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1 RECOGNITION Product Info Indicizzazione Automatica tramite Riconoscimento di Codice a Barre e Testo RECOGNITION rende ancor più rapida l archiviazione di documenti in DocuWare, grazie all individuazione automatica dei criteri di indicizzazione nel contenuto dei documenti. RECOGNITION analizza i documenti tramite OCR (Optical Character Recognition, riconoscimento ottico dei caratteri) o tramite i codici a barre posti in aree predefinite. Utilizzo Per l archiviazione di fatture di fornitori, applicate dapprima un etichetta con il codice a barre sulle fatture e importatele tramite scansione. I documenti verranno inseriti nel vostro cassetto DocuWare, dove i numeri del codice a barre vengono letti da RECOGNITION e utilizzati come parole indice per la successiva archiviazione. Caratteristiche Principali Riconoscimento di testo e codice a barre Indicizzazione automatica A questo punto registrate le fatture nel vostro sistema gestionale, inserendo ditta, numero di fattura, importo, ecc. Questi dati possono essere utilizzati automaticamente per completare le parole indice delle fatture archiviate in DocuWare, e precisamente con il modulo aggiuntivo DocuWare AUTOINDEX. Se avete una serie di documenti cartacei con sempre la stessa struttura, ad es. moduli, potete leggere gli elementi di testo importanti che appaiono sempre nello stesso punto Classificazione dei documenti Configurazione semplice con comodo editor Risparmio di tempo, maggiore efficienza nel processo di lavoro e utilizzarli per l archiviazione in DocuWare come parole indice. Archiviate gli ordini e i report di lavoro del servizio clienti senza grandi oneri: create, ad es. in un programma di elaborazione degli ordini, un ordine di servizio per il vostro servizio di assistenza clienti, inserendo il nome cliente, data ordine, ecc. e aggiungendo il numero ordine come codice a barre e come testo in chiaro. Il campo del report di lavoro resta ancora vuoto. Archiviate l ordine 1

2 del servizio clienti con TIFFMAKER, dove vengono letti automaticamente e utilizzati come parole indice il nome cliente, la data e il numero dell ordine. In questo modo, il servizio di assistenza clienti si ritrova tutti gli ordini nell archivio con una panoramica delle attività da svolgere. Quando un tecnico del servizio clienti va dal cliente, porta con sé una stampa dell ordine di servizio archiviato, compila presso il cliente il report di lavoro e lo fa firmare al cliente. Quando rientra in ditta, il documento viene scansionato, il codice a barre viene letto da RECOGNITION e il documento viene assegnato sulla base del numero del codice a barre all ordine completamente indicizzato. Modalità di Lavoro e Funzionamento I documenti in arrivo, come fatture, bolle di consegna e documenti commerciali, dopo la scansione vengono inseriti nella vostra applicazione DocuWare. Dapprima si trovano in un cassetto DocuWare, che corrisponde alla cassetta della corrispondenza in arrivo sulla scrivania nel vostro ufficio. Il processo di lettura può essere eseguito nei seguenti modi: RECOGNITION viene aperto dalla finestra principale DocuWare e legge i documenti evidenziati di un cassetto. Viene avviato RECOGNITION. Il processo di lettura può essere eseguito su vari cassetti. In combinazione con DocuWare ACTIVE IMPORT: tramite RECOGNITION vengono lette le parole indice dei file da importare. Per mezzo del riconoscimento di testo e del codice a barre, le informazioni del documento, come il numero del codice a barre, il mittente o la data, vengono lette automaticamente e utilizzate come parole indice per l archiviazione del documento in DocuWare. A tal fine vengono scritte nell header (intestazione) del file di documento. In questo modo, il documento è pre-indicizzato. Adesso si procede all archiviazione dal cassetto nel corrispondente archivio. Le parole indice vengono copiate dall header nei campi del database dell archivio appositamente previsti. Potete utilizzare RECOGNITION in combinazione con ACTIVE IMPORT per la preparazione dei file da importare. A seconda del risultato di lettura, i dati possono essere anche importati in diversi cassetti o archivi, in modo da realizzare una classificazione die documenti. DocuWare RECOGNITION è costituito dal programma RECOGNITION, che esegue la lettura delle informazioni, e dall Editor RECOGNITION. Prima di lavorare per la prima volta con RECOGNITION, è necessario modificare dapprima la configurazione nell Editor. 2

3 Creazione di una Configurazione di RECOGNITION Innanzitutto è necessario assegnare alla nuova configurazione di RECOGNITION un archivio, in cui vanno archiviati i documenti dopo la lettura delle parole indice. Quindi assegnate un nome alla configurazione e scegliete un documento modello, che viene poi visualizzato nella finestra principale dell Editor RECOGNITION. Per la configurazione indicate se e quali documenti devono essere separati, cosa importante per la scansione in spool. Inoltre potete stabilire se per l indicizzazione full text deve essere letto tutto il testo dei documenti. Se la qualità dei documenti scansionati non è buona, è possibile eseguire dapprima un ottimizzazione dell immagine, rimuovendo ad esempio le zone grigie o le linee in base a determinate condizioni. Documento di esempio per la configurazione di RECOGNITION Successivamente è possibile archiviare il documento ottimizzato al posto dell originale. Per l indicizzazione full text stabilite un impostazione OCR adatta ai vostri documenti, per ottenere i migliori risultati di lettura possibili. Inoltre, i processi di lettura possono essere protocollati. Avete anche la possibilità di assegnare parole indice costanti fino a max. cinque campi del database, che possono essere selezionate indipendentemente dalla loro presenza sul documento. 3

4 Definizione dei Settori di Lettura Estendendo dei rettangoli sul documento modello, definite i settori che dovranno essere letti sui documenti. Per ogni settore indicate se deve essere letto del testo (compresi i numeri) o un codice a barre. Quindi assegnate al settore un campo del database dell archivio indicato, in cui deve essere registrata la stringa di testo letta nell archiviazione del documento. Per un risultato di lettura ottimale è possibile eseguire una determinata ottimizzazione dell immagine per ogni settore. È possibile anche assegnare ad ogni settore speciali impostazioni di OCR o codice a barre. In tal modo potete adeguare completamente il processo di RECOGNITION alle vostre esigenze individuali. La configurazione finita di RECOGNITION è disponibile per la lettura di documenti a tutti gli utenti DocuWare della vostra rete. Definizione delle zone di lettura Assegnazione dei campi indice 4

5 Funzioni Funzioni Generali Riconoscimento automatico di testo e codice a barre per la lettura di parole indice Le parole indice vengono lette da settori di immagini precedentemente definiti e scritti nei campi assegnati del database Editor RECOGNITION Possibilità di definire fino a 24 codici a barre e/o stringhe di testo per ogni archivio Immissione fino a 64 KB nel campo memo Per ogni campo sono definibili posizioni alternative (rettangoli sostitutivi) Fino a 5 valori costanti per il campo Separazione dei documenti per la scansione in spool con riconoscimento automatico della prima o dell ultima pagina del documento o per mezzo di pagine di separazione nello spool Riconoscimento al 100% del codice a barre con sufficiente risoluzione Impostazioni OCR Informazioni Generali: Uso dell impostazione predefinita OCR, con la quale si ottengono generalmente buoni risultati di lettura Creazione di impostazioni OCR speciali Tutte le impostazioni OCR possono essere stabilite a livello globale per l intera configurazione oppure a livello singolo per ogni campo Le impostazioni OCR possono essere salvate in diverse configurazioni Lingua: OCR anche per caratteri speciali internazionali (Europa occidentale e orientale, carattere baltico, cirillico, turco, greco e maltese) Immissione della/e lingua/e nei documenti, con carattere disponibile limitato di conseguenza (selezione da 34 lingue) Determinazione della precisione di riconoscimento e quindi della velocità del processo di lettura Riduzione dei set caratteri a caratteri selezionati per abbreviare il processo di riconoscimento 5

6 Tipi di Codici a Barre La larghezza della barra più piccola deve essere di min. 0,25 mm Code 39: alfanumerico, relativamente largo, lunghezza variabile CODABAR: numerico, caratteri di riconoscimento errore, lunghezza variabile UPC/EAN: utilizzato a livello internazionale per i beni di consumo, numerico, lunghezza fissa, riconoscimento errore (marchio di omologazione) e checksum, relativamente stretto: Ottimizzazione Immagine Ottimizzazione immagine automatica: i documenti con scarsa risoluzione possono essere elaborati per migliorare il risultato di lettura In caso di ottimizzazione dell intero documento, tale documento può essere salvato al posto dell originale Raddrizza o ruota l immagine UPC 6: utilizzato negli USA, a 6 caratteri UPC 12: utilizzato negli USA, a 12 caratteri EAN 8: diffuso a livello internazionale, a 8 caratteri EAN 13: diffuso a livello internazionale, a 13 caratteri 2 su 5: numerico, lunghezza variabile, parzialmente compatto, facile da riconoscere: Datalogic, Interleaved 5 barre e Matrix This document can also be found here: For more information please visit our website at 6

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