Guida operativa servizi online. Versione: 1.00 del 30/9/2011. ATHENA PORTAL Software Amministrazione Associazioni Sportive Dilettantistiche Pag.

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1 Guida operativa servizi online Versione: 1.00 del 30/9/2011 ATHENA PORTAL Software Amministrazione Associazioni Sportive Dilettantistiche Pag. 1

2 INDICE PREMESSA... 3 SCOPO DEL MANUALE... 3 COS È ATHENAPORTAL... 3 A CHI SI RIVOLGE... 3 TECNOLOGIA... 3 CHI SIAMO... 3 INFORMAZIONI DI CONTATTO SICUREZZA... 5 OPERAZIONI SICURE CODICE DI ACCESSO SMARRIMENTO CODICI O PASSWORD PREREQUISITI TECNICI ACCESSO AL PORTALE FUNZIONI PRINCIPALI... 7 HOMEPAGE DEL PORTALE... 7 MENU DELLE FUNZIONI... 8 TABELLE E PARAMETRI... 9 MASCHERE DI REGISTRAZIONE DATI MASCHERE DI INTERROGAZIONE STAMPA ELENCHI ED ELABORATI STAMPA DOCUMENTI ATHENA PORTAL Software Amministrazione Associazioni Sportive Dilettantistiche Pag. 2

3 Scopo del manuale PREMESSA Il presente manuale ha lo scopo di descrivere sinteticamente le modalità operative che l utente deve seguire per il corretto uso delle applicazioni. Per gli aspetti fiscali e normativi l associazione deve fare riferimento al proprio consulente di fiducia. Cos è AthenaPortal AthenaPortal è una piattaforma web dedicata alla gestione amministrativa Associazioni Sportive Dilettantistiche. delle E un software facile ed efficiente, che permette la gestione amministrativa e fiscale dell associazione. Le procedure sono state pensate per guidare l utente alla corretta gestione contabile, semplificando al massimo l operatività. A chi si rivolge AthenaPortal si rivolge alle ASD - Associazioni Sportive Dilettantistiche - che sono soggette alle norme dettate dalla legge 398/1991. Le ASD possono infatti beneficiare di agevolazioni fiscali ma devono rispettare particolari forme di costituzione e adempiere a precisi obblighi di carattere amministrativo. Tecnologia AthenaPortal è un servizio on-line erogato da un Data Center professionale che garantisce i più elevati livelli di servizio, 24 ore su 24, 7 giorni su 7. L'accesso al software è semplice, è sufficiente disporre di una connessione a Internet; l applicazione è fruibile da qualsiasi postazione senza dover installare o aggiornare programmi e dati sul computer locale. Chi siamo AREA32, azienda specializzata in soluzioni Web in materia amministrativa, è team di professionisti di grande esperienza, maturata negli anni nella progettazione di soluzioni software professionali per imprese, enti ed associazioni. Il team è composto da analisti, programmatori e sistemisti supportati da consulenti fiscali specializzati nelle tematiche relative alle Associazioni Sportive Dilettantistiche (ASD). ATHENA PORTAL Software Amministrazione Associazioni Sportive Dilettantistiche Pag. 3

4 Informazioni di contatto. Il servizio è attivo 365 giorni l anno, 24 ore su 24, per operare via Internet e accedere alle funzioni di gestione. Per informazioni sui servizi la invitiamo a collegarsi al sito: Il servizio di assistenza è operativo dal lunedì al venerdì dalle 8:00 alle 18:30. Telefono: Il nostro servizio di supporto permette di avere un contatto via mail con i nostri operatori senza limiti di orario. mail: Qualsiasi sia la sua richiesta ricordi di evidenziare il suo codice di accesso. ATHENA PORTAL Software Amministrazione Associazioni Sportive Dilettantistiche Pag. 4

5 Operazioni sicure. SICUREZZA Il portale è sviluppato con un sistema di protezione completo e avanzato, garantito da standard internazionali, che rende sicuri ed affidabili i Servizi Online, grazie al sistema di crittografia utilizzato, ai codici di accesso segreti e agli strumenti evoluti per la gestione delle password. Operare via Internet in assoluta tranquillità, dipende anche da lei e da come usa il suo PC. Le ricordiamo, ad esempio, che: non chiediamo mai via , per nessun motivo, di confermare dati personali codici riservati (numero carta di credito, password, ecc.); la password viene richiesta nella fase di accesso al portale; prima di inserire password nel sito, verifichi sempre: la presenza del prefisso https://, e che sia attivo il protocollo SSL 128 bit; è fondamentale che il suo computer sia protetto con un Anti-Virus adeguato ed aggiornato; Codice di accesso. Sottoscritto l apposito contratto di servizio, l utente riceve via mail il codice identificativo attribuito all associazione e la password utente. Utilizzando questi codici personali cui potrà accedere all operatività via Internet: il codice di adesione, resta invariato nel corso del tempo e, in caso di smarrimento, può essere richiesto nuovamente; la password viene inizialmente generata dall amministratore del sistema; per aumentare ulteriormente il livello di sicurezza, la prima volta che avrà accesso al Servizio le suggeriamo di modificare la password impostandone una nuova. Suggeriamo inoltre di modificare la password periodicamente. Con il codice di accesso può ottenere tutte le informazioni relative ai rapporti collegati al Servizio; nelle comunicazioni telefoniche e via mail con AREA32 si ricordi di fornire tale codice identificativo. Per garantirle una maggiore sicurezza, si prevede inoltre il blocco di tutte le operazioni nel caso si riscontrino situazioni anomale o l utente ne faccia richiesta. Smarrimento codici o password. In caso di smarrimento o sottrazione del codice di accesso o della password, potrà procedere immediatamente alla sospensione del servizio telefonando al servizio di Assistenza che provvederà al blocco dell utenza. Potrà comunque utilizzare queste modalità per bloccare il Servizio anche per motivi diversi dal furto o smarrimento. Per riattivare il Servizio bloccato dovrà inviare una richiesta al Servizio di Assistenza (anche via mail) che provvederà ad emettere una nuova password ed ad inviarla via mail all indirizzo dichiarato nel contratto di sottoscrizione del servizio. ATHENA PORTAL Software Amministrazione Associazioni Sportive Dilettantistiche Pag. 5

6 Prerequisiti tecnici. Per collegarsi al portale via Internet è necessario disporre di un computer con le seguenti caratteristiche minime: processore Pentium o equivalente con almeno 1 GB di memoria RAM; scheda video e monitor a risoluzione 1024x768; sistema operativo Microsoft Windows XP/Vista/Seven o MAC OS; collegamento a Internet ADSL Accesso al portale. Il primo collegamento al Servizio potrà essere effettuato subito dopo la consegna dei codici d identificazione. Si assicuri di avere a portata di mano il codice di accesso e la password personale attribuiti all associazione e segua queste semplici istruzioni: si colleghi a Internet, digiti il sito nel campo indirizzo del browser e prema invio Per passare dal sito al portale clicchi sul pulsante ACCEDI e si aprirà una maschera in cui le verranno richiesti il codice di accesso (Login) e la password: ATHENA PORTAL Software Amministrazione Associazioni Sportive Dilettantistiche Pag. 6

7 Homepage del portale FUNZIONI PRINCIPALI Eseguito l accesso al portale si presenta la maschera principale dell applicazione, la Homepage. Nella maschera in alto a destra sono presenti le seguenti informazioni: Nome e codice dell associazione Nome utente (login) Bottone di uscita dal portale (Disconnetti) Nella maschera in centro sono presenti le seguenti informazioni: Logo dell associazione (vedi gestione documenti) Nome dell associazione In formazioni e messaggi ATHENA PORTAL Software Amministrazione Associazioni Sportive Dilettantistiche Pag. 7

8 Menu delle funzioni Il Menu delle funzioni si presenta in modalità orizzontale in cui l utente può selezionare le varie aree applicative, con opzioni di secondo livello in modalità verticale per l esecuzione dei singoli programmi. Per attivare le funzioni passare il mouse sopra le opzioni e cliccare la funzione per eseguire il programma. Per tornare alla Homepage cliccare il bottone Home. ATHENA PORTAL Software Amministrazione Associazioni Sportive Dilettantistiche Pag. 8

9 Tabelle e Parametri Le funzioni Tabelle e Parametri permettono una gestione semplice di archivi di base che vengono registrati in fase di configurazione dell associazione. Per esempio, vengono utilizzate per inserire o modificare Tebelle di Conti finanziari, Conti economici, Gruppi, ecc. L utente procede alla registrazione dei dati passando sui singoli campi con i tasti di tabulazione o utilizzando il mouse, segue elenco di attribuiti e funzioni particolari. Inserimento nuovo dato: L utente posiziona il cursore sulla prima riga libera, compila i dati e prosegue con la registrazione cliccando il bottone Aggiorna. Cancella riga: L utente posiziona il cursore sulla casella (quadrattino) sotto la colonna elimina, con un click del mouse viene spuntata la riga da cancellare. Completata la spunta si prosegue con l eliminazione dei dati cliccando il bottone Aggiorna. ATHENA PORTAL Software Amministrazione Associazioni Sportive Dilettantistiche Pag. 9

10 Maschere di registrazione dati Le Maschere di gestione dei dati si presentano in modalità semplice e uniforme; vengono utilizzate per inserire o modificare i dati (es. anagrafiche, operazioni contabili, ecc). L utente procede alla registrazione dei dati passando sui singoli campi con i tasti di tabulazione o utilizzando il mouse, segue elenco di attribuiti e funzioni particolari. CAMPI TABELLA E OPZIONE: Queste informazioni sono collegate a tabelle e parametri predefinite o impostate dall utente. Cliccando sulla freccetta (Combo) a destra del campo si apre una mascherina di selezione del dato. ATHENA PORTAL Software Amministrazione Associazioni Sportive Dilettantistiche Pag. 10

11 CAMPI DATA: Il campo data viene registrato nel formato GG/MM/AAAA (es. 01/07/2011), è possibile aprire il calendario cliccando sull icona a destra del campo. BARRA DELLE FUNZIONI: Nella parte inferiore della maschera sono presenti i seguenti bottoni. Conferma Elimina Annulla Registra le informazioni della maschera nell archivio dei dati. Cancella le informazioni della maschera dell archivio dei dati. Esce dalla maschera senza apportare variazione all archivio. ATHENA PORTAL Software Amministrazione Associazioni Sportive Dilettantistiche Pag. 11

12 Maschere di interrogazione Le Maschere di interrogazione dei dati si presentano in modalità semplice e uniforme; vengono utilizzate per selezionare elenchi di dati. FILTRO DI RICERCA: Sezione che consente di impostare parametri e opzioni multiple di ricerca dei dati. La ricerca si avvia cliccando sul bottone Cerca. ELENCO DATI: Sezione riporta in griglia orizzontale i dati selezionati sulla base del filtro precedentemente impostato. Spesso la prima colonna riporta il campo chiave (sottolineato/blu) che può essere selezionato con il mouse per passare in gestione della scheda di dettaglio (vedi: maschere di gestione). ORDINAMENTO DATI: La testata di alcune colonne degli elenchi può riportare delle freccette (su/giu) che consentono di ordinare l elenco per questa colonna in ordine ascendente o discendente. ATHENA PORTAL Software Amministrazione Associazioni Sportive Dilettantistiche Pag. 12

13 BARRA DI NAVIGAZIONE: Nella parte inferiore della maschera sono presenti i seguenti bottoni. Per Page Numero elementi per pagina (10, 25, 50) Frecce Permettono di paginare gli elementi (avanti/indietro, primo/ultimo) BARRA DELLE FUNZIONI: Nella parte superiore della maschera sono presenti bottoni che lanciano programmi collegati alla singola funzione elenco; ogni applicazione può riportare collegamenti a diversi programmi. Segue esempio di programmi collegati all elenco anagrafiche soci: Crea Nuovo Elenco Excel Elenco PDF Guida (?) Richiama la maschera di registrazione di un nuovo elemento. Permette di esportare i dati in formato Ms-Excel. Permette di stampare i dati in formato PDF. Permette aprire una maschera di Aiuto che spiega particolare del programma. ATHENA PORTAL Software Amministrazione Associazioni Sportive Dilettantistiche Pag. 13

14 Stampa elenchi ed elaborati Le funzioni di Stampa degli elenchi di dati sono agganciate a bottoni delle maschere di interrogazione ed elaborazione di registri e rendiconti. Per stampa si intende l esportazione dei dati in formato PDF da cui è poi possibile procedere con la stampa fisica o con l archiviazione locale del documento. Questo tipo di funzione viene utilizzata per stampare liste di dati in formato elenco orizzontale come normalmente rappresentati a video nelle funzioni di elenco. Segue esempio di stampa del rendiconto economico: ATHENA PORTAL Software Amministrazione Associazioni Sportive Dilettantistiche Pag. 14

15 Stampa documenti Le funzioni di Stampa dei documenti sono agganciate a bottoni delle maschere di emissione di documenti formali. Per stampa si intende l esportazione dei dati in formato PDF da cui è poi possibile procedere con la stampa fisica o con l archiviazione locale del documento. Questo tipo di funzione viene utilizzata per stampare documenti in formato lettera o dichiarazione. Il formato e il contenuto delle stampe sono predefiniti dal sistema, l utente non può variare il formato di stampa. Segue esempio di stampa della ricevuta di versamento delle quote associative: ATHENA PORTAL Software Amministrazione Associazioni Sportive Dilettantistiche Pag. 15

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