CARATTERISTICHE GENERALI ANAGRAFICI & TABELLE AMMINISTRAZIONE ACQUISTI VENDITE MAGAZZINI INTERSCAMBIO INTERAZIENDALE 1. AMBIENTE DI SVILUPPO

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1 OPEN BUSINESS Software integrato e modulare per la gestione aziendale, OPEN BUSINESS permette di soddisfare in maniera semplice ed intuitiva tutte le esigenze contabili, amministrative e fiscali dell impresa. In particolare, grazie alla possibilità di gestire simultaneamente più valute e più lingue, consente alle aziende di operare efficacemente in un mercato sempre più aperto agli scambi internazionali.

2 CARATTERISTICHE GENERALI 1. AMBIENTE DI SVILUPPO 2. INSTALLAZIONE/AGGIORNAMENTI 3. FUNZIONI DI BASE: 3.1 STRUTTURA MODULARE 3.2 MULTIUTENZA 3.3 MULTIAZIENDA 3.4 MULTILINGUA 3.5 MULTIVALUTA 3.6 SICUREZZA DATI 3.7 INTEGRAZIONE CON OFFICE AUTOMATION 3.8 INTERNET 3.9 FUNZIONI DI HELP 3.10 FLESSIBILITÀ/PERSONALIZZAZIONI 3.11 GESTIONE DOCUMENTALE & WORK FLOW ANAGRAFICI & TABELLE AMMINISTRAZIONE ACQUISTI VENDITE MAGAZZINI INTERSCAMBIO INTERAZIENDALE

3 CARATTERISTICHE GENERALI 1. AMBIENTE DI SVILUPPO OPEN BUSINESS è stato scritto utilizzando strumenti di IV generazione ed in particolare il linguaggio Progress. E compatibile con i maggiori sistemi operativi (Windows, Unix, Linux, OS/400, Mac) ed inoltre è supportato dalle più importanti piattaforme (Intel, AMD, AS/400, PowerPC). La gestione della base dati avviene sotto il controllo dei data base manager relazionali (RDBMS) utilizzabili dal linguaggio Progress (Progress, Oracle, Microsoft SQL Server, DB2/400, ODBC), che prevedono funzionalità di security e recovery automatico dei dati. Quando il data base manager lo prevede, è possibile una configurazione distribuita dei dati, connettendo in rete (NetBios, TCP/IP, SPX/IPX) diversi utenti e/o moduli. 2. INSTALLAZIONE ED AGGIORNAMENTI Date le caratteristiche del linguaggio e la particolare impostazione del programma, l installazione prevede necessariamente l intervento di personale specializzato, anche in funzione delle personalizzazioni eventualmente richieste dall utente. Le successive modifiche dell applicativo e gli aggiornamenti legati all evoluzione della normativa civilistica e fiscale, possono essere installati direttamente dall utente sulla base di programmi e relative istruzioni scaricabili dal sito web o trasmessi per via telematica. 3. FUNZIONI DI BASE 3.1 STRUTTURA MODULARE La struttura del pacchetto si articola in 6 moduli base, ciascuno dei quali può funzionare in maniera autonoma, anche se il sistema nel suo complesso è fortemente integrato e prevede scambi e condivisioni di dati tra le varie aree applicative. La navigazione tra le diverse aree del programma ed all interno delle stesse risulta di immediata esecuzione grazie all utilizzo di menu facilmente selezionabili dall utente tramite mouse: mediante la tecnica degli zoom ci si può spostare da un livello sintetico a più livelli di dettaglio, visualizzando maschere diverse da quelle in elaborazione in modo da gestire simultaneamente più operazioni, per creare al momento clienti, fornitori, conti, articoli e qualsiasi record anagrafico o elemento di tabelle che dovesse mancare durante l'esecuzione di una transazione. I programmi rispettano il principio dell'aggiornamento in tempo reale del data base in tutte le aree applicative, senza ricorrere a particolari operazioni di contabilizzazione e/o chiusura; un'offerta è quindi immediatamente disponibile per diventare ordine, il quale a sua volta è immediatamente riconosciuto dall'analisi di disponibilità del materiale nella gestione di magazzino, ecc.

4 3.2 MULTIUTENZA Il software è disponibile in versione monoutente ed in versione multiutente in grado di lavorare con tutte le più diffuse reti locali. E'infatti possibile realizzare una configurazione distribuita dei dati, portando quindi su elaboratori diversi, connessi tra loro in rete, le aree amministrative e commerciali al fine di conseguire un parallelismo ed una indipendenza delle varie funzioni aziendali senza perderne la visione unitaria. 3.3 MULTIAZIENDA Il programma consente di gestire simultaneamente più aziende, anche limitatamente a singoli moduli. A scelta dell utente è possibile condividere in maniera totale o parziale gli archivi anagrafici tra le varie aziende nonché gestirne in comune gli aggiornamenti e le variazioni. 3.4 MULTILINGUA Caratteristica innovativa di OPEN BUSINESS è la gestione multilingua. Ciò significa che è possibile in ogni momento di esecuzione del programma passare da una lingua all altra: tutte le maschere di presentazione, di inserimento dati e di esposizione dei risultati sono infatti disponibili in italiano ed in inglese.. In italiano, inglese, francese e tedesco invece si possono ottenere ordini, preventivi, fatture, scontrini ed in generale tutti i documenti, i prospetti e le stampe che il programma può generare, compresi listini prodotti/prezzi, solleciti, mandati di incasso e di pagamento. Come già sopra accennato, è inoltre prevista la possibilità che più utenti operino simultaneamente in lingue diverse, anche all interno dello stesso modulo. 3.5 MULTIVALUTA Altra possibilità prevista dal software è la gestione multivaluta. Le valute contemplate, che possono essere definite a piacere, vengono gestite tramite una tabella cambi che può essere aggiornata in ogni momento, direttamente dall utente, oppure sulla base dei cambi ufficiali pubblicati dagli uffici competenti o prelevando automaticamente i valori da banche dati per via telematica. L immissione degli importi può avvenire in qualsiasi valuta ed il programma automaticamente traduce il valore nella valuta base impostata dall utente. Si può inoltre richiedere che gli importi vengano esposti simultaneamente in due valute ed ancora gestire i singoli conti di bilancio in valute diverse, il che risulta particolarmente utile nel caso in cui si intrattengano rapporti di conto corrente all estero o comunque espressi in moneta diversa dalla valuta base. Altre applicazioni di tale utilità vanno dalla generazione e stampa di bilanci, prospetti e documenti vari in valuta estera alla gestione dei rapporti con i propri clienti/fornitori esteri nella loro moneta ed ancora, dalla stampa di cataloghi e listini prezzi in valute diverse alla generazione automatica delle differenze di cambio a diverse scadenze.

5 3.6 CONTROLLO E SICUREZZA DATI In fase di immissione dati opera una serie di controlli logici di supporto all utente che consentono di ridurre al minimo la probabilità di errori e/o incongruenze (controlli su date, quadrature, esistenze archivi, etc.). Prima delle stampa di documenti resi ufficiali, è comunque possibile procedere a correzioni ed integrazioni dei dati con procedure semplici e guidate. Inoltre la riservatezza dei dati stessi è garantita da password e menu personalizzati in modo che il responsabile del sistema possa stabilire per ogni singolo utente i moduli o i campi da abilitare o inibire. 3.7 INTEGRAZIONE CON OFFICE AUTOMATION Tutti gli output, oltre ad essere visualizzati e stampati, possono essere scaricati su archivi in formato ASCII o condivisi per mezzo di driver ODBC; ciò permette una semplice integrazione del pacchetto con funzionalità di office automation quali word processing, spreadsheets, ing (Word, Excel, Outlook, Adobe Reader, etc.), consentendo quindi all utente un elevato grado di personalizzazione nell elaborazione dei dati archiviati. Inoltre utilizzando OLE Automation è possibile interoperare in congiunzione con applicazioni OLE Server, come Ms Word, Excel, MS Outlook,Visual Basic. 3.8 INTERNET OPEN BUSINESS è stato progettato per essere in grado di sfruttare le nuove potenzialità offerte dalla rete. Il linguaggio Progress consente infatti di sviluppare, distribuire e mantenere facilmente applicazioni transazionali per Internet, Intranet ed Extranet. Ciò permette alle aziende di aprire con sicurezza le proprie applicazioni al Web, di creare nuovi canali di vendita telematica ed infine consente di semplificare la catena di distribuzione, abilitando clienti e partners a "servirsi" autonomamente accedendo alle informazioni ed a i servizi di cui necessitano. 3.9 FUNZIONI DI HELP In aggiunta al manuale operativo fornito con il software, sono disponibili due funzioni di help in linea sempre accessibili e facilmente richiamabili. Esiste anche la possibilità di personalizzare i messaggi di aiuto, con proprie integrazioni e commenti, in modo da rendere disponibile per ogni utente istruzioni specifiche e differenziate FLESSIBILITA /PERSONALIZZAZIONI Grazie alla sua struttura modulare e alla versatilità delle soluzioni adottate, OPEN BUSINESS risulta adatto a soddisfare le esigenze gestionali di imprese di piccola e media dimensione operanti in qualsiasi settore di mercato. Il linguaggio Progress inoltre consente di realizzare con semplicità ed elasticità personalizzazioni e modifiche per soddisfare particolari richieste di carattere contabile, fiscale ed amministrativo. L'utente stesso, grazie ad un sistema di codificazione libera attivo sui vari moduli,

6 può intervenire direttamente sugli output del programma al fine di ottenere stampe e prospetti utili alle proprie esigenze informative. E inoltre prevista la creazione di zoom personalizzati direttamente dall utente su tutti i campi presenti a video, di programmi d interrogazioni e di stampa, oltre alla possibilità di definire un menu di richiamo rapido dei programmi più frequentemente utilizzati. Grazie alla funzionalità di caricamento di dati esterni (I.D.E.), OPEN BUSINESS è in grado di gestire in maniera semplice ed efficiente il dialogo con eventuali altri strumenti software utilizzati in azienda GESTIONE DOCUMENTALE & WORK FLOW Il modulo Workflow & Document Management è pensato per le esigenze concrete dell Azienda. OBS Doc è in grado di automatizzare le procedure aziendali in tempi brevi e a costi contenuti adattandosi perfettamente alle diverse realtà. La gestione dei flussi e delle procedure aziendali, la totale archiviazione ottica dei documenti, e il controllo e la gestione dei processi di qualità, sono ormai componenti necessari all'aumento della competitività. Con un solo strumento potrete finalmente gestire tutti questi aspetti fondamentali del Business. SOFTWARE DEVELOPMENT KIT OPEN BUSINESS PRODUCT COVERAGE ANAGRAFICI VENDITE ACQUISTI FINANZIARIA MAGAZZINI SERVIZI Aziende Clienti Fornitori Articolo Piano dei Conti Magazzini / Ubicazioni Banche Parametri Generali PoS Offerte Ordini di Vendita Bollettazione Proforma Fatturazione Agenti Packing List Statistiche di Vendita Listini prezzi Ordini di Acquisto MRP / Riordini Ricevimenti Movimenti di Magazzino Inventari Trasferimenti Distinta Base Esercizi Giornali Registrazioni Contabili Ripetitive Cambi e Valute Reports Finanziari Budget Centri di Costo IVA Incassi / Pagamenti Anticipi Salari CdG Contratti Pianificazione dei Servizi CRM EDI/EMT

7 ANAGRAFICI & TABELLE Il modulo Anagrafici & Tabelle permette la gestione degli archivi comuni ai vari moduli. Per ogni archivio sono previste funzioni di inserimento, variazione, cancellazione dei dati ed una serie di interrogazioni e stampe in ordine di codice o in ordine alfabetico. Per alcuni archivi, tra cui quello clienti e fornitori, sono poi previste stampe ordinate in modo particolare (es. per zona, per rappresentante, ecc.) e stampe di rubriche di consultazione rapida. L utente ha sempre la possibilità di definire proprie stampe personalizzate. Sono gestiti i seguenti archivi anagrafici: AZIENDE PIANO DEI CONTI CLIENTI FORNITORI BANCHE ARTICOLI MAGAZZINI/UBICAZIONI Le tabelle di riferimento per i programmi dei vari moduli sono strutturate in tre macroaree: 1. TABELLE ANAGRAFICHE TESTI DI CORTESIA LINGUE NAZIONI CATEGORIE CLIENTI CATEGORIE ARTICOLI CATEGORIE FORNITORI MARCHE ARTICOLI TIPOLOGIE ARTICOLI ZONE ATTIVITA ORDINAMENTI AMMINISTRATIVI (Comuni, Province, Cantoni, Stati ecc.) CONCORRENTI CONTATTI 2. TABELLE GENERALI VALUTE ESTERE RAPPRESENTANTI CONDIZIONI DI PAGAMENTO MODALITA DI CONSEGNA MODALITA DI SPEDIZIONE UNITA DI MISURA/ALTERNATIVE AGENZIE BANCARIE CIRCOLARI INDIRIZZI ALTERNATIVI

8 IVA COMMENTI GENERALI NATURA GIURIDICA 3. TABELLE VENDITE/ACQUISTI SPESE PESI TRASPORTATORI LISTINI DI VENDITA E ACQUISTO RIFERIMENTI RESPONSABILI TESTI PIEDIGINA/INTESTAZIONE DOCUMENTI DESCRIZIONI AGGIUNTIVE CAUSALI MOVIMENTI MAGAZZINO COLLI COMMESSE 4. TABELLE AMMINISTRAZIONE ESERCIZI GIORNALE CONTABILITA' CAUSALI DI PRIMA NOTA CODICI OPERAZIONE CENTRI DI COSTO SEZIONI DI BILANCIO RICLASSIFICAZIONI DI BILANCIO REGITRI/CAUSALI IVA DESCRIZIONI MOVIMENTI CONTABILI I parametri generali, comuni a tutti i moduli, utilizzati per ottenere un corretto funzionamento del sistema, gestiscono le seguenti attività: PERMESSI UTENTI STAMPANTI MESSAGGI DI AIUTO ERRORI E MESSAGGI PARAMETRI INTERFACCIA UTENTE (PERSONALIZZAZIONE DI BROWSE, QUERY, REPORT) (GESTIONE MAIL INTERNO) I.D.E. (IMPORTAZIONE DATI ESTERNI) UTILITY CONTROLLO SISTEMA OPERATIVO I principali archivi anagrafici possono essere riuniti in tre gruppi fondamentali: Archivi necessari per l'organizzazione delle scritture contabili. La struttura si basa su una architettura a più livelli del piano dei conti, con possibilità praticamente infinite di

9 riclassificazione del terzo livello per bilanci o reporting predisposti secondo schemi diversi da quello scelto per il piano dei conti. Archivi necessari per la qualificazione dei clienti e fornitori. Si possono caratterizzare in relazione ad altre entità operative interne ed esterne, quali gli agenti di commercio e le banche. Un cliente o fornitore può essere qualificato sulla base della nazionalità, della lingua usata nei documenti commerciali, della valuta usata per le transazioni e per l'appartenenza ad una specifica zona commerciale. Inoltre, a fini statistici, può essere classificato secondo una specifica categoria gestionale. A fini operativi sono normalmente concordate modalità di spedizione, consegna e pagamento, mentre le merci possono essere immagazzinate anche in luoghi diversi rispetto all'indirizzo amministrativo. I prezzi dei prodotti e servizi scambiati sono normalmente regolati da listini o da particolari contratti di fornitura. E' inoltre possibile mantenere memoria dei saldi mensili dei dati elaborati ai fini della predisposizione di reports riassuntivi di fine anno. Archivi necessari per la qualificazione degli articoli di magazzino. La struttura dei dati permette l'identificazione dell'articolo per codice e descrizione e la sua qualificazione rispetto a codici alternativi e prodotti succedanei, classificazioni merceologiche, descrizioni estese in italiano ed in qualsiasi lingua estera, collegamento ai conti utilizzati per la contabilizzazione di acquisti e vendite. Inoltre lega l'articolo al fornitore abituale e consente la gestione per ogni magazzino di quantità in stock, ordinato, venduto, scorta minima e dati statistici vari nonché la possibilità di creare ed utilizzare codici a barre. AMMINISTRAZIONE Le finalità di questo modulo sono: assolvere agli obblighi previsti dalla normativa contabile e fiscale relativamente alla tenuta della contabilità aziendale e delle registrazioni IVA; fornire alla direzione aziendale gli strumenti per una corretta e tempestiva informazione sulla situazione patrimoniale ed economica dell'azienda; automatizzare una serie di incombenze amministrative per snellire e mantenere sotto controllo la gestione delle scritture contabili dei clienti e fornitori. Il modulo si struttura in sette aree applicative: 1. CONTABILITA'GENERALE 2. CONTABILITÀ DEBITORI 3. CONTABILITÀ CREDITORI 4. FLUSSI DI CASSA 5. INTRASTAT 6. CONTROLLO DI GESTIONE 7. GESTIONE PAGHE (CH) L'impostazione di base, comune a tutte le funzioni, si caratterizza per i seguenti motivi: la gestione dei clienti e fornitori è effettuata tramite una contabilità ausiliaria (debitori/creditori) a partite aperte; la gestione dei pagamenti e dei solleciti è completamente automatica ed integrata;

10 le interrogazioni e le stampe sono sempre possibili, senza che siano necessari calcoli particolari o chiusure, all'interno di range di date predisposte dall'utente; tutti i movimenti contabili sono utilizzabili per le analisi di dettaglio; non vi sono operazioni vincolanti da effettuare a fine esercizio; è inoltre possibile in maniera trasparente per l'utente gestire simultaneamente più esercizi in linea. 1. CONTABILITÀ GENERALE L'area comprende le seguenti funzioni: SCRITTURE CONTABILI, CONTABILITÀ IVA E BUDGET INTERROGAZIONI E STAMPE FUNZIONI DI SERVIZIO Scritture contabili L'acquisizione dati avviene tramite transazioni guidate dalle impostazioni proprie delle causali predefinite. I dati richiesti permettono di identificare le registrazioni in base ad uno o più dei seguenti campi: NUMERO MOVIMENTO NUMERO GIORNALE DATA MOVIMENTO CAUSALE CONTABILE CONTI MOVIMENTATI (DARE/AVERE) DESCRIZIONE MOVIMENTO NUMERO DOCUMENTO IMPORTO IN VALUTA DI BASE O ESTERA. Contabilità IVA In aggiunta ai campi sopraelencati tale funzione prevede una causale propria per gestire gli aspetti IVA nonché la stampa del giornale e della dichiarazione trimestrale. Budget Le funzioni legate al budget sono: indicazioni del budget mensile per ogni singolo conto; visualizzazione del confronto, mese per mese, tra budget e consuntivo; stampa dei confronti mese per mese e dall'inizio dell'anno al mese in esame del budget con il consuntivo. Interrogazioni e stampe Queste funzioni permettono di ottenere:

11 lista movimenti, preparata all'interno di un qualunque range di date, conti o giornali; bilancio e conto economico, su periodi liberamente scelti dall'utente; lista saldi iniziali di bilancio; stampa del libro mastro; altre interrogazioni e stampe personalizzabili. Funzioni di servizio Attività previste per l'effettuazione di aperture e chiusure: procedura di apertura di un nuovo esercizio, che attiva la fase di gestione simultanea, durante la quale è possibile imputare movimenti di competenza di più esercizi aperti; procedura di chiusura, che termina la fase di sovrapposizione tra esercizi. Procedure per registrazioni automatiche: ricostruzione saldi e riporto all'esercizio successivo; generazione differenze cambio, che garantisce la quadratura in valuta base delle partite pareggiate in valuta estera; generazione movimenti di chiusura; memorizzazione archivi contabili su supporti esterni e successivo ripristino; consolidamento di bilancio. 2. CONTABILITÀ DEBITORI Il modulo prevede le seguenti funzioni: MOVIMENTI FINANZIARI INTERROGAZIONI E STAMPE GESTIONE ANTICIPI GESTIONE SOLLECITI Movimenti finanziari L'impostazione di base è cosi caratterizzata: estrazione dei crediti in scadenza tramite indicazione del cliente o degli estremi dei documenti e successiva individuazione degli incassi; assegnazione della banca d'appoggio e indicazione dell'importo delle spese eventualmente addebitate in conto; stampa degli incassi generati e di una lista riepilogativa; eventuale cancellazione degli archivi a ciclo esaurito; lettura supporti magnetici (PVBR). Sollecito clienti La procedura di sollecito degli incassi si basa sul controllo della situazione crediti scaduti ancora aperti.

12 A seconda della situazione creatasi vengono generate lettere con testi differenti, integrabili e personalizzabili, con una progressione legata al numero di lettere già spedite per lo stesso insoluto. Interrogazioni e stampe Sono raggruppate in quest'area funzionale le seguenti attività: stampa estratto conto a partite aperte con evidenziatore dell'anzianità del credito scaduto e del rischio complessivo. L'estratto conto è stampabile con riferimento ad una data limite, permette l'indicazione delle date da utilizzare per il calcolo dello scaduto, ammette ordinamenti per codice, ragione sociale, tipo di cliente, zona ed agente. Inoltre è ottenibile su più formati di output per permettere l'uso di moduli prefincati; stampa dello scadenziario incassi per cliente o per data. Al piede della stampa sono riepilogati i saldi dello scaduto e del rischio per fasce di anzianità; stampa della prevista liquidità per banca, ottenuta tramite l'analisi degli incassi pianificati sui vari conti correnti; altre interrogazioni e stampe personalizzabili. 3. CONTABILITA' CREDITORI Il modulo prevede le seguenti funzioni: MOVIMENTI FINANZIARI INTERROGAZIONI E STAMPE GESTIONE ANTICIPI ORDINI DI PAGAMENTO Movimenti finanziari Le funzioni gestite in quest'area sono: estrazione degli impegni in scadenza tramite indicazione del fornitore o degli estremi dei documenti e successiva individuazione dei pagamenti da effettuare; assegnazione della banca su cui appoggiare il bonifico o l'assegno (con eventuale numero di assegno) e indicazione dell'importo delle spese che verranno addebitate in conto; stampa degli ordini di pagamento generati e di una lista riepilogativa; eventuale cancellazione degli archivi a ciclo esaurito; emissione supporti magnetici (DTA, OPAE). Interrogazioni e stampe Sono raggruppate in quest'area funzionale le seguenti attività: stampa estratto conto a partite aperte con evidenziatore dell'anzianità del debito scaduto e del rischio complessivo. L'estratto conto è stampabile con riferimento ad una data limite, permette l'indicazione delle date da utilizzare per il calcolo dello scaduto, ammette

13 ordinamenti per codice, ragione sociale, tipo di fornitore e zona. Inoltre è ottenibile su più formati di output per permettere l'uso di moduli prefincati; stampa dello scadenziario pagamenti per fornitore o per data. Al piede della stampa sono riepilogati i saldi dello scaduto e del rischio per fasce di anzianità; stampa della prevista liquidità per banca, ottenuta tramite l'analisi degli pagamenti pianificati sui vari conti correnti; altre interrogazioni e stampe personalizzabili. 4. FLUSSI DI CASSA Il modulo permette di controllare la tesoreria in tempo reale con le entrate e le uscite di cassa e di banca per gestire al meglio i flussi finanziari e il flusso di cassa. L area gestisce le seguenti informazioni di tesoreria: entrate, uscite, flusso di cassa; banche, basse, arretrati e budget finanziario pagamenti per fornitore o per data; situazione del mese corrente in tempo reale; previsione a breve termine con anno mobile del flusso di cassa; storicizzazione dei mesi trascorsi. Come è noto, i soli dati della contabilità non rispecchiano la reale situazione dei flussi finanziari aziendali. Per questo il modulo va oltre le pure registrazioni contabili, includendo tutte le voci che hanno riflessi finanziari pur non essendo ancora state registrate in contabilità. Il modulo flussi di cassa propone un nuovo modo di presentare le informazioni: tutte insieme, le une accanto alle altre, in una singola videata. I dati che contano, dalla disponibilità reale di liquido in banca alla situazione delle entrate e delle uscite nel mese per singolo cliente e fornitore, sono riportati su una sola schermata. E possibile sostituire i vecchi strumenti di analisi e registrazione dei dati con la gestione flussi cassa e il budget finanziario. Ad esempio, quando è il momento di negoziare un fido o i termini di un pagamento, non è più necessario consultare il libro cassa e il libro banca: i dati che interessano ci sono già, aggiornati in tempo reale e immediatamente confrontabili per prendere subito la decisione migliore. 5. GESTIONE PAGHE (CH) Le paghe OB (solo per la Svizzera) rappresentano per le Aziende un vero e proprio Sistema Informativo Integrato di gestione del personale che oltre all elaborazione del cedolino paga, offre innumerevoli vantaggi al cliente. Infatti, grazie alla struttura modulare che consente un elevata flessibilità in termini di configurazione del prodotto, sulla base delle specifiche esigenze dell utente, ne risulta un applicativo ad elevato valore aggiunto, affidabile e performante e in grado di soddisfare anche le esigenze più evolute e complesse. La soluzione consente di creare un unico ambiente di lavoro integrandosi, da un lato, con le applicazioni gestionali e contabili dell azienda, la trasmissione telematica delle dichiarazioni, e collegandosi, dall altro, con le procedure gestionali e i programmi di Office Automation, il tutto tramite un dialogo semplice e diretto. Inoltre OB Paghe soddisfa anche le esigenze sempre più frequenti di E-CRM dando al cliente la possibilità di scambiare informazioni con il proprio interlocutore via Web.

14 ACQUISTI Lo scopo di questo modulo è di permettere un'adeguata gestione del ciclo degli acquisti, che va dall'emissione dell'ordine a fornitore fino all'arrivo della merce ed al controllo della corrispondenza tra le quantità ricevute e le quantità ordinate. Il modulo è sviluppato nelle seguenti aree applicative. PROPOSTA APPROVVIGIONAMENTO PREPARAZIONE E STAMPA ORDINE A FORNITORE M.R.P. (Material Requirement Planning) GESTIONE FORNITURE INTERROGAZIONI E STAMPE Il ciclo degli acquisti prevede diverse fasi: gestione automatica degli ordini: il sistema crea automaticamente gli ordini a fornitore in base al controllo delle scorte minime; M.R.P. (Material Requirement Planning) indica la politica di gestione delle scorte su ordine per eccellenza. gestione manuale degli ordini: l utente crea manualmente l ordine a fornitore; registrazione dell ordine emesso con conseguente aggiornamento del magazzino. Le fasi descritte risultano indipendenti tra loro in quanto è possibile inserire ordini senza utilizzare le prime due fasi, o passare direttamente dalla prima alla terza fase. Ordini a fornitore Questa procedura permette di preparare ordini con le seguenti caratteristiche: valori espressi sia in valuta base sia in valuta estera; descrizione articoli in lingua italiana ed in lingua straniera; gestione di listini e di prezzi personalizzati per fornitore; possibilità di visualizzazione, durante l'immissione ordini, delle quantità disponibili a magazzino, al momento e nel futuro, e degli acquisti precedentemente effettuati, dallo stesso o da altro fornitore, per l'articolo in questione o per altri articoli in un passato più o meno recente; gestione di sconti diversi; possibilità di utilizzazione di codici alternativi che vengono riconosciuti dal fornitore a cui si sta emettendo l'ordine; possibilità di gestione di date di consegna richieste e confermate diverse tra loro. Gestione forniture Tramite questa funzione l'ordine viene registrato generando i movimenti di magazzino relativi. Interrogazioni e stampe Quest'area prevede la gestione dei seguenti listati:

15 elenco degli ordini a fornitore non ancora esauriti, con l'indicazione degli articoli ordinati, delle quantità, dei prezzi concordati e delle date di consegna previste; lista delle quantità da ricevere, con evidenziazione, in ordine cronologico, degli articoli che devono essere ricevuti, del fornitore e delle condizioni di acquisto; analisi ordini a fornitori, per una visione degli ordini in portafoglio estratti per numero, per fornitore, per magazzino, per tipo di prodotto e per zona di appartenenza del fornitore. VENDITE Lo scopo di questo modulo è di permettere un'adeguata gestione del ciclo delle vendite, che va dall'emissione dell'offerta all'acquisizione dell'ordine del cliente fino all'emissione della fattura. Esiste inoltre la possibilità di effettuare una vendita diretta (POS). Il modulo prevede una suddivisione corrispondente al ciclo stesso. PUNTO VENDITA PREPARAZIONE OFFERTA ESTRAZIONE ORDINI A PARTIRE DALL'OFFERTA ACQUISIZIONE ORDINE EMISSIONE CONFERMA D'ORDINE EVASIONE ORDINI GESTIONE SPEDIZIONI PROFORME OPERAZIONI DI FATTURAZIONE PACKING LIST GESTIONE PROVVIGIONI GESTIONE Ri.Ba. (IT) SERVIZI/SUPPORTI CUSTOMER RELATIONSHIP MANAGEMENT Punto vendita OB POS, utilizzando la tecnica dei data base distribuiti, oltre all'aggiornamento dei dati in tempo reale, permette lo scambio di informazioni veloci e sicure anche con punti vendita geograficamente distanti tra loro. Sono raggruppate in quest'area funzionale le seguenti attività: Vendita al banco. Caratteristiche: selezione venditore; selezione tipo di vendita; scelta del cliente (visualizzazione note e dati generali); selezione degli articoli (visualizzazione note e disponibilità); schermo cassa (in valuta); stampa ticket di cassa, scontrino o fattura immediata (nota di credito).

16 Gestione tabelle: tabella venditori; tabella tipi di vendita; modalità di pagamento; carte di credito. Gestione scontrini: correzione di uno scontrino emesso; contabilizzazione scontrini. interrogazioni e stampe. Offerte L'emissione dell'offerta permette la memorizzazione delle proposte d'ordine agganciate ai normali listini o contratti. Sono possibili offerte in valuta e sono previsti tutti i parametri propri dell acquisizione ordini. Tramite l'estrazione ordini da offerte è possibile, in modo semplice ed interattivo, registrare l'ordine emesso da un cliente con riferimento ad una specifica offerta, raggruppando eventualmente più offerte in un unico ordine. Acquisizione ordini Questa procedura permette di preparare ordini con le seguenti caratteristiche: valori espressi sia in valuta base sia in valuta estera; descrizione articoli in lingua italiana ed in lingua straniera; gestione di listini e di prezzi personalizzati per cliente; possibilità di visualizzazione, durante l'immissione ordini, delle quantità disponibili a magazzino, al momento e nel futuro e delle vendite precedentemente effettuate allo stesso o ad altro cliente per l'articolo in questione o per altri articoli in un passato più o meno recente; gestione di sconti diversi; possibilità di utilizzazione di codici alternativi che vengono riconosciuti dal cliente a cui si sta inviando la conferma d'ordine; possibilità di gestione di date di consegna richieste e confermate diverse tra loro. Estraendo i dati dall'archivio ordini è possibile stampare le conferme d'ordine da inviare ai clienti che contengano le date di consegna previste. Evasione ordini Tramite questa funzione l'ordine viene estratto e reso disponibile alla successiva elaborazione di bollettazione o di fatturazione. Durante questa fase è possibile, se richiesto per il cliente in elaborazione, che un ordine venga evaso in più bolle. L'evasione è normalmente preceduta da:

17 stampa degli ordini, tramite i quali il magazziniere può predisporre il materiale da inviare ai clienti in funzione degli ordini da evadere; preparazione delle quantità da evadere, che sono normalmente impostate uguali alle quantità in ordine, ma che possono variare su decisione dell'utente. Bollettazione/Spedizioni Tramite questa funzione è possibile: preparare interattivamente le bolle di consegna. Le informazioni gestite all'interno della bolla sono sostanzialmente identiche a quelle dell'ordine. La bolla può essere composta richiamando uno o più ordini presenti per un certo cliente; stampa immediata delle bolle di consegna; generazione dei records di magazzino; modificare e cancellare le bolle emesse; eliminare le bolle evase e per cui non è più prevista la necessità di visualizzazione. Fatturazione/Note di credito Tramite questa funzione è possibile generare, rivedere ed eventualmente correggere le fatture e quindi stamparle. Le attività gestite sono: inserimento interattivo della fattura, la quale è pressoché identica nella sua struttura all'ordine ed alla bolla a cui si rimanda per chiarimenti sui contenuti. La fattura, oltre ai dati già visti, prevede anche un'accurata gestione contabile della registrazione della vendita sui conti indicati per gli articoli venduti; stampa immediata o differita di fatture; inserimento interattivo di note di credito che verranno poi stampate e contabilizzate in maniera simile alle fatture; generazione di movimenti di magazzino a partire dalle fatture (invece che dalle bolle); contabilizzazione delle fatture. Durante questa fase vengono generati non solo i movimenti contabili relativi ma anche gli impegni di pagamento previsti; eliminazione delle fatture e degli altri documenti ormai contabilizzati e per cui non è più prevista la necessità di visualizzazione; gestione dell'archivio storico delle fatture in cui sono comunque memorizzati i dati salienti delle fatture ormai eliminate. Packing list Con i programmi della funzione di packing list è predisposto il documento di accompagnamento della merce necessario per l'esportazione. I tipi di imballaggio e altri dati ripetitivi sono memorizzati in opportune tabelle in modo tale da permettere una definizione agile e veloce del documento stesso.

18 Provvigioni L importo di riferimento è calcolato in tempo reale durante l inserimento della fattura, sia in modo interattivo che a blocchi. La provvigione dipenderà, a scelta dell utente, da una qualunque combinazione dei seguenti fattori: cliente a cui è stata emessa la fattura; articolo fatturato; zona di appartenenza del cliente; tipo di prodotto; tipo di cliente. Sulla base dell importo calcolato viene preparata una registrazione a cui è sempre possibile aggiungere provvigioni (es. premi, ecc.) inserite in maniera interattiva. I programmi provvedono quindi al calcolo delle provvigioni e alla stampa del dettaglio delle provvigioni da riconoscere ai rappresentanti e delle distinte riassuntive. Inoltre è possibile calcolare la provvigione con riferimento agli importi incassati. Customer Relationship Management Il nuovo modulo Customer Relationship Management, con un approccio per la vendita ed il marketing che, nella gestione dei flussi informativi aziendali, contribuisce a costruire ed a mantenere relazioni con la clientela migliorando le performances di risultato del proprio business. CRM permette una semplice ed intuitiva gestione delle vendite e dei contatti e prevede forme multiple di interazione con il cliente: le soluzioni CRM migliorano il "customer care" e la produttività dell'"end-user" costruendo relazioni a lungo termine utili al perfezionamento ed alla completa integrazione delle aree strategiche di ogni impresa. OB CRM raggiunge i migliori risultati attraverso il sostegno e l'analisi di consulenti nel coinvolgimento delle soluzioni software ed hardware. Le finalità di questo modulo sono: MAGAZZINI gestire le movimentazioni tra magazzini, mantenendo aggiornati i dati relativi allo stock ed alle quantità in ordine; monitorare lo stato di avanzamento degli ordini ai fornitori; garantire un'agevole conduzione delle operazioni d'inventario; analizzare i consumi, per determinare la scorta di sicurezza, la quantità ed il punto di riordino; calcolare l'indice di rotazione delle merci; analisi ABC; gestione distinta base. Il modulo è suddiviso nelle seguenti aree applicative: movimentazione di magazzino analisi e interrogazioni

19 stampe inventari dati storici ubicazioni/lotti distinta base Movimentazione di magazzino Il programma di movimentazione copre tutte le possibili operazioni di trasferimento merce avvenute tra due entità. Le entità ammesse sono i propri magazzini, i fornitori ed i clienti. Le entità possono essere movimentate sia in riferimento a documenti (ordini fornitore, cliente) sia in modo generico, come normale operazione di carico-scarico tra magazzini. Nel primo caso la transazione è organizzata in modo tale da permettere un controllo in tempo reale tra quantità in ordine e quantità realmente consegnate. Le ubicazioni dei materiali possono essere genericamente interpretate come localizzazioni fisico/logiche non legate a particolari coefficienti di conversione tra diverse unità di misura. Permettono all'utente con particolari problematiche di gestione di sapere sempre, in modo preciso, quantità e localizzazione all'interno di uno o più magazzini di un determinato materiale. Analisi e interrogazioni I programmi di quest'area applicativa forniscono le seguenti funzioni di interrogazione e di analisi: la situazione articoli su tutti i magazzini, per conoscere dettagliatamente le quantità in stock ed in ordine di un certo articolo nel contesto generale; la situazione di un articolo a magazzino, per ottenere una visione più accurata di un certo componente all'interno di uno specifico magazzino; l'interrogazione a valore, per ottenere la situazione di un articolo valorizzandola secondo il costo ultimo, il prezzo di vendita o il costo medio; l'analisi ordini emessi a fornitori secondo diversi criteri: ordine (per ottenere le quantità ordinate a fornitore tramite uno specifico ordine), fornitore (per stampare l'ordinato ad un determinato fornitore) e articolo (per visualizzare gli ordini in essere per un determinato articolo); l'analisi ordini cliente secondo diversi criteri: ordine (per ottenere le quantità ordinate da cliente tramite uno specifico ordine), cliente (per visualizzare l'ordinato di un determinato cliente), e articolo (per visualizzare gli ordini in essere per un certo articolo); analisi situazione disponibilità: analizza e stampa la disponibilità a varie date con evidenziazione dell'ordinato a fornitori e dell'ordinato da clienti. A richiesta è possibile, per gli articoli destinati ad andare sotto scorta di sicurezza, generare una proposta di riordino (punto di riordino) tendente a reintegrare le scorte secondo un modello di Economic Order Quantity; calcolo parametri di gestione: consente di calcolare la scorta di sicurezza, il punto di riordino degli articoli a magazzino applicando metodi di ottimizzazione propri della ricerca operativa; indice di rotazione delle scorte: permette di calcolare l'esistenza media nell'anno degli articoli a magazzino e l'indice di rotazione delle scorte (progressivo consumi/esistenza media nell'anno);

20 analisi ABC: permette di calcolare la classe ABC degli articoli a magazzino utilizzando il consumo medio annuale e valorizzando in base al costo (ultimo, medio o standard) o al prezzo di vendita. Stampe Quest'area raccoglie le procedure di stampa dei movimenti di magazzino. Sono previste le seguenti opzioni: giornale magazzino, che fornisce una stampa delle registrazioni che hanno movimentato il magazzino entro un range di date di registrazione e sui magazzini indicati; giacenze di magazzino valorizzate, che oltre a stampare le quantità giacenti alle date limite impostate, fornisce anche il valore corrispondente; movimenti di magazzino per articolo e per fornitore, che per ogni articolo a magazzino, o per ogni fornitore, stampa tutti i movimenti registrati nell'intervallo di tempo indicato; tabulato con la situazione a valore (ultimo, medio, vendita) del materiale. Inventari inventario fisico: permette di ottenere l'inventario fisico. Inoltre permette una imputazione rapida ed efficiente delle differenze inventariali riscontrate; inventario a valore: stampa per magazzino del valore scorte in giacenza. Dati storici La gestione dei dati storici permette l'eliminazione periodica dei movimenti che non si desidera mantenere in linea, garantendo la memorizzazione degli stessi sul file storico generato, con possibilità di raggruppare i movimenti. Distinta base La struttura dei prodotti finiti (articoli) può essere descritta tramite legami che assumono la figura concettuale di un albero espandibile fino ad un numero infinito di livelli. Per ogni componente il calcolo delle quantità è effettuato tramite un coefficiente di impiego e la quantità calcolata viene poi moltiplicata per il coefficiente stesso. Per favorire la gestione della distinta base sono disponibili le funzioni di: duplicazione, grazie alla quale è possibile creare distinte base a partire da altre già inserite intervenendo in seguito per le sole modifiche; modifica, grazie alle quali alcuni legami possono essere sostituiti con altri o totalmente; interrogazione, tramite cui è possibile visualizzare implosioni ed esplosioni riepilogative; la stampa delle strutture di distinta base presenti.

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