ESSE 3 GUIDA DOCENTI ALLA GESTIONE DEGLI APPELLI E VERBALI ONLINE

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1 ESSE 3 GUIDA DOCENTI ALLA GESTIONE DEGLI APPELLI E VERBALI ONLINE (aggiornato al 04/05/2010) 1 ESSE3 - Guida docente alla gestione degli appelli e verbali online

2 INDICE 1. Materiale informativo e assistenza Accesso ad esse Login Ricerca appelli d esame Gestione iscritti ed esiti Visualizzazione appelli inseriti dalla segreteria Gestione degli iscritti Copiare gli iscritti da un appello ad un altro Stampa lista iscritti Esportazione lista iscritti e importazione esiti della prova Inserimento esiti della prova Comunicazione agli iscritti Iscrizione e ricerca studenti Pubblicazione esiti della prova d esame Gestione verbali: stampa e ristampa verbale Inserimento appelli Nuovo appello Appello riservato Prova parziale sui moduli Abilitazione docenti per inserimento appelli finali Data di apertura e chiusura delle iscrizioni Modifica/Revoca verbali Modifica di un esito/una data ad un verbale già convalidato dalla segreteria Revoca di un verbale già convalidato dalla segreteria Modifica di un esito/una data ad un verbale non ancora convalidato dalla segreteria Modelli di appello e configurazione Modelli di appello Configurazione

3 1. MATERIALE INFORMATIVO E ASSISTENZA All indirizzo è possibile consultare materiale informativo che descrive le varie funzionalità offerte dal nuovo Web. Alla voce Richiesta assistenza il docente trova i numeri di telefono e l indirizzo del personale a disposizione per offrire assistenza all utilizzo del sistema, oltre ad un modulo precompilato per descrivere l eventuale problema riscontrato con maggior completezza. 2. ACCESSO AD ESSE3 Per accedere ad Esse3 è necessario collegarsi all indirizzo web https://didattica.uniud.it/esse3. Nella Area pubblica (ovvero prima di fare login) si possono consultare le informazioni riguardanti la struttura didattica (facoltà, dipartimenti, sedi), l offerta didattica di tutti i corsi di laurea dell Ateneo e gli appelli inseriti dalle facoltà. Fig.1 Area pubblica di Esse3 3. LOGIN Per accedere all'area riservata è necessario cliccare su LOGIN nella colonna di sinistra e digitare lo user e la password utilizzati finora per accedere a Sindy, con una semplice modifica allo user. Tutti gli user con gli zeri iniziali sono stati modificati, sono ora rappresentati dalla sola parte alfa numerica. Per esempio: XY123 diventa ora XY123. Dopo 20 tentativi di accesso con password sbagliata lo user viene disabilitato. 3

4 [Un eventuale modifica della password in Esse3 modificherà anche la password di accesso a Materiale Didattico.] 4. RICERCA APPELLI D ESAME L area pubblica mette a disposizione di qualsiasi utente una bacheca per la consultazione degli appelli d esame già definiti per tutti gli insegnamenti dell Ateneo, raggiungibile dalla voce di menù: Esami -> Bacheca appelli d esame Fig.2 Area pubblica di Esse3 Una serie di filtri consente di definire le condizioni di ricerca in modo da ottenere la lista di appelli disponibili per Facoltà, Corso di Studio, Attività Didattica, Docente e data d esame. 5. GESTIONE ISCRITTI ED ESITI 5.1. VISUALIZZAZIONE APPELLI INSERITI DALLA SEGRETERIA La segreteria di facoltà inserisce ad inizio anno gli appelli ufficiali d Ateneo; pertanto ogni docente trova già inseriti i propri appelli. Dopo aver effettuato il login ed aver quindi acceduto all Area Riservata, la voce a menù Didattica -> Calendario Esami Visualizza la seguente pagina: 4

5 Fig.3 Elenco AD La pagina presenta l'elenco di tutti gli insegnamenti per i quali è possibile gestire appelli d'esame. La lista può comprendere anche insegnamenti non più offerti nell'anno accademico corrente, in questo caso viene indicato l'ultimo anno di offerta. Per accedere alla gestione appelli di un attività didattica si deve cliccare su successiva schermata.. Questa è la Fig.4 Elenco appelli La lista degli appelli mostrati è modificabile utilizzando il menù a tendina visualizza presente sopra la lista stessa. L impostazione di quanti giorni siano necessari per considerare un appello recente o non recente si effettua dalle opzioni di visualizzazione nell area Modelli appello. Vediamo nel dettaglio le icone utilizzate per ogni campo della tabella. Descrizione Appello - riporta il testo inserito nel campo Descrizione in fase di inserimento appello : Appello Finale : Prova Parziale Data Ora Aula - riporta le informazioni inserite nei campo Ora e Edificio e aula in fase di inserimento dell appello 5

6 Studenti Iscritti - riporta lo stato delle iscrizioni e il numero di studenti iscritti fino a quel momento : non ancora aperte : aperte / Nr. iscritti : chiuse / Nr. Iscritti Esiti Inseriti - riporta lo stato dell inserimento esiti e il numero di esiti inseriti rispetto al totale. La gestione degli esiti è considerata in fase di svolgimento (icona ) fino alla stampa del verbale per appelli del tipo Appello Finale con consenso e Appello Finale e fino alla scadenza della data di rifiuto per appelli di tipo Appello con registrazione cartacea. Gli esiti ASSENTE non vengono considerati dal sistema nel conteggio degli esiti inseriti. : impossibile, data della prova non trascorsa : inserimento possibile / Nr. di esiti inseriti : inserimento esiti completato / Nr. di esiti inseriti Verbali Caricati - riporta il numero di verbali caricati in carriera studenti dalla RIDD. : nessun verbale caricato : parzialmente stampati / Nr. verbali : stampa dei verbali completata Azioni - racchiude tutte le operazioni possibili sull appello, consentendo di apportare modifiche alle caratteristiche dello stesso : mostra i dati che definiscono l appello : nessuno studente iscritto : apre la gestione iscritti :consente di eliminare la prova (solo se non ci sono iscritti) Cliccando sulla descrizione dell appello, il docente può visualizzare le informazioni inserite dalla segreteria ma non può modificarle. 6

7 Fig.5 Dati appelli Per passare alla gestione degli iscritti cliccare su o GESTIONE DEGLI ISCRITTI E possibile iscrivere uno studente all appello (soltanto se l insegnamento è presente nel libretto dello studente) cliccando sul simbolo oppure sul simbolo posti nella colonna Azioni a seconda che vi siano o meno studenti già iscritti all appello. Nel secondo caso è necessario cliccare successivamente il pulsante Aggiungi studente presente sotto la lista iscritti. Sarà visualizzata la seguente finestra dove possono essere inseriti i parametri della ricerca per Cognome, Nome o Matricola. E possibile utilizzare il carattere % per ampliare i risultati della ricerca come mostrato in seguito. 7

8 Fig.6 Iscrizione studente Verranno così mostrati tutti i nominativi degli studenti trovati corrispondenti al Cognome immesso iscritti al/ai corso/i di laurea a cui si riferisce l attività didattica e che abbiano l attività didattica già presente nel proprio libretto elettronico. Si sono verificati dei casi in cui uno studente aveva nel proprio piano di studi due attività didattiche legate in esame comune, su cui è stato definito un unico appello. In questo caso il sistema deve sapere per quale attività didattica si sta iscrivendo lo studente: sono quindi state aggiunte le colonne Attività Didattica e Corso di Studio, posizionandosi sul cerchio blu si può visualizzare la descrizione relativa al codice visualizzato. Nel caso in cui uno studente possieda due AD, la riga verrà duplicata e quindi verrà mostrato un icona iscrivi per ognuna delle due attività per quello studente. Dopo avere identificato lo studente da aggiungere, cliccare l icona Iscrivi corrispondente. Una volta iscritto, lo studente non sarà più presente nel risultato della ricerca per l inserimento di altri studenti. Lo studente può cancellare la prenotazione fatta per lui dal docente se il periodo per le iscrizioni alla prova è aperto, mentre il docente lo può fare anche a termini scaduti. Il docente non può eliminare la prenotazione ad un appello fatta dallo studente. Il docente può iscrivere studenti indipendentemente dalle date definite per l appello sino alla stampa del verbale. Cliccando il comando presente in caso vi siano studenti iscritti si accederà alla seguente finestra di gestione della prova. 8

9 Fig. 7 Pagina di gestione dell appello Inserimento Esiti Importazione Esiti : mostrato a partire dalla data di Inizio appello : mostrato a partire dalla data di Inizio appello Pubblica Esiti : mostrato a partire dalla data di Inizio appello Genera Verbale : mostrato a partire dalla data di Inizio appello e solo per Appelli Finali con o senza consenso Ristampa Verbale : mostrato a partire dalla data di Inizio appello e solo per Appelli Finali con o senza consenso 5.3. COPIARE GLI ISCRITTI DA UN APPELLO AD UN ALTRO E possibile copiare gli iscritti da un appello ad un altro utilizzando la funzione presente nella pagina Aggiungi studente : 9

10 Il sistema chiederà al docente di selezionare da quale appello si vuole importare gli iscritti mostrando tutti gli appelli già presenti per l AD selezionata: Nel passo successivo il docente visualizza l elenco degli iscritti, può filtrarlo per esito e/o per stato del consenso (in entrambi i casi viene proposta una tendina con le possibili scelte) e infine deve selezionare quali studenti vuole iscrivere all appello, attraverso la check box presente nell ultima colonna. Il sistema non visualizza gli studenti già iscritti all appello di destinazione e quelli per i quali l attività didattica risulta già sostenuta. Cliccando infine su Prenota studenti selezionati, gli studenti verranno inseriti nell elenco degli iscritti all appello STAMPA LISTA ISCRITTI Per stampare la lista degli studenti iscritti cliccare. È possibile ottenere la stampa della lista iscritti all appello modificando l ordinamento: Fig. 8 Ordinamento iscritti Il cambio di ordinamento nella pagina web sarà identicamente replicato sulla stampa risultante. 10

11 5.5. ESPORTAZIONE LISTA ISCRITTI E IMPORTAZIONE ESITI DELLA PROVA È possibile esportare in formato.xls (per applicativi foglio di calcolo: Excel, Calc) la lista iscritti cliccando il pulsante Esporta Dati Lista Iscritti. Dopo avere salvato il file (parzialmente protetto) sul proprio computer sarà possibile inserire esiti, domande d esame, data esame e commenti al voto del singolo studente, salvare le modifiche e, successivamente, importare il file compilato in ESSE3 cliccando SFOGLIA (con il quale sarà domandato di esplorare i contenuti del computer sino a raggiungere il file salvato) e Importazione Esiti. N.B. Non si può usare l excel per aggiungere studenti alla lista iscritti. La funzione di caricamento degli esiti da excel rimarrà attiva fino a quando tutti gli ultimi studenti iscritti avranno l esito pubblicato, consentendo il caricamento in più fasi L importazione degli esiti utilizzando excel avviene anche se al file excel precedentemente scaricato da Esse3 vengono aggiunti dei fogli di lavoro (a volte utili per conservare appunti sull esito assegnato). Ad ogni importazione il sistema mostra a video un riepilogo degli esiti aggiornati e non INSERIMENTO ESITI DELLA PROVA Per inserire gli esiti della prova d esame cliccare il pulsante Inserimento Esiti. La funzione di inserimento esiti è disponibile a partire dalla data di inizio appello. I vari metodi di valutazione sono raggruppati in 4 categorie a seconda di quanto dovrà apparire sul libretto elettronico dello studente. Dopo avere cliccato il pulsante Inserimento Esiti sarà necessario scegliere una delle opzioni proposte. Fig. 9 - Metodi di valutazione Se non si vuole selezionare il metodo di valutazione ad ogni appello ma si preferisce fissarlo per un attività didattica, vedi capitolo Modelli di Appello e Configurazione. Cliccando il pulsante Avanti la schermata proposta sarà la seguente 11

12 Fig 10 Maschera di inserimento esiti Nella colonna Valutazione compariranno un menù a tendina dal quale scegliere l esito e l icona di un foglietto bianco per l inserimento delle domande d esame (o eventuali note che rimangono visualizzate solo al docente) e di un eventuale commento al voto che verrà inviato dal sistema assieme all esito, quando il voto viene pubblicato. Cliccando l icona si aprirà una finestra per l inserimento del voto, delle domande (max 1000 caratteri) e del commento. Come tutte le sessioni web anche quella di gestione degli appelli e verbali online ha una durata limitata (di circa minuti). Pertanto, per non perdere i dati già inseriti si consiglia di cliccare frequentemente SALVA durante l inserimento degli esiti oppure esportare l elenco degli iscritti in formato excel utilizzando l apposita funzione. Fig 11 inserimento esiti e domande d esame Nel campo Domande d esame il docente può salvare informazioni legate al singolo esame, questi dati verranno visti solo dal docente e solo ri-accedendo al block notes in cui sono state inserite. Nel campo Nota per lo studente il docente può inserire un commento all esito assegnato al singolo studente. Queste informazioni verranno inserite in coda alla mail inviata dal sistema allo studente in fase di pubblicazione e visualizzate dallo studente nella bacheca esiti. Nel campo Data esame della finestra sopra riportata è possibile inserire la data effettiva di 12

13 sostenimento dell esame. Tutti gli esiti per i quali non sia specificato nulla nel campo Data esame saranno verbalizzati con data di sostenimento della prova uguale alla Data di inizio appello. I pulsanti < -- e -- > consentono di scorrere la lista degli studenti iscritti, rispettivamente, indietro e avanti. In questo modo è possibile entrare nel dettaglio di uno studente, definirne voto ed eventuali domande, passare allo studente successivo definendo anche per quest ultimo voto e domande e salvare gli inserimenti con un unico click. Inserire anche gli esiti ASSENTE/RITIRATO. Al termine dell inserimento cliccare SALVA. L INSERIMENTO DI UN INSUFFICIENZA VIENE SEGNALATA ALLO STUDENTE IN FASE DI PUBBLICAZIONE ESITI (il sistema invia una mail con l esito della prova) MA NON VIENE RIPORTATA A VERBALE. IL SISTEMA CHIUDE D UFFICIO LE PROVE CON VOTO INSUFFICIENTE COMUNICAZIONE AGLI ISCRITTI Il pulsante Comunicazioni agli Iscritti consente di inviare una agli studenti già iscritti all appello. Fig. 12 Invio di comunicazioni agli studenti iscritti alla prova La comunicazione prevede la possibilità di specificare l oggetto, scegliere se ricevere in CC, in BCC o non ricevere una copia della mail, scrivere il testo della comunicazione e selezionare a quali studenti inviarla. L opzione Sel. Tutti consente di selezionare rapidamente tutti gli studenti iscritti. Indipendentemente dallo stato delle singole checkbox nella lista dei destinatari se è selezionata la checkbox Sel. Tutti la comunicazione sarà inviata a tutti gli studenti nella lista. Gli studenti riceveranno la comunicazione al proprio indirizzo di posta elettronica assegnato dall Ateneo, il medesimo al quale sono inviate le comunicazioni di esito della prova. 13

14 5.8. ISCRIZIONE E RICERCA STUDENTI È possibile aggiungere uno studente all appello cliccando il pulsante Aggiungi studente, come precedentemente descritto, oppure ricercare uno studente nella lista utilizzando il tasto RICERCA.. Per la ricerca è sufficiente digitare il numero di matricola o parte di questo. Il sistema elenca tutti gli studenti che soddisfano la ricerca e hanno l Attività didattica nel proprio piano di studi PUBBLICAZIONE ESITI DELLA PROVA D ESAME Per pubblicare gli esiti della prova d esame cliccare Pubblica Esiti. La funzione Pubblica Esiti invia una di notifica dei risultati agli studenti selezionati per mezzo della checkbox nella colonna Sel.. Solo dopo la pubblicazione l esito sarà visibile nella bacheca dello studente, che potrà rifiutarlo (solo in caso di appello definito come Appello Finale con consenso o Prova Parziale con consenso ) entro il termine stabilito dal docente. La finestra visualizzata sarà la seguente: Fig 13 Pagina preliminare di pubblicazione degli esiti Indipendentemente dallo stato delle checkbox della lista dei destinatari se è selezionata la checkbox Sel. Tutti la comunicazione verrà inviata a tutti gli studenti nella lista. In caso si volesse effettivamente verbalizzare i voti soltanto di parte degli studenti, deselezionare la checkbox corrispondente allo studente da non verbalizzare nella colonna Sel.. Dopo avere controllato gli esiti inseriti e avere selezionato le checkbox in corrispondenza degli studenti a cui inviare la notifica dell esito cliccare il pulsante Continua. 14

15 Nella pagine seguente è possibile definire la data ultima per il rifiuto dell esito e inviare una nota in coda alla mail che il sistema invia agli studenti con esito e data rifiuto (campo Note aggiuntive ). Fig 14 Data termine consenso e mail con esito Si raccomanda di definire, nella casella Termine ultimo per il rifiuto del voto una data congrua che consenta agli studenti di avere tempo per l eventuale rifiuto, via web, dell esito. Una volta pubblicati gli esiti d esame (in caso quindi di appelli Appello Finale con consenso ), è possibile modificare il voto assegnato cliccando direttamente su quest ultimo dalla lista iscritti all appello. Fig.15 - Modifica esito pubblicato In caso di modifica di un esito già pubblicato si consiglia di comunicare la variazione allo studente utilizzando la funzione Comunicazioni agli Iscritti. La modifica dell esito porta lo stato dell esito stesso a non consultato. La modifica di un esito è ammessa solo se lo studente non si è espresso accettando (semaforo verde) o rifiutando (semaforo rosso) l esito. In caso di semaforo grigio o arancione l esito può essere modificato anche dopo la data di termine ultimo del consenso. Non è più possibile qualora sia stato stampato il verbale cumulativo dell appello. Una volta pubblicati gli esiti, nella lista degli studenti iscritti all appello sarà visualizzato a fianco del voto un pallino che assume colore diverso a seconda dei casi: 15

16 pallino grigio: esito non consultato in bacheca esiti dallo studente; pallino verde: esito accettato in bacheca esiti dallo studente; pallino giallo: esito consultato ma non espresso dallo studente; pallino rosso: esito rifiutato dallo studente. Fig.16 - Diversi tipi di consenso GESTIONE VERBALI: STAMPA E RISTAMPA VERBALE Dal giorno di abilitazione dell inserimento degli esiti, sarà attivo il pulsante Genera Verbale che genera i verbali d esame riepilogativi da stampare e consegnare, firmati, in Segreteria studenti. La tipologia Appello finale con consenso, prevede l espressione del consenso da parte dello studente fino alla data impostata dal docente. E però possibile, per il docente, procedere con la verbalizzazione anche prima di tale data, in questo modo se c e l urgenza di verbalizzare un esito, non è necessario attendere la scadenza del termine, ma si può procedere con la verbalizzazione del singolo esito. E però consigliabile, per i casi di non urgenza, attendere la scadenza di tale data, in quanto lo studente al momento della pubblicazione degli esiti ha ricevuto una mail in cui veniva indicata tale scadenza. Cliccando il pulsante Genera Verbale sarà visualizzata l anteprima di ciò che comparirà sul verbale dell appello, ovvero l elenco degli studenti e dei relativi esiti dell esame. Fig.17 - Anteprima verbale Nell anteprima non vengono visualizzati gli esiti insufficienti, Assente, Ritirato e quelli rifiutati da parte degli studenti (tipologia Appello Finale con consenso ). Tali esiti infatti non compariranno nel verbale dell appello. In caso di esiti che non saranno verbalizzati (Assente / Ritirato / Nessun esito) sarà mostrata la nota Attenzione: sono presenti degli studenti che non verranno verbalizzati. Clicca qui per vedere la lista. 16

17 Fig 18 Anteprima del verbale con esiti che non saranno verbalizzati Il pulsante provoca l immediata chiusura dell appello. è molto importante procedere alla stampa del verbale soltanto dopo avere controllato le votazioni inserite. Nel caso in cui si riscontrasse che nell anteprima del verbale mancano uno o più esiti non compresi fra i casi precedentemente citati, è necessario cliccare il pulsante Esci (NON i pulsanti del browser) e procedere ad aggiungere gli esiti o gli studenti mancanti dalla pagina di elenco degli iscritti all appello. Qualora il verbale fosse già stato stampato, anziché Genera Verbale sarà visualizzato Ristampa Verbale. La segreteria studenti, dopo avere ricevuto il verbale, attiverà le procedure per il caricamento delle prove nelle carriere degli studenti. 6. INSERIMENTO APPELLI 6.1. NUOVO APPELLO Selezionare il link Didattica -> Calendario Esami dal menù di sinistra, sarà così mostrato l elenco delle proprie attività didattiche e si potrà così selezionare quella di cui si vogliono gestire gli appelli. Fig.19 Elenco AD 17

18 La pagina presenta l'elenco di tutti gli insegnamenti per i quali è possibile gestire appelli d'esame. La lista può comprendere anche insegnamenti non più offerti nell'anno accademico corrente, in questo caso viene indicato l'ultimo anno di offerta. Per accedere alla gestione appelli di un attività didattica si deve cliccare su. La maschera che si aprirà sarà la seguente: Fig.20 Nuovo appello NUOVI CONCETTI RISPETTO A SINDY : PROVA E APPELLO Esse3 suddivide gli esami in: Appelli Finali : che si concludono con la verbalizzazione, quindi con il caricamento dell'esito nella carriera dello studente Prove Parziali : prove intermedie, compitini, esami sui moduli Agli Appelli Finali sono legate 2 tipologie di verbalizzazione: Appello Finale con richiesta consenso: utilizzato per definire esami per i quali si richiede un'iscrizione online da parte degli studenti e per i quali è necessario poi gestire gli esiti, pubblicarli, richiedere il relativo consenso e verbalizzarli da Web. Appello Finale senza richiesta consenso: rimane valido quanto detto per l'appello Finale senza la richiesta del consenso al voto. (ad esaurimento) Verbalizzazione rapida: da usare nel caso in cui non si voglia richiedere il consenso al voto. Questa tipologia di verbalizzazione non prevede la fase di pubblicazione, pertanto il sistema invierà la mail allo studente in fase di generazione del verbale. Mancando la fase di pubblicazione, quando si vuole generare il verbale il sistema considera verbalizzabili tutti gli studenti della lista (anche quelli senza esito); se si vuole escludere alcuni studenti dalla verbalizzazione (ad esempio per procedere alla registrazione di alcuni voti in un momento successivo) è necessario deselezionarli dall Elenco esiti da verbalizzare. Gli studenti senza esito sono riportati nella tabella nascosta e consultabile cliccando su clicca qui. 18

19 Anche in questo caso è necessario deselezionare gli studenti senza esito che vogliamo verbalizzare successivamente, altrimenti il sistema chiude d ufficio l appello per questi studenti. Le Prove Parziali possono essere legate a 2 tipologie di verbalizzazione: Prova Parziale senza richiesta consenso: si deve definire una Prova Parziale quando non si vuole che l'esito assegnato agli studenti venga caricato in carriera (valido per provette intermedie, compitini, esami sui moduli) Prova Parziale con richiesta consenso: rimane valido quanto detto per la Prova Parziale con la richiesta e la gestione del consenso al voto APPELLO RISERVATO Se non si vuole raccogliere le iscrizioni degli studenti, ma si vuole verbalizzare l esito di un esame fuori data o in data concordata con lo studente, è necessario inserire un appello di tipo RISERVATO Fig.21 Appello riservato 19

20 6.3. PROVA PARZIALE SUI MODULI Gli appelli finali, ovvero quelli il cui esito viene caricato a libretto dello studente, sono definiti a livello di Attività Didattica, non di modulo. Sull attività didattica (corso integrato) possono essere definite PROVE PARZIALI valide come prove sui moduli. E consigliabile in questo caso specificarlo nella nota e nella descrizione dell appello. Nella descrizione della prova deve essere riportato il modulo per il quale questa è stata inserita. Per es. Prova per il modulo di biotecnologia 6.4. ABILITAZIONE DOCENTI PER INSERIMENTO APPELLI FINALI Possono inserire appelli finali per un attività didattica solo i docenti titolari ovvero i presidenti di commissione. I responsabili didattici ovvero i membri di commissione possono definire solo prove parziali, oppure possono essere abilitati dalla segreteria ad inserire appelli finali. (solo il presidente può richiedere alla segreteria l abilitazione dei propri membri di commissione all inserimento di appelli finali) 6.5. DATA DI APERTURA E CHIUSURA DELLE ISCRIZIONI Le iscrizioni agli appelli in Esse3 non prevedono un orario di apertura/chiusura, sono quindi permesse dalle del giorno di apertura alle del giorno di chiusura. Il giorno di chiusura deve essere precedente alla data dell'appello. 7. MODIFICA/REVOCA VERBALI La verbalizzazione di Esse3 produce un verbale per ogni studente verbalizzato; un gruppo di studenti verbalizzati in un unica operazione compongono il lotto. Un lotto è quindi composto da n verbali, dove n è il numero di studenti verbalizzati. Il sistema consente le seguenti operazioni su verbali/lotti: modifica di un verbale (già caricato) revoca di un verbale (già caricato) eliminazione di un lotto (non ancora caricato) 20

21 7.1. MODIFICA DI UN ESITO/UNA DATA AD UN VERBALE GIÀ CONVALIDATO DALLA SEGRETERIA Consideriamo il caso di una verbalizzazione effettuata su 2 studenti, completata correttamente con l esito già caricato in carriera da parte della segreteria studenti (lotto in stato ARCHIVIATO). Il link Ristampa verbale viene sostituito da Ristampa e Correggi Verbale che permette al docente di visualizzare i lotti generati: Potrebbero esistere più lotti, nel caso in cui il docente abbia verbalizzato i suoi studenti in più fasi. Esiste un lotto per ogni verbale cartaceo prodotto. Individuare il lotto contenente lo studente a cui si vuole modificare l esito e cliccare sul relativo numero di lotto nella prima colonna (per es. 5709). L icona permette di modificare il voto e la data d esame dello studente. La funzione è abilitata solo per i verbali che risultano già importati in segreteria (nella tabella di elenco dei verbali la colonna stato del lotto è ARCHIVIATO) La modifica di un voto viene realizzata tramite l emissione di un nuovo verbale che contiene i dati del verbale da revocare e il nuovo verbale con le correzioni inserite. 21

22 Attraverso questa videata è possibile effettuare le modifiche necessarie Procedere poi con la generazione del nuovo verbale cliccando Rigenera Verbale. Il nuovo pdf riporta il dato di origine e la relativa modifica. A questo punto il dato corretto (esito o data) non viene immediatamente aggiornato nella tabella che riporta l elenco degli iscritti, ma viene modificato solo quando viene acquisito il verbale di modifica da parte della segreteria studenti. 22

23 7.2. REVOCA DI UN VERBALE GIÀ CONVALIDATO DALLA SEGRETERIA Consideriamo il caso in cui un docente abbia verbalizzato alcuni studenti, gli esiti siano già stati caricati in carriera (il lotto è in stato ARCHIVIATO) ma è necessario annullare la verbalizzazione di un singolo studente. Il docente deve richiedere alla segreteria studenti di abilitare la revoca per lo studente indicato, prima di accedere ai verbali generati Cliccare sul numero del lotto contenente lo studente Il sistema riporterà l icona del cestino accanto al nome dello studente per cui è concessa la revoca del verbale. Procedere con la revoca del verbale cliccando sul cestino. Il sistema genera il verbale di revoca che riporta i dati del verbale revocato: 23

24 Il verbale deve essere stampato ed inviato in segreteria studenti. Non appena la segreteria acquisisce il verbale di revoca, lo studente, a cui è stato revocato il verbale, non presenta l esame superato a libretto. La tabella che riporta l elenco degli iscritti continua a visualizzare l esito presente sul verbale revocato, ma nel libretto dello studente è stato cancellato 7.3. MODIFICA DI UN ESITO/UNA DATA AD UN VERBALE NON ANCORA CONVALIDATO DALLA SEGRETERIA Quando ci si accorge che un esito o una data di superamento dell esame sono stati inseriti e (ormai) verbalizzati erroneamente e il verbale risulta in stato SOSPESO (non ARCHIVIATO) ovvero non è ancora stato convalidato dalla segreteria studenti, non è concessa la sola modifica dei dati come visto nella sezione precedente, ma è necessario: Eliminare il lotto Ripetere la verbalizzazione con i dati corretti Vediamo un esempio: Supponiamo che il docente abbia verbalizzato 3 studenti in data 13/10/2009. Il sistema ha generato un unico lotto con il relativo verbale. Il verbale è ancora in stato SOSPESO e il docente si accorge di un voto errato assegnato ad uno dei 3 studenti. A questo punto procede in questo modo: 24

25 Elimina l intero lotto cliccando sull icona del cestino Procede con la verbalizzazione secondo la tipologia con cui è stato definito l appello: o Se l appello è semplificato -> il docente modifica l esito non corretto è ripete l operazione di verbalizzazione per i 3 studenti sullo stesso appello o Se l appello è finale con consenso e lo studente con esito da modificare aveva accettato o rifiutato il voto (semaforo verde e rosso) -> ripete la verbalizzazione per i 2 esiti non modificati e crea un appello di sola verbalizzazione per procede con l inserimento dell esito che doveva essere modificato (si consiglia l Appello di sola verbalizzazione) o Se l appello è finale con consenso e lo studente con esito da modificare non ha visualizzato il voto o non si è espresso (semaforo grigio o giallo) -> modifica l esito non corretto e ripete la verbalizzazione per i 3 studenti sullo stesso appello Questa funzione risulta utile in particolare quando, subito dopo aver generato il verbale cartaceo, ci si accorge di un errore. E possibile procedere con l eliminazione di un intero lotto solo se la segreteria non ha lo ha già convalidato (nella tabella di elenco dei verbali la colonna stato del lotto è SOSPESO). L eliminazione di un lotto prima della sua convalida viene realizzata subito, non genera un nuovo verbale. 8. MODELLI DI APPELLO E CONFIGURAZIONE 8.1. MODELLI DI APPELLO L utilizzo della funzione Modelli permette di velocizzare l inserimento di un appello d esame; consente infatti di inserire una serie di informazioni, identificate da un nome, da richiamare al momento della creazione dell appello d esame. La voce Modelli appello presente nel menù di sinistra dell area riservata consente di accedere alla creazione di un nuovo modello, alla modifica di quelli esistenti e all associazione dei modelli creati agli insegnamenti per la gestione gli appelli. 25

26 Fig.22 Modelli di appello Cliccando il comando Definisci nuovo modello sarà mostrata la seguente maschera: Fig.23 Definizione modello di appello I campi che è possibile definire per la creazione di un nuovo modello sono: Nome del modello: nome che identifica un particolare modello creato con determinate caratteristiche. Verbalizzazione: stabilisce in che modo sarà gestito l appello, consentendo di scegliere fra le possibili tipologie di verbalizzazione. Tipo esame: consente di specificare quale sia la modalità di svolgimento della prova per gli appelli creati utilizzando il modello. 26

27 Durata periodo iscrizioni: è il periodo di tempo in giorni considerato dal sistema per l apertura della lista iscrizioni, calcolato in base alla data di inizio appello. Durata periodo tra fine iscrizioni e inizio appello: è il periodo di tempo in giorni considerato dal sistema per la chiusura della lista iscrizioni, calcolato in base alla data di inizio appello. Descrizione: fa riferimento al campo Descrizione appello che identifica ciascun appello creato per ciascun insegnamento. Specificando un testo tutti gli appelli creati utilizzando questo modello avranno quella stessa descrizione. Prenotabile da: consente di stabilire una delle restrizioni presenti nel menù a tendina per gli appelli creati con questo modello Note: campo che consente di inserire informazioni aggiuntive relative all appello, visualizzate dagli studenti durante la procedura di iscrizione (massimo 250 caratteri). Al termine dell inserimento delle informazioni cliccare il pulsante SALVA. I modelli creati saranno elencati in alto nella sezione Esami - Preferenze e da qui sarà possibile associarli agli insegnamenti di cui si gestiscono gli appelli, utilizzando il menù a tendina presente nella colonna si destra Modello predefinito. Fig.24 Associazione modello-attività didattica 8.2. CONFIGURAZIONE Da quest area inoltre, è possibile personalizzare le informazioni visibili riguardanti gli appelli gestiti (opzione Visualizza stati appello ), stabilire fino a quando un appello è considerato non recente e fissare l ordinamento dell elenco appelli. Le scelte impostate influenzeranno i contenuti mostrati nella pagina del Calendario Esami per quell insegnamento. 27

28 E inoltre possibile fissare una volta per tutte la tipologia di esito da assegnare agli appelli di ogni attività didattica. La configurazione deve essere impostata nella tabella Modelli predefiniti per insegnamento, colonna Tipo voto/giudizio. Fig.25 Associazione tipo esito - Attività didattica 28

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