BIGNAMI CHIUSURA. Inserire i DG di entrata per tutti i progetti istituzionali non ancora incassati nel 2014.

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1 BIGNAMI CHIUSURA Progetti istituzionali non incassati nel 2014 Inserire i DG di entrata per tutti i progetti istituzionali non ancora incassati nel Attenzione: verificare che non vi siano dg riferibili agli stessi progetti, registrati nel 2013, in tal caso nel 2014 vanno inseriti dg per la differenza. CONTRATTI ATTIVI commerciali non completamente fatturati nel 2014 Occorre verificare la registrazione in UGOV 2014 dei contratti attivi per la quota non fatturata al Nel caso in cui il ricavo non ancora fatturato sia di competenza 2014 occorre inserire anche la pro-forma al CONTRATTI PASSIVI 2014 Occorre verificare il corretto inserimento delle date di inizio e fine contratto. MISSIONI ) Le missioni registrate nel 2014 e non pagate vanno cancellate. 2) Le missioni riferite al 2014 vanno inserite nel 2015 creando le estensioni COGE e COAN denominate passate (nuova funzione inserita da CINECA) 3) Queste missioni vanno liquidate prima dell effettivo ribaltamento degli scostamenti di budget a chiusura esercizio (riporti economie di spesa) in quanto le missioni 2014 scalano il budget COMPENSI Cancellare tutti compensi non pagati nel I documenti eventualmente recuperati dal sistema sono da cancellare e registrare nuovamente nell esercizio Procedura UGOV per cancellare un compenso: prima di annullare il compenso, cancellare la sua registrazione in: 1) contabilità analitica: contabilità analitica-registrazioni-registrazioni, ricerca della registrazione derivata dal compenso, apertura del dettaglio e click su cancella. 2) contabilità generale: contabilità generale-registrazioni-registrazioni, ricerca della registrazione derivata dal compenso, apertura del dettaglio e click su cancella; Per annullare il compenso, aprire il documento gestionale e cliccare su cancella. 1

2 Verificare inoltre nel contesto 2014 che non vi siano dei compensi calcolati ma non contabilizzati: funzione Contabilità generale-registrazioni-seleziona DG per contabilizzazione, nel tipo scrittura inserire Crea scrittura Coge Prima, mettere flag su compenso e recuperare. I compensi eventualmente recuperati devono essere annullati aprendo il documento gestionale e cliccando su cancella. Contratti al personale rate da pagare Liquidazione compensi nel 2015 legati a rate su contratti al personale (es. co.co.co) di competenza a operazione da effettuare: COAN Registrazioni di chiusura- riporta scritture anticipate (recuperando il contratto su cui si vuole pagare la rata) Il compenso deve essere creato in associazione alla rata di contratto e la sua data di registrazione deve essere Si può procedere alla liquidazione della rata come di consueto. Documenti di erogazione di entrata 2014 Ricordarsi di inserire nel 2014 i documenti di erogazione di entrata corrispondenti a merce pervenuta (bolla di consegna) presso il Dipartimento di cui non è ancora pervenuta (e registrata) la fattura. Fatture passive commerciali datate 2014 (e pervenute nel 2015) Nel caso in cui arrivino fatture datate 2014, dopo la chiusura del registro IVA di gennaio 2015, è necessario registrarle nel 2015 associandole al documento di erogazione di entrata corrispondente (già inserito nel vedi punto sopra). PULIZIA SCRITTURE ANTICIPATE Prima di riportare nel 2015 le scritture anticipate aperte al è essenziale verificare che non ve ne siano alcune da eliminare, in quanto contenenti degli accantonamenti di costo o ricavo che non hanno più ragione di esistere (es. ordini rimasti aperti per errore). Per avere l elenco delle scritture anticipate aperte al occorre: esportare in excell la stampa contabilità analitica-stampe-movimenti analitici, nel file ottenuto filtrare soltanto le righe aventi tipo scrittura uguale a anticipata oppure a anticipata di riporto, ed aventi quota aperta maggiore di 0,00. 2

3 Procedura per rettificare la quota aperta di scritture Coan anticipate derivate da documenti gestionali non completamente chiusi, qualora la quota aperta debba tornare sulla disponibilità del progetto: aprire il documento gestionale, modificarlo e sulla scheda commerciale cliccare sul tasto chiudi estensioni -salvare il documento-creare la scrittura Coan anticipata di rettifica eseguendo l operazione indicata dal sistema. VERIFICA CHE TUTTI I DOCUMENTI GESTIONALI SIANO REGISTRATI IN COAN Procedura per effettuare la verifica: Contabilità analitica- Registrazioni- Seleziona dg per contabilizzazione. Effettuare verifica per scritture anticipate: Nel menu a tendina tipo scrittura selezionare crea scrittura Coan Anticipata per Dg : selezionare tutti i tipi di documento gestionale proposti usando il simbolo, quindi cliccare su recupera. Il sistema proporrà tutti i documenti gestionali non registrati in contabilità analitica che, se contabilizzati, producono una scrittura Coan anticipata (ordini, rda, contratti passivi). Abbiamo due possibilità: a) Il documento deve essere contabilizzato: in questo caso selezionarlo cliccando sulla casella di spunta, quindi cliccare su proponi selezionati e, nel pannello inferiore della pagina, cliccare su contabilizza. Questa operazione può essere effettuata selezionando e contabilizzando più documenti gestionali contemporaneamente. b) Il documento NON deve essere contabilizzato: in questo caso cancellare il documento gestionale usando le apposite funzionalità. Effettuare verifica per scritture normali: Nel menu a tendina tipo scrittura selezionare crea scrittura Coan Normale per Dg : selezionare tutti i tipi di documento gestionale proposti usando il simbolo, quindi cliccare su recupera. Il sistema proporrà tutti i documenti gestionali non registrati in contabilità analitica che, se contabilizzati, producono una scrittura Coan anticipata (ordini, rda, contratti passivi). Dobbiamo controllare se: c) Il documento deve essere contabilizzato: in questo caso selezionarlo cliccando sulla casella di spunta, quindi cliccare su proponi selezionati e, nel pannello inferiore della pagina, cliccare su contabilizza. Questa operazione può essere effettuata selezionando e contabilizzando più documenti gestionali contemporaneamente. d) Il documento NON deve essere contabilizzato: in questo caso cancellare il documento gestionale usando le apposite funzionalità. 3

4 QUADRATURA COAN ANTICIPATA/COAN NORMALE ordini (che risultano non contabilizzati COAN per errore) agganciati a fatture pagate Attenzione verificare che gli ordini collegati con fattura pagata siano tutti contabilizzati COAN. Se manca qualche contabilizzazione anticipata bisogna prima cancellare la COAN normale sulla fattura collegate; effettuare successivamente la COAN anticipata sull ordine e infine rifare la COAN normale sulla fattura. SCRITTURE DI VINCOLO Le scritture di vincolo (possono essere state fatte nel 2014 per bloccare una quota di budget per diverse ragioni); possono essere di due tipi a seconda del soggetto che le ha inserite su UGOV: SEDE: es. trattenuta Ateneo e Fondo comune d Ateneo; UOS Dipartimento: es. quota personale, quota borse. Le scritture di vincolo fatte dal Dipartimento dovranno essere cancellate prima di chiedere il ribaltamento e potranno essere reinserite nel nuovo esercizio. Le scritture di vincolo inserite dalla SEDE: saranno gestite dall Amministrazione centrale (segnalarle in fase di chiusura). VERIFICA CHE TUTTI I DOCUMENTI GESTIONALI SIANO REGISTRATI IN COGE Procedura per effettuare la verifica: Contabilità generale- Registrazioni- Seleziona dg per contabilizzazione. Effettuare verifica per scritture Coge Prima: Nel menu a tendina tipo scrittura selezionare crea scrittura Coge Prima : selezionare tutti i tipi di documento gestionale proposti usando il simbolo, quindi cliccare su recupera. Il sistema proporrà tutti i documenti gestionali non registrati in contabilità generale che, se contabilizzati, producono una scrittura Coge Prima (fatture attive e passive, generici di entrata e di uscita, ecc.). Dobbiamo controllare se: e) Il documento deve essere contabilizzato: in questo caso selezionarlo cliccando sulla casella di spunta, quindi cliccare su proponi selezionati e, nel pannello inferiore della pagina, cliccare su contabilizza. Questa operazione può essere effettuata selezionando e contabilizzando più documenti gestionali contemporaneamente. f) Il documento NON deve essere contabilizzato: in questo caso cancellare il documento gestionale usando le apposite funzionalità. Effettuare verifica per scritture Coge Ultima: 4

5 Nel menu a tendina tipo scrittura selezionare crea scrittura Coge Ultima : nell elenco dei tipi documento proposti selezionare riscontro, quindi procedere come nel punto precedente. Altre operazioni importanti da effettuare sull esercizio 2014: a) Infine ricordarsi di registrare eventuali contratti attivi e passivi la cui competenza economica inizia nel b) Registrare le fatture passive riferite ad attività istituzionale datate NB: per le fatture commerciali datate 2014 la registrazione va effettuata nel 2015 associandole al documento di erogazione di entrata registrato nel c) Registrare eventuali documenti di erogazione in entrata con l avvertenza che per i beni inventariabili occorre registrare il bene in inventario. d) Registrare eventuali generici di uscita la cui competenza economica è del Verifica beni inventario 2014 con Stato Patrimoniale La verifica si fa tra il valore nello stato patrimoniale delle immobilizzazione e la situazione patrimoniale dell inventario; gli importi per categoria, nelle due stampe, devono coincidere. Le stampe che consentono il controllo su u-gov sono: 1) Inventario > stampe > situazione patrimoniale > ) Contabilità generale > stampe > bilancio di Verifica > 2014 > (selezionare: scalare; solo UE dip.; ultimo livello) e stampare pagina UNO dove nelle prime righe trovate il totale per categoria dei beni inventariati.. Ultima operazione: RIPORTO SCRITTURE ANTICIPATE 2014 NEL NUOVO ESERCIZIO Dopo aver verificato la correttezza delle scritture anticipate da riportare occorre digitare: COAN - registrazioni di chiusura- riporto scritture anticipate Selezionare tutte le scritture e riportarle al nuovo esercizio. PRIME OPERAZIONI CONTABILI POSSIBILI NELL ESERCIZIO

6 EMISSIONE 2015 FATTURE ATTIVE Ok per emissione fatture vs. privati (NB: se il progetto esistente nell esercizio 2014 non è stato ancora ribaltato, registrare e contabilizzare solo COGE e IVA). Non contabilizzare COAN Per emissione fatture vs. enti pubblici attendere istruzioni CINECA per split payment. NB: se le fatture da emettere nel 2015 si riferiscono a ricavi di competenza 2014 occorre prima della loro emissione registrare nell esercizio 2014 la fattura pro-forma, che dovrà essere associata nel 2015 alla fattura definitiva al momento dell emissione di quest ultima. 6