Manuale Operativo Front Office e Back Office. Servizio OpenSUAP COD. PRODOTTO D.9.3

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1 Manuale Operativo Front Office e Back Office Servizio OpenSUAP COD. PRODOTTO D.9.3

2 Indice 1. Configurazione Software 1.1 Configurazione della PEC in OpenSUAP 2. Front Office OpenSUAP 2.1 Utilizzo Front Office OpenSUAP 3. Back Office OpenSUAP 3.1 Funzionamento 3.2 Come caricare le Pratiche 3.3 Come consultare l archivio e utilizzare il motore di ricerca 3.4 Come gestire una Pratica 4. Gli EndoProcedimenti 2

3 1. Configurazione Software 1.1 Configurazione della PEC in OpenSUAP Al fine di un corretto funzionamento del software SUAP, occorre effettuare la configurazione della casella di Posta Elettronica Certificata (PEC) mediante l inserimento delle credenziali/parametri della PEC. Fig. 1 Per inserire i suddetti parametri bisogna accedere al link relativo al Front-Office tramite le credenziali (username e password) fornite al Responsabile SUAP al momento del rilascio del Software; ciò avviene cliccando sulla voce Collegati in basso a sinistra della schermata principale. 3

4 Dopo che il Responsabile SUAP si è autenticato al Front-Office, si può procedere alla configurazione della PEC cliccando sulla voce a sinistra della schermata principale Area riservata per l operatore SUAP. Fig. 2 Nella schermata successiva occorre cliccare su Clicca qui per accedere alle configurazioni sportelli e compilare i campi richiesti inserendo i parametri sotto descritti. Fig. 3 Mittente = inserire l indirizzo della PEC; Nome Mittente = inserire il Nome dello Sportello Unico Attività Produttive; Server SMTP = inserire il valore SMTP (Protocollo della PEC per l invio delle ); Nome Utente Server = inserire nuovamente l indirizzo della PEC; Password Utente Server = inserire la password della PEC; Porta = inserire il valore standard 465; Protocollo Sicurezza = indicare SSL; Dopo aver terminato l inserimento dei dati Confermare i dati inseriti. 4

5 2. Front Office OpenSUAP 2.1 Utilizzo Front Office OpenSUAP Lo Sportello Unico per le Attività Produttive (SUAP) è uno strumento innovativo in grado di semplificare e concludere in minor tempo le pratiche, presso un solo ufficio. È un servizio per chi fa impresa e per chi vuole fare impresa. Il nuovo Portale dedicato al SUAP permette di avere informazioni sui servizi forniti dallo stesso, sulla tipologia dei procedimenti amministrativi autorizzativi, sull'iter e sui tempi di emissione degli atti e sugli adempimenti necessari all'avvio e gestione di un attività imprenditoriale. La schermata principale è composta da un menu cosi suddiviso: Fig. 4 Home In questa pagina sono rappresentate le informazioni generali dello Sportello Unico Attività Produttive insieme alle indicazioni inerenti il Responsabile SUAP e l orario di apertura dell ufficio. Guida allo sportello 5

6 Questa pagina illustra brevemente la corretta procedura per la presentazione di istanze, dichiarazioni, segnalazioni e comunicazioni al Comune, concernenti i procedimenti che abbiano ad oggetto l'esercizio di attività produttive e la prestazione di servizi. Registrazione e accreditamento Fig. 5 Cliccando sulla voce Registrazione e accreditamento la pagina che segue ci permette di eseguire due tipi di registrazione: Registrazione Utenti e Registrazione Procuratore, a seconda che l invio dell istanza venga effettuato direttamente dal richiedente o da un professionista delegato (es. dottore commercialista). 6

7 Nella pagina di registrazione sono richiesti i dati utili per la compilazione della SCIA Fig. 6 Procedimento SCIA Fig. 7 7

8 In questa pagina sono individuati i diversi settori di attività delle imprese che rientrano nei procedimenti soggetti a SCIA e i relativi oggetti delle possibili richieste. Il cittadino che intende avviare un attività deve, quindi, prima scegliere a quale settore appartiene e la sua attività; successivamente deve individuare l oggetto della domanda da presentare fra quelle proposte per poter proseguire nella procedura telematica di invio. Se l utente risulta registrato e loggato può procedere alla compilazione del procedimento online, altrimenti può solo scaricare tutta la modulistica relativa al procedimento di interesse dall icona rossa di Acrobat Reader. Fig. 8 8

9 Fig. 9 Per accedere ai servizi bisogna collegarsi come indicato nel Menu Sito e inserire i propri dati utente tramite la voce Collegati. 9

10 Nel caso in cui si effettui la compilazione online, selezionando il procedimento di interesse, saranno visibili alcune informazioni relative al procedimento stesso, come l inquadramento, la normativa, i requisiti, gli adempimenti ed il responsabile SUAP. Fig. 10 Per avviare la compilazione di un procedimento occorre cliccare sulla voce in alto a destra Compila on-line. 10

11 La compilazione on-line prevede l esecuzione di una serie di passi relativi al procedimento, che si distinguono in: - [passi download] dai quali si scarica la documentazione utile per la pratica; - [passi upload] dove si allega la documentazione compilata; - [passi domanda] dove viene fatta una domanda a cui l utente dovrà rispondere; Fig. 11 Questi passi possono essere: rossi = obbligatori gialli = facoltativi verdi = eseguiti blu = passi di domanda 11

12 Schermate delle Fasi della compilazione : Fig

13 Dopo aver completato tutti i passi relativi al procedimento scelto, la richiesta viene inviata cliccando sul tasto indicato con la busta di una lettera Conferma Pratica e Invia Mail. Fig. 13 Procedimento ordinario Nella pagina inerente il Procedimento ordinario viene utilizzata la stessa procedura del Procedimento SCIA sia per la compilazione della domanda, sia per l invio telematico, con la differenza che spetta direttamente all utente riempire il contenuto della domanda ed i relativi allegati. 13

14 Consultazione pratiche Nella sezione relativa alla consultazione delle pratiche l utente debitamente loggato può consultare lo stato di avanzamento delle pratiche inoltrate al SUAP. Fig. 14 Normativa Nella pagina normativa è indicata la normativa di riferimento che disciplina lo Sportello Unico Attività Produttive. 14

15 3. Back Office OpenSUAP 3.1 Funzionamento Il SUAP rappresenta il nodo all interno degli Enti Locali che smista le pratiche relative alle attività produttive agli enti terzi. Il suo compito è quello di ricevere la pratica, protocollarla, effettuare un controllo formale e poi smistarla agli enti terzi interessati. Per la gestione della pratica, attraverso il sistema OpenSUAP, il responsabile deve accedere all indirizzo web Il primo passo da compiere è l inserimento dei Dati di Autenticazione (Nome Utente Password e scegliere l Ente di riferimento): Fig. 15 Dopo aver effettuato l accesso per gestire la pratica e la relativa istruttoria, tramite la voce Menù in alto a sinistra, bisogna raggiungere la voce Fascicolo Elettronico, seguendo il seguente ordine: Menu Principale à Fascicoli Elettronici à Gestione à Fascicolo elettronico 15

16 Fig Come caricare le Pratiche Open SUAP ci permette di inserire le pratiche che arrivano tramite il Front Office da tre canali principali: Fig da Front Office (sito del SUAP comunale); 2. da PEC; 3. da Anagrafica Procedimento (nel caso in cui venga recepita la sola documentazione cartacea da parte del Responsabile SUAP). - Inserire una pratica nel Front Office (1) Per controllare le pratiche pervenute direttamente dal Front Office bisogna cliccare su Controlla Front Office, come indicato dalla freccetta rossa, nell immagine seguente. 16

17 Fig. 18 Si aprirà la finesta delle pratiche pervenute. Fig. 19 N.B.: [Per controllare le pratiche pervenute tramite il Front Office non è sempre necessario collegarsi al Back Office, basta, infatti, controllare la PEC, poiché ogni volta che sopraggiunge una pratica al SUAP, arriva un messaggio di avviso automatico alla casella PEC indicata in fase di configurazione]. 17

18 Per inserire la pratica all interno del Back Office bisogna cliccare sulla riga relativa ad essa e caricarla con l apposito tasto Carica in alto a destra. Fig. 20 In tal modo viene automaticamente caricata la pratica proveniente dal Front Office ed archiviata. Fig

19 - Inserire una pratica da PEC (2) Per inserire all interno del Back Office le pratiche pervenute dalla PEC bisogna cliccare sula voce da Carica da Mail, come indicato dalla freccetta rossa. Fig. 22 Nella pagina che segue viene richiesto di caricare il file della PEC (quest ultimo occorre che sia salvato con l estensione.eml, affinchè il sistema possa leggere tutti i dati relativi al procedimento, compresi gli allegati ed importarli automaticamente all interno del Back Office): Fig. 23 Una volta caricato il file.eml la pratica viene caricata ed è pronta per la gestione. Fig

20 Dopo aver caricato la pratica risulta necessario assegnarle un Numero di Protocollo. Ciò si ottiene cliccando sulla lente di ingrandimento accanto al campo Anno come indicato dalla freccetta rossa. Fig

21 3.3 Come consultare l archivio e utilizzare il motore di ricerca Le pratiche pervenute dai vari canali di ricezione del Back Office possono essere visualizzate nell archivio delle pratiche del Back Office, cliccando sulla voce Elenca in basso a destra, come indicato dalla freccetta rossa nella figura in basso. Per effettuare una ricerca tra le pratiche inviate, è possibile utilizzare il motore di ricerca interno al software indicando i criteri di ricerca (es. procedimento, numero, data richiesta, etc.). Fig. 26 Fig. 27 Per visualizzare la pratica è necessario cliccare due volte sulla riga relativa alla pratica d interesse. 21

22 3.4 Come gestire una Pratica Dopo aver caricato, acquisito e/o ricercato la pratica, compare una schermata al cui interno viene visualizzato un menù orizzontale, come indicato dal riquadro rosso: Dati Principali Passi Allegati - Dati Aggiuntivi Comunicazioni Note Fig. 28 Nella schermata Dati Principali vengono riportati i dati personali del richiedente e tutti quelli relativi al procedimento. Quando la pratica proviene dal Front Office tutti i campi vengono compilati automaticamente, mentre se viene caricata da PEC o da Camera di Commercio bisogna compilarli manualmente. Nella compilazione manuale dei dati principali relativi alla pratica bisogna indicare: - sportello (SCIA o ORDINARIO); - cognome, nome, codice fiscale, e indirizzo dell intestatario della SCIA o del procuratore; - tipo di procedimento (selezionabile mediante la lente d ingrandimento presente sulla riga PROCEDIMENTO, e che una volta indicato permetterà la compilazione automatica di tutti gli altri campi). Dopo la compilazione manuale dei campi, il sistema richiederà automaticamente di aggiungere i passi relativi al procedimento (alla cui domanda occorre indicare SI), così da poter gestire la pratica tramite i passi in maniera semplificata. Nella schermata relativa ai Passi, è possibile distinguerne due tipologie: 22

23 1 - la prima tipologia di passi è quella evidenziata dal simbolo verde: tali passi indicano i PROCEDIMENTI, ossia le operazioni che l utente ha svolto nel Front Office per inoltrare la propria pratica. Se tali passi risulteranno tutti verdi, significa che l utente ha svolto tutte le operazioni richieste per la compilazione della pratica. 2 - la seconda tipologia di passi non è evidenziata da alcun simbolo, infatti indica l elenco degli ENDOPROCEDIMENTI che il responsabile del SUAP deve svolgere per la gestione della pratica. Fig. 29 Per visualizzare il contenuto di ogni passo basta cliccare due volte sulla riga relativa al passo. 23

24 Tre sono le sezioni principali per quanto riguarda la gestione del passo: - Dati Principali - Comunicazione - Allegati In Dati Principali bisogna indicare la data di Apertura e di Chiusura del passo e il Tipo Passo. La data di chiusura del passo dipende dallo stato della Comunicazione. Fig. 30 La schermata Allegati contiene l allegato relativo al passo e risulta pertinente solo nel caso in cui il passo sia relativo al Procedimento, in quanto è un allegato richiesto durante la compilazione delle pratica nel Front Office, in altro caso si può caricare manualmente dal proprio PC. 24

25 Fig. 31 La Comunicazione rappresenta l elemento principale per la gestione della pratica in quanto mette in relazione lo sportello con gli enti terzi per la richiesta di pareri e l intestatario della pratica durante la fase istruttoria. La Comunicazione prevede diversi tipi di destinatari: - L INTESTATARIO DELLA PRATICA - GLI UFFICI INTERNI - GLI ENTI ESTERNI Per quanto riguarda l intestatario della pratica il sistema permette di inserire direttamente l anagrafica cliccando su Mail all intestatario (segno di spunta sul quadratino indicato dalla freccetta rossa). Per quanto riguarda gli enti terzi bisogna inserire il destinatario ed il relativo indirizzo mail. Tali dati posso essere inoltre inseriti e successivamente recuperati in una rubrica interna al Back Office. 25

26 In entrambi i casi è necessario indicare: a) la DATA DI PROTOCOLLO; b) la DATA DI INVIO COMUNICAZIONE; c) la DATA DI RISCONTRO; d) i GIORNI previsti per la risposta. L opzione SILENZIO / ASSENSO concede la possibilità al Responsabile del SUAP di rilasciare autorizzazioni nel caso in cui non ci sia riscontro di comunicazione da parte degli enti terzi nei termini previsti. Fig. 32 L invio della comunicazione viene segnalato nel cruscotto di gestione dei passi da un icona verde, nel caso sia passata la scadenza della risposta l icona verde diviene rossa. 26

27 Lo stato del colore delle icone cambierà come segue da Verde a Rosso, quando il tipo di Passo, relativo alla pratica, verrà chiuso/completato. Fig. 33 In alcune situazioni è necessario inserire nuovi passi per l inserimento di pareri o per inoltrare eventuali richieste all intestatario della pratica. Attraverso il tasto + (in basso a sinistra) è possibile l inserimento di una nuova riga nell elenco dei passi. Fig

28 Fig. 35 Per il corretto inserimento del passo occorre lasciare il campo Sequenza vuoto, oppure inserire un numero compreso tra le due sequenze dei passi (es: 100 Passo x, 110 Passo y o utilizzare come numero di sequenza un numero compreso tra 101 e 109). 28

29 Nella schermata Allegati sono elencati tutti i documenti pervenuti durante la compilazione del procedimento nel Front Office. Fig. 36 Per visualizzare l allegato basta cliccare sulla freccetta alla sinistra della riga e poi sul file PDF che compare subito dopo. Dopo aver completato l iter di gestione della pratica, per chiudere il procedimento basta cliccare sulla voce Chiudi Pratica. 29

30 4. Gli EndoProcedimenti Nella gestione della pratica all interno del Back Office sono di rilevante importanza gli EndoProcedimenti: un procedimento interno ad un più ampio processo istituzionale denominato Procedimento unico che si instaura tra l utente e lo Sportello Unico per le Attività Produttive. Quando un azienda invia una SCIA, una comunicazione o un autorizzazione al SUAP tale istanza si segmenta in una serie di endoprocedimenti (es. richiesta di concessione edilizia, richiesta certificato prevenzione antincendi, richiesta autorizzazione sanitaria etc.) ciascuno in capo ad un Amministrazione coinvolta nel procedimento Unico (ente terzo) dallo Sportello stesso. Nel software OpenSUAP ad ogni EndoProcedimento è stato associato un passo, attualmente sono stati inseriti dei passi standard che riguardano tutti i procedimenti inseriti nel software. Il responsabile del SUAP ha la possibilità di aggiungere altri Passi (EndoProcedimenti) utili per la gestione della pratica; ciò avviene attraverso il tasto + in basso a sinistra. Fig

31 Di seguito sono elencati altri EndoProcedimenti da aggiungere, eventualmente, a quelli standard già inseriti nel portale: Procedimeno EndoProcedimenti Destinatario/Ente terzo Settore Avvio Attività Comunicazione di regolarità della pratica Intestatario SCIA / procuratore Tutti i settori Verifica Requisiti Morali Prefettura - Questura Tutti i settori Verifica Requisiti Professionali scuole di specializzazioni - INPS Tutti i settori Verifica iscrizione alla camera di commercio Camera di commercio Tutti i settori verifica sulla destina d'uso dei locali ufficio tecnico comunale Tutti i settori Inoltro SCIA Sanitaria all'asl ASL competente Tutti i settori Verifica del titolo autorizzatorio delle tabelle Questura Tutti i settori Verifica del permesso di soggiorno Questura Tutti i settori Verifica sulla conformità urbanistica edilizia Ufficio Urbanistica Tutti i settori Parere di conformità antincendio VV.FF. Tutti i settori Verifica documentazione comprovante la qualità di coltivatore diretto Registro Imprese Attività agricola Verifica del Consenso della struttura ospitante Verifica documentazione di qualifica del Direttore Tecnico Verifica Polizza assicurativa Accertamento requisiti di qualifica professionale di artigiano Struttura Ospitante Provincia di riferimento Compagna assicurazione ALBO ARTIGIANE di IMPRESE Distributori automatici Agenzia e filiale di viaggio Agenzia e filiale di viaggio Artigianato Subingresso Verifica del Consenso della struttura ospitante Struttura Ospitante Comunicazione di regolarità della Intestatario SCIA / pratica procuratore Tutti i settori Verifica Requisiti Morali Prefettura - Questura Tutti i settori scuole di specializzazioni - INPS Tutti i settori Attività di distributori automatici Verifica Requisiti Professionali Verifica Autorizzazione, comunicazione, D.I.A o SCIA. ufficio commercio Tutti i settori Verifica Documentazione Camera di commercio Tutti i settori 31

32 comprovante il trasferimento dell'azienda verifica sulla destina d'uso dei locali ufficio tecnico comunale Tutti i settori Verifica Comunicazione di variazione intestazione SCIA Sanitaria ASL competente Tutti i settori Verifica del titolo autorizzatorio delle tabelle Questura Tutti i settori Verifica del permesso di soggiorno Questura Tutti i settori Verifica del certificato di regolarità contributiva rilasciato dall INPS INPS Tutti i settori Parere di conformità antincendio VV.FF. Tutti i settori Verifica documentazione comprovante la qualità di coltivatore diretto Registro Imprese Attività agricola Verifica del Consenso della struttura ospitante Verifica documentazione di qualifica del Direttore Tecnico Verifica Polizza assicurativa Accertamento requisiti di qualifica professionale di artigiano Struttura Ospitante Provincia di riferimento Compagna di assicurazione ALBO IMPRESE ARTIGIANE Attività di distributori automatici Agenzia e filiale di viaggio Agenzia e filiale di viaggio Artigianato Trasferimeno di Sede Verifica del Consenso della struttura ospitante Comunicazione di regolarità della pratica Struttura Ospitante Intestatario SCIA / procuratore Attività di distributori automatici Tutti i settori Verifica Requisiti Morali Prefettura - Questura Tutti i settori Verifica Requisiti Professionali scuole di specializzazioni - INPS Tutti i settori Verifica Autorizzazione, comunicazione, D.I.A o SCIA. ufficio commercio Tutti i settori Verifica Documentazione comprovante il trasferimento dell'azienda Camera di commercio Tutti i settori verifica sulla destina d'uso dei locali ufficio tecnico comunale Tutti i settori Verifica Comunicazione SCIA Sanitaria ASL competente Tutti i settori Verifica del titolo autorizzatorio delle tabelle Questura Tutti i settori Verifica del permesso di soggiorno Questura Tutti i settori Parere di conformità antincendio VV.FF. Tutti i settori Verifica del certificato di regolarità INPS Tutti i settori 32

33 contributiva rilasciato dall INPS Verifica documentazione comprovante la qualità di coltivatore diretto Registro Imprese Attività agricola Verifica del Consenso della struttura ospitante Verifica documentazione di qualifica del Direttore Tecnico Verifica Polizza assicurativa Accertamento requisiti di qualifica professionale di artigiano Struttura Ospitante Provincia di riferimento Compagna di assicurazione ALBO IMPRESE ARTIGIANE Attività di distributori automatici Agenzia e filiale di viaggio Agenzia e filiale di viaggio Artigianato Variazione di superficie Verifica del Consenso della struttura ospitante Comunicazione di regolarità della pratica Struttura Ospitante Intestatario SCIA / procuratore Attività di distributori automatici Tutti i settori Verifica Requisiti Morali Prefettura - Questura Tutti i settori Verifica Requisiti Professionali scuole di specializzazioni - INPS Tutti i settori Verifica Autorizzazione, comunicazione, D.I.A o SCIA. ufficio commercio Tutti i settori Verifica Documentazione comprovante la variazione di superficie dell'azienda ufficio tecnico comunale Tutti i settori Verifica sulla destina d'uso dei locali ufficio tecnico comunale Tutti i settori Verifica Comunicazione SCIA Sanitaria ASL competente Tutti i settori Verifica del titolo autorizzatorio delle tabelle Questura Tutti i settori Verifica del permesso di soggiorno Questura Tutti i settori Parere di conformità antincendio VV.FF. Tutti i settori Verifica del certificato di regolarità contributiva rilasciato dall INPS INPS Tutti i settori Verifica documentazione comprovante la qualità di coltivatore diretto Registro Imprese Attività agricola Verifica del Consenso della struttura ospitante Struttura Ospitante Attività di distributori automatici Verifica documentazione di qualifica del Direttore Tecnico Provincia di riferimento Agenzia e filiale di viaggio Verifica Polizza assicurativa Compagna assicurazione di Agenzia e filiale di viaggio 33

34 Accertamento requisiti di qualifica professionale di artigiano ALBO ARTIGIANE IMPRESE Artigianato Variazione settore merceologico Verifica del Consenso della struttura ospitante Comunicazione di regolarità della pratica Struttura Ospitante Intestatario SCIA / procuratore Attività di distributori automatici Tutti i settori Verifica Requisiti Morali Prefettura - Questura Tutti i settori scuole di specializzazioni - INPS Tutti i settori Verifica Requisiti Professionali Verifica Autorizzazione, comunicazione, D.I.A o SCIA. ufficio commercio Tutti i settori verifica sulla destina d'uso dei locali ufficio tecnico comunale Tutti i settori Inoltro SCIA Sanitaria all'asl/ verifica SCIA ASL competente Tutti i settori Verifica del titolo autorizzatorio delle tabelle Questura Tutti i settori Verifica del permesso di soggiorno Questura Tutti i settori Parere di conformità antincendio VV.FF. Tutti i settori Verifica documentazione comprovante la qualità di coltivatore diretto Registro Imprese Attività agricola Verifica del Consenso della struttura ospitante Accertamento requisiti di qualifica professionale di artigiano Struttura Ospitante ALBO IMPRESE ARTIGIANE Attività di distributori automatici Artigianato Variazioni soggettive Verifica del Consenso della struttura ospitante Comunicazione di regolarità della pratica Struttura Ospitante Intestatario SCIA / procuratore Attività di distributori automatici Tutti i settori Verifica Requisiti Morali Prefettura - Questura Tutti i settori Verifica Requisiti Professionali scuole di specializzazioni - INPS Tutti i settori Verifica Autorizzazione, comunicazione, D.I.A o SCIA. ufficio commercio Tutti i settori Verifica Documentazione comprovante la visura camerale Camera di commercio Tutti i settori verifica sulla destina d'uso dei locali ufficio tecnico comunale Tutti i settori Verifica Comunicazione di variazione soggettive SCIA Sanitaria ASL competente Tutti i settori 34

35 Verifica del titolo autorizzatorio delle tabelle Questura Tutti i settori Verifica del permesso di soggiorno Questura Tutti i settori Parere di conformità antincendio VV.FF. Tutti i settori Verifica documentazione comprovante la qualità di coltivatore diretto Registro Imprese Attività agricola Verifica documentazione di qualifica del Direttore Tecnico Accertamento requisiti di qualifica professionale di artigiano Provincia di riferimento ALBO IMPRESE ARTIGIANE Agenzia e filiale di viaggio Artigianato Cessazione Verifica del Consenso della struttura ospitante Struttura Ospitante Comunicazione di regolarità della Intestatario SCIA / pratica procuratore Tutti i settori Verifica Requisiti Morali Prefettura - Questura Tutti i settori scuole di specializzazioni Verifica Requisiti Professionali - INPS Tutti i settori Verifica Autorizzazione, comunicazione, D.I.A o SCIA. ufficio commercio Tutti i settori Verifica del permesso di soggiorno Questura Tutti i settori Sospensione Comunicazione di regolarità della pratica Intestatario SCIA / procuratore Attività di distributori automatici Tutti i settori Verifica Requisiti Morali Prefettura - Questura Tutti i settori scuole di specializzazioni - INPS Tutti i settori Verifica Requisiti Professionali Verifica Autorizzazione, comunicazione, D.I.A o SCIA. ufficio commercio Tutti i settori Verifica del permesso di soggiorno Questura Tutti i settori 35