Manuale Operativo. NP-Hotel Manager. Utente finale

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1 Manuale Operativo NP-Hotel Manager Utente finale 1

2 COPYRIGHT Questo documento è fornito sotto Copyright 2016 di NetProjex. FEEDBACK Eventuali suggerimenti e/o contributi alla presente documentazione possono essere inviati al seguente indirizzo info@netprojex.it. CONVENZIONE Il manuale tratta della configurazione e dell'utilizzo del software NP-HotelManager ( Copyright 2016 di NetProjex ), nel prosieguo della documentazione il suddetto software potrebbe essere chiamato solamente HotelManager o NPHM. TABELLE REVISIONI Rilascio Numero Data Descrizione Rev. 0 26/02/2016 Realizzazione prima documentazione AUTORE Rilascio Numero Autore Revisione Rev. 0 Dott. Cristian Del Carlo Dott. Vittorio Andreoni 2

3 SOMMARIO Copyright...2 Feedback...2 Convenzione... 2 Tabelle Revisioni... 2 Autore...2 Sommario...3 Accesso cliente... 3 Passaggi per la prima impostazione...5 Impostazione dati...5 Gestione Listino... 8 Prenotazione...11 Schedine Alloggiati...14 Gestione dati Istat Tabella riassuntiva delle funzionalita'

4 MANUALE OPERATIVO ACCESSO CLIENTE Per utilizzare il programma è necessario disporre delle seguenti informazioni: 1. Indirizzo di accesso 2. Utente 3. Password Nel proseguimento del manuale faremo riferimento ad un'area demo che presenta questi dati di accesso: 1. Indirizzo : 2. Utente: demo 3. Password: demo Il programma è compatibile con qualsiasi sistema operativo e con qualsiasi moderno browser. Si consiglia comunque ove possibile l'utilizzo di Google Chrome scaricabile all'indirizzo: Appena digitato l'indirizzo indicato comparirà una videatata simile alla seguente, dove sarà necessario mettere l'utente e la password e successivamente cliccare su Entra. 4

5 Appena effettuato l'accesso sarà possibile cominciare ad utilizzare il programma. PASSAGGI PER LA PRIMA IMPOSTAZIONE Riportiamo di seguito uno schema sui passaggi da effettuare per fare la prima configurazione del programma. 1: CONFIGURAZIONE STRUTTURA 4: LISTINO STAGIONI 2: CONFIGURAZIONE TIPO CAMERE 5: LISTINO PREZZI 3: CONFIGURAZIONE STANZE 5

6 IMPOSTAZIONE DATI Se è la prima volta che viene utilizzato il programma è necessario fare alcune impostazioni. Per poter accedere alle voci di configurazione è necessario cliccare sulla seguente icona presente il alto a sinistra: Si aprirà quindi un menù simile al seguente dove è possibile procedere alle opportune configurazioni: 6

7 In Configurazione\Struttura sono previste due sezioni differenti: 1. Configurazione Hotel : dove è necessario riportare i dati della struttura comprensiva del logo ( che verrà poi riportato sia nelle fatture che in altri modelli di documenti ). 2. Configurazione Listino : abilita o disabilita una particolare gestione all'interno del listino. Una particolare attenzione deve essere posta in Configurazione Listino, il programma infatti vuole permettere una gestione del listino la più completa possibile in modo da adattarsi alle varie politiche commerciali scelte. Sono quindi inserite varie opzioni che permettono di applicare una variazione ad un determinato listino sulla base di alcuni criteri ( vedremo piu avanti nel manuale come un listino puo essere suddiviso in piu stagioni ). Riportiamo di seguito una descrizione delle varie opportunità: Abilita listino variazione per giorno della settimana: Inserisce la possibilità all'interno di un listino di gestire una variazione del prezzo in base al giorno della settimana. Ad esempio potrebbe essere utile quando il gestore vuole che il prezzo di una stanza il sabato e la domenica abbia un costo superiore rispetto agli altri giorni della settimana. Abilita listino variazione numero giorni di permanenza: Inserisce la possibilità di gestire uno sconto in base al numero di giorni di prenotazione. Ad esempio il gestore potrebbe decidere che alle prenotazioni maggiori di 4 giorni sia applicato uno sconto del 10% sul costo della stanza. Abilita listino sconto per età ospiti: Il programma permette di applicare al listino uno sconto sulla base dell'età dell'alloggiato. Sono previsti 3 fasce di età parametrizzabili una per i neonati e 2 per i bambini. Ad ogni fascia di età è applicabile uno sconto differente. Abilita listino del trattamento (Pasti): E' possibile gestire un costo associato alla colazione, alla mezza pensione ed alla pensione completa. Abilita listino opzioni della camera: E' possibile introdurre una variazione del costo di una camera in alcune condizioni come esempio nel caso in cui sia richiesto un letto aggiuntivo oppure una culla per alloggiare un neonato. Il programma prevede la possibilità di gestire queste 3 condizioni: uso singolo, letto addizionale e culla. 7

8 Nel caso in cui queste variazioni sul listino non siano gestite si consiglia di disabilitarle in modo da rendere il listino semplice e di immediata lettura infatti maggiori sono le condizioni che si vogliono gestire e maggiore sarà la complessità del listino stesso. In Tipo Camere è necessario invece definire le tipologie di camere che vengono poposte al cliente. A questo livello sono impostabili le seguenti proprietà: Codice Camera : Dovrebbe essere un codice univoco che identifica la camera. Ad esempio CLS potrebbe essere il codice per Classic. Descrizione Camera : Campo descrittivo della camera. Colazione : Abilita la gestione di un costo associato alla colazione nel listino. Colazione Inclusa : Considera la colazione inclusa nel prezzo della camera. Mezza Pensione : Abilita la gestione di un costo associato alla mezza pensione nel listino. Mezza Pensione Inclusa : Considera la mezza pensione inclusa nel prezzo della camera. Pensione Completa : Abilita la gestione di un costo associato alla pensione completa nel listino. Pensione Completa Inclusa : Considera la pensione completa inclusa nel prezzo della camera. In Stanze è possibile indicare le camere che effettivamente vengono prenotate al cliente abbinandole ad una tipologia di camera precedentemente configurata. A questo livello sono definibili le seguenti caratteristiche: Numero Stanza: codice univoco che identifica la stanza Descrizione Stanza : campo descrittivo della stanza Posti Letto : Numero posti letto a disposizione Uso Singolo : Stanza abilitata all uso singolo Letto Addizionale : Numero letti addizionali Culla Addizionale : Stanza abiliata all uso di culle addizionali Culla Aggiunta Letti : Indica se le culle ed i letti aggiunti sono comulabili Tipologia Camera : Tipologia della camera 8

9 In Origine prenotazione è possibile definire una serie di sorgenti dalla quale la prenotazione è stata ricevuta questa sezione è utile soprattutto in fase di analisi e reportistica. GESTIONE LISTINO All'interno della sezione Listino abbiamo la possibilità di impostare una o più Stagioni. La stagione rappresenta un periodo di tempo definito al quale verranno poi applicati i prezzi delle camere. Nel caso in cui i prezzi delle camere non siano variabili nel corso dell anno allora abbiamo solo bisogno di una stagione. Se invece le stanze sono offerte con prezzi che variano in base al periodo dell anno allora e necessario configurare due o piu stagioni. Possono essere inserite varie stagioni, se la prenotazione fatta rientra contemporaneamente in più stagioni allora verrà applicato il prezzo in base alla priorità associata alla Tipologia Stagione. Riportiamo di seguito le varie Tipologia Stagione in ordine di priorità: Eccezione Offerta Stagionale Base Un esempio molto semplice potrebbe essere quello di seguito riportato che descrive una situazione in cui abbiamo una stagione base ed un periodo di alta stagione: 1. Stagione base: al ( Tipologia Stagione: Base ) 2. Alta stagione: al ( Tipologia Stagione: Stagionale ) Una volta impostato le stagioni è possibile cliccare su Prezzi ed avremo la possibilità di impostare i prezzi delle tipologie di camera per le stagioni caricate. Un esempio è riportato nell'immagine sottostante: 9

10 Oltre al prezzo per Tipologia camera è possibile configurare altre opzioni in base a quanto abilitato in Struttura \ Gestione Listino. In Listino \ Categorie Spese abbiamo la possibilità di impostare le categorie delle spese aggiuntive alla prenotazione. Per Categorie Spese possiamo intendere ad esempio Minibar, Parcheggio, Lavanderia etc.. In Listino \ Voci Spese abbiamo la possibilità di definire invece il prezzo specifico di un elemento appartenente ad una Categorie. Ad esempio possiamo definire che l'acqua minerale (Voce spesa) presa dal minibar (categoria spesa) costa 1,5 euro. 10

11 PRENOTAZIONE In Prenotazioni \ Calendario abbiamo una timeline con le varie camere indicate sulla sinistra attraverso il quale possiamo effettuare una prenotazione. La visualizzazione di default parte dalla data corrente con la possibilità di scegliere tra 4 livelli di zoom. L'utente può scegliere quello che preferisce che poi sarà mantenuto dall'applicazione. E' inoltre possibile comunque cambiare l'intervallo di visualizzazione o scorrere la timeline. La prenotazione viene effettuata sia facendo doppo click su un giorno del calendario sia premendo il pulsante Aggiungi Prenotazione. I dati richiesti per effettuare la prenotazione sono: Prima Notte : Data della prima notta Ultima Notte : Data ultima notte Stanze : Camera prenotata Cliente : Codice del cliente Origine Prenotazione: Provenienza della prenotazione Nel momento in cui viene ricevuta la prenotazione da parte del cliente potrebbe essere sufficiente fare Aggiungi Prenotazione e completarla con i suddetti dati. 11

12 Al momento del check-in è invece necessario cliccare sulla prenotazio fatta ed aggiungere alcune informazioni. Cliccando sulla prenotazione si apre un menu come quello riportato di seguito: In Prenotazione ci sono oltre i dati chiesti precedentemente per la creazione dell'evento anche informazioni aggiuntive tra le quali: Origine prenotazione : fonte dalla quale e pervenuta la prenotazione ( esempio Dirette, Sito Internet, Expedia etc... ) Adulti : Numero adulti Bimbi (fino a 3 anni) : Numero dei bambini Neonati ( fino a 18 mesi ) : Numero dei neonati Stato Prenotazione : Tiene traccia dello stato della prenotazione. Possiamo inserire : Da confermare, Confermata, Check In, Check Out e Chiusa. Stato Pagamento : Tiene traccia dello stato del pagamento. Possiamo inserire : Non Pagato, Acconto, Pagato e Allarme. In Alloggiati è necessario inserire i dati degli adulti che alloggeranno nella stanza. Le informazioni richieste sono di vario tipo. Tra le varie vi segnaliamo: Nome : Nome dell alloggiato Cognome : Cognome dell alloggiato Tipo Alloggiato : Possiamo inserire in questo campo : Ospite Singolo, Capo Famiglia, Capo Gruppo, Familiare e Menbro Gruppo. Cittadinanza : Stato di cui si possiede la cittadinanza Data Nascita / Stato Nascita / Stato Residenza 12

13 Tipo Documento : Carta di identita / Carta di identita elettronica / Passaporto Ordinario / Patente di Guida Numero Documento : Numero indicato sul documento presentato Il programma memorizzerà i dati del cliente ed automaticamente in fase di inserimento cercherà nel database anagrafico se il cliente è già presente. Nel caso che venga trovata una corrispondenza saranno automaticamente completati i dati velocizzando così l'inserimento. L'elenco dei clienti inseriti può essere anche visualizzato senza accedere alla prenotazione nella scelta Prenotazioni \ Clienti. All'interno di questa scelta è possibile anche modificare i dati precedentemente inseriti qualora sia necessario apportare una modifica. All'interno della prenotazione nella voce Conto abbiamo la possibilità di generare l'elenco delle voci di costo associate alle prenotazione. Cliccando sul pulsante Genera Voci Notti verrà automaticamente calcolato il costo delle camere in base al listino ed ai dettagli della prenotazione, successivamente cliccando sul pulsante Nuovo sarà possibile aggiungere altre voci di costo prendendole dalle Categorie Spesa precedentemente configurate. In Fattura sarà possibile generare la fattura o la ricevuta per il pagamento del cliente. I dati richiesti sono: Tipologia : Fattura o ricevuta Progressivo : Numero progressivo della fattura Data Emissione : Data emissione del documento Intestazione : Intestazione del documento Numero Persone : Numero degli alloggiati Numero Giorni : Numero giorni della prenotazione Note : Campo in cui inserire una descrizione libera 13

14 SCHEDINE ALLOGGIATI Le procedure previste dal Decreto Legge 201/2011 (convertivo nella legge n. 214/2011) in vigore dal 2012, ed il Decreto attuativo delle procedure pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 14 del Disposizioni concernenti la comunicazione alle autorità di pubblica sicurezza dell arrivo di persone alloggiate in strutture ricettive, obbliga la struttura ricettiva a comunicare i dati degli alloggiati per ogni persona alloggiata nella struttura alberghiera entro 24 ore dall arrivo del cliente e secondo queste modalità: la comunicazione deve essere fatta al momento stesso dell arrivo, per i soggiorni inferiori alle 24 ore; è necessario comunicare il numero di giorni di permanenza del cliente; è eliminato l obbligo di comunicare l indirizzo di residenza del cliente. Il programma genera automaticamente il file da trasmettere all'ente preposto andando nella scelta Prenotazioni \ Schedine Alloggiati. Cliccando sul pulsante Genera Schedina verrà richiesto il giorno di cui generare il file che successivamente comparirà nell'elenco sotto riportato. Evidenziando quindi la data prescelta sarà possibile scaricare il file cliccando sul pulsante Scarica Schedina. 14

15 GESTIONE DATI ISTAT Il software genera il Modello C59 conforme alle direttive dell'istat. Il programma è aggiornato ai nuovi modelli C59G e C59M come indicato sul sito: 15

16 TABELLA RIASSUNTIVA DELLE FUNZIONALITA' Riportiamo di seguito una tabella descrittiva di alcune delle attuali funzionalità e di quelle che saranno introdotte nelle prossime release dell'applicazione. Le funzionalità evidenziate in verde sono attualmente gestite all'interno dell'applicazione, quelle indicate in blue saranno implementate nelle prossime versioni. Descrizione funzionalità Interfaccia utente usabile, veloce ed estremamente semplice. L'interfaccia è sviluppata con una grafica responsive adatta alla visualizzazione anche su mobile. La visione della prenotazione è fatta attraverso un calendario per camera ( tableau ) di immediata lettura. Gestione delle stanze e tipologie camere Ogni camera può appartenere ad una o più tipologie che rappresentano dei nomi con i quali vengono commercializzate le camere. Gestione di costi diversi da quello della camera E' possibile la gestione di costi aggiuntivi ad esempio minibar, parcheggio etc... I costi e le voci sono interamente personalizzabili. Gestione e personalizzazione delle fatture e ricevute Il programma permette la stampa delle fatture ed il modello della stessa può essere personalizzato con i dati ed il logo dell'albergo. Possibilità di gestire gli sconti Il programma prevede la possibilità di gestire per ogni voce di costo uno sconto. 16

17 Definizione delle tariffe per camera in funzione della stagionalità. Il programma prevede la possibilità di inserire un costo variabile della camera in base al periodo dell'anno. Possibilità di far coesistere molteplici piani tariffari. Gestione di anagrafiche clienti I dati del cliente vengono memorizzati, nel caso di un nuovo inserimento del cliente vengono riproposti i dati memorizzati in modo da rendere veloce l'inserimento del cliente abituale. Booking on line Possibilità che i dati del gestionale siano aggiornati da un miniportale esterno che fornisca al cliente la possibilità di acquisto della camera e la visibilità della disponibilità. Gestione della caparra. Il programma gestisce la possibilità che al cliente debba essere richiesto di lasciare una caparra o un anticipo sul prezzo finale. Generazione storico fatture per cliente. Per ogni cliente è possibile vedere l'elenco delle fatture emesse in passato. Gestione automatica della prenotazione su piu' camere Viene gestita la possibilità che una sola prenotazione comporti l'impegno di puù camere, all'operatore quindi non vengono richiesti molteplici inserimenti. Gestione unione conti Viene gestita la possibilità che si voglia unire i costi di prenotazioni differenti in modo da avere una sola fattura. 17

18 Possibilità di usare template (modelli) di documenti Il portale presenta la possibilità di usare modelli di documenti che vengono completati e stampati con i dati del cliente e quelli dell'hotel ( intestazione e logo), in modo da rendere precisi i documenti rilasciati al cliente ( ad esempio: foglio di welcome, eventuali messaggi, regolamento albergo...) Possibilità di personalizzare template (modelli) di documenti Il portale prevede che il cliente possa personalizzare i documenti rispettando alcune limitazioni. Gestione della tassa di soggiorno. Il programma prevede la generazione del file excel richiesto dal comune di riferimento con i dati relativi alla tassa di soggiorno. Gestione di moduli Istat C59, C59G, C60 Il programma permette la produzione in precompilata del file excel necessario ai fini statistici per comunicare la movimentazione turistica come indicato sul sito ISTAT: Generazione file presenze per Pubblica Sicurezza. Utilizzo del Channel Manager Il programma comunica con alcuni portali di prenotazione in modo da valorizzarne costi e disponibilità e nel caso di una prenotazione da uno di questi canali sincronizza in maniera automatica la disponibilità sia al suo interno sia a tutti i portali collegati. Report grafici di analisi Il programma permette di creare grafici riguardanti il numero degli occupati e quello delle prenotazioni, in un dato periodo, comparando i dati ottenuti attraverso anni differenti in modo da avere sempre sotto controllo l'andamento dell'attività. 18

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