PROCEDURA REGOLAMENTO PER LA REGOLAZIONE ECONOMICA PER LA GESTIONE DELLE DEGLI SCAMBI INTERAZIENDALI FATTURE PASSIVE DI BENI DI CONSUMO

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1 PROCEDURA REGOLAMENTO PER LA REGOLAZIONE ECONOMICA PER LA GESTIONE DELLE DEGLI SCAMBI INTERAZIENDALI FATTURE PASSIVE DI BENI DI CONSUMO Regolamento_gestione FatturePassive Rev.01 dell 01/07/2012 Pag. 1 di 18

2 INDICE 1.0 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE RIFERIMENTI NORMATIVI E LEGISLATIVI GLOSSARIO E ACRONIMI MODALITA OPERATIVE e RESPONSABILITA FATTURE EMESSE A FRONTE DI ORDINI - FUNZIONE DI RISCONTRO A VALORE Fattura uguale all ordine o con lievi differenze rientranti nei limiti di tolleranza previsti dal sistema Fattura non corrispondente all'ordine (riscontro forzato) Fattura "non riscontrate" FATTURE CONTABILIZZATE CON CAUSALE CONTABILE NOTE DI CREDITO ECCEZIONI SEPARAZIONE DELLE FUNZIONI ATTESTAZIONI DI LIQUIDAZIONE RIFERIBILITA DEL DOCUMENTO (FATTURA/NOTA DI CREDITO ) CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI RESPONSABILITA DEI SOGGETTI CHE PARTECIPANO AL SOTTOPROCESSO DI FATTURAZIONE PASSIVA Responsabilità del centro ordinatore di spesa Responsabilità della Struttura Complessa Economico Patrimoniale e Bilanci TEMPI DI ATTUAZIONE INDICATORI DI EFFICIENZA ED EFFICACIA...18 Regolamento_Gestione_Fatture_Passive dal 2012 Pag. 2 di 18

3 1.0 SCOPO E CAMPO DI APPLICAZIONE La presente procedura disciplina, nell ambito del processo del ciclo passivo aziendale, il sottoprocesso di gestione delle fatture dei fornitori dell Azienda Ulss 16 e dell Azienda Ospedaliera di Padova. Lo scopo della presente procedura è quello di individuare le unità organizzative che intervengono nel sottoprocesso del ciclo passivo, gestione delle fatture dei fornitori, e di definirne ruoli e responsabilità. 2.0 RIFERIMENTI NORMATIVI E LEGISLATIVI D. Lsg. 502/92 e successive modificazioni ed integrazioni; L.R. 55/94; D.P.R. 633/72; D. Lgs. 231/ GLOSSARIO E ACRONIMI A) Centri ordinatori di spesa Sono centro ordinatori di spesa le unità organizzative che in Azienda hanno la responsabilità dell attività di acquisizione di fattori produttivi il cui responsabile è stato formalmente delegato con deliberazione dai Direttori Generali a porre in essere tale attività in base alla definizione dei fabbisogni e alla pianificazione delle acquisizioni concordati con i vertici aziendali. B) Liquidazione La liquidazione assume il significato di attestazione che la fornitura o il servizio sono stati regolarmente eseguiti, quanto fatturato corrisponde a quanto ordinato in termini di quantità, qualità, prezzo e quindi la fattura è pagabile oppure che la fornitura o il servizio non sono stati regolarmente eseguiti e pertanto le fatture sono pagabili parzialmente o da stornare per il totale. C) Ordine L Ordine di acquisto è una richiesta formale emessa da parte del centro ordinatore di spesa al fornitore del bene/servizio che si intende acquisire, previa stipulazione di un Regolamento_Gestione_Fatture_Passive dal 2012 Pag. 3 di 18

4 regolare contratto con il fornitore designato dalla procedura di selezione utilizzata in base alle norme vigenti in materia. L ordine è emesso utilizzando la procedura informatizzata aziendale (modulo GEOR) e deve contenere l indicazione che la fattura relativa ai beni consegnati o ai servizi resi contenga i seguenti elementi necessari: n. dell or dine, n. documento di trasporto (DDT), n. codice fornitore assegnato dall azienda (anagra fica fornitori), luogo e data di consegna della merce e/o data di prestazione del servizio, luogo di invio della fattura (sede legale delle Aziende). D) Carico Il carico è l operazione (documentata) con la quale l operatore abilitato inserisce nel sistema, dopo aver effettuato i necessari controlli nel rispetto delle procedure in essere, l informazione che il bene è entrato in magazzino e che per quantità e qualità corrisponde a quanto ordinato o che il servizio/prestazione è stato/a reso/a nel rispetto degli accordi contrattuali. Tale operazione deve essere eseguita entro la chiusura dei magazzini per poter procedere alla corretta contabilizzazione delle rimanenze e al riscontro delle fatture passive. E) Riscontro Il riscontro è l operazione di collegamento informatico tra fattura e il relativo carico, precedentemente collegato al relativo ordine da parte dell operatore abilitato allo stesso. Il riscontro può dare: esito positivo : la fattura quindi si considera pagabile (riscontrata pagabile) esito negativo : la fattura è sottoposta ad accertamenti da parte del centro ordinatore di spesa (riscontro forzato o non riscontrata). F) Riscontrata pagabile Si parla di riscontrato pagabile quando a seguito del matching tra fattura e ordine/carico (informazioni rilevabili dal sistema informatico) non sono emerse differenze di importo oltre i limiti di tolleranza prevista (1% scostamento positivo con tolleranza massima di euro 50 e 100% di scostamento negativo con euro 200 limite di tolleranza massima). Eventuali modifiche che si rendessero necessarie verranno condivise con i responsabili dei Centri ordinatori e formalizzate con comunicazioni formali. Regolamento_Gestione_Fatture_Passive dal 2012 Pag. 4 di 18

5 G) Riscontro forzato si parla di riscontro forzato quando una fattura che non ha trovato corrispondenza con il carico e l ordine viene registrata ugualmente in contabilità al fine di alimentare il libro giornale, in attesa che il centro ordinatore di spesa, al quale viene inviata, provveda ad effettuare i dovuti controlli ed eventualmente intervenga nelle integrazioni o rettifiche del caso (es. modifica ordine/ carico o richiesta nota di accredito) e proceda alla liquidazione. H) Fatture non riscontrate (in caso di acquisti da ordine) Per fattura non riscontrate si intende il documento per il quale non è stato possibile procedere al riscontro per mancanza nel sistema di informazioni di carattere essenziale (es.: mancanza dell ordine carico). I) Causale contabile La causale contabile è un codice alfanumerico composto da tre caratteri, agganciato ad un unico conto di costo. Si usa la causale contabile per registrare in contabilità generale fatture per le quali il centro ordinatore non emette un ordine a sistema. Tali casi sono solo quelli previsti ai successivi punti J) Elenco di invio L elenco di invio è un elenco di protocolli di fatture: riscontrate forzate; non riscontrate; registrate con causale per le quali è necessario che il Centro ordinatore di spesa provveda ad effettuare i dovuti controlli e proceda alla liquidazione. K) Elenco di ritorno E un elenco di protocolli di fatture da ritornare alla Struttura Complessa Economico Patrimoniale e Bilanci per le quali il Centro ordinatore ha effettuato tutte le verifiche e controlli necessari e proceduto alla loro liquidazione totale o parziale secondo le modalità descritte nel Manuale della Gestione elenchi predisposto dall Information Technology. Regolamento_Gestione_Fatture_Passive dal 2012 Pag. 5 di 18

6 L) Liquidazione parziale Controllo della sussistenza delle condizioni che rendono una fattura pagabile per una quota a cui potrà seguire la successiva liquidazione a saldo o la richiesta al fornitore dell emissione di una nota di credito a storno dell importo residuo. 4.0 MODALITA OPERATIVE E RESPONSABILITA Rientra nella competenza e responsabilità dei Centri ordinatori di spesa la liquidazione delle fatture. I Centri ordinatori sono individuati dal Direttore Generale con atto formale. Le fatture passive a fronte dell acquisizione di beni e servizi devono essere trasmesse al Protocollo Generale di ciascuna Azienda che tempestivamente le invierà alla Struttura Complessa Economico Patrimoniale e Bilanci che procede alla loro registrazione ai fini Iva, ai fini contabili, nonché alla relativa scansione ai fini dell archiviazione. Per i processi di acquisto che prevedono l utilizzo dell ordine ad ogni fattura deve corrispondere l emissione di un ordine da parte delle strutture deputate allo svolgimento delle procedure d acquisto e quindi un successivo carico della merce ricevuta o della prestazione eseguita. Per alcuni processi di acquisto (ad esempio acquisto di prestazioni sanitarie da strutture accreditate, prestazioni di assistenza sociale o socio sanitaria, attività di formazione), le fatture sono soggette alla procedura indicata al successivo punto 4.2. L ordine presuppone la presenza di un regolare contratto con la ditta fornitrice ed il rispetto dei vincoli di budget assegnati dalla Direzione. L ordine va emesso mediante l utilizzo della procedura informatica in adozione (SCI- GEOR). Il carico, a sua volta, presuppone : nel caso di beni : la verifica della corrispondenza tra la bolla di accompagnamento (DDT) e il materiale ricevuto, nonché che il bene corrisponda in termine di quantità e qualità a quanto ordinato; nel caso dei servizi : che gli stessi siano stati resi ed eseguiti nel rispetto degli accordi contrattuali o del disciplinare tecnico. Regolamento_Gestione_Fatture_Passive dal 2012 Pag. 6 di 18

7 4.1 FATTURE EMESSE A FRONTE DI ORDINI - FUNZIONE DI RISCONTRO A VALORE L operatore dell ufficio contabilità fornitori, dopo aver registrato la fattura ai fini IVA esegue in procedura SCI-COGE la funzione di Riscontro a Valore, ossia, il matching tra fattura ed il carico / ordine. In questa fase possono presentarsi le seguenti situazioni: Fattura uguale all ordine o con lievi differenze rientranti nei limiti di tolleranza previsti dal sistema (1% scostamento positivo con tolleranza massima di euro 50 e 100% di scostamento negativo con euro 200 limite di tolleranza massima) (Riscontrata pagabile) Il riscontro va a buon fine e quindi l operatore della Struttura Complessa Economico Patrimoniale e Bilanci inserisce il flag di riscontro e di pagabilità e la fattura viene quindi registrata in contabilità. La corrispondenza della fattura con le informazioni inserite a sistema da parte dei competenti uffici (ordine carico) possono ritenersi elementi sufficienti a ritenere la fattura pagabile in quanto si danno per presupposti i seguenti elementi : che l ordine sia stato emesso da utente abilitato, a fronte dell esistenza di un contratto e nel rispetto di precisi vincoli di budget; Il carico sia stato effettuato da parte dell operatore incaricato che ha provveduto a verificare la corrispondenza tra quanto risultante in DDT e quanto effettivamente consegnato in termini di quantità e qualità. Di fatto, la perfetta coincidenza tra fattura e carico/ordine, entro i limiti di tolleranza, corrisponde alla liquidazione da parte del centro ordinatore di spesa, avendo quest ultimo verificato, già in fase di carico, la perfetta coincidenza tra quanto richiesto e quanto consegnato. Al fine di consentire, comunque, l ulteriore verifica da parte del Centro ordinatore di spesa, viene trasmesso via e mail con periodicità settimanale l elenco delle suddette fatture, a fronte del quale lo stesso, entro 8 gg. dall invio dell elenco, deve comunicare eventuali motivi che ostano al pagamento delle fatture indicate. Decorso tale termine le fatture possono essere pagate. Regolamento_Gestione_Fatture_Passive dal 2012 Pag. 7 di 18

8 4.1.2 Fattura non corrispondente all ordine (riscontro forzato) L operatore dell ufficio contabilità fornitori procede a : registrare la fattura ai fini fiscali (IVA); scansionare le fatture registrate; registrare la fattura ai fini economici tramite la funzione del Riscontro forzato. inviare l elenco delle fatture che non hanno trovato coincidenza con il carico/ordine, e per le quali, quindi, il competente centro ordinatore di spesa deve provvedere alle opportune verifiche circa la non coincidenza con l ordine ed il carico; archiviare, in ordine di protocollo iva, le fatture registrate; prendere in carico gli elenchi di ritorno dei Centri ordinatori una volta ricevuto l elenco cartaceo firmato dal responsabile (in attesa dell avvio della firma digitale). Al centro ordinatore che riceve la fattura spetta il compito di : Se fattura corretta e ordine sbagliato: accettare l elenco inviato dalla Struttura Complessa Economico Patrimoniale e Bilanci (contabilità fornitori) entro 3 gg. dall invio; porre in essere le verifiche per valutare il motivo della non coincidenza e procedere alla liquidazione; operare, dopo le opportune verifiche, eventuali modifiche all ordine/carico ( qualora ad es. il prezzo indicato nell ordine sia sbagliato); riscontrare nuovamente la fattura con l ordine; creare l elenco di ritorno delle fatture liquidate e renderlo definitivo a sistema una volta terminate le operazioni di cui al punto precedente; dare formale comunicazione delle fatture liquidate alla Struttura Complessa Economico Patrimoniale e Bilanci mediante l invio dell elenco di ritorno definitivo firmato dal responsabile del centro ordinatore che assume valore di elenco di liquidazione; Se fattura sbagliata e ordine corretto: accettare l elenco inviato dal al Struttura Complessa Economico Patrimoniale e Bilanci (contabilità fornitori) entro 3 gg. dall invio; porre in essere le verifiche per valutare il motivo della non coincidenza e procedere alla liquidazione; Regolamento_Gestione_Fatture_Passive dal 2012 Pag. 8 di 18

9 operare, dopo le opportune verifiche, le modifiche del riscontro con la creazione della riga duale; creare l elenco di ritorno delle fatture liquidate con l apposizione del flag in attesa nota di credito e la compilazione del campo note con i dati della richiesta della nota di credito al fornitore e renderlo definitivo a sistema una volta terminate le operazioni richiamate; dare formale comunicazione delle fatture liquidate alla Struttura Complessa Economico Patrimoniale e Bilanci mediante l invio dell elenco di ritorno definitivo firmato dal responsabile del centro ordinatore che assume valore di elenco di liquidazione; Entro 30 gg. dalla data di accettazione dell elenco di invio, il centro ordinatore di spesa è tenuto a restituire alla Struttura Complessa Economico Patrimoniale e Bilanci, ufficio contabilità fornitori, le fatture liquidate tramite un elenco di ritorno. La Struttura Complessa Economico Patrimoniale e Bilanci, dopo la verifica della presenza della firma di liquidazione nel corrispondente elenco cartaceo, procederà a prendere in carico l elenco di ritorno rendendo così pagabili le fatture Fatture non riscontrate A fronte di una fattura pervenuta alla Struttura Complessa Economico Patrimoniale e Bilanci può accadere che in procedura non sia presente: l ordine il carico o vi siano differenze tra codice fornitore indicato nell ordine e quello indicato in fattura ecc.. In questo caso l operatore dell ufficio contabilità fornitori procede a registrare la fattura sia ai fini fiscali (IVA) che ai fini economici. La fattura deve essere inoltrata con l elenco di invio al centro ordinatore affinché provveda alle dovute verifiche e/o integrazioni. Al centro ordinatore che riceve la fattura spetta: accettare l elenco inviato dalla Struttura Complessa Economico Patrimoniale e Bilanci (contabilità fornitori) entro 3 gg. dall invio; Regolamento_Gestione_Fatture_Passive dal 2012 Pag. 9 di 18

10 porre in essere le verifiche per valutare le anomalie o i motivi per i quali non esistono ordine/carico ecc.; regolarizzare la situazione a livello di sistema informatico attraverso le rettifiche necessarie; riscontrare la fattura con l ordine creare l elenco di ritorno delle fatture liquidate e renderlo definitivo a sistema una volta terminate le operazioni di cui al punto precedente; dare formale comunicazione delle fatture liquidate alla Struttura Complessa Economico Patrimoniale e Bilanci mediante l invio dell elenco di ritorno definitivo firmato dal responsabile del centro ordinatore che assume valore di elenco di liquidazione; Entro 30 gg. dalla data di accettazione dell elenco di invio, il centro ordinatore di spesa è tenuto a restituire alla Struttura Complessa Economico Patrimoniale e Bilanci, ufficio contabilità fornitori, le fatture sistemate e liquidate tramite un elenco di ritorno. Alla Struttura Complessa Economico Patrimoniale e Bilanci, dopo la verifica della presenza della firma di liquidazione nell elenco cartaceo, procederà a prendere in carico l elenco di ritorno che renderà pagabili le fatture FATTURE CONTABILIZZATE CON CAUSALE CONTABILE Poiché alcune tipologie di acquisti non sono gestiti con ordine informatico, le relative fatture vengono registrate, dagli operatori dell ufficio contabilità fornitori della Struttura Complessa Economico Patrimoniale e Bilanci, mediante l utilizzo di Causali Contabili. Il Servizio deputato alla gestione di tali acquisti/prestazioni deve necessariamente imporre ai propri fornitori di emettere fatture diverse in presenza di prestazioni di diversa natura contabile. Tutte le fatture senza ordine informatico, una volta registrate e contabilizzate, vengono trasmesse con l elenco di invio al centro Ordinatore affinché proceda alle verifiche ed ai controlli del caso ed alla loro liquidazione totale e parziale. E compito del centro ordinatore : accettare l elenco inviato dalla Struttura Complessa Economico Patrimoniale e Bilanci (contabilità fornitori) entro 3 gg. dall invio; verificare l eventuale causale inserita dall ufficio contabilità fornitori; Regolamento_Gestione_Fatture_Passive dal 2012 Pag. 10 di 18

11 indicare la causale di registrazione; creare l elenco di ritorno delle fatture liquidate e renderlo definitivo a sistema una volta terminate le operazioni di cui al punto precedente; dare formale comunicazione delle fatture liquidate alla Struttura Complessa Economico Patrimoniale e Bilanci mediante l invio dell elenco di ritorno definitivo firmato dal responsabile del centro ordinatore che assume valore di elenco di liquidazione; Se il Centro Ordinatore ritiene errata la causale applicata dagli operatori della contabilità fornitori ad una fattura inserita in un elenco d invio, il Centro può chiedere con alle contabilità fornitori delle Aziende la rettifica della causale contabile con quella corretta. Entro 30 gg. dalla data di accettazione dell elenco di invio, il centro ordinatore di spesa è tenuto a restituire alla Struttura Complessa Economico Patrimoniale e Bilanci, ufficio contabilità fornitori, le fatture sistemate e liquidate tramite un elenco di ritorno. La Struttura Complessa Economico Patrimoniale e Bilanci, dopo la verifica della presenza della firma di liquidazione nell elenco cartaceo, procederà a prendere in carico l elenco di ritorno che renderà pagabili le fatture. 4.3 NOTE DI CREDITO A partire dall avvio del presente regolamento le note di credito pervenute presso la Struttura Complessa Economico Patrimoniale e Bilanci verranno contabilizzate e collegate informaticamente alla fattura di riferimento e sarà comunicato al Servizio, via , l avvenuta registrazione (numero protocollo). E compito del Centro ordinatore: inviare formale richiesta al fornitore, e per conoscenza alla Struttura Complessa Economico Patrimoniale e Bilanci, di nota di credito in caso di contestazione della fattura pervenuta, secondo le modalità fornite con note della Struttura Complessa Economico Patrimoniale e Bilanci prot. ULSS 16 nr del 12/08/2010, nr del 27/09/2011 e nr del 19/01/2012 e Azienda Ospedaliera nr. prot del 12/08/2010, nr del 26/09/2011 e nr del 19/01/2012. La richiesta inviata tramite mail dovrà essere inviata per conoscenza alla Struttura Complessa Economico Patrimoniale e Bilanci al seguente indirizzo di posta elettronica : fornitori.ulss16@sanita.padova.it per ULSS 16 e fornitori_aop@sanita.padova.it per Azienda Ospedaliera; Regolamento_Gestione_Fatture_Passive dal 2012 Pag. 11 di 18

12 compilare la riga duale per la gestione informatica del documento integrativo; gestire l eventuale contenzioso con il fornitore; Nel caso non sia possibile collegare la nota di accredito alla relativa fattura (caso che di norma si riscontra in presenza di fattura già completamente pagata), la Struttura Complessa Economico Patrimoniale e Bilanci provvederà a collegare contabilmente la nota di accredito alla prima fattura liquidata disponibile. E compito della Struttura Complessa Economico Patrimoniale e Bilanci (Contabilità fornitori): archiviare le richieste di emissione nota di credito; registrare, collegare e successivamente riscontrare la nota di credito con la fattura di riferimento anche in caso di differenza da quanto richiesto; riscontrare la nota di credito con la riga duale nel caso di fatture da ordine; comunicare al centro ordinatore il protocollo della nota di credito ; verificare che, decorsi sei mesi dalla richiesta del Centro ordinatore, sia pervenuta la nota di credito; comunicare al Centro ordinatore l elenco delle richieste non soddisfatte ; procedere alla chiusura contabile ai sensi di quanto disposto dal Codice civile; 4.4 ECCEZIONI Rispetto a quanto indicato al punto 4.1 e successivi, esistono alcune eccezioni per determinate tipologie di fatture. Tali eccezioni sono : Fatture di utenze pre-pagate dalla Tesoreria tramite procedura RID (rapporto interbancario diretto usato per ordini permanenti di pagamento). Si tratta delle fatture di norma riferite ad utenze che vengono pagate dalla Tesoreria su delega dell Azienda, la quale invia un elenco dei pagamenti anticipati da regolarizzare con emissione di mandato a copertura. All arrivo alla Struttura Complessa Economico Patrimoniale e Bilanci tali fatture vengono registrate, contabilizzate e inviate in copia cartacea con apposita distinta al centro ordinatore competente il quale : deve procedere alla verifica di quanto addebitato chiedendo eventuali note di variazione, se necessario; Regolamento_Gestione_Fatture_Passive dal 2012 Pag. 12 di 18

13 deve procedere all emissione di un ordine a copertura al fine dell omogenea gestione delle procedure aziendali; deve restituire la fattura con una distinta di ritorno alla Struttura Complessa Economico Patrimoniale e Bilanci.- Sezione Contabilità Fornitori. Il Servizio competente è tenuto a restituire le fatture entro il termine di 30 gg. dalla data di accettazione della distinta d invio. Qualora il servizio non restituisca nei tempi previsti la fattura regolarmente verificata, la Struttura Complessa Economico Patrimoniale e Bilanci, per esigenze legate ai rapporti con la Tesoreria e per garantire il rispetto delle scadenze, è costretto ad anticipare l emissione del mandato a regolarizzo. L eventuale richiesta, da parte al servizio competente, dell emissione di una nota di accredito al fornitore, dovrà essere comunicata tempestivamente alla Struttura Complessa Economico Patrimoniale e Bilanci secondo quanto indicato nel 4.3 Note di credito. Fatture pre-pagate (Formazione, BUR, Poste R, etc): Si includono in tale tipologia le fatture per le quali si è proceduto ad effettuare il pagamento anticipato (esempio Formazione, Fondi economali e BUR) o, nel caso delle fatture riferite alle prestazioni di servizi o acquisizioni di beni tra Aziende sanitarie della Regione, la Regione Veneto provvede ad effettuare la compensazione finanziaria trimestralmente. L originale cartaceo delle fatture è inviato al Centro ordinatore con apposita distinta per poter procedere alla loro liquidazione tramite l apposizione del visto di liquidazione sull originale della fattura. Considerato che per le fatture in questione il pagamento è già avvenuto la liquidazione e restituzione dell originale alla Struttura Complessa Economico Patrimoniale e Bilanci deve avvenire nel più breve tempo possibile. Fatture relative a beni inventariabili A partire dall 01/01/2012 la Sezione inventari procede alla verifica delle fatture attraverso una funzione apposita del modulo contabile SCI-Coge che consente l analisi delle fatture dei beni inventariabili. Se si tratta di fatture con ordine è necessario distinguere tra: fatture coincidenti con l ordine : in questo caso dopo l operazione di riscontro a valore le fatture sono visualizzate automaticamente dalla Sezione inventari Regolamento_Gestione_Fatture_Passive dal 2012 Pag. 13 di 18

14 nell apposita funzione. La Sezione inventari provvederà all inventariazione contabile e fisica del cespite (secondo le regole delle procedure e regolamenti in essere). Il pagamento della fattura sarà possibile solo dopo lo sblocco della pagabilità tecnica in procedura Sci-Coge da parte della Sezione Inventari, che deve avvenire obbligatoriamente una volta eseguito il collaudo da parte della struttura competente; fatture riscontrate forzate e non riscontrate: le fatture sono inviate al Centro Ordinatore con l elenco di invio (rif. Punto del presente regolamento). Al momento della liquidazione informatica (elenco di ritorno) dovrà essere attivato il flag att. collaudo. Il flag permette, automaticamente, alla Sezione inventari di visualizzare tutte le fatture di beni inventariabili e di procedere con le verifiche di competenza. La mancata di segnalazione del cespite nell elenco di ritorno compromette le corrette operazioni di inventariazione e di pagamento. Qualora, invece, si tratti di fatture prive di ordine informatizzato dalle quali si evinca che nella stessa sono trattati beni inventariabili le fatture verranno inviate al Centro ordinatore di spesa con l elenco di invio (rif. Punto 4.2 del presente regolamento). Al momento della liquidazione informatica (elenco di ritorno) dovrà essere attivato il flag attesa collaudo come sopra precisato. La sezione inventari della Struttura Complessa Economico Patrimoniale e Bilanci: nel caso in cui i beni oggetto di inventariazione siano da assoggettare a collaudo deve aggiornare tempestivamente la procedura informatica di inventari; nel caso in cui a fine anno, in sede di predisposizione del Bilancio d esercizio, il collaudo non risulti ancora essere stato operato alla data del 31 di dicembre dell anno di competenza, ne deve tener conto al fine di comunicare alla Sezione Bilancio della Struttura Complessa Economico Patrimoniale e Bilanci l elenco delle Immobilizzazioni in corso ed acconti. 4.5 SEPARAZIONE DELLE FUNZIONI Al fine di garantire massima sicurezza e trasparenza al sistema di gestione del ciclo passivo, è fondamentale che esista una separazione delle funzioni tra coloro che: emettono l ordine; Regolamento_Gestione_Fatture_Passive dal 2012 Pag. 14 di 18

15 effettuano il carico; registrano e riscontrano la fattura; liquidano la fattura; effettuano il collaudo dei cespiti; eseguono il pagamento. E compito di ogni responsabile di struttura, per la parte di propria competenza, garantire la separazione di tali funzioni. 4.6 ATTESTAZIONI DI LIQUIDAZIONE La fase della liquidazione si intende correttamente compiuta quando : l ordine ed il carico, inseriti nel sistema informatizzato aziendale,consentono il perfetto aggancio con la fattura, non presentando difformità e consentendo quindi il Riscontro con il documento contabile. il responsabile del centro ordinatore di spesa (o suo delegato formalmente autorizzato dallo stesso), dopo le opportune verifiche ed eventuali variazioni a sistema sottoscrive in modo chiaro ed inequivocabile la stampa definitiva dell elenco di ritorno. Affinché la Struttura Complessa Economico Patrimoniale e Bilanci, prima di porre la fattura in pagamento, possa essere messo nelle condizioni di verificare l autenticità della firma di liquidazione, è necessario che acquisisca specimen delle firme dei delegati sulla base del fac simile allegato alla presente. Una volta che verrà avviata la firma digitale il documento verrà sostituito dall elenco di ritorno firmato digitalmente. 4.7 RIFERIBILITA DEL DOCUMENTO (FATTURA/NOTA DI CREDITO ) Nell ambito dell attività di programmazione dei pagamenti, qualora le fatture dei fornitori previste in pagamento non possano essere pagate per mancata liquidazione delle stesse nei termini precisati dal presente regolamento, la responsabilità del mancato pagamento è in capo al centro ordinatore di spesa di riferimento. 4.8 CONSERVAZIONE DEI DOCUMENTI Le fatture, note di credito/debito, in originale, sono archiviate da parte della Struttura Complessa Economico Patrimoniale e Bilanci. Regolamento_Gestione_Fatture_Passive dal 2012 Pag. 15 di 18

16 L eccezione è rappresentata dalle fatture per acquisto di farmaci stupefacenti per le quali la normativa prevede che gli originali siano conservati insieme al registro degli stupefacenti dalla Farmacia. Relativamente, invece, agli ordini (copia firmata), ai documenti di trasporto o altri documenti attestanti il ricevimento della merce, gli stessi sono archiviati da parte del centro ordinatore di spesa, secondo precise istruzioni operative interne che dovranno essere predisposte da ogni responsabile. Tale archiviazione deve essere organizzata in modo da rendere facilmente reperibili, qualora vi siano ispezioni o controlli da parte degli organi competenti, la documentazione richiesta. La Struttura Complessa Economico Patrimoniale e Bilanci invierà gli allegati delle fatture, previa applicazione dell etichetta identificativa del protocollo iva, al Centro Ordinatore che provvederà alla loro archiviazione. 5.0 RESPONSABILITA DEI SOGGETTI CHE PARTECIPANO AL SOTTOPROCESSO DI FATTURAZIONE PASSIVA Responsabilità del centro ordinatore di spesa Il centro ordinatore di spesa è responsabile : dell emissione dell ordine in presenza di contratti regolarmente sottoscritti e nei limiti previsti dai vincoli di budget assegnati dalle Direzioni aziendali; della corretta emissione degli ordini ai fornitori che deve comprendere la richiesta al fornitore che la fattura relativa ai beni consegnati o ai servizi resi contenga i seguenti elementi necessari: n.dell ordine, n. DDT, n.codice fornitore assegnato dall azienda (anagrafica fornitori), luogo e data di consegna della merce e/o data di prestazione del servizio,n. D.D.T.; luogo di invio della fattura, termini di pagamento comprese le deroghe al D. Lgs. 231/2002; accettare l elenco inviato dalla Struttura Complessa Economico Patrimoniale e Bilanci (contabilità fornitori) entro 3 gg. dall invio; porre in essere le verifiche per procedere alla liquidazione; creare l elenco di ritorno delle fatture liquidate; gestire il contenzioso con il fornitore; inviare formale richiesta di nota di credito al fornitore in caso di fatture errata; Regolamento_Gestione_Fatture_Passive dal 2012 Pag. 16 di 18

17 restituire le fatture liquidate al D.I.E.P.- mediante l invio dell elenco di ritorno definitivo firmato dal responsabile del centro ordinatore che assume valore di elenco di liquidazione; Responsabilità della Struttura Complessa Economico Patrimoniale e Bilanci La Struttura Complessa Economico Patrimoniale e Bilanci è responsabile di: Verificare che il documento fiscale contenga tutti gli elementi indispensabili alla sua regolarità; Registrare la fattura ai fini fiscali e contabili; Effettuare il matching tra fattura/nota di credito e debito e ordine/carico (da sistema) e verificare l allineamento della fattura/nota di credito e debito con le informazioni presenti a sistema; Scansionare le fatture registrate; Archiviare, in ordine di protocollo iva, le fatture registrate; Assicurarsi, nei casi di cui ai punti precedenti che l attestazione sulla stampa dell elenco di ritorno sia sottoscritta in modo leggibile ed inequivocabile da parte del Responsabile della struttura del centro ordinatore o di suo delegato mediante l apposizione del timbro e della firma per esteso; Archiviare le richieste di emissione di nota di credito e verificare la situazione delle note di credito pervenute; Comunicare al Centro ordinatore l elenco delle richieste di nota di credito non soddisfatte; Comunicare al Centro ordinatore il protocollo della nota di credito Procedere alla chiusura contabile delle note di credito ai sensi di quanto disposto dal Codice civile; Collaudare, dopo le opportune verifiche, i cespiti nella procedura informatica SCI- COCS; Sbloccare la pagabilità tecnica dei cespiti collaudati. 6.0 TEMPI DI ATTUAZIONE La presente procedura sostituisce le precedenti ed entra in vigore a partire dal 01 gennaio Regolamento_Gestione_Fatture_Passive dal 2012 Pag. 17 di 18

18 7.0 INDICATORI DI EFFICIENZA ED EFFICACIA Indicatore Raccolta dati Analisi dati Responsabile Raccolta dati : Struttura Complessa Economico Patrimoniale e Tempi di ritorno delle Bilanci sez. cont. fornitori fatture da parte dei centri Frequenza di raccolta dati : Responsabile Struttura Complessa ordinatori di spesa alla mensile Economico Patrimoniale e Bilanci Struttura Complessa Modalità di rappresentazione: Economico Patrimoniale e prospetti/grafica Direzione amm.va Bilanci Valore obiettivo 30 gg Frequenza di analisi dati : trimestrale Centri ordinatori interessati N. di fatture che richiedono l intervento del centro ordinatore di spesa per incongruenze tra fatture/ordini/carichi Responsabile Raccolta dati : Struttura Complessa Economico Patrimoniale e Bilanci sez. cont. fornitori Frequenza di raccolta dati : mensile Modalità di rappresentazione: prospetti/grafica Frequenza di analisi dati : trimestrale Responsabile Struttura Complessa Economico Patrimoniale e Bilanci Direzione amm.va Centri ordinatori interessati Regolamento_Gestione_Fatture_Passive dal 2012 Pag. 18 di 18