Prefettura di Reggio Calabria Conferenza Provinciale Permanente

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1 Prefettura di Reggio Calabria Conferenza Provinciale Permanente SURVEY L'applicazione del Codice dell'amministrazione Digitale presso gli Uffici Periferici dello Stato Anno 2011

2 PREMESSA Nel corso della riunione plenaria della Conferenza Provinciale Permanente, tenutasi il 22 febbraio 2011 presso il Salone della Prefettura di Reggio Calabria, si è discusso dello stato di digitalizzazione della Pubblica Amministrazione. Il nuovo Codice dell Amministrazione Digitale, aggiornato recentemente con il decreto legislativo 235 del 30 dicembre 2010, oltre a ribadire i principi già introdotti nel 2005, che consentirebbero di avere una Pubblica Amministrazione moderna, digitale e sburocratizzata, introduce una serie di innovazioni normative che andranno ad incidere concretamente sui comportamenti e le prassi delle amministrazioni e sulla qualità dei servizi resi ai cittadini. In quella sede sono emerse alcune criticità per cui è stato deciso, ad unanimità, di costituire un apposito Nucleo di supporto informatico, composto dai Referenti Informatici di tutti gli Uffici periferici delle Amministrazioni Statali presenti nella Provincia, che dovrà individuare procedure per promuovere l interoperabilità informatica tra gli uffici della P.A. Prima di avviare qualsiasi utile iniziativa è stato somministrato alle Amministrazioni afferenti, attraverso i rispettivi Referenti Informatici, un Questionario per accertare, a grandi linee, lo stato di digitalizzazione ed il grado di applicazione delle principali previsioni normative contenute nel Codice dell Amministrazioni Digitale. Il questionario è stato suddiviso in 4 parti, come di seguito illustrato: I - ALFABETIZZAZIONE INFORMATICA DEI DIPENDENTI II DEMATERIALIZZAZIONE III COMUNICAZIONE ELETTRONICA IV DATI DELLE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI E SERVIZI IN RETE Le amministrazioni che hanno risposto ai quesiti sono state in totale 39 (elenco allegato). Alle stesse è anche stato chiesto di rilevare le maggiori criticità e di proporre eventuali iniziative volte ad incrementare il grado di informatizzazione della propria amministrazione, con particolare riguardo allo sviluppo di procedure che rendano possibile l interoperabilità digitale. 2

3 PARTE I - ALFABETIZZAZIONE INFORMATICA DEI DIPENDENTI 1. Utilizzo degli Strumenti Informatici per la produzione dei documenti o per l'inserimento dei dati 3% 38% personale dipendente che utilizza il computer 59% tutti 2. Utilizzo degli Strumenti Informatici per la comunicazione elettronica personale dipendente che lavora o utilizza servizi in rete 58% 3% 18% 21% tutti 3. Disponibilità di Strumenti Informatici o Telematici 3% 33% personale dipendente che dispone liberamente di una postazione informatica 64% tutti 3

4 PARTE I - ALFABETIZZAZIONE INFORMATICA DEI DIPENDENTI 4. Digitalizzazione e Riorganizzazione 15% 28% No Si Altro L'Amministrazione ha effettuato di recente una riorganizzazione che tenesse conto delle innovazioni tecnologiche? 57% 5. Struttura Informatica di supporto Esiste una struttura di supporto informatico? 49% No Si, esterna o out-sourcing 51% Si, interna o strutturata 6. La struttura di supporto informatico necessita di ulteriori competenze 31% 38% No, la struttura non è necessaria No, soddisfa tutte le esigenze Si, deve migliorare La struttura soddisfa tutte le richieste di informatizzazione dell'ufficio? 31% Si, deve essere implementata 4

5 PARTE I - ALFABETIZZAZIONE INFORMATICA DEI DIPENDENTI Fattori frenanti il processo di informatizzazione di massa Risorse insufficienti Resistenza al cambiamento Scarsa cultura informatica Insicurezza informatica Disconoscimento del Valore legale Incremento del carico di lavoro Other Mancanza di direttive Sfiducia delle tecnologie Economicità (costa meno il metodo tradizionale) Le risposte evidenziano un soddisfacente grado di alfabetizzazione informatica, nel 97% delle Amministrazioni il personale utilizza abitualmente il personal computer per la produzione di documenti o per l inserimento dei dati ed ha libera disponibilità di una postazione informatica, per di più il 79% degli utenti lavora abitualmente in rete. Dal punto di vista tecnico-organizzativo tutte la amministrazioni sono dotate di una struttura di supporto con un soddisfacente livello di qualità del servizio. Tra i fattori frenanti si evidenziano: 1. le risorse insufficienti 2. la resistenza al cambiamento 3. scarsa cultura informatica. 5

6 PARTE II DEMATERIALIZZAZIONE 7. Trattazione automatizzata dei documenti 43% 1 3% 3% 41% documenti che vengono trattati SOLO in formato digitale, ovvero che non verranno mai stampati 8. Conservazione dei documenti documenti che vengono conservati SOLO in formato digitale, anche se provenienti da formati cartacei 18% 5% 41% 36% 9. Documenti firmati digitalmente 5% 62% 33% utilizzo della firma digitale 6

7 PARTE II DEMATERIALIZZAZIONE 10. Documenti protocollati digitalmente 64% 23% 8% utilizzo della funzione di protocollazione informatica 5% 11. Documenti registrati nel Fascicolo Digitale utilizzo della funzione di archiviazione digitale sul Protocollo Informatico o di altra procedura documentale 3% 3% 28% 23% 43% 12. Utilizzo del Procedimento Digitale 1 26% 28% Procedimenti Amministrativi gestiti attraverso il Protocollo Informatico o altra procedura gestionale 8% 28% 7

8 PARTE II DEMATERIALIZZAZIONE Fattori frenanti la dematerializzazione documentale Risorse insufficienti Scarsa cultura informatica Resistenza al cambiamento Mancanza di direttive Incremento del carico di lavoro Insicurezza informatica Disconoscimento del Valore legale Sfiducia delle tecnologie Other Economicità (costa meno il metodo tradizionale) Relativamente al grado di dematerializzazione il risultato emerso è di modesta entità: solo il 3% delle amministrazioni non stampa i documenti ed il 5% li conserva esclusivamente in formato digitale. Ugualmente per quanto riguarda il livello di applicazione della firma digitale. Sull utilizzo del Protocollo Informatico, o di altre procedure di gestione documentale, sono emersi dati discordanti: l 87% degli Uffici protocollano attraverso l uso di una procedura informatica la maggior parte dei documenti, di contro solo il 28% archivia i documenti sullo stesso applicativo. Tra i fattori frenanti si evidenziano: 1. le risorse insufficienti 2. scarsa cultura informatica 3. la resistenza al cambiamento 8

9 PARTE III COMUNICAZIONE ELETTRONICA 13. Utilizzo della Posta Elettronica all'interno della stessa Amministrazione 31% 15% 28% Corrispondenza Inviata ESCLUSIVAMENTE per Posta Elettronica Semplice o Certificata 26% 14. Utilizzo della Posta Elettronica con le Altre Amministrazioni Corrispondenza Inviata ESCLUSIVAMENTE per Posta Elettronica Semplice o Certificata 23% 8% 46% 23% 15. Utilizzo della Posta Elettronica con l'utenza 13% 1 8% 13% Corrispondenza Inviata ESCLUSIVAMENTE per Posta Elettronica Semplice o Certificata 56% 9

10 PARTE III COMUNICAZIONE ELETTRONICA 16. Utilizzo della Posta Elettronica Certificata 13% 26% Corrispondenza Inviata ESCLUSIVAMENTE per Posta Elettronica Certificata 61% 17. Collegamento tra Posta Elettronica Certificata e Protocollo Informatico (Esiste un automatismo di inoltro dei messaggi PEC sul Protocollo Informatico o Altro Gestionale?) Esiste un automatismo di inoltro dei messaggi PEC sul Protocollo Informatico o Altro Gestionale? 41% 59% Si No 18. Altri Canali di Comunicazione Elettronica No Newsletter Voip Chat Blog Si utilizzano altri canali di comunicazione elettronica? Altro Social Network

11 PARTE III COMUNICAZIONE ELETTRONICA Fattori frenanti l'utilizzo degli strumenti di comunicazione elettronica Scarsa cultura informatica Risorse insufficienti Resistenza al cambiamento Mancanza di direttive Insicurezza informatica Disconoscimento del Valore legale Sfiducia delle tecnologie Incremento del carico di lavoro Economicità Other Lo strumento della Posta elettronica non è uniformemente adoperato quale mezzo di comunicazione, infatti mentre si evidenzia un apprezzabile livello di utilizzazione nello scambio di messaggi all interno della stessa Amministrazione, la percentuale degrada notevolmente nelle trasmissioni di documenti verso le altre Amministrazioni e gli utenti esterni. Risulta basso anche il tasso di utilizzo della Posta Elettronica Certificata, mentre il 59% delle Amministrazioni hanno un collegamento diretto tra la Posta Elettronica Certificata ed Il Protocollo Informatico. Poche amministrazioni utilizzano altri strumenti di comunicazione digitale. I fattori frenanti emersi sono: 1. scarsa cultura informatica 2. le risorse insufficienti 3. la resistenza al cambiamento 11

12 PARTE IV DATI DELLE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI E SERVIZI IN RETE 19. Accessibilità del sito web 23% 3% 21% No Si, in parte Si Assente Il contenuto del sito, se presente, è conforme all'art. 53 del C.A.D.? 53% 20. Contenuto minimo del sito web Il contenuto del sito, se presente, è conforme all'art. 54 del C.A.D.? 23% 5% 23% No Si, in parte Si Assente 49% 21. Atti pubblici online 5% 23% 18% 15% 39% Atti, che necessitano di pubblicità legale, pubblicati ESCLUSIVAMENTE sul sito web 12

13 PARTE IV DATI DELLE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI E SERVIZI IN RETE 22. Presenza di moduli e formulari 26% 8% 23% No Si, in parte Si Assente Il contenuto del sito, se presente, è conforme all'art. 57 del C.A.D.? 43% 23. Gli utenti possono accedere online ai servizi offerti Esiste una o più piattaforme web che consentono, previa autenticazione, l'interazione attraverso la Rete? 21% 46% 33% No Si, per alcuni servizi Si, tutti i servizi No, non è necessario 24. Tipologia di operazioni online consentite Richiesta di Informazioni Download della modulistica Inoltro delle istanze Controllo dello stato della pratica Erogazione del servizio Nessuna Altro Indicare la tipologia di servizi offerti online

14 PARTE IV DATI DELLE PUBBLICHE AMMINISTRAZIONI E SERVIZI IN RETE 25. Le altre amministrazioni possono accedere alle banche dati Esiste una o più piattaforme web che consentono, previa autenticazione, l'accesso dall'esterno della Rete? 49% 3% 48% No Si, per alcune Si, tutte No, non è necessario Il 23% delle Amministrazioni, che ha risposto al questionario, non dispone di un proprio sito web istituzionale. La maggior parte delle altre Amministrazioni, viceversa, ha già aderito alle prescrizioni previste dal Codice dell Amministrazione Digitale, in particolar modo in tema di: Accessibilità (art. 54) 74% Contenuto Minimo (art. 54) 72% Atti pubblici on-line 28% Presenza di Moduli e Formulari (art. 57) 66% Relativamente ai servizi offerti in rete si evidenzia da un lato un alto tasso di disponibilità, circoscritta prevalentemente alle fasi propedeutiche all avvio dei procedimenti amministrativi (richiesta informazioni, download modulistica e inoltro istanze), mentre è risultata bassa la disponibilità a concludere l istruttoria completamente on-line. 14

15 Fattori frenanti l'utilizzo degli strumenti di condivisione delle informazioni Risorse insufficienti Mancanza di direttive Scarsa cultura informatica Resistenza al cambiamento Other Insicurezza informatica Disconoscimento del Valore legale Incremento del carico di lavoro Sfiducia delle tecnologie Economicità (costa meno il metodo tradizionale) Tra i fattori frenanti si evidenzia: Risorse insufficienti Mancanza di direttive Scarsa cultura informatica 15

16 CONCLUSIONI L analisi delle risposte ha fatto emergere alcune contraddizioni. Per esempio, se da una parte le risposte indicano un soddisfacente grado di alfabetizzazione informatica, in quanto il 97% del personale utilizza abitualmente il personal computer per la produzione di documenti, solo il 3% di questi ultimi non vengono mai stampati ed il 5% sono conservati esclusivamente in formato digitale. La stessa discordanza è emersa sull utilizzo del Protocollo Informatico: l 87% degli Uffici protocolla utilizzando procedure informatiche, mentre solo il 28% utilizza lo stesso applicativo per archiviare i documenti trattati. Per quanto riguarda la Posta elettronica si rileva un apprezzabile livello di utilizzazione nello scambio di messaggi all interno della stessa Amministrazione, mentre la percentuale degrada notevolmente se la trasmissione avviene verso altre Amministrazioni o utenti esterni alla stessa. Infine per quanto riguarda i servizi offerti in rete si evidenzia da un lato un alto tasso di disponibilità, circoscritta prevalentemente alle fasi propedeutiche all avvio dei procedimenti amministrativi (richiesta informazioni, download modulistica e inoltro istanze), mentre è risultata abbastanza bassa la percentuale di servizi la cui istruttoria si concluda completamente on-line. In sintesi è possibile distinguere tre diversi gradi di impiego degli strumenti informatici.: 1. DIGITALIZZAZIONE TOTALE: dove tutto l iter amministrativo si svolge utilizzando formati e canali digitali; 2. DIGITALIZZAZIONE PARZIALE: ovvero sono presenti contemporaneamente procedimenti tradizionali-cartacei, digitali e misti; 3. DIGITALIZZAZIONE LIMITATA: laddove il ricorso alle tecnologie informatiche è circoscritto ad alcune operazioni basilari, ma il procedimento è rimasto invariato. Dalle risposte date al questionario è emerso che i principali fattori frenanti il processo di digitalizzazione sono riconducibili a: scarsa cultura informatica, risorse insufficienti, resistenza al cambiamento. Per rimuoverli occorre un investimento in termini di risorse e di cultura informatica. Le proposte che sono emerse dal confronto possono essere sintetizzate in tre punti: 16

17 1. promuovere iniziative formative per illustrare gli strumenti previsti dal Codice dell Amministrazione Digitali, ma, soprattutto, diffondere modelli organizzativi e buone prassi che possano fattivamente migliorare l efficienza dell azione amministrativa; anche attraverso sessioni focalizzate su determinate problematiche. 2. prospettare il riuso del hardware e del software per venire incontro ai tagli dei capitoli di bilancio relativi all informatizzazione. 3. predisporre protocolli operativi o convenzioni tra Amministrazioni, come previsto dall art. 52 del CAD, che consentano di sfruttare le potenzialità offerte dai canali telematici per l accesso diretto alla banche dati esistenti. (p.e. l Anagrafe Tributaria, le Visure Catastali o Camerali, l Anagrafe di Stato Civile, l interrogazione delle Posizioni Contributive o Previdenziali, ecc.) 17

18 ELENCO AMMINISTRAZIONI CHE HANNO RISPOSTO AL QUESTIONARIO AMMINISTRAZIONE DI APPARTENENZA DENOMINAZIONE DELL'UFFICIO AGENZIA DEL DEMANIO FILIALE CALABRIA S.O.T. DI REGGIO CALABRIA AGENZIA DEL TERRITORIO UFFICIO PROVINCIA AGENZIA DEL TERRTIORIO DI REGGIO CALABRIA AGENZIA DELLE DOGANE UFFICIO DELLE DOGANE DI GIOIA TAURO AGENZIA DELLE DOGANE UFFICIO DELLE DOGANE DI REGGIO CALABRIA AGENZIA DELLE ENTRATE DIREZIONE PROVINCIALE DI REGGIO CALABRIA CAMERA DI COMMERCIO INDUSTRIA ARTIGIANATO AGRICOLTURA CAMERA DI COMMERCIO INDUSTRIA ARTIGIANATO AGRICOLTURA DI REGGIO CALABRIA COMUNE DI REGGIO CALABRIA SERVIZIO "RETE CIVICA - COMUNICAZIONE ONLINE" - SETTORE "DIREZIONE GENERALE" CONSIGLIO DI STATO E T.A.R. TRIBUNALE AMMINISTRATIVO REGIONALE DELLA CALABRIA SEZIONE DI REGGIO CALABRIA CORPO DELLE CAPITANERIE DI PORTO CAPITANERIA DI PORTO DI GIOIA TAURO GUARDIA COSTIERA CORPO DELLE CAPITANERIE DI PORTO - CAPITANERIA DI PORTO DI REGGIO CALABRIA GUARDIACOSTIERA CORPO FORESTALE DELLO STATO COMANDO REGIONALE CALABRIA CORPO FORESTALE DELLO STATO COMANDO PROVINCIALE DI REGGIO CALABRIA DIPARTIMENTO AMMINISTRAZIONE CASA CIRCONDARIALE REGGIO CALABRIA PENITENZIARIA ENTE NAZIONALE PER L'AVIAZIONE CIVILE (ENAC) DIREZIONE AEROPORTUALE LAMEZIA/REGGIO SEDE DI REGGIO CALABRIA GUARDIA DI FINANZA COMANDO PROVINCIALE DI REGGIO CALABRIA INAIL SEDE PROVINCIALE DI REGGIO CALABRIA MINISTERO DELL' ECONOMIA E DELLE FINANZE - RAGIONERIA GENERALE DELLO RAGIONERIA TERRITORIALE DELLO STATO DI REGGIO CALABRIA STATO MINISTERO DELLA GIUSTIZIA DIREZIONE CASA CIRCONDARIALE PALMI MINISTERO DELLA GIUSTIZIA CORTE DI APPELLO DI REGGIO CALABRIA MINISTERO DELLA GIUSTIZIA PROCURA DELLA REPUBBLICA PRESSO IL TRIBUNALE DI LOCRI MINISTERO DELLA GIUSTIZIA PROCURA DELLA REPUBBLICA PRESSO IL TRIBUNALE DI REGGIO CALABRIA MINISTERO DELLA GIUSTIZIA PROCURA GENERALE PRESSO LA CORTE D'APPELLO DI REGGIO CALABRIA MINISTERO DELLA GIUSTIZIA TRIBUNALE PER I MINORENNI DI REGGIO CALABRIA MINISTERO DELLA GIUSTIZIA TRIBUNALE DI REGGIO CALABRIA 18

19 MINISTERO DELLA GIUSTIZIA PROCURA DELLA REPUBBLICA DI PALMI MINISTERO DELLA GIUSTIZIA TRIBUNALE PER I MINORENNI REGGIO CALABRIA MINISTERO DELLA GIUSTIZIA CENTRO GIUSTIZIA MINORILE PER LA CALABRIA E DIPARTIMENTO GIUSTIZIA MINORILE BASILICATA CATANZARO MINISTERO DELLA SALUTE UFFICIO SANITA' MARITTIMA AEREA E DI FRONTIERA DI CATANIA -UNITA' TERRITORIALE DI REGGIO CALABRIA MINISTERO DELLA SALUTE UFFICIO VETERINARIO ADEMPIMENTI COMUNITARI - COMPARTIMENTO CALABRIA POSTO ISPETTIVO FRONTALIERO PORTO / AEROPORTO REGGIO CALABRIA MINISTERO DELL'INTERNO PREFETTURA DI REGGIO CALABRIA MINISTERO DELL'INTERNO QUESTURA DI REGGIO CALABRIA MINISTERO DELL'ISTRUZIONE, UFFICIO SCOLASTICO REGIONALE PER LA CALABRIA DELL'UNIVERSITÀ E DELLA RICERCA - UFFICIO IX AMBITO TERRITORIALE PER LA PROVINCIA DI REGGIO CALABRIA MINISTERO DELL'ISTRUZIONE, UNIVERSITÀ MEDITERRANEA DI REGGIO CALABRIA DELL'UNIVERSITÀ E DELLA RICERCA MINISTERO DELLO SVILUPPO ECONOMICO DIPARTIMENTO PER LO SVILUPPO E LA COESIONE ECONOMICA DIREZIONE GENERALE PER L INCENTIVAZIONE DELLE ATTIVITA IMPRENDITORIALI UFFICIO DI REGGIO CALABRIA MINISTERO DELLO SVILUPPO ECONOMICO ISPETTORATO TERRITORIALE DELLA CALABRIA - DIPARTIMENTO DELLE COMUNICAZIONI MINISTERO INFRASTRUTTURE E UFFICIO MOTORIZZAZIONE CIVILE DI REGGIO TRASPORTI CALABRIA MINISTERO PER I BENI E LE ATTIVITA' ARCHIVIO DI STATO DI REGGIO CALABRIA CULTURALI PRESIDENZA DEL CONSIGLIO DEI MINISTRI SCUOLA SUPERIORE DELLA PUBBLICA AMMINISTRAZIONE - SEDE DI REGGIO CALABRIA PROVINCIA REGGIO CALABRIA PROVINCIA REGGIO CALABRIA 19