Implementazione di soluzioni di ricerca per le aziende

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1 Implementazione di soluzioni di ricerca per le aziende

2 Le soluzioni di ricerca per le aziende permettono agli utenti di sfruttare al massimo le informazioni di cui dispongono al fine di migliorare la loro produttività, di facilitare le decisioni e di favorire l'innovazione. INTRODUZIONE: L'ONNIPRESENZA DELLA RICERCA RICHIEDE UN'ORGANIZZAZIONE CON SOLIDE BASI L'ottimizzazione del processo di ricerca delle informazioni aziendali offre molti vantaggi reali. Consente infatti di aumentare la produttività dei dipendenti, migliorare lo sfruttamento del capitale intellettuale e incoraggiare l'innovazione tramite un'ottimizzazione del rilevamento delle informazioni. Una buona soluzione di ricerca presenta i vantaggi precedentemente citati, permettendo agli utenti di accedere facilmente a tutti gli archivi di dati, da quelli presenti nei sistemi aziendali a quelli disponibili su Internet a livello internazionale. Queste soluzioni offrono l'opportunità ai software aziendali di beneficiare di un livello di funzionalità, trasportabilità e facilità di utilizzo identico a quello che gli utenti si aspettano da Internet. Per conseguire questo obiettivo, le soluzioni di ricerca per le aziende devono essere accuratamente pianificate e studiate in funzione dell'organizzazione all'interno della quale sono implementate. In quest'ottica, BearingPoint ha identificato alcuni criteri chiave, quali la necessità di un'implementazione efficace, l'importanza dell'affidabilità e delle prestazioni, nonché della sicurezza e della privacy. RAZIONALIZZAZIONE DEL PROCESSO DI IMPLEMENTAZIONE L'installazione di soluzioni di ricerca può essere tanto semplice quanto l'implementazione di dispositivi nella rete aziendale, il loro orientamento a un repository intranet e la loro attivazione. Tuttavia, benché sia indispensabile rendere disponibili per la ricerca i repository di dati, si tratta solo del primo passo per poter beneficiare di tutti i vantaggi offerti dalla possibilità di accedere all'insieme delle informazioni disponibili all'interno dell'azienda. Un'implementazione completa richiede una pianificazione esauriente e un piano rigoroso di implementazione. Quest'ultimo dovrebbe consentire di ridurre i rischi e di gestire i piani, minimizzando al tempo stesso la complessità, estendendo la portata della ricerca e migliorando continuamente l'efficacia della soluzione di ricerca per una vasta gamma di utenti. Minimizzazione della complessità In genere, la distribuzione di una soluzione di ricerca non deve equivalere a un evento eccezionale. Per ridurre la complessità del processo, occorre inizialmente definire degli obiettivi ben precisi e successivamente progredire verso una soluzione aziendale nel rispetto di determinate fasi. Questo approccio graduale si basa sulla capacità di espansione del motore di ricerca. Un'implementazione completa a livello aziendale richiede tempo, ma i vantaggi sono immediati nel momento in cui gli utenti hanno la possibilità di accedere a informazioni utili e iniziano a fidarsi della soluzione e della relativa interfaccia come del loro motore di ricerca Internet preferito. SOMMARIO: INTRODUZIONE: L'ONNIPRESENZA DELLA RICERCA RICHIEDE UN'ORGANIZZAZIONE CON SOLIDE BASI 1 RAZIONALIZZAZIONE DEL PROCESSO DI I MPLEMENTAZIONE 1 Minimizzazione della complessità 1 Estensione della portata della Ricerca 2 Miglioramento continuo delle soluzioni di ricerca 2 GARANZIA DI AF FIDABILITÀ E P RESTAZ IONI 3 RISPETTO DEI REQUISITI DI SICUREZZA E PRIVACY 3 ELIMINAZIONE DEGLI OSTACOLI LEGATI ALL'IMPLEMENTAZIONE 3 Inoltre, quando l'azienda distribuisce soluzioni di ricerca efficaci, gli utenti si aspetteranno ben presto di riuscire a trovare una maggiore quantità di informazioni. L'implementazione tecnologica deve essere accompagnata da una valida strategia di comunicazioni allo scopo di definire in modo preciso le aspettative degli utenti. 1

3 Poiché con l'implementazione vengono aggiunti nuovi repository, è necessario che la presentazione dei risultati venga gestita in modo da garantire la qualità e l'efficacia del servizio offerto agli utenti. Gli utenti non adotteranno gli strumenti implementati se i risultati di ricerca sono confusi o non pertinenti. L'implementazione delle soluzioni di ricerca per le aziende inizia in genere con i repository basati sul Web. Durante il processo, il team addetto all'implementazione scoprirà altri tipi di repository, che contengono importanti dati statici. Il team dovrà inoltre ottenere, testare e installare degli adattatori per estrarre tali informazioni. Il team addetto all'implementazione deve resistere alla tentazione di optare per una classificazione tassonomica delle informazioni o per una classificazione ontologica intersistemica al fine di organizzare i risultati di ricerca. La gestione di tali strutture relazionali di dati non è scalabile e prevede che l'importanza e la tassonomia dei dati vengano messe in relazione tra i vari repository. Poiché il numero di relazioni tra i repository cresce in modo esponenziale con il numero di repository, questa attività di gestione può diventare rapidamente incontrollabile. La soluzione di ricerca deve essere in grado di classificare automaticamente i risultati tra i sistemi. Inoltre, la legge delle conseguenze involontarie si applica alla personalizzazione del posizionamento dei risultati di ricerca a livello aziendale. I team addetti all'implementazione devono evitare di applicare algoritmi speciali di pertinenza e di posizionamento. Solo gli esperti della ricerca sono abilitati a modificare gli algoritmi di ricerca. Estensione della portata della ricerca Spesso gli utenti non hanno un'idea precisa delle informazioni di cui hanno bisogno o del luogo in cui sono memorizzate. Pertanto, se l'implementazione di soluzioni di ricerca permette di estendere la portata della ricerca, la pagina dei risultati di ricerca può rappresentare un buon punto di partenza per gli utenti per trovare ciò di cui hanno bisogno per il proprio lavoro. Le ricerche effettuate su Internet mostrano fino a che punto le informazioni siano spesso nascoste in luoghi insospettabili ai quali l'utente non avrebbe mai pensato. Tuttavia, una buona soluzione di ricerca per le aziende deve permettere agli utenti di svolgere attività che vanno al di là della semplice scoperta delle informazioni. Spesso, gli utenti che effettuano ricerche conoscono bene ciò di cui hanno bisogno o persino dove trovarlo; tuttavia, tali informazioni non sono di facile individuazione a causa della necessità di avviare e utilizzare più applicazioni. Una soluzione di ricerca correttamente progettata può facilitare il processo di recupero delle informazioni. L'obiettivo della distribuzione di questo tipo di soluzione deve essere la massima estensione della ricerca. Gran parte delle informazioni memorizzate all'interno dell'azienda cambiano molto raramente o non cambiano affatto. I motori di ricerca compilano e indicizzano queste informazioni statiche tramite una scansione automatica o ricevendo dei feed dai repository che non possono essere sottoposti a scansione. 2 Tuttavia, gran parte delle informazioni importanti all'interno dell'azienda cambia rapidamente. Le organizzazioni di servizi finanziari, ad esempio, utilizzano un elevato numero di dati di analisi e di dati in tempo reale. È importante che gli utenti siano in grado di recuperare tali dati dinamici insieme alle informazioni statiche tramite un'unica interfaccia. L'indicizzazione dei dati dinamici, come le informazioni finanziarie, non è pratica. Quando un utente invia una richiesta specifica di questo tipo di dati, il metodo migliore per il motore di ricerca consiste nell'interrogare il repository di dati esistente e nel restituire i dati dinamici al momento della ricerca. Le imprese devono stabilire quali sono i dati importanti per gli utenti. Il team addetto all'implementazione può quindi selezionare gli adattatori software appropriati e configurarli in base all'infrastruttura aziendale e ai relativi metodi di accesso. Alcuni adattatori consentono un accesso più complesso ai dati, permettendo inoltre di effettuare una ricerca approfondita all'interno dei database aziendali. L'installazione di tali adattatori permette di estendere la portata della ricerca oltre le pagine dell'intranet. Miglioramento continuo delle soluzioni di ricerca La ricerca è per definizione un'attività vaga. Gran parte delle informazioni sono memorizzate in documenti non strutturati i quali, a prescindere dal modo in cui sono redatti, indicano solo in modo approssimativo il pensiero dell'autore. Chi effettua ricerche tenta quindi di individuare tali documenti mediante brevi richieste composte da poche parole. In genere, le query di ricerca indicano solo in modo approssimativo l'intenzione iniziale dell'utente. Una soluzione di ricerca efficace deve permettere di abbinare il pensiero dell'autore del documento nel quale sono contenute le informazioni alle intenzioni dell'utente che effettua la ricerca. Questo metodo è tuttavia una scienza inesatta. Attualmente, è relativamente raro che anche il migliore motore di ricerca possa riuscire a stabilire una corrispondenza esatta tra il risultato e l'intenzione dell'utente. Gli esperti di motori di ricerca cercano continuamente di migliorare le funzionalità dei propri prodotti tramite analisi di dati (che permettono di stabilire ciò che gli utenti hanno cercato e che cosa hanno trovato), al fine di ottimizzare l'efficacia dei propri algoritmi. Queste analisi di dati descrivono inoltre dove risiedono le informazioni più frequentemente consultate.

4 Le soluzioni di ricerca devono comprendere un ciclo di feedback ben definito per il miglioramento del processo sulla base di analisi di dati generate dagli utenti e registrate dal sistema di ricerca. Gli esperti della ricerca devono analizzare queste statistiche per migliorare i risultati. Man mano che aumentano le conoscenze dell'azienda sull'ambiente delle informazioni risultante dal motore di ricerca, l'azienda può continuare a migliorare le prestazioni della soluzione di ricerca. GARANZIA DI AFFIDABILITÀ E PRESTAZIONI In passato, gli utenti hanno fatto a meno della possibilità di eseguire ricerche a livello aziendale. L'affidabilità e le prestazioni degli strumenti di ricerca possono quindi sembrare superflue. Nel frattempo, tuttavia, i responsabili delle informazioni si sono abituati a un metodo innovativo e migliore di ricerca delle informazioni e sono divenuti inoltre più esigenti quanto alla facilità di utilizzo di questo strumento. Se quest'ultimo non è affidabile ed efficace, saranno i primi a subirne le conseguenze. Poiché la ricerca riveste un ruolo sempre più importante, le prestazioni sono la chiave per l'adozione e l'uso continuo dello strumento di ricerca. Gli strumenti di ricerca non possono permettersi di rallentare man mano che aumenta il volume della ricerca o di non essere più disponibili nell'eventualità di un errore di sistema. Inoltre, il processo di crescita ed estensione della soluzione deve essere semplice. RISPETTO DEI REQUISITI DI SICUREZZA E PRIVACY Le soluzioni di ricerca efficaci per le aziende devono essere scalabili e permettere di effettuare ricerche globali. Ma cosa significa tutto ciò? Poter effettuare una ricerca globale non significa che per ogni query di ricerca effettuata, tutti gli utenti avranno accesso all'insieme dei risultati. Certamente non è auspicabile che un utente non autorizzato possa accedere ai dati sugli stipendi dei colleghi o alle informazioni relative al lancio dei prodotti. Le buone soluzioni di ricerca globale per le aziende, invece, forniscono i risultati appropriati per ciascun utente. aziende: l'accesso ai repository di dati protetti e la presentazione dei risultati. È possibile risolvere questi problemi grazie a un'architettura di sicurezza a due livelli, composta da un livello di sicurezza dei dati e un livello di sicurezza della presentazione (vedere la Figura 1) Il livello di sicurezza dei dati regola l'accesso ai repository di dati. La scansione e l'indicizzazione permettono di cercare automaticamente i documenti al fine di creare un indice di risultati di ricerca. I motori di ricerca che utilizzano le tecnologie Internet scansionano i sistemi nell'intranet interna esattamente come i motori di ricerca scansionano Internet. Il processo di scansione deve essere automatico. In altri termini, è necessario che la soluzione sia scalabile e che consenta la creazione di indici di ricerca senza l'intervento manuale. I motori di ricerca basati sulle tecnologie di ricerca Internet utilizzano l'accesso web a molti sistemi durante il processo di scansione. In genere, un elenco di URL principali indica al motore di ricerca di iniziare la scansione. Gli elenchi non scansionare consentono di controllare la dimensione e l'entità dell'indice risultante. Tuttavia, molti database aziendali non si presentano in formato supportato dal Web, ma utilizzano invece metodi di accesso tradizionali o proprietari. Talvolta occorre utilizzare adattatori speciali per poter accedere a tali repository o forzare i dati nel motore di ricerca tramite feed di dati in formato XML (extensible markup language). Tali adattatori possono contribuire alla complessità e al costo dell'implementazione. Due approcci permettono tuttavia di ridurre al minimo i costi. Figura 1. I livelli della sicurezza della ricerca all'interno dell'azienda Una soluzione di ricerca aziendale scalabile indicizza e restituisce automaticamente risultati di ricerca pertinenti. A tale scopo, essa deve essere in grado di accedere soluzioni di ricerca per le ai dati e di visualizzarli in modo appropriato a partire da repository protetti, senza alcun intervento manuale. Tali requisiti pongono in campo due aspetti principali legati alla sicurezza e alla privacy delle 3

5 In primo luogo, esistono adattatori preprogrammati, pretestati e pronti all'uso in certi integratori di sistemi. In secondo luogo, benché le grandi aziende dispongano di molti sistemi legacy, i wrapper aziendali o di livello di presentazione esistenti che consentono l'accesso web ai dati legacy permettono spesso un accesso semplificato. In tal caso, il team addetto all'implementazione della soluzione di ricerca deve puntare il motore di ricerca verso il livello aziendale abilitato al Web, anziché direttamente verso i sistemi back end legacy. Accordare al motore di ricerca dell'azienda l'accesso necessario alla ricerca e all'indicizzazione dei dati di origine rappresenta per il sistema di sicurezza aziendale il migliore approccio alla sicurezza dei dati. L'infrastruttura di sicurezza globale permetterà quindi di proteggere la privacy dei dati negando l'accesso agli utenti al momento della presentazione dei risultati di ricerca. Nonostante si possa ritenere opportuno impedire al motore di ricerca di accedere a determinati dati molto sensibili, è necessario fare in modo che l'infrastruttura di sicurezza autorizzi quest'ultimo ad accedere al maggior numero di dati possibile, al fine di poter effettuare i calcoli di pertinenza più completi e utili. Il livello di sicurezza della presentazione permette di controllare l'accesso ai risultati di ricerca generati dal motore di ricerca. I team addetti all'implementazione devono pianificare attentamente la configurazione di questo livello, in quanto ogni motore di ricerca privilegia l'oscurità a danno della sicurezza. Se un motore di ricerca è implementato senza un'adeguata pianificazione, gli utenti avranno accesso a un gran numero di informazioni sensibili. Negare l'accesso a certi repository di dati sensibili mediante gli elenchi non scansionare permette di ridurre la quantità di informazioni sensibili accessibili. Tuttavia, è necessario inoltre prestare attenzione alla sicurezza della presentazione, affinché gli utenti possano visualizzare solo il materiale per il quale possiedono l'autorizzazione. Per rafforzare la sicurezza e migliorare l'usabilità, la soluzione di ricerca deve classificare i risultati in sottocategorie logiche. I dati visualizzabili in ciascuna di queste raccolte sono adattati al diritto di accesso dell'utente, il quale, di conseguenza, può consultare solo i dati indicizzati in tale categoria di informazioni. ELIMINAZIONE DEGLI OSTACOLI LEGATI ALL'IMPLEMENTAZIONE Benché sia molto semplice implementare una soluzione di ricerca di base all'interno di un'azienda, le organizzazioni devono tenere bene a mente i seguenti aspetti: È possibile che i processi aziendali debbano essere modificati ed estesi per garantire che la soluzione di ricerca possa abbracciare aree importanti dell'impresa. 4 È possibile che i processi operativi debbano essere modificati ed estesi per garantire che le informazioni aziendali siano rese disponibili per la ricerca. È spesso necessario offrire una formazione agli amministratori di sistema per permettere loro di incorporare nuovi contenuti e sfruttare le nuove funzionalità. È indispensabile effettuare valutazioni della sicurezza, in modo che la potente tecnologia di ricerca non offra involontariamente l'accesso a determinati dati sensibili. È necessario esaminare, comprendere e rispettare i modelli di sicurezza, in modo da garantire che solo i repository adeguati siano esplorati e indicizzati. È necessario includere l'integrazione dei sistemi legacy e dei sistemi specializzati di gestione dei contenuti, in modo da presentare tutti i dati aziendali nei risultati di ricerca. Occorre tenere conto delle restrizioni legate alla privacy dei clienti, in modo da proteggere i dati ritenuti riservati. Occorre estendere i piani di ripristino di emergenza e di continuità dell'attività alle applicazioni di ricerca. Procedendo in questo modo e risolvendo i problemi legati alla ricerca aziendale descritti nel presente documento (qualità, portata della ricerca, sicurezza, prestazioni e privacy), le aziende potranno beneficiare dei vantaggi offerti dai sistemi di ricerca per le aziende in materia di produttività, conoscenza dell'azienda e innovazione. Per ulteriori informazioni sul modo in cui la sua azienda può trarre vantaggio dalle nostre soluzioni, la preghiamo di contattarci. CONSULENZA TECNOLOGICA E GESTIONALE GLOBALE PER LA REALTÀ AZIENDALE ODIERNA BearingPoint è una società leader di consulenza tecnologica e gestionale globale, che eroga i propri servizi alle aziende Global 2000 e alle più importanti organizzazioni mondiali di servizi pubblici. I nostri esperti professionisti aiutano le organizzazioni in tutto il mondo a definire una direzione per il raggiungimento dei propri obiettivi e a creare valore per l'azienda. Grazie all'allineamento dei processi aziendali e dei sistemi di informazioni, aiutiamo i nostri clienti a ottenere una posizione di leadership nei confronti della concorrenza, fornendo risultati in un periodo di tempo ridotto. Per ulteriori informazioni, può contattarci al numero FIND ( per le chiamate effettuate fuori dagli Stati Uniti e dal Canada) o visitare il nostro sito web all'indirizzo

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