PROCEDURA APERTA NAZIONALE PER L ORGANIZZAZIONE E LA REALIZZAZIONE DI UN EVENTO A MILANO NEL MESE DI NOVEMBRE 2011 CIG. n.

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1 Chiarimenti PROCEDURA APERTA NAZIONALE PER L ORGANIZZAZIONE E LA REALIZZAZIONE DI UN EVENTO A MILANO NEL MESE DI NOVEMBRE 2011 CIG. n AE riguardo al punto Gestione relatori: l individuazione e la prenotazione dell hotel è da intendersi solo per i relatori? Quanti sono i relatori? E possibile avere un numero approssimativo? E a carico dell agenzia anche il costo dell hotel? - l individuazione e la prenotazione dell hotel sono da intendersi solo per i relatori. - I relatori saranno indicativamente nel numero di Il costo dell hotel è a carico dell agenzia. Nel Capitolato Speciale di Gara al capitolo 7 PROCEDURA DI GARA, si legge a pag. 14: Prima di procedere all apertura della busta n. 2 la Commissione giudicatrice effettuerà i controlli sul possesso dei requisiti dichiarati ai sensi dell art. 48 del D.Lgs 163/2006 e s.m.i., alla/e società sorteggiata/e sarà richiesta la seguente documentazione: - dichiarazione Iva o analogo documento in ambito UE contenente il fatturato globale di impresa realizzato negli ultimi tre esercizi finanziari approvati; - Documento Unico di Regolarità Contributiva (DURC) alla data della richiesta di partecipazione alla procedura di gara in argomento; - certificazione attestante il buon esito del rapporto per i servizi resi rilasciata dai destinatari pubblici o privati. La su indicata documentazione dovrà pervenire con le modalità indicate dalla stazione appaltante entro il termine perentorio di 10 giorni dalla richiesta da parte della stazione appaltante; in difetto si applicheranno le sanzioni di cui all art. 48 comma 1 del D.Lgs. 163/2006 e s.m.i.. il DURC rilasciato il 1 giugno 2011 è valido come documento da presentare o è necessario richiederlo aggiornato al 1 Luglio? Considerato che per ricevere il DURC l Ufficio competente ci mette circa 15/20 gg quindi i 10 gg. perentori che richiedete dalla data della Vs. richiesta non sono sufficienti. Nell ipotesi sopra descritta (quindi in caso di sorteggio ex articolo 48) si ritiene che il DURC del 1 giugno sia oggettivamente compatibile sia con i termini ultimi per la presentazione delle richieste di partecipazione sia con quanto richiesto al punto 7- pagina 14 del capitolato di gara. La scelta della categoria - 4 o 5 stelle - degli hotel per la sistemazione dei partecipanti è lasciata alla discrezionalità dei partecipanti? la scelta è rimessa alla stazione appaltante, sulla base della disponibilità delle strutture alberghiere nel periodo indicato per la realizzazione dell evento. Ismea Direzione Amministrazione gare@ismea.it (+39)

2 Nel capitolato sotto 5.3 è scritto che "la società partecipante dovrà presentare un¹offerta economica dettagliata riguardante tutte le attività e i servizi previsti nei punti relativi alla quantificazione dei costi fissi (5, 6, 7, 9, 11, 12)". I costi a consuntivo non devono quindi essere indicati. Potete confermarcelo? la società partecipante dovrà presentare un¹offerta economica dettagliata riguardante tutte le attività e i servizi previsti nei punti relativi alla quantificazione dei costi fissi (5, 6, 7, 9, 11, 12). Per quanto riguarda i costi a consuntivo la ditta, laddove ne è richiesta l indicazione, potrà indicare il relativo costo preferibilmente all interno della busta contenente l offerta economica, fermo restando che il costo offerto (per i costi a consuntivo) comunque non concorre all attribuzione di un punteggio (dato che questo verrà assegnato esclusivamente per quanto riguarda i costi fissi) e che l eventuale non indicazione dei costi a consuntivo non costituirà offerta parziale. Potete confermarci che il budget riservato ai costi a consuntivo è pari a euro? Si conferma che il budget massimo per i costi a consuntivo è pari ad euro ,00. Visto il carattere eterogeneo delle prestazioni previste nell'oggetto della fornitura (gestione relatori, catering, stampa, servizi fotografici, ecc.) si chiede se il divieto di subappalto abbia un carattere assoluto oppure, in caso contrario, in quale modo la società possa avvalersi di apporti esterni come da prassi delle società di organizzazione eventi (al di fuori dei casi di RTI, consorzi, ecc.). Per quanto riguarda la possibilità di ricorrere al subappalto si ritiene che il bando di gara sia chiaro così come chiara è la disciplina che sottende all istituto dell avvalimento (art. 49 del D. Lgs. n. 163/2006 e s.m.i.). E' essenziale che la società abbia un direttore tecnico? No. L'importo di Euro è da intendersi la somma di budget ed extracosti? L importo di euro ,00 è riferito ai soli costi a consuntivo. 2

3 Una S.P.A. il cui azionista di riferimento sia un Ministero può essere considerata Pubblica Amministrazione ai fini della presente gara? No, la SPA come descritta non puo essere considerata Pubblica Amministrazione. Cosa succede se la società non può indicare i dati dei propri contratti per effetto di clausole di riservatezza sempre più ricorrenti e vincolanti? Per quanto riguarda la partecipazione alle gare d appalto le clausole di riservatezza non sono operanti. L Amministrazione comunque tratterà i dati forniti dalle partecipanti nel rispetto della normativa in materia di trattamento dei dati sensibili riservandosi di non divulgare a terzi le notizie fornite dalle partecipanti alla gara. I dati infatti forniti potranno essere utilizzati ai soli fini dell esame dei requisiti soggettivi richiesti dal bando e dal capitolato per partecipare alla procedura di gara. Entro quale termine bisogna produrre i documenti indicati a pag. 14 del capitolato? (Dich. IVA, DURC, certificato buon esito)? I documenti dovranno essere prodotti, in caso di sorteggio, nei termini già indicati nel capitolato di gara. la presente domanda di chiarimento riguarda i requisiti di partecipazione alla gara: il requisito di cui al punto 5.1.B.11, dove si specifica "...di cui almeno uno con Pubbliche Amministrazioni." può essere posseduto soltanto dall'impresa ausiliaria? Sul punto il capitolato di gara è chiaro così come è chiara la normativa in tema di avvalimento riguardo i requisiti tecnici ed economici di cui ci si puo avvalere. per "allegare campioni" di penne e shopper si intende che la busta di offerta tecnica deve contenere materialmente la penna e la borsa portadocumenti che si intende produrre o basta allegare le immagini fotografiche di quanto descritto in offerta tecnica? E necessario inviare i campioni. 3

4 DOMANDA (unificate per analogia di contenuti): - nell offerta economica vanno inseriti esclusivamente i costi fissi e la stima dei costi a consuntivo non va riportata. E' corretto? - per quanto riguarda le voci per le quali indicate "costo a consuntivo", intendete che non dovranno essere inserite nell'offerta economica da inviare entro il 6 Luglio p.v. e che verranno quindi conteggiate solo in fase di consuntivo? - Nell elaborazione dell offerta si deve indicare il budget economicamente più vantaggioso, partendo da euro, per i servizi di cui ai punti e 12 del punto 2 del capitolato denominato oggetto della fornitura. Me lo conferma? Se ciò è vero, non si devono fare offerte per i servizi agli altri punti? Ad es. i costi della sistemazione alberghiera e della ristorazione? la società partecipante dovrà presentare un¹offerta economica dettagliata riguardante tutte le attività e i servizi previsti nei punti relativi alla quantificazione dei costi fissi (5, 6, 7, 9, 11, 12). Per quanto riguarda i costi a consuntivo la ditta, laddove ne è richiesta l indicazione, potrà indicare il relativo costo preferibilmente all interno della busta contenente l offerta economica, fermo restando che il costo offerto (per i costi a consuntivo) comunque non concorre all attribuzione di un punteggio (dato che questo verrà assegnato esclusivamente per quanto riguarda i costi fissi) e che l eventuale non indicazione dei costi a consuntivo non costituirà offerta parziale. in merito alla frase a pag. 8 del capitolato, al punto 5.1.b.11: "Per ogni contratto si richiede: indicazione del committente, indicazione dell'importo da contratto e dell'importo relativo alle prestazioni eseguite, indicazione del periodo di esecuzione, breve descrizione delle attività. Per il raggiungimento di tale requisito è consentita la sommatoria fino ad un massimo di dieci contratti, di cui almeno uno con Pubbliche Amministrazioni." - Per attività svolta con Pubblica Amministrazione, è sufficiente un'attività di business travel, intesa come prenotazione ed emissione di biglietteria aerea/ferroviaria e prenotazioni alberghiere o è necessaria un'attività di organizzazione di evento? E necessaria un attività di organizzazione eventi. Per i servizi da calcolare a consuntivo, il budget disponibile è la differenza tra e ? L importo di euro ,00 è riferito ai soli costi a consuntivo. 4

5 Quanti sono i relatori? Da dove arrivano? I relatori saranno indicativamente nel numero di e arriveranno da tutta Europa. bisogna prevedere un servizio di interpretariato? Per quali lingue? I servizi tecnici sono presenti c/o la sala indicata ma, qualora si rendesse necessario richiedere ulteriori servizi tecnici, la società aggiudicataria dovrà essere in grado di provvedere ai servizi richiesti da Ismea, es:. supporti audio e video, servizio interpretariato, etc. (costo a consuntivo) vedi capitolato punto 3.1. Le lingue sono inglese, francese, spagnolo, tedesco ma qualora si rendesse necessario, potrà essere richiesto anche un servizio interpretariato per ulteriori lingue. Si dovrà prevedere solo la stampa tipografica o anche la ideazione della linea grafica dell evento? La Stampa ed eventuale coordinamento con il grafico Ismea preposto per l evento. Al punto 12 si parla di attività di raccordo e coordinamento con la società responsabile della mostra a supporto. Cosa si intende? Il raccordo consiste nel creare un coordinamento con tutti gli attori dell evento fra i quali è inclusa anche la società che organizzerà la mostra a supporto dell evento (es: coordinamento allestimento per eventuali forniture di materiali) Quanti e quali materiali si prevede di spedire? Al momento non è possibile quantificare le spedizioni, comunque il punto 13 chiarisce la stima richiesta. 5

6 quanti cavalieri per relatori prevedete di dover realizzare e per quanti tavoli serviranno gli addobbi floreali? I Cavalieri saranno circa 10/15. Gli addobbi floreali saranno necessari per il tavolo relatori e per i tavoli catering. Il Responsabile del Procedimento Dr.ssa Melina Giandomenico 6