L Azienda Digitale. Viaggio nell'italia che compete. Executive Summary. Ottobre 2012

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1 L Azienda Digitale Viaggio nell'italia che compete Executive Summary Ottobre 2012 Realizzato da NetConsulting per Repubblica Affari&Finanza e Samsung Evento Territoriale di Modena NetConsulting

2 Lo scenario economico e il ruolo dell Information Technology Se la crisi economica può rappresentare un forte driver per individuare inefficienze in passato trascurate, l Information Technology è uno degli strumenti che consente di eliminarle. E infatti, tra le aree di interesse e di investimento che stanno caratterizzando lo scenario italiano dell'it negli ultimi anni, il tema della digitalizzazione di documenti e processi, su spinta di driver di varia natura - normativi e business - sta avendo un importante ruolo in funzione di obiettivi quali la riduzione dei costi, la ricerca di maggiore efficienza e agilità di business. Nonostante il crescente interesse verso le tecnologie, la spesa IT si presenta in flessione: nel 2011 ha registrato un calo del 4,1% rispetto al 2010 e anche le previsioni di chiusura 2012 non sono positive. All interno di questo scenario negativo si inserisce il mercato delle soluzioni di gestione documentale (Enterprise Content Management) che nel 2011 valeva poco meno di 900 milioni di Euro, in calo dell 1,9% rispetto al Il trend negativo sta continuando anche nell anno in corso. I settori che più domandano soluzioni di gestione documentale e che stanno dando un maggiore impulso alla domanda sono quello delle Telecomunicazioni & Media, il Finance e le Utilities, settori ai quali è riconducibile il 70% del mercato Enterprise Content Management. Si tratta di settori in cui la domanda di soluzioni documentali è supportata dalla necessità di interagire con elevati bacini di utenza, a partire dalla customer base. Le soluzioni di gestione documentale e i vantaggi che esse generano I motivi che portano le aziende ad investire su quest area sono diversi: necessità di preservare e gestire un patrimonio informativo sempre più consistente e sempre più destrutturato che, se ben utilizzato, diventa un fattore strategico di competitività impatto positivo che processi e flussi documentali ottimizzati generano sui costi gestionali diffusione crescente del social networking e del Web 2.0 necessità di razionalizzare i costi e ottimizzare i processi Ma quanto sono utilizzate oggi soluzioni che abilitano percorsi di digitalizzazione dei processi? Se Posta Elettronica Certificata, sito Internet, interazione online con la Pubblica Amministrazione, invio di fatture elettroniche sono strumenti e procedure abbastanza utilizzate, altre tecnologie, e- commerce, RFID rappresentano ancora soluzioni di nicchia. E indubbio che una gestione della documentazione basata prevalentemente sui supporti cartacei presenti maggiori costi carta, materiale di stampa, spazi, tempi di processo più lunghi - e una serie di rischi operativi perdita di documenti, ricerca di informazioni difficile se non impossibile, rischio di non conformità normativa. NetConsulting

3 D altra parte, interventi di revisione dei processi e introduzione di soluzioni di gestione documentale, associati alla diffusione di corrette regole di gestione delle stampe, possono generare considerevoli risparmi, solo per citarne alcuni (Fonte: NetConsulting e altre fonti): riduzione del costo di gestione del singolo documento, considerando che ogni documento perso o archiviato in modo errato costa ad una realtà aziendale 120 Euro e ogni documento duplicato o stampato più volte 18 Euro riduzione dei tempi dedicati alla gestione dei documenti (ricerca, analisi, archiviazione), attività che copre normalmente il 40% del tempo lavorativo l introduzione del fascicolo elettronico del dipendente porta a ridurre i tempi di processo dell area Human Resources del 75% e i costi di gestione della documentazione dei dipendenti dell 80% la conservazione sostitutiva dei documenti è in grado di generare risparmi complessivi che possono arrivare all 80% dei costi di conservazione la fatturazione elettronica genera risparmi fino al 60%, differenziati a seconda che riguardi il ciclo attivo o quello passivo l ottimizzazione dei dispositivi e dei processi di stampa può generare saving fino al 40%, oltre che un miglioramento dei processi in termini di security e aderenza alla compliance. Il focus su Modena Modena rappresenta un area virtuosa, dell Emilia Romagna e dell intero Paese, che ha investito su più fronti per migliorare la propria competitività attraverso l aggregazione e la cooperazione, creando distretti e reti di imprese, sviluppando una significativa presenza all estero, puntando a produzioni di qualità riconosciuta e certificata, anche investendo in Information Technology. Rispetto ad altre realtà territoriali, quelle modenesi si trovano ad affrontare problematiche legate alla crisi economica generale ma anche criticità generate dal sisma del maggio scorso. Nonostante ciò, le aziende rispondenti appaiono pronte a reagire. Come? Con un focus sull ottimizzazione dei processi e la riduzione dei costi, una particolare attenzione all evoluzione dell offerta, in linea con in resto del Paese Adottando una strategie di mantenimento su ambiti quali la relazione con i clienti, investimenti marketing e spesa in Information Technology Dando maggiore enfasi, rispetto alla media nazionale, al miglioramento dei rapporti con i fornitori, indice della necessità di recuperare capacità produttiva a condizioni economiche più sostenibili. NetConsulting

4 In tema di gestione documenti, le realtà modenesi hanno indicato come fortemente critici, per diversi processi aziendali, la tempestività di accesso alle informazioni contenute nei documenti, la possibilità di tracciare l iter dei documenti nelle interazioni interne ed esterne. Criticità quest ultima assolutamente prevedibile, considerando la vocazione del tessuto imprenditoriale locale che vede prevalere settori come il biomedicale e l alimentare fortemente condizionati da esigenze di tracciabilità dei processi di ricerca e sviluppo, produttivi, logistici - sia per esigenze normative che di certificazione. Non meno evidente è l impatto, su processi e flussi documentali, di provvedimenti normativi come il Testo Unico sulla Privacy e policy di sicurezza. Più elevata rispetto alla media nazionale risulta l adozione dei più diffusi strumenti di digitalizzazione dei documenti PEC, firma digitale, invio di fatture elettroniche, interazioni online con la Pubblica Amministrazione. Questo vantaggio si conferma anche nell adozione di tecnologie di printing innovative: introduzione di stampanti multifunzione, implementazione di azioni di razionalizzazione e rinnovamento del parco stampanti. Non meno importante, in un momento di particolare attenzione al rispetto ambientale: le realtà del modenese risultano più attente di altre imprese nazionali nel seguire piani di riciclaggio di materiale consumabile. In un periodo in cui si tende a contrarre lo spending nei diversi ambiti aziendali, più della metà delle realtà del territorio prevede di mantenere inalterata la spesa in Information Technology. Nel complesso, le imprese modenesi sono allineate alla media nazionale in termini di maturità e capacità di valorizzare i risparmi da percorsi di digitalizzazione dei flussi documentali: il 38% delle aziende del panel analizzato dichiara di aver calcolato il Total Cost of Ownership dei processi documentali e il 33% di aver quantificato i possibili risparmi - percentuali superiori alla media nazionale. Tuttavia, risulta più elevata rispetto al contesto nazionale la percentuale di aziende che non effettuano valutazioni d impatto e non prevedono di farle. Chi queste valutazioni ha iniziato a farle, ha rilevato risparmi assolutamente significativi: anche tra il 25% e il 50% del costo totale di processo, grazie alla riduzione dei costi di carta e materiali consumabili, di gestione degli spazi, di costi energetici e legati alle risorse umane. Le conclusioni E evidente che ci troviamo in uno scenario, privato e pubblico, fortemente condizionato dalla difficile situazione congiunturale. La consapevolezza che investimenti ICT, anche nell ambito della gestione documentale, possano rappresentare uno strumento che abilita queste strategie e supporta in politiche di miglioramento del business non è proprio scontata ma, aspetto positivo, si NetConsulting

5 rileva una sensibilità crescente verso questa tematica e una altrettanto crescente propensione ad investirvi. Non tutte le aziende sono pronte, per questioni di natura culturale e soprattutto per limitate capacità di spending, ad investire in soluzioni che vadano ad ottimizzare i propri flussi documentali. L analisi del territorio di Modena evidenzia, tuttavia, importanti aspetti positivi: una tendenza a mantenere invariata la spesa in Information Technology in un contesto di mercato negativo in generale e per criticità territoriali. Ma soprattutto, chi tale spesa intende aumentarla prevede incrementi significativi anche per progetti indirizzati alla gestione dei documenti un livello di adozione di tecnologie a supporto della gestione documentale, nel complesso, superiore alla media nazionale. Si tratta di un tessuto imprenditoriale strutturato per operare secondo logiche di filiera e distrettuale, con elevate esigenze di tracciabilità dei processi, che da tempo ha iniziato ad automatizzare le relazioni - interne ed esterne - e i relativi flussi documentali una conferma del fatto che investimenti in ambito documentale generano risultati positivi ed evidenti anche sul business quasi il 30% delle realtà rispondenti dichiara che da interventi di digitalizzazione dei flussi documentali possano derivare incrementi del fatturato superiori al 2%. Nell ottica di dare visibilità per creare maggiore consapevolezza sull utilità dell Information Technology, il territorio modenese rappresenta un esempio per altre realtà, anche in un momento difficile come quello attuale. NetConsulting

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