Linee Guida per la Rendicontazione dei Progetti

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Iolanda Cavallaro
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1 Linee Guida per la Rendicontazione dei Progetti Premessa Al fine di garantire la maggior trasparenza possibile da parte delle Organizzazioni nonprofit nei confronti dei Sostenitori, Terzo Valore richiede una rendicontazione puntuale sullo stato di avanzamento dei progetti presentati. Insieme alla documentazione richiesta per le valutazioni di impatto sociale e creditizio del Progetto, la ONP dovrà completare la tabella di cui all allegato A. Le tabelle presentate nell allegato B, invece, dovranno essere inviate alla Banca al completamento della fase relativa: Scheda Avvio Progetto alla partenza del progetto, Scheda Fase Intermedia 1 al completamento della prima fase, etc. Allegato A La tabella sottostante riporta delle informazioni essenziali che verranno integrate nella pagine di descrizione del progetto da esporre sul sito di Terzo Valore. Ad ognuna delle scadenze, ad eccezione della prima e dell ultima che si chiameranno Progetto avviato e Progetto concluso, dovrà essere abbinato: un titolo nel campo Fase ; una stima della percentuale necessaria al compimento della fase in rapporto al totale di spesa previsto. L informazione è da inserire nel campo Valore Economico (ovviamente la somma degli importi stimati utilizzati per il calcolo delle percentuali deve corrispondere all importo totale riportato nella Scheda Progetto); una stima della data prevista per il termine di ogni singola fase nel campo Data. Le uniche scadenze fisse e indispensabili sono la 0 e quella Finale, mentre quelle intermedie possono variare in un numero che vada da 1 a n. Si tenga comunque presente che la capacità di rendicontare gli avanzamenti dei lavori fa parte dei criteri di valutazione con cui vengono selezionati i progetti che avranno accesso a Terzo Valore. Come dato puramente indicativo, per un progetto della durata di tre anni, quattro fasi è un buon numero di scadenze intermedie. SCADENZA FASE VALORE ECONOMICO DATA Scadenza 0 Progetto Avviato Scadenza 1 Scadenza 2 Scadenza 3 Scadenza 4 Scadenza Finale Progetto Concluso

Insieme alla documentazione richiesta per le valutazioni di impatto sociale e creditizio del Progetto, la ONP dovrà completare la tabella di cui all allegato A.

2 Allegato B La tabella riportata di seguito deve essere compilata al momento della partenza del progetto ed inviata al proprio referente interno alla Banca. Conformemente ai criteri di trasparenza richiesti dall Agenzia delle Onlus, devono essere riportati: Il Responsabile della Raccolta Fondi, cioè la figura interna all Organizzazione che ha la responsabilità della pianificazione e del successo del reperimento dei fondi necessari al progetto; Il Responsabile del Progetto, cioè la figura interna all Organizzazione che ha la responsabilità del coordinamento del progetto, della gestione delle risorse e del suo successo in generale. Per la scadenza 0 il titolo della fase è già assegnato (Progetto Avviato), ma deve comunque esserne data una breve descrizione. SCADENZA 0 SCHEDA AVVIO PROGETTO Responsabile della Raccolta Fondi Responsabile del Progetto Descrizione FASE (max battute) Progetto avviato

responsabilità della pianificazione e del successo del reperimento dei fondi necessari al progetto; Il Responsabile del Progetto, cioè la figura interna all Organizzazione che ha la responsabilità

3 Le tabelle di rendicontazione delle fasi intermedie, oltre ad un Titolo della Fase (questa volta non predefinito) e ad una sua descrizione, devono riportare se la fase è stata completata, il motivo di eventuali ritardi e alcuni dati economici del progetto. In particolare viene richiesto di specificare, in termini percentuali, quanto ogni capitolo di spesa ha pesato sul totale impiegato per il completamento della fase intermedia in questione. Per comodità i capitoli di spesa sono già definiti in tabella. Di seguito sono riportate 5 tabelle di fasi intermedie: ovviamente se il numero di fasi intermedie previsto fosse inferiore a cinque, al termine del progetto non sarà necessario aver completato tutte le tabelle. Nel caso invece le fasi previste fossero in numero superiore, sarà sufficiente copiare e incollare la tabella N compilandola con i dati corretti. Ognuna di queste tabelle deve essere inviata al proprio referente interno alla Banca al completamento della fase relativa, di modo che le informazioni possano essere esposte sul sito di Terzo Valore e comunicate quindi ai Vostri Sostenitori. SCADENZA 1 SCHEDA FASE INTERMEDIA 1 VALORE ECONOMICO Ammontare effettivamente speso: sull'ammontare totale: SULLAMMONTARE SPESO Risorse umane (es. capo-progetto, ricercatore, tecnico audio-video, Servizi esterni (es. incarichi esterni, Altri costi (es. spese viaggi, Spese di gestione (es. utenze, affitti, TOTALE

In particolare viene richiesto di specificare, in termini percentuali, quanto ogni capitolo di spesa ha pesato sul totale impiegato per il completamento della fase intermedia in questione.

4 SCADENZA 2 SCHEDA FASE INTERMEDIA 2 VALORE ECONOMICO Ammontare effettivamente speso: sull'ammontare totale: SULLAMMONTARE SPESO Risorse umane (es. capo-progetto, ricercatore, tecnico audio-video, Servizi esterni (es. incarichi esterni, Altri costi (es. spese viaggi, Spese di gestione (es. utenze, affitti, TOTALE SCADENZA 3 SCHEDA FASE INTERMEDIA 3 VALORE ECONOMICO Ammontare effettivamente speso: sull'ammontare totale: SULLAMMONTARE SPESO Risorse umane (es. capo-progetto, ricercatore, tecnico audio-video, Servizi esterni (es. incarichi esterni, Altri costi (es. spese viaggi, Spese di gestione (es. utenze, affitti,

utenze, affitti, TOTALE SCADENZA 3 SCHEDA FASE INTERMEDIA 3 VALORE ECONOMICO Ammontare effettivamente speso: sull'ammontare totale: SULLAMMONTARE SPESO

5 TOTALE SCADENZA 4 SCHEDA FASE INTERMEDIA 4 VALORE ECONOMICO Ammontare effettivamente speso: sull'ammontare totale: SULLAMMONTARE SPESO Risorse umane (es. capo-progetto, ricercatore, tecnico audio-video, Servizi esterni (es. incarichi esterni, Altri costi (es. spese viaggi, Spese di gestione (es. utenze, affitti, TOTALE SCADENZA N SCHEDA FASE INTERMEDIA N VALORE ECONOMICO Ammontare effettivamente speso: sull'ammontare totale: SULLAMMONTARE SPESO Risorse umane (es. capo-progetto, ricercatore, tecnico audio-video, Servizi esterni (es. incarichi esterni, Altri costi (es. spese viaggi,

6 Spese di gestione (es. utenze, affitti, TOTALE L ultima scheda va compilata solo a progetto concluso. Mentre il titolo della fase è predefinito e pertanto il campo non deve essere compilato, viene richiesta la formulazione di una breve relazione conclusiva del progetto. Si richiede che tale relazione tenga conto delle domande considerandole una traccia utile alla stesura. Al pari delle schede relative alle fasi intermedie, deve essere inserita una rendicontazione con i dati economici del progetto. SCADENZA FINALE SCHEDA FINE PROGETTO Progetto concluso Relazione finale che tenga conto delle domande a lato 1. Quali erano gli obiettivi del progetto? (descrivere brevemente il progetto concluso) 2. Gli obiettivi sono stati revisionati durante la realizzazione del progetto? (indicare se sono avvenute revisioni degli obiettivi sulla base di nuovi dati acquisiti durante la realizzazione del progetto) 3. Il progetto ha raggiunto gli obiettivi? (indicare se sono stati soddisfatti gli obiettivi iniziali o revisionati) 4. I risultati di progetto misurati hanno soddisfatto le aspettative di impatto sociale? (indicare se la misurazione dei risultati di progetto risponde agli obiettivi di impatto sociale predefiniti) 5. Il progetto concluso ha indicato nuovi obiettivi? (indicare se la realizzazione del progetto ha portato a considerare ulteriori obiettivi sociali da soddisfare) 6. L ammontare raccolto è stato utilizzato secondo il piano finanziario? (indicare se l ammontare raccolto è stato utilizzato come da previsione e compilare la sezione del Valore Economico) VALORE ECONOMICO Ammontare effettivamente speso: sull'ammontare totale: SULLAMMONTARE SPESO Risorse umane (es. capo-progetto, ricercatore, tecnico audio-video, Servizi esterni (es. incarichi esterni, Altri costi (es. spese viaggi, Spese di gestione (es. utenze, affitti, TOTALE

Si richiede che tale relazione tenga conto delle domande considerandole una traccia utile alla stesura.

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