Informazione Newsletter marzo Provvedimento richiamato IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

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1 IL GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI NELLA riunione odierna, con la partecipazione del prof. Stefano Rodotˆ, presidente, del prof. Giuseppe Santaniello, vice presidente, del prof. Ugo De Siervo e dellõing. Claudio Manganelli, componenti e del dott. Giovanni Buttarelli, segretario generale; VISTI i reclami e le segnalazioni concernenti il trattamento di dati personali svolto dal ai fini della promozione, per telefono e per posta, di corsi di lingua inglese; VISTA la delibera in data 13 dicembre 1999 con la quale il Garante ha disposto accertamenti ai sensi dellõart. 32, comma 2, della legge 31 dicembre 1996, n. 675, nei confronti del , anche mediante accesso a banche dati ed altre verifiche inloco; VISTO il provvedimento del segretario generale n. 1669/11160/043 del 9 marzo 2000 di avvio del procedimento di accertamento sul rispetto da parte del delle disposizioni normative in materia di trattamento di dati personali; VISTI i processi verbali degli accertamenti eseguiti il 10 marzo scorso presso gli uffici del di Roma e la restante documentazione in atti; VISTI gli articoli 13 e 29 della legge 31 dicembre 1996, n. 675 e gli articoli 18,19 e 20 del d.p.r. 31 marzo 1998, n.501; VISTE le osservazioni dellõufficio formulate dal segretario generale ai sensi dellõart. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000 adottato con deliberazione n. 15 del 28 giugno 2000 e pubblicato sulla Gazzetta ufficiale della Repubblica italiana n. 162 del 13 luglio 2000; RELATORE lõing. Claudio Manganelli; 1

2 PREMESSO: 1. Alcuni interessati hanno lamentato di essere stati contattati telefonicamente in relazione a corsi di lingua inglese promossi dal pur non essendo titolari di utenze (intestate invece a propri familiari) e non comparendo il proprio nominativo negli elenchi telefonici. Hanno inoltre segnalato che in occasione di tali promozioni non sarebbero state loro fornite le informazioni previste dalla legge n. 675/1996, nž sarebbe stato richiesto il consenso. In risposta alle richieste di informazioni formulate dag]i interessati e dallõufficio del Garante, le due societˆ che gestiscono il , hanno evidenziato che i dati delle persone contattate per le promozioni commerciali verrebbero ricavati da elenchi pubblici ritenuti conoscibili da chiunque, come le liste elettorali e gli elenchi telefonici, e verrebbero cancellati una volta effettuata la promozione. Considerata pertanto la necessitˆ di verificare in loco le effettive caratteristiche e le modalitˆ di trattamento dei dati in questione, nonchž la loro conformitˆ alle disposizioni in materia, questa Autoritˆ ha deliberato lo svolgimento di alcuni accertamenti ai sensi dellõart. 32, comma 2, della legge n. 675/1996 presso gli uffici del Nel corso degli tali accertamenti sono stati rinvenuti: a) alcuni c.d. rom, dischetti e altri supporti distribuiti al pubblico da societˆ come Seat Pagine Gialle S.p.A., Guida Monaci S.p.A., ecc., contenenti banche dati di persone fisiche e giuridiche (privati, operatori economici, imprese, professionisti, enti, associazioni od altri organismi); b) alcuni elenchi di nominativi, con i relativi indirizzi e numeri telefonici, inseriti nella memoria di un elaboratore portatile del rappresentante delle due societˆ contitolari del trattamento di dati, e predisposti, secondo criteri prestabiliti (es.: area geografica, categoria merceologica, ecc.), sulla base di 2

3 supporti e cartoline promozionali (di cui formula di informativa e consenso). stato acquisito un esemplare che riporta una incompleta Non sono stati invece rinvenuti nž gli elenchi utilizzati in passato (che il rappresentante della societˆ ha dichiarato di archiviare temporaneamente e di cancellare dopo alcuni mesi, al termine di ciascuna campagna promozionale), nž le banche dati concernenti le liste elettorali. Al riguardo, il predetto rappresentante ha precisato di aver distrutto alcuni floppy relativi agli iscritti nelle liste elettorali, acquistati nel 1996 dal Comune di Roma. Secondo le sue dichiarazioni, le societˆ non deterrebbero, in realtˆ, archivi cartacei per le finalitˆ di promozione commerciale e, oltre alle citate banche dati informatiche, utilizzerebbero a tali fini anche gli elenchi degli abbonati telefonici. Si proceduto poi, con la collaborazione del rappresentante delle societˆ, a visionare gli elenchi e ad effettuare una verifica sulla presenza dei nominativi delle persone contattate per telefono che hanno segnalato il caso allõautoritˆ. Tale verifica ha per avuto esito negativo in quanto, come giˆ detto, i menzionati elenchi sono quelli relativi alle campagne promozionali pi recenti. In relazione alle modalitˆ di trattamento dei dati per finalitˆ commerciali, il rappresentante delle societˆ ha inoltre dichiarato che per le campagne pubblicitarie le due societˆ si avvalgono di altre societˆ di telemarketing alle quali verrebbero forniti, su supporto cartaceo od informatico, gli elenchi di nominativi da contattare per telefono. Alle persone contattate telefonicamente non verrebbe poi fornita lõinformativa prevista dalla legge n. 675/1996, in quanto, vista la brevitˆ della chiamata, verrebbe anzitutto verificato se la persona interessata alla promozione commerciale (mentre, per le persone contattate per posta, lõinformativa sarebbe riportata in fondo alla lettera inviata direttamente dalle societˆ). 2. Dagli accertamenti svolti non sono quindi emersi sufficienti elementi in ordine allõesistenza di banche dati utilizzate illecitamente ai fini delle descritte promozioni commerciali del pi in generale, alle violazioni ipotizzate dagli interessati per quanto riguarda lõacquisizione dei dati relativi ai loro recapiti 3

4 telefonici. In proposito, va dato anche atto delle dichiarazioni rilasciate dalle due societˆ per il tramite del loro rappresentante, circa lõavvenuta cancellazione sia dei dati contenuti in elenchi (con relativi indirizzi e numeri telefonici, utilizzati per le campagne promozionali effettuate prima del settembre 1999), sia dei dati relativi a cittadini iscritti nelle liste elettorali precedentemente acquisiti (di cui non sono stati rinvenute tracce nei supporti e nelle banche dati oggetto delle verifiche). Allo stato degli atti, il trattamento svolto dalle due societˆ per le finalitˆ promozionali del risulta riguardare dati ricavati dagli elenchi telefonici e dalle liste o banche di dati distribuite al pubblico dalla Seat Pagine Gialle S.p.A., dalla Guida Monaci S.p.A. o da altre societˆ (anche presso edicole o librerie), nonchž informazioni acquisite mediante le cartoline pubblicitarie diffuse a nome dellõistituto stesso. 3. Al riguardo, va anzitutto segnalata alle societˆ in questione la necessitˆ di fornire un pi preciso riscontro alle richieste formulate dagli interessati ai sensi dellõart. 13 della legge n. 675/1996, non solo per ci che attiene alle finalitˆ ed alle modalitˆ del trattamento dei dati che li riguardano, ma anche per quanto concerne la comunicazione della fonte da cui i dati stessi dati sono ricavati. Nei documenti acquisiti le societˆ si sono infatti limitate a fornire un generico riscontro agli interessati, facendo riferimento ad elenchi telefonici (nei quali, anche dalle verifiche effettuate dallõufficio, risultato per non comparire il nominativo della persona contattata, ma quello di un suo familiare) e a liste elettorali, di cui le societˆ hanno dichiarato di non essere pi in possesso. é invece necessario che il titolare del trattamento dei dati annoti con precisione lõorigine dei dati e la indichi senza ritardi ed inesattezze agli interessati, in modo da consentire loro una compiuta valutazione della liceitˆ e della correttezza del trattamento, anche per quanto riguarda i terzi che li hanno forniti, e lõeventuale esercizio degli altri diritti previsti dal citato art. 13 (esigenza che si pone, a maggior ragione, anche 4

5 nei riguardi delle richieste formulate da questa Autoritˆ in virt dei poteri ad essa attribuiti dagli artt. 29, 31 e 32 della legge n. 675). Si fa peraltro presente che una mancata od imprecisa individuazione della fonte dei dati (nel caso, ad esempio, che i dati utilizzati non corrispondano, in tutto od -in parte, a quelli effettivamente riportati in elenchi, registri o documenti pubblici conoscibili da chiunque: v. lõart. 12; comma 1, lett. c)) si riflette sulla liceitˆ del loro trattamento, potendo precludere al titolare la possibilitˆ di replicare a contestazioni e rilievi sulla correttezza e sulla liceitˆ della loro utilizzazione. 4. Va poi osservato che, a prescindere dagli aspetti del consenso e dellõapplicabilitˆ di presupposti equipollenti (artt. 12 e 20 legge n. 675), anche per i dati raccolti presso terzi anzichž presso gli interessati (come nellõipotesi dellõuso di elenchi telefonici o di banche dati elaborate sulla base dei medesimi elenchi), il titolare del trattamento deve comunque fornire lõinformativa prevista dalla legge n. 675, al momento della registrazione dei dati (o, se prevista, della loro prima comunicazione ad altri soggetti: v. art. 10, comma 3). Pertanto, non appare corretta lõimpostazione seguita dalle societˆ, secondo cui agli interessati da contattare telefonicamente non verrebbe fornita lõinformativa neanche al momento della promozione telefonica. Viceversa, le societˆ sono obbligate, come per le promozioni effettuate per posta, ad indicare agli interessati, in una fase antecedente (quando i dati sono registrati) o comunque al momento dellõattivazione del contatto telefonico, le principali caratteristiche del trattamento dei dati, anche se temporaneo (considerato il caso del rifiuto della promozione). In considerazione dei lirniti e delle forme di comunicazione con gli interessati, tale adempimento pu essere eseguito anche attraverso modalitˆ semplificate, ma corrette (ad esempio, una sintetica ma efficace informazione da parte dellõoperatore telefonico). Questo profilo di particolare importanza, in quanto il mancato rispetto delle disposizioni sullõinformativa agli interessati, di cui allõart. 10 della legge n. 675, comporta lõilliceitˆ del trattamento e, tra lõaltro, la violazione amministrativa prevista dallõart. 39, comma 2, della citata legge. 5. Riguardo poi alla clausola di informativa e consenso inserita nella cartolina promozionale distribuita dal essa risulta, come giˆ detto, lacunosa od incompleta, in particolare per ci che attiene allõindi- 5

6 cazione degli effettivi titolari del trattamento dei dati (le societˆ che gestiscono il marchio ) delle modalitˆ del medesimo trattamento, della natura del conferimento dei dati e delle conseguenze del rifiuto di fornirli. Inoltre, allo scopo di una sua migliore documentazione per iscritto, la manifestazione del consenso dallõinteressato dovrebbe precedere o essere comunque collegata allo specifico atto di volontˆ espresso da questõultimo. Vi quindi la necessitˆ per le societˆ di riformulare la clausola di informativa e di consenso, inserita nella cartolina in questione o in analoghi modelli attualmente utilizzati o che si intende utilizzare. A tal fine, si allega un provvedimento generale adottato da questa Autoritˆ il 13 gennaio 2000 in materia di raccolta di dati attraverso coupon, moduli e questionari relativi ad iniziative di marketing che reca alcune indicazioni utili per la riformulazione della clausola (cfr. i punti 3), 4) e 5) del citato provvedimento). 6. Va infine rilevato che, nel corso dellõistruttoria del presente procedimento, non sono emersi idonei riscontri circa lõavvenuta designazione delle societˆ di servizi cui sono state affidate le attivitˆ di telemarketing quali responsabili del trattamento dei dati delle persone da contattare a nome del (ai sensi dellõart. 8 della legge n. 675/1996), con conseguente individuazione da parte di queste ultime societˆ degli operatori incaricati del trattamento (art. 19 legge n. 675). Si osserva, peraltro, che tale nomina necessaria al fine di legittimare, sotto il profilo della tutela dei dati personali, lõattivitˆ- di queste societˆ esterne, che altrimenti tratterebbero illecitamente i dati senza i necessari presupposti. Occorre pertanto segnalare alle societˆ titolari la necessitˆ di fornire elementi in proposito e di provvedere, ove ci non sia stato giˆ fatto, alla designazione per iscritto delle societˆ di telemarketing come responsabili per le operazioni di trattamento dei dati connesse ai compiti di promozione commerciale ad esse attribuiti, (con puntuali istruzioni circa lõambito e le modalitˆ del trattamento, la designazione degli incaricati, le misure di sicurezza e le successive verifiche del loro rispetto).7. Riguardo a questõultimo aspetto e a quello precedentemente esaminato dellõinformativa agli interessati, pure in riferimento al profilo delle chiamate pubblicitarie o commerciali, il Garante si riserva comunque di valutare, anche sulla base 6

7 degli elementi che verranno forniti dalle due societˆ, lõapplicabilitˆ delle sanzioni previste dalla legge 675. CIOÕ PREMESSO, IL GARANTE: a) ai sensi dellõart. 31, comma 1, lett. c), della legge n. 675/1996, segnala alla la necessitˆ di conformare il trattamento dei dati svolto per le finalitˆ di promozione dei corsi di lingua del alle indicazioni contenute nel presente provvedimento; b) ai sensi dellõart. 32, comma 1, della legge n. 675/1996, invita le predette societˆ a far pervenire a questa Autoritˆ, entro il 30 ottobre p.v., gli schemi di informativa e di consenso utilizzati a fini promozionali, riformulati nei termini di cui in motivazione, nonchž ogni utile informazione e documento sulle modalitˆ di informativa alle persone contattate nelle promozioni effettuate per telefono e sui rapporti con le societˆ di telemarketing. Roma, l 14 settembre