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1 Premessa Solitamente la gestione dei permessi orari e degli straordinari viene condotta facendo ricorso a flussi e archivi cartacei, con elevati tempi di disbrigo delle pratiche, che richiedono attività suppletive di controllo, e impiego di strumenti di calcolo e di verifica non automatici. Le normali attività, presentano un eccessiva componente manuale a discapito della produttività e dei tempi di risposta: basti pensare, ad esempio, alla necessità di effettuare continue verifiche non automatiche sul monte ore di ciascun dipendente o sul loro residuo. Le procedure di elaborazione degli orari di lavoro vengono solitamente gestiti in: permessi orari giornalieri il Servizio Personale distribuisce i moduli cartacei per l immissione dei permessi orari giornalieri di ciascun dipendente; le strutture interessate compilano periodicamente e per ciascun dipendente i moduli cartacei, che, opportunamente benestariati, vengono ritrasmessi al Servizio Personale; il Servizio Personale analizza e verifica manualmente le informazioni pervenute attraverso i moduli e, a seguito di riscontro positivo, procede alla produzione della necessaria documentazione da archiviare; infine raccoglie tutti i dati, procede all immissione su apposite tabelle elettroniche di riepilogo dei permessi giornalieri di tutto il personale dipendente per poi trasmetterlo a chi produce le buste paga; lavoro straordinario il Servizio Personale si prende carico della valutazione ed elaborazione mensile delle ore di lavoro straordinario fatte da ciascun dipendente inserendo le informazioni ricevute su carta in apposite tabelle di Excel per il calcolo delle spettanze di ciascun dipendente che viene poi trattato per la relativa gestione contabile; il Servizio Personale provvede periodicamente ad effettuare controlli non automatici sul monte ore di ciascun dipendente e sul residuo;

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3 Panoramica P.ORG La rilevazione delle presenze è sempre più un esigenza importante e un elemento strategico per la gestione delle P.A.. I sistemi automatici che prevedono l utilizzo di tessere di riconoscimento riducono il tempo di elaborazione delle presenze, snelliscono il lavoro dell ufficio del personale e ne riducono gli errori e, di conseguenza, i costi di gestione. P.ORG Win (Permessi ORari Giornalieri versione Windows) è il modulo di ΚΥΒΟΣ 2.0** (modulo base di ambiente) sviluppato per gestire permessi e giustificativi del personale dipendente. Infatti, prodotto con le più innovative tecniche di sviluppo software e dotato di interfacce intuitive per un immediato utilizzo, detto modulo rende possibile: L'amministrazione dei dati, cioè l'immissione dei parametri necessari ad effettuare calcoli sul personale dipendente, quindi l'anagrafica di ciascun dipendente, i livelli di inquadramento, la storicità dei ruoli assunti, nonché i relativi permessi giornalieri e gli straordinari (questi ultimi con la limitazione di un monte ore generale o personalizzato), l'archiviazione dei dati e la verifica su base mensile o annuale; La gestione delle varie strutture Aziendali e degli eventuali budget di spesa loro assegnati per gli straordinari; La catalogazione e la definizione dei permessi; E possibile inoltre sapere, sempre in tempo reale, chi è presente in azienda sia nel momento attuale che nei periodi trascorsi; La gestione del calcolo periodico dei permessi e degli straordinari, con evidenza del superamento dei vincoli imposti per ciascun dipendente e per ciascuna struttura; La ricerca avanzata, per l'individuazione immediata dei dati di un singolo dipendente ed una gestione più puntuale; Possibilità di stampa non solo il cartellino del dipendente, ma anche il proprio libro presenze mensile o periodico, il riepilogativo delle varie causali di assenza o presenza, e tutte le tabelle (anagrafica, reparti, qualifiche, orari di lavoro, anomalie, ecc ); I dati vengono aggiornati in tempo reale mediante le timbrature effettuate dai dipendenti, memorizzate nei terminali lettori di badge, che vengono trasferite, tramite l'apposita procedura di acquisizione, nel database; pag. 3 di 13

4 Il sistema è stato realizzato in ottemperanza a quanto previsto dall'art. 34 del Decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, in vigore dal 1 gennaio 2004: autenticazione informatica; adozione di procedure di gestione delle credenziali di autenticazione; l'utilizzazione di un sistema di autorizzazione per singola funzione o gruppo di funzioni dell'applicativo ad un utente o ad un gruppo di utenti; la protezione dei dati rispetto a trattamenti illeciti e ad accessi non consentiti; le procedure per la custodia di copie di sicurezza e il ripristino della disponibilità dei dati; ** Modulo Server di ambiente:- per avere un unico ambiente informatico di lavoro (maschere, pulsanti, colori, strumenti, tabelle, ecc.) per l accesso e la gestione dei dati, per l autorizzazione e l autenticazione degli accessi, per la gestione della profilazione e dei ruoli e per la tracciabilità delle operazioni e la scrittura dei log. SISTEMA RILEVAZIONE PRESENZE Ingresso Utenti Dipendente Sede Ente Dirigente Badge Badge Badge Gestore del Personale Badge Sistema Informativo Sede P.A.C. Acquisizione dati Acquisizione dati Acquisizione dati Gestione Giustificativi Gestione Straordinari Gestione Buoni Pasto Trasmissione impostazioni e modus operandi Raccolta informazioni SYNCRONIZATION Gestione Presenze ISTITUTO GALILEO FERRARIS DI TORINO Archivio dati di basso livello Gestione Anomalie SYNCRONIZATION Monitoraggio Servizio Archivio localizzato del personale Archivio Centrale del personale Gestione Dati Dipendenti Stampa Foglio Presenze Stampa Riepiloghi Risoluzione Anomalie PAGHE MISSIONI PROTOCOLLO pag. 4 di 13

5 Esigenze e prospettive future Come si evince dalla panoramica, l elemento fondamentale del P.ORG è costituito dalla necessità di documentare in modo affidabile, efficace e completo i permessi, giustificativi e straordinari di tutti i dipendenti. L utilizzo di un database in casi come questo garantisce affidabilità e robustezza soprattutto di dati che dovranno essere mantenuti in memoria per diversi anni e che andranno a costituire lo storico di un dipendente. I software distribuiti sul mercato offrono la sola possibilità di visualizzare i dati memorizzati sul computer locale e fruibili solo al proprietario del computer su cui risiedono: quindi se un dipendente vuole far visionare i dati ad un settore all infuori del suo è costretto a fare delle stampe e portare la copia cartacea dei documenti al destinatario, invece con P.ORG, sfruttando la centralizzazione dei dati tutto questo sarà evitato. Uno degli obiettivi quindi, è quello di estendere il numero di utilizzatori del software, i quali saranno supportati da una interfaccia utente semplice ed intuitiva. Dal momento che abbiamo una sorgente di dati centralizzata alla quale possono accedere (anche contemporaneamente) diversi utenti si potrebbe pensare che qualsiasi utente del P.ORG può avere libero accesso alle risorse contenute nel database. Per questo motivo viene effettuata una autenticazione in base alla quale viene stabilito, in primo luogo, se l utente può accedere alle informazioni e, in caso affermativo che tipo di informazioni può gestire. Si procede quindi all assegnazione e creazione di vari livelli di utenza alle informazioni contenute, a seconda del ruolo svolto (es. resp.le del personale, dipendente, consulente del lavoro ecc ) e/o delle esigenze manifestate. Il tipo di autorizzazione darà la possibilità di effettuare una serie di operazioni supplementari quali: Gestione dei contenuti: aggiornare i dati del personale dislocati non solo nell ufficio del personale ma anche negli uffici periferici; Supervisione globale: monitorare le informazioni di tutto il personale dipendente; Ufficio del personale: gestire le informazioni di tutto il personale dipendente e validare i documenti provenienti dai diversi settori; pag. 5 di 13

6 Supervisione locale: monitorare soltanto il personale dipendente da lui coordinato; Utenza specifica: visione da parte di un dipendente dei suoi dati; In generale il P.ORG offre agli utenti autenticati: Amministrazione dei dati: immissione di parametri necessari ad effettuare calcoli sul personale dipendente, archiviazione dei dati e verifica di essi su base mensile o annuale; Supporto per funzioni di ricerca avanzata: consentono di cercare più velocemente i dati di un singolo dipendente dando la possibilità di gestirli in modo più preciso e senza errori; Supporto per funzioni di stampe parametriche: permettono la visualizzazione di tutti i parametri annuali di un dipendente dando la possibilità di stamparli su uno schema molto simile a quello tabellare ottenuto con le stampe del vecchio PORG; Integrazione con badge: possibilità di inserire alcuni dati sfruttando i dispositivi di acquisizione degli orari di ingresso ed uscita dalla sede di lavoro; Sede Centrale Sede sec. Sede sec. Sede sec. SYNCRONIZATION ISTITUTO GALILEO FERRARIS TORINO SERVER CENTRALI pag. 6 di 13

7 Benefici La centralizzazione dei dati accennata nel precedente paragrafo, permetterà di ridurre i tempi di immissione dei dati demandando l inserimento dei dati delle risorse umane di un particolare centro di costo al suo ufficio di competenza. L accesso multiplo al database permetterà una gestione dei dati più flessibile; il controllo degli accessi fa in modo che venga evitata la produzione di dati duplicati e inconsistenti e, nel caso in cui un singolo utente voglia visualizzare i suoi dati, le informazioni mostrate apparterranno effettivamente all utente autenticato. pag. 7 di 13

8 Aggiunta di Moduli di Implementazione e personalizzazione P.ORG Win Il modulo P.Org che permette la gestione dell anagrafica di ciascun dipendente, dei livelli di inquadramento, della storicità dei ruoli assunti, nonché dei permessi giornalieri di ciascuna unità di personale (questi ultimi con la limitazione di un monte ore generale o personalizzato) relativi all anno contabile e a quelli degli anni precedenti, dell archiviazione dei dati e della verifica su base mensile o annuale potrà essere sviluppato ed implementato con l aggiunta di ulteriori moduli con i quali interfacciarsi: Gestione delle tipologie di permessi e del loro calcolo periodico, con evidenza del superamento dei vincoli imposti per ciascun dipendente; Produzione di stampe personalizzate e riepilogative; Interfaccia con il modulo PROTOCOLLO INFORMATICO PROCTON per la Dematerializzazione documentale e la possibilità di allegare in formato elettronico i documenti cartacei di una determinata fornitura/consegna; Interfaccia con modulo MISSIONI DIPENDENTI per l allineamento e la verifica della situazione straordinarie di esercizio; Interfaccia con il modulo BILANCIO per l avvio delle procedure di pagamento ; Interfaccia con il modulo PORG WEB per consentire a ciascun dipendente di accedere, attraverso la rete intranet e in sola consultazione, esclusivamente alle proprie informazioni; Interfaccia con le procedure di calcolo degli stipendi; Versioni L applicativo è stato realizzato nelle seguenti versioni: Server, versione per il Servizio Personale da utilizzare sia per immettere le informazioni relative alle proprie unità di personale e sia per la verifica ed il trattamento delle informazioni validate e provenienti dalle strutture consiliari; Client, versione ridotta per le Unità Operative di ciascuna struttura di competenza, da utilizzare per immettere le informazioni relative alle proprie unità di personale e trasmetterle in tempo reale, previa validazione elettronica, al Servizio Personale per la verifica ed il consequenziale trattamento; Web, versione intranet attraverso cui ciascun dipendente accede in sola consultazione esclusivamente alle proprie informazioni; pag. 8 di 13

9 Formazione Base La Formazione Base sarà condotta facendo ricorso a sessioni d aula collegiali di n. 2 giornate ciascuna (max. 5 partecipanti per sessione) dove, attraverso lezioni frontali alternate da esercitazioni pratiche, gli allievi saranno in grado di comprendere tutte le funzionalità dei moduli software in oggetto. Successivamente e per una maggiore efficacia di apprendimento, sarà erogata una apposita sessione formativa (max. 3 ore) per ciascun discente. Manutenzione Viene Garantita una manutenzione dei moduli software per 6 mesi dalla loro implementazione e prevede: la disponibilità di un servizio di assistenza tramite corrispondenza, telefono e/o mezzi di telecomunicazione in caso di errori o malfunzionamenti dei moduli software; le correzioni di errori o malfunzionamenti presenti nei moduli software; gli aggiornamenti dei moduli software predisposti in seguito a modifiche legislative, regolamentari o amministrative, purché le stesse comportino variazioni riconducibili al concetto di ordinaria manutenzione; eventuali nuove minor release dei moduli software che consolidano le correzioni ai malfunzionamenti rilevati dagli utilizzatori e dall'azienda stessa corredate di una copia della relativa documentazione; Non sono previste, invece, nuove Versioni o major release del/dei prodotto/i, che aggiungono o modificano radicalmente funzionalità, che potranno essere oggetto di appositi contratti di fornitura. Trascorsi 6 mesi dall esito positivo del collaudo e per gli anni successivi, è possibile stipulare un contratto annuale di manutenzione e assistenza del suddetto Programma per elaboratore comprendente con le stesse prerogative e modalità di erogazione precedentemente elencate. pag. 9 di 13

10 Fasi di implementazione Sistema P.Org REQUISITI MINIMI SISTEMA Piattaforma Client/Server e Intranet Server: Microsoft Windows 2003 Server R2 LDAP consigliato Processore Pentium IV 2 GHz RAM 1 GB Spazio su disco 180 MB Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine.NET Framework 1.1 Client: Microsoft Windows XP Pro Processore Pentium IV 1,3 GHz RAM 512 MB Spazio su disco 1 MB.NET Framework 1.1 APPARECCHI PER LA RILEVAZIONE DEGLI ACCESSI Il sistema prevede terminali per l acquisizione delle timbrature effettuate mediante tessere magnetiche (badge) che permettono di inserire, tramite la tastiera, dei codici giustificativi al momento della timbratura. I terminali al loro interno possono contenere sia l alimentatore a 220Vac, sia la batteria che garantisce il funzionamento anche in caso di assenza dell alimentazione e la scheda di interfaccia ethernet per la connessione alla rete LAN. Si installa quindi con facilità senza nessuna aggiunta di componenti esterni. Ha una programmazione estremamente versatile che consente, ad esempio, di operare anche con tessere magnetiche già in possesso del cliente. La sua memoria può essere ottimizzata in funzione dell applicazione in modo da contenere in deposito oltre timbrature. I terminali vengono quindi collegati alla rete ethernet, (sia essa una LAN, oppure una WAN/VPN) che sarà utilizzata come spina dorsale di collegamento degli stessi. Ciascun terminale può essere dotato di un proprio indirizzo IP, oppure sotto un indirizzo IP può essere cablata una rete di più terminali. pag. 10 di 13

11 WEB Service Applicazione intranet per ciascuna unità di personale Per consentire a ciascuna unità di personale dell Ente di conoscere in tempo reale la propria situazione (timbrature in entrata e in uscita, anomalie, POrg, straordinari, riepilogo mensile, etc.) e di poter compilare e inoltrare la richiesta di permesso elettronico, sarà attivato nella rete intranet dell ente un apposito servizio WEB, cui ciascun dipendente potrà accedere con le proprie credenziali (user name e password). DIAGRAMMA INTERAZIONE REGIONALE TRASMISSIONE SICURA E CRITTOGRAFATA DEI DATI SEDE DECENTRATA SEDE DECENTRATA SISTEMA CENTRALE Ε SERVER WEB DIPENDENTE P.A. SEDE DECENTRATA SEDE DECENTRATA SEDE DECENTRATA pag. 11 di 13

12 Permesso elettronico Applicazione intranet integrata con sistema informativo ΚΥΒΟΣ v. 2.0 Gli ingressi e le uscite al di fuori dell orario di servizo, costituiscono anomalie per il sistema automatico di rilevazione presenze, il risanamento avviene, per la maggior parte dei casi, attraverso le normali attività di gestione dei POrg e degli straordinari. Queste ultime richiedono, necessariamente, i giustificativi cartacei autorizzati dai diretti Responsabili. L applicativo Permesso Elettronico consente di avviare il processo di dematerializzazione del giustificativo cartaceo e, a seguito di approvazione telematica da parte del Responsabile, di sanare automaticamente le relative situazioni anomale di timbratura. Modulo CRUSCOTTO per sistema informativo ΚΥΒΟΣ 2.0 Applicazione per i Dirigenti Per consentire una più agevole attività di controllo da parte dei Dirigenti, sarà progettato e realizzato un nuovo modulo più leggero (light) del sistema informativo ΚΥΒΟΣ v. 2.0, CRUSCOTTO, attraverso cui ciascun Dirigente potrà accedere alle informazioni di propria pertinenza e inserite nel suddetto sistema. Il modulo CRUSCOTTO conterrà le funzionalità necessarie a ciascun Dirigente per una rapida e razionale attività di gestione e di controllo. Attraverso l accesso protetto (username e password) al CRUSCOTTO, il Dirigente potrà, tra l altro: verificare in tempo reale le presenze, i permessi e gli straordinari del proprio personale; autorizzare i permessi elettronici inviati per benestare dal proprio personale; analizzare l andamento in un periodo (variabile e definibile dall utente) di presenze, permessi e straordinari del proprio personale; visionare le anagrafiche dei dati relativi al proprio personale e alla propria struttura; stampare riepiloghi, tabelle e grafici; pag. 12 di 13

13 PROTOCOLLO Settore Amm. e Contabilità GESTIONE PERSONALE MAGAZZINO Ufficio Personale Segreteria Presidenza INVENTARIO MISSIONI Ufficio Paghe Biblioteca SEGRETERIA PRESIDENZA PAGHE BILANCIO Ufficio Ragioneria Protocollo Co.Re.Com CO.RE.COM CO.CO.CO LEGGI Servizio Economato Magazzino Settori Interni Enti Pubblici Cittadini, Fornitori pag. 13 di 13

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