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1 Incontra il "nuovo standard" per la gestione delle L è uno strumento diffuso ormai da tempo, si è passati da un "utile strumento" ad una fondamentale applicazione aziendale strategica. La tecnologia sottostante è rimasta stabile e collaudata durante tutto questo periodo, mentre l'ecosistema intorno alle è drammaticamente cambiato in modo significativo. Nuove vulnerabilità inevitabili sono venute alla ribalta, rendendo essenziale adottare un nuovo approccio alla gestione della posta elettronica. Cosa c'è di sbagliato con il "vecchio" metodo? Quando il primo protocollo è stato sviluppato nel 1970, nessuno aveva previsto quanto importante sarebbe diventata questa tecnologia per il mondo - in particolare per le imprese. Di conseguenza, il sistema di gestione delle non è stato di per sé progettato per affrontare tre importanti vulnerabilità dei nostri giorni. 1) La vulnerabilità legata al fermo macchina. Nato per accettare interruzioni del servizio occasionali in quanto l'accesso mobile era relativamente raro ed il mondo degli affari non si era ancora sviluppato con richieste e aspettative di fruibilità del servizio 24/7 e con tempi di risposta immediata. Oggi, le aziende hanno necessità e si aspettano che la loro sia sempre operativa 24/7 e 365 giorni all'anno. Tuttavia, poche aziende che gestiscono i propri server di posta elettronica possono conseguire tale risultato. Ci sono una serie di ragioni, tra cui l impossibilità di: - Proteggere il sistema contro interruzioni e disastri (replica tra data center e ridondanza sono estremamente complicati da realizzare per server locali) - Rimanere al passo con tutte le patch e aggiornamenti che correggono gli errori applicativi ed eliminano le falle di sicurezza - Presidiare 24/7 l infrastruttura e offrire un supporto costante ai propri Utenti In linea di principio oggi, dipendenti, clienti, partner e fornitori hanno grandi aspettative per l'affidabilità della posta elettronica. Qualsiasi sistema che offra uno SLA inferiore al % - pari a meno di 30 secondi al mese di inattività - mette tutto a rischio, la produttività dei dipendenti, la soddisfazione dei clienti, la reputazione dell azienda, e altro ancora. Pagina 1

2 2) Le vulnerabilità di sicurezza della posta elettronica. I cybercriminali amano la vulnerabilità intrinseca delle e usano una tattica chiamata "spear phishing" per attaccare gli utenti. Per perpetrare un attacco di spear phishing, un criminale informatico invierà una ad un utente che sembra essere legittimo, ma in realtà il messaggio è stato progettato per rubare password, installare software dannosi, o peggio. Questa tecnica è diventata così popolare che quasi il 95% di tutti gli attacchi alle reti aziendai sono il risultato di successi di spear phishing. Le protezioni fornite da un server Exchange (o altri sistemi), da soli non sono abbastanza forti per proteggere gli utenti contro le minacce informatiche di oggi. Come i criminali diventano sempre più sofisticati, anche gli amministratori devono trovare costantemente nuovi modi per combattere queste minacce informatiche. Le persone che gestiscono i vostri server locali sono in grado di tenere il passo con centinaia di minacce informatiche quotidiane? Oltre alla sicurezza informatica, deve anche essere presa in considerata la sicurezza fisica perché le strutture in cui i server si trovano possono anche essere vulnerabili. Questo è qualcosa che molte aziende non pensano fino a quando i loro uffici vengono scassinati ed i loro server di posta elettronica vengono rubati o danneggiati. Ciò accade più spesso di quanto si pensi. E particolarmente rischioso per le imprese regolamentate, perché questo costituisce una violazione del trattamento dei dati che può comportare la diffusione pubblica di dati riservati e sensibili, procedura che potrebbe essere sanzionata. 3) La vulnerabilità della conservazione dei dati. Gartner stima che circa il 45% delle di una organizzazione contiene informazioni legate al business, in quanto i messaggi e gli allegati sono correlati ad un progetto, un'iniziativa, un azione di marketing o importanti relazioni ufficiali. Che cosa succede se un dipendente elimina un messaggio importante accidentalmente o intenzionalmente? Come pensate di recuperarlo? Il sistema di non è stato progettato per essere una soluzione di archiviazione "permanente" e nemmeno per essere a prova di manomissione. Non è possibile utilizzare le e- mail come parte di un "registro ufficiale" in tribunale a meno che il messaggio non sia stato conservato in un archivio a prova di manomissione. Quanto può incidere finanziariamente se non si riesci a produrre come prova un messaggio archiviato in tribunale, o se il tribunale è convinto che il messaggio non sia ammissibile come prova perché potrebbe essere stato alterato? Il rischio è reale: l 82% delle imprese sarà coinvolto in qualche tipo di controversia e si desidera utilizzare le come prova I dati forniti devono essere certi e non impugnabili. Pagina 2

3 Il nuovo standard per la gestione delle Per mitigare i rischi inerenti alle di oggi, l'azienda deve abbracciare queste tre specifiche fondamentali alla propria infrastruttura di 1. Deve essere gestita da esperti. Per tutti i motivi sopra elencati, sempre più aziende stanno migrando le loro da server di posta in-house verso il cloud. Il tuo indirizzo deve essere gestito da esperti, tra cui specialisti di ingegneria in grado di gestire le complessità di base, datacenter replicati e backup dei dati; esperti di infrastrutture che possano garantire virtualmente l operatività senza tempi di inattività; consulenti di fiducia che aiutano a mantenere giorno per giorno l operatività senza intoppi. Buona norma è comunque sempre quella di affidarsi a operatori altamente qualificati, in grado di dichiarare con chiarezza la modalità di gestione ed in possesso di certificazioni adeguate. Purtroppo I tempi dell approssimazione sono finiti! Ora come non mai per ragioni contingenti, (affidabilità, sicurezza, perdita di dati, sottrazione di informazioni ed altro) alla posta elettronica deve essere assegnato un ruolo di primaria importanza all interno della gestione IT. 2. I dati devono essere archiviati in ambienti a prova di manomissione. L archiviazione della posta elettronica conforme non è riservata solo alle aziende regolamentate. Quando la vostra è correttamente archiviata e conservata, i dati sono memorizzati in perpetuo, senza possibilità di cancellazioni o alterazioni dei messaggi o allegati. Inoltre, le archiviate devono essere indicizzati in modo che siano facilmente recuperabili e possono essere estratte durante l ediscovery, fornite come parte di un audit trail, o per il recovery verso la casella di posta attiva. Con archiviazione della posta elettronica, la proprietà intellettuale è sempre protetta e, se necessario, conservata in una forma che il tribunale riconoscerà ed accetterà come prova. 3. I messaggi devono essere gestiti con sistemi di protezione avanzati. Le protezioni built-in del server di posta elettronica standard non sono più sufficienti. È necessario proteggere gli utenti e la vostra attività con una serie di tecnologie di sicurezza avanzate, tra cui la scansione in tempo reale dei collegamenti (nel caso in cui un utente effettua un clic su un collegamento dannoso presente in una e- mail di phishing), filtraggio dei messaggi in ingresso e uscita, e molto altro. Un semplice e all apparenza inoquo messaggio aperto dall Utente, un semplice click su un collegamento presente, può essere in grado di generare enormi problemi di sicurezza all intera rete aziendale. Come mostrano le statistiche l è diventata il maggiore veicolo per attacchi mirati alle aziende. Pagina 3

4 Questo "nuovo standard" offre un modo migliore per affrontare le carenze del vecchio sistema. Come si può vedere, si va ben oltre lo scambio e consegna dei messaggi: Maggiore affidabilità. Spostare la tua verso il cloud offre una maggiore affidabilità rispetto ad una installazione on-premise. I fornitori di soluzioni cloud sono esperti a mantenere e garantire I servizi di posta elettronica. I migliori fornitori offrono un servizio contratualizzato con uptime del 99,999%. Questo significa che stanno promettendo meno 30 secondi di inattività non pianificata al mese. Maggiore sicurezza. Un provider dedicato alla gestione della posta eletttronica è in grado di investire in infrastrutture dedicate e riservare maggiori risorse per le misure di sicurezza di quanto si potrebbe fare per una singola installazione locale. Ciò comprende misure di sicurezza informatiche che scoraggiano attacchi di phishing e altre minacce online, così come la sicurezza fisica in grado di proteggere l'hardware da furti o danni. Riduzione dei costi e tutela della proprietà intellettuale. Al giorno d oggi, è imperativo che ogni e ogni allegato siano conservati e protetti. Questo ridurrà notevolmente il costo di ediscovery in caso di controversia. Inoltre, permetterà di garantire la proprietà intellettuale contenuta nella tua contro perdite, anche nel caso in cui un dipendente decida di eliminare volutamente dalla propria casella tutte le . Conformità e privacy. Sottrarre informazioni dalle è diventata una attività molto frequente, effettuare il parsing del messaggio per scopi marketing (anche se tutti lo negano) altrettanto. Insomma il business a livello informatico del giorno d oggi non sembra essere dato dall erogazione di un servizio, ma esclusivamente dalla vendita di database formati da dati comportamentali e personali che si è in grado di preconfezionare. Bisogna prestare la massima attenzione e richiedere al fornitore dichiarazioni in tal senso. Pagina 4

5 Test per la valutazione dell infrastruttura La vostra azienda soddisfa questo "nuovo standard"? Utilizzate il test di autovalutazione sottostante per valutare quanto possa essere vulnerabile la vostra azienda. Infrastruttura Best-in-breed hardware SO e Software sempre aggiornati Supporto e monitoraggio 24/7 Storage ilimitato Accessibilità da qualsiasi dispositivo Hai questa capacità? (1 punto per ogni risposta SI) Supporto Assistenza via ticket o web portal Assistenza telefonica Business Continuity / Disaster Recovery SLA % con uptime garantito Backups verso datacenter secondario Alimentazione ridondata e UPS Provider (ISP) ridondati Sicurezza Business-grade anti-virus / anti-malware URL scanning in tempo reale Protezione da DoS e DDoS Sicurezza fisica (CCTV, accesso biometrico, controllo accessi, etc.) Dati archiviati cifrati e in transito Staff di sicurezza e monitoraggio dedicato Protezione properietà intellettuale Archivio antimanomissione di tutte le e allegati ediscovery semplificato archiviate facilmente ricercabili Punteggio ottenuto di 20 Risultato del test Se non hai ottenuto il punteggio pieno, contattaci e richiedici tutta la documentazione, oppure per maggiori informazioni visita il sito Organizziamo eventi e webinar lagati a questo argomento, per il calendario consulta il sito Pagina 5

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