MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI DOCUMENTI E DELL ARCHIVIO DELLA FEDERAZIONE SOVRAZONALE PIEMONTE 2 TORINO NORD

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1 FEDERAZIONE SOVRAZONALE PIEMONTE 2 TORINO NORD s.c. a r.l. MANUALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO INFORMATICO, DEI DOCUMENTI E DELL ARCHIVIO DELLA FEDERAZIONE SOVRAZONALE PIEMONTE 2 TORINO NORD Tel. 011/ Fax 011/

2 2 SOMMARIO Presentazione 1. Principi generali Ambito di applicazione del manuale Definizioni e norme di riferimento Modello organizzativo La gestione informatica del protocollo Gestione dei documenti informatici 8 2. Componente organizzativa della sicurezza Gestione delle registrazioni di protocollo e di sicurezza Trasmissione e interscambio dei documenti informatici Trasmissione e interscambio dei documenti informatici all interno della Federazione Accesso ai documenti informatici Utenti interni alla Federazione Accesso al registro di protocollo per utenti interni alla Federazione Utenti esterni alla Federazione privati Modalità di utilizzo di strumenti informatici per lo scambio di documenti Documento ricevuto Documento inviato Documento interno formale Documento interno informale Il documento informatico Il documento analogico cartaceo Formazione dei documenti aspetti operativi Firma digitale Requisiti degli strumenti informatici di scambio 16

3 Uso della posta elettronica certificata Descrizione del flusso di lavorazione dei documenti Generalità Flusso dei documenti ricevuti dalla Federazione Provenienza esterna dei documenti Provenienza di documenti interni formali Ricezione di documenti informatici sulla casella di posta istituzionale Ricezione di documenti informatici su supporti rimovibili Ricezione di documenti cartacei a mezzo posta convenzionale Conservazione ed eliminazione delle buste Documenti cartacei ricevuti a mezzo posta convenzionale e tutela dei dati personali Errata ricezione di documenti digitali Errata ricezione di documenti cartacei Attività di protocollazione dei documenti Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti informatici Rilascio di ricevute attestanti la ricezione di documenti cartacei Conservazione delle rappresentazioni digitali di documenti cartacei Conservazione dei documenti nell archivio corrente Flusso dei documenti inviati dalla Federazione Invio dei documenti Verifica formale dei documenti Registrazione di protocollo e segnatura Trasmissione di documenti informatici Trasmissione di documenti cartacei a mezzo posta Trasmissione di documenti cartacei a mezzo telefax Inserimento delle ricevute di trasmissione nel fascicolo 26

4 4 6. Regole di smistamento e assegnazione dei documenti ricevuti Corrispondenza di particolare rilevanza Assegnazione dei documenti ricevuti in formato digitale Assegnazione dei documenti in formato cartaceo Modifica delle assegnazioni Documenti esclusi dalla protocollazione Sistema di classificazione, fascicolazione e piano di conservazione Protezione e conservazione degli archivi pubblici Generalità Misure di protezione e conservazione degli archivi pubblici Titolario o piano di classificazione Titolario Classificazione dei documenti Fascicoli Fascicolazione dei documenti Apertura del fascicolo Chiusura del fascicolo Apertura delle pratiche Repertori e serie archivistiche Scarto, selezione e riordino dei documenti Operazione di scarto Consultazione e movimentazione dell archivio corrente, di deposito e storico Principi generali Consultazione ai fini giuridico-amministrativi Modalità di produzione e di conservazione delle registrazioni di protocollo informatico Unicità del protocollo informatico 33

5 5 9.2 Registro di protocollo Registrazione di protocollo Documenti informatici Documenti analogici (cartacei e supporti rimovibili) Elementi facoltativi delle registrazioni di protocollo Segnatura di protocollo dei documenti Documenti cartacei Annullamento delle registrazioni di protocollo Circolari e disposizioni generali Documenti cartacei in partenza con più destinatari Documenti cartacei ricevuti a mezzo telegramma Documenti cartacei ricevuti a mezzo telefax Protocollazione di documenti inerenti a gare di appalto confezionati su supporti cartacei Protocolli urgenti Documenti non firmati Protocollazione dei messaggi di posta elettronica convenzionale Protocollo di documenti digitali e cartacei pervenuti erroneamente Differimento delle registrazioni Corrispondenza personale o riservata Integrazioni documentarie Gestione delle registrazioni di protocollo Registrazione e attribuzione del protocollo Attribuzione del protocollo Rilascio delle abilitazioni di accesso alle informazioni documentali Generalità Modalità di utilizzo del registro di emergenza 41

6 Il registro di emergenza Modalità di apertura del registro di emergenza Modalità di utilizzo del registro di emergenza Modalità di chiusura e recupero del registro di emergenza Approvazione e aggiornamento del manuale Pubblicità del presente manuale Operatività del presente manuale Allegati Definizioni Normativa di riferimento Organigramma Carta intestata dell Amministratore Unico Carta intestata delle Funzioni Modello organizzativo dell Amministrazione e caratterizzazione di ciascuna Funzione Elenco documenti esclusi dalla protocollazione, ai sensi dell art. 53. c. 5 del DPR n. 445/ Titolario di classificazione Piano di conservazione FAQ - Frequently Asked Questions Le Raccomandazioni di Aurora in pillole 103 Bibliografia 110

7 7 PRESENTAZIONE 1. PRINCIPI GENERALI L Obiettivo di questo Manuale è quello di descrivere sia il sistema di gestione documentale a partire dalla fase di protocollazione della corrispondenza in ingresso e in uscita e di quella interna, sia le funzionalità disponibili agli addetti al servizio e ai soggetti esterni che a diverso titolo interagiscono con l amministrazione. Il protocollo informatico, anche con le sue funzionalità minime, costituisce l infrastruttura di base tecnicofunzionale su cui avviare il processo di ammodernamento e di trasparenza dell amministrazione. Il protocollo fa fede, anche con effetto giuridico, dell effettivo ricevimento e spedizione di un documento. Il Manuale è destinato alla più ampia diffusione interna ed esterna, in quanto fornisce le istruzioni complete per eseguire correttamente le operazioni di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e archiviazione dei documenti. Il presente documento pertanto si rivolge non solo agli operatori di protocollo ma, in generale, a tutti i dipendenti e ai soggetti esterni che si relazionano con l Amministrazione, in attuazione del principio di trasparenza dell azione amministrativa. 1.2 AMBITO DI APPLICAZIONE DEL MANUALE Il presente Manuale descrive le attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione e archiviazione dei documenti, oltre che la gestione dei flussi documentali e archivistici in relazione ai procedimenti amministrativi della Federazione Sovrazonale Piemonte 2 Torino Nord. Attraverso l integrazione con le procedure di gestione dei procedimenti amministrativi, di accesso agli atti ed alle informazioni e di archiviazione dei documenti, il protocollo informatico realizza le condizioni operative per una più efficiente gestione del flusso informativo e documentale interno dell Amministrazione anche ai fini dello snellimento delle procedure. 1.3 DEFINIZIONI E NORME DI RIFERIMENTO Ai fini del presente Manuale si intende: per Amministrazione, la Federazione Sovrazonale Piemonte 2 Torino Nord; per Amministratore Unico, il Legale Rappresentante della Federazione Sovrazonale Piemonte 2 Torino Nord. per Funzione, le Strutture che afferiscono alla Federazione Sovrazonale Piemonte 2 Torino Nord; per Testo Unico, il decreto del Presidente della Repubblica 20 dicembre 2000 n Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa; per Regole tecniche, il decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre Regole tecniche per il protocollo informatico di cui al DPR 20 ottobre 1998, n. 428; per Codice, il decreto legislativo 7 marzo 2005 n. 82 Codice dell amministrazione digitale. Per le Definizioni, le Norme e i Regolamenti di riferimento vedasi l elenco riportato negli allegati 15.1 e 15.2.

8 8 1.4 MODELLO ORGANIZZATIVO Per la gestione dei documenti, l Amministrazione ha adottato un modello organizzativo di tipo distribuito istituendo, all interno di ogni Funzione che afferisce alla Federazione, delle postazioni abilitate alla protocollazione informatica. All interno della Federazione il sistema di protocollazione è unico. In ogni Funzione è disponibile l accesso al protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi. L Organigramma, che schematicamente riporta il modello organizzativo della Federazione (allegato 15.3) è suscettibile di modifiche in caso di inserimento di nuove Funzioni o di riorganizzazione delle medesime. Tutte le modifiche e/o variazioni, dovranno essere validate dall Amministratore Unico, All interno delle Funzioni è utilizzato il medesimo sistema di numerazione di protocollo. Gli operatori delegati all attività di protocollazione sono autorizzati dai Direttori delle Funzioni cui afferiscono e vengono dotati di credenziali per accedere al sistema. 1.5 LA GESTIONE INFORMATICA DEL PROTOCOLLO È compito dello Staff dell Amministrazione Unico: predisporre lo schema del Manuale di gestione del protocollo informatico con la descrizione dei criteri e delle modalità di revisione del medesimo; provvedere alla pubblicazione del Manuale sul sito Internet dell Amministrazione; attuare le misure organizzative e tecniche finalizzate alla eliminazione dei protocolli di settore, dei protocolli multipli, dei protocolli di telefax e, più in generale, dei protocolli diversi dal protocollo informatico; richiedere l abilitazione, da attuare per mezzo della Funzione Sistemi Informativi Informatici, su iniziativa dei Direttori delle Funzioni, degli addetti dell Amministrazione all utilizzo del Protocollo Informatico. Per ogni dipendente, i Direttori di Funzione definiscono il tipo di funzioni disponibili (ad esempio consultazione, modifica ecc.); garantire il rispetto delle disposizioni normative durante le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo; garantire la corretta produzione e conservazione del registro di protocollo; autorizzare le operazioni di annullamento della registrazione di protocollo; aprire e chiudere il registro di protocollazione di emergenza. 1.6 GESTIONE DEI DOCUMENTI INFORMATICI Il sistema operativo del server che ospita i files utilizzati come deposito dei documenti è configurato in modo tale da consentire: - l accesso esclusivamente al server del protocollo informatico in modo che, qualsiasi altro utente non autorizzato, non possa mai accedere ai documenti al di fuori del sistema di gestione documentale; - la registrazione delle attività rilevanti ai fini della sicurezza svolte da ciascun utente, in modo tale da garantire l identificabilità dell utente stesso. Tali registrazioni sono protette al fine di non consentire modifiche non autorizzate.

9 Il sistema di gestione informatica dei documenti: - garantisce la disponibilità, la riservatezza e l integrità dei documenti e del registro di protocollo; - garantisce la corretta e puntuale registrazione di protocollo dei documenti in entrata ed in uscita; - fornisce informazioni sul collegamento esistente tra ciascun documento ricevuto dall amministrazione e gli atti dalla stessa formati al fine dell adozione del provvedimento finale; - consente il reperimento delle informazioni riguardanti i documenti registrati; - consente, in condizioni di sicurezza, l accesso alle informazioni del sistema da parte dei soggetti interessati, nel rispetto delle disposizioni in materia di privacy con particolare riferimento al trattamento dei dati sensibili e giudiziari; - garantisce la corretta organizzazione dei documenti nell ambito del sistema di classificazione d archivio adottato COMPONENTE ORGANIZZATIVA DELLA SICUREZZA La componente organizzativa ed operativa della sicurezza legata alla gestione del protocollo e della documentazione è delegata alla Funzione Sistemi Informativi e Informatici della Federazione. Il Direttore della Funzione Sistemi Informativi Informatici, in qualità di Responsabile del trattamento dati con funzioni di amministratore di sistema, valutata l esperienza, la capacità e l affidabilità e considerando che le prestazioni effettuate in via ordinaria forniscono idonea garanzia del pieno rispetto delle vigenti disposizioni in materia di trattamento ivi compreso il profilo relativo alla sicurezza, con nota Prot. n del 07/06/2013, a integrazione della nomina effettuata dall ASLTO2, ha proceduto a nominare l Ing. Andrea Piccoli di VECOMP, quale INCARICATO del trattamento dati con funzioni di AMMINISTRATORE DI SISTEMA di data base per i trattamenti svolti internamente nella Federazione Sovrazonale Piemonte 2 Torino Nord s.c.a.r.l., relativi alle procedure inerenti alla Gestione documentale Protocollo e atti della Federazione. Specificatamente e limitatamente a tale contesto, i compiti individuati consistono in: - sorvegliare il corretto funzionamento dei sistemi di database (RDBMS), delle varie istanze e delle utenze relative; - gestire l installazione dei RDBMS, in conformità ai requisiti ed alle politiche di sicurezza ed utilizzo necessari sulla base dell organizzazione e delle esigenze funzionali aziendali (policy informatiche), monitorarne e garantirne la continuità operativa; - attuare le attività manutentive (ordinarie e straordinarie) dei database, necessarie per garantirne il corretto, sicuro ed efficiente funzionamento; attuare le azioni correttive necessarie per garantire il ripristino in caso di guasto o anomalie funzionali prevedendo qualora necessario il salvataggio ed il ripristino temporaneo dei dati; - attuare e gestire le attività di salvataggio (back-up) dei RDBMS; sorvegliare e verificare periodicamente il buon esito dei back-up e la capacità di ripristino (data restore) in particolare a seguito di modifiche; - segnalare al responsabile del trattamento dei dati con funzione di amministratore di sistema eventuali problematiche o situazioni anomale nell installazione, funzionamento, manutenzione dei RDBMS che possano rappresentarne delle vulnerabilità e proporre le azioni correttive e migliorative da intraprendere; - attuare, gestire e controllare i profili autorizzativi (account utenti) necessari per operare sui sistemi di database sulla base dell organizzazione e delle esigenze funzionali aziendali; sorvegliare la corretta attuazione delle politiche (policy informatiche) di autenticazione ai RDBMS;

10 - attuare la disattivazione dei codici identificativi (account utenti) di accesso ai database nei casi di perdita dei requisiti di idoneità o per il mancato utilizzo per un periodo superiore a sei mesi continuativi; - cooperare con gli amministratori di software complessi e di rete per garantire la completa e corretta funzionalità dell infrastruttura informatica nel suo complesso; Alla luce di quanto sopra descritto, l incaricato del trattamento garantisce di: trattare tutti i dati personali di cui viene a conoscenza nell ambito dello svolgimento delle proprie funzioni: in modo lecito e secondo correttezza; esclusivamente per lo svolgimento delle proprie funzioni e nel rispetto del principio di necessità; rispettare tutte le misure di sicurezza così come previsto dalla vigente normativa, in particolare dagli artt. 31 a 36 e dall allegato B del Codice in materia di protezione dei dati personali, con l assoluto divieto di comunicare, diffondere, utilizzare i dati personali ai quali si accede per motivi di lavoro, in assenza dell autorizzazione del Responsabile. 10 In adempimento a quanto previsto dal provvedimento del Garante del , tutti gli accessi effettuati da parte dell amministratore di sistema incaricato - vengono registrati, e le registrazioni saranno conservate per un congruo periodo, non inferiore a sei mesi. Ai sensi del provvedimento del Garante del , così come modificato dal successivo del è previsto che, l operato dell amministratore di sistema sia oggetto di verifica almeno annuale in modo da controllare la sua rispondenza alle misure organizzative, tecniche e di sicurezza rispetto ai trattamenti dei dati personali previsti dalle norme vigenti. A tal fine, è previsto che, l amministratore di sistema, riferisca periodicamente al Direttore della Funzione Sistemi Informativi Informatici, Responsabile del trattamento dati, sullo svolgimento dei Suoi compiti, producendo una relazione annuale riguardante l attività svolta e le misure di sicurezza adottate. Come previsto al punto 2, lettera c, del citato Provvedimento del Garante, gli estremi identificativi dell amministratore di sistema vengono comunicati secondo quanto stabilito al comma 4.3 del medesimo Provvedimento. 2.1 GESTIONE DELLE REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO E DI SICUREZZA Le registrazioni di sicurezza sono costituite da informazioni di qualsiasi tipo (ad es. dati o transazioni) che è opportuno mantenere poiché possano essere necessarie sia in caso di controversie legali che abbiano ad oggetto le operazioni effettuate sul sistema stesso, sia al fine di analizzare compiutamente le cause di eventuali incidenti di sicurezza. Le registrazioni di sicurezza sono costituite dai log di sistema generati dal sistema operativo e dai log gestiti dall applicativo stesso.

11 TRASMISSIONE E INTERSCAMBIO DEI DOCUMENTI INFORMATICI Gli addetti alle operazioni di trasmissione per via telematica di atti, dati e documenti formati con strumenti informatici non possono duplicare con qualsiasi mezzo o cedere a terzi, a qualsiasi titolo, informazioni anche in forma sintetica o per estratto sull esistenza o sul contenuto di corrispondenza, comunicazioni o messaggi trasmessi per via telematica, salvo che si tratti di informazioni che, per loro natura o per espressa indicazione del mittente, sono destinate ad essere rese pubbliche. Come previsto dalla normativa vigente, i dati e i documenti trasmessi per via telematica sono di proprietà del mittente sino a che non sia avvenuta la consegna al destinatario. Al fine di tutelare la riservatezza dei dati personali, i dati, i certificati e i documenti trasmessi all interno della Federazione o ad altre Pubbliche Amministrazioni, contengono soltanto le informazioni relative a stati, fatti e qualità personali di cui è consentita la diffusione e che sono strettamente necessarie per il perseguimento delle finalità per le quali vengono trasmesse. Il server di posta certificata di cui si avvale l Amministrazione, svolge anche le seguenti operazioni: - tracciamento delle attività nel file di log della posta; - gestione automatica delle ricevute di ritorno. 2.3 TRASMISSIONE E INTERSCAMBIO DEI DOCUMENTI INFORMATICI ALL INTERNO DELLA FEDERAZIONE Gli Uffici della Federazione si scambiano documenti informatici attraverso l utilizzo delle caselle di posta elettronica (eventualmente certificata ai sensi del decreto del Presidente della Repubblica n. 68 dell 11 febbraio 2005) in attuazione di quanto previsto dalla direttiva 27 novembre 2003 del Ministro per l innovazione e le tecnologie concernente l impiego della posta elettronica nelle pubbliche amministrazioni. 2.4 ACCESSO AI DOCUMENTI INFORMATICI Il controllo degli accessi è assicurato utilizzando le credenziali di accesso e un sistema di autorizzazione basato sulla profilazione degli utenti in via preventiva. La profilazione preventiva consente di definire le abilitazioni/autorizzazioni che possono essere effettuate/rilasciate a un utente del servizio di protocollo e gestione documentale. Il sistema adottato dalla Federazione: - consente il controllo differenziato dell accesso alle risorse del sistema per ciascun utente o gruppi di utenti; - assicura il tracciamento di qualsiasi evento di modifica delle informazioni trattate e l individuazione del suo autore. Tali registrazioni sono protette al fine di non consentire modifiche non autorizzate. Il sistema consente altresì di associare un livello differente di riservatezza per ogni tipo di documento trattato dall Amministrazione. I documenti non vengono mai visualizzati dagli utenti privi di diritti di accesso, neanche a fronte di una ricerca generale nell archivio. 3. UTENTI INTERNI ALLA FEDERAZIONE I livelli di autorizzazione per l accesso alle funzioni del sistema di gestione informatica dei documenti sono attribuiti, dalla Funzione Sistemi Informativi e Informatici, su indicazione dei Direttori delle Funzioni. Tali livelli

12 si distinguono in: abilitazione alla consultazione, abilitazione all inserimento, abilitazione alla cancellazione e alla modifica delle informazioni. 3.1 ACCESSO AL REGISTRO DI PROTOCOLLO PER UTENTI INTERNI ALLA FEDERAZIONE La visibilità completa sul registro di protocollo è consentita solo all Ufficio di Staff dell Amministratore Unico e alla Funzione Sistemi Informativi e Informatici della Federazione. Tutti gli altri utenti possono accedere solo ai dati di registrazione e consultazione degli atti destinati e prodotti dalla Funzione cui afferiscono UTENTI ESTERNI ALLA FEDERAZIONE- PRIVATI Per l esercizio del diritto di accesso ai documenti si rimanda a quanto stabilito nel regolamento per la Disciplina delle modalità d esercizio e casi di esclusione del diritto di accesso nei documenti amministrativi pubblicato nella Sezione Trasparenza Regolamenti del sito della Federazione (www.fs2.torinonord.it) 4 MODALITÀ DI UTILIZZO DI STRUMENTI INFORMATICI PER LO SCAMBIO DI DOCUMENTI Il presente capitolo fornisce indicazioni sulle modalità di utilizzo di strumenti informatici per lo scambio di documenti all interno e all esterno dell Amministrazione. Prima di entrare nel merito, occorre caratterizzare l oggetto di scambio: il documento amministrativo. Nell ambito del processo di gestione documentale, il documento amministrativo, in termini operativi, è classificabile in: - ricevuto; - inviato; - interno formale; - interno informale. Il documento amministrativo, in termini tecnologici, è classificabile in: - informatico; - analogico. Secondo quanto previsto dall art. 40 del decreto legislativo n. 82/2005 Le Pubbliche Amministrazioni che dispongono di idonee risorse tecnologiche formano gli originali dei propri documenti con mezzi informatici secondo le disposizioni di cui al presente codice e le regole tecniche di cui all articolo 71 e che fermo restando quanto previsto dal comma 1, la redazione di documenti originali su supporto cartaceo, nonché la copia di documenti informatici sul medesimo supporto è consentita solo ove risulti necessaria e comunque nel rispetto del principio dell economicità. Pertanto, soprattutto nella fase transitoria di migrazione verso l adozione integrale delle tecnologie digitali da parte dell Amministrazione, il documento amministrativo può essere disponibile anche nella forma analogica. 4.1 DOCUMENTO RICEVUTO La corrispondenza in ingresso può essere acquisita dalla Federazione con diversi mezzi e modalità in base alla tecnologia di trasporto utilizzata dal mittente.

13 13 Un documento informatico può essere recapitato: 1) a mezzo posta elettronica convenzionale o certificata; 2) su supporto rimovibile quale, ad esempio, CD ROM, DVD, floppy disk, tape, pen drive, etc, consegnato direttamente alla Federazione o inviato per posta convenzionale o corriere. Un documento analogico può essere recapitato: 1) a mezzo posta convenzionale o corriere; 2) a mezzo posta raccomandata; 3) per telefax o telegramma; 4) con consegna diretta da parte dell interessato o consegnato tramite una persona dallo stesso delegata alle Funzioni della Federazione. 4.2 DOCUMENTO INVIATO I documenti informatici, compresi di eventuali allegati, anch essi informatici, sono inviati, di norma, per mezzo della posta elettronica convenzionale o certificata se la dimensione del documento non supera la dimensione massima prevista dal sistema di posta utilizzato dalla Federazione. In caso contrario, il documento informatico viene riversato, su supporto digitale rimovibile non modificabile e trasmesso con altri mezzi di trasposto al destinatario. 4.3 DOCUMENTO INTERNO FORMALE I documenti interni sono formati con tecnologie informatiche. Lo scambio tra Funzioni di documenti informatici di rilevanza amministrativa giuridico-probatoria, avviene di norma per mezzo della posta elettronica convenzionale o di quella certificata. Il documento informatico scambiato viene prima sottoscritto e poi protocollato. Nella fase transitoria di migrazione verso la completa gestione informatica dei documenti, all interno della Federazione, il documento interno formale può essere di tipo analogico e lo scambio può anche aver luogo con i mezzi tradizionali all interno della Federazione. In questo caso il documento viene prodotto con strumenti informatici, stampato e sottoscritto in forma autografa sia sull originale che sulla minuta e successivamente protocollato. 4.4 DOCUMENTO INTERNO INFORMALE Per questa tipologia di corrispondenza vale quanto illustrato nel paragrafo precedente ad eccezione della obbligatorietà dell operazione di sottoscrizione e di protocollazione. 4.5 IL DOCUMENTO INFORMATICO Il documento informatico è la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti; l art. 20 del decreto legislativo del 7 marzo 2005, n. 82, recante Codice dell amministrazione digitale prevede che:

14 1) Il documento informatico da chiunque formato, la registrazione su supporto informatico e la trasmissione con strumenti telematici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se conformi alle disposizioni del presente codice e alle regole tecniche di cui all articolo 71. 2) Il documento informatico sottoscritto con firma elettronica qualificata o con firma digitale soddisfa il requisito legale della forma scritta se formato nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell articolo 71 che garantiscano l identificabilità dell autore e l integrità del documento. 3) Le regole tecniche per la trasmissione, la conservazione, la duplicazione, la riproduzione e la validazione temporale dei documenti informatici sono stabilite ai sensi dell articolo 71; la data e l ora di formazione del documento informatico sono opponibili ai terzi se apposte in conformità alle regole tecniche sulla validazione temporale. 4) Con le medesime regole tecniche sono definite le misure tecniche, organizzative e gestionali volte a garantire l integrità, la disponibilità e la riservatezza delle informazioni contenute nel documento informatico IL DOCUMENTO ANALOGICO - CARTACEO Per documento analogico si intende un documento amministrativo formato utilizzando una grandezza fisica che assume valori continui, come le tracce su carta (esempio: documenti cartacei), come le immagini su film (esempio: microfiches, microfilm), come le magnetizzazioni su nastro (esempio: cassette e nastri magnetici audio e video) su supporto non digitale. Di seguito verrà fatto riferimento a un documento amministrativo cartaceo che può essere prodotto sia in maniera tradizionale (come, ad esempio, una lettera scritta a mano o a macchina), sia con strumenti informatici (ad esempio, una lettera prodotta tramite un sistema di videoscrittura o text editor) e poi stampata. In quest ultimo caso si definisce originale il documento cartaceo, nella sua redazione definitiva, perfetta ed autentica negli elementi sostanziali e formali comprendente tutti gli elementi di garanzia e di informazione del mittente e del destinatario, stampato su carta intestata e dotato di firma autografa. 4.7 FORMAZIONE DEI DOCUMENTI ASPETTI OPERATIVI I documenti dell Amministrazione sono prodotti con sistemi informatici come previsto dalla vigente normativa. Ogni documento formato per essere inoltrato all esterno o all interno in modo formale: - tratta un unico argomento indicato in maniera sintetica ma esaustiva a cura dell autore nello spazio riservato all oggetto; - è riferito a un solo protocollo; - può far riferimento a più fascicoli. Le firme (e le sigle) necessarie alla redazione e perfezione giuridica del documento in partenza devono essere apposte prima della sua protocollazione. Il documento deve consentire l identificazione dell Amministrazione, pertanto deve contenere obbligatoriamente le seguenti informazioni: - la denominazione e il logo della Federazione; - l indicazione completa della Funzione che ha prodotto il documento; - l indirizzo completo (via, numero, CAP, città, provincia); - il numero di telefono e di fax della Funzione che ha prodotto il documento;

15 15 - il codice fiscale/p.iva dell Amministrazione. A titolo esplicativo, si allega copia della carta intestata utilizzata dall Amministratore Unico (allegato 15.4) e dalle Funzioni (allegato 15.5). Il documento deve inoltre recare almeno le seguenti informazioni: luogo di redazione del documento; la data, (giorno, mese, anno); il numero di protocollo; il numero di repertorio (se disponibile); il numero degli allegati, se presenti; l oggetto del documento; se trattasi di documento digitale, firma elettronica avanzata o qualificata da parte dell istruttore del documento e sottoscrizione digitale del responsabile del provvedimento finale; se trattasi di documento cartaceo, sigla del Responsabile del procedimento amministrativo e/o del Responsabile del provvedimento finale. Per quanto riguarda l oggetto, è importante ricordare che questo è il principale campo di ricerca strutturata e quindi deve essere registrato con coerenza e attenzione. Per ogni documento da registrare, bisogna quindi leggere con attenzione tutto il documento, evitando letture superficiali, ricordando che redigere l oggetto è un operazione intellettuale di analisi e sintesi. Infatti, la redazione dell oggetto non si limita alla mera trascrizione dell oggetto presente nel documento, bensì deve evidenziare gli elementi giuridicamente rilevanti del documento, cercando di trovare il giusto equilibrio tra le esigenze opposte di sintesi da una parte e, dall altra, quella di dare le informazioni necessarie perché tutti possano essere in grado di capire agevolmente il testo di un documento. E consigliabile che la descrizione dell oggetto sia di almeno trenta caratteri, poiché rappresentano una soglia minima di decoro linguistico, scegliendo forme verbali e lessici condivisi, preferendo il verbo nella forma diretta e attiva, ad eccezione delle registrazioni a repertorio dove si preferisce la forma sostantiva del verbo. A riguardo, si rimanda al progetto Aurora, realizzato dalla Direzione Generale per gli Archivi (Servizio III, poi II) in collaborazione con l ANAI Nazionale, che mira a dettare alcune regole redazionali e descrittive, in modo da normalizzare le registrazioni del corrispondente (mittente/destinatario) e dell'oggetto nel protocollo. Le raccomandazioni di Aurora, è la pubblicazione conclusiva del progetto promosso dall Università degli Studi di Padova (allegato 15.11). In caso di documenti in arrivo riportanti più argomenti, concretando il caso del cosiddetto oggetto multiplo, particolare attenzione va posta alla loro registrazione. Il documento viene registrato riportando compiutamente nell oggetto tutte le informazioni necessarie a comprendere i vari argomenti. La classificazione del documento riguarderà l argomento prevalente o comunque individuato come tale. Per agevolare il processo di formazione dei documenti informatici e consentire, al tempo stesso, la trattazione automatica dei dati in essi contenuti, l Ufficio di Staff dell Amministratore Unico ha reso disponibili per via telematica, ai dipendenti assegnati funzionalmente alla Federazione, moduli e formulari elettronici validi ad ogni effetto di legge.

16 FIRMA DIGITALE La sottoscrizione dei documenti informatici è ottenuta con un processo di firma digitale conforme alle disposizioni dettate dalla normativa vigente. I messaggi ricevuti, sottoscritti con firma digitale, sono sottoposti a verifica di validità. Tale processo si realizza in modo conforme a quanto prescritto dalla normativa vigente. 4.9 REQUISITI DEGLI STRUMENTI INFORMATICI DI SCAMBIO Scopo degli strumenti informatici di scambio e degli standard di composizione dei messaggi è garantire sia l interoperabilità sia i requisiti minimi di sicurezza. All interno della Federazione, tali strumenti garantiscono: - l integrità del messaggio; - la riservatezza del messaggio; - il non ripudio dei messaggi; - la certificazione dell avvenuto inoltro e ricezione; 4.10 USO DELLA POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA La posta elettronica certificata è un sistema di spedizione della posta attraverso il quale è possibile inviare mail con valore legale equiparato a una raccomandata con ricevuta di ritorno come stabilito dalla vigente normativa (DPR 11 Febbraio 2005 n.68). La Posta Elettronica Certificata: a. ha lo stesso valore legale della raccomandata postale con la ricevuta di ritorno con attestazione dell'orario esatto di spedizione, viene garantito il contenuto tramite i protocolli di sicurezza utilizzati, questi fanno si che non siano possibili modifiche al contenuto del messaggio e agli eventuali allegati; b. garantisce, in caso di contenzioso, l'opponibilità a terzi del messaggio. Il termine "certificata" si riferisce al fatto che il gestore del servizio rilascia al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell avvenuta spedizione del messaggio ed eventuali allegati. Allo stesso modo, il gestore del destinatario invia al mittente la ricevuta di avvenuta consegna, i gestori certificano quindi con le proprie ricevute che il messaggio è stato spedito e che il messaggio è stato consegnato; c. quando diventerà pienamente operativo il Domicilio digitale, sarà l unico mezzo di comunicazione con i cittadini; d. i gestori inviano avvisi anche in caso di errore in una qualsiasi delle fasi del processo invio e consegna, in modo che non ci siano mai dubbi sullo stato della spedizione di un messaggio. Le ricevute di invio e ricezione saranno conservate dai gestori per 30 mesi, sarà possibile la riproduzione, con lo stesso valore giuridico, delle ricevute stesse. e. ha valore legale l'invio di una mail certificata PEC, solo se inviata a un altro indirizzo certificato PEC; qualora una mail venga inviata da indirizzo PEC a uno non PEC, questa sarà interpretata come mail tradizionale, ovvero come una raccomandata semplice. Funzionamento della PEC Per ogni mail PEC inviata a un destinatario mail PEC, il gestore invia due mail: la prima è una ricevuta di invio (o accettazione) della mail PEC (inviata dal gestore), la seconda è una ricevuta di consegna della PEC (inviata dal gestore del destinatario).

17 17 Le caselle PEC attivate dalla Federazione Sovrazonale Piemonte 2 Torino Nord sono conformi al DPR 11/2/2005 n. 68, in grado di garantire la sicurezza del canale di comunicazione e la certezza della data di spedizione e sono: Amministratore Unico Funzione Acquisizione Beni e Servizi Funzione Sistemi Informativi Informatici Funzione Legale/Patrimoniale Funzione Logistica Funzione Tecnologie Sanitarie Le funzioni per cui è stata attivato un indirizzo PEC devono utilizzare la propria PEC per qualsiasi comunicazione in entrata/uscita inerente la propria attività e pertanto segnalarla ai cittadini/fornitori/enti con cui intrattengono rapporti diretti. La PEC della Federazione deve essere utilizzata in entrata/uscita esclusivamente per comunicazioni istituzionali a firma dell Amministratore Unico. Obblighi conseguenti all utilizzo della PEC in arrivo a) Devono essere protocollate in arrivo le mail che giungeranno agli indirizzi PEC la cui data di ricezione necessiti di valore giuridico probatorio, non si protocollano le mail di carattere meramente informativo; b) la lettura quotidiana della casella PEC è obbligatoria; c) la lettura quotidiana della casella PEC viene effettuata dal personale abilitato alla protocollazione in arrivo, compatibilmente con gli orari d ufficio. Protocollazione delle PEC in arrivo/uscita Tutte le caselle PEC sono collegate al sistema di protocollo informatico DocSuite e vengono automaticamente scaricate dal server gestore della posta elettronica al sistema di protocollo. Il documento in arrivo deve essere registrato a protocollo dall ufficio destinatario. Il documento informatico in partenza deve essere registrato a protocollo dall ufficio mittente. Allo scopo di effettuare la trasmissione di un documento tramite posta certificata è necessario eseguire le seguenti operazioni: redigere il documento con un sistema di videoscrittura; inserire i dati del destinatario (almeno denominazione, indirizzo, casella di posta elettronica- PEC); assegnare il numero di protocollo in uscita al documento; inviare il messaggio contenente il documento firmato e protocollato in uscita alla casella di posta istituzionale del destinatario.

18 18 Il documento informatico trasmesso per via telematica si intende inviato e pervenuto al destinatario se trasmesso all indirizzo elettronico da questi dichiarato 5. DESCRIZIONE DEL FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI Il presente capitolo descrive il flusso di lavorazione dei documenti spediti e ricevuti, incluse le regole di registrazione per i documenti pervenuti secondo particolari modalità di trasmissione. 5.1 GENERALITÀ Per descrivere i flussi di lavorazione dei documenti all interno della Federazione si fa riferimento ai diagrammi di flussi riportati nelle pagine seguenti. Essi si riferiscono ai documenti: inviati dalla Federazione, all esterno o anche all interno della Federazione in modo formale; ricevuti dalla Federazione, dall esterno o anche dall interno se destinati ad essere ritrasmessi in modo formale in seno alla Federazione ricevuti e inviati formalmente tra le Funzioni della Federazione. Operativamente, si ritiene opportuno specificare che la procedura DocSuite prevede di individuare, durante la registrazione dei documenti, se trattasi di documenti in entrata (per i documenti ricevuti), in uscita (per i documenti spediti) e tra uffici, da utilizzare per le comunicazioni formali, inviate esclusivamente tra le Funzioni e che quindi non interessino contestualmente anche soggetti esterni alla Federazione. Per comunicazione informale tra uffici si intende lo scambio di informazioni, con o senza documenti allegati, delle quali è facoltativa la conservazione. Questo genere di comunicazioni sono ricevute e trasmesse per posta elettronica interna e non interessano il sistema di protocollo. I flussi documentali riportati nelle pagine seguenti hanno carattere puramente esemplificativo.

19 FLUSSO DEI DOCUMENTI RICEVUTI DALLA FEDERAZIONE Posta ricevuta sì Busta da aprire? no Apertura busta ed esame del contenuto Timbro di attivo sulla busta Timbro di arrivo sul documento Protocollazione della busta sì All Amministratore Unico? no Annotazioni dell A.U. Assegnazione Documento da protocollare Protocollazione del documento Classificazione Assegnazione originale e copie Trattazione Archivi Funzioni

20 PROVENIENZA ESTERNA DEI DOCUMENTI I documenti che sono trasmessi da soggetti esterni all Amministrazione sono, oltre quelli richiamati in precedenza, i telefax, i telegrammi e i supporti digitali rimovibili. Questi documenti sono recapitati allo Staff dell Amministratore Unico o alla Funzione designata PROVENIENZA DI DOCUMENTI INTERNI FORMALI Per sorgente interna dei documenti si intende qualunque rappresentazione grafica inviata formalmente all Amministratore Unico per essere a sua volta nuovamente trasmessa, nelle forme opportune, ad altra Funzione o Ente. I mezzi di recapito della corrispondenza considerati sono la posta elettronica convenzionale o certificata. Nel caso di trasmissione interna, se al documento sono associati allegati che superano la dimensione della casella di posta elettronica della Federazione, si procede ad un riversamento (nelle forme dovute), su supporto rimovibile da consegnare al destinatario del documento. Nella fase transitoria verso la diffusione della digitalizzazione dell amministrazione, i documenti interni possono essere anche di tipo analogico. In questo caso il mezzo di recapito del documento può essere il servizio di posta interna o il telefax RICEZIONE DI DOCUMENTI INFORMATICI SULLA CASELLA DI POSTA ISTITUZIONALE Di norma la ricezione dei documenti informatici è assicurata tramite la casella di Posta Elettronica Certificata istituzionale. L Amministrazione ha provveduto ad attivare un indirizzo PEC per ogni Funzione afferente alla Federazione; tali indirizzi sono pubblicati sul sito della Federazione nella sezione Chi siamo. Quando i documenti informatici pervengono alle Funzioni, le stesse unità, previa verifica della validità della firma apposta e della leggibilità del documento procedono alla registrazione di protocollo. Nel caso in cui venga recapitato per errore un documento indirizzato ad altro destinatario, lo stesso è restituito al mittente con le modalità che saranno successivamente illustrate. Qualora i messaggi di posta elettronica non siano conformi agli standard indicati dalla normativa vigente ovvero non siano dotati di firma elettronica, il messaggio è inserito nel sistema di gestione documentale con il formato di origine, protocollato, smistato, assegnato e gestito. L addetto a protocollare controlla quotidianamente i messaggi pervenuti nella casella di posta istituzionale e verifica se sono da protocollare. I Direttori delle Funzioni possono autorizzare l abilitazione a uno o più collaboratori, all utilizzo della PEC in uscita. La responsabilità sull utilizzo della PEC, per qualsiasi violazione, compete, comunque, al Direttore della Funzione, in quanto lo stesso deve vigilare costantemente sul corretto utilizzo della stessa da parte di coloro che ha autorizzato RICEZIONE DI DOCUMENTI INFORMATICI SU SUPPORTI RIMOVIBILI I documenti digitali possono essere recapitati anche per vie diverse dalla posta elettronica.

21 Considerata l assenza di standard tecnologici e formali in materia di registrazione di file digitali, la Federazione si riserva la facoltà di acquisire e trattare tutti i documenti informatici ricevuti su supporto rimovibile che riesce a decodificare e interpretare con le tecnologie a sua disposizione. Superata questa fase il documento viene inserito nel flusso di lavorazione e sottoposto a tutti i controlli e gli adempimenti del caso RICEZIONE DI DOCUMENTI CARTACEI A MEZZO POSTA CONVENZIONALE I documenti pervenuti a mezzo posta o ritirati dal personale della Federazione, in generale, sono consegnati all Ufficio di Staff dell Amministratore Unico per la loro registrazione a protocollo. A riguardo si precisa che, la corrispondenza indirizzata all Amministratore Unico o genericamente alla Federazione, deve essere protocollata dall Ufficio di Staff mentre, tutta la corrispondenza indirizzata direttamente alle Funzioni afferenti all Amministrazione può essere protocollata in entrata, indifferentemente dalla Funzione ricevente o dall Ufficio di Staff. Tale possibilità di decentrare la registrazione in entrata per alcune tipologie di documenti è stata definita al fine di agevolare e snellire le procedure di un Amministrazione, quale è la Federazione, che svolge la propria attività su una vasta area territoriale. Operativamente, le buste o contenitori sono inizialmente esaminati per una preliminare verifica dell indirizzo e del destinatario sugli stessi apposti. La corrispondenza relativa a bandi di gara, la cui registrazione, proprio per la tipologia dei documenti, compete esclusivamente all Ufficio di Staff. Tale documentazione è registrata (protocollando esclusivamente le buste chiuse) e successivamente consegnata chiusa all ufficio responsabile della gara. La corrispondenza ricevuta via telegramma o via telefax, per ciò che concerne la registrazione di protocollo, sono trattate come un documento cartaceo con le modalità descritte nel successivo capitolo 9. Quando la corrispondenza non rientra nelle categorie da ultimo indicate, si procede all apertura delle buste e si eseguono gli ulteriori controlli preliminari alla registrazione. La corrispondenza in arrivo è aperta il giorno lavorativo in cui è pervenuta e contestualmente protocollata. La busta si allega al documento per la parte relativa ai timbri postali CONSERVAZIONE ED ELIMINAZIONE DELLE BUSTE Le buste pervenute tramite posta raccomandata, celere e corriere o altra modalità per la quale si renda rilevante evidenziare il mezzo di trasmissione, sono spillate assieme al documento e trasmesse alle competenti Funzioni. Tutte le altre buste non ritenute utili per la registrazione a protocollo sono eliminate senza formalità DOCUMENTI CARTACEI RICEVUTI A MEZZO POSTA CONVENZIONALE E TUTELA DEI DATI PERSONALI Il personale preposto alla apertura della corrispondenza è stato, come tutto il personale assegnato alla Federazione, regolarmente autorizzato al trattamento dei dati personali. A riguardo, si rimanda al Regolamento Interno Privacy Adempimenti di cui al D.Lgs 196/2003 pubblicato sul sito dell Amministrazione, nella sezione Trasparenza Regolamenti.

22 ERRATA RICEZIONE DI DOCUMENTI DIGITALI Nel caso in cui pervengano sulla casella di posta istituzionale della Federazione (certificata o meno), o in una casella non istituzionale messaggi dal cui contenuto si rileva che sono stati erroneamente ricevuti, l operatore che li riceve, rispedisce il messaggio al mittente con la dicitura Messaggio pervenuto per errore - non di competenza di questa Funzione ERRATA RICEZIONE DI DOCUMENTI CARTACEI Tutta la corrispondenza in arrivo, che deve essere registrata a livello centrale, viene recapita presso l Ufficio di Staff che procede a protocollarla e a smistarla alla Funzioni di competenza. Nel caso in cui pervengano erroneamente alle Funzioni della Federazione documenti indirizzati ad altri soggetti, il ricevente provvede a inviarla alla Funzione corretta informando, via mail, l Ufficio di Staff dell errore di smistamento. Nel caso pervengano buste indirizzate ad altra Amministrazione, possono verificarsi le seguenti possibilità: a) si restituisce all Ufficio Postale; b) se la busta viene aperta per errore, il documento è protocollato in entrata e in uscita inserendo nel campo oggetto una nota del tipo documento pervenuto per errore e si invia al mittente apponendo sulla busta la dicitura Pervenuta ed aperta per errore ATTIVITÀ DI PROTOCOLLAZIONE DEI DOCUMENTI Superati tutti i controlli precedenti, i documenti, digitali o analogici, sono protocollati e segnati nel protocollo generale secondo gli standard e le modalità dettagliate nel capitolo RILASCIO DI RICEVUTE ATTESTANTI LA RICEZIONE DI DOCUMENTI INFORMATICI La ricezione di documenti comporta l invio al mittente di ricevuta legata al servizio di posta certificata. Nel caso di ricezione di documenti informatici per via telematica, la notifica al mittente dell avvenuto recapito del messaggio è assicurata dal servizio di posta elettronica certificata utilizzato dalla Federazione con gli standard specifici RILASCIO DI RICEVUTE ATTESTANTI LA RICEZIONE DI DOCUMENTI CARTACEI I collaboratori della Federazione non possono rilasciare ricevute per i documenti che non sono soggetti a regolare protocollazione. Quando il documento cartaceo è consegnato direttamente dal mittente o da altra persona incaricata ad una Funzione della Federazione ed è richiesto il rilascio di una ricevuta attestante l avvenuta consegna, la Funzione che lo riceve è autorizzata a: fotocopiare gratuitamente la prima pagina del documento; apporre gli estremi della segnatura se contestualmente alla ricezione avviene anche la protocollazione; apporre sulla copia così realizzata il timbro dell amministrazione con la data e l ora d arrivo e la sigla dell operatore.

23 CONSERVAZIONE DELLE RAPPRESENTAZIONI DIGITALI DI DOCUMENTI CARTACEI I documenti ricevuti su supporto cartaceo, dopo le operazioni di registrazione e segnatura, sono acquisiti in formato immagine attraverso un processo di scansione. Il processo di scansione avviene in diverse fasi: acquisizione delle immagini in modo tale che ad ogni documento, anche se composto da più pagine, corrisponda un unico file; verifica della leggibilità e della qualità delle immagini acquisite; collegamento delle immagini alle rispettive registrazioni di protocollo in modo non modificabile; memorizzazione delle immagini su supporto informatico, in modo non modificabile. Le rappresentazioni digitali dei documenti cartacei sono archiviate, secondo le regole vigenti, su supporti di memorizzazione, in modo non modificabile al termine del processo di scansione. I documenti cartacei dopo l operazione di riproduzione in formato immagine sono inviati alle Funzioni destinatarie per le operazioni di fascicolazione e conservazione CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI NELL ARCHIVIO CORRENTE Durante l ultima fase del flusso di lavorazione della corrispondenza in ingresso deve essere assegnata al documento la classificazione sulla base del Titolario di classificazione adottato dalla Federazione

24 FLUSSO DEI DOCUMENTI INVIATI DALLA FEDERAZIONE Documenti predisposti e sottoscritti dall Amministratore Unico e dai Direttori delle Funzioni no Addetti al Protocollo dello Staff e delle Funzioni Verifica formale documenti - mittente/destinatario - sottoscrizione digitale/autografa - allegati - (minuta) Superata la verifica? Posta elettronica convenzione sì Fax Trasmissione no Documento digitale? Registrazione di protocollo e segnatura Ufficio Postale sì Posta Elettronica Certificata Invio di documenti sottoscritti in originale per ogni destinatario Archivio originali presso ciascuna Funzione

25 INVIO DEI DOCUMENTI Per documenti in partenza si intendono quelli prodotti dal personale delle Funzioni nell esercizio delle proprie funzioni avente rilevanza giuridico-probatoria e destinati ad essere trasmessi ad altra Amministrazione o altra Funzione della stessa Amministrazione. Per la trasmissione della corrispondenza, sia rivolta all interno della Federazione che verso l esterno, si privilegia l utilizzo della posta elettronica, sia convenzionale che certificata VERIFICA FORMALE DEI DOCUMENTI Chi si occupa della Protocollazione in uscita provvede ad eseguire le verifiche di conformità della documentazione allo standard formale richiamato nel capitolo precedente, cioè verifica che siano indicati correttamente il mittente e il destinatario, verifica che il documento sia sottoscritto in modalità digitale o autografa, la presenza di allegati se dichiarati. Se il documento è completo, esso è registrato nel protocollo e viene apposta la segnatura in base alla tipologia di documentazione da inviare REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO E SEGNATURA La protocollazione e la segnatura della corrispondenza in partenza, sia essa in formato digitale che in formato analogico, è effettuata direttamente dalle singole Funzioni, in quanto collegate al sistema di protocollo informatico della Federazione. Di conseguenza tutti i documenti originali da spedire, siano essi informatici o analogici, sono direttamente protocollati e spediti dalle Funzioni afferenti alla Federazione, che provvedono ad eseguire al loro interno le verifiche di conformità della documentazione predisposta per essere trasmessi con le stesse modalità descritte nei punti precedenti TRASMISSIONE DI DOCUMENTI INFORMATICI I documenti informatici sono trasmessi all indirizzo elettronico dichiarato dai destinatari, ovvero abilitato alla ricezione della posta per via telematica (il destinatario può essere anche interno alla Federazione). Gli addetti alle operazioni di trasmissione per via telematica di atti, dati e documenti formati con strumenti informatici non possono duplicare con qualsiasi mezzo o cedere a terzi a qualsiasi titolo informazioni, anche in forma sintetica o per estratto, dell esistenza o del contenuto della corrispondenza, delle comunicazioni o dei messaggi trasmessi per via telematica, salvo che si tratti di informazioni che per loro natura o per espressa indicazione del mittente sono destinate ad essere rese pubbliche TRASMISSIONE DI DOCUMENTI CARTACEI A MEZZO POSTA Nel caso in cui sia necessario procedere alla spedizione del documento a mezzo posta, le Funzioni provvedono direttamente alla trasmissione fisica del documento in partenza e alla spedizione dello stesso, di norma il giorno lavorativo in cui è stato protocollato.

26 TRASMISSIONE DI DOCUMENTI CARTACEI A MEZZO TELEFAX Sul documento trasmesso via fax può essere apposta la dicitura: La trasmissione via fax del presente documento non prevede l invio del documento originale. In tali casi, solo su richiesta del destinatario verrà trasmesso anche l originale. Le ricevute della avvenuta trasmissione sono trattenute dalle Funzioni che hanno effettuato la trasmissione INSERIMENTO DELLE RICEVUTE DI TRASMISSIONE NEL FASCICOLO La minuta del documento cartaceo spedito, ovvero le ricevute dei messaggi telefax, ovvero le ricevute digitali del sistema di posta certificata utilizzata per lo scambio dei documenti digitali, sono conservate all interno del relativo fascicolo. Le Funzioni che effettuano la spedizione di documenti informatici o cartacei direttamente curano anche l archiviazione delle ricevute di ritorno. 6. REGOLE DI SMISTAMENTO E ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI RICEVUTI Il presente capitolo riporta le regole di smistamento ed assegnazione dei documenti ricevuti. L attività di smistamento consiste nell operazione di inviare un documento protocollato e segnato alla Funzione competente. Con l assegnazione si provvede al conferimento della responsabilità del procedimento amministrativo ad un soggetto fisico e alla trasmissione del materiale documentario oggetto di lavorazione. Effettuato lo smistamento e l assegnazione, il Direttore della Funzione competente è incaricato della gestione del procedimento a cui il documento si riferisce e prende in carico il documento assegnato. L assegnazione può essere effettuata per conoscenza o per competenza. I documenti che sono immediatamente riconducibili ad una specifica Funzione e/o materia, vengono inoltrati direttamente. I termini per la definizione del procedimento amministrativo che prende avvio dal documento, decorrono comunque dalla data di protocollazione. Il sistema di gestione informatica dei documenti memorizza tutti i passaggi, conservando, per ciascuno di essi, l identificativo dell utente che effettua l operazione, la data e l ora di esecuzione. La traccia risultante definisce, ai fini normativi e regolamentari, i tempi del procedimento amministrativo ed i conseguenti riflessi sotto il profilo della responsabilità. Nell allegato 15.6 è riportato in modello organizzativo delle Funzioni afferenti alla Federazione. Nello stesso allegato, per ciascuna delle strutture in elenco, sono indicati: il nominativo del Direttore della Funzione; l indirizzo di posta elettronica certificata (PEC); l indirizzo e i recapiti telefonici; le abilitazioni designate. 6.1 CORRISPONDENZA DI PARTICOLARE RILEVANZA Quando un documento pervenuto appare di particolare rilevanza, indipendentemente dal supporto utilizzato, è preventivamente inviato in visione all Amministratore Unico che provvede a individuare il Direttore della Funzione competente a trattare il documento fornendo eventuali indicazioni per l espletamento della pratica.

27 ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI RICEVUTI IN FORMATO DIGITALE Tutta la corrispondenza pervenuta all Ufficio di Staff e protocollata nell arco della giornata, viene inviata in visione all Amministratore Unico, affinché possa valutarla e controllare le assegnazioni suggerite, apportando eventuali modifiche o correzioni. Lo smistamento successivo viene quindi eseguito dall Ufficio stesso, che provvede a recapitare ai Direttori di ciascuna Funzione la corrispondenza ricevuta. Questi ultimi, dopo averne preso visione, provvedono ad assegnarli ai propri collaboratori, oppure in caso di errore, ad informare il mittente e a smistare la notifica ad altra Funzione. Qualora non sia diversamente specificato il Responsabile del Procedimento coincide con il Direttore della Funzione. I documenti ricevuti dalla Federazione per via telematica, o comunque disponibili in formato digitale, sono assegnati alla Funzione competente attraverso i canali telematici della Federazione al termine delle operazioni di registrazione, segnatura di protocollo, memorizzazione su supporti informatici in modo non modificabile. La presa in carico dei documenti informatici coincide con la data di assegnazione degli stessi. 6.3 ASSEGNAZIONE DEI DOCUMENTI IN FORMATO CARTACEO I documenti ricevuti dall Amministrazione in formato cartaceo, se successivamente acquisiti in formato immagine con l ausilio di scanner, una volta concluse le operazioni di registrazione, di segnatura e di assegnazione, sono fatti pervenire al Direttore della Funzione di competenza per via informatica attraverso la rete interna dell amministrazione. L originale cartaceo viene successivamente trasmesso alla Funzione stessa. I destinatari del documento per conoscenza, lo ricevono esclusivamente in formato digitale. Gli addetti della Funzione autorizzati potranno visualizzare i documenti, attraverso l utilizzo dell applicazione di protocollo informatico e in base alle abilitazioni previste potranno: visualizzare gli estremi del documento; visualizzare il contenuto del documento. 6.4 MODIFICA DELLE ASSEGNAZIONI Nel caso di assegnazione errata, la Funzione che riceve il documento, comunica l errore all Ufficio di Staff che, sentito l Amministratore Unico, procederà a una nuova assegnazione. 7. DOCUMENTI ESCLUSI DALLA PROTOCOLLAZIONE Sono esclusi dalla registrazione di protocollo, ai sensi del DPR 445/2000, le tipologie di documenti riportati nell allegato SISTEMA DI CLASSIFICAZIONE, FASCICOLAZIONE E PIANO DI CONSERVAZIONE 8.1 PROTEZIONE E CONSERVAZIONE DEGLI ARCHIVI PUBBLICI GENERALITÀ Il presente capitolo riporta il sistema di classificazione dei documenti, di formazione del fascicolo e di conservazione dell archivio, con l indicazione dei tempi e delle modalità di aggiornamento, dei criteri e delle

28 regole di selezione e scarto della documentazione, anche con riferimento all uso di supporti sostitutivi e di consultazione e movimentazione dei fascicoli. La classificazione dei documenti, destinata a realizzare una corretta organizzazione dei documenti nell archivio, è obbligatoria per legge e si avvale del piano di classificazione (Titolario), cioè di quello che si suole definire sistema precostituito di partizioni astratte gerarchicamente ordinate, individuato sulla base dell analisi delle funzioni dell ente, al quale viene ricondotta la molteplicità dei documenti prodotti. Il piano di conservazione, collegato con il Titolario ed elaborato tenendo conto dei flussi documentali dipendenti dai procedimenti e dalle prassi seguiti dalla Federazione nell espletamento delle funzioni istituzionali, definisce i tempi di conservazione dei documenti e dei fascicoli nella sezione di deposito dell archivio. Il Titolario in uso alla Federazione è quello stilato dall ASLTO2, Azienda Socia della Federazione, tale scelta è stata fatta antecedentemente all avvio delle attività di protocollazione informatica e di archiviazione, considerato che si tratta di strumenti che consentono la corretta formazione, gestione e archiviazione della documentazione dell Amministrazione MISURE DI PROTEZIONE E CONSERVAZIONE DEGLI ARCHIVI PUBBLICI Gli archivi e i singoli documenti degli Enti Pubblici sono beni culturali inalienabili. Per tale motivo, i singoli documenti sopra richiamati (analogici ed informatici, ricevuti, spediti e interni formali) sono quindi inalienabili sin dal momento dell inserimento di ciascun documento nell archivio della Federazione, che avviene mediante l attribuzione di un numero di protocollo e di un codice di classificazione. Per sua natura, l archivio non può essere smembrato e deve essere quindi conservato nella sua organicità. 8.2 TITOLARIO O PIANO DI CLASSIFICAZIONE TITOLARIO Il piano di classificazione è lo schema logico utilizzato per organizzare i documenti d archivio in base alle funzioni e alle materie di competenza dell Amministrazione. Il piano di classificazione si suddivide, di norma, in titoli, classi, sottoclassi, categorie e sottocategorie o, più in generale, in voci di I livello, II livello, III livello, etc. Il titolo (o la voce di I livello) individua per lo più funzioni primarie e di organizzazione dell Amministrazione (macrofunzioni); le successive partizioni (classi, sottoclassi, etc.) corrispondono a specifiche competenze che rientrano concettualmente nella macrofunzione descritta dal titolo, articolandosi gerarchicamente tra loro in una struttura ad albero rovesciato. Titoli, classi, sottoclassi etc. sono nel numero prestabilito dal Titolario di classificazione e non sono modificabili né nel numero né nell oggetto, se non per provvedimento esplicito della funzione di governo dell Amministrazione. Il Titolario è uno strumento suscettibile di aggiornamento: esso deve infatti descrivere le funzioni e le competenze dell ente, soggette a modifiche in forza delle leggi e dei regolamenti statali e/o regionali. L aggiornamento del Titolario compete esclusivamente al vertice dell Amministrazione. Il Titolario non è retroattivo: non si applica, cioè, ai documenti protocollati prima della sua introduzione.

29 Viene garantita la storicizzazione delle variazioni di Titolario e la possibilità di ricostruire le diverse voci nel tempo mantenendo stabili i legami dei fascicoli e dei documenti con la struttura del Titolario vigente al momento della produzione degli stessi. Per ogni modifica di una voce deve essere riportata la data di introduzione e la data di variazione. Di norma le variazioni vengono introdotte a partire dal 1 gennaio dell anno successivo a quello di approvazione del nuovo Titolario e valgono almeno per l intero anno. Rimane possibile, se il sistema lo consente, registrare documenti in fascicoli già aperti fino alla conclusione e chiusura degli stessi. Alla luce di quanto sopra descritto, si rimanda al Titolario in uso nella Federazione, recepito dall ASLTO2 (allegato 15.8), tuttavia, poiché all interno della Federazione le Funzioni sono oramai quasi tutte a regime, si sta valutando l opportunità di istituire un gruppo di lavoro all interno dell Amministrazione, al fine modificare il Titolario esistente tenendo conto della realtà in cui opera la Federazione e dell attività svolta dalla stessa CLASSIFICAZIONE DEI DOCUMENTI In un sistema di gestione e tenuta dei documenti ciò che conta non è il documento in quanto tale, ma l insieme delle relazioni che quel documento ha con tutti gli altri (cioè con l intero archivio) e, in particolare, con quelli che riguardano un medesimo affare o procedimento amministrativo. Per tale ragione, particolare importanza rivestono la modalità di classificazione dei documenti e il loro inserimento in fascicoli e pratiche, come di seguito esplicitato. La classificazione è l operazione finalizzata alla organizzazione dei documenti, secondo un ordinamento logico, in relazione alle funzioni e alle competenze della Federazione. Essa è eseguita a partire dal Titolario di classificazione facente parte del piano di conservazione dell archivio. Tutti i documenti ricevuti e prodotti, indipendentemente dal supporto sul quale vengono formati, sono classificati in base al sopra citato Titolario. E buona norma inserire la classificazione, sui documenti in uscita, prima di effettuare la scansione, in modo da acquisire il documento nella procedura DocSuite nella sua completezza. 8.3 FASCICOLI FASCICOLAZIONE DEI DOCUMENTI Il sistema in uso nella Federazione per il Protocollo Informatico, denominato DocSuite permette per tutti i documenti registrati nel sistema informatico e/o classificati, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, di riunirli in fascicoli. Ogni documento, dopo la sua classificazione, può essere inserito nel fascicolo di riferimento. I documenti sono archiviati all interno di ciascun fascicolo secondo l ordine cronologico di registrazione APERTURA DEL FASCICOLO Quando un nuovo documento viene recapitato all Amministrazione, il personale della Funzione abilitato all operazione di fascicolazione ha l opportunità di stabilire, con l ausilio delle funzioni di ricerca del sistema di protocollo informatizzato, se il documento stesso debba essere ricollegato ad un affare o procedimento in corso, e pertanto debba essere inserito in un fascicolo già esistente, oppure se il documento si riferisce a un nuovo affare o procedimento per cui è necessario aprire un nuovo fascicolo.

30 A seconda delle ipotesi, si può procedere come segue: 1) se il documento si ricollega ad un affare o procedimento in corso, l addetto: seleziona il relativo fascicolo; collega la registrazione di protocollo del documento al fascicolo selezionato; 2) se il documento dà avvio ad un nuovo fascicolo, il soggetto preposto: esegue l operazione di apertura del fascicolo; collega la registrazione di protocollo del documento al nuovo fascicolo aperto; La formazione di un nuovo fascicolo avviene attraverso l operazione di apertura che comprende la registrazione di alcune informazioni essenziali: indice di classificazione, (cioè titolo, classe, sottoclasse, etc.); numero del fascicolo; oggetto del fascicolo CHIUSURA DEL FASCICOLO Il fascicolo viene chiuso al termine del procedimento amministrativo o all esaurimento dell affare. La data di chiusura si riferisce alla data dell ultimo documento prodotto. Esso viene archiviato rispettando l ordine di classificazione e la data della sua chiusura. Gli elementi che individuano un fascicolo sono gestiti dal soggetto di cui al paragrafo precedente, il quale è tenuto anche all aggiornamento del repertorio dei fascicoli APERTURA DELLE PRATICHE Il sistema utilizzato permette, inoltre, la formazione e l utilizzo delle pratiche al fine di gestire in maniera efficace i documenti. La formazione di una nuova pratica avviene attraverso l operazione di apertura che prevede l inserimento delle seguenti informazioni essenziali: il numero della pratica; la data di creazione; il responsabile della pratica; la descrizione o oggetto della pratica. All interno della pratica si possono registrare tutti i documenti relativi a un procedimento o a un fatto per il quale si ritiene di aprire un dossier, riuniti o per caratteristiche omogenee, quali la natura e la forma dei documenti (es. le determinazioni, i contratti, i registri di protocollo) oppure in base alla materia trattata, all affare o al procedimento al quale afferiscono (es. i fascicoli personali e in generale le pratiche attivate dall amministrazione nello svolgimento dell attività istituzionale). 8.4 REPERTORI E SERIE ARCHIVISTICHE I documenti soggetti a registrazione particolare, quali le Determinazioni dell Amministratore Unico e le Determinazioni Dirigenziali, costituiscono una serie archivistica e vengono registrate sulla procedura DocSuite dall Ufficio di Staff utilizzando la procedura creata ad hoc dal sistema, come riportato nel Regolamento delle Determinazioni pubblicato sul sito della Federazione. Tutti i dipendenti assegnati alla Federazione sono abilitati alla visione, consultazione e stampa delle Determinazioni adottate. Le Determinazioni vengono tutte

31 pubblicate sul sito della Federazione e restano visibili per 90 giorni dalla loro pubblicazione. Per la loro natura pubblica, chiunque può richiedere copia delle Determinazioni della Federazione, secondo quanto previsto dal Regolamento Per la disciplina delle modalità d esercizio e casi di esclusione del diritto di accesso nei documenti amministrativi. Le Determinazioni originali in versione cartacea sono conservate, a cura dell Ufficio di Staff, in fascicoli riportanti il numero progressivo di registrazione, secondo il numero di repertorio progressivo assegnato SCARTO, SELEZIONE E RIORDINO DEI DOCUMENTI OPERAZIONE DI SCARTO Nell ambito della gestione degli archivi in uso delle Funzioni della Federazione, si rende necessario individuare e selezionare la documentazione da conservare perennemente e lo scarto degli atti che l Amministrazione non ritiene più opportuno conservare ulteriormente, allo scopo di conservare e garantire il corretto mantenimento e la funzionalità dell archivio, nell impossibilità pratica di conservare indiscriminatamente ogni documento. Un documento si definisce scartabile quando ha perso totalmente la sua rilevanza amministrativa e non ha assunto alcuna rilevanza storica. La legge impone alle Amministrazioni l uso, se già esiste, o la predisposizione di un massimario di selezione e scarto e un piano di conservazione di atti dell archivio. La Federazione, a riguardo, ha recepito il massimario già definito e in uso nell ASLTO2 (allegato 15.9). 8.6 CONSULTAZIONE E MOVIMENTAZIONE DELL ARCHIVIO CORRENTE, DI DEPOSITO E STORICO PRINCIPI GENERALI La richiesta di consultazione, che può comportare la movimentazione dei fascicoli, può pervenire dall interno dell amministrazione oppure da utenti esterni all amministrazione, per scopi giuridico-amministrativi o per scopi storici CONSULTAZIONE AI FINI GIURIDICO-AMMINISTRATIVI Art. 24 della legge 7 agosto 1990, n. 241 come sostituito dall art. 16 della legge 11 febbraio 2005 n.15 Esclusione dal diritto di accesso. 1) Il diritto di accesso è escluso: a) per i documenti coperti da segreto di Stato ai sensi della legge 24 ottobre 1977, n. 801, e successive modificazioni, e nei casi di segreto o di divieto di divulgazione espressamente previsti dalla legge, dal regolamento governativo di cui al comma 6 e dalle pubbliche amministrazioni ai sensi del comma 2 del presente articolo; b) nei procedimenti tributari, per i quali restano ferme le particolari norme che li regolano; c) nei confronti dell attività della Pubblica Amministrazione diretta all emanazione di atti normativi, amministrativi generali, di pianificazione e di programmazione, per i quali restano ferme le particolari norme che ne regolano la formazione; d) nei procedimenti selettivi, nei confronti dei documenti amministrativi contenenti informazioni di carattere psicoattitudinale relativi a terzi;

32 e) nel caso di documenti contenenti dati sensibili e giudiziari, ai sensi del decreto legislativo n. 196/ ) Le singole Pubbliche Amministrazioni individuano le categorie di documenti da esse formati o comunque rientranti nella loro disponibilità sottratti all accesso ai sensi del comma 1. 3) Non sono ammissibili istanze di accesso preordinate ad un controllo generalizzato dell operato delle Pubbliche Amministrazioni. Le Pubbliche Amministrazioni fissano, per ogni categoria di documenti, anche l eventuale periodo di tempo per il quale essi sono sottratti all accesso. Con regolamento, adottato ai sensi dell articolo 17, comma 2, della legge 23 agosto 1988, n. 400, il Governo può prevedere casi di sottrazione all accesso di documenti amministrativi: a) quando, al di fuori delle ipotesi disciplinate dall articolo 12 della legge 24 ottobre 1977, n. 801, dalla loro divulgazione possa derivare una lesione, specifica e individuata, alla sicurezza e alla difesa nazionale, all esercizio della sovranità nazionale e alla continuità e alla correttezza delle relazioni internazionali, con particolare riferimento alle ipotesi previste dai trattati e dalle relative leggi di attuazione; b) quando l accesso possa arrecare pregiudizio ai processi di formazione, di determinazione e di attuazione della politica monetaria e valutaria; c) quando i documenti riguardino le strutture, i mezzi, le dotazioni, il personale e le azioni strettamente strumentali alla tutela dell ordine pubblico, alla prevenzione e alla repressione della criminalità con particolare riferimento alle tecniche investigative, alla identità delle fonti di informazione e alla sicurezza dei beni e delle persone coinvolte, all attività di polizia giudiziaria e di conduzione delle indagini; d) quando i documenti riguardino la vita privata o la riservatezza di persone fisiche, persone giuridiche, gruppi, imprese e associazioni, con particolare riferimento agli interessi epistolare, sanitario, professionale, finanziario, industriale e commerciale di cui siano in concreto titolari, ancorché i relativi dati siano forniti all amministrazione dagli stessi soggetti cui si riferiscono; e) quando i documenti riguardino l attività in corso di contrattazione collettiva nazionale di lavoro e gli atti interni connessi all espletamento del relativo mandato. Deve comunque essere garantito ai richiedenti l accesso ai documenti amministrativi la cui conoscenza sia necessaria per curare o per difendere i propri interessi giuridici. Nel caso di documenti contenenti dati sensibili e giudiziari, l accesso è consentito nei limiti in cui sia strettamente indispensabile e nei termini previsti dall articolo 60 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n MODALITÀ DI PRODUZIONE E DI CONSERVAZIONE DELLE REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO INFORMATICO Il presente capitolo illustra le modalità di produzione e di conservazione delle registrazioni di protocollo informatico, nonché le modalità di registrazione delle informazioni annullate o modificate nell ambito di ogni sessione di attività di registrazione.

33 UNICITÀ DEL PROTOCOLLO INFORMATICO Nell ambito della Federazione il registro di protocollo è unico e la numerazione progressiva delle registrazioni di protocollo è unica. La numerazione si chiude al 31 dicembre di ogni anno e ricomincia dal primo gennaio dell anno successivo. Il numero di protocollo individua un unico documento e, di conseguenza, ogni documento reca un solo numero di protocollo. Non è consentita l identificazione dei documenti mediante l assegnazione manuale di numeri di protocollo che il sistema informatico ha già attribuito ad altri documenti, anche se questi documenti sono strettamente correlati tra loro. Non è pertanto consentita in nessun caso la cosiddetta registrazione a fronte, cioè l utilizzo di un unico numero di protocollo per il documento in arrivo e per il documento in partenza. La documentazione che non è stata registrata a protocollo presso una Funzione della Federazione, viene considerata giuridicamente inesistente presso l Amministrazione. Non è consentita la protocollazione di un documento già protocollato. Il registro di protocollo è un atto pubblico originario che fa fede della tempestività e dell effettivo ricevimento e spedizione di un documento, indipendentemente dalla regolarità del documento stesso, ed è idoneo a produrre effetti giuridici. Il registro di protocollo è soggetto alle forme di pubblicità e di tutela di situazioni giuridicamente rilevanti previste dalla normativa vigente. 9.2 REGISTRO DI PROTOCOLLO L Ufficio di Staff provvede alla produzione e alla stampa del registro di protocollo, siglato in ogni sua pagina dall Amministratore Unico, costituito dall elenco delle informazioni inserite con l operazione di registrazione di protocollo. Tale funzione applicativa svolge la funzione di salvataggio su supporto cartaceo dei dati di registro. 9.3 REGISTRAZIONE DI PROTOCOLLO Di seguito vengono illustrate le regole comuni di registrazione del protocollo valide per tutti i tipi di documenti trattati dalla Federazione (ricevuti, trasmessi e interni formali, digitali o informatici e analogici). Su ogni documento ricevuto o spedito dalla Federazione è effettuata una registrazione di protocollo con il sistema di gestione del protocollo informatico, consistente nella memorizzazione dei dati obbligatori. Tale registrazione è eseguita in un unica operazione, senza possibilità per l operatore di inserire le informazioni in più fasi successive. Ciascuna registrazione di protocollo contiene, almeno, i seguenti dati obbligatori: il numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile; la data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile; il mittente che ha prodotto il documento, registrato in forma non modificabile; il destinatario del documento, registrato in forma non modificabile; l oggetto del documento, registrato in forma non modificabile; la classificazione.

34 DOCUMENTI INFORMATICI I documenti informatici sono ricevuti e trasmessi in modo formale sulla/dalla casella di posta elettronica certificata istituzionale dell Amministrazione. La registrazione di protocollo di un documento informatico sottoscritto con firma digitale è eseguita dopo che l operatore addetto al protocollo ne ha accertato l autenticità, la provenienza, l integrità ed ha verificato la validità della firma. Nel caso di documenti informatici in partenza, l operatore esegue anche la verifica della validità amministrativa della firma. Il calco dell impronta previsto nell operazione di registrazione di protocollo è effettuato per tutti i files allegati al messaggio di posta elettronica ricevuto o inviato. La registrazione di protocollo dei documenti informatici ricevuti per posta elettronica è effettuata in modo da far corrispondere ad ogni messaggio una registrazione, la quale si può riferire sia al corpo del messaggio sia ad uno o più file ad esso allegati. I documenti informatici sono memorizzati nel sistema, in modo non modificabile, al termine delle operazioni di registrazione e segnatura di protocollo DOCUMENTI ANALOGICI (CARTACEI E SUPPORTI RIMOVIBILI) I documenti analogici sono ricevuti e trasmessi con i mezzi tradizionali della corrispondenza, (il servizio postale pubblico e/o privato o con consegna diretta alla Funzione). La registrazione di protocollo di un documento analogico cartaceo ricevuto, così come illustrato nel seguito, viene sempre eseguita in quanto vi è la necessità di registrare l avvenuta ricezione. Nel caso di corrispondenza in uscita o interna formale, l addetto individuato alla protocollazione all interno della Funzione, esegue la registrazione di protocollo dopo che il documento ha superato tutti i controlli formali sopra richiamati. 9.4 ELEMENTI FACOLTATIVI DELLE REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO Al fine di migliorare l efficacia e l efficienza dell azione amministrativa, il sistema in uso presso la Federazione (DocSuite), permette all operatore di effettuare: il collegamento a documenti precedenti; inserimento nominativi dei destinatari delle copie per conoscenza; 9.5 SEGNATURA DI PROTOCOLLO DEI DOCUMENTI L operazione di segnatura di protocollo è effettuata contemporaneamente all operazione di registrazione di protocollo. La segnatura di protocollo è l apposizione o l associazione all originale del documento, in forma permanente non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso. Essa consente di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. Le informazioni incluse nella segnatura sono quelle di seguito elencate: denominazione dell amministrazione; data e numero di protocollo del documento; numero di pagine che compongono il documento (pag. x di y).

35 DOCUMENTI CARTACEI La segnatura di protocollo di un documento cartaceo avviene attraverso l apposizione su di esso di un segno grafico sul quale vengono riportate le seguenti informazioni relative alla registrazione di protocollo: denominazione dell amministrazione; data e numero di protocollo del documento; indice di classificazione; Il segno grafico è realizzato dalla Federazione, con il timbro sotto riportato. L operazione di acquisizione dell immagine dei documenti cartacei è eseguibile solo dopo che l operazione di segnatura è stata eseguita, in modo da acquisire con l operazione di scansione, come immagine, anche il segno sul documento. 9.6 ANNULLAMENTO DELLE REGISTRAZIONI DI PROTOCOLLO La necessità di modificare anche un solo campo tra quelli obbligatori della registrazione di protocollo, registrati in forma non modificabile, per correggere errori verificatisi in sede di immissione manuale di dati o attraverso l interoperabilità dei sistemi di protocollo mittente e destinatario, comporta l obbligo di annullare l intera registrazione di protocollo. Le informazioni relative alla registrazione di protocollo annullata rimangono memorizzate nelle stampe, permettendo di individuare la data e l autore dell annullamento e gli estremi dell autorizzazione all annullamento del protocollo effettuata dall Ufficio di Staff dell Amministratore Unico. In tale ipotesi la procedura riporta la dicitura annullato in posizione visibile e tale, da consentire la lettura di tutte le informazioni originarie. Il sistema registra l avvenuta rettifica, la data e il soggetto che è intervenuto. Solo l Ufficio di Staff dell Amministratore Unico è autorizzato ad annullare le registrazioni di protocollo. L annullamento di una registrazione di protocollo generale deve essere richiesto con specifica nota, adeguatamente motivata, indirizzata a all attenzione dell Ufficio di Staff dell Amministratore Unico. Le richieste di annullamento delle registrazioni, sono conservate unitamente alla stampe del Registro Protocollo.

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