caso in cui il cliente sia una Ditta individuale. Il tasto F4 consente di accedere alle tabelle associate ai campi Comune di nascita e Tipo identificazione. La sezione Indirizzo contiene campi che identificano l indirizzo di residenza del cliente. Il tasto F4 consente di accedere alle tabelle associate ai campi comune e nazione. Per una corretta compilazione è necessario riempire i campi riportati nella parte superiore della maschera, premere il tasto Aggiungi per riportare i dati inseriti nella parte inferiore. La sezione Documento d identità consente l inserimento degli estremi del documento sulla base del quale il cliente è stato identificato. Il Sole 24 ORE s.p.a. Pag. 32

33 E attivo un controllo sulla data di scadenza del documento: non è possibile identificare un cliente sulla base di un documento scaduto. La sezione Recapito Telefonico permette l inserimento dei recapiti nelle varie tipologie. Anche in questo caso è possibile memorizzare più recapiti utilizzando il tasto Aggiungi. La sezione Note permette di inserire eventuali promemoria. In ottemperanza alla normativa in vigore, il programma tiene traccia delle modifiche apportate sulle anagrafiche. Premendo il bottone Storico appare l elenco delle schede anagrafiche originarie con la relativa data in cui è stata effettuata la rettifica. Mediante doppio clic con il tasto sinistro del mouse sui record è possibile visualizzare l anagrafica in essere prima delle modifiche. Si ricorda che gli stati che può assumere un anagrafica sono i seguenti: 0 anagrafica in essere mai modificata 1 anagrafica in essere sostitutiva di precedente anagrafica 2 anagrafica annullata (cancellata per rettifica) 3 anagrafica annullata (sostituita per rettifica) E possibile effettuare la stampa dell anagrafica visualizzata premendo il tasto Stampa. Anagrafica Persone Giuridiche La maschera di Anagrafica delle Persone Giuridiche consente l inserimento delle informazioni anagrafiche dei clienti identificati dallo Studio ai sensi della normativa antiriciclaggio. Il Sole 24 ORE s.p.a. Pag. 33

34 Le informazioni anagrafiche sono suddivise per tipologia. La prima sezione consente l inserimento dei dati Anagrafici. In particolare i campi Data Identificazione, Tipo Identificazione e Professionista permettono di specificare quando, come e quale/i professionista/i abbia/no identificato il cliente. Il tasto F4 consente di accedere alle tabelle associate ai campi Forma giuridica e Comune CCIAA. La sezione Indirizzo contiene campi che identificano la sede legale del cliente. Il Sole 24 ORE s.p.a. Pag. 34

35 Per una corretta compilazione è necessario riempire i campi riportati nella parte superiore della maschera, premere il tasto Aggiungi per riportare i dati inseriti nella parte inferiore. Il tasto F4 consente di accedere alle tabelle associate ai campi Comune e Nazione. La sezione Rappresentante legale contiene campi che identificano il rappresentate legale della società: E necessario selezionare il rappresentate legale dalla lista delle persone fisiche presenti in anagrafica premendo il tasto Ricerca. La sezione Recapito Telefonico permette l inserimento dei recapiti nelle varie tipologie. La sezione Note permette di inserire eventuali promemoria. In ottemperanza alla normativa in vigore, il programma tiene traccia delle modifiche apportate sulle anagrafiche. Premendo il bottone Storico appare l elenco delle schede anagrafiche originarie con il relativo stato o attributo e la data in cui è stata effettuata la rettifica. Mediante doppio clic con il tasto sinistro del mouse sui record è possibile visualizzare l anagrafica in essere prima delle modifiche. Si ricorda che gli stati che può assumere un anagrafica sono i seguenti: 0 anagrafica in essere mai modificata 1 anagrafica in essere sostitutiva di precedente anagrafica 2 anagrafica annullata (cancellata per rettifica) 3 anagrafica annullata (sostituita per rettifica) Il Sole 24 ORE s.p.a. Pag. 35

36 E possibile effettuare la stampa dell anagrafica visualizzata premendo il tasto Stampa. Importazione delle Anagrafiche da altri prodotti Il programma consente di importare i dati anagrafici dai seguenti prodotti: - Gestione Contabile Unico Persone Fisiche Unico Società di Persone Unico Società di Capitali Unico Enti non Commerciali Gestione Studio Legale 4.02 Per attivare l importazione è necessario premere il tasto Importazione presente nella maschera di inserimento delle anagrafiche Persone Fisiche e Giuridiche. Il Sole 24 ORE s.p.a. Pag. 36

37 La procedura si attiva presentando una breve descrizione su come importare correttamente i dati, fornendo successivamente l elenco dei prodotti installati sulla macchina e abilitati all esportazione dei dati anagrafici in ViaLibera Antiriciclaggio. Selezionando uno dei prodotti presenti in elenco e pigiando il bottone Avanti, si accede direttamente alla sezione di importazione dei dati appartenenti al prodotto selezionato. La procedura di importazione differisce in base alle esigenze dettate dal prodotto selezionato e in particolare: ViaLibera Unico Persone Fisiche: Tale importazione è disponibile aprendo la maschera di Anagrafica Persone Fisiche di Antiriciclaggio. Selezionare il prodotto Unico Persone Fisiche, premere il bottone Avanti, selezionare la dichiarazione interessata e pigiare il tasto Importa. I dati anagrafici del contribuente presenti nella dichiarazione verranno riportati nella maschera di Antiriciclaggio. Il Sole 24 ORE s.p.a. Pag. 37

38 Attenzione: Prima di effettuare il salvataggio dei dati è necessario compilare gli eventuali campi obbligatori rimasti vuoti. ViaLibera Unico Società di Capitali, Società di Persone ed Enti non Commerciali Tale importazione è disponibile sia nella maschera di Anagrafica Persone Fisiche sia nella maschera di Anagrafica delle Persone Giuridiche. E possibile importare nell anagrafica delle persone giuridiche i dati anagrafici della società mentre nell anagrafica delle persone fisiche i dati anagrafici del rappresentante legale della società dichiarante. Selezionare il prodotto Unico Società di Capitali/Società di Persone/Enti non commerciali, premere il bottone Avanti, selezionare la dichiarazione interessata. Pigiando il tasto Importa, i dati anagrafici della società presenti nella dichiarazione verranno riportati nella maschera di Antiriciclaggio. Il Sole 24 ORE s.p.a. Pag. 38

39 Per importare i dati Anagrafici del Rappresentante Legale è necessario pigiare il bottone Avanti e successivamente procedere all importazione. Attenzione. Prima di effettuare il salvataggio dei dati è necessario compilare gli eventuali campi obbligatori rimasti vuoti. Gestione Studio Legale La funzione di importazione è attiva sia nell anagrafica delle persone giuridiche sia nell anagrafica delle persone fisiche. Il Sole 24 ORE s.p.a. Pag. 39

40 Selezionare il prodotto Gestione Studio Legale, premere il bottone Avanti, selezionare lo studio interessato. Premere il tasto Avanti per accedere all elenco delle anagrafiche presenti nello studio selezionato. Procedere all importazione dei dati selezionando un elemento dalla lista. Attenzione: E compito dell utente selezionare dall elenco una Persona Fisica o Giuridica in base alla maschera anagrafica selezionata in Antiriciclaggio. Attenzione:Prima di effettuare il salvataggio dei dati è necessario compilare gli eventuali campi obbligatori rimasti vuoti. ViaLibera Gestione Contabile Tale importazione è disponibile sia nella maschera di Anagrafica Persone Fisiche sia nella maschera di Anagrafica delle Persone Giuridiche. Dalla maschera di Elenco dei prodotti, selezionare Gestione Contabile, premere il bottone Avanti e selezionare l azienda interessata. Pigiando il tasto Importa, i dati anagrafici aziendali verranno riportati nella maschera di Antiriciclaggio. Per importare i dati anagrafici dei clienti presenti nell azienda selezionata, è necessario pigiare il bottone Avanti, selezionare il cliente da importare e successivamente procedere all importazione. Attenzione: Prima di effettuare il salvataggio dei dati è necessario compilare gli eventuali campi obbligatori rimasti vuoti. Il Sole 24 ORE s.p.a. Pag. 40

41 Ricerca / Modifica Anagrafiche Attraverso la funzionalità di Ricerca delle anagrafiche raggiungibile da menu Anagrafica Persone Fisiche (Giuridiche) Ricerca, è possibile accedere all archivio dei dati anagrafici inseriti. L elenco sopra riportato, riporta le Persone Fisiche presenti in archivio. Un doppio clic su uno degli elementi dell elenco consente di accedere in sola lettura ai dati anagrafici relativi all elemento selezionato. Il Sole 24 ORE s.p.a. Pag. 41

42 Per accedere alla modifica dei dati inseriti è sufficiente premere il tasto destro del mouse posizionandosi sui titoli delle sezioni anagrafiche (Anagrafica / Fisc, Indirizzo, ) e selezionare l opzione Modifica. In ottemperanza alla normativa in vigore, il programma tiene traccia delle modifiche apportate sulle anagrafiche. Premendo il bottone Storico appare l elenco delle schede anagrafiche originarie con la relativa data in cui è stata effettuata la rettifica. Mediante doppio clic con il tasto sinistro del mouse sui record è possibile visualizzare l anagrafica in essere prima delle modifiche. Si ricorda che gli stati che può assumere un anagrafica sono i seguenti: 0 anagrafica in essere mai modificata 1 anagrafica in essere sostitutiva di precedente anagrafica 2 anagrafica annullata (cancellata per rettifica) 3 anagrafica annullata (sostituita per rettifica) Il Sole 24 ORE s.p.a. Pag. 42