La soluzione open source per il Property & Facility Management

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1 1 La soluzione open source per il Property & Facility Management

2 2 Cos è openmaint openmaint è una soluzione enterprise per il Property & Facility Management openmaint è una soluzione già pronta per l'uso, completa di base dati, processi, report e dashboard openmaint è una soluzione progettata per adattarsi all'ambiente organizzativo e per essere attivata con gradualità, in funzione delle risorse disponibili openmaint è implementato sul framework di asset management CMDBuild, di cui siamo maintainer openmaint gestisce asset mobili e immobili e le relative attività manutentive, logistiche ed economiche

3 A chi è utile openmaint 3 openmaint è utile a chiunque debba mantenere in efficienza edifici, asset mobili, impianti e reti tecnologiche, infrastrutture sul territorio: Pubbliche amministrazioni centrali e locali Banche ed assicurazioni Ospedali e strutture sanitarie pubbliche e private Scuole e università Aziende di servizi Aziende industriali con impianti di produzione Infrastrutture di trasporto

4 A chi è utile openmaint 4

5 Le tipologie di operatori 5 Direzione: analisi dei risultati e dei costi (report / dashboard) Supervisore: definizione e controllo delle politiche di utilizzo del sistema Asset manager: gestione asset immobili e mobili Call Center / Helpdesk: gestione e approvazione segnalazioni manutentive Tecnico specialista interno o esterno: esecuzione e registrazione interventi manutentivi Energy manager: gestione e controllo certificazioni e consumi Personale amministrativo: gestione dati economici Personale informatico: gestione tecnica del sistema

6 Perchè un sistema di Facility Management 6 perchè i costi della non-manutenzione (fermo di impianti, interruzioni dei servizi, durata dei materiali) sono molto superiori ai costi della manutenzione per una maggiore redditività dei propri patrimoni immobiliari per gestire al meglio la manutenzione programmata per ottimizzare l'impegno del personale (definizione di procedure e gestione delle responsabilità) per un maggiore controllo dei fornitori (costo e qualità degli interventi) per evitare o ridurre al minimo i flussi cartacei

7 7 Perchè openmaint perchè è un prodotto completo nelle funzionalità e robusto nelle tecnologie perchè le attività operative utilizzano come base di conoscenza il Manuale di manutenzione, specifico di ogni organizzazione o di una sua parte perchè dialoga con i nuovi strumenti di progettazione architettonica BIM (Building Information Modeling) perchè è una soluzione web nativa, completamente utilizzabile tramite un browser standard perchè nasce da specifiche esperienze nel settore perchè implementa funzioni di Business Process Management per disegnare flussi di lavoro e guidare gli operatori nelle loro attività

8 8 Licenza openmaint è rilasciato con licenza open source AGPL (Affero GPL): chiunque può scaricarlo, installarlo e utilizzarlo liberamente Con openmaint potrete realizzare un sistema di Property & Facility Management completo e a costi contenuti

9 9 Servizi di supporto Tecnoteca fornisce servizi di supporto certificati su openmaint tramite propri tecnici specializzati, operando in remoto oppure presso la sede del Cliente Sono disponibili servizi di formazione, servizi di supporto per implementare configurazioni personalizzate, servizi di manutenzione con SLA garantiti

10 Le aree funzionali di openmaint 10 Space & Asset Inventory Facility Maintenance Gestione logistica Gestione economica Energy & Environment Supporto GIS e BIM

11 Le aree funzionali di openmaint 11

12 Space & Asset Inventory 12

13 Space & Asset Inventory Tipologie di oggetti 13 La base per ogni attività di Property & Facility Management è l'effettiva e dettagliata conoscenza del patrimonio immobiliare e mobiliare gestito. openmaint aiuta a gestire ogni tipologia di oggetto, fra cui: immobili (complessi di edifici, edifici, piani, vani) asset tecnici e oggetti di arredamento impianti (elettrico, idrico / fognature, riscaldamento / raffreddamento, sicurezza, trasportatore, telecomunicazioni, informatico) infrastrutture esterne (reti di illuminazione, parcheggi, reti stradali, ciclovie, ecc) aree verdi (giardini, parchi, ecc)

14 Space & Asset Inventory Gerarchia di oggetti 14 Gerarchia degli oggetti di inventario in openmaint

15 Space & Asset Inventory Contenuti informativi 15 Per ogni oggetto di inventario openmaint gestisce sia informazioni standard predefinite che informazioni personalizzabili da ciascun utilizzatore: anagrafe identificativa: codici ed altri elementi di riconoscimento, localizzazione, ecc anagrafe funzionale: destinazioni d'uso, modalità d'uso, riferimenti normativi, personale referente, ecc anagrafe amministrativa: contratti di locazione e compravendita, contratti di fornitura, stato giuridico, ammortamenti, copertura manutentiva, ecc anagrafe tecnica: caratteristiche fisiche, caratteristiche prestazionali, consistenza (misure, superfici, volumi), stato di conservazione, ecc

16 Space & Asset Inventory Le schede dati 16 Composizione delle schede dati in openmaint

17 Space & Asset Inventory Impianti e device 17 Device Impianto termico Impianto idraulico Impianto elettrico Immagini tratte dal libro TECNOLOGIA del prof. Gianni Arduino

18 Facility Maintenance 18

19 Facility Maintenance Manuale di Manutenzione 19 openmaint utilizza il Manuale di Manutenzione come base di conoscenza per gestire la manutenzione in modo personalizzato per ogni organizzazione e differenziato per ogni tipologia di oggetto. Per ogni oggetto di manutenzione si registrano e si arricchiscono nel tempo informazioni su: tipologia delle attività attrezzature richieste ricambi necessari possibili guasti e relative soluzioni checklist diagnostiche

20 Facility Maintenance Manuale di Manutenzione 20 openmaint utilizza il Manuale di Manutenzione come Base di Conoscenza

21 Facility Maintenance Manutenzione programmata 21 openmaint gestisce la manutenzione preventiva / programmata sulla base dei criteri indicati nel Manuale di Manutenzione ed alimentando poi lo stesso workflow della manutenzione a guasto: controllo dei criteri di schedulazione generazione del calendario per l'intervallo di tempo richiesto produzione degli ordini di lavoro, eseguibili direttamente o previa approvazione dell'help desk / call center I criteri di schedulazione disponibili includono tutte le opzioni necessarie per operare in modo flessibile e con la massima semplificazione per gli operatori.

22 Facility Maintenance Manutenzione programmata 22 La manutenzione preventiva / programmata in openmaint

23 Facility Maintenance Flusso del workflow 23 openmaint gestisce la manutenzione con il seguente flusso: apertura della segnalazione tramite più canali, incluso un portale self service, eventuali sistemi automatici di allarme, ed ovviamente lo scheduler della manutenzione programmata verifica e approvazione della segnalazione da parte degli operatori dell'help desk / call center registrazione del rapporto di intervento, anche da tablet o smartphone inoltro ordine di lavoro alla squadra / fornitore competente presa in carico o riassegnamento pianificazione ed esecuzione guidata dell'intervento, con consultazione della base di conoscenza registrata nel sistema e con eventuali sospensioni / richieste collegate

24 Facility Maintenance Flusso del workflow 24 La manutenzione a guasto in openmaint

25 Facility Maintenance Altre funzionalità 25 openmaint include ulteriori funzionalità per la gestione della manutenzione: controlli e notifiche automatiche sulla base di SLA e KPI raccolta e registrazione dei feedback degli utenti alimentazione continua della base di conoscenza a disposizione degli operatori numerose tipologie di report numerose tipologie di dashboard interazione automatica con i workflow di gestione degli ordini e ricezione dei materiali aggregazione delle spese su centri di costo

26 Facility Maintenance Altre funzionalità Workorder 26 Il foglio di lavoro di supporto agli interventi Report statistici

27 Gestione logistica 27

28 Gestione logistica Movimentazione asset 28 openmaint dispone di un workflow per la movimentazione degli asset, che ne gestisce l'intero ciclo di vita, anche con passaggi autorizzativi e tramite utilizzo di device mobili: posizionamento / assegnamento con prelievo da magazzino spostamento di asset già in uso ritiro di asset in uso a scopo di riparazione o dismissione dismissione e rottamazione finale Un ulteriore workflow aiuta nello spostamento massivo di asset e posti di lavoro, nel caso debbano essere effettuati cambi di sede parziali o globali.

29 Gestione logistica Magazzino ricambi 29 openmaint dispone di un workflow per la movimentazione dei ricambi e dei materiali di consumo, attivabile in più modalità (causali diverse): alla ricezione di nuovo materiale, a fronte di un ordine di acquisto durante l'esecuzione di un ordine di lavoro di manutenzione per movimentazioni fra magazzini o rettifiche inventariali di fine anno Ulteriori workflow personalizzati (prenotazioni spazi, gestione commesse / progetti, gestione trasferte, ecc) possono essere analizzati e configurati utilizzando l'editor ed il motore di workflow presenti nel framework CMDBuild su cui openmaint è basato.

30 Gestione logistica Movimentazione asset 30 Il workflow di movimentazione asset in openmaint

31 Gestione economica 31

32 Gestione economica Funzionalità 32 In openmaint il modulo di gestione economica include le seguenti funzionalità principali: archivi di base: Direzioni e Uffici, Fornitori con referenti e squadre di manutentori, Clienti, altre anagrafiche gestione del budget annuale a due livelli: centri di budget, voci di budget archiviazione contratti: di servizi (utilities), di affitto, di compravendita richiesta di acquisto (RDA) ordine di acquisto (correlato a RDA) fattura di acquisto (correlata a ordine)

33 Gestione economica Funzionalità 33 In openmaint possono essere configurate ed attivate ulteriori funzionalità: automatismi fra moduli: avvio RDA dal workflow di manutenzione e sua sospensione, risveglio workflow di manutenzione all'arrivo della merce gestione scadenziario con notifiche automatiche (scadenze contratti, preavviso interventi con sospensioni servizi, ecc) segnalazioni di eventi di interesse (richieste di spesa con superamento budget, ritardo evasione ordini acquisto, ecc) connettori per la sincronizzazione di dati con sistemi ERP esterni, se presenti (con attività di implementazione personalizzata) report e dashboard

34 Gestione economica Funzionalità 34 Interazioni fra i moduli di openmaint

35 Energy & Environment 35

36 Energy & Environment Certificazioni 36 Il controllo energetico / ambientale ha una forte rilevanza nella gestione del patrimonio immobiliare, dati anche i costi sempre maggiori e le normative sempre più restrittive. openmaint è predisposto per registrare le certificazioni ambientali disponibili: certificazioni energetiche emissioni (atmosferiche, scarichi idrici, ecc) rifiuti urbani e speciali altri impatti ambientali (amianto, ecc) Le schede dati possono essere modificate o arricchite in modo da poter contenere tutte le informazioni previste dalle normative nazionali di riferimento.

37 Energy & Environment Consumi periodici 37 Normalmente la registrazione dei consumi periodici deve essere effettuata sulla base dei documenti di pagamento ricevuti (bollette, fatture). openmaint consente di: registrare le letture dei consumi di ciascun contatore (elettricità, gas, acqua) registrare i costi relativi a ciascun contatore associare i consumi ed i costi all'edificio o all'unità immobiliare di pertinenza I dati raccolti vengono registrati in openmaint allo scopo di essere analizzati, confrontati con le precedenti serie storiche e produrre azioni correttive / migliorative.

38 Energy & Environment Centraline automatiche 38 Sono sempre più numerosi i device di ultima generazione (centraline, interfacce, gateway) abilitati a comunicare con sistemi informatici. Ove disponibili possono essere configurati (con attività di implementazione personalizzata) connettori che: raccolgano e registrino i dati disponibili, anche disaggregati per porzione di impianto o singolo device inviino comandi di accensione e spegnimento sulla base di regole definite in openmaint Teniamo monitorati progetti open source in fase di sviluppo che si pongono l'obiettivo, utilizzando protocolli standard generalizzati, di interfacciare device di mercato con sistemi informatici.

39 Energy & Environment Centraline automatiche 39 Device di ultima generazione e contatori intelligenti

40 GIS & BIM 40

41 GIS & BIM Georiferimenti 2D 41 openmaint consente di georiferire gli immobili e le infrastrutture sul territorio su servizi di mappe online quali OpenStreetMap e Google Maps. E' poi possibile georiferire gli asset sulle planimetrie degli edifici prodotte da strumenti esterni (ad esempio Autodesk AutoCAD) ed importate manualmente in CMDBuild, ai fini di: visualizzare graficamente la posizione dell'asset di cui si sta visualizzando la scheda dati, con zoom automatico sulla posizione corrispondente definire e modificare graficamente la posizione o la poligonale associata ad una scheda dati interrogare dalla mappa le informazioni associate agli elementi rappresentati spostarsi tramite l'albero di navigazione fra gli oggetti rappresentati sulla mappa agire sulla lista dei layer rappresentati sulla mappa

42 GIS & BIM Georiferimenti 3D 42 openmaint supporta anche le recentissime estensioni BIM (Building Information Modeling), presenti in numerosi e diffusi prodotti di progettazione architettonica 3D. Chi utilizzasse questa tipologia di strumenti potrà: sincronizzare in modo automatico e bidirezionale, utilizzando il formato standard aperto IFC (Industry Foundation Classes), il modello gestito nei tool di progettazione con quello archiviato in openmaint consultare in modo particolarmente realistico, tramite un visualizzatore interattivo di modelli BIM 3D integrato in openmaint, gli interni degli edifici e gli asset contenuti Alla realizzazione delle funzionalità BIM ha collaborato il Dipartimento di Matematica ed Informatica dell'università degli Studi di Udine.

43 GIS & BIM La metodologia BIM 43 La metodologia BIM (Building information modeling) è basata su un processo integrato di creazione, gestione e aggiornamento dei dati associati ad un edificio per tutto il suo ciclo di vita: consente di ottimizzare aspetti quali la manutenzione, l'efficienza energetica, l'accessibilità, la sicurezza, ecc migliora la qualità e riduc i costi di gestione (di un valore medio stimato del 20%) è supportata da numerosi prodotti di progettazione CAD (Autodesk Revit, Graphisoft ArchiCAD, Nemetschek Allplan, Bentley, ecc) è largamente adottata e richiesta a livello normativo in molti paesi (USA, UK, paesi scandinavi, Cina, ecc)

44 GIS & BIM Georiferimenti 2D sul territorio 44 Georiferimento sul territorio

45 GIS & BIM Georiferimenti 2D sulle planimetrie 45 Georiferimento su planimetrie 2D

46 GIS & BIM Georiferimenti BIM 3D 46 Georiferimento su modelli BIM 3D

47 GIS & BIM Sincronizzazione BIM 3D 47 Sincronizzazione automatica di modelli BIM 3D

48 Funzionalità di base 48

49 Funzionalità di base Gestione dati 49 openmaint eredita dal framework CMDBuild, su cui è implementato, le seguenti funzionalità per la gestione dei dati: interfaccia utente completamente web based navigazione fra i dati seguendo le relazioni, sia in modo testuale che grafico storia completa delle modifiche effettuate su qualunque scheda dati (versioning) funzione di ricerca veloce e di ricerca analitica su ogni attributo filtri e viste per un accesso personalizzato ai dati funzioni basate su workflow collaborativi archivio documentale per associare ogni tipo di file ad ogni tipo di scheda report e dashboard

50 Funzionalità di base Configurazione sistema 50 openmaint eredita dal framework CMDBuild, su cui è implementato, le seguenti funzionalità per la configurazione del sistema (Modulo di Amministrazione): personalizzazione del modello dati: nuove tipologie di oggetti, nuovi attributi, nuove relazioni definizione di filtri e configurazione di viste motore di workflow integrato con editor visuale per il disegno di processi personalizzati motore di reportistica integrato con editor visuale per il disegno di report personalizzati possibilità di configurare dashboard personalizzate profilazione granulare di utenti, gruppi e permessi interoperabilità con altre applicazioni / sistemi esterni tramite webservice e connettori task manager per configurare operazioni automatiche

51 Caratteristiche tecniche 51

52 Caratteristiche tecniche Architettura 52 openmaint è basato sul framework CMDBuild, realizzato e mantenuto da Tecnoteca, e da cui eredita le funzionalità di base e le caratteristiche tecniche. architettura SOA (Service Oriented Architecture), organizzata in componenti e servizi, cooperanti anche con applicazioni esterne tramite webservice interfaccia utente Ajax (librerie Ext JS) che garantisce intuitività nell'utilizzo dell'applicazione, ergonomia di interazione, velocità di risposta del sistema componenti server realizzati in ambiente Java Enterprise, robusto, scalabile, ampiamente utilizzato da grandi strutture per lo sviluppo di applicazioni web enterprise database PostgreSQL: il più maturo, robusto, sicuro e completo database open source

53 Caratteristiche tecniche Componenti 53 openmaint utilizza solamente componenti open source e di elevato livello tecnologico: database PostgreSQL motore di workflow Enhydra Shark motore di reportistica JasperReports scheduler Quartz archivio documentale Alfresco portale intranet Liferay PostGIS, GeoServer e OpenLayers a supporto delle funzionalità GIS BIMServer e BIMsurfer a supporto delle funzionalità BIM

54 Caratteristiche tecniche Componenti 54 I principali componenti del sistema

55 55 Norme di riferimento: UNI NORMA UNI Sistemi Informativi per la Gestione della Manutenzione dei Patrimoni Immobiliari - LINEE GUIDA

56 Norma UNI Oggetto 56 La norma UNI fornisce linee guida per la progettazione, la realizzazione, l utilizzo e l aggiornamento di sistemi informativi per la gestione della manutenzione dei patrimoni immobiliari (SIGeM) e per la relativa informatizzazione. SIGeM: strumento di supporto decisionale ed operativo costituito da banche dati, procedure e funzioni finalizzate a raccogliere, archiviare, elaborare, utilizzare ed aggiornare le informazioni necessarie per l'impostazione, l'attuazione e la gestione del servizio di manutenzione (Facility Management).

57 Norma UNI Obiettivi 57 Obiettivi principali del SIGeM sono: registrare la storia prestazionale e manutentiva dell'edificio nel tempo elaborare le informazioni per il supporto alle decisioni strategiche restituire lo stato aggiornato di consistenza e di conservazione del patrimonio immobiliare fornire indicazioni operative per la pianificazione, l'organizzazione, l'esecuzione ed il controllo delle attività manutentive

58 Norma UNI Funzioni 58 Le funzioni principali richieste al SIGeM sono: gestione archivi e anagrafi stesura del piano di manutenzione elaborazioni statistiche gestione ispezioni e monitoraggio gestione economica della commessa gestione ordini di lavoro, contratti e magazzino interoperabilità con altri sistemi gestione comunicazioni e notifiche produzioni di documentazione e gestione manuali

59 Norma UNI openmaint 59 openmaint : è nato dalla esperienza diretta di stesura della norma UNI e ne segue in toto lo spirito e la lettera comprende tutte le funzioni richieste ad un SIGeM è open source e rimane quindi nella disponibilità dell'ente gestore senza costi aggiuntivi e con la documentazione necessaria per poterlo utilizzare dispone di tutti i meccanismi necessari per estendere, personalizzare ed attuare con gradualità le funzioni necessarie in un SIGeM (modello dati flessibile, workflow, report, connettori, georiferimenti)

60 60 Grazie per l'attenzione