MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO

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1 MODELLO DI ORGANIZZAZIONE, GESTIONE E CONTROLLO Agenzia nazinale per l attrazine degli investimenti e l svilupp d impresa SpA PARTE SPECIALE ai sensi del Decret Legislativ 8 giugn 2001, n. 231 e della L. 190/2012 Cnsigli di Amministrazine del 26 giugn 2015

2 INDICE 1. Finalità Destinatari del Mdell Le attività sensibili ai fini del d.lgs. 231/01 e della L. 190/ Prtclli di prevenzine e sistema dei cntrlli Prtclli generali Prtclli specifici di prcess Frmazine del persnale Internal audit Cnsigli di Amministrazine del 26 giugn

3 1. Finalità La presente Parte Speciale ha l scp di definire le regle di gestine ed i principi di cmprtament che tutti i Destinatari del Mdell dvrann seguire al fine di prevenire, nell ambit delle specifiche attività svlte nell Agenzia e cnsiderate a rischi, la cmmissine dei reati previsti dal d.lgs. 231/01 e della L. 190/2012 e di assicurare cndizini di crrettezza e trasparenza nella cnduzine delle attività aziendali. Nell specific, il Mdell ha l scp di: indicare le regle che i destinatari sn chiamati ad sservare ai fini della crretta applicazine del Mdell; frnire all Organism di Vigilanza, al Respnsabile del Pian Anticrruzine (RPA) e alle altre funzini di cntrll gli strumenti per esercitare le attività di mnitraggi, cntrll e verifica. In linea generale, tutti i Destinatari dvrann adttare, ciascun per gli aspetti di prpria cmpetenza, cmprtamenti cnfrmi alle determinazini cntenute nel Mdell dell Agenzia: Mdell di Organizzazine, Gestine e Cntrll ai sensi del d.lgs. 231/01 - Parte Generale e Parte Speciale e della L. 190/2012; Pian Anticrruzine; Cdice Etic; Nrmativa interna (prcedure rganizzative); prcure e deleghe in essere. Ogni altr element della Nrmativa interna (reglament, plicy, istruzine di lavr) dvrà essere definit in cerenza e nel rispett dei principi di cntrll espressi nel Mdell dell Agenzia. E inltre espressamente vietat adttare cmprtamenti cntrari a quant previst dalle vigenti nrme di legge. 2. Destinatari del Mdell Le regle cntenute nel Mdell dell Agenzia si applican a clr che svlgn, anche di fatt, funzini di rappresentanza, amministrazine, direzine cntrll della Scietà, a tutti i dipendenti, ai lavratri subrdinati della Scietà, di qualsiasi grad e in frza di qualsivglia tip di rapprt cntrattuale. Il Mdell si applica altresì, nei limiti del rapprt in essere, a clr i quali, pur nn appartenend alla Scietà, peran su mandat per cnt della stessa sn cmunque legati all Agenzia da rapprti giuridici rilevanti in relazine alla pssibile cnfigurazine dei reati cntemplati dal d.lgs. 231/01 e dalla L. 190/2012. Le Scietà Cntrllate sn tenute al rispett dei cntenuti e dei principi espressi dal Mdell di Organizzazine, Gestine e Cntrll ai sensi del d.lgs. 231/01 e dalla L. 190/ Parte Generale e Parte Speciale e dal Cdice Etic dell Agenzia, qualra perin per nme e per cnt dell Agenzia. Nella predispsizine del Prpri Mdell le Scietà appartenenti al Grupp si attengn ai principi e ai cntenuti del presente Mdell, salv che sussistan situazini specifiche relative alla natura, dimensine al tip di attività, alla struttura scietaria, all articlazine delle deleghe interne, che impngan suggeriscan l adzine di misure differenti al fine di perseguire più razinalmente ed efficacemente gli biettivi indicati nel Mdell, nella salvaguardia dei principi di fnd del medesim e di quelli espressi nel Cdice Etic. I Destinatari del Mdell sn tenuti a rispettare cn la massima crrettezza e diligenza tutte le dispsizini ivi cntenute, nnché tutte le prcedure di attuazine delle stesse. Cnsigli di Amministrazine del 26 giugn

4 3. Le attività sensibili ai fini del d.lgs. 231/01 e della L. 190/2012 L art. 6, cmma 2, lett. a) del d.lgs. 231/01 indica, cme un degli elementi essenziali dei mdelli di rganizzazine, gestine e cntrll previsti dal Decret, l individuazine delle csiddette attività sensibili, ssia di quelle attività aziendali nel cui ambit ptrebbe presentarsi il rischi di cmmissine di un dei reati espressamente richiamati dalle Nrmative di riferiment. Al fine di ttemperare a quant dispst dal d.lgs. 231/01 e dalla L. 190/2012, l Agenzia ha pst in essere le seguenti attività: analisi delle aree di attività di ciascuna funzine aziendale, mediante interviste a tutti i respnsabili delle funzini di staff e delle aree di business della Scietà; individuazine e mappatura delle aree a rischi reat e delle attività sensibili e strumentali relative a ciascuna funzine aziendale; analisi del prfil di rischi, per ciascuna attività sensibile, mediante individuazine dei reati ptenzialmente realizzabili; analisi delle mdalità di realizzazine delle cndtte illecite; identificazine dei prcessi aziendali di riferiment nell ambit dei quali devn essere previsti i cntrlli a presidi dei rischi individuati. È stata successivamente svlta un analisi dettagliata di ciascuna singla attività, finalizzata a verificare i precisi cntenuti, le cncrete mdalità perative, la ripartizine delle respnsabilità, nnché la sussistenza di ciascuna delle iptesi di reat indicate dalle Nrmative di riferiment. A seguire si riprtan, per ciascun area / macrprcess aziendale, i prcessi sensibili e/ strumentali individuati; un prcess viene definit strumentale laddve le attività che l cmpngn nn risultan direttamente espste alla pssibilità di cmmissine del reat, ma definiscn le mdalità perative attravers le quali vi sia la pssibilità di cmmettere una delle fattispecie di reat previste. In allegat A al presente Mdell sn declinate, in maggir dettagli, le risultanze dell attività di mappatura delle aree/attività a rischi reat. Rapprti cn la Pubblica Amministrazine Le attività sensibili / strumentali individuate in tale area sn: Gestine dei rapprti Istituzinali cn Sggetti appartenenti alla Pubblica Amministrazine: si tratta delle attività di rapprt tra i Sggetti titlati dell'agenzia e i Sggetti Istituzinali, anche rappresentanti la Cmmittenza, nnché gli Enti Pubblici di rilevanza Nazinale ed Internazinale. Fattispecie di reat: Reati cmmessi nei rapprti cn la Pubblica Amministrazine - art. 24, 25; Reati L. 190/2012: Crruzine e Cncussine (art. 317, 318 c.p. e seguenti) Ricerca, negziazine, stipulazine di Cntratti e Cnvenzini cn Sggetti Pubblici Cmmittenti: si tratta delle attività cnnesse al prcess di ricerca e gestine delle nuve Cnsigli di Amministrazine del 26 giugn

5 Opprtunità dell'agenzia, dall'identificazine all svilupp e cntrattualizzazine delle nuve iniziative fin alla pianificazine della Cmmessa assciata. Fattispecie di reat: Reati cmmessi nei rapprti cn la Pubblica Amministrazine - art. 24, 25; Reati L. 190/2012: Crruzine e Cncussine (art. 317, 318 c.p. e seguenti) Gestine degli adempimenti, delle cmunicazini e delle relazini cn le autrità pubbliche e gli Organi di Cntrll: si tratta delle attività che svrintendn alla gestine dei rapprti cn le Autrità pubbliche e gli Organi di Vigilanza in ccasine di autrizzazini e cncessini, adempimenti, cmunicazini relazini di qualsivglia natura. Fattispecie di reat: Delitti infrmatici e trattament illecit di dati - art. 24 bis, Reati cmmessi nei rapprti cn la Pubblica Amministrazine - art. 24, Reati Scietari - art. 25 ter, Reati L. 190/2012 Abus di Uffici art. 323 c.p.. Gestine dei rapprti cn funzinari degli Organi di Cntrll ed altre autrità pubbliche, in ccasine di verifiche ispettive: si tratta delle attività pste in essere in ccasine di visite ispettive e accertamenti da parte di funzinari degli Organi di Vigilanza e Cntrll ed altre autrità pubbliche, vlte all accertament dell effettiv adempiment delle misure nrmative e di legge di vlta in vlta interessate nell peratività. Il prcess cmprende le fasi di accgliment, accertament e verbalizzazine. Fattispecie di reat: Reati cmmessi nei rapprti cn la Pubblica Amministrazine - art. 24, 25, Rifiut di Atti di Uffici/Omissine art 328 c.p.; Reati L. 190/2012: Crruzine e Cncussine (art. 317, 318 c.p. e seguenti) Gestine dei Prgrammi, Cntratti e Cnvenzini stipulati cn Sggetti Pubblici Cmmittenti Le attività sensibili / strumentali individuate in tale area sn: Gestine, cntrll e chiusura della Cmmessa: si tratta delle attività cnnesse al prcess di Gestine dei Prgrammi, Cntratti e Cnvenzini stipulati dall'agenzia, quali crdinament delle risrse, esecuzine e cntrll delle attività di prgett, elabrazine di Stati Avanzament Lavri e rendicntazine, durante tutt il cicl di vita della Cmmessa assciata. Fattispecie di reat: Reati cmmessi nei rapprti cn la Pubblica Amministrazine - art. 24, 25.Reati L. 190/2012: Crruzine e Cncussine (art. 317, 318 c.p. e seguenti) Gare e Appalti di Lavri Pubblici: si tratta delle attività cnnesse al prcess di aggiudicazine di appalti pubblici, in base a quant previst dall art 55 bis del Decret Legge n. 1/2012, dalla definizine delle strategie di gara alla redazine e gestine degli atti necessari fin alla pubblicazine degli esiti della gara e alla cnservazine e archiviazine di tutta la dcumentazine di gara Fattispecie di reat: Reati cmmessi nei rapprti cn la Pubblica Amministrazine - art. 24, 25; Reati Criminalità rganizzata - art. 24 ter; Riciclaggi - art. 25 cties; Reati Scietari art 25 ter; Delitti Infrmatici e trattament illecit di dati art 24 bis. Reati L. 190/2012: Crruzine e Cncussine (art. 317, 318 c.p. e seguenti), Abus di Uffici art. 323 c.p., Rifiut di atti d uffici/omissine art. 328 c.p.gestine delle presenze e Time Reprting: si tratta delle Cnsigli di Amministrazine del 26 giugn

6 attività cnnesse alla crretta imputazine delle presenze delle risrse umane dell'agenzia e del temp effettivamente lavrat su ciascuna cmmessa aziendale da risrse interne, anche strumentale alla prduzine peridica di dati cntabili ed alla rendicntazine vers il Cmmittente. Fattispecie di reat: Reati cmmessi nei rapprti cn la Pubblica Amministrazine - art. 24. Gestine delle Trasferte: si tratta delle attività prerdinate al prcess di gestine delle trasferte lavrative del persnale dell'agenzia. Fattispecie di reat: Reati cmmessi nei rapprti cn la Pubblica Amministrazine - art. 24, 25,, Reati L. 190/2012 Peculat artt.314 e 316 c.p.. Rendicntazine dei servizi dell'agenzia: si tratta delle attività di rendicntazine che l'agenzia predispne per i Cmmittenti delle Misure agevlative e prgrammi dell'agenzia, al fine di dcumentare la crretta esecuzine tecnica ed i csti / investimenti sstenuti per la gestine delle relative Cmmesse. Fattispecie di reat: Reati cmmessi nei rapprti cn la Pubblica Amministrazine - art. 24 Gestine dei rapprti cn le Cntrllate: si tratta delle mdalità perative atte a reglamentare la gestine dei rapprti dell'agenzia cn le Scietà del Grupp qualra le stesse perin in nme e per cnt dell'agenzia nell'ambit di Prgrammi, Cntratti e Cnvenzini stipulati cn Sggetti Pubblici Cmmittenti. Fattispecie di reat: Reati cmmessi nei rapprti cn la Pubblica Amministrazine - art. 24, 25, Reati Criminalità rganizzata - art. 24 ter, Riciclaggi - art. 25 cties, art 25 ter Scietari; Reati L. 190/2012: Crruzine e Cncussine (art. 317, 318 c.p. e seguenti) Gestine delle Misure agevlative dell'agenzia Le attività sensibili / strumentali individuate in tale area sn: Verifica dei requisiti e assunzine degli impegni: si tratta delle attività prerdinate al prcess di verifica dei requisiti ggettivi e sggettivi in cap al Sggett prpnente/beneficiari ed alla relativa richiesta di agevlazine/ergazine, perata nelle diverse fasi del prcess istruttri, di adzine del prvvediment e stipula del Cntratt, nnchè di ergazine e pst ergazine dell'agevlazine. Fattispecie di reat: Reati cmmessi nei rapprti cn la Pubblica Amministrazine - art. 24, 25, Reati Criminalità rganizzata - art. 24 ter, Riciclaggi - art. 25 cties, Reati L. 190/2012 Abus di Uffici art. 323 c.p., Rifiut di atti d uffici/omissine art. 328 c.p.. Crruzine e Cncussine (art. 317, 318 c.p. e seguenti) Mnitraggi e gestine del credit: si tratta delle attività di mnitraggi del Sggett beneficiari finalizzate alla verifica di permanenza dei requisiti previsti dalle single nrmative e/ Cnsigli di Amministrazine del 26 giugn

7 dai singli cntratti/cnvenzini ed alla gestine del credit vantat dall'agenzia a frnte delle agevlazini cncesse. Fattispecie di reat: Reati cmmessi nei rapprti cn la Pubblica Amministrazine - art. 24, 25, Reati Criminalità rganizzata - art. 24 ter, Riciclaggi - art. 25 cties, Reati L. 190/2012 Abus di Uffici art. 323 c.p., Rifiut di atti d uffici/omissine art. 328 c.p.; Crruzine e Cncussine (art. 317, 318 c.p. e seguenti) Predispsizine di bilanci, relazini e cmunicazini sciali Le attività sensibili / strumentali individuate in tale area sn: Gestine della cntabilità generale e frmazine del Bilanci civilistic e cnslidat: si tratta delle attività di rilevazine, classificazine e cntrll di tutti i fatti gestinali aventi riflessi amministrativi, finanziari ed ecnmici, anche finalizzate alla redazine ed emissine del bilanci civilistic e cnslidat dell'agenzia, nnchè dei reprt ecnmici-finanziari infrannuali. Fattispecie di reat: Reati Scietari - art. 25 ter Funzinament Organi Sciali e Adempimenti Scietari Le attività sensibili / strumentali individuate in tale area sn: Riunini del CdA e dell'assemblea: si tratta delle attività di supprt alle riunini cnsiliari e assembleari. Fattispecie di reat: Reati Scietari - art. 25 ter Pianificazine e Cntrll di Gestine Le attività sensibili / strumentali individuate in tale area sn: Budget, Frecast e Reprting: si tratta delle attività cnnesse alla definizine del Budget annuale, della reprtistica crrelata e all'elabrazine delle riprevisini trimestrali dell'agenzia. Fattispecie di reat: Reati Scietari - art. 25 ter Gestine del cicl passiv su beni, servizi e lavri Le attività sensibili / strumentali individuate in tale area sn: Tenuta Alb frnitri: si tratta delle attività di gestine dell'alb frnitri / Studi Legali dell'agenzia. Fattispecie di reat: Reati cmmessi nei rapprti cn la Pubblica Amministrazine - art. 24, 25, Reati Criminalità rganizzata - art. 24 ter, Riciclaggi - art. 25 cties, Reati L. 190/2012 Abus di Uffici art. Cnsigli di Amministrazine del 26 giugn

8 323 c.p., Rifiut di atti d uffici/omissine art. 328 c.p.; Crruzine e Cncussine (art. 317, 318 c.p. e seguenti) Gestine del fabbisgn e degli acquisti: si tratta delle attività prerdinate al prcess di apprvviginament di tutti i beni e servizi acquistati dall'agenzia e di cnsulenza da parte di Studi Legali esterni. Fattispecie di reat: Reati cmmessi nei rapprti cn la Pubblica Amministrazine - art. 24, 25, Reati Criminalità rganizzata - art. 24 ter, Reati Scietari - art. 25 ter, Riciclaggi - art. 25 cties, Reati L. 190/2012 Abus di Uffici art. 323 c.p., Peculat artt. 314 e 316 c.p.; Crruzine e Cncussine (art. 317, 318 c.p. e seguenti) Gestine dei cespiti Le attività sensibili / strumentali individuate in tale area sn: Gestine dei beni immbili: si tratta delle attività di cessine/vendita e lcazine dei beni immbili aziendali. Fattispecie di reat: Reati cmmessi nei rapprti cn la Pubblica Amministrazine - art. 24, 25, Reati Criminalità rganizzata - art. 24 ter, Reati Scietari - art. 25 ter, Riciclaggi - art. 25 cties, Reati L.190/2012 Sttrazine danneggiament di cse sttpste a sequestr - artt. 334 e 335 c.p.; Crruzine e Cncussine (art. 317, 318 c.p. e seguenti) Gestine degli asset aziendali: si tratta delle mdalità di gestine degli asset della Scietà, quali telefni cellulari, materiali e strumentazine aziendale. Fattispecie di reat: Reati cmmessi nei rapprti cn la Pubblica Amministrazine art.25, Reati Scietari - art. 25 ter, Reati L.190/2012 Peculat - artt. 314 e 316 c.p., Sttrazine danneggiament di cse sttpste a sequestr - artt. 334 e 335 c.p.; Crruzine e Cncussine (art. 317, 318 c.p. e seguenti) Selezine, assunzine e svilupp delle risrse umane Le attività sensibili / strumentali individuate in tale area sn: Selezine e assunzine del persnale: si tratta delle attività per la gestine del prcess di ricerca, selezine e ingress del persnale a temp indeterminat e determinat, cllabratri, cntratti di smministrazine di lavr temprane, stageur e brsisti di tutte le Scietà appartenenti al Grupp. Fattispecie di reat: Reati cmmessi nei rapprti cn la Pubblica Amministrazine - art. 24, 25, Reati Criminalità rganizzata - art. 24 ter, Reati Scietari - art. 25 ter, Reati L. 190/2012 Abus di uffici art. 323 c.p.; Crruzine e Cncussine (art. 317, 318 c.p. e seguenti) Impieg di persnale di paesi terzi: si tratta delle attività necessarie a cnsentire l'assunzine e l'impieg di persnale ester nel rispett della nrmativa in materia di immigrazine nel territri italian. Cnsigli di Amministrazine del 26 giugn

9 Fattispecie di reat: Impieg di cittadini di paesi terzi il cui sggirn è irreglare - art. 25 dudecis, Reati transnazinali - Legge 16 marz 2006, n. 146, art. 10 Svilupp e incentivazine delle risrse: si tratta delle attività di valutazine, svilupp prfessinale ed incentivazine delle risrse umane dell'agenzia. Fattispecie di reat: Reati cmmessi nei rapprti cn la Pubblica Amministrazine - art. 25, Reati Criminalità rganizzata - art. 24 ter, Reati Scietari - art. 25 ter; Reati L. 190/2012: Crruzine e Cncussine (art. 317, 318 c.p. e seguenti) Frmazine: si tratta delle attività frmative del persnale finalizzate alla sensibilizzazine e crescita prfessinale delle risrse umane dell'agenzia, cn particlare riferiment alla predispsizine del materiale didattic nel rispett dei diritti d'autre. Fattispecie di reat: Reati in materia di vilazine del diritt di autre - art. 25 nvies Gestine della Tesreria, Finanza e Crediti Le attività sensibili / strumentali individuate in tale area sn: Gestine cnti crrenti, incassi e pagamenti: si tratta delle attività cnnesse alla gestine della tesreria dell'agenzia, in relazine a tutte le transazini cmmerciali e le perazini vers terze parti, tra cui scietà del Grupp e beneficiari di leggi cnnesse a finanziamenti, prestiti bbligazinari, perazini sul capitale sciale e cntributi. Fattispecie di reat: Reati cmmessi nei rapprti cn la Pubblica Amministrazine - art. 24, 25, Reati Criminalità rganizzata - art. 24 ter, Reati Scietari - art. 25 ter, Riciclaggi - art. 25 cties, Reati L. 190/2012 Peculat artt. 314 e 316 c.p.; Crruzine e Cncussine (art. 317, 318 c.p. e seguenti) Gestine della Finanza di prprietà: si tratta delle attività di investiment in strumenti finanziari perate dall'agenzia cn capitale prpri. Fattispecie di reat: Reati Criminalità rganizzata - art. 24 ter, Riciclaggi - art. 25 cties, Reati L. 190/2012 Peculat artt. 314 e 316 c.p.. Gestine Crediti: si tratta delle attività cnnesse cn il prcess di gestine rdinaria dei crediti vantati dall'agenzia Fattispecie di reat: Reati cmmessi nei rapprti cn la Pubblica Amministrazine - art. 25, Reati Criminalità rganizzata - art. 24 ter, Reati Scietari - art. 25 ter, Riciclaggi - art. 25 cties; Reati L. 190/2012: Crruzine e Cncussine (art. 317, 318 c.p. e seguenti) Gestine del Cntenzis Cnsigli di Amministrazine del 26 giugn

10 Le attività sensibili / strumentali individuate in tale area sn: Gestine dei cntenzisi giudiziali e stragiudiziali: si tratta delle attività di gestine dei cntenzisi giudiziali e stragiudiziali (es. civili, tributari, giuslavristici, amministrativi, penali) sia attivi che passivi, in tutti i gradi di giudizi. Fattispecie di reat: Reati cmmessi nei rapprti cn la Pubblica Amministrazine - art. 25, Reati Scietari - art. 25 ter, Riciclaggi - art. 25 cties; Reati L. 190/2012: Crruzine e Cncussine (art. 317, 318 c.p. e seguenti) Gestine dei rapprti cn sggetti cinvlti in prcedimenti innanzi all'autrità giudiziaria: si tratta delle attività di rapprt tra i Sggetti dell'agenzia, cinvlti direttamente indirettamente in prcedimenti penali, tali da indurre a nn rendere dichiarazini a rendere dichiarazini mendaci all'autrità Giudiziaria. Fattispecie di reat: Induzine a nn rendere dichiarazini a rendere dichiarazini mendaci all'autrità Giudiziaria - art. 25 decies, Cmunicazine Le attività sensibili / strumentali individuate in tale area sn: Gestine degli Eventi e delle Spnsrizzazini: si tratta delle attività attravers le quali l'agenzia, per se stessa su incaric di Scietà del Grupp, prgetta e realizza eventi prpri e spnsrizza quelli prpsti da Sggetti esterni. Fattispecie di reat: Reati cmmessi nei rapprti cn la Pubblica Amministrazine - art. 25, Reati Criminalità rganizzata - art. 24 ter, Reati Scietari - art. 25 ter, Riciclaggi - art. 25 cties; Reati L. 190/2012: Crruzine e Cncussine (art. 317, 318 c.p. e seguenti) Gestine degli Omaggi, Liberalità e spese di rappresentanza: si tratta delle attività relative alla gestine di maggi, liberalità, spese di rappresentanza cn particlare riferiment al prcess autrizzativ applicat. Fattispecie di reat: Reati cmmessi nei rapprti cn la Pubblica Amministrazine - art. 25, Reati Criminalità rganizzata - art. 24 ter, Reati Scietari - art. 25 ter, Riciclaggi - art. 25 cties, Reati L. 190/2012 Peculat artt. 314 e 316 c.p; Reati L. 190/2012: Crruzine e Cncussine (art. 317, 318 c.p. e seguenti) Cmunicazine web e stampa: si tratta delle attività di cmunicazine esterna dell'agenzia attravers il canale web e la stampa, cn particlare riferiment alla predispsizine dei cntenuti nel rispett dei diritti d'autre. Fattispecie di reat: Reati in materia di vilazine del diritt di autre - art. 25 nvies Gestine delle perazini strardinarie Cnsigli di Amministrazine del 26 giugn

11 Le attività sensibili / strumentali individuate in tale area sn: Acquisizine e Gestine delle Partecipazini: si tratta delle attività finalizzate all'assunzine, gestine e dismissine di partecipazini nei cnfrnti di piccle, medie e grandi imprese peranti in tutti i settri mercelgici. Fattispecie di reat: Reati cmmessi nei rapprti cn la Pubblica Amministrazine - art. 24, 25, Reati Criminalità rganizzata - art. 24 ter, Reati Scietari - art. 25 ter, Riciclaggi - art. 25 cties, Reati L. 190/2012 Abus di Uffici art. 323 c.p., Rifiut di atti d uffici/omissine art. 328 c.p.; Crruzine e Cncussine (art. 317, 318 c.p. e seguenti) Gestine dei Sistemi Infrmativi Le attività sensibili / strumentali individuate in tale area sn: Pianificazine: si tratta delle attività di pianificazine e rganizzazine dei ruli, delle risrse e delle attività cnnesse alla gestine dei Sistemi Infrmativi aziendali ed in particlare dei rischi infrmatici. Fattispecie di reat: Reati infrmatici e trattament illecit dei dati - art. 24 bis, Reati L. 190/2012 Crruzine e Cncussine (art bis c.p.).; Acquisizine e implementazine: si tratta delle attività vlte all'identificazine, cstruzine e acquisizine delle sluzini infrmatiche a servizi della strategia aziendale, quindi alla lr implementazine e integrazine nell'ambit dei prcessi interessati, nnchè alla gestine del cambiament ed alla manutenzine di sistemi, servizi e applicazini. Fattispecie di reat: Reati infrmatici e trattament illecit dei dati - art. 24 bis, Reati L. 190/2012 Crruzine e Cncussine (art bis c.p.). Gestine del servizi: si tratta delle attività cnnesse all'ergazine effettiva dei servizi, il cntrll della dispnibilità, il rispett dei livelli di servizi e della sicurezza del servizi stess, il supprt agli utenti e la gestine dei dati e dell'ambiente fisic, anche al fine di assicurare che le infrmazini sian prtette negli aspetti di riservatezza, integrità, cnfidenzialità che sn lr prpri. Fattispecie di reat: Reati infrmatici e trattament illecit dei dati - art. 24 bis, Reati L. 190/2012 Crruzine e Cncussine (art bis c.p.). Mnitraggi: si tratta delle attività vlte a misurare e tenere stt cntrll le prestazini dei sistemi infrmativi e dei cntrlli, definiti anche in relazine alla necessaria cnfrmità a Nrme e reglamenti applicabili all'agenzia. Cnsigli di Amministrazine del 26 giugn

12 Fattispecie di reat: Reati infrmatici e trattament illecit dei dati - art. 24 bis, Reati L. 190/2012 Crruzine e Cncussine (art bis c.p.) Gestine degli aspetti Ambientali Le attività sensibili / strumentali individuate in tale area sn: Gestine di aspetti Ambientali: si tratta delle attività finalizzate a garantire il rispett della Nrmativa vigente in materia Ambientale, cn riferiment in particlare alla gestine dei rifiuti prdtti. Fattispecie di reat: Reati ambientali - art. 25 undecies Gestine della Salute e Sicurezza sui Lughi di Lavr Le attività sensibili / strumentali individuate in tale area sn: Pianificazine: si tratta delle attività di pianificazine e rganizzazine dei ruli e delle attività cnnesse alla tutela della salute, sicurezza e igiene sul lavr vlte a fissare biettivi cerenti cn la plitica aziendale, stabilire i prcessi necessari al raggiungiment degli biettivi, definire e assegnare risrse. Fattispecie di reat: Reati in materia di Sicurezza sul Lavr - art. 25 septies Attuazine e funzinament: si tratta delle attività vlte a definire strutture rganizzative e respnsabilità, mdalità di frmazine, cnsultazine e cmunicazine, mdalità di gestine del sistema dcumentale, di cntrll dei dcumenti e dei dati, le mdalità di cntrll perativ, la gestine delle emergenze. Fattispecie di reat: Reati in materia di Sicurezza sul Lavr - art. 25 septies Verifica e azini crrettive: si tratta delle attività vlte a implementare mdalità di misura e mnitraggi delle prestazini, la registrazine, l'analisi e il mnitraggi degli infrtuni e degli incidenti, la gestine delle nn cnfrmità e delle azini crrettive e preventive, mdalità di gestine delle registrazini, mdalità di esecuzine audit peridici delle attività di srveglianza. Fattispecie di reat: Reati in materia di Sicurezza sul Lavr - art. 25 septies Riesame della Direzine: si tratta delle attività di riesame peridic del Vertice Aziendale al fine di valutare se il sistema di gestine della salute e sicurezza è stat cmpletamente realizzat e se è sufficiente alla realizzazine della plitica e degli biettivi dell'azienda. Fattispecie di reat: Reati in materia di Sicurezza sul Lavr - art. 25 septies Cnsigli di Amministrazine del 26 giugn

13 4. Prtclli di prevenzine e sistema dei cntrlli L art. 6 del Decret stabilisce, inltre, che il sistema dei cntrlli interni deve prevedere, in relazine ai reati da prevenire: specifici prtclli per prgrammare la frmazine e l attuazine delle decisini dell Ente; mdalità di gestine delle risrse finanziarie idnee ad impedire la cmmissine dei reati. Pertant, nell ambit delle attività prerdinate alla definizine del Mdell, l Agenzia ha prvvedut all identificazine di principi di cntrll che devn svrintendere l peratività aziendale nell ambit dei prcessi gestinali e perativi crrelati alle aree a rischi reat identificate. ll sistema dei cntrlli, realizzat dall Agenzia prevede, cn riferiment alle attività sensibili individuate: Prtclli di prevenzine generali, vver i principi generali di cntrll psti a base degli strumenti e delle metdlgie utilizzate per strutturare gli elementi specifici di cntrll Prtclli di prevenzine specifici che cstituiscn le linee guida di cntrll sul prcess e che pssn trvare maggir declinazine e cmpletament nell ambit di altre fnti nrmative interne della Scietà (reglamenti, plicy, prcedure rganizzative, istruzini di lavr). 4.1 Prtclli generali Il sistema dei cntrlli, definit dall Agenzia anche sulla base delle indicazine frnite dalle Linee Guida di Cnfindustria, nnché dalle best practices nazinali ed internazinali anche in materia di prevenzine della crruzine, è stat cstruit applicand i seguenti prtclli generali di prevenzine: Nrme cmprtamentali e cdici di cndtta Esistenza e diffusine di un Cdice Etic aziendale che descriva regle cmprtamentali di carattere generale a presidi delle attività svlte. Pteri autrizzativi e di firma Esistenza di un sistema di prcure e deleghe: cerente cn le respnsabilità rganizzative e gestrie assegnate; cntenente la specifica assegnazine di pteri e limiti, anche di apprvazine delle spese, dei sggetti titlati ad impegnare la Scietà nei cnfrnti del Cmmittente e di parti terze; definit nel rispett dei principi di elabrazine giurisprudenziale e dei requisiti specifici di legge laddve applicabile (ad esempi l art. 16 del d.lgs. 81/08 e s.m.i. per il cas delle deleghe in materia di sicurezza sul lavr) Prcedure e nrme interne Esistenza di regle aziendali, dispnibili e cnsciute all intern dell Agenzia, idnee a stabilire respnsabilità e mdalità perative per l svlgiment delle attività sensibili e l archiviazine della dcumentazine rilevante. La reglamentazine interna declina ruli e respnsabilità di gestine, crdinament e cntrll delle funzini aziendali a tutti i livelli, descrivend, in maniera mgenea, le attività prprie di ciascuna struttura. Separazine dei cmpiti Nell ambit di ciascun prcess aziendale rilevante ai sensi delle Nrmative di riferiment, al fine di garantire indipendenza ed biettività, è garantit l intervent di più sggetti e la separazine delle attività tra clr che sn incaricati di assumere le decisini / autrizzare gli atti, eseguire le perazini stabilite, svlgere sulle stesse gli pprtuni cntrlli previsti dalla legge e dalle prcedure del sistema di cntrll intern. Un inter prcess aziendale, sensibile ai sensi del d.lgs. 231/01 e della L. 190/2012, nn può essere affidat ad un unic Sggett. Cnsigli di Amministrazine del 26 giugn

14 Dcumentabilità e Tracciabilità Il prcess di decisine, autrizzazine e svlgiment di ciascuna attività sensibile deve essere ricstruibile e verificabile ex pst, attravers appsiti supprti dcumentali infrmatici. In particlare ciascuna perazine/attività relativa ad gni prcess rilevante deve essere adeguatamente dcumentata; i dcumenti rilevanti sn pprtunamente frmalizzati, riprtan la data di cmpilazine e la firma del cmpilatre/autrizzatre; gli stessi sn archiviati, a cura della funzine cmpetente e cn mdalità tali da nn permettere la mdifica successiva se nn cn appsita evidenza, in lughi idnei alla cnservazine, anche al fine di tutelare la riservatezza dei dati in essi cntenuti e di evitare deteriramenti smarrimenti. Qualra sia previst l utilizz di sistemi infrmatici per l svlgiment delle attività sensibili, gli stessi assicuran: la crretta imputazine di gni singla perazine ai sggetti che ne sn respnsabili; la tracciabilità di gni perazine effettuata (inseriment, mdifica e cancellazine) dai sli utenti abilitati; l archiviazine e cnservazine delle registrazini prdtte. L access ai dcumenti archiviati è sempre cnsentit sl ai sggetti autrizzati (tra cui Cllegi Sindacale, Scietà di Revisine, Organism di Vigilanza, Respnsabile dell attuazine del Pian Anticrruzine (RPA) per gli aspetti di cmpetenza - ed eventuali altri funzini di cntrll intern pprtunamente titlati). Rtazine degli incarichi Nell ambit dei prcessi aziendali maggirmente espsti alla cmmissine dei reati sensibile alla Legge 190/2012, è previst un pian di rtazine degli incarichi del persnale cn funzini di respnsabilità. In particlare, le prcedure di rtazine del persnale sn definite in linea cn i criteri e le indicazini frnite dal Pian Nazinale Anticrruzine, nnché da maggiri ed apprfndite analisi da effettuare per ciascuna funzine aziendale a rischi crruzine. Trasparenza e pubblicità Il prcess decisinale deve essere res trasparente ed apert al fine di prevenire ccasini di arbitri e di crruzine e di permettere a tutti i cittadini di avere access dirett al patrimni infrmativ dell Agenzia. In particlare è prevista la pubblicazine sul prpri sit istituzinale: dei bilanci e dei cnsuntivi; dell affidament di lavri, frniture e servizi, anche cn riferiment alla mdalità di selezine prescelta ai sensi del cdice dei cntratti pubblici relativi a lavri, servizi e frniture; dei prvvedimenti inerenti la cncessine delle svvenzini, cntributi, sussidi ed ausili finanziari alle imprese; l'attribuzine dei crrispettivi e dei cmpensi a persne, prfessinisti, imprese ed enti privati e cmunque di vantaggi ecnmici di qualunque genere ad enti pubblici e privati Verifica della incandidabilità e della incmpatibilità degli incarichi E prevista l emanazine di un specific reglament in materia di incnferibilità, incmpatibilità e cumuli di impieghi e incarichi, vlt ad individuare, secnd criteri differenziati in rapprt alle diverse qualifiche e ruli prfessinali, gli incarichi vietati ai dipendenti dell Agenzia. Cnsigli di Amministrazine del 26 giugn

15 In particlare è previst che i dipendenti che negli ultimi 3 anni di servizi hann esercitat pteri autritativi negziali per cnt delle PPAA nn pssn svlgere, nei 3 anni successivi alla cessazine del rapprt di pubblic impieg, attività lavrativa prfessinale press i sggetti privati, destinatari dell attività della PA. Pertant è stata elabrata una dichiarazine sstitutiva sull insussistenza di cause di incnferibilita' e incmpatibilita' per gli incarichi ricevuti che dvrà essere rilasciata dai cmpnenti del Cnsigli di Amministrazine e dai sggetti a cui sn stati cnferiti incarichi dirigenziali Gestine della dcumentazine di terzi I dcumenti di Terzi parti, di qualsiasi natura e per qualsiasi finalità, cntenenti infrmazini di natura riservata e/ cnfidenziale, anche a ptenziale cncrrenza sleale, utilizzabili per ttenere pssibili vantaggi nell interesse dell Agenzia, devn essere tenuti e cnservati dai Respnsabili delle funzini interne interessate previa autrizzazine frmale da parte dei Sggetti titlati di cntrparte. Respnsabili di prcess e delle attività sensibili Nell ambit di ciascun prcess a cui fann riferiment le attività sensibili stabilite è identificat un Respnsabile di Prcess il quale, individuat dal sistema nrmativ intern ed abilitat ad accedere a tutte le infrmazini rilevanti, ha la respnsabilità di: assicurare che il prcess sia svlt in linea cn i cdici di cndtta aziendali, in cnfrmità a quant stabilit dalle fnti nrmative interne e dalla nrmativa vigente applicabile, nel rispett dei principi di trasparenza e tracciabilità; garantire che vengan eseguiti, da parte dei singli sggetti cinvlti nel prcess, tutti i cntrlli sulle attività sttstanti definiti nell ambit dei prtclli di prevenzine specifici di prcess. Ferm restand l bblig in cap a tutti i Destinatari di cmunicare tempestivamente all Organism di Vigilanza e/ al RPA derghe, anmalie atipicità eventualmente riscntrate rispett alle determinazini cntenute nel Mdell e tutti i fatti, atti missini che pssan incidere sull sservanza dell stess, il Respnsabile di Prcess ha inltre l bblig di: infrmare peridicamente l Organism di Vigilanza ed il RPA in merit all andament delle attività aziendali, cme puntualmente definit nel presente dcument e nell ambit della nrmativa interna di riferiment; infrmare tempestivamente l Organism di Vigilanza ed il RPA qualra si verifichin particlari situazini rilevanti l efficacia e l adeguatezza dei prtclli di prevenzine, nnché qualsiasi vilazine del Mdell pst in essere dall Agenzia 4.2 Prtclli specifici di prcess Per i prcessi / attività "sensibili" / "strumentali" individuati vengn riprtati gli elementi di cntrll a cui si deve rientare l'peratività degli stessi. Una più dettagliata evidenza di tali prtclli può inltre essere delegata all'inter crp nrmativ aziendale (plicy, prcedure, istruzini di lavr). In allegat "B" al Mdell sn declinate le principali respnsabilità delle aree aziendali richiamate nel presente dcument; la crrispndenza di dette funzini cn quelle richiamate dalla Situazine Organizzativa in vigre è determinata in appsiti dcumenti rganizzativi interni resi dispnibili a tutt il persnale. Rapprti cn la Pubblica Amministrazine Gestine dei rapprti Istituzinali cn Sggetti appartenenti alla Pubblica Amministrazine Cnsigli di Amministrazine del 26 giugn

16 Respnsabile di prcess Respnsabile di Funzine, Sggetti titlati ad intrattenere rapprti cn la Pubblica Amministrazine Elementi di cntrll pssn intrattenere rapprti cn la Pubblica Amministrazine per cnt dell Agenzia slamente i Sggetti a cui è stat frmalmente cnferit incaric in tal sens, cn la sla eccezine delle attività tecniche e perative prerdinate alla esecuzine delle cnvezini/cntratti/prgrammi in essere; gli incntri cn i rappresentanti del Cmmittente cn Sggetti Pubblici quali meeting di natura decisinale prgrammatica, strumentali finalizzati alla frmalizzazine di atti/cntratti/cnvenzini, legati a Stati Avanzament Lavri prdrmici il prcess di rendicntazine vers il Cmmittente cmunque legati all accettazine della prestazine servizi ergati dall Agenzia, devn essere presenziati preferibilmente da due rappresentanti dell Agenzia: cmunque di detti incntri deve essere tenuta traccia della data, degli biettivi/mtivazini e dei partecipanti. Tali infrmazini dvrann essere cmunicate al prpri respnsabile, quindi archiviate e cnservate, secnd le mdalità stabilite per i prcessi di Ricerca e Gestine dei Prgrammi, Cntratti e Cnvenzini e di Rendicntazine. gli incntri devn essere cndtti nel rispett delle regle cmprtamentali espresse nel Cdice Etic aziendale e sinteticamente richiamati nei punti che segun: nn è cnsentit a clr che peran per cnt dell Agenzia ne direttamente, ne indirettamente, ne per il tramite di interpsta persna realizzare attività, stt qualsiasi frma, che abbian cme effett l illecit cndizinament di Sggetti Pubblici; pertant nn è cnsentit ffrire prmettere denar, dni cmpensi, stt qualsiasi frma, né esercitare illecite pressini, né prmettere qualsiasi ggett, servizi, prestazine, favre a dirigenti, funzinari dipendenti della Pubblica Amministrazine, vver incaricati di pubblic servizi, a lr parenti cnviventi all scp di influenzare l indipendenza di giudizi nell ambit di qualsiasi tiplgia di rapprt cn gli stessi instaurat; nn è altresì cnsentit a clr che peran per cnt dell Agenzia ne direttamente, ne indirettamente, ne per il tramite di interpsta persna ricevere denar, dni, favri cmpensi, stt qualsiasi frma, che pssan influenzare il prpri giudizi nell ambit di qualsiasi tiplgia di rapprt cn sggetti terzi rilevanti quali, a titl indicativ, Cmmittente, beneficiari e frnitri; è fatt bblig di instaurare e gestire qualsiasi rapprt cn la Pubblica Amministrazine sulla base di criteri di massima crrettezza, trasparenza e buna fede; nn è cnsentit utilizzare presentare dichiarazini e dcumenti attestanti fatti e ntizie nn vere, vver mettere infrmazini per cnseguire l aggiudicazine di un cntratt / cnvenzine l apprvazine di un rapprt rendicntativ, nnché qualsiasi attività/perazine/att a vantaggi nell interesse dell Agenzia; chiunque riceva richieste esplicite implicite di benefici di qualsiasi natura da parte di dirigenti, funzinari dipendenti della Pubblica Amministrazine, che sia indtt dagli stessi a dare prmettere denar altra utilità anche a sggetti terzi, è tenut a infrmare tempestivamente l OdV ed il RPA e sspendere immediatamente gni rapprt cn essi. Ricerca, negziazine, stipulazine di Cntratti e Cnvenzini cn Sggetti Pubblici Cmmittenti Cnsigli di Amministrazine del 26 giugn

17 Respnsabile di prcess Respnsabili di funzine titlari dell'pprtunità cmmerciale Elementi di cntrll l individuazine delle pprtunità di Business dell Agenzia ed il successiv svilupp sn cerenti cn la missin aziendale e cn gli biettivi definiti dall Amministratre Delegat; le attività di scuting, finalizzate all individuazine di pssibili pprtunità cmmerciali, vver le attività di negziazine cn il Cmmittente, finalizzate alla definizine dei cntenuti e degli aspetti tecnici, perativi, ecnmici e cnvenzinali dell pprtunità, sn cndtte dalle funzini titlari dell pprtunità nel rispett dei cdici di cndtta e dei prtclli di gestine relativi alle mdalità di rapprt cn sggetti della Pubblica Amministrazine. L esit di dette attività, accmpagnat da una relazine che indichi le caratteristiche tecnic-cmmerciali dell'pprtunità e riprti l'evidenza degli incntri cn il Cmmittente, è pprtunamente frmalizzat e sttpst ad apprvazine delle funzini interne cmpetenti e della Direzine; i Cntratti/Cnvenzini che l Agenzia stipula cn i prpri Cmmittenti sn sttpsti a validazine e firma da parte dell Amministratre Delegat e/ dei Sggetti interni titlati in base al sistema di prcure/deleghe in essere; a ciascun Cntratt/Cnvenzine è assciat un Pian di dettagli delle attività che, ve previst, viene cmunicat in via ufficiale al Cmmittente dai Sggetti titlati dell Agenzia. Tale Pian è elabrat dal Respnsabile di Cmmessa identificat, cndivis cn le funzini interne prepste al mnitraggi e cntrll delle cmmesse ed alla schedulazine delle risrse, quindi apprvat dalla funzine titlare dell pprtunità. Rendicntazine assicura in fase di stipula del Cntratt/Cnvenzine e cmunque prima dell avvi del prcess di rendicntazine, la crretta interpretazine della Nrma Rendicntativa di ciascun fnd, legge, prgramma, misura agevlativa gestita dall Agenzia; l esit di tale attività è frmalizzat nell ambit di un dcument intern di linee guida perative in cui sn declinate le mdalità di rendicntazine anche in termini di csti/spese imputabili, mdalità di calcl e dcumentazine da allegare ai Prspetti ggett di cmunicazine al Cmmittente; tale dcument intern è frmalmente cmunicat da Rendicntazine alle funzini aziendali interessate, tra cui i Respnsabili e le funzini prepste al cntrll delle Cmmesse, nnché, per gli aspetti di pertinenza, ai Sggetti terzi cinvlti nella gestine della Cmmessa; tale dcument viene inltre cmunicat ai Sggetti titlati del Cmmittente cntestualmente all'invi del rapprt rendicntativ; la predispsizine della dcumentazine ggett di scambi cn il Cmmittente deve essere effettuata cn la massima diligenza e prfessinalità in md da frnire infrmazini chiare, accurate, cmplete, fedeli e veritiere evitand e cmunque segnaland, nella frma e nei mdi idnei, situazini di cnflitt di interesse; qualra, per specifici prgrammi cnvenzini, sia prevista la pssibilità di ricrrere a partner cmmerciali esterni al Grupp, l Agenzia assicura che la selezine del partner: sia autrizzata in accrd al vigente sistema di prcure/deleghe interne; avvenga nel rispett dei principi di trasparenza e tracciabilità, secnd criteri basati su mtivazini di rdine tecnic/ecnmic e/ strategic; preveda la frmale dcumentazine dei principali step decisinali seguiti; Cnsigli di Amministrazine del 26 giugn

18 preveda accrdi cntrattuali cntenenti specifiche clausle di salvaguardia relative al D.Lgs. 231/01; nel cas di individuazine e scelta di partner facenti cap ad Enti della Pubblica Amministrazine incaricati di pubblic servizi, la gestine dei rapprti tra i Sggetti titlati dell Agenzia ed i rappresentanti del partner deve essere imprntata nel rispett dei cdici di cndtta e dei prtclli di gestine relativi ai rapprti cn la Pubblica Amministrazine, definiti nel presente dcument; ferm restand l bblig, in cap a tutti gli attri cinvlti, di cmunicare eventuali anmalie atipicità riscntrate, Cntrll di Gestine è tenut alla cmunicazine peridica, su base semestrale, all Organism di Vigilanza ed al RPA di un infrmativa riepilgativa del numer di pprtunità in essere e del relativ stat dettagliat per ciascuna funzine titlare dell pprtunità. Gestine degli adempimenti, delle cmunicazini e delle relazini cn le autrità pubbliche e gli Organi di Cntrll Respnsabile di prcess Respnsabili di funzine, Sggetti titlati ad intrattenere rapprti cn la Pubblica Amministrazine Elementi di cntrll l Agenzia assicura che gli adempimenti nei cnfrnti delle autrità pubbliche e degli Organi di Cntrll e la predispsizine della relativa dcumentazine sian effettuati cn la massima diligenza e prfessinalità in md da frnire infrmazini chiare, accurate, cmplete, fedeli e veritiere, nel rispett delle nrmative vigenti, nazinali cmunitarie; l istanza per la richiesta di autrizzazini amministrative, licenze, cncessini è firmata dal Respnsabile della funzine interessata da altr sggett delegat, se necessari, da parte di un Prcuratre della Scietà, il quale inltre assicura la crrettezza ed affidabilità del prcess di prduzine della dcumentazine; le funzini aziendali cinvlte nella prduzine della dcumentazine sn tenute alla verifica di veridicità, crrettezza, cmpletezza e aggirnament della dcumentazine predispsta e cmunicata agli uffici cmpetenti; le funzini interessate assicuran il rispett delle scadenze degli adempimenti di pertinenza e ricrrenti anche attravers l utilizz di pprtuni calendari/scadenzari; ciascun Respnsabile di Funzine è tenut all archiviazine e cnservazine di tutta la dcumentazine prdtta nell ambit della prpria attività, ivi inclusa una cpia di quella trasmessa agli uffici cmpetenti anche eventualmente in via telematica; devn inltre essere tracciati ulteriri cntatti infrmali cn espnenti della Pubblica Amministrazine cinvlti nel prcediment di cncessine e/ autrizzazine. Gestine dei rapprti cn funzinari degli Organi di Cntrll ed altre autrità pubbliche, in ccasine di verifiche ispettive Respnsabile di prcess Respnsabile di Cmmessa, Respnsabili di funzine, Sggetti titlati ad intrattenere rapprti cn gli ispettri della Pubblica Amministrazine Cnsigli di Amministrazine del 26 giugn

19 Elementi di cntrll l Agenzia assicura la cmpleta ed immediata cllabrazine alle Autrità Organi di Vigilanza e Cntrll (es. Guardia di Finanza, INAIL, Ispettrat del Lavr, Agenzia delle Entrate, etc..), garantend che le diverse fasi del prcess di verifica, quali accgliment della richiesta di infrmazini della visita ispettiva, accertament e verbalizzazine, sian svlte secnd mdalità finalizzate a garantire la crrettezza e la trasparenza dei rapprti cn gli espnenti degli Organi di Cntrll, nnché la tracciabilità delle cmunicazini, delle decisini e degli esiti dell attività di verifica esterna; il Legale in accrd cn l Amministratre Delegat identifica i Sggetti dell Agenzia titlati, anche per il tramite di pprtune deleghe interne, a scambiare cmunicazini frmali cn gli Organi di Cntrll, in funzine della tiplgia e delle finalità dell indagine/verifica ptenziale; nel cas di access richieste di Enti quali Antitrust, Garante degli Appalti Pubblici, Crte dei Cnti, Autrità Giudiziaria, Guardia di Finanza e Pubblica Sicurezza, il Respnsabile della funzine cmpetente ve necessari chiede il supprt del Legale; nella fase di gestine della verifica ispettiva, il Respnsabile della funzine cmpetente/cmmessa mette a dispsizine degli ispettri almen due addetti dell Agenzia che affianchin e supprtin tutte le attività di verifica esterna; qualsiasi richiesta di dcumentazine da parte dei funzinari prepsti deve transitare attravers il Respnsabile della funzine cmpetente/cmmessa; qualra quest ultim nn sia nelle cndizini di prdurre la dcumentazine richiesta, dvrà attivarsi per chiedere in md frmale e tracciat alle funzini cmpetenti dell Agenzia la dcumentazine necessaria; è previst che i dati e le infrmazini frnite in md tracciat dalle funzini cmpetenti al Respnsabile richiedente vengan verificate dai rispettivi Respnsabili che ne assicuran la crrettezza, veridicità e aggirnament; il Respnsabile della funzine cmpetente per la gestine della verifica ispettiva è tenut a tenere traccia dell esit della verifica a cui allega la dcumentazine richiesta e cnsegnata; qualra l Ente di Cntrll rilasci un verbale di ispezine, l stess viene firmat dal Respnsabile della funzine cmpetente, vver dal sggett titlat; ferm restand l bblig, in cap a tutti gli attri cinvlti, di cmunicare eventuali anmalie atipicità riscntrate, il Respnsabile della funzine cmpetente è tenut ad infrmare l Organism di Vigilanza ed il RPA: tempestivamente, qualra l autrità giudiziaria abbia avviat un indagine nei cnfrnti dei Sggetti dell Agenzia in cui la stessa sia stata cinvlta; cn cadenza semestrale attravers un infrmativa riepilgativa circa l esit e l stat delle verifiche ispettive svlte. Gestine dei Prgrammi, Cntratti e Cnvenzini stipulati cn Sggetti Pubblici Cmmittenti Gestine, cntrll e chiusura della Cmmessa Respnsabile di prcess Respnsabile di Cmmessa Cnsigli di Amministrazine del 26 giugn

20 Elementi di cntrll l Agenzia assicura la reglare esecuzine delle attività svlte per cnt del Cliente (attività di Cmmessa), nel rispett di quant previst nel Cntratt/Cnvenzine e nel Pian di dettagli assciat; le attività di svilupp ed il mnitraggi di tempi e csti di ciascuna Cmmessa sn assicurati dai relativi Respnsabili, pprtunamente identificati e nminati dalle funzini aziendali cmpetenti, in cllabrazine cn le funzini interne prepste al cntrll delle cmmesse; il Respnsabile di Cmmessa, cn il supprt di Rendicntazine, assicura, sulla base delle scadenze previste dal Cntratt/Cnvenzine, l attuazine delle attività prerdinate al prcess di rendicntazine vers il Cmmittente, nel rispett dei cdici di cndtta e degli elementi di cntrll relativi al prcess di Rendicntazine, stabiliti nel presente dcument; Amministrazine assicura, sulla base di quant previst dal Cntratt/Cnvenzine, il mnitraggi dell incass dei crrispettivi dell Agenzia, cnsultandsi cn il Respnsabile di Cmmessa ed il Legale per l attivazine di eventuali azini di recuper, nel rispett degli elementi di cntrll relativi al prcess di gestine dei crediti vers il Cmmittente, stabiliti nel presente dcument; in fase di chiusura della Cmmessa, il Respnsabile di Cmmessa attesta l effettiv cmpletament delle attività e della crretta prduzine dei dcumenti di prgett in un dcument finale di Stat Avanzament Lavri. Tale dcument va sttpst alla firma del Respnsabile di funzine interessata per autrizzazine e del Cmmittente per l attestazine di reglare esecuzine; devn essere verbalizzate le attività di gestine della cmmessa che prevedn cmunicazini e/ incntri frmali cn Sggetti rappresentanti del Cmmittente, ad esempi in ccasine della cndivisine/apprvazine di Stati Avanzament Lavri di prspetti rendicntativi. Gare e Appalti di lavri Pubblici Respnsabile di prcess Rappresentante, Respnsabile Realizzazine Interventi e Respnsabile del Prcediment/Respnsabile Unic del Prcediment Elementi di cntrll l Agenzia, nell ambit delle prcedure per l affidament di appalti pubblici di lavri, servizi e frniture, assicura il rispett dei principi di ecnmicità, efficacia, imparzialità, parità di trattament, trasparenza, prprzinalità degli peratri ecnmici da selezinare e garantisce la tracciabilità delle perazini a tal fine pste in essere; l Agenzia assicura la verifica del pssess, da parte del frnitre scelt, dei requisiti di affidabilità ed nrabilità attravers: la verifica di appartenenza della sede legale/perativa del Sggett Terz a Stati segnalati cme nn cperativi d a regimi fiscali agevlati, secnd le indicazini di rganismi nazinali e/ spranazinali peranti nell antiriciclaggi e nella ltta al terrrism nnché alle white list pubblicate dall Agenzia delle Entrate; la verifica di appartenenza alle white list pubblicate dalle prefetture cmpetenti, vver l elenc degli peratri ecnmici nn sggetti a tentativ di infiltrazine mafisa, nnchè Cnsigli di Amministrazine del 26 giugn