Modulistica e strumenti operativi

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1 Modulistica e strumenti operativi Modulistica, Modulistica on line, Modulisticaontablet, Pratiche, Guide normative, Servizi e Consulenze azienda con sistema qualità certificato ISO 9001:2000 via Emilia, Santarcangelo di Romagna (RN) tel fax modulgrafica@maggioli.it

2 Appalti di beni e servizi IL SERVIZIO È NATO PER SUPPORTARE IL LAVORO DEGLI OPERATORI COMUNALI Offre pratiche complete, guide operative, regolamenti e formulari di modulistica per i vari uffici comunali, suddivisi per procedimenti amministrativi. La modulistica è scaricabile su PC, personalizzabile e stampabile senza limitazioni. È possibile acquistare un singolo prodotto, un area tematica oppure attivare il servizio per la serie completa di 13 aree tematiche. Gli abbonati alle aree tematiche hanno a disposizione: normativa ed una selezione della prassi e della giurisprudenza del settore; scadenzario degli adempimenti con riferimenti specifici alle norme ed alla modulistica utile per lo svolgimento delle attività; newsletter periodica con approfondimenti, commenti, procedure, circolari, schemi, tabelle di sintesi. Abbonandosi ad un area l ente è certo di disporre di tutti gli strumenti di lavoro necessari per lo svolgimento dei principali adempimenti di competenza dell ufficio. I prodotti vengono aggiornati ad ogni modifica legislativa e restano a disposizione del cliente per tutta la durata dell abbonamento. Il portale ha un interfaccia semplice ed intuitiva, fruibile anche da dispositivi mobile. Il codice di accesso viene inviato direttamente alla casella di posta elettronica del cliente. Accedere al servizio è semplice: basta collegarsi all indirizzo e cliccare sul bottone corrispondente all area di interesse per consultare i prodotti disponibili ed i relativi contenuti. Indipendentemente dal tipo e dal numero di abbonamenti sottoscritti, ogni abbonato ha un unica password per accedere all interno del portale. Gli abbonamenti possono avere durata annuale o triennale. IL PORTALE PIÙ UTILIZZATO DAI COMUNI ITALIANI Completamente rinnovato Arricchito nei contenuti Sempre aggiornato 80

3 A1950WEB Appalti di beni e servizi I PRODOTTI OFFERTI DAL PORTALE COSTITUZIONE E GESTIONE DELLA CENTRALE UNICA DI COMMITTENZA Pratica on line disponibile in su Contiene: scheda tecnica, schema di convenzione per l istituzione della Centrale Unica di committenza, bozza di regolamento per il funzionamento della C.U.C, schema delibera di approvazione della convenzione e del regolamento, nomina del responsabile del procedimento, fac-simile piano dei fabbisogni e degli acquisti, report periodico di informazione ai Comuni associati, organigramma funzionale del ciclo degli acquisti, tutta la normativa di riferimento. A280299WEB A0612WEB A0600WEB A0601WEB A0602WEB A0603WEB A0604WEB A0605WEB A0546WEB LA DISCIPLINA DEI CONTRATTI DI LAVORI, SERVIZI E FORNITURE Regolamento on line disponibile in su in base al Codice dei contratti pubblici di lavori, servizi e forniture approvato con D.Lgs , n. 163 e s.m.i. TUTTA LA MODULISTICA PER L APPLICAZIONE DEL NUOVO REGOLAMENTO DI ATTUAZIONE DEL CODICE DEI CONTRATTI PUBBLICI PER GLI APPALTI DI FORNITURE E SERVIZI Raccolta on line disponibile in su AFFIDAMENTO IN ECONOMIA DI FORNITURE E SERVIZI Pratica on line disponibile in su PROGETTAZIONE PER L AFFIDAMENTO IN APPALTO DI FORNITURE E SERVIZI Pratica on line disponibile in su PROCEDURA APERTA DI AFFIDAMENTO DI APPALTO DI FORNITURE E SERVIZI CON IL CRITERIO DELL OFFERTA ECONOMICAMENTE PIU VANTAGGIOSA/ PREZZO PIU BASSO Pratica on line disponibile in su PROCEDURA NEGOZIATA PER L AFFIDAMENTO DI FORNITURE E SERVIZI Pratica on line disponibile in su ESECUZIONE DEI CONTRATTI DI FORNITURE/SERVIZI: ADEMPIMENTI INIZIALI, SOSPENSIONI, SUBAPPALTI E SUBCONTRATTI, VARIANTI, ADEMPIMENTI FINALI Pratica on line disponibile in su PROCEDURA DI GARA PER L AFFIDAMENTO IN APPALTO DI FORNITURE/SERVIZI Pratica on line disponibile in su I CONTRATTI PUBBLICI DI LAVORI, SERVIZI E FORNITURE Guida normativa on line disponibile in su Le principali norme nazionali applicabili dopo l entrata in vigore del Codice dei Contratti Pubblici Le direttive, i regolamenti e le comunicazioni dell Unione Europea in materia di appalti di lavori, servizi e forniture. 81

4 Appalti di beni e servizi GUIDA OPERATIVA A0598INF NUOVA EDIZIONE COMPLETAMENTE RIVISTA ED AGGIORNATA LE PROCEDURE IN ECONOMIA Guida alla gestione pratica del cottimo fiduciario ed alla regolamentazione interna CONSULTA IL CATALOGO PRODOTTI ON LINE DI MAGGIOLI MODULGRAFICA SU Schede tecniche Schemi di regolamenti e di atti Normativa e prassi amministrativa Guida operativa con Cd-Rom pag. n. 400 a cura di Alessandro Massari, in collaborazione con Maggioli Formazione GUIDA OPERATIVA a cura di Alessandro Massari Le procedure in economia dopo la legge di stabilità 2014 e i recenti decreti Guida alla gestione pratica del cottimo fiduciario ed alla regolamentazione interna - Normativa e prassi amministrativa L opera è così strutturata: È un noto ed apprezzato avvocato amministrativista esperto in materia di contrattualistica pubblica, direttore della Rivista Internet e mensile Appalti&Contratti IL CD-ROM CONTIENE di Maggioli Editore, autore di numerose monografie e pubblicazioni, la prima sezione riporta un utilissimo schema illustrativo schemi di regolamenti e di atti direttore del Master Appalti di Maggioli Formazione e docente con esperienza pluridecennale. la normativa, la prassi amministrativa e la giurisprudenza in materia delle novità della Legge di stabilità 2014 dei recenti IN COLLABORAZIONE CON Decreti e della spending review sugli acquisti di beni Via Emilia Santarcangelo di Romagna (RN) Tel Fax clienti.modulgrafica@maggioli.it - e servizi e le schede tecniche (slides) dove viene riportata una efficace sintesi delle principali problematiche inerenti l applicazione delle procedure in economia: l inquadramento sistematico, l ambito di ammissibilità (soglie di importo e tipologie di interventi), le modalità di scelta degli operatori economici da invitare, la procedura di cottimo fiduciario (dalla redazione della lettera di invito alla stipula del cottimo fino alla completa esecuzione della commessa). la seconda sezione contiene tutta la documentazione operativa composta da schemi di regolamenti interni e di atti inerenti la procedura di cottimo fiduciario: determinazioni, lettere di invito, capitolati/foglio patti e condizioni, ecc. la terza sezione prevede una utilissima raccolta di normativa, prassi e giurisprudenza ordinata per materia. Maggioli Modulgrafica Le procedure in economia GUIDA OPERATIVA - Schede tecniche - Schemi di regolamenti e di atti amministrativi cod. A0598INF(a) La guida è schematica, pratica e completa con un taglio strettamente operativo, si tratta di un prodotto unico nel suo genere che unisce la praticità degli strumenti di Maggioli Modulgrafica alla professionalità di Maggioli Formazione e Consulenza. La guida è destinata ai funzionari e responsabili del procedimento di tutte le stazioni appaltanti. L autore, Alessandro Massari, è un noto ed apprezzato avvocato amministrativista esperto in materia di contrattualistica pubblica, direttore della Rivista Internet e mensile Appalti&Contratti di Maggioli Editore, autore di numerose monografie e pubblicazioni, direttore del Master Appalti di Maggioli Formazione e docente con esperienza pluridecennale. 82

5 Appalti di beni e servizi LA GESTIONE DEI CONTRATTI DELLA P.A. IN FORMA ELETTRONICA Con la conversione del D.L n. 179 nella L n. 221 è stato modificato il Codice dei Contratti Pubblici (D.L. n. 163/2006). La nuova norma stabilisce che a partire dal 1 gennaio 2013 i contratti relativi a lavori, servizi e forniture devono essere stipulati in modalità elettronica e firmati digitalmente mediante atto pubblico notarile informatico ovvero in forma pubblica amministrativa a cura dell Ufficiale rogante o mediante scrittura privata. Per poter applicare concretamente la nuova normativa gli enti devono necessariamente dotarsi di adeguati strumenti informatici ad uso dell ufficio contratti. ha predisposto un Software di gestione in grado di gestire tutte le fasi di definizione dei contratti nel rispetto delle nuove disposizioni; dalla predisposizione, alla formalizzazione, dal controllo alla conservazione sostitutiva. A2803INF SOFTWARE PER LA GESTIONE DEL CONTRATTO DIGITALE DELLA PA Il software consente: - utilizzo in modalità multiutente - corretta gestione e i documenti elettronici nonché dei documenti cartacei dematerializzati, - gestione semplice e funzionale dello scadenziario dei contratti, - calcolo, gestione e rendicontazione dei diritti e delle spese derivanti dai contratti, - rendicontazione dei bolli virtuali, - predisposizione di differenti tipologie di registri: forma pubblica, scrittura privata, registrazione in caso d uso, ecc. - archiviazione degli estremi dei versamenti / verifica dei pagamenti, - archivio degli schemi di contratti tipo, - invio delle comunicazioni all Anagrafe Tributaria con produzione dei file in formato digitale, - gestione della Firma Digitale ed inoltro tramite PEC. Il software consente di archiviare l intera documentazione inerente le pratiche contrattuali, gli atti prodotti e ricevuti dall Ente, generando una vera e propria banca dati dei contratti (dati, documenti ed allegati), dove tutte le informazioni rimangono archiviate in forma elettronica e possono essere rintracciate e riprodotte in modo semplice ed immediato. Questa nuova modalità di gestione ripropone il problema della conservazione degli originali elettronici e di tutta la documentazione digitale a valore legale che deve essere conservata nel tempo in modo da garantire l integrità, l autenticità e la leggibilità del documento informatico (D.L. n. 82/2005 e Direttiva Cnipa 11/2004). Il software può essere integrato con il modulo aggiuntivo per la conservazione sostitutiva a norma che consente di archiviare in modo automatico la documentazione elaborata senza richiedere alcun intervento manuale da parte degli operatori (preventivi a richiesta). 83

6 GED - LA GESTIONE ELETTRONICA DOCUMENTALE Con l entrata in vigore del Codice dell Amministrazione Digitale, tutta la Pubblica Amministrazione è chiamata a partecipare al processo di trasformazione digitale che si propone di ottimizzare l erogazione dei servizi, incrementare la partecipazione dei cittadini e delle imprese alla vita democratica e migliorare la capacità di governo delle amministrazioni locali. Oggi infatti l attività amministrativa non ruota più soltanto attorno all atto amministrativo, ma anche al dato ed alle informazioni che la Pubblica Amministrazione, grazie alla telematica, può rendere disponibili direttamente nelle case dei cittadini. I dati informatici viaggiano attraverso le reti telematiche e vengono infine pubblicati e resi conoscibili sui siti Internet delle P.A., in bacheche e sportelli virtuali. Il passaggio dallo sportello reale a quello virtuale significa rivisitazione delle metodologie di lavoro e dei flussi informativi dell amministrazione. In particolare Maggioli realizza studi di fattibilità per l eliminazione fisica degli archivi cartacei, con passaggio al regime di Conservazione Sostitutiva. In ogni fase del servizio, i nostri esperti affiancano il personale dell Ente nella gestione delle istanze agli organismi istituzionali, elaborando modulistica e relazioni tecniche ad hoc, con conseguente trasferimento di know-how specialistico e formazione operativa. I vantaggi per l Ente Riduzione dei tempi di gestione di archiviazione e di ricerca documentale Possibilità di delocalizzare o, in alcuni casi, eliminare l archivio cartaceo Possibilità di pubblicare sul web gli atti amministrativi Riduzione dei tempi di attesa da parte dei cittadini Riduzione dei costi per l amministrazione comunale I punti di forza del servizio Maggioli La capacità progettuale La professionalità delle risorse umane impiegate L utilizzo di applicazioni software e strumentazioni hardware all avanguardia L offerta tutto compreso Maggioli è registration authority: ovvero ente di registrazione per le procedure di Firma Digitale e Posta Elettronica Certificata dei documenti grazie a un accordo di partnership con l ente certificatore InfoCert. N.B. Ci contatti per ogni ulteriori informazioni. Per fissare un appuntamento presso il suo Ente. Un attenta analisi del contesto operativo e dei relativi bisogni le permetteranno di cogliere i vantaggi di questo straordinario servizio. 84

7 Servizi di archiviazione digitale per la dematerializzazione degli atti amministrativi di interesse dell Ufficio Segreteria: Deliberazioni del Consiglio Comunale Deliberazioni della Giunta Municipale Determinazioni sindacali Determinazioni dirigenziali Contratti, ordinanze Regolamenti La digitalizzazione degli atti amministrativi di interesse dell Ufficio Segreteria rappresenta il punto di partenza per una nuova concezione della gestione documentale all interno dell Ente. La conversione dei documenti cartacei in formato elettronico consente infatti di ottenere enormi benefici sia nell organizzazione interna, sia nei rapporti partecipativi dei cittadini e delle imprese alla vita amministrativa dell Ente: La pianificazione del servizio Ogni servizio è preceduto da una attenta analisi del contesto operativo e dei bisogni specifici del committente. Questa fase, comunemente definita di predisposizione dell ambiente di lavoro e start up, prevede un sopralluogo tecnico ed un incontro tra il referente dell Ente ed il capo progetto Maggioli. In questa fase vengono esaminate le problematiche di tipo logistico e concordati i tempi e le modalità di lavoro presso la sede del fornitore e/o presso l Ente, con eventuale coinvolgimento del personale interno secondo modalità da concordare. Il servizio prevede le seguenti fasi: preparazione dei documenti estrazione dei documenti dai fascicoli, rimozione dei punti metallici, ripristino dei documenti danneggiati o in cattive condizioni, suddivisione in lotti di lavorazione scansione dei documenti indicizzazione delle immagini e dei metadati acquisiti document management con realizzazione di apposito software per la gestione e la ricerca dei documenti elettronici esportazione dei documenti digitali con memorizzazione su supporto ottico. Servizi di archiviazione digitale per la dematerializzazione degli atti amministrativi di interesse dell Ufficio Personale: Fascicoli del personale dipendente Stato matricolare Cedolini Contratti La digitalizzazione del fascicolo del personale dipendente rappresenta il punto di partenza per una nuova concezione della gestione documentale all interno dell Ente e in particolare nell ufficio personale. La conversione di questi documenti cartacei in formato elettronico consente infatti di ottenere enormi benefici, sia nell organizzazione interna dell ufficio, sia nei rapporti con i dipendenti stessi. 85

8 La pianificazione del servizio Ogni servizio è preceduto da una attenta analisi del contesto operativo e dei bisogni specifici del committente. Questa fase, comunemente definita di predisposizione dell ambiente di lavoro e start up, prevede un sopralluogo tecnico ed un incontro tra il referente dell Ente ed il capo progetto Maggioli. In questa fase, vengono raccolte ed esaminate le problematiche di tipo logistico e concordati i tempi e le modalità di lavoro presso la sede del fornitore e/o presso l Ente con eventuale coinvolgimento del personale interno secondo modalità da concordare. Il servizio prevede le seguenti fasi: preparazione dei documenti estrazione dei documenti dai fascicoli, rimozione dai punti metallici, ripristino dei documenti danneggiati o in cattive condizioni, suddivisione in lotti di lavorazione scansione dei documenti su qualsiasi formato/dimensione indicizzazione delle immagini e dei metadati acquisiti document management con realizzazione di apposito software per la gestione e la ricerca dei documenti elettronici esportazione dei documenti digitali con memorizzazione su supporto ottico predisposizione del software di ricerca e consultazione dell archivio informatico dei documenti, autoinstallante, concesso in licenza d uso perenne. Servizi, Soluzioni e Tecnologie per la riproduzione in digitale, la pubblicazione via web e la conservazione di materiale documentale storico di interesse per le Biblioteche La Biblioteca è, per eccellenza, il luogo di promozione del sapere, di incontro tra studiosi e di raccolta dei tesori dell arte e del pensiero, prodotti dalle diverse culture. Poter conservare e rendere fruibile questo patrimonio per le generazioni future è di vitale importanza. La digitalizzazione in tutte le sue forme garantisce oggi questo importante risultato. Maggioli si propone come partner ideale per la produzione di servizi e tecnologie per la riproduzione in digitale, la pubblicazione via web e la conservazione di materiale documentale storico. I nostri servizi: Riproduzione Digitale Documentazione Storica Riproduzione Micrografica Conversione a Microfilm a Digitale LE SOLUZIONI: Archivi Digitali - Per la gestione di archivi digitali di documentazione storica offriamo software personalizzati e sviluppati sulla base dell esperienza maturata in questi anni nel settore archivistico e bibliotecario. Web Digital Library - Questo servizio consente di pubblicare online interi archivi di documenti digitali, navigabili tramite il nostro software Seshat per la gestione e la ricerca di documenti digitali. LE TECNOLOGIE utilizzate: Scanner per Libri e Grandi Formati Scanner per Microfilm Scanner Automatici per Libri 86

9 REDAZIONE DEL MANUALE DI GESTIONE DEI DOCUMENTI Con l introduzione del protocollo informatico, tutti gli uffici comunali sono obbligati ad utilizzare il sistema di gestione informatica dei documenti per svolgere ogni attività inerente all ordinamento, alla ricerca e all accesso al patrimonio documentario dell ente. Il coinvolgimento di tutte le unità organizzative della P.A. nella gestione dei documenti richiede una dettagliata regolamentazione delle attività, soprattutto ora che viene richiesto l uso della e del sito internet comunale nelle comunicazioni con i cittadini e resa obbligatoria l attivazione della casella di PEC comunale. Ogni operatore comunale deve quindi saper svolgere correttamente le operazioni di registrazione, classificazione e archiviazione per qualsiasi tipo di documento cartaceo e non. propone il nuovo Servizio di assistenza tecnico-giuridica per la redazione del Manuale di Gestione dei documenti; ogni comune ha approvato un manuale di gestione, pochissimi però dispongono di manuali aggiornati ed effettivamente in grado di regolamentare correttamente i flussi documentali. Il nostro servizio prevede le seguenti attività: analisi della situazione organizzativa attuale, delle modalità di gestione del protocollo, dell archivio e degli strumenti a disposizione dell Ente; identificazione e analisi dei processi e dei procedimenti amministrativi, in base alla normativa vigente e la prassi dell Ente; rilevazione delle criticità e razionalizzazione del work-flow; supporto organizzativo e operativo al personale per la definizione e riorganizzazione dei flussi documentali e delle metodologie di gestione dei documenti, fino alla dematerializzazione della documentazione. Le principali fasi del servizio prevedono: stesura della bozza di manuale per la Soprintendenza Archivistica per le necessarie autorizzazioni; colloqui con gli uffici per individuare lo stato dell arte, le esigenze e le possibilità del sistema; analisi delle esigenze dell organizzazione documentale; riprogettazione del sistema documentale; supporto per l implementazione e l adeguamento delle procedure di fascicolazione secondo quanto previsto dalla normativa. 87

10 A0132CONS A0133CONS RIORDINO E INVENTARIAZIONE ARCHIVIO STORICO E DI DEPOSITO Studio di fattibilità e redazione del progetto di riordino e inventariazione dell archivio Valutazione delle modalità di riordino e inventariazione dell archivio Redazione di un piano di lavoro archivistico Ricerca di fonti finanziarie disponibili Archivio storico: riordino e inventariazione Riordino integrale dell archivio o di una porzione di questo da inventariare Produzione dell elenco archivistico sintetico Produzione di un inventario redatto al termine di un processo critico di riordino che descrive la singola unità archivistica. La redazione dell inventario si ottiene dopo la schedatura preliminare delle unità archivistiche Produzione dell indice in ordine alfabetico delle categorie: persone, famiglie, località, istituzioni, materie, merci, etc. Operazioni di imbustamento del materiale archivistico rinvenuto sciolto o solo fascicolato eventuale cartellinatura con apposizione di apposite etichette che indicano la segnatura archivistica del pezzo Produzione di una guida topografica che consente di localizzare la collocazione fisica di un archivio, di una serie o di un pezzo, all interno del luogo di conservazione. Archivio di deposito: riordino e inventariazione Riordino integrale dell archivio o di una porzione di questo da inventariare. Produzione dell elenco archivistico sintetico. Selezione e scarto: cernita critica del materiale archivistico che ha l obiettivo di individuare i documenti destinati alla conservazione perpetua e di predisporre gli elenchi del materiale archivistico ritenuto superfluo e destinato all eliminazione fisica. Operazioni d imbustamento del materiale archivistico rinvenuto sciolto o solo fascicolato eventuale cartellinatura con apposizione di apposite etichette che indicano la segnatura archivistica del pezzo. CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA DEI DOCUMENTI La Conservazione Sostitutiva è un processo che consente, seguendo la normativa vigente, di eliminare gli archivi cartacei, trasferendoli su supporto ottico. Questo sistema operativo attribuisce pertanto al documento creato un valore probatorio. Maggioli offre il servizio di conservazione sostitutiva a norma dei documenti in modalità ASP (Application Service Providing), studiato appositamente per le pubbliche amministrazioni, le imprese e i professionisti. Il servizio permette di mantenere e garantire nel tempo l integrità di un documento informatico, nel rispetto della normativa vigente. Le leggi e la normativa sulla conservazione sostitutiva dei documenti danno piena validità alla conservazione in formato digitale dei documenti, siano essi cartacei o informatici, purchè le procedure adottate per la loro conservazione risultino conformi alle regole tecniche emanate. Esempi di documenti archiviabili otticamente Delibere Determine Contratti Ordini Corrispondenza Polizze assicurative Documenti anagrafici Pratiche edilizie Verbali e notifiche relative a infrazioni al C.d.S. Fatture Libri Giornale Registro IVA Dichiarazioni Modello 730 Unico. 88

11 CASELLA DI POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA LEGALMAIL La casella PEC Legalmail garantisce: Notifica SMS per i nuovi messaggi certificati in casella Valore Legale nella trasmissione dei messaggi Completa aderenza alla normativa vigente Accesso e utilizzo della webmail attraverso canale sicuro Call center dedicato Inoltro automatico dei messaggi in entrata ad altra casella. G1000 G1000B G1000T G1010 G1020 G1000M G1000MB G1000MT Casella Legalmail Standard di posta elettronica certificata del Comprende: 2GB spazio disco ricezione di posta non certificata antispam incluso 3GB di Archivio di Sicurezza validità ANNUALE validità BIENNALE validità TRIENNALE Casella Legalmail SILVER di posta elettronica certificata del Comprende: 8 GB di dimensione casella: - 2 GB di spazio casella - 6 GB di Archivio di Sicurezza. Integrazione con i più diffusi client di posta elettronica. Antivirus e Antispam ed altre prestazioni. Possibilità di ottenere domini di posta personalizzaabili. Servizio di Conservazione a norma a richiesta validità ANNUALE Casella Legalmail GOLD di posta elettronica certificata del Comprende: 15 GB di dimensione casella: - 2 GB di spazio casella - 13 GB di Archivio di Sicurezza. Servizio Mass Mailing, da lista di distribuzione, per invii. Report sugli esiti degli invii massivi. Notifica SMS per i nuovi messaggi certificati in casella. Creazione da webmail di liste di distribuzione (mailing list). Inoltro automatico dei messaggi in entrata ad altra casella. validità ANNUALE Casella Legalmail MULTIUTENZA validità ANNUALE validità BIENNALE validità TRIENNALE G1000/01 Casella Legalmail con personalizzazione sottodominio interno del G1000/02 Casella Legalmail con personalizzazione dominio/sottodominio esterno del FIRMA DIGITALE G2003L kit completo di Firma Digitale su BUSINESS KEY LITE Comprende: Business Key con certificato di sottoscrizione e di autenticazione con validità 3 anni Archivio Storico interno da 1 GB Software di firma Dike interno Manuale operativo Servizio di registrazione e di certificazione Consegna a domicilio N.B. Maggioli è Registration Authority di InfoCERT (ente certificatore del sistema camerale), autorizzato al rilascio dei servizi di certificazione quali: firma digitale e marca temporale. 89

12 UFFICIO APPALTI Servizio di conservazione a norma dei contratti e dei messaggi di posta elettronica certificata Quadro normativo La L n. 221, ha modificato il comma 13 dell art. 11 del Codice dei Contratti Pubblici (D.L. n. 163/2006). La norma stabilisce che, a partire dal 1 gennaio 2013, i contratti della pubblica amministrazione relativi a lavori, servizi e forniture devono essere stipulati in modalità elettronica e firmati digitalmente mediante atto pubblico notarile informatico ovvero in forma pubblica amministrativa a cura dell Ufficiale rogante o mediante scrittura privata. L inosservanza della disposizione ha come conseguenza la più grave delle sanzioni: la nullità dell atto. È quindi di fondamentale importanza per gli enti applicare correttamente la nuova normativa dotando l ufficio contratti di adeguati strumenti informatici. Il Codice dell Amministrazione Digitale (D.Lgs. n. 82/2005), inoltre, all art. 44, stabilisce precisi criteri per la conservazione dei documenti informatici che, nel tempo, devono garantire l identificazione certa del soggetto che li ha formati, l integrità, la loro leggibilità e l agevole reperibilità, nonché il rispetto delle misure di sicurezza. A questo va aggiunta la Delibera CNIPA n. 11/2004 che definisce le Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformita dei documenti agli originali. La nostra proposta Conservare digitalmente significa sostituire i documenti cartacei con l equivalente documento digitale che viene bloccato nella forma, contenuto e tempo attraverso la firma digitale e la marca temporale. L unione di queste tecnologie permette di rendere immodificabile un documento informatico e di datare in modo certo il documento digitale prodotto. La PEC consente di certificare l invio e l avvenuta consegna del messaggio attraverso il rilascio di una ricevuta da parte del gestore. La certezza sulla paternità del documento è garantita soltanto attraverso la sottoscrizione elettronica da parte dell autore del documento. Per conservare nel tempo i documenti pervenuti o spediti, l ente ha l esigenza di dotarsi di un servizio di conservazione sostitutiva che gli consenta di garantire la validità nel tempo del documento. Ne consegue che i contratti sottoscritti, ed i messaggi inviati/ricevuti tramite PEC devono essere archiviati e conservati con modalità adeguate ed in luoghi capaci di garantire per sempre la conservazione e la leggibilità dei files. Questi luoghi devono possedere tecnologie hardware, software e competenze gestionali di altissimo livello. Questo è il servizio che Maggioli mette a disposizione dei suoi clienti! A chi si rivolge Responsabili ufficio contratti d appalto; Responsabili servizi IT CED; Segretari Comunali; Responsabili ufficio legale; Ufficio protocollo. Modalità operative Al Cliente vengono rilasciate le credenziali di accesso al portale di Conservazione Sostitutiva Maggioli. Una volta loggato, il cliente, con semplicissime e rapide operazioni, potrà caricare i documenti informatici nel Data Center Maggioli. Da questo momento in poi i documenti saranno custoditi a norma di legge e potranno essere ricercati e consultati in ogni momento dal cliente tramite PC o dispositivo mobile. Periodicamente secondo quanto stabilito nei Livelli di Servizio, i documenti verranno marcati temporalmente (le PEC anche firmate) per porre data certa ed opponibile a terzi congelando conseguentemente la data di scadenza della firma digitale apposta al documento. 90

13 Sendy: il sistema di comunicazione tramite SMS per gli Amministratori Comunali Quadro normativo Decreto Legislativo, 7 marzo 2005, n. 82 Codice dell Amministrazione Digitale e successive modifiche ed integrazioni. Decreto Legislativo, 4 aprile 2006, n. 159 Disposizioni integrative e correttive al Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 recante Codice dell Amministrazione Digitale. Il servizio Sendy è un servizio veloce, economico e sicuro che consente alla Segreteria Comunale di informare tramite SMS i membri della Giunta e del Consiglio in merito a riunioni, commissioni, consigli, deposito atti, iniziative, eventi, ecc. Con Sendy ogni amministratore ha la possibilità di essere informato in tempo reale direttamente sul proprio cellulare. Sendy è dotato di un software di back office sviluppato in modalità ASP. La Segreteria Comunale, accedendo al portale sms.maggioli.it, attraverso pochi e semplici passaggi, è in grado di gestire autonomamente tutte le funzioni del sistema: inserire, modificare e cancellare i destinatari; ricercare i destinatari in archivio per nome, cognome o numero di cellulare; inviare un messaggio di testo agli utenti iscritti; una volta elaborato il messaggio, questo viene inoltrato automaticamente alla lista dei destinatari, oppure può essere temporizzato ed inviato successivamente; importare dati anagrafici degli utenti da un file Excel; consultare l archivio storico dei messaggi inviati; personalizzare l intestazione dei messaggi; inserire tutti gli SMS generati in una coda di attesa per un eventuale controllo dei contenuti prima dell invio; modificare o cancellare gli SMS nella coda di attesa; generare il report sintetico e dettagliato degli SMS inviati, visualizzare tutti i messaggi con invio pianificato, consentendo, se necessario, la sospensione dell invio o anche la loro completa eliminazione. 91

14 A0684FORM CONTRATTAZIONE DECENTRATA INTEGRATIVA Formazione on the job in materia di: contrattazione decentrata integrativa, costituzione e finalizzazione dei fondi di gestione delle risorse decentrate in entrata ed in uscita. erogazione dei compensi al personale nel rispetto delle disposizioni del D.Lgs. n. 150/2009 in materia di ottimizzazione della produttività del lavoro pubblico. Il servizio consente di offrire ai responsabili dell Ufficio Personale degli Enti locali, il proprio supporto tecnico-normativo che consente di verificare il rispetto delle disposizioni normative e contrattuali in merito: alle procedure di approvazione dei diversi contratti decentrati degli Enti, dal 1999 ad oggi; alla gestione dei fondi di entrata e di uscita destinati al pagamento del salario accessorio dei dipendenti, dal 1999 ad oggi. Il nostro esperto in materia si recherà presso l ente per svolgere una giornata di formazione durante la quale saranno trattati i seguenti argomenti: Analisi della documentazione dei contratti decentrati Analisi del fondo entrata risorse decentrate Analisi del fondo uscita risorse decentrate Analisi del pagamento delle singole voci retributive Impostazione a regime della corretta procedura di gestione L attività svolta sarà un utile patrimonio di base per l impostazione a regime delle procedure previste dalla normativa contrattuale. Maggioli è in grado di garantire un attività di assistenza nel tempo. PREDISPOSIZIONE DEL FASCICOLO PREVIDENZIALE DEL PERSONALE Gli Enti devono inviare al Casellario centrale delle posizioni previdenziali attive, le informazioni previdenziali relative a ogni dipendente, sia in servizio, sia cessato (a tempo determinato, in trasferimento, dimissionario, ecc.) in modo da consentire all Inpdap l emissione dell estratto conto contributivo annuale che indica le contribuzioni effettuate, la progressione del montante contributivo e le notizie relative alla posizione assicurativa del dipendente. Per ricostruire la carriera giuridica ed economica dei dipendenti, gli Enti Locali devono recuperare tutta la documentazione contenuta nel fascicolo personale, analizzarla e procedere all inserimento dei soli dati utili, nel Software S7 dell Inpdap, disponibile e scaricabile gratuitamente dal sito La documentazione da analizzare è estremamente voluminosa: atti di assunzione, inquadramenti, progressioni orizzontali e/o verticali, decreti Inpdap; denunce contributive (ruoli Cpdel e Inadel, ruoli suppletivi); modello sezione previdenziale. Predisposizione del fascicolo previdenziale del personale per la creazione della Banca dati previdenziale dei dipendenti in base al Software S7 dell INPDAP La banca dati verrà consegnata ai comuni per: gestire correttamente le pratiche di pensione riguardanti il personale che verrà collocato in quiescenza; riliquidare i trattamenti pensionistici del personale già cessato con diritto alla pensione; trasmettere all Inpdap, mediante il Mod. PA04, le istanze inerenti le altre prestazioni: riscatti, ricongiunzioni, prosecuzione volontaria, computo servizio militare, ecc.; 92

15 controllare gli estratti conto che perverranno dall Inpdap, con i dati relativi alla posizione dei propri dipendenti; verificare l aggiornamento dei dati presenti nella Banca Dati Unificata Inpdap on line. A0689CONS A0689/08CONS Il servizio è disponibile per: il personale dipendente il segretario comunale Servizi aggiuntivi A0689/02CONS A0689/03CONS A0689/07CONS A0689/04CONS A0689/05CONS A0689/06CONS A0687CONS A0686FORM Predisposizione della Pratica di collocamento a riposo Compilazione del foglio di calcolo (ex Mod. 755), del Mod. 756, del Mod. PA04 (ex Mod. 98.2), del Mod. 350/P da inviare su file all Inpdap. Predisposizione del Mod. PA04 (ex Mod. 98.2) per dipendenti: già cessati dal servizio in attesa del decreto definitivo di pensione, che hanno diritto all applicazione dei benefici derivanti dal CCNL, trasferiti presso altri Enti (mobilità volontaria, personale Ata, ecc.), che hanno inoltrato all Inpdap richieste di riscatto, ricongiunzione ecc. Ricalcolo pensione definitiva e T.F.S. entro 30 gg. dalla decorrenza del CCNL scaduto il Predisposizione del Mod. 350 e Mod. TFR per i dipendenti: trasferiti presso altri Enti, cessati dal servizio senza diritto a pensione, che hanno diritto all applicazione dei benefici derivanti dal CCNL. Predisposizione delle determine per il collocamento in quiescenza dei dipendenti Predisposizione della pratica di riscatto (titoli di studio, maternità, ecc.), ricongiunzione (periodi di lavoro presso l Inps, ecc.), computo servizio militare, periodi di lavoro prestato all estero, inabilità. Predisposizione pratica riscatto e ricongiunzione periodi di lavoro Servizio tecnico/giuridica a distanza con risposte a quesiti e risoluzione casi pratici in abbonamento Richiesta di informazioni, interpretazione di norme, circolari, informative, ecc., per quesiti da effettuare via mail/fax all indirizzo: previdenza@maggioli.it Servizio di formazione on-site in materia previdenziale Inpdap e per l utilizzo dell applicativo S7 dell Inpdap N.B. Ci contatti per ogni ulteriori informazioni sui nostri servizi per fissare un appuntamento presso il suo Ente. Un attenta analisi del contesto operativo e dei relativi bisogni le permetteranno di cogliere i vantaggi di questo straordinario servizio. 93