Le iniziative della Regione del Veneto in tema di dematerializzazione documentale verso un Polo Archivistico Regionale

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1 Le iniziative della Regione del Veneto in tema di dematerializzazione documentale verso un Polo Archivistico Regionale Andrea Boer Regione del Veneto Direzione Sistemi Informativi U.C. e-government Treviso, 22 novembre 2013

2 Da dove siamo partiti Nel 2005 la Regione del Veneto dematerializzava i flussi con la tesoreria relativamente agli ordinativi di pagamento (mandati) La firma digitale dei mandati di pagamento avveniva per mezzo di un servizio gestito in outsourcing Criticità: Stava emergendo la necessità di estendere l applicazione della firma digitale ad altri processi amministrativi Il gestionale di contabilità ed il servizio esterno di firma comunicavano attraverso interfacce ad hoc non utilizzabili per dematerialzizare altri processi Le comunicazioni, uscendo dal perimetro regionale, erano soggette a rischi (sicurezza dei flussi) Il costo del servizio era elevato La conservazione dei documenti informatici non era garantita 22/11/2013 Le iniziative della Regione del Veneto in tema di dematerializzazione 2

3 Il progetto DO.GE Nel 2007 veniva avviato un progetto per internalizzare il servizio di firma digitale ed esternalizzare quello di conservazione. Principali obiettivi: Riutilizzare al massimo le risorse (hardware, software, conoscenza) già presenti all interno dell Amministrazione Realizzare una soluzione che non fosse specificamente destinata per la firma dei mandati di pagamento ma che potesse essere utilizzata per dematerializzare anche altri processi Adottare un architettura flessibile e scalabile Raggiungere l indipendenza dallo specifico fornitore di servizi Ottenere un risparmio economico 22/11/2013 Le iniziative della Regione del Veneto in tema di dematerializzazione 3

4 Quale modello per la conservazione Abbiamo affrontato il problema senza preconcetti, valutando attentamente le due possibili opzioni (Make or buy): conservazione in house vs servizio in outsourcing Dati i volumi interessati ( mandati/anno, formato xml, ridotta occupazione di spazio disco) e la disponibilità di operatori qualificati sul mercato la scelta è stata di affidare all esterno il servizio di conservazione a norma. Prerequisito: utilizzare un hub applicativo regionale per comunicare con il conservatore, in modo da disaccoppiare i sistemi e consentire al bisogno di affidare ad altro operatore il servizio al termine dell appalto. Caratteristiche del sistema: sistema unico di conservazione, indipendente dalla tipologia di documento/procedimento punto unico di accesso al servizio classificazione, metadatazione, fascicolazione regole uguali per tutti i documenti/procedimenti Responsabile unico della conservazione 22/11/2013 Le iniziative della Regione del Veneto in tema di dematerializzazione 4

5 Il nuovo sistema Approccio modulare Architettura a servizi Chiara distinzione dei ruoli 22/11/2013 Le iniziative della Regione del Veneto in tema di dematerializzazione 5

6 Risultati raggiunti Maggiore integrazione con il sistema informativo regionale Maggiore sicurezza nei flussi tra applicazioni gestionali e servizi di firma Riuso di soluzioni esistenti, salvaguardando così l investimento in tecnologia e soprattutto conoscenza Risparmio sul canone outsourcing Modello replicabile per dematerializzare altri processi Unico archivio per la conservazione dei documenti informatici, stesse regole per tutti i processi e per tutti i documenti 22/11/2013 Le iniziative della Regione del Veneto in tema di dematerializzazione 6

7 Le nuove sfide della P.A. digitale Nodo SPC dei pagamenti alla P.A. DL 179/2012, art. 15 comma 5-bis: Per il conseguimento degli obiettivi di razionalizzazione e contenimento della spesa pubblica in materia informatica ed al fine di garantire omogeneità di offerta ed elevati livelli di sicurezza, le amministrazioni pubbliche devono avvalersi per le attività di incasso e pagamento della piattaforma tecnologica di cui all'articolo 81, comma 2-bis, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e delle piattaforme di incasso e pagamento dei prestatori di servizi di pagamento abilitati ai sensi dell'articolo 5, comma 3, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82. (53) Fattura elettronica DM 55/2013: Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle amministrazioni pubbliche ai sensi dell articolo 1, commi da 209 a 213, della legge 24 dicembre 2007, n. 244 Razionalizzazione dei CED della P.A. DL 179/2012, art. 33-septies. Consolidamento e razionalizzazione dei siti e delle infrastrutture digitali del Paese Poli archivistici? 22/11/2013 Le iniziative della Regione del Veneto in tema di dematerializzazione 7

8 I servizi per gli Enti Locali

9 DGR 1006/ /11/2013 Le iniziative della Regione del Veneto in tema di dematerializzazione 9

10 Cosa offre attualmente la Regione agli Enti Locali veneti Servizi attualmente disponibili a favore degli Enti Locali e propedeutici alla dematerializzazione documentale: 1. Strumenti di firma digitale e marcatura temporale 2. Servizio di posta elettronica certificata 3. Servizio di conservazione sostitutiva a norma dei documenti informatici 4. Supporto, formazione ed help desk 22/11/2013 Le iniziative della Regione del Veneto in tema di dematerializzazione 10

11 Firma digitale e marcatura temporale I Kit di firma forniti rispettano la normativa vigente, ed in particolare la deliberazione DigitPA 45/2009 e la determinazione commissariale 69/2010. Il kit di firma consegnato al Titolare si compone di: Token USB Una busta discreta (in modo da garantire la sicurezza e la riservatezza) contenente il codice di attivazione di default ad esso associato (PIN/PUK), il codice di emergenza per la sospensione del certificato (ERC) e l identificativo univoco del titolare (IUT). Le condizioni generali del contratto (documento cartaceo) Una pagina con le prime istruzioni e i riferimenti al sito web informativo. Il sito web metterà a disposizione l'intera documentazione tecnica, sempre aggiornata, e il software per l'utilizzo dei devices (driver lettore, pkcs#11, CSP, software di firma, verifica e marcatura Dike). 22/11/2013 Le iniziative della Regione del Veneto in tema di dematerializzazione 11

12 Distribuzione/accesso al servizio 738 kit di firma in 12 mesi Rilascio gratuito kit di firma Quantità in base alla popolazione amministrata dall ente in considerazione di progetti di particolare interesse che possano trarre beneficio dall utilizzo della Firma Digitale Popolazione amministrata < e Comunità Montane tra e e Enti strumentali Numero Firme Digitali Oltre al numero gratuito di token è possibile per l ente acquisire ulteriori token di firma, alle medesime condizioni di gara offerte alla Regione, al costo unitario di 24 con validità triennale Anche le marcature temporali possono essere acquisiti, alle medesime condizioni di gara offerte alla Regione, in lotti da 5000 con costo per singola marca di 0,05 (+ iva) 5 10 > Province 20 22/11/2013 Le iniziative della Regione del Veneto in tema di dematerializzazione 12

13 Posta Elettronica Certificata Lo strumento di Posta Elettronica Certificata è fruibile: utilizzando i più diffusi client di posta (Outlook, Thunderbird, etc.), tramite interfaccia Webmail applicativamente, mediante opportune librerie di integrazione. 22/11/2013 Le iniziative della Regione del Veneto in tema di dematerializzazione 13

14 PEC caratteristiche del servizio / 1 Le caselle di Posta Elettronica Certificata forniscono tutte le funzionalità previste dalla normativa nonché quelle opzionali di seguito riportate: Gestione messaggi non PEC. E' possibile configurare la casella PEC rispetto ai messaggi provenienti da account non PEC. In particolare: rigettare i messaggi non PEC, avvisando il mittente inoltrare i messaggi non PEC ad un diverso account (non PEC) accettare i messaggi non PEC (che vengono quindi gestiti come anomalie) Casella multiutente possibilità di avere più user/password per l accesso alla casella Legalmail; definizione di una user master : l unica che può configurare le diverse opzioni, i filtri e i servizi aggiuntivi quali ad esempio l Archivio di Sicurezza e la Notifica SMS; definizione di più user base che possono accedere alla casella, leggere/inviare messaggi e consultare l Archivio di Sicurezza; tracciatura degli utenti che hanno utilizzato la casella Legalmail. 22/11/2013 Le iniziative della Regione del Veneto in tema di dematerializzazione 14

15 PEC caratteristiche del servizio / 2 Capacità casella La capacità delle caselle standard è complessivamente di 6 GB. La casella gestisce l'invio di messaggi fino a 50 MB. Traffico illimitato Antispam e antivirus Inoltro automatico La funzione di Inoltro Automatico consente di reinviare automaticamente i messaggi in entrata nella casella verso un'altra casella, standard o certificata. Firma e crittografia da webmail L'indirizzo PEC dell'utente può essere associato al certificato di autenticazione e può essere utilizzato per firmare il messaggio PEC in partenza Archivio di sicurezza Il servizio offre ampia possibilità di configurazione, consentendo al titolare della casella PEC di decidere cosa conservare. Es: tutti i messaggi in entrata, tutti i messaggi in uscita, solo determinate tipologie di messaggi ecc. Servizio SMS Servizio di notifica SMS per informare l'utente della presenza di nuovi messaggi in arrivo nella sua casella. 22/11/2013 Le iniziative della Regione del Veneto in tema di dematerializzazione 15

16 Distribuzione/accesso al servizio Rilascio gratuito delle caselle PEC Quantità varia in base alla popolazione amministrata dall ente e in considerazione di progetti di particolare interesse che possano trarre beneficio dall utilizzo della Firma Digitale Popolazione amministrata < e Comunità Montane tra e e Enti strumentali Numero PEC Oltre al numero gratuito di PEC è possibile per l ente acquisire ulteriori PEC di firma, alle medesime condizioni di gara offerte alla Regione, al costo unitario di 6,50 con validità annuale 5 10 > ULSS e Province caselle di PEC attive 22/11/2013 Le iniziative della Regione del Veneto in tema di dematerializzazione 16

17 Conservazione sostitutiva a norma Il servizio di conservazione a norma garantisce la conservazione sostitutiva dei documenti nel pieno rispetto della normativa vigente. Permette di conservare un documento in maniera sostitutiva anche a partire da un originale cartaceo. La firma digitale del Responsabile della Conservazione e la marca temporale conferiscono ai documenti pieno valore legale. Il servizio, consente la gestione del flusso di conservazione con relativi metadati in ASP. In questo modo l Ente è svincolato dalle problematiche di gestione della sicurezza dei documenti e metadati, del controllo dei processi di creazione lotti, indicizzazione, marcatura, etc., poiché tali processi vengono svolti dal servizio ASP 22/11/2013 Le iniziative della Regione del Veneto in tema di dematerializzazione 17

18 Conservazione sostitutiva a norma Il servizio di Conservazione prevede la predisposizione di un piano di avvio dove vengono considerati i seguenti aspetti: requisiti formali verifica dei prerequisiti tecnologici integrazione applicativa eventuale migrazione da altro sistema Il costo del servizio è a carico del singolo Ente ed è pari, in proporzione, al corrispettivo versato dalla Regione: canne annuo di 120,00/GByte inviato in conservazione + l eventuale costo per lo startup del servizio 22/11/2013 Le iniziative della Regione del Veneto in tema di dematerializzazione 18

19 Le iniziative per il futuro Verso un Polo Archivistico Veneto?

20 Come affrontare il tema della conservazione negli enti locali? I documenti da conservare sono gli stessi per tutti gli enti, le norme sono le stesse, i problemi da affrontare sono gli stessi Elevata frammentazione amministrativa: D.L. 9/2/2012 n. 5 art. 47-ter: Le funzioni legate alle tecnologie dell'informazione e della comunicazione, di seguito denominate funzioni ICT, nei comuni sono obbligatoriamente ed esclusivamente esercitate in forma associata, secondo le forme previste dal testo unico di cui al decreto legislativo 18 agosto 2000, n. 267, da parte dei comuni con popolazione fino a abitanti La conservazione documentale è il tipico servizio da esercire in forma associata 22/11/2013 Le iniziative della Regione del Veneto in tema di dematerializzazione 20

21 I principi 1. Promuovere l aggregazione degli enti 2. Creare una rete di relazioni per diffondere esperienze, best practice, soluzioni 3. Creare un quadro di riferimento comune costituito da regole, strumenti e standard 4. Mettere a fattor comune le conoscenze 5. Coinvolgere gli operatori del mercato per condividere standard e metodologie 22/11/2013 Le iniziative della Regione del Veneto in tema di dematerializzazione 21

22 Il ruolo dei CST regionali La DGR n del 29 dicembre 2011 approva un protocollo d intesa con i centri servizi territoriali del Veneto per promuovere progettualità e collaborazioni nell ambito dell e-governement e della Società dell Informazione, in particolare: programmare e promuovere le attività volte a realizzare modalità di amministrazione elettronica ai fini della semplificazione, trasparenza integrazioni ed efficienza dei servizi rivolti al cittadino ed alle imprese; identificare progetti comuni di sviluppo dell ICT, della Società dell Informazione e di e-government; attuare lo scambio di esperienze in campo organizzativo, applicativo e tecnologico; standardizzazione: definire e sviluppare dei progetti per raggiungere degli standard che vengano rispettati da tutti gli enti del territorio regionale e che possano venire presi in considerazione a livello nazionale. servizi: condivisione di infrastrutture tecnologiche volte all erogazione di servizi nei confronti di cittadini e imprese. 22/11/2013 Le iniziative della Regione del Veneto in tema di dematerializzazione 22

23 L atto integrativo sulla dematerializzazione 22/11/2013 Le iniziative della Regione del Veneto in tema di dematerializzazione 23

24 I contenuti dell accordo REGIONE Istituzione di un centro regionale di competenza Coordinamento, supporto e monitoraggio Tavoli di lavoro per la standardizzazione Impulso e rapporti con il mercato Arricchimento e integrazione dei prodotti regionali CST Definizione di progetti di dematerializzazione Realizzazione di sistemi di conservazione sostitutiva Punto di riferimento per il territorio Partecipazione ai tavoli regionali per la standardizzazione 22/11/2013 Le iniziative della Regione del Veneto in tema di dematerializzazione 24

25 Il progetto 22/11/2013 Le iniziative della Regione del Veneto in tema di dematerializzazione 25

26 Contatti 22/11/2013 Le iniziative della Regione del Veneto in tema di dematerializzazione 26

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